¿Qué son las regulaciones de la Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias Criminales en transacciones no presenciales como la recepción de correo?

Se ha vuelto una norma que las empresas presten atención al cumplimiento normativo en el desarrollo de sus negocios. Entre ellos, la “Ley de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen” (Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen) está atrayendo mucha atención. Como su nombre indica, esta ley tiene como objetivo “prevenir” la “transferencia” de “ganancias” obtenidas de “delitos”. Según esta ley, se requiere que las empresas verifiquen la identidad de sus contrapartes en ciertas transacciones de alto riesgo que pueden ser utilizadas para el lavado de dinero. Por ejemplo, cuando se abre una cuenta en una institución financiera, se solicita la presentación de documentos de identificación, lo cual es una medida basada en la Ley de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen.

Aunque esta ley puede parecer irrelevante para muchas personas, no necesariamente es así. Incluso si no estás participando directamente en actividades delictivas, puedes terminar involucrado en el lavado de dinero sin saberlo, por ejemplo, al comprar o vender cuentas bancarias. Por esta razón, se prohíben actos como la transferencia, recepción, entrega y provisión de libretas de ahorros y tarjetas de cajero automático (Artículo 28 de la Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen).

En medio de la internacionalización y sofisticación del lavado de dinero, no solo los profesionales de las instituciones financieras, sino también los empresarios en general, necesitan entender completamente el contenido de las regulaciones de la Ley de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen.

Además de las transacciones financieras, los servicios de recepción de correo, como los negocios de instalación de buzones privados, oficinas de alquiler y oficinas virtuales, también pueden estar sujetos a la Ley de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen.

Además, recientemente ha habido un aumento en las transacciones que se completan en línea. En tales transacciones no presenciales, surge el problema de cómo realizar la verificación de identidad basada en la Ley de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen.

Por lo tanto, explicaremos las regulaciones de la Ley de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen y la verificación de identidad en transacciones no presenciales para los proveedores de servicios como la recepción de correo.

La Ley Japonesa de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen y el Servicio de Recepción de Correo

La Ley Japonesa de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen (Ley de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen) se basa en solicitudes internacionales para prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, imponiendo obligaciones de verificación de identidad en el momento de las transacciones a los “operadores específicos” definidos por la ley.

Uno de los “operadores específicos” bajo la Ley de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen es el negocio de servicio de recepción de correo. Específicamente, se refiere a los operadores que proporcionan servicios que cumplen con los siguientes requisitos:

• Permiten al cliente utilizar su residencia o lugar de trabajo como lugar de recepción de correo
• Reciben correo dirigido al cliente en nombre del cliente
• Entregan el correo recibido al cliente

Por ejemplo, en el caso de negocios de oficinas de alquiler o oficinas virtuales que proporcionan servicios para recibir correo dirigido al contratista en nombre del contratista, se consideran sujetos a la Ley de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen como un negocio de servicio de recepción de correo.

Además, existen servicios que permiten a los clientes de supermercados y tiendas de conveniencia recoger paquetes dirigidos a ellos en casilleros de alquiler instalados dentro de las tiendas. Este tipo de servicio también puede ser considerado un negocio de servicio de recepción de correo.

Como se puede ver, el alcance de aplicación de la Ley de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen es bastante amplio. Por lo tanto, es importante determinar adecuadamente si el servicio de su empresa está sujeto a la Ley de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen.

¿Qué es la verificación de identidad en la Ley Japonesa de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen?

Los operadores comerciales específicos que realizan negocios sujetos a la Ley Japonesa de Prevención de la Transferencia de Ganancias del Crimen están obligados a verificar la identidad en el momento de la transacción. Los elementos a verificar cuando un operador comercial específico realiza transacciones con un cliente son los siguientes:

• Identificación personal (nombre, ubicación de la oficina principal o principal lugar de negocios)
• Identificación personal del representante, etc. (nombre, dirección, fecha de nacimiento)
• Autoridad de transacción del representante, etc.
• Propósito de la transacción
• Detalles del negocio (ocupación, en el caso de individuos)
• Si hay un controlador efectivo, detalles de identificación personal del controlador efectivo
• En el caso de transacciones de alto riesgo, activos e ingresos

El término “representante, etc.” se refiere al representante de una corporación, la persona a cargo de la transacción, el agente, etc.

Además, “transacciones de alto riesgo” se refiere a las siguientes transacciones:

• Clientes, etc., que fueron verificados en el momento del contrato anterior
• Transacciones sospechosas de suplantación de identidad del representante, etc.
• Transacciones con clientes, etc., que se sospecha que mintieron durante la verificación en el momento del contrato anterior
• Transacciones con personas que residen o se encuentran en Irán o Corea del Norte
• Transacciones con PEPs extranjeros (personas importantes extranjeras, sus familias, corporaciones que son efectivamente controladas por dichas personas o sus familias)

Casos en los que se reduce la verificación de identidad

La obligación de verificar la identidad se reduce cuando el cliente con el que se está realizando una transacción corresponde a un “Estado, etc.”. Los casos que corresponden a “Estado, etc.” son los siguientes (Artículo 4, párrafo 5 de la Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen).

• Estado
• Entidad pública local
• Asociación o grupo sin personalidad jurídica
• Compañías cotizadas, etc.

Es importante tener en cuenta que las empresas cotizadas, etc., pueden no parecer incluidas en la terminología legal de “Estado”. Al realizar transacciones con las corporaciones o grupos mencionados anteriormente, es suficiente realizar la siguiente verificación de identidad.

Métodos de verificación en transacciones no presenciales

En transacciones no presenciales, como las que se concluyen en línea, existe el problema de cómo realizar la verificación de identidad requerida por la Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen.

