Verpflichtende Erstellung von BCPs für Pflegeeinrichtungen | Erläuterung der Erstellungsmethoden und Vorteile

BCP steht für Business Continuity Plan, also einen Geschäftskontinuitätsplan, der darauf abzielt, die Fortführung und Wiederherstellung der Geschäftstätigkeiten im Falle von unvorhergesehenen Ereignissen wie Katastrophen oder Infektionskrankheiten zu gewährleisten. Ab April des Jahres Reiwa 6 (2024) ist die Erstellung eines BCP in Pflegeeinrichtungen verpflichtend geworden. Dennoch gibt es Personen, die sich fragen, wie sie einen solchen Plan erstellen sollen oder ob es überhaupt Vorteile gibt, einen zu erstellen.

In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen eines BCP für Pflegeeinrichtungen, die Details seiner Ausarbeitung, die Vorteile und die Methoden zur Erstellung. Wir stellen auch die Risiken vor, die entstehen können, wenn kein BCP erstellt wird, sodass Sie diese Informationen als Referenz nutzen können.

Was sind BCP/BCM in Pflegeeinrichtungen?

BCP steht für Business Continuity Plan und bezeichnet einen Notfallplan, der sicherstellt, dass wichtige Geschäftsprozesse auch im Falle von Katastrophen, Epidemien, Terroranschlägen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen nicht unterbrochen werden oder schnellstmöglich wieder aufgenommen werden können.

BCM steht für Business Continity Management und bezieht sich auf das Management und den Betrieb eines BCP, was auf Japanisch als Geschäftskontinuitätsmanagement übersetzt wird.

Die Richtlinien für Geschäftspläne des Kabinettssekretariats (Japanese Business Plan Guidelines[ja]) beschreiben BCP und BCM wie folgt:

Ein Business Continuity Plan (BCP) ist ein Plan, der Richtlinien, Strukturen und Verfahren aufzeigt, um sicherzustellen, dass wichtige Geschäftsprozesse auch im Falle von Naturkatastrophen wie großen Erdbeben, der Ausbreitung von Infektionskrankheiten, Terroranschlägen, schweren Unfällen, Unterbrechungen der Lieferkette oder plötzlichen Veränderungen im Geschäftsumfeld nicht unterbrochen werden oder, falls doch, so schnell wie möglich wiederhergestellt werden können.
Die Aktivitäten des Managements in Friedenszeiten, wie die Erstellung und Aufrechterhaltung eines BCP, die Sicherstellung von Budget und Ressourcen für die Geschäftskontinuität, die Durchführung von Vorsorgemaßnahmen, die Implementierung von Schulungen und Übungen zur Verbreitung der Maßnahmen, Inspektionen und kontinuierliche Verbesserungen, werden als Business Continuity Management (BCM) bezeichnet und sind als strategische Aktivitäten auf Managementebene positioniert.

Quelle: Kabinettssekretariat Katastrophenschutzinformationen | Geschäftsplan-Richtlinien[ja]

Die Erstellung eines BCP in Pflegeeinrichtungen ist verpflichtet

Mit der Überarbeitung der Pflegevergütung im Jahr Reiwa 3 (2021) wurde nach einer Übergangsfrist von drei Jahren die Erstellung eines Business Continuity Plans (BCP) und die Durchführung von Business Continuity Management (BCM) in Pflegeeinrichtungen ab April Reiwa 6 (2024) zur Pflicht gemacht. Das japanische Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales stellt in seinem Dokument “Hauptpunkte der Pflegevergütungsrevision im Jahr Reiwa 3 (2021)[ja]” Folgendes fest:

Um auch im Falle des Ausbruchs von Infektionskrankheiten oder Katastrophen eine kontinuierliche Bereitstellung der notwendigen Pflegedienste sicherzustellen, wird für alle Pflegedienstleister die Erstellung von Plänen für die Geschäftskontinuität, die Durchführung von Schulungen und Übungen (Simulationen) verpflichtend gemacht. (※Eine Übergangsfrist von drei Jahren wird gewährt)

Quelle: Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales | Hauptpunkte der Pflegevergütungsrevision im Jahr Reiwa 3 (2021)[ja]

Risiken für Pflegeeinrichtungen bei Versäumnis der BCP-Erstellung

Wenn Pflegeeinrichtungen die Erstellung eines BCP (Business Continuity Plan) vernachlässigen, bestehen folgende Risiken:

• Zum Ziel von behördlichen Anweisungen werden
• Mögliche Haftung für Schadensersatz
• Keine zusätzlichen Pflegevergütungen erhalten

Hier erläutern wir die Einzelheiten zu jedem Punkt.

