Principios de horas de trabajo y días festivos en la ley laboral japonesa, y trabajo en horas extras y días festivos

En la gestión de los recursos humanos, que constituyen la base de la actividad empresarial, la regulación de las horas de trabajo y los días de descanso es uno de los elementos más fundamentales e importantes. La ley laboral de Japón, y en particular la Ley de Normas Laborales Japonesas, establece principios estrictos en relación con las horas de trabajo y los días de descanso para proteger la salud y el bienestar de los trabajadores. Estas regulaciones no pueden establecerse libremente mediante normativas internas o contratos entre las partes, sino que todas las empresas están obligadas a seguir los límites y procedimientos establecidos por la ley. En principio, está prohibido por ley hacer trabajar a los empleados más allá de las horas de trabajo legales o en días de descanso legales, y violar esta norma puede resultar en sanciones. Para levantar esta prohibición de manera excepcional y ordenar legalmente el trabajo fuera del horario laboral o en días de descanso, es necesario seguir un procedimiento estricto que incluye la celebración de un acuerdo laboral conocido como “Acuerdo 36” y su notificación a la autoridad administrativa competente. Este artículo primero clarifica la definición de “horas de trabajo” bajo la ley japonesa a través de casos judiciales, luego explica los principios básicos de las horas de trabajo y los días de descanso. A continuación, detalla el marco para el trabajo fuera del horario laboral y en días de descanso basado en el Acuerdo 36, así como la obligación de pagar un salario adicional correspondiente. Finalmente, examina la posición de los “supervisores de gestión”, una importante excepción a estos principios, junto con sus estrictos requisitos a través de casos judiciales. Comprender y cumplir con estas regulaciones es esencial para asegurar el cumplimiento y construir relaciones laborales saludables.

Definición de ‘Horas de Trabajo’ bajo la Ley Laboral Japonesa

Para comprender la ley laboral japonesa, es de suma importancia primero entender cómo se define legalmente el concepto de ‘horas de trabajo’. Esto se debe a que si un período de tiempo se considera como horas de trabajo afecta la obligación de pagar salarios, especialmente en lo que respecta al cálculo de salarios adicionales. La jurisprudencia de la Corte Suprema de Japón ha establecido un criterio consistente que determina que las ‘horas de trabajo’ no se definen por lo estipulado en el contrato de empleo o en el reglamento interno, sino que se juzgan objetivamente como el tiempo en el que el trabajador está bajo las órdenes y dirección del empleador. Este concepto de estar ‘bajo órdenes y dirección’ incluye no solo instrucciones explícitas, sino también instrucciones implícitas o situaciones en las que se obliga al trabajador a realizar ciertas acciones, lo que puede llevar a que se reconozca un rango más amplio de tiempo como horas de trabajo de lo que la empresa podría anticipar.

Hay dos casos judiciales importantes que ilustran este criterio. El primero es el caso de la planta de construcción naval de Mitsubishi Heavy Industries en Nagasaki (decisión de la Corte Suprema de Japón del 9 de marzo de 2000). En este caso, se debatió si el tiempo que los empleados de la planta de construcción naval pasaban vistiéndose con el uniforme de trabajo y el equipo de protección en el vestuario antes de la hora de inicio, y el tiempo de traslado al lugar de trabajo, debían considerarse como horas de trabajo. La Corte Suprema determinó que, dado que la empresa había impuesto el uso de ropa de trabajo y equipo por razones de seguridad y salud, y había instruido que esto se hiciera en lugares designados dentro de las instalaciones, estas acciones estaban bajo las órdenes y dirección del empleador. En otras palabras, aunque no se trate del trabajo en sí, el tiempo dedicado a las actividades preparatorias esenciales para el trabajo, que están restringidas espacial y temporalmente por instrucciones de la empresa, se considera tiempo de trabajo legal.

