El marco legal del orden corporativo en la ley laboral japonesa: Reglamentos de servicio, protección de denunciantes internos y la efectividad de las sanciones disciplinarias

Para la ejecución fluida de las actividades corporativas y el crecimiento sostenido, es esencial mantener un orden interno claro y justo. Sin embargo, el orden corporativo en Japón no se establece simplemente por costumbres o instrucciones unilaterales de los gerentes, sino que está estrictamente regulado por un marco legal basado en contratos laborales. Comprender y cumplir con este marco legal es uno de los desafíos más importantes en la gestión empresarial para prevenir posibles disputas laborales y construir relaciones laborales saludables. En particular, tres elementos son fundamentales para el orden corporativo: el ‘Reglamento de Servicio’, que define específicamente el código de conducta de los empleados; el ‘Sistema de Protección de Denunciantes Internos’, que promueve la función de autolimpieza de la organización; y las ‘Sanciones Disciplinarias’, que son castigos por violaciones del orden. Estos sistemas están detalladamente regulados por leyes japonesas como la Ley de Contratos de Trabajo de Japón, la Ley de Normas Laborales de Japón y la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público de Japón, y su implementación requiere una atención meticulosa. Este artículo se enfoca en estos tres temas cruciales y explica los requisitos legales y las consideraciones prácticas que las empresas deben seguir, incluyendo legislación específica y casos judiciales. Con esto, buscamos ayudar a los empresarios y profesionales legales a gestionar adecuadamente los riesgos legales y realizar una gestión organizativa efectiva y legal.

Fundamentos legales del orden empresarial en Japón

En Japón, el derecho de una empresa a exigir y mantener un cierto orden entre sus empleados se origina en el contrato laboral celebrado entre el empleador y el trabajador. Esta relación no se limita a una mera relación de mando y obediencia, sino que se establece como una relación contractual basada en el acuerdo entre partes legalmente iguales.

La relación centrada en el contrato laboral

El Artículo 6 de la Ley de Contratos Laborales de Japón establece que el contrato laboral se forma “mediante el acuerdo entre el trabajador, que presta su labor al empleador, y el empleador, que paga un salario a cambio”. Basándose en este acuerdo, el trabajador tiene la obligación de proporcionar su fuerza laboral, y el empleador, la obligación de pagar un salario. Las obligaciones del trabajador no se limitan a la realización de las tareas asignadas. El contrato también implica obligaciones más amplias, como preservar la propiedad de la empresa, cooperar en la operación fluida de los negocios y considerar el beneficio general de la empresa. La obligación de cumplir con el orden empresarial se reconoce legalmente como una de estas obligaciones implícitas en el contrato laboral. Es decir, se interpreta que el cumplimiento de las reglas de la empresa por parte del empleado es una responsabilidad fundamental en la ejecución del contenido del contrato.

Los principios de “buena fe y lealtad” y “prohibición del abuso de derechos”

La Ley de Contratos Laborales de Japón en su Artículo 3 establece los principios fundamentales que regulan esta relación contractual de manera más concreta. El párrafo 4 de dicho artículo establece el principio de “buena fe y lealtad”, que dicta que “el trabajador y el empleador deben ejercer sus derechos y cumplir con sus obligaciones de manera fiel y honesta, de acuerdo con la buena fe”. Una violación del orden empresarial por parte del empleado puede ser evaluada como una acción contraria a este principio de buena fe y lealtad.

Por otro lado, el párrafo 5 del mismo artículo establece el principio de “prohibición del abuso de derechos”, que estipula que “ni el trabajador ni el empleador deben abusar de los derechos derivados del contrato laboral en su ejercicio”. Este principio constituye una importante restricción legal al ejercicio de la autoridad del empleador. Si se considera que el ejercicio de poderes disciplinarios para mantener el orden empresarial es inapropiado en su propósito o medios, puede ser legalmente invalidado como un abuso de derechos.

De esta manera, el orden empresarial en la legislación laboral japonesa se basa en una relación bilateral fundada en el contrato laboral, donde la obligación de cumplimiento por parte del empleado se fundamenta en el principio de buena fe y lealtad, mientras que el ejercicio de la autoridad del empleador está estrictamente limitado por el principio de prohibición del abuso de derechos. Comprender estas obligaciones legales bidireccionales es el primer paso para considerar cuestiones relacionadas con el orden empresarial.

