Die Schlüsselpunkte des überarbeiteten 'Japanischen Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern im öffentlichen Interesse' - Welche Maßnahmen sollten Unternehmen ergreifen?

Das japanische Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern im öffentlichen Interesse (Whistleblower Protection Act) wurde im Jahr 2020 (Reiwa 2) überarbeitet und trat am 1. Juni 2022 (Reiwa 4) in Kraft. Mit dieser Überarbeitung wurden den Unternehmen Pflichten auferlegt, wie die Einrichtung eines Systems zur angemessenen Reaktion auf interne Meldungen.

In diesem Artikel erläutern wir die Schlüsselpunkte der Überarbeitung des japanischen Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern im öffentlichen Interesse und die Maßnahmen, die Unternehmen in Folge dieser Überarbeitung ergreifen sollten.

Was ist das System zum Schutz von Hinweisgebern im öffentlichen Interesse?

Das “System zum Schutz von Hinweisgebern im öffentlichen Interesse” (japanisches System zum Schutz von Hinweisgebern im öffentlichen Interesse) ist ein System, das diejenigen schützt, die Informationen über Vorfälle oder Fehlverhalten im öffentlichen Interesse bereitstellen (Hinweisgeber).

Zum Beispiel sind Fehlverhalten oder Skandale in Organisationen, wie das Verbergen von Auto-Rückrufen oder die Fälschung von Lebensmitteln, oft schwer von außen zu erkennen und werden häufig durch interne Berichte aufgedeckt. Allerdings zögern manche Menschen, Berichte zu erstatten, aus Angst, dass sie dadurch innerhalb des Unternehmens benachteiligt werden könnten. Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, sicherzustellen, dass interne Hinweisgeber nicht ungünstig behandelt werden, wie zum Beispiel durch Entlassungen.

Interne Berichte sind für Organisationen von Vorteil, da sie dazu beitragen, Probleme oder Fehlverhalten frühzeitig zu entdecken und entsprechend zu reagieren. Darüber hinaus hat der Schutz der Hinweisgeber und die angemessene Reaktion auf ihre Berichte den Vorteil, die Selbstreinigungsfunktion der Organisation zu fördern, das gesellschaftliche Vertrauen zu erhöhen und den Unternehmenswert zu steigern.

Das System zum Schutz von Hinweisgebern im öffentlichen Interesse zielt darauf ab, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften durch Unternehmen zu fördern und die Sicherheit und das Wohlbefinden der Bürger zu gewährleisten, indem es den Schutz interner Hinweisgeber fördert.

Die Schlüsselpunkte der Änderung des japanischen Gesetzes zum Schutz von Whistleblowern

Die Änderung im Jahr 2020 (Reiwa 2) wurde durchgeführt, um die Wirksamkeit des internen Whistleblowing-Systems zu verbessern. Die Änderung beinhaltet die folgenden Punkte:

Verpflichtung zur Einrichtung eines Systems durch Unternehmen

Unternehmen sind verpflichtet, folgende Maßnahmen zu ergreifen (Artikel 11 des japanischen Gesetzes zum Schutz von Whistleblowern):

• Bestimmung von Personen, die für die Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen zuständig sind
• Einrichtung eines geeigneten Systems zur Reaktion auf interne Meldungen

Allerdings bleibt dies für kleine und mittlere Unternehmen mit weniger als 300 Mitarbeitern (einschließlich Teilzeitkräften) eine Verpflichtung zur Bemühung.

Wenn der Premierminister es für notwendig hält, kann er von den Unternehmen Berichte verlangen und Ratschläge, Anleitungen und Empfehlungen geben (Artikel 15 des gleichen Gesetzes). Darüber hinaus kann er, wenn die Empfehlungen nicht befolgt werden, dies öffentlich bekannt geben (Artikel 16 des gleichen Gesetzes).

Zudem wird den Personen, die für die Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen zuständig sind, eine Geheimhaltungspflicht auferlegt. Bei Verstoß gegen diese Pflicht kann eine Geldstrafe von bis zu 300.000 Yen verhängt werden (Artikel 12 und 21 des gleichen Gesetzes).

Die hier genannten Informationen, die zur Identifizierung des Whistleblowers führen können, beziehen sich auf den Namen des Whistleblowers, die Mitarbeiternummer usw. Auch allgemeine Informationen wie das Geschlecht können zutreffen, wenn sie in Kombination mit anderen Informationen zur Identifizierung des Whistleblowers führen können.

