Checkpunkte bei der Erstellung eines Grundvertrags für die Personalvermittlung

Wenn Unternehmen Mitarbeiter einstellen, gibt es neben der Ausschreibung von Stellenanzeigen im eigenen Unternehmen auch die Möglichkeit, Kandidaten über eine Personalvermittlungsagentur vorstellen zu lassen. Wenn Sie eine Personalvermittlungsagentur beauftragen, können sie Ihre Wünsche genauer verstehen und so die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Talente finden.

Aufgrund dieser Vorteile dürften viele Unternehmen bereits die Nutzung von Personalvermittlungsdiensten in Betracht gezogen haben.

Allerdings gibt es in dem “Grundvertrag für Personalvermittlung”, den Sie abschließen müssen, wenn Sie einen Personalvermittlungsdienst nutzen, bestimmte Klauseln, auf die Sie bei der Personalvermittlung besonders achten sollten.

In diesem Artikel werden wir die Punkte erläutern, auf die Sie bei der Erstellung eines Grundvertrags für Personalvermittlung achten sollten.

Was ist Personalvermittlung?

Im Allgemeinen gibt es folgende Nachteile, wenn ein Unternehmen, das Personal benötigt, selbst Stellenanzeigen schaltet:

1. Es gibt Bewerbungen von Kandidaten, die die gewünschten Bedingungen des Unternehmens nicht erfüllen
2. Es ist schwierig, mit einer Flut von Bewerbungen umzugehen
3. Es kann nicht genutzt werden, wenn das Unternehmen die Personalbeschaffung geheim halten möchte
4. Es kann nicht an Kandidaten appelliert werden, die nicht stark an einem Jobwechsel interessiert sind

Personalvermittlung (Personalvermittlungsdienste) bezeichnet Dienstleistungen, die diese Nachteile überwinden und Kandidaten an Unternehmen vorstellen, die Personal rekrutieren.

Personalvermittlungsfirmen führen in der Regel zunächst ein detailliertes Interview mit dem Unternehmen, das Personal benötigt, über die gewünschten Kandidaten und stellen dann den Kandidaten, die einen Jobwechsel oder eine Anstellung in Betracht ziehen, das Unternehmen vor.

Es wird angenommen, dass es drei Haupttypen von Personalvermittlungsfirmen gibt, je nach Methode der Personalvermittlung.

① Registrierungstyp

Der Registrierungstyp, auch als allgemeiner Typ bezeichnet, ist der häufigste Typ von Personalvermittlungsfirmen.

Diese Methode besteht darin, Kandidaten aus der bei der Personalvermittlungsagentur registrierten Kandidatenliste vorzustellen, die zum Unternehmen passen. Für Unternehmen gibt es den Vorteil, dass keine Anfangskosten anfallen, aber es kann sein, dass sie nicht in der Lage sind, auf Kandidaten mit spezialisiertem Wissen oder speziellen Fähigkeiten zu reagieren.

② Suchtyp

Der Suchtyp, auch als Headhunting-Typ bezeichnet, ist eine Methode, bei der nicht nur Kandidaten aus der Datenbank der Personalvermittlungsagentur, sondern auch Kandidaten, die den gewünschten Bedingungen des Unternehmens entsprechen, durch verschiedene Mittel wie soziale Netzwerke und persönliche Kontakte gesucht werden.

Es ist möglich, Kandidaten zu finden, die strenge oder spezielle Bedingungen erfüllen, aber die Erfolgsprämie ist oft höher als beim Registrierungstyp, und es können auch Anfangskosten wie Anzahlungen anfallen.

③ Wiedereinstellungsunterstützungstyp

Der Wiedereinstellungsunterstützungstyp, auch als Outplacement-Typ bezeichnet, ist eine Methode, bei der Mitarbeiter von Unternehmen, die Personal abbauen möchten, aufgrund von Restrukturierungen oder Geschäftsschrumpfungen an andere Unternehmen vermittelt werden.