Zum Ziel von behördlichen Anweisungen werden

Wenn kein BCP erstellt wurde, gibt es derzeit keine spezifischen Strafen. Allerdings kann dies als Verstoß gegen die Betriebsstandards zu behördlichen Anweisungen führen, was Beachtung verdient. Wenn diesen Anweisungen nicht gefolgt wird, kann es zu Verwaltungsmaßnahmen wie dem Entzug der Zulassung kommen.

Bei einem Entzug der Zulassung kann die Einrichtung für mindestens fünf Jahre keine neue Zulassung erhalten. Im Falle einer juristischen Person können auch andere Vorstandsmitglieder, die Muttergesellschaft oder andere tatsächliche Kontrolleure als Ziel der Maßnahme gelten und dürfen fünf Jahre lang keine Pflegegeschäfte betreiben. (Japanisches Pflegeversicherungsgesetz Artikel 70 Absatz 2 Nummer 6 bis 6-3)

Mögliche Haftung für Schadensersatz

Die Nichterstellung eines BCP führt nicht zu Geldstrafen. Sollte jedoch ohne einen BCP ein Unfall oder Schaden auftreten, kann dies als Verletzung der Sicherheitsfürsorgepflicht angesehen werden, was zu einer Haftung für Schadensersatz durch Klagen führen kann.

Ein bekanntes Beispiel für die Betonung der Sicherheitsfürsorgepflicht gegenüber Mitarbeitern und Kunden ist der Fall des Tsunami-Unglücks mit dem Bus des Biyori-Kindergartens während des Großen Ostjapanischen Erdbebens.

Im Biyori-Kindergarten war ein BCP erstellt worden, und das Handbuch besagte: “Wenn ein Erdbeben stark ist und die Gefahr einer Katastrophe besteht, sollen alle Kinder in den nördlichen Teil des Gartens geführt werden, um sie zu beruhigen und zu beaufsichtigen. Die Kinder sollen auf ihre Eltern warten, um übergeben zu werden.” Allerdings war das Handbuch nicht ausreichend bekannt gemacht worden, und es wurden keine Evakuierungsübungen durchgeführt, um das Handbuch in die Praxis umzusetzen.

Als Ergebnis der Entscheidung, die Kinder zu ihren Eltern zu schicken, wurde der Schulbus vom Tsunami erfasst und fünf Kinder kamen ums Leben. Der Kindergartenleiter und der Träger des Kindergartens wurden für die Vernachlässigung ihrer Informationsbeschaffungspflicht zur Verantwortung gezogen und zur Zahlung von Schadensersatz verurteilt.

Referenz: Japanisches Oberstes Gericht | Biyori-Kindergarten Bus Tsunami-Unglücksfall (Urteil des Bezirksgerichts Sendai vom 17. September 2013)[ja]

Keine zusätzlichen Pflegevergütungen erhalten

Im Rahmen der Pflegevergütungsreform im Jahr 2021 (Reiwa 3) wurden die Pflegevergütungen um 0,7 % erhöht. Wenn jedoch die folgenden Standards nicht erfüllt sind, wird eine Kürzung angewendet:

• Erstellung eines BCP, der den Ausbruch von Infektionskrankheiten und das Auftreten von Naturkatastrophen berücksichtigt
• Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen gemäß dem erstellten BCP

Das Ausmaß der Kürzung variiert je nach Dienstleistung. Bei “Einrichtungs- und Wohnservices” beträgt sie 3 % der festgelegten Einheit, bei “anderen Dienstleistungen” 1 %. Es gibt eine Übergangsregelung, nach der für ein Jahr bis zum 31. März 2026 (Reiwa 7) keine Kürzungen vorgenommen werden.

Inhalte, die im BCP für Pflegeeinrichtungen festgelegt werden müssen

Von Pflegedienstleistern wird erwartet, dass sie die folgenden drei Rollen erfüllen:

• Kontinuität der Dienstleistungen
• Sicherstellung der Sicherheit der Nutzer
• Sicherstellung der Sicherheit des Personals

Japanisches Arbeitsvertragsrecht Artikel 5

Arbeitgeber müssen im Rahmen des Arbeitsvertrags die erforderlichen Vorkehrungen treffen, damit Arbeitnehmer ihre Arbeit unter Sicherstellung ihrer Lebens- und Körpergesundheit verrichten können.

Aus diesen Gründen muss der BCP (Business Continuity Plan) für Pflegeeinrichtungen Maßnahmen zur Reaktion auf die COVID-19-Pandemie und Naturkatastrophen festlegen. Im Folgenden werden die Details dazu erläutert.