Erleichterung der Meldung an Verwaltungsbehörden usw.

Die Anforderungen für die Ungültigkeit einer Kündigung durch ein Unternehmen aufgrund einer Meldung an eine Verwaltungsbehörde oder eine Nachrichtenagentur wurden gelockert, um die Meldung zu erleichtern (Artikel 3 des gleichen Gesetzes).

Im Falle einer Meldung an eine Verwaltungsbehörde wurde neben dem bisherigen “ausreichenden Grund zum Glauben” auch das “Vorlegen eines schriftlichen Dokuments mit Namen und Adresse usw.” als Anforderung hinzugefügt.

Im Falle einer Meldung an eine Nachrichtenagentur wurde neben der bisherigen Gefahr für Leben und Körper auch die “Gefahr für das Eigentum” hinzugefügt. Darüber hinaus wurde auch der “ausreichende Grund zum Glauben, dass das Unternehmen Informationen zur Identifizierung des Whistleblowers preisgeben könnte” hinzugefügt.

Erweiterung des Schutzes für Whistleblower

Bisher waren nur Mitarbeiter Gegenstand des Schutzes, aber durch die Änderung wurden auch ehemalige Mitarbeiter innerhalb eines Jahres nach dem Ausscheiden und Führungskräfte hinzugefügt (Artikel 2 Absatz 1 des gleichen Gesetzes).

Mit der Aufnahme von Führungskräften in den Schutz wurde auch eine nachteilige Behandlung von Führungskräften verboten. Wenn ein Vorstandsmitglied aufgrund einer Whistleblowing-Meldung entlassen wird, kann es Schadensersatz verlangen (Artikel 5 Absatz 3 und Artikel 6 des gleichen Gesetzes). Darüber hinaus wurde der Schutz auf administrative Strafen ausgeweitet, die bisher nur strafrechtliche Strafen umfassten (Artikel 2 Absatz 3 des gleichen Gesetzes).

Zusätzlich zu dem Verbot der ungültigen Kündigung und der nachteiligen Behandlung wie Degradierung und Gehaltskürzung aufgrund einer Meldung, wurde es auch verboten, dass Unternehmen Schadensersatz von Whistleblowern verlangen, wenn sie durch die Meldung Schaden erleiden (Artikel 7 des gleichen Gesetzes).

Erweiterung des Umfangs der Tatsachen, die Gegenstand des geschützten Berichts sind

Durch diese Änderung wurde der Umfang der Tatsachen, die Gegenstand des geschützten Berichts sind, erweitert (Artikel 2 Absatz 3 des gleichen Gesetzes).

Es wird festgelegt, dass es sich um “Tatsachen handelt, die eine Straftat nach diesem Gesetz und den in den Anhängen aufgeführten Gesetzen (einschließlich der auf diesen Gesetzen basierenden Anordnungen) oder Tatsachen, die als Grund für eine Geldstrafe nach diesem Gesetz und den in den Anhängen aufgeführten Gesetzen (einschließlich der auf diesen Gesetzen basierenden Anordnungen) festgelegt sind”.

Die “in den Anhängen aufgeführten Gesetze” sind in der “Verordnung zur Festlegung der Gesetze in Anhang 8 des japanischen Gesetzes zum Schutz von Whistleblowern (Verordnung Nr. 146 von 2005)” festgelegt. Eine Liste der Gesetze ist als “Liste der Gesetze, die Gegenstand der Meldung sind (474 Gesetze) (Stand: 1. Februar 2021)” von der Verbraucherschutzbehörde veröffentlicht.

Maßnahmen, die Unternehmen zur angemessenen Reaktion auf interne Meldungen ergreifen sollten

Unternehmen mit mehr als 300 Mitarbeitern müssen die durch die jüngste Änderung verpflichtenden Inhalte verstehen und angemessen darauf reagieren. In diesem Artikel werden die Maßnahmen erläutert, die Unternehmen ergreifen sollten.

Aufbau einer Struktur zur angemessenen Reaktion auf interne Meldungen

Im japanischen Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern) gibt es keine Bestimmungen zur Einrichtung von internen Meldestellen, und die tatsächliche Form der Einrichtung von Meldestellen liegt im Ermessen des Unternehmens. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Einrichtung einer Meldestelle innerhalb der Organisation, wie z.B. in der Personalabteilung, die Beauftragung einer Meldestelle außerhalb der Organisation, wie z.B. einer Anwaltskanzlei, oder die Einrichtung von Meldestellen in beiden Bereichen.