Bei diesem Typ zahlt das Unternehmen, das Personal abbauen möchte, die Kosten, so dass das Unternehmen, das die Vermittlung erhält, in der Lage ist, Personal zu geringen Kosten einzustellen. Allerdings gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl und Art der verfügbaren Mitarbeiter.

Wie oben erwähnt, gibt es Vor- und Nachteile je nach Art der Personalvermittlung, aber insgesamt kann man sagen, dass es folgende Vorteile gibt, wenn man Personalvermittlungsdienste in Anspruch nimmt:

Nur Kandidaten, die den gewünschten Bedingungen des Unternehmens entsprechen, werden vorgestellt

Wenn Sie Personalvermittlungsdienste in Anspruch nehmen, wird die Personalvermittlungsagentur die Wünsche des Unternehmens genau verstehen.

Zum Beispiel, es wäre gut, wenn die Anzahl der Jobwechsel gering ist, es wäre gut, wenn die Person eine spezielle Qualifikation hat, wir möchten, dass Sie nach jemandem suchen, der Erfahrung in der Arbeit hat, und so weiter.

Obwohl es schwierig sein kann, solche detaillierten Bedingungen, die das Unternehmen wünscht, in Stellenanzeigen zu schreiben, die von einer unbestimmten Anzahl von Personen eingesehen werden können, besteht der Vorteil darin, dass Sie Unterstützung für detaillierte Bedingungen erhalten können, wenn Sie eine Personalvermittlungsagentur beauftragen.

Außerdem werden die vom Unternehmen gewünschten Bedingungen normalerweise nur den Kandidaten offengelegt, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass die Bedingungen der Stellenanzeige von irrelevanten Dritten gesehen werden.

Es gibt keine Flut von Bewerbungen

Wenn Sie Personalvermittlungsdienste in Anspruch nehmen, werden Ihnen nur Kandidaten vorgestellt, die den gewünschten Bedingungen des Unternehmens entsprechen, so dass Sie das Problem lösen können, dass eine Flut von Bewerbungen, die oft auftritt, wenn Sie Stellenanzeigen schalten, die Arbeit der Personalabteilung belastet.

Außerdem, wenn Sie Bewerbungen von Kandidaten ablehnen müssen, wird der Vertreter der Personalvermittlungsagentur in der Lage sein, die Ablehnung auf eine Weise zu handhaben, die nicht zu Konflikten führt, was die Belastung für das Unternehmen reduzieren kann.

Die Personalbeschaffung kann vertraulich gehalten werden

Wenn der Zweck der Inanspruchnahme von Personalvermittlungsdiensten beispielsweise die Einstellung von Personal für ein neues Projekt ist, gibt es Fälle, in denen das Unternehmen die Tatsache, dass es Personal rekrutiert, nicht öffentlich machen möchte.

Je mehr das Projekt das Schicksal des Unternehmens bestimmt, desto mehr kann die Tatsache, dass Sie öffentlich Personal rekrutieren, den Gewinn des Unternehmens schädigen, wenn sie von konkurrierenden Unternehmen und anderen bekannt wird.

Es kann an Personen appelliert werden, die nicht stark an einem Jobwechsel interessiert sind

Ein großer Unterschied zwischen der Schaltung von Stellenanzeigen durch das Unternehmen selbst und der Inanspruchnahme von Personalvermittlungsdiensten besteht darin, dass Sie sich über den Vertreter der Personalvermittlungsagentur individuell an jeden Kandidaten wenden können.

Unter den Personen, die bei Personalvermittlungsagenturen registriert sind, gibt es viele, die nicht sofort einen Jobwechsel anstreben, obwohl sie mit ihrem derzeitigen Unternehmen zufrieden sind, aber zur Informationsbeschaffung registriert sind.

