Points clés pour l'obtention de visas de travail pour les employés étrangers selon les différents types de recrutement au Japon

Dans l’environnement commercial mondialisé d’aujourd’hui, il est essentiel pour les entreprises japonaises de sécuriser des talents exceptionnels, indépendamment de leur nationalité, afin de maintenir et d’améliorer leur compétitivité internationale. L’embauche de cadres et de professionnels hautement qualifiés en provenance de l’étranger est une tendance en plein essor. Cependant, pour employer des étrangers au Japon, il est nécessaire de se conformer aux procédures complexes établies par la loi japonaise sur l’immigration et la reconnaissance des réfugiés (ci-après dénommée “la loi sur l’immigration japonaise”) et les ordonnances connexes du Ministère de la Justice. Bien que le terme “visa” soit couramment utilisé, légalement, le “visa” délivré par les missions diplomatiques pour l’entrée au Japon et le “statut de résidence” qui régit les activités au Japon sont distincts. De nombreux défis auxquels les entreprises sont confrontées concernent l’acquisition et la gestion de ce statut de résidence. Le système de statut de résidence japonais est strictement géré en fonction des activités autorisées, et les entreprises ont l’obligation légale de s’assurer que les étrangers qu’elles emploient obtiennent le statut de résidence approprié en fonction des tâches qu’ils exercent. Cet article se concentre sur trois formes de recrutement typiques auxquelles les dirigeants d’entreprise et les responsables juridiques sont confrontés lorsqu’ils envisagent d’embaucher des talents étrangers, à savoir “lors de la nomination d’étrangers à des postes de direction”, “l’accueil de transférés de filiales étrangères” et “l’accueil d’étrangers en tant qu’employés détachés”. Nous détaillerons les exigences en matière de statut de résidence, les procédures de demande et les points juridiques auxquels les entreprises doivent prêter une attention particulière, en nous basant sur des lois et réglementations spécifiques.

Nomination d’étrangers aux postes de direction : Visa “Business Management” au Japon

Lorsqu’on envisage de nommer un étranger en tant que représentant légal, directeur ou à un poste de direction, voire comme chef de département au sein d’une société japonaise, il est généralement nécessaire d’obtenir le statut de résidence “Business Management”. Selon l’annexe I-II de la loi japonaise sur l’immigration, ce statut de résidence est défini comme des activités “engagées dans la gestion d’un commerce ou d’une autre entreprise, ou dans la gestion de ces activités au Japon”. Lors de l’examen de ce statut de résidence, non seulement le parcours professionnel du demandeur est pris en compte, mais également la substance, la stabilité et la continuité de l’entreprise qu’il est censé gérer ou diriger sont des éléments de jugement extrêmement importants.

Critères d’obtention du permis d’établissement : Exigences relatives à la base de l’entreprise

Pour obtenir le statut de résidence “Gestion & Management” au Japon, il est nécessaire de satisfaire plusieurs critères établis par l’ordonnance ministérielle définissant les standards en vertu de l’article 7, paragraphe 1, point 2 de la loi japonaise sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié (ci-après dénommée “ordonnance sur les critères”). En particulier pour les nouvelles entreprises, il est exigé de prouver ces critères par des documents objectifs.

Premièrement, il est essentiel que l’entreprise dispose d’un établissement commercial situé au Japon. Cet établissement ne doit pas être une simple adresse de contact, mais un lieu physique où les activités commerciales sont menées de manière continue. Par conséquent, les bureaux virtuels sans substance réelle ou les espaces loués à court terme ne sont généralement pas acceptés. Il est possible d’utiliser un bien résidentiel comme établissement commercial, mais dans ce cas, le contrat de location doit autoriser l’utilisation à des fins commerciales et les espaces de vie et commerciaux doivent être clairement délimités, entre autres conditions strictes.

Deuxièmement, le demandeur doit objectivement démontrer qu’il possède les capacités et les qualités nécessaires pour mener à bien l’entreprise en tant que gestionnaire. Plus précisément, une expérience en gestion de plus de trois ans ou un diplôme de niveau master ou supérieur dans le domaine de la gestion ou de l’activité commerciale concernée est requis.

Troisièmement, dans le but de prévenir les abus du système et de garantir la stabilité de l’entreprise, l’emploi d’au moins un employé à temps plein devient nécessaire.

Quatrièmement, l’entreprise doit atteindre une certaine taille pour répondre aux critères. Pour une société par actions, le montant du capital social doit être d’au moins 30 millions de yens, tandis que pour une société en nom collectif, une société en commandite simple ou une société en commandite par actions, le montant total des apports doit être équivalent.

Cinquièmement, afin de gérer l’entreprise de manière fluide au Japon et de communiquer efficacement avec les clients et les employés, une compétence suffisante en japonais est requise pour le demandeur ou pour l’un des employés à temps plein.

