Was sind die Verfahren zum Austausch von Online-Visitenkarten? Erläuterung der zu beachtenden Punkte im 'Japanischen Gesetz über spezifische elektronische Post

Aufgrund der Ausbreitung des neuen Coronavirus hat sich die Telearbeit verbreitet und Online-Meetings sind nicht nur bei internen Besprechungen, sondern auch bei Geschäftstreffen und Verhandlungen zwischen Unternehmen zur Norm geworden.

Allerdings gibt es im Gegensatz zu persönlichen Treffen keinen Austausch von Visitenkarten auf Papier, und insbesondere wenn es mehrere Gesprächspartner gibt, kann es vorkommen, dass man Namen, Abteilungen und Positionen übersieht. Daher rückt der “Online-Visitenkartenaustausch”, der auch in Videokonferenzen genutzt werden kann, in den Fokus.

Da es sich jedoch um ein noch recht neues System handelt, gibt es sicherlich viele Menschen, die es noch nicht gut verstehen.

In diesem Artikel werden wir daher den tatsächlichen Ablauf des “Online-Visitenkartenaustauschs”, seine Vor- und Nachteile und die Risiken, die mit seiner Nutzung verbunden sind, ausführlich erläutern.

Was ist der Online-Austausch von Visitenkarten?

Der Online-Austausch von Visitenkarten bezeichnet den Prozess, bei dem physische “Visitenkarten” digitalisiert und online ausgetauscht werden.

Solange eine Internetverbindung vorhanden ist, können Daten von einem Smartphone oder Computer an andere gesendet werden, was in der Ära von “mit Corona” eine sehr effektive Methode ist.

Obwohl es sich noch um eine neue Methode handelt und es keine Standardnormen gibt, zeigt die Nutzung in Verbindung mit Visitenkarten-Management-Tools allmählich eine zunehmende Verbreitung.

Vorteile des Online-Austauschs von Visitenkarten

Übermittlung/Aufzeichnung vieler Informationen

Mit digitalisierten Visitenkartendaten können Sie Informationen wie Links zu Ihrer Unternehmenswebsite, Termine und Notizen für Geschäftsgespräche aufzeichnen. Daher können Sie im Vergleich zu Papier-Visitenkarten mehr Informationen speichern.

Einfacher Austausch von Visitenkarten mit entfernten Partnern

Bei Online-Meetings und Geschäftsgesprächen besteht die Sorge, dass sie im Vergleich zu persönlichen Gesprächen weniger realistisch wirken. Wenn Sie jedoch den Online-Austausch von Visitenkarten nutzen, können Sie sich auch bei einem ersten Treffen problemlos vorstellen und eine reibungslose Kommunikation ermöglichen.

Keine Sorge mehr vor dem Ausgehen von Visitenkarten

Für Vertriebsmitarbeiter, die mit vielen Kunden verhandeln, besteht der Vorteil, dass sie sich keine Sorgen mehr um das Ausgehen von Visitenkarten machen müssen, da sie im Gegensatz zu Papier-Visitenkarten einfach Visitenkartendaten von ihrem Smartphone oder Laptop an andere senden können.

Effiziente Verwaltung von Visitenkarten

Darüber hinaus wird durch die Datenbankisierung der Visitenkartendaten, die Sie durch den Online-Austausch von Visitenkarten erhalten haben, kein Visitenkartenhalter mehr benötigt. Außerdem können Sie Informationen mit den Mitgliedern Ihres Unternehmens teilen und bei Bedarf überall mit Ihrem Smartphone oder Laptop suchen, was sehr effizient ist.

Nachteile des Online-Austauschs von Visitenkarten

Internetzugang ist erforderlich

Bei Videokonferenzen müssen Sie sich keine Sorgen machen, aber wenn Sie Visitenkarten online austauschen möchten, benötigen Sie ein Kommunikationsgerät wie ein Smartphone oder einen Computer und eine Internetverbindung.