Establecimiento de Reglas: Reglamentos de Servicio y Normas de Trabajo

Los ‘Reglamentos de Trabajo’ son los documentos legales más importantes para presentar de manera concreta y clara el orden empresarial a los empleados y exigir su cumplimiento. Dentro de estos, los que se especializan en el código de conducta de los empleados son los ‘Reglamentos de Servicio’.

El papel central de las Normas de Trabajo

El Artículo 89 de la Ley de Normas Laborales de Japón obliga a los empleadores que emplean regularmente a más de 10 trabajadores a crear Normas de Trabajo y a presentarlas al director de la Oficina de Normas Laborales correspondiente. Estas Normas de Trabajo deben incluir ‘elementos de contenido absolutamente necesarios’, como los horarios de inicio y fin de la jornada laboral y los detalles sobre los salarios, así como ‘elementos de contenido relativamente necesarios’, que deben ser incluidos si se establecen ciertas normas. Las disposiciones sobre sanciones a los empleados, es decir, disciplina, están contenidas en estos elementos de contenido relativamente necesarios, y para que una empresa lleve a cabo una acción disciplinaria, es un gran presupuesto legal que las razones y tipos de sanciones estén claramente estipulados en las Normas de Trabajo.

La posición de los Reglamentos de Servicio

Los Reglamentos de Servicio especifican concretamente la disciplina que los empleados deben seguir en el trabajo, como la obligación de dedicación al trabajo, la obligación de mantener la confidencialidad, el uso adecuado de las instalaciones y bienes de la empresa, y la prohibición del acoso. Legalmente, estos Reglamentos de Servicio se tratan como parte de las Normas de Trabajo. Las empresas pueden establecer un capítulo llamado ‘Disciplina de Servicio’ dentro de las Normas de Trabajo o pueden crear un documento separado llamado ‘Reglamentos de Servicio’. Incluso en este último caso, los reglamentos se consideran legalmente como parte integral de las Normas de Trabajo, por lo que la creación o modificación de los mismos requiere seguir los mismos procedimientos legales que las Normas de Trabajo.

Procedimientos obligatorios en la creación y modificación

Al crear o modificar las Normas de Trabajo (incluidos los Reglamentos de Servicio), los empleadores deben cumplir con los estrictos procedimientos establecidos por la Ley de Normas Laborales de Japón. Primero, si hay un sindicato de trabajadores que representa a la mayoría de los trabajadores, el empleador debe consultar a ese sindicato, o en su ausencia, al representante de la mayoría de los trabajadores, y preparar un documento escrito (opinión) con sus comentarios. La ley solo requiere la ‘consulta’ de opiniones, no el ‘consentimiento’ del representante. Sin embargo, este procedimiento de consulta es obligatorio y si se determina que no se ha llevado a cabo a través de la interacción con la Oficina de Normas Laborales, es muy probable que no se acepte la presentación de las Normas de Trabajo.

Además, una vez creadas o modificadas las Normas de Trabajo, el empleador tiene la obligación de darlas a conocer a todos los empleados mediante la publicación en un lugar visible dentro de la empresa, la entrega de documentos escritos o la publicación en la intranet. Si se descuida esta obligación de divulgación, incluso si las Normas de Trabajo se han establecido legalmente, la empresa podría perder la capacidad de ejercer derechos basados en su contenido (por ejemplo, la implementación de sanciones disciplinarias) frente a los empleados. Estos procedimientos no son meramente formales, sino requisitos fundamentales para otorgar efectividad legal a las Normas de Trabajo.

Protección de la Integridad: El Sistema de Protección de Denunciantes de Interés Público en Japón

Mantener el orden corporativo no solo implica hacer cumplir las reglas internas, sino también incluye la capacidad de detectar y corregir actos indebidos dentro de la organización. Legalmente, este mecanismo de autolimpieza está respaldado por la “Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público” de Japón.

Descripción General de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público

Esta ley tiene como objetivo proteger a los trabajadores y otras personas que, sin un propósito indebido, informen a una entidad designada sobre actos ilegales o irregularidades en su lugar de trabajo. Específicamente, prohíbe claramente que los empleadores tomen cualquier medida desfavorable, como degradaciones o reducciones salariales, contra los trabajadores por haber realizado dichas denuncias. Tales medidas de represalia son legalmente inválidas.