Diese Art von Personal ist wahrscheinlich hochqualifiziert und wird auch in ihrem derzeitigen Unternehmen hoch geschätzt, und sie bewerben sich selten auf Stellenanzeigen.

Wenn Sie Personalvermittlungsdienste in Anspruch nehmen, können Sie sich auf diese Art von hochqualifiziertem Personal “einzeln” konzentrieren.

Es kann gesagt werden, dass die Fähigkeit, Personal zu finden, das nicht auf den Arbeitsmarkt kommt, ein großer Vorteil der Inanspruchnahme von Personalvermittlungsdiensten ist.

Unterschiede zwischen Personalvermittlung und Zeitarbeit

Wenn Unternehmen nach Mitarbeitern suchen, besteht auch die Möglichkeit, Zeitarbeit zu nutzen.

Bei der Personalvermittlung agiert das Personalvermittlungsunternehmen lediglich als Vermittler, und der tatsächliche Arbeitsvertrag wird zwischen dem Unternehmen und dem Kandidaten geschlossen.

Im Gegensatz dazu wird bei der Zeitarbeit der Arbeitsvertrag zwischen dem Zeitarbeitsunternehmen und dem Arbeitnehmer geschlossen.

Daher kann man sagen, dass Zeitarbeit und Personalvermittlung auch rechtlich gesehen sehr unterschiedliche Mechanismen sind. Weitere Details zu den Punkten, die bei der Erstellung eines Grundvertrags für die Arbeitnehmerüberlassung zu beachten sind, finden Sie im folgenden Artikel.

https://monolith.law/corporate/worker-dispatch-contract[ja]

Prüfpunkte für den Grundvertrag zur Personalvermittlung

Wenn Sie einen Personalvermittlungsdienst nutzen, ist es üblich, einen Grundvertrag zur Personalvermittlung abzuschließen. In diesem Grundvertrag zur Personalvermittlung gibt es jedoch einige Klauseln, die speziell bei der Personalvermittlung beachtet werden sollten.

In der folgenden Übersicht stellen wir Ihnen die Prüfpunkte für den Grundvertrag zur Personalvermittlung zusammen mit konkreten Klauselbeispielen vor.

Bitte beachten Sie, dass für die Durchführung einer Personalvermittlungstätigkeit grundsätzlich eine Genehmigung für die kostenpflichtige Berufsvermittlung (japanische “Yūryō Shokugyō Shōkai Jigyō Kyoka”) erforderlich ist.

Daher ist es wichtig, vor der Beauftragung einer Personalvermittlungsagentur zu überprüfen, ob diese Genehmigung vorliegt.

Weitere Informationen zur Genehmigung für die kostenpflichtige Berufsvermittlung finden Sie im folgenden Artikel.

https://monolith.law/corporate/paid-site-job-permission[ja]

Punkt 1. Inhalt des Auftrags

Artikel X (Inhalt des Auftrags)
Der Auftraggeber (im Folgenden “A”) beauftragt den Auftragnehmer (im Folgenden “B”) mit der Vorstellung von Kandidaten, die die von A gesondert festgelegten Einstellungskriterien erfüllen (im Folgenden “diese Tätigkeit”), und B hat diesen Auftrag angenommen.

※ “A” bezeichnet das Unternehmen, das Personal sucht, und “B” bezeichnet die Personalvermittlungsagentur (im Folgenden gleich).

Der Grundvertrag für die Personalvermittlung ist ein Dienstleistungsvertrag, bei dem ein Unternehmen, das Personal sucht, die “Personalvermittlungsdienste” an eine Personalvermittlungsagentur auslagert.

Daher ist es unerlässlich, den Inhalt des zu beauftragenden Dienstes im Vertrag festzulegen. Allerdings ist der Grundvertrag für die Personalvermittlung letztlich ein “Grundvertrag”, so dass der Inhalt der Dienstleistung in der Regel in abstrakter Formulierung, wie im Beispiel der Klausel, festgelegt wird.