Allerdings ist dies wahrscheinlich kein großes Problem, da die meisten Geschäftsleute entweder ein Smartphone oder einen Computer bei sich haben und das Internet an vielen Orten verfügbar ist.

Mögliche Kostensteigerung

Wenn ein Vertriebsmitarbeiter es persönlich nutzt, kann er auch kostenlose Visitenkarten-Management-Tools verwenden. Wenn jedoch das gesamte Unternehmen Visitenkartendaten gemeinsam nutzen möchte, kann es notwendig sein, kostenpflichtige Visitenkarten-Management-Tools mit vielen Funktionen zu verwenden, was zu höheren Kosten führen kann.

Niedrige Verbreitung des Online-Austauschs von Visitenkarten

Der Online-Austausch von Visitenkarten setzt voraus, dass die andere Partei ebenfalls teilnimmt. Daher ist es wichtig, dass diese Methode weit verbreitet ist, um ihre Vorteile voll auszuschöpfen. Darüber hinaus könnte die geringe Anzahl von Serviceanbietern und die begrenzte Auswahl an Optionen auch als Nachteil angesehen werden.

Verfahren für den Online-Austausch von Visitenkarten

Bereiten Sie ein Visitenkartenverwaltungstool vor

Auch ohne ein Visitenkartenverwaltungstool können Sie Visitenkarten online austauschen. Wenn Sie jedoch Ihre eigenen Visitenkartendaten erstellen und die von anderen gesendeten Visitenkartendaten speichern und nutzen möchten, ist es besser, ein Visitenkartenverwaltungstool zu verwenden.

Erstellen Sie Ihre eigenen Visitenkartendaten

Erstellen Sie Ihre eigenen Visitenkartendaten, indem Sie Ihre Visitenkarte mit einem Scanner oder der Kamera Ihres Smartphones erfassen und in das Visitenkartenverwaltungstool eingeben.

Senden Sie Ihre Visitenkartendaten

Die übliche Methode zum Versenden von Visitenkartendaten besteht darin, eine URL oder einen QR-Code zu verwenden, mit dem auch Personen ohne Visitenkartenverwaltungstool die Visitenkartendaten überprüfen können.

Methode zur Verwendung einer URL

Bei textbasierten Geschäftsverhandlungen oder Meetings, wie E-Mails oder Chats, können Sie die URL der mit dem Visitenkartenverwaltungstool erstellten Visitenkartendaten einfügen und senden. Der Empfänger kann dann die Visitenkartendaten über diese URL überprüfen.

Methode zur Verwendung eines QR-Codes

Bei Videokonferenzen, bei denen Bilder angezeigt werden können, können Sie einen QR-Code in den virtuellen Hintergrund einbetten. Der Empfänger kann dann die Visitenkartendaten überprüfen, indem er den QR-Code mit seinem Smartphone scannt.

Methode zur Verwendung der Funktionen des Visitenkartenverwaltungstools

Wenn der Empfänger das gleiche Visitenkartenverwaltungstool verwendet, können Sie die Visitenkartenaustauschfunktion des Tools verwenden, um einfach Visitenkarten auszutauschen.

Rechtliche Fragen beim Versand von bestimmten elektronischen Mails

Ist es rechtlich unbedenklich, Werbe-E-Mails für eigene Dienstleistungen oder Produkte an E-Mail-Adressen zu senden, die durch den Austausch von Online-Visitenkarten erworben wurden? Hier kommt das japanische Gesetz über bestimmte elektronische Mails ins Spiel.

Was sind bestimmte elektronische Mails?

Unter bestimmten elektronischen Mails versteht man E-Mails, die zum Zweck der Werbung versendet werden und auch solche, die unter anderem dazu dienen, auf Werbeseiten für Dienstleistungen oder Produkte zu verweisen.

Ein Beispiel wäre eine Dankes-E-Mail nach einem Online-Meeting, in der ein Link zu einer Werbeseite für eigene Produkte eingefügt ist. Die Nutzung von Geschäfts-E-Mails für Werbezwecke ist nicht ungewöhnlich und wird allgemein praktiziert.