El segundo caso es el de la empresa de gestión de edificios Taisay Building Management (decisión de la Corte Suprema de Japón del 28 de febrero de 2002). Aquí, la cuestión era si el tiempo de descanso durante las 24 horas de servicio de los empleados encargados del mantenimiento de las instalaciones del edificio se contaba como horas de trabajo. A los empleados se les ordenó estar de guardia en la sala de descanso y responder inmediatamente en caso de una alarma o una llamada de emergencia. La Corte Suprema concluyó que, en tales circunstancias, incluso si en realidad no ocurría nada y los empleados podían dormir, no estaban ‘completamente liberados del trabajo’ y, por lo tanto, estaban bajo las órdenes y dirección del empleador. Es decir, el tiempo que se pasa en espera de poder realizar el trabajo en cualquier momento, incluso si se denomina ‘descanso’ o ‘siesta’, se considera legalmente como horas de trabajo.

Como se puede ver en estos casos, la determinación de las horas de trabajo no se basa en la nomenclatura formal o el contenido del contrato, sino que se juzga objetivamente según si el trabajador está bajo la gestión del empleador y si su libertad de acción está restringida. Esto sugiere que las empresas pueden, sin intención, incurrir en ‘horas de trabajo ocultas’, lo que conlleva el riesgo de enfrentar reclamaciones por salarios impagos.

Principios sobre Horas de Trabajo y Días de Descanso Bajo la Ley Laboral Japonesa

La Ley de Normas Laborales de Japón establece dos principios fundamentales como estándares mínimos en relación con las horas de trabajo y los días de descanso. Estos principios se aplican, en principio, a todos los lugares de trabajo independientemente del tamaño de la empresa o del sector.

En primer lugar, está el límite máximo de horas de trabajo. El Artículo 32 de la Ley de Normas Laborales de Japón estipula que el empleador no debe hacer trabajar al empleado más de 40 horas por semana, excluyendo los periodos de descanso, ni más de 8 horas por día. Esto se conoce como “horas de trabajo legales” y trabajar más allá de este límite es, en principio, ilegal. Este doble límite de “8 horas al día y 40 horas a la semana” es estricto y no se permite exceder ninguno de los dos.

En segundo lugar, está la obligación de otorgar días de descanso. El Artículo 35 de la Ley de Normas Laborales de Japón establece que el empleador debe proporcionar al menos un día de descanso por semana al trabajador. Esto se conoce como el “principio del descanso semanal”. Como excepción, el párrafo 2 del mismo artículo permite otorgar “al menos cuatro días de descanso en un período de cuatro semanas”, pero esto es solo para acomodar formas de trabajo irregulares, siendo el principio un día de descanso por semana. Aquí, “día de descanso” se refiere a un día completo de 24 horas (de medianoche a medianoche) en el que el trabajador está completamente exento de sus obligaciones laborales.

Estos principios de horas de trabajo legales y días de descanso legales tienen importantes consecuencias prácticas. Por ejemplo, en una empresa que establece una jornada laboral de 8 horas al día, trabajar cinco días a la semana resulta en un total de 40 horas de trabajo por semana (8 horas x 5 días), alcanzando así el límite máximo de horas de trabajo legales. Si se hace trabajar al empleado un sexto día, se violaría la regulación de las 40 horas semanales. Por lo tanto, las empresas que adoptan un sistema de trabajo de 8 horas al día deben, de hecho, establecer dos días de descanso a la semana para cumplir tanto con el principio del descanso semanal (un día de descanso por semana) como con el límite de 40 horas semanales.

Estos dos días de descanso tienen una naturaleza legal diferente. Uno es el “día de descanso legal” obligatorio según el Artículo 35 de la Ley de Normas Laborales de Japón, y el otro es un “día de descanso programado” (día de descanso no obligatorio) establecido voluntariamente por la empresa. Esta distinción es extremadamente importante para el cálculo del salario adicional. Si se trabaja en un día de descanso legal, se considera “trabajo en día de descanso” y se requiere un salario adicional de al menos el 35%. Por otro lado, si se trabaja en un día de descanso programado, cualquier tiempo trabajado que exceda las 40 horas legales semanales se considera “trabajo en horas extras” y se requiere un salario adicional de al menos el 25%. Por lo tanto, es esencial definir claramente en el reglamento interno de la empresa cuál día de la semana se considerará como día de descanso legal, tanto desde el punto de vista de la gestión laboral como del control de costos.

