El Consejo de Administración en la Ley de Sociedades de Japón: Su Papel y Funcionamiento

En las sociedades anónimas de Japón, la junta directiva constituye un órgano de suma importancia en el núcleo de la gobernanza corporativa. Su papel abarca una amplia gama de funciones, desde la determinación de las políticas de gestión de la empresa hasta la supervisión de la ejecución de las operaciones diarias y la selección del director representante, formando la base que sostiene el crecimiento saludable y el desarrollo sostenible de la empresa. La junta directiva es un órgano de toma de decisiones establecido para concretar las políticas de operación de la empresa y cumplir con la función de supervisión de la gestión, y no solo busca la ejecución eficiente de las operaciones, sino que también sirve como un órgano para cumplir con objetivos más amplios de gobernanza corporativa, como el cumplimiento de las leyes, la prevención de irregularidades y la protección de los intereses de los accionistas. Este artículo explica el marco legal de la junta directiva establecido por la Ley de Sociedades de Japón (Japanese Companies Act), sus principales autoridades y procedimientos operativos, así como los principios importantes relacionados con la responsabilidad de los directores. Además, a través de casos judiciales en Japón, presentaremos ejemplos concretos de interpretaciones legales en la práctica de la junta directiva y abordaremos las características de la junta directiva en diversos diseños institucionales. Esperamos que este artículo contribuya a una mayor comprensión de la gobernanza corporativa en Japón.

Fundamento legal y obligación de establecer un Consejo de Administración bajo la Ley de Sociedades de Japón

La Ley de Sociedades de Japón establece disposiciones claras sobre la instalación del Consejo de Administración como órgano de una sociedad anónima. Existen casos en los que la ley obliga a establecer un Consejo de Administración. Por ejemplo, las compañías públicas deben establecer un Consejo de Administración (Artículo 327, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades). Una compañía pública se refiere a aquella que no ha establecido en sus estatutos ninguna disposición que restrinja la adquisición de sus acciones por transferencia. Dado que estas compañías recaudan fondos ampliamente de un gran número de accionistas, se requiere especialmente la transparencia en la gestión y el fortalecimiento de la función de supervisión, por lo que se obliga la instalación del Consejo de Administración.

Además, las compañías que adoptan un diseño institucional específico, como la compañía con Comité de Auditores, la compañía con Comité de Auditoría, y la compañía con Comité de Nominaciones, también están obligadas a establecer un Consejo de Administración (Artículo 327, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades). Estos diseños institucionales se eligen para construir un sistema de gobierno corporativo más avanzado, de acuerdo con el tamaño de la compañía y la naturaleza de su negocio. La obligación de establecer un Consejo de Administración en compañías con un diseño institucional específico no es solo para cumplir con un requisito formal legal. Esto se debe a que, en compañías con una escala empresarial más grande o una estructura de gestión más compleja, es esencial la transparencia en la gestión, la equidad, y el mejoramiento de la credibilidad externa ante los accionistas y el mercado, así como el fortalecimiento de la gobernanza. La ley exige un sistema de supervisión más sólido en función del nivel de crecimiento y las características de la empresa, y se considera que el Consejo de Administración juega un papel central en esto, manteniendo la protección de los inversores y la salud del mercado. El Artículo 1 de la Ley de Sociedades establece que, salvo disposición especial de otra ley, la fundación, organización, operación y administración de una compañía se regirá por lo dispuesto en la Ley de Sociedades, y la obligación de establecer un Consejo de Administración también se basa en este principio fundamental.

Principales roles y autoridades del Consejo de Administración bajo la ley japonesa

El Consejo de Administración tiene una variedad de roles y autoridades importantes en la gestión de una sociedad anónima. Sus funciones principales incluyen la toma de decisiones sobre la ejecución de los negocios de la compañía, la supervisión de la ejecución de las tareas de los directores y la selección y destitución del director representante (Artículo 362, Párrafo 1 de la Ley de Compañías de Japón) .  

