¿Qué es la nueva ley para freelancers? Explicación de los puntos clave con base en un ejemplo de contrato adaptado a la nueva legislación.

Con la entrada en vigor de la “Nueva Ley de Freelancers” en Japón en noviembre de Reiwa 6 (2024), las empresas están obligadas a cumplir estrictamente con la legislación en sus transacciones con freelancers. La Nueva Ley de Freelancers, que busca crear un entorno de trabajo seguro para los trabajadores autónomos al exigir transparencia en las transacciones y contratos justos, plantea la cuestión de cómo deben responder las empresas a estas nuevas regulaciones.

En este artículo, utilizando ejemplos de contratos adaptados a la Nueva Ley de Freelancers, explicaremos los puntos clave en la contratación de freelancers.

Definición de las partes afectadas por la nueva ley de freelancers en Japón

La nueva ley de freelancers en Japón, cuyo nombre oficial es “Ley sobre la Mejora de las Transacciones Relacionadas con los Contratistas Específicos”, ha renombrado a los freelancers como “Contratistas Específicos”.

Esta ley se aplica a las transacciones de “contratación de servicios” entre un contratista de servicios específicos y un contratista de servicios. Es decir, se aplica a las transacciones de contratación entre empresas (BtoB) y no a las transacciones entre individuos y consumidores.

Contratista Específico (Artículo 2, Párrafo 1)

Un Contratista Específico es un “empresario” que es un individuo que no emplea trabajadores o una corporación con solo un representante, y que recibe “contratación de servicios”. Por lo tanto, la nueva ley de freelancers se aplica no solo a los freelancers individuales, sino también a las corporaciones que, aparte del representante único, no tienen oficiales ni empleados.

Por otro lado, si se “emplean trabajadores”, no se considerará un Contratista Específico, pero “emplear trabajadores” no incluye a aquellos que son contratados temporalmente por un corto tiempo o período.

Por lo tanto, “emplear trabajadores” se refiere a emplear a “trabajadores” según el Artículo 9 de la Ley de Normas Laborales de Japón, que trabajan un tiempo predeterminado de 20 horas o más por semana y se espera que estén empleados de manera continua por más de 31 días.

Además, si un freelancer lleva a cabo múltiples negocios diferentes y “emplea trabajadores” en uno de esos negocios, se considerará que “emplea trabajadores” en todos los negocios y no calificará como Contratista Específico.

Referencia: ＜Guía de Interpretación＞ Ley sobre la Mejora de las Transacciones Relacionadas con los Contratistas Específicos (31 de mayo de (Reiwa 6) 2024, Comisión de Comercio Justo y Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar)[ja]

Contratista de Servicios Específicos (Artículo 2, Párrafo 6)

Para la aplicación de la nueva ley de freelancers en Japón, primero explicaremos lo que es un contratista de servicios. Un contratista de servicios es un empresario que contrata servicios a un Contratista Específico, independientemente de si tiene empleados o oficiales. Por lo tanto, incluso los propietarios de negocios individuales o las empresas unipersonales pueden ser contratistas de servicios.

Un Contratista de Servicios Específicos es un contratista de servicios que emplea trabajadores como propietario de un negocio individual o es una corporación con dos o más oficiales o que emplea trabajadores. Se puede decir que muchas empresas, desde grandes corporaciones hasta pequeñas y medianas empresas, califican como Contratistas de Servicios Específicos.

Si se es un contratista de servicios o un Contratista de Servicios Específicos tiene una gran diferencia en la aplicación de las regulaciones establecidas por la ley de freelancers en Japón, lo cual se explicará a continuación.

Contenido de la regulación de la nueva ley para freelancers en Japón

La nueva ley para freelancers en Japón impone diversas regulaciones a los contratantes para proteger los derechos de los freelancers (específicamente, los contratistas designados). Cuando un contratante de servicios encarga trabajo a un contratista designado, independientemente de si tiene empleados o directivos, el contratante de servicios debe cumplir con la obligación de especificar las condiciones de la transacción por escrito o por medios electrónicos (Artículo 3).