Trabajo que excede los límites: Horas extras y trabajo en días festivos bajo el Acuerdo 36 en Japón

Las horas de trabajo legales establecidas por la Ley de Normas Laborales de Japón (8 horas al día y 40 horas a la semana) y el principio de los días festivos legales no son absolutos. Mediante procedimientos legales específicos, se permite excepcionalmente que los trabajadores laboren más allá de estos límites. La base principal para el trabajo en horas extras y en días festivos es el acuerdo laboral del Artículo 36 de la Ley (comúnmente conocido como “Acuerdo 36”). Sin embargo, en casos de emergencia, como desastres (Artículo 33 de la Ley), se permite excepcionalmente mediante autorización o notificación posterior.

Hacer trabajar a los empleados más allá de las horas legales de trabajo o en días festivos sin haber concluido un Acuerdo 36 es ilegal, incluso si los trabajadores están de acuerdo, y está sujeto a sanciones. Para que un Acuerdo 36 sea válido, primero se debe establecer un acuerdo por escrito con el sindicato que representa a la mayoría de los trabajadores en el lugar de trabajo, o en su ausencia, con un representante de la mayoría de los trabajadores. El procedimiento más importante es que el acuerdo debe ser notificado al director de la Oficina de Normas Laborales competente. Esta notificación es un requisito para que el Acuerdo 36 tenga efecto legal y solo después de haber concluido el acuerdo y notificado al director de la Oficina de Normas Laborales competente, se permite el trabajo en horas extras y en días festivos.

Incluso si se ha concluido un Acuerdo 36, el trabajo en horas extras no se permite ilimitadamente. La ley establece límites estrictos para el trabajo en horas extras. En principio, el límite para el trabajo en horas extras es de 45 horas al mes y 360 horas al año.  

Sin embargo, solo en casos de un aumento imprevisto en la carga de trabajo u otras circunstancias especiales temporales, es posible concluir un “Acuerdo 36 con cláusula especial” que permite exceder estos límites. Estas “circunstancias especiales temporales” no pueden ser razones abstractas como “cuando sea necesario por razones de trabajo”, sino que deben ser específicas y temporales, como cambios imprevistos en las especificaciones o la gestión de reclamaciones a gran escala.  

Aun cuando se aplica una cláusula especial, la ley establece los siguientes límites absolutos que no se pueden exceder (límites con sanciones):

1. El trabajo en horas extras no debe exceder las 720 horas al año.  
2. La suma del trabajo en horas extras y en días festivos debe ser menos de 100 horas al mes.  
3. La suma del trabajo en horas extras y en días festivos, promediada durante períodos de 2, 3, 4, 5 o 6 meses, no debe exceder las 80 horas por mes.  
4. El trabajo en horas extras puede exceder las 45 horas mensuales solo durante 6 meses al año.  

En particular, la tercera restricción, “un promedio de menos de 80 horas en varios meses”, funciona como un mecanismo poderoso para restringir el trabajo continuo de largas horas en las empresas. Por ejemplo, si la suma del trabajo en horas extras y en días festivos alcanza las 99 horas en un mes (justo en el límite de menos de 100 horas al mes), el total del mes siguiente no puede exceder las 61 horas ((99 horas + 61 horas) ÷ 2 meses = 80 horas). De esta manera, si hay un mes con un aumento temporal en las horas de trabajo, los meses siguientes deben reducir significativamente las horas de trabajo, y se requiere que las empresas no solo registren las horas de trabajo, sino que también gestionen de manera planificada las horas de trabajo futuras.

Costos Monetarios: Salario Suplementario

Las empresas tienen la obligación de pagar un salario suplementario (pago premium) por encima de la tarifa normal, cuando se trabaja más allá de las horas legales de trabajo, en días festivos legales o durante la noche. Esta obligación está estipulada en el Artículo 37 de la Ley de Normas Laborales de Japón, y es una regulación importante que afecta directamente las finanzas de la empresa.

