Explicación legal sobre la operación de almacenes y el contrato de depósito en el derecho comercial japonés

En la cadena de suministro global, Japón funciona como un punto de conexión extremadamente importante. Sin importar si se trata de la industria manufacturera, el sector minorista o el comercio, muchas empresas almacenan sus valiosos activos, como productos y materias primas, en almacenes japoneses como parte de sus operaciones comerciales. Este acto va más allá del simple almacenamiento físico y da lugar a una relación contractual legal conocida como “depósito”. Comprender profundamente el sistema legal que regula esta relación de depósito, especialmente en lo que respecta a los operadores de almacenes que guardan bienes como parte de su negocio, no es solo una indagación académica. Es una demanda esencial en la gestión empresarial para la preservación de activos, asegurar transacciones fluidas y gestionar riesgos en casos imprevistos. El sistema legal japonés establece dos pilares principales en este campo. Uno es el “Código de Comercio de Japón”, que define la relación de derechos y obligaciones privadas entre el depositante y el operador del almacén. El otro es la “Ley de Almacenes de Japón”, una ley de regulación pública diseñada para asegurar la operación adecuada de la industria de almacenes y proteger los intereses de los usuarios. Este artículo desentraña cómo estas dos leyes trabajan juntas para formar un marco que protege los activos corporativos. En concreto, se explicará en detalle, con referencia a disposiciones legales específicas y casos judiciales, puntos de práctica extrema importancia como la estricta obligación de cuidado y la responsabilidad de prueba impuesta a los operadores de almacenes, el poder legal único de los certificados de almacén que encarnan la propiedad de los bienes y pueden servir como herramientas financieras, el poderoso derecho de retención que poseen los operadores de almacenes, y las relaciones de derechos y obligaciones que deben tenerse en cuenta al finalizar un contrato de depósito, así como la prescripción extintiva a corto plazo.

Marco Legal que Regula las Operaciones de Almacenes en Japón

El sistema legal japonés establece una regulación integral de las operaciones de almacenes desde dos perspectivas: el derecho privado y el derecho público. Comprender esta estructura legal dual es el primer paso para utilizar los servicios de almacenamiento en Japón.

El primer pilar es el Código de Comercio de Japón. Esta ley define las relaciones contractuales básicas entre el depositante (la persona que almacena los bienes) y el operador del almacén (el negocio que guarda los bienes), es decir, los derechos y obligaciones fundamentales del contrato de depósito. Los problemas legales específicos entre las partes, como la interpretación del contrato y la responsabilidad por daños y perjuicios en caso de pérdida o daño de los bienes depositados, se resuelven principalmente bajo este Código de Comercio japonés.

El segundo pilar es la Ley de Almacenes de Japón. Esta es una ley de regulación administrativa que supervisa el negocio de los almacenes en sí, promoviendo su desarrollo saludable y protegiendo a los usuarios. El Artículo 1 de la Ley de Almacenes de Japón establece claramente su propósito: “asegurar la operación adecuada de los negocios de almacenes, proteger los intereses de los usuarios de los almacenes y garantizar la circulación fluida de los recibos de almacén”. Dada la naturaleza pública de la industria del almacenamiento, que implica el cuidado de la propiedad valiosa de otros, esta ley impone varias obligaciones a los operadores.

El núcleo de esta regulación pública es el sistema de registro con el Ministro de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo. No cualquiera puede iniciar un negocio de almacenes libremente; es necesario cumplir con estrictos estándares establecidos por la ley y obtener un registro oficial. Estos requisitos de registro no son meramente procedimentales, sino que funcionan como barreras sustanciales para proteger los activos de los usuarios. Por ejemplo, las instalaciones y equipos de los almacenes deben cumplir con estándares más estrictos que los edificios comunes en términos de resistencia al fuego, impermeabilidad y seguridad, según lo establecido por la Ley de Normas de Construcción y la Ley de Prevención de Incendios, dependiendo del tipo de bienes almacenados. Además, se requiere que cada almacén tenga un “Supervisor Principal de Almacén” dedicado, con conocimientos y habilidades especializadas en la gestión de almacenes.