Las regulaciones aplicables en el caso de contratistas de servicios designados son las siguientes:

• Obligación de especificar las condiciones de la transacción por escrito o por medios electrónicos (Artículo 3).
• Cumplimiento de la fecha de pago de la remuneración y prohibición de retrasos en el pago (Artículo 4).
• Obligación de representación precisa de la información de reclutamiento (Artículo 12).
• Desarrollo de un sistema para medidas contra el acoso (Artículo 14).

Además, cuando un contratista de servicios designado encarga trabajo al mismo contratista designado por un período de más de un mes, se prohíben las siguientes acciones (Artículo 5):

• Prohibición de rechazo de recepción y reducción de la remuneración, entre otros.
• Prohibición de proporcionar beneficios indebidos, entre otros.

Además, cuando se celebra un contrato de servicios con el mismo empresario por un período de más de seis meses, se imponen las siguientes obligaciones adicionales a las mencionadas anteriormente (Artículo 16):

• Obligación de consideración para la conciliación de la crianza de los hijos y otros con el trabajo.
• Obligación de preaviso en caso de terminación intermedia, entre otros.

Detalles de la regulación bajo la nueva ley de freelancers en Japón y puntos clave en la contratación

Hasta ahora, hemos explicado el resumen de las regulaciones establecidas por la nueva ley de freelancers en Japón. A continuación, detallaremos el contenido de estas regulaciones que afectan a las empresas y los puntos clave que deben tener en cuenta al crear contratos, siguiendo el flujo real del proceso de contratación.

Obligación de Representación Adecuada de la Información de Reclutamiento (Artículo 12)

La nueva ley en Japón estipula que al proporcionar información sobre el reclutamiento de empresas específicas de servicios por medio de publicidad o similares, dicha información no debe contener representaciones falsas o que puedan causar malentendidos. Además, se obliga a que la información sea precisa y refleje el contenido más actualizado.

Cabe destacar que el término “publicidad o similares” incluye no solo publicaciones impresas convencionales, sino también correos electrónicos y otros medios digitales, y es necesario prestar atención a que los métodos que utilizan funciones de mensajería en redes sociales también se consideran “publicidad o similares” sujetos a esta regulación.

Por otro lado, la “información” se refiere específicamente a ① el contenido del trabajo, ② los detalles relacionados con el lugar, período y horario de trabajo, ③ los asuntos relacionados con la remuneración, ④ los términos sobre la rescisión y no renovación del contrato, y ⑤ los detalles sobre la persona o entidad que realiza el reclutamiento de la empresa de servicios específica.

Ejemplos de casos en los que es necesario modificar la información publicada

• Cuando se muestra intencionalmente una cantidad de remuneración más alta de lo real para atraer a ciertos contratistas especializados (representación falsa).
• Cuando se realiza una convocatoria de empleo utilizando el nombre de una empresa diferente a la que realmente está contratando (por ejemplo, el nombre de la empresa contratante original) (representación falsa).
• Cuando se especifica un período de contrato, pero en realidad se celebra un contrato por un período significativamente diferente (representación falsa).
• En empresas que tienen empresas afiliadas, cuando se hace una representación que puede confundirse con que la empresa afiliada está realizando la contratación (representación engañosa).
• Cuando se continúa mostrando información antigua en anuncios sin eliminarla o cambiarla, a pesar de haber finalizado la contratación o haber cambiado el contenido (mostrar información desactualizada).

Además, hoy en día es común que las empresas deleguen la provisión de información de contratación a otras empresas. En estos casos, es necesario prestar atención no solo a solicitar la finalización de la publicación de la información de contratación y los cambios en el contenido al sitio donde se publica la información, sino también a verificar que el contenido realmente haya sido modificado.

Entonces, ¿el simple hecho de haber contratado bajo condiciones diferentes a las que se mostraron en el momento de la contratación (cambio de las condiciones contractuales en el momento de la firma del contrato) constituye inmediatamente una violación de la obligación de representación precisa?

