Explication des précautions à prendre lors de l'utilisation d'un agent pour une demande de subvention et des éléments nécessaires dans un contrat

Dans la gestion d’une entreprise, il peut être nécessaire d’envisager de demander diverses subventions.

Les subventions sont des fonds partiellement fournis par l’État ou les collectivités locales pour soutenir les initiatives des entreprises qui correspondent à leurs objectifs politiques.

Comme les subventions ne nécessitent généralement pas de remboursement, elles peuvent être d’une grande aide pour la gestion financière d’une entreprise.

Cependant, les subventions ne sont pas disponibles pour tous ceux qui en font la demande. Les demandes de subventions sont soumises à des exigences complexes, et il est nécessaire de décrire clairement dans les documents de demande les détails de l’entreprise qui demande la subvention en fonction de ces exigences.

Comme les documents de demande de subvention sont volumineux, il peut être très lourd pour une entreprise de préparer une demande tout en menant ses activités quotidiennes. Par conséquent, il est assez courant de confier la demande de subvention à un consultant externe.

Par conséquent, pour les entreprises qui sous-traitent la demande de subvention, nous expliquerons les points à surveiller dans le contrat de consultation lors de la sous-traitance du travail de demande de subvention.

Procédure de demande de subvention

Comme expliqué précédemment, les subventions sont un système qui accorde une partie des dépenses nécessaires pour soutenir les initiatives des entreprises, conformément aux objectifs politiques du gouvernement national et des gouvernements locaux.

Principalement, c’est le Ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie qui gère de nombreuses subventions.

Lors de la demande de subvention, il est nécessaire d’obtenir le dernier appel à propositions et le formulaire de demande spécifié, et de soumettre les documents au secrétariat à temps pour la date limite de demande de subvention.

Ensuite, le secrétariat examine la demande de subvention et décide si elle est acceptée ou non.

Et il est nécessaire de mettre en œuvre le projet éligible à la subvention après la décision d’acceptation.

De plus, les subventions ne sont pas immédiatement versées à l’entreprise une fois qu’elles ont été acceptées.

Les entreprises qui ont été acceptées pour une subvention doivent d’abord dépenser tous les frais, puis rapporter le contenu de la mise en œuvre du projet avant de pouvoir recevoir la subvention.

Comme les subventions ont généralement un plafond budgétaire, toutes les demandes ne sont pas acceptées.

Par exemple, la “subvention à la fabrication”, populaire parmi les entreprises, a un taux d’acceptation d’environ 50%.

Pour cette raison, de nombreuses entreprises font appel à un consultant professionnel pour demander une subvention afin de passer l’examen avec autant de certitude que possible.

En outre, il existe des “subventions” qui sont similaires aux subventions. Les subventions sont également accordées par le gouvernement national et les gouvernements locaux, et aucun remboursement n’est nécessaire. La différence entre les subventions et les subventions est que si certaines conditions sont remplies, les subventions peuvent généralement être reçues. De plus, les subventions sont principalement des prestations liées à l’emploi sous la juridiction du Ministère de la Santé, du Travail et du Bien-être.

À qui devrait-on demander de faire une demande de subvention ?

Si vous envisagez de sous-traiter votre demande de subvention, à qui devriez-vous vous adresser ? Pour résumer, il n’y a pas de qualification spéciale requise pour agir en tant que représentant pour une demande de subvention. Par conséquent, il existe de nombreux agents qui se présentent comme des consultants en demandes de subventions.

Cependant, il semble que dans la pratique, de nombreux consultants en demandes de subventions sont des conseillers en petites et moyennes entreprises, une qualification professionnelle au Japon.

En outre, il semble que de nombreux comptables publics certifiés et experts-comptables proposent également des services de conseil en matière de demandes de subventions.

On dit qu’il y a des points clés à considérer lors de la rédaction d’une demande de subvention. Par conséquent, si vous envisagez de sous-traiter votre demande de subvention, il serait préférable de consulter un consultant qui a une riche expérience dans les demandes de subventions.

De plus, la rémunération pour une demande de subvention est généralement structurée en deux étapes : un paiement initial et une commission de succès.

Dans ce cas, le paiement initial est généralement d’environ 100 000 à 150 000 yens, et la commission de succès est d’environ 10% du montant de la subvention accordée. Par conséquent, si le montant de la rémunération est nettement supérieur à cela, vous devriez peut-être réfléchir soigneusement avant de faire appel à leurs services.