La relación entre estas dos leyes no es simplemente paralela. Los estándares de operación y las obligaciones establecidas por la Ley de Almacenes de Japón, que es una ley pública, también afectan las relaciones contractuales privadas reguladas por el Código de Comercio de Japón. Por ejemplo, si los bienes depositados se destruyen en un incendio, el depositante puede reclamar daños y perjuicios al operador del almacén bajo el Código de Comercio japonés. En este caso, el hecho de que el operador del almacén no haya cumplido con los estándares de prevención de incendios establecidos por la Ley de Almacenes de Japón puede ser una evidencia muy poderosa para probar una violación del deber de cuidado bajo el Código de Comercio japonés. Así, los estándares de regulación pública se convierten en un indicador objetivo para determinar el contenido específico del deber de cuidado en el derecho privado. Por lo tanto, la primera gestión de riesgos que una empresa debe realizar al seleccionar un almacén es verificar si está registrado legalmente bajo la Ley de Almacenes de Japón y si está certificado como un tipo de almacén adecuado para sus productos, antes de examinar las cláusulas del contrato. Este proceso de verificación pública es la diligencia debida fundamental que sienta las bases para asegurar los derechos legales en el futuro.

Contratos de Depósito con Operadores de Almacenes Bajo la Ley Comercial Japonesa

Para comprender la operación de almacenes bajo la ley comercial de Japón, es necesario captar con precisión los conceptos centrales de “operador de almacén” y “depósito comercial”.

El Artículo 599 de la ley comercial japonesa define al “operador de almacén” como aquel que “almacena bienes en un almacén para terceros como un negocio” . Lo importante aquí es la frase “como un negocio”, que se refiere a aquellos que ofrecen servicios de almacenamiento de manera repetida y continua y obtienen beneficios de ello. El contrato que se celebra entre el operador de almacén y el cliente para el almacenamiento de bienes es el contrato de depósito comercial.

Este depósito comercial difiere en su naturaleza legal, especialmente en el nivel de diligencia requerida del depositario (quien recibe los bienes para su custodia), de los contratos de depósito generales establecidos por el Código Civil de Japón. En el Código Civil japonés, los contratos de depósito son, en principio, gratuitos (sin recibir remuneración), y la diligencia requerida del depositario es simplemente “la misma atención que a sus propios bienes”. La “atención de un administrador diligente” (obligación de diligencia de un buen administrador) se impone solo en el caso de depósitos remunerados.

Por otro lado, la ley comercial de Japón aplica una disciplina más estricta a los depósitos realizados por operadores de almacén que son comerciantes. El Artículo 595 de la ley comercial japonesa establece que “cuando un comerciante recibe un depósito dentro del ámbito de su negocio, incluso si no recibe remuneración, debe almacenar los bienes depositados con la atención de un administrador diligente” . Esto se basa en la idea de que, dado que los operadores de almacén son profesionales que custodian bienes ajenos, deben asumir siempre un alto nivel de obligación de diligencia esperado de un profesional, independientemente de si hay contraprestación o no . Esta disposición permite que el depositante reciba una protección considerablemente mayor en comparación con los depósitos bajo el Código Civil de Japón, incluso si las circunstancias especiales hacen que la tarifa de almacenamiento sea gratuita.

Para aclarar esta diferencia, la siguiente tabla compara ambos tipos de depósito.

Como muestra la tabla, el acto de una empresa de depositar sus productos o mercancías con un operador de almacén automáticamente cae bajo la disciplina de la ley comercial de Japón, lo que significa que se forma un entorno legal favorable para el depositante. Reconocer este punto es una premisa fundamental al establecer relaciones con operadores de almacenes.

La obligación más importante de los operadores de almacenes en Japón: el deber de cuidado en la custodia de bienes depositados

Entre las numerosas obligaciones que los operadores de almacenes en Japón asumen en virtud de un contrato de depósito, la más central y significativa es el deber de custodiar los bienes depositados con la diligencia de un buen administrador, conocido como “deber de diligencia debida”.

Este deber de diligencia debida se origina en el artículo 400 del Código Civil japonés y es una obligación impuesta al fiduciario en varios tipos de contratos, como los contratos de mandato. El artículo 595 del Código de Comercio japonés también aplica este deber a los operadores de almacenes. En concreto, los operadores de almacenes deben gestionar los bienes depositados con el nivel de atención generalmente requerido en las transacciones comerciales, de acuerdo con su profesión o estatus social. Esto significa no solo “tratar los bienes con el mismo cuidado que los propios”, sino también, como profesionales de la custodia, mantener el ambiente óptimo para los bienes según su naturaleza y características, y tomar todas las medidas razonables para prevenir su pérdida, daño o deterioro de calidad.