Como conclusión, incluso si las condiciones bajo las cuales se firmó el contrato son diferentes de las que se mostraron en el momento de la contratación, si estas se basan en un acuerdo entre la empresa que actúa como contratista especializado y el contratista específico, entonces la representación en el momento de la contratación no constituiría una violación de la obligación de representación precisa.

Obligación de expresar por escrito las condiciones de la transacción (Artículo 3)

La nueva ley estipula que el cliente (lado empresarial) tiene la obligación de comunicar claramente por escrito las condiciones de la transacción, como el contenido del trabajo, la remuneración y la fecha de pago, antes de la conclusión del contrato. Además, esta obligación no se limita a ciertos contratistas de servicios, por lo que se aplica a todas las empresas que contratan freelancers.

Los contratistas de servicios deben, inmediatamente después de contratar a un contratista específico, expresar por escrito o por medios electrónicos, según lo establecido por las regulaciones de la Comisión de Comercio Justo, los detalles de los servicios del contratista específico, la cantidad de la remuneración, la fecha de pago y otros asuntos relevantes al contratista específico.

Referencia: Artículo 3, párrafo 1 de la Ley de Freelancers

Los elementos que deben expresarse en el contrato son los siguientes:

1. Nombre comercial, nombre o denominación del contratista de servicios y del contratista específico, o número, símbolo u otro signo asignado a cada uno que permita su identificación.
2. Fecha en que se contrató el servicio.
3. Detalles del servicio proporcionado por el contratista específico.
4. Fecha y otros términos relevantes para recibir los servicios del contratista específico.
5. Lugar donde se recibirán los servicios del contratista específico.
6. Si se va a inspeccionar el servicio del contratista específico, la fecha límite para completar dicha inspección.
7. Cantidad de la remuneración.
8. Fecha de pago.
9. Detalles a expresar en caso de que la remuneración se pague por un método distinto al efectivo.

Estos nueve elementos deben expresarse “inmediatamente” cuando se contrata un servicio. Las directrices de interpretación de la nueva Ley de Freelancers indican que “inmediatamente” significa sin ningún retraso.

Por lo tanto, las empresas deben acordar y expresar las condiciones de la transacción con el contratista específico no en el momento en que realmente comienza el trabajo encargado, sino en la etapa en que se acuerda realizar el encargo de servicios.

Además, la nueva Ley de Freelancers establece que “sin embargo, no es necesario expresar aquellos elementos cuyo contenido no pueda ser determinado por una razón justificada en el momento de la contratación. En este caso, el contratista de servicios debe expresar inmediatamente los elementos una vez que se haya determinado su contenido, ya sea por escrito o por medios electrónicos”.

Por lo tanto, no es necesario expresar los elementos mencionados anteriormente si, debido a la naturaleza del contrato de servicios, hay una razón justificada, como una razón objetiva, por la cual el contenido no puede ser determinado en la etapa de contratación.

Métodos de Explicitación

La nueva ley en Japón establece que los contratistas de servicios pueden especificar las condiciones de transacción a los subcontratistas designados mediante métodos escritos o electrónicos (como correos electrónicos, SMS o mensajes en redes sociales), sin que sea necesariamente en la forma de un contrato escrito (Artículo 3, Párrafo 2).

Sin embargo, si un subcontratista designado solicita la entrega de un documento escrito, el contratista de servicios debe proporcionarlo sin demora, a menos que “no interfiera con la protección del subcontratista designado”.

Las situaciones en las que no se interfiere con la protección del subcontratista designado incluyen las siguientes:

• Cuando se ha especificado en respuesta a una solicitud del subcontratista designado por un método electrónico.
• Cuando el contrato de subcontratación que contiene las cláusulas estándar creadas por el contratista de servicios se celebra exclusivamente a través de Internet y dichas cláusulas estándar están disponibles en línea para que el subcontratista designado pueda revisarlas.
• Cuando ya se ha entregado un documento escrito previamente.

Puntos clave que las empresas deben tener en cuenta bajo la ley japonesa

Para evitar problemas derivados de incumplimientos en la obligación de informar, es recomendable mantener un registro de los documentos entregados, de modo que se pueda verificar posteriormente el hecho de la entrega.

