Explicación sobre las precauciones al utilizar agentes de solicitud de subvenciones y los elementos necesarios en los contratos

Al administrar una empresa, es posible que se considere la solicitud de diversas subvenciones.

Las subvenciones son fondos que el gobierno nacional o local proporciona a las empresas que se ajustan a sus objetivos políticos para apoyar sus esfuerzos en la realización de dichos objetivos.

Las subvenciones son básicamente no reembolsables, por lo que son de gran ayuda para la gestión de fondos de una empresa.

Sin embargo, no todos pueden recibir una subvención simplemente solicitándola. La solicitud de subvenciones tiene requisitos complejos, y es necesario describir claramente en los documentos de solicitud el contenido del negocio que solicita la subvención basándose en estos requisitos.

Los documentos de solicitud de subvenciones son bastante voluminosos, por lo que preparar la solicitud mientras se realizan las operaciones diarias de la empresa puede ser una carga considerable. Por esta razón, es bastante común contratar a consultores externos para solicitar subvenciones.

Por lo tanto, para las empresas que subcontratan la solicitud de subvenciones, explicaremos los puntos a tener en cuenta en el contrato de consultoría al subcontratar el trabajo de solicitud de subvenciones.

Procedimiento para la solicitud de subvenciones

Las subvenciones, como se explicó al principio, son un sistema que otorga una parte de los gastos necesarios para apoyar los esfuerzos de los empresarios, de acuerdo con los objetivos políticos del gobierno nacional y los gobiernos locales.

Principalmente, es el Ministerio de Economía, Comercio e Industria de Japón el que maneja muchas de estas subvenciones.

Al solicitar una subvención, es necesario obtener el último anuncio de solicitud y el formulario de solicitud designado, y presentar los documentos a la secretaría a tiempo para cumplir con el plazo de solicitud de la subvención.

Posteriormente, la secretaría revisará la solicitud de subvención y decidirá si se aprueba o no.

Además, es necesario llevar a cabo el negocio que es objeto de la subvención después de la decisión de aprobación.

Además, las subvenciones no se pagan inmediatamente a la empresa una vez que son aprobadas.

Las empresas que han sido aprobadas para recibir una subvención deben primero gastar todos los gastos, y luego pueden recibir la subvención después de informar sobre la implementación del negocio, entre otras cosas.

Normalmente, las subvenciones tienen un límite presupuestario, por lo que no todas las solicitudes son aprobadas.

Por ejemplo, la popular “Subvención para la fabricación” entre los empresarios tiene una tasa de aprobación de alrededor del 50%.

Por esta razón, muchas empresas contratan a consultores profesionales para solicitar subvenciones con el fin de pasar la revisión de manera más segura.

Además, hay algo similar a las subvenciones llamado “ayudas”. Las ayudas, al igual que las subvenciones, son otorgadas por el gobierno nacional y los gobiernos locales, y no necesitan ser devueltas. La diferencia entre las subvenciones y las ayudas es que las ayudas se pueden recibir básicamente si se cumplen ciertos requisitos. Además, las ayudas son principalmente beneficios relacionados con el empleo bajo la jurisdicción del Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón.

¿A quién se debe solicitar la aplicación para subvenciones?

Cuando se externaliza la solicitud de subvenciones, ¿a quién se debe solicitar? Para concluir, no se requiere ninguna calificación especial para actuar en la solicitud de subvenciones. Por lo tanto, hay muchos agentes que se autodenominan consultores de solicitud de subvenciones.

Sin embargo, parece que a menudo son los consultores con la calificación de diagnóstico de pequeñas y medianas empresas los que manejan las solicitudes de subvenciones.

Además, parece que hay muchos casos en los que los contadores públicos y los contadores certificados también realizan consultoría de solicitud de subvenciones.

Se dice que hay puntos clave en la forma de escribir la solicitud de subvención. Por lo tanto, cuando se externaliza la solicitud de subvención, puede ser una buena idea consultar a un consultor con una amplia experiencia en solicitudes de subvención.

Además, la remuneración por la solicitud de subvenciones generalmente se divide en dos etapas: un anticipo y una comisión por éxito.