Refuerzo de las Obligaciones del Empleador con la Reforma de 2022

La reforma de la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público, que entró en vigor el 1 de junio de 2022, ha fortalecido significativamente las medidas que deben tomar los empleadores. En particular, para los empleadores con más de 300 trabajadores en plantilla de manera constante, se ha convertido en una “obligación” legal establecer un sistema adecuado para responder a las denuncias internas de interés público (para los empleadores con menos de 300 trabajadores, es una “obligación de esfuerzo”).

Esta obligación de establecer un sistema incluye específicamente la creación de una oficina de recepción de denuncias internas y la designación de un “trabajador encargado de gestionar las denuncias de interés público” responsable de recibir las denuncias, investigar y tomar medidas correctivas. Además, se impone una estricta obligación de confidencialidad a este trabajador con respecto a la información que pueda identificar a los denunciantes. Si se filtra esta información sin una razón legítima, el trabajador puede ser sujeto a una multa de hasta 300,000 yenes. Con esta reforma, el sistema de denuncias internas ha pasado de ser una mera recomendación a una función de cumplimiento obligatorio con responsabilidades legales específicas.

Invalidación Judicial de Medidas Represalias

Los tribunales aplican estrictamente la prohibición de tratar desfavorablemente a los denunciantes de interés público. Un ejemplo de esto es la sentencia del Tribunal de Distrito de Yokohama del 14 de abril de 2022. En este caso, una empresa que operaba salones de pachinko había cometido actos en violación de las leyes japonesas relacionadas con negocios de entretenimiento para adultos. Cuando los empleados de la empresa denunciaron estos hechos a la policía, la empresa los degradó y les impuso una reducción salarial significativa. El tribunal determinó que la denuncia a la policía era una denuncia de interés público protegida por la Ley de Protección de Denunciantes de Interés Público y que, por lo tanto, la degradación y la reducción salarial basadas en esa denuncia eran violaciones de la ley y, en consecuencia, inválidas. Este caso establece claramente que, incluso si una empresa ejerce su poder de personal de manera represiva contra los denunciantes, el poder judicial puede negar la validez de dichas acciones.

Ejecución de Reglas: Requisitos Válidos para la Imposición de Sanciones Disciplinarias Bajo la Ley Laboral Japonesa

Como último recurso para mantener el orden corporativo, los empleadores pueden imponer sanciones disciplinarias a los empleados que violen las reglas de acuerdo con las normativas de trabajo establecidas. Sin embargo, el ejercicio de este derecho disciplinario no es ilimitado y está sujeto a estrictos requisitos bajo la ley laboral japonesa.

Tipos de Sanciones Disciplinarias Bajo la Ley Laboral Japonesa

Existen varios tipos de sanciones disciplinarias en Japón, que varían según la gravedad de la falta cometida. Generalmente, se clasifican de menor a mayor severidad de la siguiente manera:

• Amonestación/Reprimenda: Es una sanción que implica una advertencia seria, ya sea verbal o escrita, para prevenir futuras faltas. En el caso de una reprimenda, es común solicitar la entrega de un informe escrito de explicación.
• Reducción de Salario: Como medida punitiva, se descuenta una cantidad determinada del salario que normalmente se pagaría.
• Suspensión de Empleo: Es una sanción que prohíbe trabajar durante un período determinado, manteniendo el contrato laboral. Durante este tiempo, no se paga el salario.
• Degradación: Es una sanción que implica la reducción de rango o posición dentro de la empresa.

Estrictas limitaciones legales sobre la reducción salarial bajo la Ley Laboral Japonesa

En particular, la reducción salarial está estrictamente limitada por el artículo 91 de la Ley de Normas Laborales de Japón (Japanese Labor Standards Act), desde la perspectiva de proteger la vida de los trabajadores. Específicamente, el monto de la reducción salarial por un solo incidente no puede exceder la mitad del salario diario promedio. Además, incluso si hay múltiples infracciones disciplinarias en un solo período de pago, el monto total de la reducción no puede superar el 10% del salario total del período de pago. Estas restricciones se aplican a la “reducción salarial” como una sanción disciplinaria y no se aplican directamente a la falta de pago de salarios debido a la suspensión del trabajo o a la falta de pago de la asignación por posición debido a una degradación.  