Además, cuando se realice una notificación por medios electrónicos, es necesario guardar el contenido notificado para evitar su pérdida.

Obligación de Pago de Remuneración Dentro de los 60 Días (Artículo 4)

En la nueva ley para freelancers en Japón, se enfatiza la prevención de retrasos en el pago de remuneraciones.

Independientemente de si se realiza una inspección del contenido del servicio, se ha establecido la obligación de fijar una fecha de pago de remuneración dentro de los 60 días siguientes a la recepción del servicio por parte de un contratista específico y efectuar el pago correspondiente.

Además, si no se ha establecido una fecha de pago de remuneración, se considerará como tal el día “en que se recibió el servicio”. Si la fecha de pago se fija más allá de los 60 días desde la recepción del servicio, se considerará como fecha de pago el día anterior a aquel en que se cumplan los 60 días desde la recepción del servicio (Artículo 4, Párrafo 2).

Excepciones en el caso de la subcontratación

Según la Ley de Freelancers en Japón, el plazo de pago de honorarios está establecido, como ya se ha explicado, en un máximo de 60 días.

Sin embargo, existe una excepción cuando se subcontrata un trabajo recibido de otro cliente (el contratista original) a un subcontratista específico y, además, se especifica ① que se trata de una subcontratación, ② el nombre comercial, nombre o denominación del contratista original o un número, símbolo u otro signo que permita identificar al contratista original, y ③ la fecha de pago del precio del trabajo originalmente contratado. En estos casos, se permite que el pago se realice dentro de los 30 días siguientes al pago efectuado por el contratista original.

Obligación de establecer un sistema para medidas contra el acoso en las empresas bajo la ley japonesa (Artículo 14)

Los contratistas de servicios específicos tienen la obligación de tomar las medidas necesarias, incluida la creación de un sistema para la consulta, para evitar que el acoso dañe el entorno laboral de los trabajadores específicos de servicios subcontratados (párrafo 1). Además, los contratistas de servicios específicos no deben tratar desfavorablemente a los trabajadores específicos de servicios subcontratados por haber realizado consultas relacionadas con el acoso (párrafo 2).

Las medidas necesarias incluyen las siguientes, y se requiere una respuesta rápida por parte de las empresas:

• Clarificación y divulgación de la política de que no se debe cometer acoso, así como su promoción y concienciación.
• Respuesta rápida y adecuada al acoso en el contexto de la subcontratación de servicios.
• Establecimiento de un sistema necesario para atender y responder adecuadamente a las consultas.

Prohibiciones para los Empresarios Bajo la Ley Japonesa (Artículo 5)

Las prácticas desleales hacia los freelancers también están reguladas por la nueva legislación en Japón. Las empresas no deben reducir ni negar el pago de honorarios sin una razón justificable, y además, se prohíbe el acoso y las demandas injustas.

Rechazo Injustificado de la Recepción de un Servicio (Artículo 1, Inciso 1)

Está prohibido para las empresas contratantes en Japón rechazar la recepción de un servicio sin una causa justificada, incluso si no hay razones atribuibles al contratista específico.

Las causas atribuibles se refieren a situaciones donde el contenido del servicio no coincide con lo acordado en el contrato, o cuando el servicio no se ha proporcionado para la fecha de entrega acordada, haciendo que el servicio sea innecesario. Sin embargo, si tales circunstancias surgen debido a la conveniencia unilateral del contratante, rechazar la recepción del servicio podría considerarse un rechazo injustificado, por lo que se requiere precaución.

Reducción Injusta de la Remuneración (Artículo 1, Inciso 2)

Incluso si existe un acuerdo previo, está prohibido reducir la cantidad de la remuneración establecida en el momento de la contratación de servicios, sin que exista una causa atribuible a la responsabilidad del contratista específico.