Aus diesem Grund wird das Unternehmen bei jeder Anfrage spezifizieren, welche Art von Personal es wünscht.

Die Formulierung “wie von A gesondert festgelegt” in der Klausel bezieht sich auf diese spezifische Einzelbestimmung.

Punkt 2. Vergütung für Personalvermittlung

Es ist notwendig, die Vergütung (Gegenleistung für die Personalvermittlungsdienste) in den Grundvertrag für die Personalvermittlung festzulegen, den Unternehmen, die Personal rekrutieren, nutzen.

Artikel X (Vergütung)
1. Wenn das Unternehmen einen Arbeitsvertrag mit dem von der Agentur vorgestellten Kandidaten abschließt und dieser Kandidat seine Arbeit im Unternehmen aufnimmt, zahlt das Unternehmen der Agentur eine Vergütung für diese Dienstleistung.
2. Die in Absatz 1 genannte Vergütung beträgt X% (ohne Mehrwertsteuer) des theoretischen Jahresgehalts des vorgestellten Kandidaten.
3. Das in Absatz 2 genannte theoretische Jahresgehalt entspricht dem Betrag, der aus dem monatlichen Gehalt (Grundgehalt, Bonus, verschiedene Zulagen, feste Überstundenvergütung) des vorgestellten Kandidaten im Jahr seiner Einstellung multipliziert mit 12 Monaten berechnet wird.

Die wichtigsten Punkte in Bezug auf die Vergütung für Auftragsarbeiten sind die folgenden zwei:

• Bedingungen für die Entstehung der Vergütung
• Berechnungsmethode der Vergütung

Der Marktpreis für die Vergütung der Personalvermittlung beträgt “30-35% des theoretischen Jahresgehalts, auf das sich das rekrutierende Unternehmen und der Kandidat geeinigt haben”. Im Falle von spezialisierten Fachleuten und Führungskräften kann es auch auf “40% des theoretischen Jahresgehalts” festgelegt werden.

Die Berechnungsmethode der Vergütung wird im Folgenden ausführlich erläutert.

Bedingungen für die Entstehung der Vergütung

Personalvermittlungsagenturen arbeiten in den meisten Fällen auf Erfolgsbasis, daher sind die Anfangskosten in der Regel kostenlos.

Die Bedingungen für die Entstehung der Vergütung sind in Absatz 1 des Beispielsatzes festgelegt. Im Beispielsatz sind nicht nur der Abschluss eines Arbeitsvertrags mit dem Kandidaten, sondern auch der tatsächliche Arbeitsbeginn als Bedingung für die Entstehung der Vergütung festgelegt.

Dies liegt daran, dass zwischen dem Abschluss des Arbeitsvertrags und dem Beginn der Arbeit der Kandidat seine Absicht zum Ausdruck bringen kann, dem Unternehmen beizutreten, aber dann aufgrund starker Zurückhaltung von seinem derzeitigen Unternehmen seinen Wechsel abbricht.

Wenn das Unternehmen die Vergütung zahlen muss, sobald es einen Arbeitsvertrag mit dem Kandidaten abschließt, kann es passieren, dass die Zahlung der Vergütung aufgrund von nachträglichen Umständen, von denen das einstellende Unternehmen nichts wusste, verschwendet wird und das Unternehmen in einer sehr instabilen Position landet. Dies ist eine sehr wichtige Klausel.

Berechnungsmethode der Vergütung

Die Berechnungsmethode der Vergütung ist in Absatz 2 und 3 des Beispielsatzes festgelegt.

In Verträgen über Personalvermittlung wird oft das Konzept des “theoretischen Jahresgehalts” als Methode zur Berechnung der Vergütung verwendet. Das theoretische Jahresgehalt ist das voraussichtliche Jahresgehalt, das der Kandidat erhalten würde, wenn er vom Anfang bis zum Ende des Geschäftsjahres im rekrutierenden Unternehmen tätig wäre.