En primer lugar, el Consejo de Administración toma decisiones sobre la “ejecución de los negocios” de la compañía. El Artículo 362, Párrafo 2 de la Ley de Compañías de Japón estipula que ciertos asuntos importantes, como la disposición y adquisición de activos importantes, la contratación de deudas significativas, la selección y destitución de gerentes y otros empleados clave, la creación, modificación y abolición de sucursales y otras estructuras organizativas importantes, la emisión de bonos corporativos y el establecimiento de sistemas para asegurar que la ejecución de las tareas de los directores cumpla con las leyes y estatutos (sistema de control interno), son asuntos que deben decidirse en el Consejo de Administración . Estos asuntos tienen un gran impacto en la gestión empresarial, por lo que se requiere una deliberación y decisión cuidadosa por parte del Consejo de Administración. La razón por la que estos “asuntos importantes de ejecución de negocios” están específicamente enumerados es porque son asuntos de gran importancia que pueden influir en el futuro de la compañía, y no deben dejarse al juicio individual de los directores, sino que deben ser discutidos y decididos por el Consejo de Administración, un órgano colegiado de múltiples directores, para promover un juicio más objetivo y cuidadoso y dispersar los riesgos.  

A continuación, el Consejo de Administración supervisa la “ejecución de las tareas de los directores”. Esto implica verificar que cada director cumpla con las leyes, estatutos y decisiones del Consejo de Administración para asegurar una gestión sana de la empresa (Artículo 362, Párrafo 1 de la Ley de Compañías de Japón) . La supervisión mutua entre los directores ayuda a prevenir actos indebidos y fortalecer la gobernanza corporativa . Esta función de supervisión actúa como una red de seguridad que verifica continuamente si las tareas decididas se están ejecutando adecuadamente y previene irregularidades o juicios inapropiados antes de que ocurran.  

Además, el Consejo de Administración lleva a cabo la “selección y destitución del director representante”, quien es la cúspide de la compañía (Artículo 362, Párrafo 1 de la Ley de Compañías de Japón) . Dado que el director representante tiene un papel crucial en la ejecución de los negocios y en representar a la compañía, su nombramiento y destitución son autoridades extremadamente importantes para el Consejo de Administración.  

A través de estos roles, el Consejo de Administración contribuye al aumento del valor de la empresa y a la reducción de los riesgos de gestión. El hecho de que las autoridades del Consejo de Administración estén compuestas por dos pilares, “decisión” y “supervisión”, demuestra que al equilibrar ambos aspectos de la gestión, “ofensiva” (toma de decisiones) y “defensiva” (supervisión), se construye un sistema que permite a la empresa crecer de manera sostenible y gestionar los riesgos adecuadamente. Esta separación y colaboración entre la toma de decisiones y la supervisión es el núcleo del sistema del Consejo de Administración bajo la ley corporativa japonesa y se considera un mecanismo que sostiene una gobernanza corporativa saludable.

A continuación, se resume los principales roles y autoridades del Consejo de Administración en la siguiente tabla.

Operaciones y Procedimientos del Consejo de Administración bajo la Ley Japonesa

Para que el Consejo de Administración desempeñe adecuadamente sus funciones, es esencial cumplir con los procedimientos operativos establecidos por la Ley de Sociedades de Japón. Estos procedimientos no solo facilitan la conducción de las reuniones, sino que también garantizan la función de supervisión del Consejo y, en última instancia, clarifican la responsabilidad de los directores.

En primer lugar, los “procedimientos de convocatoria y notificación” son la base para la celebración de un Consejo de Administración. En principio, cualquier director puede convocar una reunión del Consejo (Artículo 366, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades). La notificación de convocatoria debe enviarse al menos una semana antes de la fecha de la reunión a todos los directores y auditores con autoridad de supervisión de operaciones (Artículo 368, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades). Sin embargo, si todos los directores (excepto los que son miembros del comité de auditoría en empresas con dicho comité) y auditores están de acuerdo, es posible celebrar una reunión sin seguir los procedimientos de convocatoria (Artículos 366, Párrafo 2 y 368, Párrafo 2 de la Ley de Sociedades). La falta de notificación de convocatoria o la dificultad para asistir pueden invalidar las resoluciones tomadas, por lo que se requiere un estricto cumplimiento. La rigurosidad en la notificación de convocatoria asegura que todos los directores puedan considerar los temas de antemano y asistir a la reunión debidamente preparados, lo que establece las bases para una toma de decisiones adecuada.