En cuanto al cumplimiento de este deber de diligencia debida, el Código de Comercio japonés establece una disposición extremadamente favorable para el depositante. El artículo 610 del Código de Comercio japonés estipula que “el operador del almacén no puede eximirse de la responsabilidad por daños y perjuicios por la pérdida o daño de los bienes depositados a menos que pruebe que no ha descuidado su deber de cuidado en la custodia de los mismos”.

El significado práctico de esta disposición es considerable. En los litigios por incumplimiento de contrato ordinarios, la parte perjudicada (el demandante, en este caso el depositante) debe probar específicamente que la otra parte (el demandado, el operador del almacén) ha incumplido el contrato, es decir, ha violado el deber de cuidado (negligencia). Sin embargo, para un depositante externo, es prácticamente imposible comprender los detalles de lo que ocurrió en el almacén y reunir pruebas para establecerlo. La información está sesgada hacia el lado del operador del almacén. El artículo 610 del Código de Comercio japonés invierte deliberadamente las reglas de la carga de la prueba para corregir esta disparidad de información.

Según esta regla, al depositante le basta con afirmar y probar en un litigio que “entregó los bienes en buen estado” y que “fueron devueltos en estado dañado (o no fueron devueltos en absoluto)”. A partir de ahí, el operador del almacén no puede eximirse de la responsabilidad a menos que demuestre activamente que “como profesionales, hicieron todo lo que debían hacer y no descuidaron su deber de cuidado”. Esto representa un obstáculo muy alto para los operadores de almacenes y, como resultado, los derechos del depositante están fuertemente protegidos. Este mecanismo legal proporciona un fuerte incentivo para que los operadores de almacenes mantengan altos estándares operativos en todo momento y registren detalladamente las condiciones de gestión en previsión de cualquier eventualidad.

El contenido de este estricto deber de cuidado puede entenderse más concretamente a través de casos judiciales reales.

Por ejemplo, en el litigio relacionado con el incendio del almacén de Askul, que ocurrió en 2017 y tardó aproximadamente dos semanas en extinguirse, el Tribunal de Distrito de Tokio señaló el 26 de abril de 2023 (Reiwa 5) la posibilidad de que el uso inadecuado de una carretilla elevadora por parte de un contratista que entraba y salía del almacén fuera la causa del incendio, y mencionó el sistema de gestión del almacén, ordenando finalmente al contratista pagar aproximadamente 5.1 mil millones de yenes en daños. En este caso, también se reveló que, a pesar de que la alarma de incendio se activó, los empleados la detuvieron al considerarla una falsa alarma, lo que sugiere que el deber de cuidado no se limita solo al mantenimiento de las instalaciones, sino que también incluye el establecimiento y cumplimiento de procedimientos adecuados de respuesta en emergencias.

Además, hay casos en los que se exige un deber especial de cuidado según las características de los bienes depositados. En un fallo emitido por el Tribunal de Distrito de Sapporo el 7 de junio de 2012, se determinó que un operador de almacén que había recibido vino para su custodia no cumplió con su obligación de mantener la temperatura (alrededor de 14 grados) y la humedad (alrededor del 75%) especificadas en el contrato. En este caso, aunque no se reconoció daño físico al propio vino, el tribunal consideró que el mero hecho de no proporcionar el ambiente de almacenamiento acordado constituía un incumplimiento de contrato y ordenó al operador del almacén pagar la totalidad de la tarifa de almacenamiento como daños. Del mismo modo, en la custodia de artículos que requieren control de temperatura, como el atún congelado, se exige a los operadores de almacenes un alto nivel de conocimiento especializado y capacidad de gestión de instalaciones para mantener la calidad, y el incumplimiento de esto conlleva una responsabilidad inmediata.

Estos casos ilustran que el deber de diligencia debida de los operadores de almacenes no es uniforme, sino un deber dinámico que se concretiza según el contenido de cada contrato, la naturaleza de los bienes depositados y el estándar profesional del sector al que pertenece el operador.

