Explicación de la reforma de las reglas para la clarificación de las condiciones laborales mediante el documento de notificación de condiciones de trabajo, en vigor desde abril de (Reiwa 6) 2024

En los últimos años, se han reconocido diversas formas de trabajo. Sin embargo, problemas laborales en Japón como el caso de la masiva terminación de contratos de investigadores en marzo de Reiwa 5 (2023), los suicidios por sobrecarga laboral de médicos y los problemas relacionados con los trabajadores extranjeros, están en aumento.

En este contexto, con las reformas del “Reglamento de Aplicación de la Ley de Normas Laborales Japonesa (Rōdō Kijun-hō Shikō Kisoku)” y los “Estándares relacionados con la celebración, renovación y terminación de contratos de trabajo de duración determinada (Estándares de Terminación de Empleo)” que entrarán en vigor en abril de Reiwa 6 (2024), se modificarán los ítems que deben explicitarse en las condiciones laborales. El propósito de estas reformas es facilitar la transición de los trabajadores con contratos de duración determinada a contratos indefinidos y clarificar las reglas de empleo para una variedad de trabajadores a tiempo completo. Se espera que estas reformas sirvan como una oportunidad para que empleadores y empleados confirmen conjuntamente las condiciones laborales, previniendo así posibles conflictos y facilitando la formación de carreras y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

En este artículo, explicaremos los puntos clave que deben tenerse en cuenta con respecto a las modificaciones en las reglas de explicitación de las condiciones laborales, incluyendo a quiénes y cuándo se debe emitir el documento de notificación de condiciones laborales, así como las obligaciones de explicación.

¿Qué es el Documento de Notificación de Condiciones Laborales?

El Documento de Notificación de Condiciones Laborales es un documento que el empleador entrega al trabajador para especificar las condiciones de trabajo, conforme al Artículo 15 de la Ley de Normas Laborales Japonesa (Japanese Labor Standards Act). Las condiciones de trabajo incluyen diversos aspectos relacionados con el empleo, como el salario, las horas de trabajo, los tiempos de descanso, los días festivos, el seguro social y los beneficios sociales, entre otros.

Este “Documento de Notificación de Condiciones Laborales” es un documento que el empleador debe notificar al trabajador por mandato legal, y no es un documento basado en un acuerdo mutuo. Por otro lado, el contrato de trabajo es un documento que se establece mediante el acuerdo entre el empleador y el trabajador, pero no es un documento exigido por la ley.

Los puntos del 1 al 6 a continuación son considerados “elementos de notificación absoluta” y son extremadamente importantes al comenzar a trabajar, por lo que es necesario especificarlos explícitamente mediante la entrega de un documento. Este documento se conoce como “Documento de Notificación de Condiciones Laborales”. Además, si el trabajador lo solicita, es posible especificar estas condiciones a través de métodos electrónicos como el fax o el correo electrónico, en lugar de entregar un documento físico.

Los puntos del 7 al 14 se consideran “elementos de notificación relativa” y pueden ser especificados verbalmente.

1. Duración del contrato de trabajo
2. Criterios para la renovación de contratos de trabajo de duración determinada (duración acumulada del contrato o número de renovaciones)
3. Lugar de trabajo y las tareas a realizar (incluyendo el alcance de los cambios)
4. Horario de inicio y fin de la jornada laboral, existencia de trabajo fuera de horario, tiempos de descanso, días festivos, vacaciones, etc. (turnos, sistema de horas de trabajo flexibles, sistema de jornada laboral comprimida, sistema de trabajo a discreción, sistema de horas de trabajo consideradas fuera del lugar de trabajo, etc.)
5. Salario y ascensos
6. Retiro (incluyendo las causas de despido)
7. Indemnización por retiro
8. Pagos ocasionales de salario (excluyendo la indemnización por retiro), bonificaciones y el monto del salario mínimo, etc.
9. Costos de alimentos, suministros de trabajo y otros a ser cubiertos por el trabajador
10. Seguridad y salud
11. Formación profesional
12. Compensación por accidentes y asistencia para enfermedades fuera del trabajo
13. Reconocimientos y sanciones
14. Licencia laboral
15. Otros (sistema de seguro social, etc.)