A continuación, la “creación y conservación de las actas” es de suma importancia para la transparencia y la responsabilidad del Consejo de Administración. Se deben elaborar actas de las deliberaciones del Consejo de Administración según lo establecido por el Ministerio de Justicia (Artículo 369, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades). Las actas deben incluir la firma o el sello de los directores y auditores presentes, y se presume que aquellos que no expresen objeciones están de acuerdo con las resoluciones (Artículos 369, Párrafos 3 y 5 de la Ley de Sociedades). Las actas sirven como evidencia de las decisiones de la empresa y juegan un papel crucial en caso de disputas futuras o en la atribución de responsabilidades. La obligación de registrar objeciones es un medio de autodefensa para que los directores aclaren su posición y no sean responsabilizados posteriormente por decisiones inapropiadas, al mismo tiempo que demuestra que el proceso de toma de decisiones de la empresa es transparente.

Finalmente, el “deber de informar de los directores” es esencial para que el Consejo de Administración ejerza su función de supervisión de manera efectiva. Los directores ejecutivos y los directores encargados de la gestión deben informar al Consejo de Administración sobre el estado de ejecución de sus funciones al menos una vez cada tres meses (Artículo 363, Párrafo 2 de la Ley de Sociedades). Este deber de informar permite que el Consejo de Administración comprenda el progreso de las operaciones y la presencia de riesgos, facilitando así la toma de decisiones y supervisión adecuadas. La negligencia en el cumplimiento del deber de informar puede resultar en la responsabilidad de los directores. El deber de informar periódicamente proporciona una base de información que permite al Consejo de Administración estar constantemente al tanto de la situación de la gestión y responder rápidamente en caso de problemas. Estos procedimientos son elementos esenciales para el funcionamiento saludable y la rendición de cuentas del Consejo de Administración, y deben entenderse no solo como una formalidad, sino como un requisito legal importante para mejorar la efectividad de la gobernanza.

Diseño Institucional y el Papel del Consejo de Administración bajo la Ley de Compañías Japonesa

La Ley de Compañías de Japón permite un diseño institucional flexible que se adapta al tamaño y las características de la empresa, con tres patrones principales. Dependiendo del diseño institucional elegido, el papel y las autoridades del consejo de administración también varían.

Compañías con Auditor en Japón

Una de las estructuras organizativas más comunes en Japón es la compañía con auditor, donde la junta directiva toma decisiones sobre la ejecución de operaciones y supervisa la ejecución de las tareas de los directores (según el Artículo 362, Párrafo 1 de la Ley de Sociedades Japonesa) . Los auditores son nombrados por la asamblea general de accionistas y tienen la responsabilidad de auditar la ejecución de las tareas de los directores y de los contadores . Los auditores tienen la autoridad para inspeccionar el cumplimiento de los directores con respecto a sus deberes de diligencia y lealtad, así como la existencia de violaciones a las leyes o estatutos, y, si es necesario, tienen el poder de informar a la junta directiva o de solicitar la prevención de actos ilegales . Esto complementa y refuerza la función de supervisión de la junta directiva a través de los auditores. En las compañías con junta de auditores, es necesario nombrar al menos tres directores (según el Artículo 331, Párrafo 5 de la Ley de Sociedades Japonesa) .  

Compañías con Comité de Auditoría y Otros Comités en Japón

Las compañías con comité de auditoría y otros comités en Japón representan un diseño organizacional que fortalece la función de supervisión de la gestión al establecer un comité de auditoría y otros comités dentro del consejo de administración. Este comité debe estar compuesto por al menos tres directores, y la mayoría de ellos deben ser directores externos, según el Artículo 331, Párrafo 6 de la Ley de Sociedades Japonesa (会社法). Los directores que forman parte del comité de auditoría tienen la responsabilidad de auditar la ejecución de las tareas de los directores, elaborar informes de auditoría y decidir sobre las propuestas a la asamblea general de accionistas relacionadas con la elección y destitución de los auditores contables, conforme al Artículo 399-2, Párrafo 3 de la Ley de Sociedades Japonesa (会社法). Además, los directores del comité de auditoría deben asistir a las reuniones del consejo de administración y, cuando lo consideren necesario, expresar su opinión (Artículo 399-2, Párrafo 3 de la Ley de Sociedades Japonesa), y en caso de detectar cualquier acto indebido, deben informar sin demora al consejo de administración (Artículo 399-4 de la Ley de Sociedades Japonesa). Este sistema tiene como objetivo mejorar la transparencia en la gestión y ganar la confianza de los accionistas e inversores.