La tasa de salario suplementario a pagar varía según el tipo de trabajo:

• Trabajo fuera de horario: Por el trabajo realizado más allá de las horas legales de trabajo (8 horas al día o 40 horas a la semana), se debe pagar un salario suplementario calculado al menos al 25% por encima del salario normal.
• Trabajo fuera de horario que excede las 60 horas mensuales: Para el trabajo fuera de horario que excede las 60 horas en un mes, la tasa de suplemento se incrementa al menos al 50%. Esta regulación se aplica a todas las empresas, incluidas las pequeñas y medianas empresas, a partir del 1 de abril de 2023.
• Trabajo en días festivos: Si se trabaja en los días festivos legales establecidos en el Artículo 35 de la Ley de Normas Laborales de Japón, se requiere un salario suplementario de al menos el 35%. Esto se distingue del trabajo realizado en días de descanso no legales mencionados anteriormente.
• Trabajo nocturno: Si se trabaja entre las 10 p.m. y las 5 a.m., se debe pagar un salario suplementario de al menos el 25% (plus por trabajo nocturno).

Estas tasas de suplemento se aplican de manera acumulativa. Por ejemplo, si se trabaja más allá de las horas legales durante la noche, se suman la tasa de suplemento del 25% por trabajo fuera de horario y el 25% por trabajo nocturno, resultando en un salario suplementario requerido de al menos el 50%. De manera similar, si se trabaja en un día festivo durante la noche, se combinan el 35% por trabajo en días festivos y el 25% por trabajo nocturno, resultando en una tasa de suplemento de al menos el 60%.

La base para calcular estos salarios suplementarios es el salario normal de las horas de trabajo o días de trabajo del trabajador individual. Sin embargo, ciertos salarios especificados en el Artículo 21 del Reglamento de Implementación de la Ley de Normas Laborales de Japón pueden ser excluidos de este salario base. Los salarios que pueden ser excluidos están limitados a aquellos pagados en función de circunstancias personales del trabajador, e incluyen específicamente los siguientes:

• Subsidio familiar
• Subsidio de transporte
• Subsidio por separación
• Subsidio para educación de hijos
• Subsidio de vivienda
• Salarios pagados de manera temporal
• Salarios pagados por períodos que exceden un mes (como bonificaciones)

Sin embargo, si estos subsidios son excluibles o no se determina por su sustancia y no por su nombre. Por ejemplo, incluso si se llama “subsidio de vivienda”, si se paga una cantidad uniforme a todos los empleados, se considera que no está relacionado con circunstancias personales y no puede ser excluido del salario base.

A continuación, se resume la tasa de salario suplementario:

Este salario suplementario, especialmente la alta tasa del 50% para el trabajo que excede las 60 horas mensuales, refleja una fuerte intención política no solo como una regla de cálculo salarial, sino también para disuadir económicamente a las empresas de las largas horas de trabajo y proteger la salud de los trabajadores.

Excepción Importante: “El Supervisor de Gestión”

Las estrictas regulaciones sobre horas de trabajo, descansos y días festivos que hemos discutido hasta ahora tienen una importante excepción aplicable según el Artículo 41 de la Ley de Normas Laborales Japonesa. Este artículo establece que las disposiciones sobre horas de trabajo, descansos y días festivos no se aplican a las personas que ocupan posiciones de supervisión o gestión, independientemente del tipo de negocio (en adelante, “supervisores de gestión”). Esto significa que las empresas no están obligadas a pagar salarios adicionales por horas extras o trabajo en días festivos a los empleados que califican como supervisores de gestión.