Existen varios métodos, pero a continuación, presentaremos especialmente los métodos de verificación que se pueden completar en línea, recomendados para empresas de IT.

Métodos de verificación de la identidad de una corporación

Entre los elementos a verificar durante las transacciones con clientes generales, se encuentra la identidad de la corporación. Un método para completar la verificación de la identidad de la corporación en línea es utilizando un certificado electrónico basado en la Ley Japonesa de Firma Electrónica.

En concreto, se puede recibir la transmisión de información sobre transacciones específicas, etc., que han sido firmadas electrónicamente y verificadas por el certificado electrónico, del representante de la corporación cliente. Los certificados electrónicos del sistema de autenticación electrónica basado en el registro comercial son creados por el registrador en la oficina de registro.

Referencia: Ministerio de Justicia de Japón | Guía para obtener un certificado electrónico[ja]

Métodos de verificación de la identidad del representante, etc.

Para verificar en línea la identidad del representante, etc., que es uno de los elementos a verificar durante las transacciones con el cliente, existen dos procedimientos:

• Utilizar un certificado electrónico emitido por un proveedor de autenticación certificado basado en la Ley Japonesa de Firma Electrónica
• Recepción por aplicación (toma de fotografía del rostro + envío de la imagen de la fotografía del documento de identificación)

En general, es probable que el método de verificación de recepción por aplicación sea más fácil de usar cuando el cliente es un individuo. En concreto, la verificación se realiza de la siguiente manera:

1. Hacer que el cliente utilice el software proporcionado por el operador específico
2. Hacer que el cliente tome fotografías de su propio rostro y de su documento de identificación con fotografía
3. Hacer que el cliente envíe inmediatamente esta información de imagen a la propia empresa o a la empresa contratada
4. En la propia empresa o en la empresa contratada, verificar que el documento de identificación es auténtico y que la fotografía recibida no es una fotografía del rostro o del documento de identificación tomada en el pasado

Es importante tener en cuenta que en el método de verificación de recepción por aplicación, es necesario utilizar el software proporcionado por el operador específico para enviar las fotografías. En otras palabras, no se permite el método de enviar las fotografías tomadas por el cliente por correo electrónico, etc.

Además, en la verificación de que el documento de identificación es auténtico, es necesario verificar si hay algo anormal en la forma, etc., que se puede detectar a partir de la imagen del documento de identificación, etc.

La verificación de que la fotografía recibida no es una fotografía del rostro o del documento de identificación tomada en el pasado puede realizarse, por ejemplo, mostrando al cliente un número aleatorio, etc., durante la verificación de la identidad, y haciendo que el cliente tome una fotografía de su rostro o documento de identificación con un papel en el que se ha escrito dicho número, etc., y recibiendo inmediatamente la transmisión.

Además, cuando se recibe y se almacena un documento de identificación en línea, es necesario tener mucho cuidado con la fuga de información. En el siguiente artículo, explicamos en detalle un caso en el que se produjo una fuga de información y cómo se manejó.

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Autoridad de transacción del representante, etc.

Tradicionalmente, era común verificar la autoridad de transacción del representante, etc., mediante un certificado de registro que confirmaba que dicho representante, etc., estaba registrado como un oficial con la autoridad para representar al cliente en cuestión.

Sin embargo, recientemente ha habido un aumento en la conclusión de contratos en línea incluso en transacciones entre empresas. Un método para verificar la autoridad de transacción del representante, etc., sin generar intercambio de documentos escritos, es confirmar por teléfono, fax, correo electrónico, etc., que el representante, etc., está en el cargo para las transacciones en nombre del cliente, en la sede o en la oficina de ventas del cliente.

Propósito de la transacción

El propósito de la transacción se puede verificar mediante una entrevista por teléfono o correo electrónico, etc.

Contenido del negocio

La verificación del contenido del negocio por teléfono o correo electrónico, etc., no está permitida. Normalmente, se verifica el contenido del negocio obteniendo un certificado de registro del cliente.

Identificación del controlador efectivo

El controlador efectivo se refiere a la persona física que controla efectivamente la corporación que es el cliente. Por ejemplo, en el caso de que el cliente sea una corporación, una persona física que posee más del 25% del total de los derechos de voto es, en principio, un controlador efectivo.

Si hay un controlador efectivo, se verifica su nombre, dirección y fecha de nacimiento mediante una declaración del representante, etc.

Además, a menos que se trate de una transacción de alto riesgo, no es necesario verificar la identidad del controlador efectivo utilizando su propio documento de identificación, y una declaración del representante, etc., es suficiente.

Resumen: Regulaciones de la Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen en transacciones no presenciales

La Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen se actualiza con frecuencia y el alcance de su regulación también está aumentando. Dado que el propósito de esta ley es prevenir el crimen, la Agencia Nacional de Policía de Japón es la encargada de su administración, y se requiere una aplicación muy rigurosa.

Por otro lado, la obligación de verificación de identidad bajo la Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen es compleja y puede ser difícil de entender correctamente. Si se interpreta mal la ley y no se realiza la verificación de identidad necesaria, esto puede representar un gran riesgo de escándalo para la empresa.

Por lo tanto, cuando sea necesario verificar la identidad de acuerdo con la Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen, recomendamos consultar con un abogado experto en el campo de la tecnología de la información sobre qué tipo de sistema se necesita construir.

Presentación de las medidas propuestas por nuestro despacho

El despacho de abogados Monolith es una firma legal con alta especialización en IT, especialmente en aspectos de Internet y derecho. En los últimos años, la Ley de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen (Ley Japonesa de Prevención de Transferencia de Ganancias del Crimen) ha ganado mucha atención, y la necesidad de verificaciones legales está aumentando cada vez más. Nuestro despacho ofrece soluciones relacionadas con esta ley. Los detalles se describen en el artículo a continuación.