Empresas con Comités de Nominación y Otros en Japón

Las empresas con comités de nominación y otros en Japón implementan un diseño organizacional que establece tres comités dentro del consejo de administración: el comité de nominación, el comité de auditoría y el comité de remuneraciones. Este diseño separa claramente las funciones ejecutivas de las de supervisión. En este modelo, el consejo de administración decide las políticas básicas de gestión y supervisa la ejecución de las tareas de los ejecutivos, mientras que los directores, en principio, no ejecutan las operaciones (Ley de Sociedades de Japón, Artículo 415 y Artículo 416) . La ejecución de las operaciones recae en los “ejecutivos” nombrados por el consejo de administración (Ley de Sociedades de Japón, Artículo 402, párrafo 1 y Artículo 418) .  

• El comité de nominación decide el contenido de las propuestas para la elección y destitución de directores que se presentarán en la junta general de accionistas (Ley de Sociedades de Japón, Artículo 404, párrafo 1) .  
• El comité de auditoría supervisa la ejecución de las tareas de los directores y ejecutivos y elabora informes de auditoría (Ley de Sociedades de Japón, Artículo 404, párrafo 2) .  
• El comité de remuneraciones decide el contenido de las remuneraciones individuales de los ejecutivos y otros (Ley de Sociedades de Japón, Artículo 404, párrafo 3) .  

Este sistema busca lograr una separación completa entre la propiedad y la gestión, y la coexistencia de transparencia en la gestión y toma de decisiones ágil .  

La Ley de Sociedades de Japón permite múltiples diseños organizacionales para responder a las diversas necesidades de las empresas (tamaño, tipo de negocio, conciencia de gobernanza, etc.), y proporciona la flexibilidad necesaria para construir el sistema de gobernanza corporativa más óptimo. Mientras que la empresa con auditor es la más tradicional y fácil de aplicar para las pequeñas y medianas empresas, las empresas con comités de auditoría y las empresas con comités de nominación y otros están evolucionando hacia una mayor transparencia en la gestión y una mayor independencia en la función de supervisión para ganar la confianza de las grandes empresas y los inversores internacionales. En particular, la completa separación entre propiedad y gestión en las empresas con comités de nominación y otros muestra claramente la intención de lograr una gobernanza más objetiva y estricta al especializar el consejo de administración en la supervisión, alejándose de la ejecución de las operaciones. Esto subraya el aspecto de la ley como una opción estratégica que permite a las empresas elegir el modelo de gobernanza más adecuado a sus características.

A continuación, se resume en la siguiente tabla las características del consejo de administración en los diferentes diseños organizacionales.

Resumen

La junta directiva bajo la ley de compañías de Japón es una institución esencial para el manejo saludable y el crecimiento sostenido de una empresa. Sus roles abarcan desde la toma de decisiones de ejecución de operaciones importantes hasta la supervisión de la ejecución de las tareas de los directores y la selección del director representante. La ley de compañías establece procedimientos detallados y principios claros sobre las obligaciones y responsabilidades que deben asumir los directores para cumplir con estos roles. Además, los precedentes judiciales sobre el principio de discreción gerencial y la obligación de supervisión demuestran que la ley enfatiza el equilibrio entre perseguir la responsabilidad de los directores y respetar la libertad de gestión empresarial. La diversidad en el diseño institucional, como las compañías con auditores, comités de auditoría y comités de nominaciones, permite la creación de sistemas de gobernanza corporativa óptimos que se adaptan al tamaño y características de la empresa, formando la base para que las compañías japonesas sigan siendo entidades de confianza en la comunidad internacional. Es evidente que el papel de la junta directiva no se limita al cumplimiento de obligaciones legales, sino que es un elemento estratégico para asegurar el crecimiento sostenido de la empresa y su fiabilidad a nivel internacional.

Monolith Law Office posee un profundo conocimiento especializado y una amplia experiencia en la ley de compañías de Japón, especialmente en gobernanza corporativa. Ofrecemos un amplio rango de apoyo que incluye la selección del diseño institucional de la empresa, asesoramiento legal sobre la operación de la junta directiva, gestión de riesgos relacionados con la responsabilidad de los directores, y hasta cuestiones legales complejas asociadas con fusiones y adquisiciones (M&A) y reestructuración empresarial.