Contrat de consultation pour la demande de subventions

Lorsque vous externalisez une demande de subvention, vous devez créer et conclure un contrat de consultation avec le consultant. Dans cet article, nous expliquerons en détail les points à vérifier dans le contrat de consultation.

Dans le modèle de contrat présenté ci-dessous, “A” désigne la société qui confie la demande de subvention, et “B” désigne le consultant qui effectue la demande de subvention.

Lors de la création du contrat, veuillez noter que les exemples de clauses énumérés ci-dessous ne doivent pas être utilisés tels quels comme modèle, mais doivent être adaptés en fonction de la situation réelle des parties concernées.

Concernant le contenu général d’un contrat de consultation, nous l’expliquons en détail dans l’article ci-dessous.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Clause concernant le contenu de la mission confiée

Article ○ (Contenu de la mission)
A confie à B la mission suivante (ci-après dénommée “la mission”) et B l’accepte.
(1) Préparation de la demande de subvention pour l’année fiscale Reiwa ○ (année grégorienne 20XX) et autres documents nécessaires
(2) Tâches annexes découlant de l’exécution de la mission définie au paragraphe précédent

La clause centrale du contrat de consultation concerne le contenu de la mission de consultation qui est confiée. Ici, il est important de vérifier si le contenu et la portée de la mission sont clairement indiqués. Plus précisément, il est important de préciser quelle demande de subvention est confiée.

Les subventions sont généralement spécifiées par l’année fiscale de l’appel à candidatures et le nom de la subvention. Par conséquent, en comparant avec les conditions d’appel d’offres du gouvernement ou des autorités locales qui sollicitent la subvention, vérifiez s’il n’y a pas d’erreur dans le nom de la subvention, etc.

Clause concernant la rémunération

Article ○ (Rémunération, etc.)
La rémunération pour la mission est fixée comme suit.
(1) Frais initiaux
A paiera à B, en tant que frais initiaux, ○○ yens (TVA incluse).
(2) Rémunération en cas de succès
Si la subvention demandée par la mission est accordée, A paiera à B ○○% (TVA incluse) du montant accordé.

La clause concernant la rémunération de la mission est aussi importante que celle concernant le contenu de la mission. Comme mentionné précédemment, la rémunération pour une demande de subvention est généralement divisée en deux étapes : les frais initiaux et la rémunération en cas de succès.

Par conséquent, en tant qu’entreprise qui confie la demande de subvention, il est nécessaire de vérifier si la méthode de calcul et le montant de la rémunération sont clairement définis dans le contrat de consultation.

De plus, si des frais ou des dépenses que l’entreprise doit supporter en plus des frais initiaux et de la rémunération sont stipulés, il est important de vérifier à l’avance le contenu de ces frais pour éviter tout problème.

Récemment, en raison de l’augmentation du nombre de consultants traitant les demandes de subventions, certains consultants semblent adopter un système de rémunération entièrement basé sur le succès, sans frais initiaux.

Clause concernant la sous-traitance

Article ○ (Sous-traitance)
(1) Si B sous-traite la mission à un tiers, il doit obtenir l’accord préalable de A par écrit.
(2) Si B sous-traite la mission à un tiers en vertu du paragraphe précédent, B doit imposer à ce tiers des obligations au moins équivalentes à celles qu’il assume en vertu du présent contrat.

En raison des délais de demande de subvention qui sont fixés tous les quelques mois, les consultants qui effectuent les demandes ont tendance à avoir une concentration extrême de travail à certaines périodes. Par conséquent, ils peuvent sous-traiter la préparation des demandes de subvention à des collaborateurs externes.

Même dans ce cas, il est nécessaire de maintenir une situation où le côté demandeur peut comprendre si la sous-traitance a lieu ou non. Par conséquent, dans l’exemple de clause ci-dessus, l’accord écrit est conditionné au paragraphe 1.

Si vous savez dès le départ que vous allez sous-traiter, vous pouvez envisager de stipuler dans le paragraphe 1 de l’exemple de clause que “B peut sous-traiter la mission à ○○, et A accepte cela”.