Sendebeschränkungen für bestimmte elektronische Mails nach dem japanischen Gesetz (Opt-In-Regelung)

Nach dem japanischen Gesetz über bestimmte elektronische Mails ist der Versand solcher Mails grundsätzlich verboten, es sei denn, der Empfänger hat seine Zustimmung dazu ausgedrückt.

Jedoch gibt es eine Ausnahme in Artikel 3, Absatz 2 des Gesetzes: Wenn jemand seine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat, wird angenommen, dass er damit rechnet, E-Mails zu erhalten, und der Versand bestimmter elektronischer Mails ist auch ohne Zustimmung möglich.

Wenn Sie mehr über die Opt-In-Regelung erfahren möchten, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.

Ist es illegal, bestimmte elektronische Mails an Kontakte aus dem Online-Visitenkartenaustausch zu senden?

Beim Online-Visitenkartenaustausch teilen Sie Ihre Visitenkartendaten, einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse, mit anderen. Dies fällt unter die Ausnahme “wenn man seine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat”, und es scheint nicht illegal zu sein, bestimmte elektronische Mails zu versenden.

Allerdings bestimmt Artikel 2, Absatz 1 des Ausführungsverordnung zum japanischen Gesetz über bestimmte elektronische Mails, dass die Mitteilung der eigenen E-Mail-Adresse schriftlich erfolgen muss. Digitale Visitenkartendaten fallen nicht unter den Begriff “schriftlich”.

Nach Ansicht des japanischen Ministeriums für Innere Angelegenheiten und Kommunikation können elektronische Visitenkarten derzeit nicht als “schriftlich” angesehen werden, und es gibt noch keine klare Entscheidung zu dieser neuen Methode des Visitenkartenaustauschs.

Fazit

Wenn Sie bestimmte elektronische Mails an E-Mail-Adressen senden, die Sie durch den Austausch von Online-Visitenkarten erhalten haben, könnte dies streng genommen gegen Artikel 3 des japanischen Gesetzes über bestimmte elektronische Mails verstoßen, da keine schriftliche Zustimmung vorliegt.

Allerdings ist die Rechtsverletzung wahrscheinlich nicht gravierend, da die Ausnahme im Gesetz davon ausgeht, dass “wenn man seine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat, man damit rechnet, E-Mails zu erhalten”.

Zudem wird bei einem Verstoß nicht sofort eine Strafe verhängt. Zunächst gibt es eine “Anordnung zur Verbesserung” der Art und Weise, wie E-Mails versendet werden. Wenn Sie diese befolgen, können Sie einer Strafe entgehen.

Zusammenfassung: Online-Visitenkartenaustausch und das japanische Gesetz über bestimmte elektronische Mails

In diesem Artikel haben wir den “Online-Visitenkartenaustausch” in Bezug auf ① Vor- und Nachteile, ② notwendige Verfahren und ③ rechtliche Fragen basierend auf relevanten Gesetzen und Verordnungen erläutert.

Da der “Online-Visitenkartenaustausch” noch eine neue Methode ist und es Bereiche gibt, in denen das Gesetz noch nicht nachgekommen ist, empfehlen wir, wenn Sie planen, bestimmte elektronische Mails an die Person zu senden, mit der Sie den Online-Visitenkartenaustausch durchgeführt haben, nicht eigenständig zu entscheiden, sondern vorher einen Anwalt mit umfangreichem Fachwissen und Erfahrung zu konsultieren und sich beraten zu lassen.

Maßnahmen unserer Kanzlei

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei ist eine Kanzlei mit hoher Fachkompetenz in IT, insbesondere Internet und Recht. In jüngster Zeit hat der Online-Austausch von Visitenkarten viel Aufmerksamkeit erregt, jedoch ist eine rechtliche Überprüfung vor der Einführung erforderlich. Unsere Kanzlei führt rechtliche Überprüfungen für viele Unternehmen durch. Details finden Sie im folgenden Artikel.