El formato para especificar las condiciones laborales es libre, pero el Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) ha publicado un modelo de “Documento de Notificación de Condiciones Laborales”, que puede consultar aquí.

En la reforma que entró en vigor el 1 de abril de 2024 (Reiwa 6), se han añadido tres nuevos ítems a los elementos de notificación de condiciones laborales que deben ser obligatoriamente especificados. Estos elementos de notificación también son obligatorios al momento de realizar la contratación.

Tres nuevos ítems añadidos a las condiciones de trabajo y el deber de explicación

Con la revisión de las condiciones de trabajo y el deber de explicación, se han añadido tres ítems a los “ítems de declaración absoluta”. Expliquemos cada uno de ellos individualmente.

Alcance del cambio de lugar de trabajo y de las tareas

La ley revisada obliga a especificar no solo el lugar de trabajo actual y las tareas a realizar, sino también el alcance de los posibles cambios (Artículo 5, Párrafo 1, Ítem 1-3 de las Reglas de Normas Laborales revisadas).

“Lugar de trabajo y tareas” se refiere al lugar de trabajo y las tareas en las que el trabajador se involucra inmediatamente después de ser contratado.

“Alcance del cambio” se refiere al rango de lugares de trabajo y tareas que pueden cambiar durante el período del contrato laboral. Los cambios de asignación y los lugares de trabajo y tareas en el destino de una asignación interna están sujetos a la obligación de explicación, pero los lugares de trabajo y tareas que cambian temporalmente, como el apoyo temporal a otros departamentos, no están incluidos en esta obligación.

Si no hay cambios en el lugar de trabajo y las tareas inmediatamente después de la contratación, se debe especificar en “alcance del cambio” que no habrá cambios.

Por ejemplo, si un trabajador va a teletrabajar inmediatamente después de ser contratado, se debe especificar como “lugar de trabajo” la casa del trabajador o una oficina satélite donde sea posible teletrabajar. Si se espera que el trabajador teletrabaje durante el período del contrato laboral, es necesario especificar estos lugares en “alcance del cambio”.

Por otro lado, cuando no hay restricciones en el lugar de trabajo y las tareas (como en el caso de los empleados de gestión), es necesario especificar todos los lugares de trabajo y tareas. Sin embargo, para prevenir problemas, es importante especificar el “alcance del cambio” lo más claramente posible y compartir el entendimiento entre empleadores y empleados.

Existencia y contenido del límite de renovación

“Existencia y contenido del límite de renovación” significa que, cuando se cambian las condiciones del contrato de trabajadores a tiempo parcial o contratados de manera que les resulte desfavorable, se debe especificar por escrito.

Cuando se emplea a trabajadores con contrato de duración determinada (funcionarios públicos con mandato, trabajadores a tiempo parcial, trabajadores temporales, contratados, trabajadores de agencias de empleo, recontratados después de la jubilación, etc.) y hay un límite de renovación (límite en el período total del contrato o en el número de renovaciones), se requiere la especificación de su contenido (Artículo 5, Párrafo 1, Ítem 1-2 de las Reglas de Normas Laborales revisadas).

Además, si durante el período del contrato de trabajo a término se establece o se acorta un límite de renovación, se requiere explicar previamente las razones al trabajador (Artículo 1 de las Normas revisadas sobre la terminación del empleo).

Por otro lado, cuando se elimina o se extiende el límite de renovación, ya que no resulta en una desventaja, no se impone la obligación de explicar las razones.

Oportunidad de solicitud de conversión a contrato indefinido y condiciones laborales después de la conversión

Se ha hecho obligatorio especificar la oportunidad de solicitar la conversión a un contrato indefinido (oportunidad de solicitud de conversión a contrato indefinido) en el momento de la renovación del contrato de trabajo a término que da lugar al “derecho de solicitud de conversión a contrato indefinido” y las condiciones laborales después de la conversión (Artículos 5, Párrafos 5 y 6 de las Reglas de Normas Laborales revisadas; Artículo 18 de la Ley de Contratos de Trabajo; Artículo 15 de la Ley de Normas Laborales; Artículos 5, Párrafo 1, Ítems 1 a 11 de las Reglas de Normas Laborales revisadas, excepto el Ítem 1-2 del Párrafo 1 del Artículo 5).