Certificados de Almacén: Valores que Sustentan la Distribución de Bienes y las Finanzas en Japón

En un contrato de depósito, el depositante puede solicitar al operador del almacén la emisión de un “certificado de almacén” como prueba de los bienes depositados. El Artículo 600 del Código de Comercio de Japón impone al operador del almacén la obligación de emitir dicho certificado cuando el depositante lo solicita. Este certificado de almacén no es simplemente un recibo de depósito. Es un “valor” al que el Código de Comercio japonés otorga un efecto legal especial, desempeñando un papel extremadamente importante en la circulación de bienes y en las finanzas.

En primer lugar, no todos los operadores de almacenes pueden emitir certificados de almacén. Solo aquellos operadores que han recibido un permiso especial del Ministro de Tierras, Infraestructura, Transporte y Turismo de Japón, según lo estipulado en el Artículo 13 de la Ley de Almacenes de Japón, y que se considera que tienen la solvencia y la capacidad para llevar a cabo sus operaciones, están autorizados para emitirlos. Este sistema de permisos es la primera barrera para garantizar la credibilidad de los certificados de almacén. Los certificados emitidos deben incluir, como lo establece el Código de Comercio japonés, los detalles legales requeridos, como el tipo, calidad y cantidad de los bienes depositados, el nombre o la razón social del depositante, el lugar de almacenamiento y la tarifa de almacenamiento.

La fuerza legal más poderosa de los certificados de almacén radica en su negociabilidad, es decir, la posibilidad de transferirlos mediante endoso. Al igual que las letras de cambio y los cheques, los certificados de almacén pueden ser transferidos a otros sucesivamente mediante un simple método de endoso, escribiendo la intención de transferir en el reverso del certificado y firmando.

El primer efecto de esta transferencia por endoso es el “efecto de derecho real”. Transferir un certificado de almacén equivale legalmente a transferir la propiedad de los bienes almacenados en el almacén. Esto permite a las empresas comprar y transferir la propiedad sin mover físicamente los productos pesados y voluminosos, simplemente moviendo un pedazo de papel, el certificado. Esto contribuye significativamente a la aceleración de las transacciones y la reducción de costos en el comercio internacional y en las transacciones a gran escala dentro del país.

El segundo efecto es la protección del “poseedor de buena fe”. Quien adquiere un certificado de almacén mediante un endoso legítimo y sin conocer ningún defecto en la causa de adquisición del certificado (de buena fe), puede adquirir completamente los derechos indicados en el certificado, incluso si el transferente anterior no tenía un derecho legítimo. Además, el Artículo 604 del Código de Comercio de Japón establece que el operador del almacén no puede oponerse al poseedor de buena fe si la descripción en el certificado de almacén difiere de la realidad. Por ejemplo, si el operador del almacén recibe un producto A pero por error indica en el certificado que ha recibido un producto A+ de mayor calidad, no puede negarse a entregar el producto A+ al poseedor de buena fe del certificado, sino que está obligado a entregar el producto A+ o a compensar la diferencia. Esta disposición asegura una confianza absoluta en el contenido del certificado y mejora su negociabilidad.

La combinación de estos efectos legales eleva el certificado de almacén de un simple vale de canje de bienes a un activo con valor financiero. Las empresas pueden llevar el certificado de almacén, que representa su inventario almacenado, al banco y obtener préstamos utilizando el certificado como garantía (financiamiento de la cadena de suministro). El banco, al recibir la transferencia del certificado por endoso, obtiene un derecho de garantía seguro sobre los bienes y está protegido como poseedor de buena fe, lo que le permite otorgar préstamos con confianza. De esta manera, el inventario físicamente inmovilizado (stock) se convierte en un activo financiero líquido (flujo) a través del medio del certificado de almacén. Para las empresas extranjeras que operan en Japón, comprender y utilizar el sistema de certificados de almacén no solo es una estrategia importante para la eficiencia en la gestión de inventarios, sino también para diversificar los medios de financiamiento de capital de trabajo y optimizar la eficiencia del capital.

Derechos de los operadores de almacenes: El derecho de retención por almacenaje y otros costos en Japón

Mientras que los operadores de almacenes en Japón tienen diversas obligaciones hacia los depositantes, también poseen derechos poderosos para asegurar sus créditos. Uno de los más representativos es el “derecho de retención comercial” establecido en el Código de Comercio japonés.