En este caso, el anticipo suele ser de alrededor de 100,000 a 150,000 yenes, y la comisión por éxito es aproximadamente el 10% del monto aprobado. Por lo tanto, si la cantidad de la remuneración es significativamente más alta que esto, puede ser mejor considerar cuidadosamente si solicitarlo o no.

Contrato de Consultoría para la Solicitud de Subvenciones

Cuando se externaliza la solicitud de subvenciones, se crea y se firma un contrato de consultoría con el consultor. En este artículo, explicaremos en detalle los puntos clave a tener en cuenta en el contrato de consultoría.

En el modelo de contrato que se muestra a continuación, “Parte A” se refiere a la empresa que encarga la solicitud de subvenciones, y “Parte B” se refiere al consultor que realiza la solicitud de subvenciones.

Además, cuando se crea el contrato, no se debe utilizar directamente los ejemplos de cláusulas que se mencionan a continuación como plantilla, sino que se debe adaptar a la situación real de las partes involucradas.

Cláusulas sobre el Contenido del Trabajo Encargado

Artículo ○ (Contenido del Trabajo)
La Parte A encarga a la Parte B las siguientes tareas (en adelante, “el Trabajo”). La Parte B acepta este encargo.
(1) Preparación de la solicitud y otros documentos necesarios para la subvención de la era Reiwa (año gregoriano)
(2) Tareas auxiliares que surjan en el curso de la realización de las tareas especificadas en el párrafo anterior

Una de las cláusulas centrales en un contrato de consultoría es la que se refiere al contenido del trabajo de consultoría que se encarga. Aquí, es importante verificar si el contenido y el alcance del trabajo están claramente especificados. En concreto, es crucial especificar qué solicitud de subvención se está encargando.

Normalmente, las subvenciones se identifican por el año fiscal en que se solicitan y por el nombre de la subvención. Por lo tanto, es importante verificar si hay algún error en el nombre de la subvención,　comparándolo con las directrices de solicitud publicadas por el gobierno o las autoridades locales que ofrecen la subvención.

Cláusulas sobre la Remuneración

Artículo ○ (Remuneración, etc.)
La remuneración por el Trabajo será la siguiente:
(1) Pago inicial
La Parte A pagará a la Parte B una suma de ○○ yenes (impuesto sobre el consumo incluido) como pago inicial.
(2) Remuneración por éxito
Si la subvención solicitada a través del Trabajo es aprobada, la Parte A pagará a la Parte B el ○○% (impuesto sobre el consumo incluido) del monto aprobado.

Junto con el contenido del trabajo encargado, otra cláusula importante es la que se refiere a la remuneración por el trabajo. Como se mencionó anteriormente, la remuneración por la solicitud de subvenciones suele constar de un pago inicial y una remuneración por éxito.

Por lo tanto, como empresa que encarga la solicitud de subvenciones, es necesario verificar si el método y la cantidad de cálculo de la remuneración están claramente definidos en el contrato de consultoría.

Además, si se especifican cargos o costos que la empresa debe asumir además del pago inicial y la remuneración, es importante verificar con antelación el contenido de estos costos para evitar problemas.

Además, debido al aumento de consultores que manejan solicitudes de subvenciones, parece que algunos consultores están adoptando un sistema de remuneración por éxito completo sin pago inicial.

Cláusulas sobre la Reasignación

Artículo ○ (Reasignación)
(1) Si la Parte B desea reasignar el Trabajo a un tercero, debe obtener el consentimiento previo por escrito de la Parte A.
(2) Si la Parte B reasigna el Trabajo a un tercero de acuerdo con el párrafo anterior, la Parte B debe imponer al tercero obligaciones iguales o superiores a las que tiene bajo este contrato.

Debido a que las solicitudes de subvenciones tienen plazos de solicitud cada pocos meses, los consultores que realizan las solicitudes tienden a tener un gran volumen de trabajo en ciertos períodos.

Por lo tanto, a veces pueden reasignar la preparación de las solicitudes de subvenciones a colaboradores externos.

Incluso en tales casos, es necesario mantener un estado en el que la parte que encarga el trabajo pueda entender si se ha reasignado o no. Por lo tanto, en el ejemplo de cláusula anterior, se requiere el consentimiento por escrito en el párrafo 1.