En este caso, el empleador también está obligado a explicar, teniendo en cuenta el propósito del Artículo 3, Párrafo 2 de la Ley de Contratos de Trabajo, los asuntos que consideren el equilibrio de acuerdo con la realidad del trabajo (contenido de las tareas, grado de responsabilidad, alcance de los cambios, etc.) (Artículo 5 de las Normas revisadas sobre la terminación del empleo).

Referencia: Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar | ¿Está preparado para los cambios en las reglas de declaración de condiciones de trabajo a partir de abril de 2024?[ja]

Personas afectadas por la reforma de las reglas de claridad en las condiciones laborales

La reforma de las reglas de claridad en las condiciones laborales se aplica a todos los trabajadores y también a aquellos con contratos de trabajo de duración determinada.

Todos los trabajadores

Por “todos los trabajadores” se entiende a cualquier persona, independientemente de su profesión (excepto ciertos funcionarios públicos) o forma de empleo, que sea utilizada por una empresa o una oficina, incluyendo a los familiares que conviven si existe una relación de subordinación y se les paga por su trabajo.

Entre los ítems reformados de las condiciones laborales clarificadas, “el alcance de los cambios en el lugar de trabajo y las tareas” se aplica a todos los trabajadores.

Trabajadores con contrato de duración determinada

De los ítems reformados de las condiciones laborales clarificadas, “la existencia y el contenido de un límite de renovación” y “la oportunidad de solicitar la conversión a un contrato indefinido y las condiciones laborales después de la conversión” se aplican a los trabajadores con contrato de duración determinada.

Un contrato de duración determinada es aquel que tiene un período de tiempo establecido. Por regla general, la duración máxima de un contrato es de tres años. Para los profesionales altamente especializados y los trabajadores mayores de 60 años, el límite es de cinco años (Artículo 14, párrafo 1 de la Ley de Normas Laborales Japonesa).

Por otro lado, un contrato de duración indefinida es aquel que no tiene un período de tiempo establecido.

Normalmente, se establece una edad de jubilación (prohibida antes de los 60 años), lo que significa que el empleo continúa hasta alcanzar esa edad (la Ley de Estabilidad de Empleo de Trabajadores de Edad Avanzada Japonesa obliga a emplear a los solicitantes hasta los 65 años y establece un deber de esfuerzo hasta los 70 años).

A continuación, explicaremos los momentos en los que se debe emitir un aviso de condiciones laborales para cada caso.

Momento de emisión del documento de notificación de condiciones laborales

Existen tres casos en los que se debe emitir el documento de notificación de condiciones laborales:

En la firma y renovación de todos los contratos de trabajo

El momento de emitir el documento de notificación de las condiciones de trabajo, que incluye el “alcance de los cambios en el lugar de trabajo y las tareas”, se da tanto en la firma de todos los contratos de trabajo (independientemente de la duración del contrato) como en la renovación de los contratos de trabajo de duración determinada.

Momento de la firma y renovación de un contrato de trabajo temporal

El momento de emitir la notificación de condiciones de trabajo que incluye “la existencia y detalles de un límite de renovación”, según las condiciones de trabajo revisadas, es en el momento de la firma y la renovación de un contrato de trabajo temporal.

Momento de la renovación del contrato en el que surge el derecho a solicitar la conversión a contrato indefinido

El momento de emitir el documento de notificación de las condiciones laborales, entre las condiciones laborales especificadas que han sido reformadas, que incluye “la oportunidad de solicitar la conversión y las condiciones laborales después de la conversión a indefinido”, es cuando se renueva un contrato de trabajo temporal en el que surge el derecho a solicitar dicha conversión.

La reforma de la Ley de Contratos de Trabajo (Japanese Labor Contract Act) de abril de 2013 (año 25 de Heisei) introdujo el sistema de conversión a contrato indefinido.

Este sistema permite que, bajo ciertas condiciones, un trabajador pueda solicitar la conversión de su contrato de trabajo temporal a uno indefinido con el objetivo de “restringir el uso abusivo de los contratos temporales por parte de los empleadores (como el cese de empleo o el enfriamiento) y promover la estabilidad en el empleo”.