Das theoretische Jahresgehalt umfasst in der Regel das Grundgehalt, verschiedene Zulagen und Boni.

Was die Überstundenvergütung betrifft, so gibt es die Ansicht, dass sie als “durchschnittliche Überstundenvergütung” einbezogen werden sollte, und die Ansicht, dass sie nur im Falle einer festen Überstundenvergütung einbezogen werden sollte. Es ist daher notwendig, dies im Voraus sorgfältig zu prüfen.

Das Jahresgehalt wird auf der Grundlage des ersten Jahres nach der Einstellung festgelegt, und wenn es viele variable Gehälter gibt, die sich je nach Art und Menge der Arbeit, wie Nachtzuschläge und Überstundenzuschläge, ändern, wird das durchschnittliche Jahresgehalt des Unternehmens zur Berechnung verwendet.

Zum Beispiel, wenn das monatliche Gehalt 300.000 Yen plus ein Bonus von 2 Monaten beträgt, beträgt das theoretische Jahresgehalt [monatliches Gehalt von 300.000 Yen x 14 Monate = Jahresgehalt von 4,2 Millionen Yen], aber das tatsächliche Jahresgehalt variiert je nach Unternehmen, da es eine Bonusbewertungsperiode und eine Anforderung für die Beschäftigung am Zahlungstag gibt.

Das theoretische Jahresgehalt ist jedoch kein gesetzlich definiertes Konzept, daher ist es wichtig, die Berechnungsmethode des theoretischen Jahresgehalts, wie in Absatz 3 des Beispielsatzes, immer konkret festzulegen, wenn das theoretische Jahresgehalt als Grundlage für die Berechnung der Vergütung verwendet wird.

Darüber hinaus legen einige Personalvermittlungsagenturen Gebühren für optionale Dienstleistungen außerhalb der Personalvermittlung fest.

Wie auch immer, da die Vergütung für die Personalvermittlung oft hoch ist, ist es wichtig, im Voraus sorgfältig zu prüfen, ob die Vergütung und Gebühren tragbar sind, unter Berücksichtigung der finanziellen Situation des Unternehmens.

Punkt 3. Rückzahlung der Vergütung bei Kündigung innerhalb einer bestimmten Frist

Artikel X (Rückzahlung der Vergütung)
Wenn eine von B eingeführte Person nach der Einstellung bei A, unabhängig von der Verantwortung von A, innerhalb der folgenden festgelegten Frist kündigt, wird B einen Teil der bereits erhaltenen Vergütung an A zurückzahlen, wie in den folgenden Punkten festgelegt.
1. Wenn die Person innerhalb eines Monats nach der Einstellung kündigt, wird B 70% der erhaltenen Vergütung zurückzahlen.
2. Wenn die Person mehr als einen Monat, aber weniger als drei Monate nach der Einstellung kündigt, wird B 30% der erhaltenen Vergütung zurückzahlen.

In den Standardverträgen für Personalvermittlung ist oft eine Klausel enthalten, die besagt, dass ein Teil der Vergütung zurückgezahlt wird, wenn eine eingestellte Person innerhalb einer bestimmten Frist nach der Einstellung kündigt.

Da die Vergütung für die Personalvermittlung oft hoch ist, stellt es für das einstellende Unternehmen einen erheblichen wirtschaftlichen Verlust dar, wenn die eingestellte Person das Unternehmen verlässt, bevor sie ihre Fähigkeiten voll ausschöpfen kann, trotz der gezahlten Vergütung.

Daher ist die Rückzahlung der Vergütung bei Kündigung innerhalb einer bestimmten Frist eine Klausel, die Unternehmen, die Personal suchen, unbedingt in den Vertrag aufnehmen möchten.

