Quelles sont les procédures pour échanger des cartes de visite en ligne ? Explication des points à noter concernant la 'Loi japonaise sur les courriels électroniques spécifiques

En raison de la propagation du nouveau coronavirus, le télétravail s’est généralisé et les réunions en ligne se sont imposées non seulement pour les réunions internes, mais aussi pour les réunions et les négociations entre entreprises.

Cependant, contrairement aux rencontres en face à face, il n’y a pas d’échange de cartes de visite en papier, et il est possible de manquer des informations telles que le nom, le département et le poste, surtout lorsque plusieurs personnes sont impliquées. C’est pourquoi l’échange de cartes de visite en ligne, qui peut être utilisé même lors de conférences vidéo, attire l’attention.

Cependant, comme il s’agit d’un système qui vient tout juste de voir le jour, il y a probablement beaucoup de gens qui ne le comprennent pas bien.

Par conséquent, dans cet article, nous expliquerons en détail les procédures réelles, les avantages et les inconvénients de l’échange de cartes de visite en ligne, ainsi que les risques associés à son utilisation.

Qu’est-ce que l’échange de cartes de visite en ligne?

L’échange de cartes de visite en ligne consiste à numériser les “cartes de visite” en papier pour les échanger en ligne.

Tant que vous avez accès à Internet, vous pouvez envoyer des données à partir de votre smartphone ou de votre ordinateur à votre interlocuteur, ce qui est une méthode très efficace à l’ère du “avec Corona”.

Bien que cette méthode soit encore nouvelle et qu’il n’y ait pas de norme standard, l’utilisation en coordination avec les outils de gestion des cartes de visite se répand progressivement.

Les avantages de l’échange de cartes de visite en ligne

Transmettre/Enregistrer beaucoup d’informations

Les données de cartes de visite numérisées peuvent contenir des liens vers le site Web de votre entreprise, des informations sur les dates et les notes de réunion, etc. Par conséquent, elles peuvent contenir plus d’informations que les cartes de visite en papier.

Échanger facilement des cartes de visite avec des personnes à distance

Il y a des préoccupations que la réalité peut être diluée par rapport aux réunions en face à face lors des réunions et des négociations en ligne. Cependant, en utilisant l’échange de cartes de visite en ligne, vous pouvez vous présenter facilement même à des personnes que vous rencontrez pour la première fois, et faciliter la communication.

Plus besoin de s’inquiéter de manquer de cartes de visite

Pour les commerciaux qui négocient avec de nombreux clients, contrairement aux cartes de visite en papier, ils peuvent facilement envoyer des données de cartes de visite à partir de smartphones ou d’ordinateurs portables, il y a donc l’avantage de ne pas avoir à s’inquiéter de manquer de cartes de visite.

Gestion efficace des cartes de visite

De plus, en mettant en base de données les données de cartes de visite reçues par l’échange de cartes de visite en ligne, il n’est plus nécessaire d’avoir un porte-cartes de visite. De plus, vous pouvez partager des informations avec les membres de votre entreprise et rechercher où que vous soyez en utilisant un smartphone ou un ordinateur portable, ce qui est très efficace.

Inconvénients de l’échange de cartes de visite en ligne

Un environnement Internet est nécessaire

Il n’y a pas de souci lors des conférences télévisées, mais lors de l’échange de cartes de visite en ligne sur le terrain, vous aurez besoin d’un terminal de communication tel qu’un smartphone ou un ordinateur et d’un environnement Internet.

Cependant, si vous êtes un professionnel, vous aurez probablement un smartphone ou un ordinateur, et l’Internet est disponible dans de nombreux endroits, donc ce n’est pas un gros problème.

Possibilité d’augmentation des coûts

Si un commercial l’utilise individuellement, il est possible d’utiliser un outil de gestion de cartes de visite gratuit, mais si l’entreprise dans son ensemble partage et utilise les données des cartes de visite, un outil de gestion de cartes de visite payant avec de nombreuses fonctionnalités peut être nécessaire, ce qui pourrait entraîner une augmentation des coûts.

Le taux de diffusion de l’échange de cartes de visite en ligne est faible

L’échange de cartes de visite en ligne dépend de l’autre partie, donc pour tirer parti des avantages, il est important qu’il se répande largement. De plus, le nombre limité de fournisseurs de services et le manque de choix peuvent également être considérés comme des inconvénients.

Procédures nécessaires pour l’échange de cartes de visite en ligne

Préparer un outil de gestion de cartes de visite

Même sans outil de gestion de cartes de visite, il est possible d’échanger des cartes de visite en ligne. Cependant, lorsque l’on considère la création de ses propres données de cartes de visite et la sauvegarde et l’utilisation des données de cartes de visite envoyées par d’autres, il est préférable d’utiliser un outil de gestion de cartes de visite.

Créer ses propres données de cartes de visite

Créez les données de votre carte de visite en utilisant un outil de gestion de cartes de visite pour scanner ou prendre une photo de votre carte de visite avec un smartphone ou un autre appareil.

Envoyer ses propres données de cartes de visite

La méthode d’envoi des données de cartes de visite est généralement d’utiliser une URL ou un code QR qui permet à ceux qui n’ont pas d’outil de gestion de cartes de visite de vérifier les données de la carte de visite.