Concretamente, un trabajador con contrato temporal que haya renovado su contrato al menos una vez y cuya duración acumulada supere los 5 años con el mismo empleador, puede solicitar la conversión a un contrato indefinido, según la regla establecida en el artículo 18 de la Ley de Contratos de Trabajo (Japanese Labor Contract Act).

El periodo válido para ejercer el derecho a solicitar la conversión a contrato indefinido es dentro del plazo del contrato temporal en el que surge dicho derecho (1 año), por lo que es necesario prestar atención.

El momento de la conversión a contrato indefinido es el día siguiente al vencimiento del contrato temporal en el que se realizó la solicitud (al inicio del séptimo año). Además, el empleador no puede rechazar la solicitud de conversión del trabajador.

En cuanto a las condiciones laborales después de la conversión a indefinido, serán las mismas que las del contrato temporal, salvo “disposiciones específicas (cambios)” distintas a la duración del contrato.

El sistema de conversión a contrato indefinido contempla las siguientes tres excepciones:

• Investigadores y docentes de universidades y entidades de investigación y desarrollo, etc.
• Profesionales altamente especializados
• Personas mayores en empleo continuado

A continuación, explicaremos los requisitos de cada una de estas excepciones.

Excepción para investigadores y docentes de universidades y entidades de investigación y desarrollo, etc.

Para los investigadores y docentes de universidades y entidades de investigación y desarrollo, etc., se ha establecido como excepción que el requisito 2 del sistema de conversión a contrato indefinido, “la duración acumulada del contrato”, sea “más de 10 años” (artículo 7 de la Ley de Periodos de Nombramiento (Japanese Term Appointment Act)).

El cómputo de la duración acumulada del contrato comenzó el 1 de abril de 2013, pero antes de la llegada de abril de 2023, cuando surge el derecho a solicitar la conversión a contrato indefinido, el cese masivo de empleo de investigadores se convirtió en un problema social.

Excepción para profesionales altamente especializados (con requisitos de salario anual y alcance definidos)

La excepción para profesionales altamente especializados se refiere a una medida especial que establece que, cuando dichos profesionales participan en proyectos específicos de duración superior a 5 años bajo un empleador de primera categoría, el requisito 2 del sistema de conversión a contrato indefinido, “la duración acumulada del contrato”, corresponde al periodo del proyecto (que varía según el proyecto), y durante ese tiempo no surge el derecho a solicitar la conversión a contrato indefinido. El periodo en el que no se genera el derecho a solicitar la conversión está limitado a un máximo de 10 años (artículo 8, apartado 1 de la Ley de Medidas Especiales para Contratos de Duración Determinada (Japanese Fixed-term Special Measures Act)).

Excepción para personas mayores en empleo continuado

No hay límite de edad máximo establecido en las reglas de conversión a contrato indefinido. Por lo tanto, los trabajadores mayores de 65 años también son elegibles para la conversión, con algunas excepciones.

La excepción para las personas mayores en empleo continuado es una medida especial que establece que los trabajadores de edad avanzada empleados bajo contrato temporal después de la jubilación, ya sea con el mismo empleador o dentro del grupo empresarial, no generarán el derecho a solicitar la conversión a contrato indefinido mientras dure el periodo de empleo con ese empleador o grupo empresarial (artículo 8, apartado 2 de la Ley de Medidas Especiales para Contratos de Duración Determinada (Japanese Fixed-term Special Measures Act)).

Conclusión: Consulte a un abogado sobre el documento de notificación de condiciones laborales

En este artículo, hemos explicado las reformas de la ley que especifica las condiciones laborales en los documentos de notificación de condiciones laborales, que entraron en vigor en abril del año 6 de la era Reiwa (2024), incluyendo el contexto de dichas reformas y los puntos clave a los que se debe prestar atención.

Es importante, tanto para prevenir conflictos como para la claridad, entregar un documento de notificación de condiciones laborales que detalle claramente dichas condiciones al momento de firmar o renovar un contrato de trabajo. Para la gestión de riesgos relacionados con disputas laborales, recomendamos consultar con abogados especializados en derecho corporativo.

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