Las causas atribuibles a la responsabilidad del contratista se definen concretamente en las directrices como sigue:

• Cuando, alegando una causa atribuible a la responsabilidad del contratista específico, se realiza un rechazo de recepción o una devolución que no infringe la Ley de Freelancers en Japón, y se reduce la cantidad de la remuneración relacionada con la prestación.
• Cuando el cliente realiza correcciones por su cuenta, y se reduce la remuneración por un monto que se considera objetivamente apropiado para cubrir los costos y otros gastos incurridos en la corrección.
• Cuando, alegando una causa atribuible a la responsabilidad del contratista específico, se realiza un rechazo de recepción o una devolución que no infringe la Ley de Freelancers en Japón, y se reduce la remuneración por un monto que se considera objetivamente apropiado debido a la evidente disminución del valor del producto.

Realizar Devoluciones Irracionales Bajo la Ley Japonesa (Artículo 1, Inciso 3)

Está prohibido que un contratista específico obligue a retirar los bienes relacionados con un servicio recibido sin que exista una causa imputable a dicho contratista.

Los ejemplos de causas no imputables incluyen situaciones como las siguientes:

• Devolver al freelancer un producto del servicio simplemente porque el cliente que lo compró decidió devolverlo.
• Devolver al freelancer un producto del servicio alegando defectos que, a pesar de ser inmediatamente detectables, se reclaman mucho después del período estándar para la inspección y aceptación del mismo.

Es importante tener en cuenta que, independientemente de si se ha realizado una inspección, si el bien en cuestión está efectivamente bajo el control del contratista específico, se considera recibido y, a partir de ese momento, surgen problemas como las “devoluciones”.

Establecer una remuneración injustamente baja en comparación con el mercado (Artículo 1, Inciso 4) bajo la ley japonesa

Está prohibido fijar una cantidad de remuneración significativamente baja de manera injusta en comparación con la contraprestación habitualmente pagada por beneficios de contenido similar o equivalente proporcionados por un contratista específico.

Para determinar si se trata de una situación de subvaluación, se debe considerar de manera integral: ① el método de determinación de la contraprestación, ② si el contenido de la determinación de la contraprestación es discriminatorio, ③ la discrepancia entre la “contraprestación habitualmente pagada” y la contraprestación real pagada, y ④ las tendencias de precios de las materias primas y otros elementos necesarios para la prestación del servicio.

La obligación de comprar bienes o utilizar servicios designados por la empresa (Artículo 1, Apartado 5)

La nueva legislación japonesa prohíbe que ciertos contratistas designados obliguen a la compra de bienes o al uso de servicios específicos sin una razón legítima, con el fin de homogeneizar el contenido de las prestaciones o mejorarlas.

Además, cuando una empresa celebra un contrato de subcontratación de servicios con un contratista designado por un período de más de un mes, se prohíben las acciones mencionadas anteriormente, así como las siguientes prácticas.

Solicitud de beneficios económicos indebidos (Artículo 2, Inciso 1)

Cuando una empresa solicita a un contratista específico, sin una razón legítima, que asuma cargas como cooperaciones económicas, que proporcione servicios gratuitamente o que ofrezca cualquier otro beneficio económico sin compensación, y el contratista se ve obligado a aceptar debido a la preocupación por el impacto en las transacciones futuras, se considera que esto impone una desventaja injusta según las prácticas comerciales normales y, por lo tanto, está prohibido bajo la ley japonesa.

Como ejemplos concretos, las directrices establecen situaciones como solicitar a un freelancer que participe en actividades de ventas para sus propios clientes, a pesar de que esto no forma parte del contenido del servicio acordado en el contrato y no tiene relación con el pedido realizado, y hacer que participe gratuitamente o solicitar contribuciones para medidas de cierre de cuentas y hacer que el freelancer asuma estos costos.

Referencia: Directrices para crear un entorno de trabajo seguro para freelancers[ja]

Cambios unilaterales en el contenido del trabajo que no son imputables al empresario (Artículo 2, Inciso 2)

La nueva legislación prohíbe que se obligue a un contratista específico a cambiar el contenido de su prestación de servicios sin que existan circunstancias como la no conformidad de dicha prestación con el contrato, o que se le exija rehacer la prestación después de haberla recibido o después de haber proporcionado el servicio.