Unabhängig von der gewählten Form müssen die folgenden Punkte eingehalten werden:

• Einrichtung einer internen Meldestelle für das Gemeinwohl: Klare Definition der Abteilung oder Person, die für Untersuchungen und Korrekturmaßnahmen zuständig ist
• Maßnahmen zur Sicherstellung der Unabhängigkeit von der Unternehmensleitung und anderen Führungskräften: Sicherstellung der Unabhängigkeit von der Unternehmensleitung und anderen Führungskräften in Fällen, die diese betreffen
• Maßnahmen zur Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Reaktion auf Meldungen im öffentlichen Interesse: Durchführung von internen Untersuchungen und Korrekturmaßnahmen
• Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten bei Aufgaben im Zusammenhang mit der Reaktion auf Meldungen im öffentlichen Interesse: Vermeidung der Beteiligung von Personen, die an dem Fall beteiligt sind, an Aufgaben im Zusammenhang mit der Reaktion auf Meldungen im öffentlichen Interesse

Unternehmen müssen Personen bestimmen, die für die Bearbeitung von Meldungen im öffentlichen Interesse zuständig sind, diese Meldungen entgegennehmen, interne Untersuchungen durchführen und, falls erforderlich, Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Aufbau einer Struktur zum Schutz von Hinweisgebern

Auch wenn eine interne Meldestelle eingerichtet wurde, kann das System zum Schutz von Hinweisgebern nicht ordnungsgemäß funktionieren, wenn der Schutz der Melder nicht gewährleistet ist. Daher müssen Unternehmen die folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Maßnahmen zur Verhinderung von Nachteilen: Verhinderung von Nachteilen und, falls solche Nachteile entdeckt werden, deren Behebung / Bestrafung derjenigen, die Nachteile verursacht haben, usw.
• Maßnahmen zur Verhinderung der Weitergabe außerhalb des vorgesehenen Bereichs: Verhinderung der Weitergabe außerhalb des vorgesehenen Bereichs und, falls eine solche Weitergabe entdeckt wird, deren Behebung, usw.

Zu den nachteiligen Behandlungen von Hinweisgebern gehören nicht nur Entlassungen, sondern auch Gehaltskürzungen, Degradierungen und erzwungene Rücktritte.

Die Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen sollten, sind detailliert in den Richtlinien für Maßnahmen, die Unternehmen gemäß den Bestimmungen der Artikel 11 Absatz 1 und 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern ergreifen sollten, um eine angemessene und wirksame Umsetzung zu gewährleisten[ja] (Bekanntmachung des Kabinettsbüros Nr. 118 vom 20. August 2021 (Reiwa 3)) zusammengefasst.

Zusammenfassung: Konsultieren Sie einen Anwalt für Maßnahmen zum japanischen Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern)

Das japanische Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern) wurde geändert und Unternehmen sind nun verpflichtet, Strukturen für eine angemessene Reaktion auf interne Meldungen einzurichten. Darüber hinaus gibt es mehrere Aspekte, auf die Unternehmen reagieren müssen. Im Falle einer Meldung ist es notwendig, im Voraus ein System zur angemessenen Reaktion auf die Meldung zu etablieren.

Es ist sowohl für Unternehmen als auch für die Gesellschaft wichtig, die Melder angemessen zu schützen und aufrichtig auf die Meldungen zu reagieren. Bitte konsultieren Sie einen Anwalt für Fragen zum japanischen Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern).

Maßnahmen unserer Kanzlei

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei ist eine Kanzlei mit umfangreicher Erfahrung in beiden Bereichen, IT und insbesondere Internetrecht. Das japanische Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower Protection Act) zieht viel Aufmerksamkeit auf sich und die Notwendigkeit von Rechtsprüfungen nimmt stetig zu. Unsere Kanzlei bietet Lösungen für alle Aspekte des Unternehmensrechts im IT- und Startup-Bereich an. Weitere Details finden Sie im folgenden Artikel.

Bereiche, in denen die Monolith Rechtsanwaltskanzlei tätig ist: Unternehmensrecht für IT und Startups[ja]