Méthode d’utilisation de l’URL

Dans le cas de négociations ou de réunions basées sur du texte, comme les e-mails ou les chats, vous pouvez envoyer l’URL des données de la carte de visite créée avec l’outil de gestion de cartes de visite, et l’autre partie peut vérifier les données de la carte de visite à partir de cette URL.

Méthode d’utilisation du code QR

Dans le cas où des images peuvent être vues, comme lors de conférences télévisées, vous pouvez intégrer un code QR dans l’arrière-plan en utilisant la fonction d’arrière-plan virtuel, et l’autre partie peut lire le code QR avec un smartphone et vérifier les données de la carte de visite.

Méthode d’utilisation de la fonction de l’outil de gestion de cartes de visite

Si l’autre partie utilise le même outil de gestion de cartes de visite, vous pouvez facilement échanger des cartes de visite en utilisant la fonction d’échange de cartes de visite de l’outil de gestion de cartes de visite.

Problèmes juridiques liés à l’envoi de courriels spécifiques

Est-il légal d’envoyer des courriels publicitaires pour vos services ou produits à une adresse e-mail obtenue lors d’un échange de cartes de visite en ligne ? La question se pose en relation avec la loi japonaise sur les courriels spécifiques.

Qu’est-ce qu’un courriel spécifique ?

Un courriel spécifique est un courriel envoyé à des fins publicitaires, y compris ceux qui visent à diriger les destinataires vers des sites Web publicitaires pour des services ou des produits.

Par exemple, il peut s’agir d’un cas où l’URL d’un site Web publicitaire pour vos propres produits est collée dans un courriel de remerciement pour une réunion en ligne. L’utilisation de courriels professionnels à des fins publicitaires n’est pas particulièrement inhabituelle et est généralement pratiquée.

Limitations d’envoi dans la loi sur les courriels spécifiques (régulation opt-in)

La loi japonaise sur les courriels spécifiques interdit l’envoi de tels courriels, sauf si le destinataire a exprimé son “consentement” à recevoir ces courriels.

Cependant, l’article 3, paragraphe 2 de la même loi stipule qu’il est possible d’envoyer des courriels spécifiques même sans consentement dans le cas où “l’expéditeur a communiqué son adresse e-mail”, car il est prévisible que l’expéditeur recevra des courriels.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la régulation opt-in, veuillez consulter l’article détaillé ci-dessous en plus de cet article.

https://monolith-law.jp/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Est-il illégal d’envoyer des courriels spécifiques à une personne rencontrée lors d’un échange de cartes de visite en ligne ?

Dans le cas d’un échange de cartes de visite en ligne, la communication des données de la carte de visite, y compris l’adresse e-mail, semble correspondre au cas où “l’expéditeur a communiqué son adresse e-mail”, il ne semble donc pas illégal d’envoyer des courriels spécifiques.

Cependant, l’article 2, paragraphe 1 du règlement d’application de la loi sur les courriels spécifiques stipule que “la méthode de communication de l’adresse e-mail de l’expéditeur doit être par écrit”, et les données de carte de visite numérique qui ne sont pas “écrites” ne sont pas incluses.

Selon l’interprétation du Ministère des Affaires Intérieures et des Communications du Japon, il semble que les cartes de visite électroniques ne peuvent pas être considérées comme “écrites” à l’heure actuelle, et qu’aucune décision claire n’a encore été prise concernant cette nouvelle méthode d’échange de cartes de visite en ligne.

Conclusion

Si vous envoyez un courriel spécifique à une adresse e-mail obtenue lors d’un échange de cartes de visite en ligne, il se peut que vous enfreigniez l’article 3 de la loi sur les courriels spécifiques, car il ne s’agit pas d’un consentement écrit.

Cependant, même s’il s’agit d’une notification en ligne, l’objectif de l’exception à la loi sur les courriels spécifiques est que “lorsque l’expéditeur a communiqué son adresse e-mail, il est prévisible que l’expéditeur recevra des courriels”, il est donc peu probable que cela soit considéré comme illégal.

De plus, même si cela est jugé comme une violation, une sanction n’est pas immédiatement appliquée. Au début, il y a une “ordonnance de mesure” concernant l’amélioration de la méthode d’envoi de courriels, donc si vous prenez des mesures à ce stade, vous pouvez éviter une sanction.

Résumé : Échange de cartes de visite en ligne et la loi japonaise sur les courriels spécifiques

Dans cet article, nous avons discuté de l’échange de cartes de visite en ligne, en nous concentrant sur ① les avantages et les inconvénients, ② les procédures nécessaires, et ③ les problèmes juridiques, en nous basant sur les lois et règlements pertinents.

L’échange de cartes de visite en ligne est une méthode encore nouvelle, et il y a des aspects pour lesquels la loi n’a pas encore rattrapé. Si vous envisagez d’envoyer des courriels spécifiques à ceux avec qui vous avez échangé des cartes de visite en ligne, nous vous recommandons de ne pas prendre de décision par vous-même, mais de consulter au préalable un avocat ayant une connaissance et une expérience approfondies pour obtenir des conseils.

Présentation des mesures prises par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolis est un cabinet d’avocats spécialisé dans l’IT, et plus particulièrement dans les aspects juridiques de l’Internet. Récemment, l’échange de cartes de visite en ligne a attiré beaucoup d’attention, mais une vérification juridique est nécessaire avant son introduction. Notre cabinet effectue des vérifications juridiques pour de nombreuses entreprises. Les détails sont décrits dans l’article ci-dessous.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]