Los cambios indebidos en el contenido de la prestación y las exigencias injustas de rehacer el trabajo incluyen también la cancelación unilateral de pedidos sin asumir los costos que el contratista específico ha tenido que soportar en la realización de su trabajo.

Obligación de las empresas de establecer un entorno laboral para freelancers en Japón

Cuando una empresa en Japón celebra un contrato con un contratista independiente por un período de seis meses o más, se le impone la obligación de establecer un entorno laboral adecuado.

Obligación de considerar la conciliación entre el cuidado de los hijos y las tareas laborales (Artículo 13)

Las empresas en Japón deben tener en cuenta, cuando un contratista independiente específico lo solicite en el contexto de un contrato de servicios de seis meses o más, que se deben tomar las medidas necesarias para permitir la conciliación entre el cuidado de los hijos y las tareas laborales.

El contratista independiente específico debe comprender el contenido de la solicitud del contratista y considerar las medidas de apoyo necesarias, las cuales debe implementar. Si, tras la consideración, resulta inevitable no poder implementar dichas medidas, es necesario explicar al contratista los motivos por los cuales no se pueden llevar a cabo, lo cual requiere especial atención.

Obligación de notificación previa y divulgación de motivos en caso de terminación anticipada del contrato (Artículo 16)

El contratista independiente específico en Japón, al rescindir o no renovar un contrato de servicios que se lleva a cabo durante un período de seis meses o más, debe notificar al contratista con al menos 30 días de anticipación.

Además, si el contratista solicita la divulgación de los motivos de la terminación anticipada o la no renovación del contrato, el contratista independiente específico tiene la obligación de divulgar dichos motivos.

Respuesta a Infracciones de la Nueva Ley de Freelancers en Japón

Cuando una empresa incurre en una violación de la nueva ley de freelancers en Japón, diversas sanciones pueden ser impuestas por las autoridades gubernamentales.

Si se presenta una denuncia de una actividad ilícita, entidades como la Comisión de Comercio Justo de Japón (Japan Fair Trade Commission) o la Agencia para Pequeñas y Medianas Empresas llevarán a cabo las investigaciones necesarias (recolección de informes e inspecciones) para confirmar si el contenido de la denuncia es un hecho. Si se determina que es cierto, además de brindar asesoramiento y orientación, se harán recomendaciones y, si no se siguen estas recomendaciones, se procederá a la publicación y emisión de órdenes.

Además, el incumplimiento de estas órdenes o la falta de cooperación con las investigaciones pueden resultar en multas de hasta 500,000 yenes. Las mismas sanciones se aplican a las personas jurídicas.

Referencia: Sitio Especial de la Comisión de Comercio Justo de Japón sobre la Ley de Freelancers[ja]

Conclusión: Consulte a un abogado para enfrentar la nueva ley de freelancers en Japón

Hasta ahora, hemos explicado el contenido regulatorio de la nueva ley japonesa para freelancers y los puntos a tener en cuenta en los contratos.

Con la implementación de la nueva ley para freelancers en Japón, la protección hacia los trabajadores independientes se ha fortalecido. Sin embargo, esto también significa que las empresas deben crear contratos adecuados y diseñar sistemas internos apropiados. En caso de incumplimiento, podrían enfrentarse a sanciones severas como multas y publicidad negativa.

En la actualidad, cuando la evaluación de una empresa está directamente vinculada a su valor en el mercado, es recomendable solicitar la asistencia de un abogado para recibir asesoramiento especializado y evitar riesgos de reputación asociados con la publicidad negativa derivada de infracciones.

Presentación de Estrategias por Monolith Law Office

Monolith Law Office es un despacho de abogados especializado en IT, con un enfoque particular en la ley de Internet y legalidad japonesa. Al cumplir con la nueva ley japonesa para freelancers, a veces es necesario elaborar contratos. Nuestra firma ofrece la creación y revisión de contratos para una amplia gama de clientes, desde empresas cotizadas en la sección Prime de la Bolsa de Tokio hasta startups emergentes. Si tiene dificultades con los contratos, por favor consulte el siguiente artículo.

Áreas de práctica de Monolith Law Office: Creación y revisión de contratos, etc.[ja]