Principios del Abuso del Derecho Disciplinario Bajo la Ley Japonesa

Uno de los principios legales más importantes en el ejercicio del derecho disciplinario es el “principio del abuso del derecho disciplinario”, el cual está codificado en el Artículo 15 de la Ley de Contratos de Trabajo de Japón. Este artículo establece que “en los casos en que el empleador tiene el derecho de disciplinar a un trabajador, si el castigo, en vista de la naturaleza y la manera de la conducta del trabajador y otras circunstancias, carece de razones objetivamente razonables y no se considera apropiado según las normas sociales, dicho derecho se considera abusado y, por lo tanto, la disciplina será inválida”.

Este artículo indica que para que una sanción disciplinaria sea considerada válida, debe cumplir con los siguientes dos requisitos:

1. Objetividad y Racionalidad: La conducta del empleado debe corresponder objetivamente a las causas de disciplina establecidas en las normas de trabajo. Se requiere la existencia de pruebas suficientes que respalden este hecho.
2. Adecuación a las Normas Sociales: La severidad del castigo debe estar equilibrada con la naturaleza, manera, resultado y la intención del empleado en la conducta cuestionada, el grado de daño causado, la actitud de trabajo previa y el historial disciplinario del empleado, así como el nivel de arrepentimiento, entre otras circunstancias relevantes.

Decisiones Judiciales y Jurisprudencia Bajo el Derecho Japonés

Los tribunales de Japón aplican rigurosamente la doctrina del abuso del derecho disciplinario, evaluando la validez de las sanciones no en base al juicio subjetivo del empleador, sino en base a criterios objetivos.  

Por ejemplo, en el caso de un profesor asociado de una universidad que recibió una suspensión de empleo de seis meses por actos de acoso (sentencia del Tribunal de Distrito de Kanazawa del 25 de enero de 2011 (2011)), el tribunal reconoció la existencia de ciertos comportamientos inapropiados por parte del profesor asociado, pero consideró que estos no justificaban una suspensión de empleo de seis meses. Además, teniendo en cuenta que el profesor asociado no tenía antecedentes disciplinarios y mostraba signos de arrepentimiento, el tribunal determinó que la sanción era excesiva y carecía de “razonabilidad según las normas sociales”, por lo que se consideró un abuso del derecho disciplinario y, por ende, inválida.  

En cuanto a las sanciones disciplinarias por conductas en la vida privada de los empleados, estas se consideran válidas únicamente cuando “se evalúa objetivamente que la conducta tiene un impacto negativo significativo en la reputación social de la empresa”. Por ejemplo, es probable que se considere que una sanción disciplinaria severa carece de razonabilidad en casos de delitos menores privados cometidos por empleados comunes, que no han sido reportados ni son conocidos dentro de la empresa. Por otro lado, si una persona en un puesto clave de la empresa comete un delito grave que recibe una amplia cobertura mediática, una sanción severa puede ser considerada apropiada debido al daño significativo causado a la reputación de la empresa. En última instancia, la validez de una sanción disciplinaria se determina considerando de manera integral las circunstancias específicas de cada caso.  

Para evaluar la validez de una sanción disciplinaria, es extremadamente importante comprender las características y restricciones legales de cada tipo de sanción. A continuación, se presenta una tabla comparativa de las principales sanciones disciplinarias.

Resumen

El mantenimiento del orden corporativo en Japón se basa en un marco legal multifacético que incluye las obligaciones de empleadores y empleados bajo la Ley de Contratos de Trabajo de Japón, los estrictos procedimientos para las normas de trabajo establecidos por la Ley de Normas Laborales de Japón y la rigurosa supervisión judicial contra el abuso del poder disciplinario. Para lograr una gestión organizacional efectiva y legal, es esencial comprender estos tres pilares con precisión. En primer lugar, es necesario establecer y difundir adecuadamente las normas de trabajo de acuerdo con los procedimientos legales. En segundo lugar, construir un sistema de cumplimiento que proteja a los denunciantes de represalias, como lo exige la Ley de Protección de Denunciantes de Japón. Y en tercer lugar, al imponer sanciones disciplinarias, es crucial considerar cuidadosamente si se pueden cumplir los estrictos estándares de “racionalidad objetiva” y “adecuación según las normas sociales” aplicados por los tribunales japoneses. Cumplir con estas demandas legales protegerá a la empresa de riesgos legales innecesarios y servirá como una base sólida para un crecimiento sostenido.

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