Methoden zur Bewältigung von COVID-19 in Pflegeeinrichtungen und Unternehmen

In Pflegeeinrichtungen und Unternehmen wird die Erstellung eines Business Continuity Plans (BCP) gefordert, um auf COVID-19 reagieren zu können. Ein BCP für den Fall eines Infektionsausbruchs kann folgende Inhalte umfassen:

Referenz: Japanisches Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales, Abteilung für Altenpflege | Leitlinien zur Geschäftskontinuität in Pflegeeinrichtungen und Unternehmen bei Ausbruch von COVID-19[ja]

Je nach Art der Einrichtung, wie Tagespflege, stationäre Pflege oder ambulante Dienste, können sich die Situation und die Maßnahmen nach einem Infektionsausbruch unterscheiden. Daher ist es wichtig, den Inhalt des BCP entsprechend anzupassen. Das Japanische Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales weist in seinen ‘Leitlinien für Business Continuity Pläne von Anbietern behinderter Menschen bei Ausbruch von COVID-19[ja]‘ darauf hin, dass die Phase vor dem Ausbruch einer Epidemie von entscheidender Bedeutung ist. Es ist wichtig, einen BCP zu erstellen, der eine reibungslose Reaktion im Falle eines Ausbruchs ermöglicht, und regelmäßig Schulungen und Übungen durchzuführen sowie Vorräte zu sichern.

Methoden zur Reaktion auf Naturkatastrophen

In Pflegeeinrichtungen und Unternehmen muss ein Business Continuity Plan (BCP) für den Fall von Naturkatastrophen wie Erdbeben oder Überschwemmungen erstellt werden. Der Inhalt eines BCP für Naturkatastrophen kann Folgendes umfassen:

Referenz: Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales, Abteilung für Altenpflege | Leitlinien zur Geschäftskontinuität in Pflegeeinrichtungen und Unternehmen bei Naturkatastrophen[ja]

Ein BCP für Naturkatastrophen muss nicht nur Maßnahmen für den Normal- und Notfallbetrieb, sondern auch die Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen und der Region festlegen, weshalb der Inhalt umfangreicher ist als der eines BCP für Infektionskrankheiten.

Die Vorteile der Erstellung eines BCP für Pflegeeinrichtungen

Die Erstellung eines Business Continuity Plans (BCP) erfordert Zeit und Mühe. Dennoch ist es eine Tatsache, dass dadurch Vorteile wie die Sicherstellung der Sicherheit von Bewohnern und Personal sowie die Inanspruchnahme von Steuervergünstigungen erzielt werden können. Im Folgenden erläutern wir die Vorteile der Erstellung eines BCP.

Sicherstellung der Sicherheit von Bewohnern und Personal

Wenn ein Notfallplan für Zeiten einer Infektionskrankheiten-Ausbreitung oder bei Naturkatastrophen festgelegt ist, können sowohl die Bewohner als auch das Personal im Notfall schnell und reibungslos handeln. Obwohl das Risiko besteht, dass im Falle eines Notfalls aufgrund von Verwirrung keine Arbeit verrichtet werden kann, ermöglicht ein vorbereiteter Business Continuity Plan (BCP), dass wichtige Aufgaben priorisiert und somit eine schnelle Wiederherstellung erreicht werden kann. Darüber hinaus trägt dies auch zum Vertrauensaufbau bei Nutzern, deren Familien und der lokalen Gemeinschaft bei.

Steuerliche Vergünstigungen

Wenn ein Unternehmen ein von dem japanischen Minister für Wirtschaft, Handel und Industrie festgelegtes Business Continuity Plan (BCP), welches Maßnahmen wie den Aufbau eines Systems und präventive Maßnahmen enthält, in seinen “Plan zur Stärkung der Geschäftskontinuität” integriert und dieser anerkannt wird, kann es für Investitionen in Anlagen zur Katastrophenvorsorge und -minderung eine Sonderabschreibung von 18% in Anspruch nehmen (ab dem 1. April des Jahres Reiwa 7 (2025) beträgt diese 16%).

Konkrete Beispiele für Anlagen sind wie folgt:

• Maschinen und Ausrüstungen (über 1 Million Yen): Notstromaggregate, Abwasserpumpen etc.
• Werkzeuge und Utensilien (über 300.000 Yen): Erdbebenisolierungs- und Dämpfungsgestelle, Satellitentelefone etc.
• Gebäudezubehör (über 600.000 Yen): Wassersperren, Brandschutzrollläden etc.

Fördermittel und finanzielle Unterstützung

Wenn Sie einen Business Continuity Plan (BCP) erstellen und eine Anerkennung für Ihren Plan zur Stärkung der Geschäftskontinuität erhalten, werden Sie bei der Vergabe von Fördermitteln bevorzugt behandelt. Zu den Unterstützungen, die Sie erhalten können, gehören unter anderem:

Die Inhalte der BCP-Fördermittel variieren je nach Selbstverwaltungskörper. Darüber hinaus bieten einige private Finanzinstitute Kreditprogramme speziell für Unternehmen an, die einen BCP erstellen. Wenn Sie einen BCP erstellen, sollten Sie sich bei der Selbstverwaltungskörperschaft, in deren Bereich sich Ihre Einrichtung befindet, oder bei den Finanzinstituten, mit denen Sie Geschäfte tätigen, erkundigen.