Si se sabe desde el principio que se va a reasignar, se podría considerar la posibilidad de incluir en el párrafo 1 del ejemplo de cláusula algo como “La Parte B puede reasignar el Trabajo a ○○, y la Parte A acepta esto”.

Desde el punto de vista de la parte que encarga el trabajo, es mejor obtener la mayor cantidad de información posible sobre el reasignatario, como el nombre de la empresa.

Además, los documentos relacionados con la solicitud de subvenciones contienen información confidencial sobre la gestión de la empresa. Por lo tanto, incluso si se reasigna a un colaborador externo, se debe verificar si se han impuesto al menos obligaciones de confidencialidad al reasignatario.

El párrafo 2 del ejemplo de cláusula anterior incluye este propósito.

Cláusulas sobre la Rescisión del Contrato

Artículo ○ (Rescisión del Contrato)
1. La Parte A o la Parte B puede rescindir este contrato notificando por escrito a la otra parte si esta última se encuentra en alguna de las siguientes situaciones:
(1) Cuando se viola alguna de las cláusulas de este contrato
(2) Cuando la situación crediticia se deteriora
(3) Cuando hay alguna razón por la que no se puede lograr el objetivo de este contrato
2. Si la Parte A rechaza recibir la subvención después de ser seleccionada, o si la Parte A no puede recibir la subvención porque no ha llevado a cabo el proyecto, no se puede rescindir este contrato.

El párrafo 1 del ejemplo de cláusula es una disposición general sobre la rescisión del contrato. Lo que suele ser especialmente problemático en la contratación de solicitudes de subvenciones es el párrafo 2 del ejemplo de cláusula. Normalmente, la remuneración por éxito de la solicitud de subvenciones se genera cuando la subvención solicitada es aprobada.

Sin embargo, la empresa cliente sólo puede recibir la subvención después de haber llevado a cabo el proyecto aprobado. Según el párrafo 2 del ejemplo de cláusula, incluso si la empresa cliente no puede recibir la subvención por alguna razón después de ser seleccionada, la remuneración por éxito se generará.

Si la empresa cliente no toma las medidas necesarias para recibir la subvención después de ser seleccionada, esto no es responsabilidad del consultor, por lo que es inevitable que se incluya una cláusula de este tipo.

Cláusulas Generales

Además de los ejemplos de cláusulas mencionados anteriormente, hay cláusulas generales que se suelen establecer en los contratos.

Estas cláusulas generales incluyen, por ejemplo, cláusulas sobre la responsabilidad por daños y perjuicios, cláusulas sobre la jurisdicción en caso de disputas con la otra parte, y cláusulas sobre la obligación de confidencialidad.

Entre estas, la obligación de confidencialidad es especialmente importante en la solicitud de subvenciones, ya que se proporciona al consultor información de alta confidencialidad, como los planes de negocio y la información financiera de la empresa. Esto se debe al riesgo de que la empresa sufra daños si la información se filtra a competidores.

La obligación de confidencialidad puede establecerse en el contrato de consultoría, pero dada su importancia, a veces se crea un contrato de confidencialidad separado, conocido como NDA.

Resumen

Si se utiliza eficazmente a un consultor externo y se es seleccionado para recibir una subvención, esto puede representar un gran beneficio para la empresa.

Cuando se delega el trabajo relacionado con la solicitud de subvenciones a una entidad externa, es esencial firmar un contrato.

Es necesario revisar cuidadosamente el contrato, especialmente en lo que respecta al contenido del trabajo y la remuneración, ya que son áreas propensas a problemas. Si tiene dudas sobre el contenido del contrato, puedes consultar y recibir asesoramiento de un abogado experto en asuntos legales corporativos.

Información sobre las medidas tomadas por nuestro despacho

Como se mencionó anteriormente, es necesario elaborar un contrato para el uso seguro de los servicios de gestión de subvenciones.

El Despacho de Abogados Monolith es una firma legal con alta especialización en IT, especialmente en Internet y derecho. En nuestro despacho, creamos y revisamos contratos para una variedad de casos, desde empresas cotizadas en la primera sección de la Bolsa de Tokio hasta startups.