El derecho de retención permite a quien posee bienes ajenos negarse a entregarlos hasta que se le pague el crédito que surge de esos bienes. Los operadores de almacenes pueden retener los artículos depositados por los clientes para asegurar el pago de almacenaje, manipulación de mercancías, gastos adelantados y otros créditos.

Es crucial entender que el derecho de retención comercial, como lo define el Código de Comercio japonés, tiene requisitos de establecimiento mucho más flexibles que el derecho de retención general establecido en el Código Civil japonés. Para que se establezca el derecho de retención civil, se requiere una “relación directa (conexión) entre el crédito y el bien retenido”. Por ejemplo, si no se ha pagado la reparación de un reloj, el reparador puede retenerlo, pero no puede retener una bolsa que el cliente haya olvidado, ya que no está relacionada.

Sin embargo, en las transacciones entre comerciantes (empresarios), el derecho de retención comercial no requiere esta conexión. Es decir, si tanto el acreedor (operador del almacén) como el deudor (depositante) son comerciantes y el crédito surge de sus transacciones comerciales, el derecho de retención puede ejercerse incluso si no hay una relación directa con los bienes retenidos.

La diferencia práctica que esto conlleva es significativa. Supongamos que una empresa ha depositado tres lotes diferentes de productos, A, B y C, en el mismo almacén. Si la empresa cuestiona la factura de almacenaje del lote A y retiene temporalmente el pago, el operador del almacén puede, por supuesto, retener los bienes del lote A para recuperar el pago. Pero el alcance del derecho de retención comercial no se limita a eso. El operador del almacén puede legalmente retener también los bienes de los lotes B y C, cuyos pagos de almacenaje se han realizado completamente, para asegurar el crédito relacionado con el lote A.

Esta regla es un medio de cobro de créditos extremadamente poderoso para los operadores de almacenes, pero puede representar un riesgo inesperado para los depositantes. Un pequeño conflicto sobre una factura puede detener el envío de todo el inventario depositado en ese almacén, paralizando toda la cadena de suministro. Esto otorga a los operadores de almacenes una enorme ventaja en las negociaciones durante un conflicto. Por lo tanto, es crucial que las empresas que utilizan servicios de almacenaje en Japón tengan siempre en cuenta el amplio alcance de este derecho de retención comercial y gestionen y paguen sus facturas de manera precisa y sin demoras, desde el punto de vista de la continuidad del negocio. Los departamentos legales y de contabilidad deben ser plenamente conscientes de que una retención de pago aparentemente trivial sobre algunas facturas puede tener un impacto grave en toda la empresa.

Devolución de los Objetos Depositados y Terminación del Contrato de Depósito Bajo la Ley Japonesa

El contrato de depósito alcanza su principal objetivo con la devolución de los objetos depositados y se encamina hacia su terminación. Comprender la relación de derechos y obligaciones en esta etapa final del contrato, y en particular los plazos legales que requieren especial atención, es esencial para completar las transacciones de manera satisfactoria.

El depositante, o quien posea legítimamente el conocimiento de embarque, tiene el derecho de solicitar la devolución de los objetos depositados en cualquier momento. Según las disposiciones del Código Civil de Japón, incluso si las partes han acordado un período de almacenamiento, el depositante puede solicitar la devolución antes de que dicho período expire. Sin embargo, si esta solicitud de devolución anticipada causa daños al operador del almacén (por ejemplo, si se estableció una tarifa de almacenamiento con descuento basada en un contrato a largo plazo), el depositante puede tener la obligación de indemnizar por esos daños.

Los procedimientos para recibir la devolución de los objetos depositados (procedimientos de salida del almacén) suelen estar estipulados en las condiciones establecidas por el operador del almacén (como las Condiciones Estándar de Depósito en Almacén). Si se ha emitido un conocimiento de embarque, la presentación de este documento al operador del almacén es una condición para la devolución. Si no se ha emitido un conocimiento de embarque, se solicita la salida del almacén presentando los documentos u otros requisitos especificados por el operador del almacén.