Priorisierung der Impfung

Gemäß Artikel 28 des Japanischen Gesetzes über besondere Maßnahmen gegen Pandemien wie die neue Influenza (2009) können registrierte Unternehmen, die einen Business Continuity Plan (BCP) für den Fall einer Infektionskrankheiten-Ausbreitung erstellt haben, eine bevorzugte Impfung für ihre Mitarbeiter durchführen. Eine bevorzugte Impfung bezieht sich auf präventive Impfungen, die den Mitarbeitern der registrierten Unternehmen vorrangig angeboten werden.

Um als registriertes Unternehmen für die bevorzugte Impfung in Frage zu kommen, ist es erforderlich, im Vorfeld einen Registrierungsantrag beim Staat einzureichen.

Erstellung eines BCP für Pflegeeinrichtungen

Es mag sein, dass einige nicht wissen, wie sie einen BCP erstellen sollen. Hier erläutern wir, wie man einen BCP für Pflegeeinrichtungen erstellt.

Einrichtung eines BCP-Erstellungsausschusses

Um mit der Erstellung eines BCP beginnen zu können, setzen Sie zunächst einen Ausschuss ein. Wählen Sie für den Erstellungsausschuss Verantwortliche und Manager der verschiedenen Standorte und Dienste sowie Personen, die die Stimme des Pflegepersonals einbringen können. Nachdem der Ausschuss eingerichtet ist, überprüfen Sie den aktuellen Zustand der Pflegeeinrichtung und identifizieren Sie Problembereiche.

Nutzung von Richtlinien und Vorlagen

Das japanische Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales stellt Richtlinien und Vorlagen für die Erstellung eines BCP zur Verfügung. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen oder wie Sie einen BCP erstellen sollen, können Sie die Richtlinien des Ministeriums befolgen und die Vorlagen verwenden, um einen BCP zu erstellen.

Die Vorlagen sind nach Art der Einrichtung, wie ambulante und stationäre Dienste, unterteilt, sodass Sie den BCP entsprechend der Vorlage für den jeweiligen Dienst erstellen können.

Richtlinien und Vorlagen finden Sie auf der folgenden Website, die Ihnen als Referenz dienen kann:

Japanisches Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales | Schulung zur Unterstützung bei der Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans (BCP) für Pflegeeinrichtungen und -dienste[ja]

Zusammenfassung: Pflegeeinrichtungen müssen umgehend eine BCP-Erstellung umsetzen

Ab April des Jahres Reiwa 6 (2024) ist die Erstellung eines Business Continuity Plans (BCP) für Pflegeeinrichtungen verpflichtend geworden. Die Erstellung eines BCP ist für Pflegeeinrichtungen von großer Bedeutung, um bei Ausbruch von Infektionskrankheiten oder Naturkatastrophen schnell und reibungslos handeln und rasch wiederherstellen zu können. Darüber hinaus gibt es auch Vorteile wie Steuervergünstigungen, Subventionen, finanzielle Unterstützung und die Priorisierung bei Impfungen. Erstellen Sie einen BCP, um auf Notfälle, die jederzeit eintreten können, vorbereitet zu sein.

Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung eines BCP haben oder nicht wissen, wie Sie diesen erstellen sollen, empfiehlt es sich, einen Anwalt zu konsultieren.

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei verfügt über umfangreiche Erfahrungen sowohl im IT-Bereich, insbesondere im Internetrecht, als auch im juristischen Bereich. Wenn Sie Fragen zur Erstellung eines BCP haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Maßnahmen unserer Kanzlei

Das Pflegegeschäft unterliegt verschiedenen gesetzlichen Regelungen, wie dem Japanischen Pflegeversicherungsgesetz (介護保険法), dem Japanischen Gesetz für Altenwohlfahrt (老人福祉法) und dem Japanischen Gesellschaftsrecht (会社法). Unsere Kanzlei, Monolith Rechtsanwälte, fungiert als Rechtsberater für die Allgemeine Gesellschaft Nationaler Pflegedienstleister (一般社団法人 全国介護事業者連盟) sowie für Pflegedienstleister in allen Präfekturen des Landes und verfügt über umfangreiches Know-how in Bezug auf die Gesetzgebung im Bereich der Pflegedienste.

Bereiche, die von Monolith Rechtsanwälte abgedeckt werden: Rechtsberatung für IT & Start-ups[ja]