Die Dauer, für die eine Rückzahlung in Frage kommt, und der Prozentsatz der zurückzuzahlenden Vergütung variieren je nach Personalvermittlungsagentur, daher ist es wichtig, dies sorgfältig zu überprüfen.

Punkt 4. Verbot direkter Geschäfte

Artikel X (Verbot direkter Geschäfte)
1. Partei A darf ohne vorherige Zustimmung von Partei B keinen direkten Kontakt zu den von Partei B vorgestellten Talenten aufnehmen. Dies gilt jedoch nicht, wenn ein Jahr seit der Vorstellung des Talents durch Partei B an Partei A vergangen ist.
2. Wenn Partei A gegen die Bestimmungen des vorherigen Absatzes verstößt, kann Partei B zusätzlich zu der Vergütung, die sie hätte erhalten sollen, wenn Partei A das betreffende Talent eingestellt hätte, 10% dieser Vergütung als Vertragsstrafe verlangen.

Die Personalvermittlungsbranche bietet einen Service, der Unternehmen, die Personal suchen, und Stellensuchende zusammenbringt.

Aus Sicht eines Personalvermittlungsunternehmens ist es ein großes Problem, das das Kerngeschäft erschüttert, wenn das Unternehmen keine Vergütung erhält, weil das Unternehmen direkte Geschäfte mit dem von ihnen vorgestellten Talent gemacht hat.

Um solche Situationen zu vermeiden, ist es üblich, in Personalvermittlungsverträgen festzulegen, dass Unternehmen und Stellensuchende erst nach Abschluss eines Arbeitsvertrages direkten Kontakt aufnehmen dürfen. Es könnte auch Bestimmungen geben, die eine “vorherige Zustimmung” erfordern, wie im Beispiel der Klausel.

Um dem Verbot direkter Geschäfte Wirksamkeit zu verleihen, ist es üblich, Strafen festzulegen, wie im zweiten Absatz des Klauselbeispiels.

Wenn der Inhalt der Strafe nur die Verpflichtung beinhaltet, die Vergütung zu zahlen, die das Personalvermittlungsunternehmen eigentlich hätte erhalten sollen, besteht die Möglichkeit, dass das Personal suchende Unternehmen denkt: “Wenn direkte Geschäfte entdeckt werden, muss ich nur die Vergütung zahlen”, was nicht sehr abschreckend ist.

Daher ist es üblich, in direkten Geschäftsstrafen festzulegen, dass zusätzlich zum Betrag, der der Vergütung des Personalvermittlungsunternehmens entspricht, auch eine Vertragsstrafe hinzugefügt wird, wie im Beispiel der Klausel.

Zusammenfassung: Beauftragen Sie einen Anwalt mit der rechtlichen Überprüfung Ihres Personalvermittlungsvertrags

Wenn Sie Personalvermittlungsdienste effektiv nutzen, können Sie qualifizierte Mitarbeiter effizient einstellen.

Da es für das Wachstum eines Unternehmens wichtig ist, gute Mitarbeiter zu gewinnen, wird erwartet, dass die Personalvermittlungsbranche in Zukunft immer beliebter wird.

Sowohl für die Anbieter von Personalvermittlungsdiensten als auch für die Empfänger dieser Dienste ist es wichtig, zur Vermeidung von Problemen eine rechtliche Überprüfung des Vertrags im Voraus durchzuführen.

Wir empfehlen Ihnen, sich in Bezug auf den Inhalt des Vertrags und die Verhandlungsmethoden an einen Anwalt zu wenden, der sich mit Unternehmensrecht auskennt.

Informationen zur Erstellung und Überprüfung von Verträgen durch unsere Kanzlei

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei, als eine Kanzlei mit Stärken in IT, Internet und Geschäft, bietet Dienstleistungen wie die Erstellung und Überprüfung verschiedener Verträge, nicht nur Grundverträge für Personalvermittlung, für unsere Mandanten und Kundenunternehmen an.

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