Las causas de terminación de un contrato de depósito son más comúnmente la devolución completa de los objetos depositados, pero también pueden incluir la expiración del plazo del contrato o la rescisión del contrato por cualquiera de las partes. El operador del almacén puede rescindir el contrato si los objetos depositados ya no son aptos para el almacenamiento o si existe el riesgo de que causen daños a otros objetos depositados. Por otro lado, el depositante también puede tener la opción de rescindir el contrato antes de tiempo siguiendo los procedimientos establecidos en el contrato (por ejemplo, notificación de cancelación con cierta antelación).

En este proceso de terminación del contrato, lo que el depositante debe tener en cuenta es el “plazo de prescripción breve” para reclamaciones por daños y perjuicios. El Código de Comercio de Japón establece un período mucho más corto de un año, en comparación con el plazo general de prescripción de deudas (que es de cinco años), para la responsabilidad del operador del almacén. Específicamente, el derecho a reclamar indemnización por la pérdida o daño de los objetos depositados contra el operador del almacén se extingue por prescripción si no se ejerce dentro de un año desde la fecha en que los objetos fueron entregados por el almacén (fecha de salida). Si todos los objetos depositados se han perdido, el plazo comienza a partir del día en que el operador del almacén notifica al depositante sobre la pérdida. Este plazo de prescripción breve tiene como objetivo estabilizar las relaciones legales en las transacciones comerciales lo antes posible, pero para el depositante representa un plazo crítico que podría resultar en la pérdida de derechos.

Este breve período de un año puede convertirse en una “trampa procesal” que a menudo se pasa por alto en la práctica. Cuando una empresa retira una gran cantidad de artículos de un almacén, no necesariamente realiza una inspección detallada de todo inmediatamente. Los artículos pueden ser enviados directamente a otro punto de distribución o almacenados en su embalaje hasta justo antes de la venta. Y no es raro que, meses después, cuando finalmente se intenta usar o vender el producto, se descubran problemas como daños, escasez de cantidad o deterioro de la calidad. Sin embargo, si en ese momento ha transcurrido un año desde la fecha de salida, incluso si la responsabilidad del operador del almacén es clara, legalmente el derecho a reclamar indemnización por daños ya se habrá extinguido.

Para evitar este riesgo, es necesario que las empresas coordinen entre sus departamentos legales y de logística e inventario, y establezcan procedimientos internos. Específicamente, cuando se retiran artículos de un almacén en Japón, es esencial establecer un proceso para realizar una inspección rápida y exhaustiva. Y si se descubre alguna anomalía, es necesario notificar inmediatamente al operador del almacén y completar la preparación para ejercer derechos legales, como negociaciones o presentación de demandas, antes de que transcurra el plazo de prescripción de un año. La existencia de este plazo de prescripción breve no es solo un conocimiento legal, sino una regla extremadamente práctica que define el flujo de trabajo específico de una empresa y la forma en que se lleva a cabo su control interno.

Resumen

Como se ha detallado en este artículo, el marco legal que rige las operaciones de almacén bajo la Ley de Comercio y la Ley de Almacenes de Japón está construido de manera precisa y multifacética. Para que los operadores Negocios protejan de manera segura sus activos y derechos al utilizar servicios de almacenamiento en Japón, es necesario tener en cuenta varios puntos legales clave. En primer lugar, antes de las negociaciones contractuales, verificar que el almacén de la contraparte esté registrado legalmente bajo la Ley de Almacenes de Japón. En segundo lugar, comprender la regla favorable para el depositante que implica el alto deber de cuidado, conocido como “deber de diligencia”, impuesto a los operadores de almacenes y la transferencia de la responsabilidad de la prueba en caso de daños. En tercer lugar, utilizar estratégicamente la circulación y la función financiera de los “conocimientos de embarque de almacén”, que tienen un valor más allá de un simple recibo de depósito. En cuarto lugar, reconocer el riesgo potencial que el poderoso “derecho de retención comercial” de los operadores de almacenes puede tener en la cadena de suministro de su empresa y llevar a cabo una gestión de pagos adecuada. Y, finalmente, para no perder el derecho a reclamar daños y perjuicios, establecer un sistema de inspección estricto para cumplir con el muy corto plazo de prescripción de “un año”. Estos puntos son clave para una logística fluida y una gestión de riesgos segura en Japón.

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