Sin embargo, la determinación de si un empleado califica como “supervisor de gestión” no se basa simplemente en el título otorgado por la empresa (como “jefe de departamento” o “jefe de sección”), sino que se juzga estrictamente según la realidad de las funciones del empleado, responsabilidades y autoridad, y la forma en que se lleva a cabo el trabajo. Los tribunales japoneses tienden a interpretar esta excepción de manera muy limitada y no permiten su aplicación fácil. A través de interpretaciones administrativas y numerosos casos judiciales, se ha establecido que para ser reconocido como un supervisor de gestión, se deben cumplir los siguientes tres requisitos:

1. Contenido del trabajo, responsabilidad y autoridad significativos en una posición unificada con la gerencia: Se requiere que el empleado tenga autoridad significativa en la gestión laboral de la empresa, como la contratación, despido, evaluación del personal y determinación de las condiciones laborales, y que esté profundamente involucrado en la toma de decisiones de la gerencia. No es suficiente tener subordinados; se necesita autoridad suficiente para ser evaluado como unificado con la gerencia, como poder decidir la política del departamento a discreción propia.
2. Un modo de trabajo que no está estrictamente controlado en términos de horas de trabajo: Es necesario que el empleado tenga una gran discreción sobre sus propios horarios de entrada y salida y la forma en que realiza su trabajo. Si la empresa controla estrictamente los horarios de entrada y salida, o si el salario se reduce por llegar tarde o salir temprano, entonces no se considera un supervisor de gestión. Es esencial estar en una posición que permita ajustar las horas de trabajo de manera flexible según las necesidades de la gestión.
3. Un trato adecuado a su posición, incluyendo salario: El salario, incluyendo el salario base y las asignaciones por cargo, debe ser preferencial en comparación con los empleados generales y adecuado para sus responsabilidades significativas. Si el trato no compensa adecuadamente la falta de pago de horas extras, entonces no se considera suficiente. Si, después de considerar las horas de trabajo reales, el salario por hora es menor que el de los empleados regulares o trabajadores a tiempo parcial, esto se convierte en un factor importante para negar la condición de supervisor de gestión.

Un caso que simboliza estos estrictos criterios de juicio es el caso de McDonald’s Japón (sentencia del Tribunal de Distrito de Tokio del 28 de enero de 2008). En este caso, el tribunal determinó que, aunque el gerente de una tienda de hamburguesas tenía cierta autoridad en la operación de la tienda, no estaba involucrado en la toma de decisiones sobre la política de gestión de toda la empresa y tenía una discreción limitada en cuanto a las horas de trabajo, ya que tenía que cubrir turnos en caso de falta de personal, y el salario no era suficiente para considerarse un supervisor de gestión.

Así, la excepción del supervisor de gestión es uno de los campos más propensos a disputas en la ley laboral japonesa. Los llamados “supervisores de gestión solo de nombre”, que simplemente otorgan un título de gestión para evitar el pago de horas extras, no son legalmente reconocidos y pueden resultar en un riesgo significativo de tener que pagar grandes sumas de salarios impagos más tarde.

Aunque un empleado sea reconocido como un supervisor de gestión legítimo, la obligación de pagar un salario adicional por trabajo nocturno (de 10 p.m. a 5 a.m.) no se exime. Además, el derecho a tomar vacaciones pagadas anuales está garantizado de la misma manera que para los trabajadores en general.

Resumen

Como hemos explicado en este artículo, la regulación de las horas de trabajo y los días festivos bajo la ley laboral japonesa constituye la base de la gestión laboral de las empresas y es extremadamente estricta. El “tiempo de trabajo” legal se determina no por el contrato, sino por la realidad objetiva, y en principio se impone un límite de “8 horas diarias y 40 horas semanales”. El trabajo fuera de este límite, incluyendo horas extras y trabajo en días festivos, solo es posible con un Acuerdo de 36 (Saburoku Kyotei) debidamente firmado y notificado, y aun así, no se pueden exceder los límites máximos absolutos establecidos por la ley. Además, la ley obliga al pago de salarios con un recargo establecido para estas horas de trabajo. Existe la excepción de los “supervisores y gerentes”, pero su ámbito de aplicación se interpreta de manera muy restrictiva en la jurisprudencia, y su aplicación indebida conlleva un gran riesgo legal. Comprender y cumplir con estas regulaciones es un deber fundamental para hacer negocios en Japón y es esencial desde el punto de vista de la gestión de cumplimiento.

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