En tant que partie qui confie la mission, il est préférable de demander autant que possible la divulgation du nom de l’entreprise de sous-traitance, etc.

De plus, les documents relatifs à la demande de subvention contiennent des informations confidentielles sur la gestion de l’entreprise. Par conséquent, même si la mission est sous-traitée à une entreprise externe, il est nécessaire de vérifier si au moins l’obligation de confidentialité est imposée à la partie sous-traitante.

C’est l’objet du paragraphe 2 de l’exemple de clause ci-dessus.

Clause concernant la résiliation du contrat

Article ○ (Résiliation du contrat)
1. A ou B peut résilier le présent contrat en notifiant par écrit à l’autre partie si cette dernière tombe sous l’un des points suivants.
(1) En cas de violation de l’une des clauses du présent contrat
(2) En cas de détérioration de la situation financière
(3) En cas d’autres raisons rendant impossible l’atteinte de l’objectif du présent contrat
2. Si A refuse de recevoir la subvention après avoir été sélectionné, ou si A ne peut pas recevoir la subvention parce qu’il n’a pas mis en œuvre le projet, le contrat ne peut pas être résilié.

Le paragraphe 1 de l’exemple de clause est une clause générale concernant la résiliation du contrat. Ce qui est particulièrement susceptible de poser problème dans le cadre de la sous-traitance de la demande de subvention, c’est le paragraphe 2 de l’exemple de clause. La rémunération en cas de succès de la demande de subvention est généralement due lorsque la subvention demandée est accordée.

Cependant, l’entreprise cliente ne peut réellement recevoir la subvention qu’après avoir mis en œuvre le projet qui a été sélectionné. Selon le paragraphe 2 de l’exemple de clause, même si le client ne peut pas réellement recevoir la subvention pour des raisons qui lui sont propres après avoir été sélectionné, la rémunération en cas de succès est due.

Si le client ne prend pas les mesures nécessaires pour recevoir la subvention après avoir été sélectionné, cela n’est pas de la responsabilité du consultant, il est donc inévitable qu’une telle clause soit incluse.

Clauses générales

En plus des exemples de clauses mentionnés ci-dessus, il y a des clauses générales qui sont généralement stipulées dans les contrats.

Parmi les clauses générales, on trouve par exemple des clauses concernant la responsabilité en matière de dommages et intérêts, des clauses concernant la juridiction compétente en cas de litige avec l’autre partie, des clauses concernant l’obligation de confidentialité, etc.

Parmi celles-ci, l’obligation de confidentialité est très importante dans le cadre d’une demande de subvention, car des informations hautement confidentielles telles que le plan d’affaires de l’entreprise et les informations financières sont fournies au consultant. C’est parce qu’il y a un risque que l’entreprise subisse des dommages si les informations sont divulguées à des concurrents.

Concernant l’obligation de confidentialité, elle peut être stipulée dans le contrat de consultation, mais compte tenu de son importance, un contrat de confidentialité appelé NDA peut également être établi séparément du contrat.

Concernant le contrat de confidentialité (NDA), nous l’expliquons en détail dans l’article ci-dessous.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Résumé

Si vous parvenez à utiliser efficacement un consultant externe pour être sélectionné pour une subvention, cela peut représenter un avantage considérable pour votre entreprise.

Lorsque vous confiez des tâches liées à la demande de subvention à un externe, assurez-vous de toujours conclure un contrat.

Il est nécessaire de vérifier attentivement le contrat, en particulier en ce qui concerne le contenu du travail et la rémunération, car ce sont des domaines où des problèmes sont susceptibles de survenir. Si vous avez des inquiétudes concernant le contenu du contrat, vous pouvez également consulter un avocat spécialisé en droit des affaires et obtenir des conseils.

Présentation des mesures prises par notre cabinet

Comme mentionné ci-dessus, la création d’un contrat est nécessaire pour une utilisation sûre des services d’agence de subventions.

Le cabinet d’avocats Monolith est un cabinet d’avocats spécialisé dans l’IT, en particulier l’Internet et le droit. Dans notre cabinet, nous créons et examinons des contrats pour diverses affaires, allant des entreprises cotées sur le marché principal de la Bourse de Tokyo aux startups.

Si vous avez des problèmes concernant les contrats, veuillez consulter l’article ci-dessous.

https://monolith.law/contractcreation[ja]