Enfin, la stabilité et la continuité de l’entreprise doivent être reconnues comme essentielles. Le document le plus important pour évaluer cet aspect est le plan d’affaires. Lors de la demande de statut de résidence, il est conseillé de faire vérifier le plan d’affaires par un comptable agréé ou un fiscaliste. De plus, les entreprises dont la réalité opérationnelle est jugée insuffisante, comme celles qui reposent principalement sur des contrats de sous-traitance, ne sont pas acceptées. Cela reflète la décision politique selon laquelle le statut de résidence “Gestion & Management” ne devrait être accordé qu’aux entrepreneurs et gestionnaires d’entreprises susceptibles de contribuer à l’économie japonaise de manière durable.

Procédures de demande et documents requis

Lorsqu’une entreprise basée au Japon souhaite recruter un étranger résidant à l’étranger en tant que dirigeant, il est courant que l’entreprise d’accueil agisse en tant qu’agent et soumette une demande de délivrance du certificat d’éligibilité au statut de résidence (Certificate of Eligibility, COE) pour cette personne.

Le guichet pour effectuer cette procédure est le bureau régional de l’immigration compétent pour le lieu d’établissement de l’entreprise. La période d’examen standard pour la délivrance du certificat varie généralement de un à trois mois, mais peut prendre plus de temps pour les nouvelles entreprises ou les cas complexes.

Les documents à soumettre varient selon quatre catégories définies par l’Agence des services d’immigration en fonction de la taille et de la fiabilité de l’entreprise d’accueil. Les grandes entreprises correspondant aux catégories 1 (telles que celles cotées à la bourse japonaise) et 2 (telles que les organisations dont le montant des taxes prélevées à la source sur les salaires de l’année précédente dépasse 10 millions de yens) bénéficient d’une simplification significative des documents requis en raison de leur crédibilité sociale. En revanche, les entreprises nouvellement établies et les PME, qui relèvent souvent des catégories 3 et 4, doivent fournir des documents détaillés pour prouver la légalité et la stabilité de leur activité dès le départ.

Les documents communs à toutes les catégories sont les suivants :

• Formulaire de demande de délivrance du certificat d’éligibilité au statut de résidence, en un exemplaire
• Une photographie
• Une enveloppe pour la réponse

Ces formulaires peuvent être téléchargés sur le site web de l’Agence des services d’immigration à la section “Statut de résidence ‘Gestion et administration'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

En plus des documents mentionnés ci-dessus, les entreprises relevant des catégories 3 et 4 qui souhaitent soumettre une demande pour un étranger engagé dans la gestion de l’entreprise doivent généralement fournir les documents suivants :

• Copie du plan d’affaires
• Certificat d’enregistrement de la société
• Copie des statuts de la société
• Copie des documents de clôture des comptes de l’exercice le plus récent (pour les entreprises existantes)
• Documents attestant d’un apport en capital de plus de 5 millions de yens (copie de livret bancaire, etc.)
• Copie de l’extrait du registre foncier ou du contrat de location des locaux de l’entreprise
• Photographies intérieures et extérieures des locaux de l’entreprise
• Copie de la déclaration d’ouverture du bureau de paiement des salaires, etc.
• Copie des statuts définissant la rémunération des dirigeants ou procès-verbal de l’assemblée générale des actionnaires ayant décidé de la rémunération des dirigeants

Ce système de catégorisation reflète l’approche basée sur le risque de l’Agence des services d’immigration pour évaluer la fiabilité des entreprises. Les entreprises des catégories 1 et 2 sont considérées comme stables car elles ont déjà été évaluées par le marché et les autorités fiscales. En revanche, les nouvelles entreprises des catégories 3 et 4 n’ont pas de telles évaluations externes, et il incombe donc au demandeur de prouver de zéro la solidité et le potentiel futur de l’entreprise à travers le plan d’affaires et les documents financiers.

Mutation au sein d’une entreprise multinationale : le statut de résidence “Transfert intra-entreprise” en droit japonais

Lorsqu’une entreprise opérant à l’échelle mondiale souhaite transférer un employé travaillant dans une filiale ou une maison mère à l’étranger vers un site au Japon, le statut de résidence “Transfert intra-entreprise” est applicable. La loi japonaise sur l’immigration définit ce statut de résidence comme l’activité d’un employé d’une institution publique ou privée, qui possède un siège social, une succursale ou tout autre bureau à l’étranger, et qui est transféré pour une période déterminée à un bureau au Japon pour y travailler. Les activités autorisées sous ce statut de résidence sont limitées à celles correspondant au statut de résidence “Compétences techniques, connaissances humaines, affaires internationales”.

Conditions essentielles pour l’acquisition

Pour obtenir le statut de résidence de “transfert intra-entreprise” au Japon, il est nécessaire de satisfaire à plusieurs exigences strictes.

Premièrement, le champ du transfert est limité. Cela concerne les mouvements non seulement entre le siège et les filiales de la même entreprise, mais aussi entre la société mère et ses filiales ou entre les filiales elles-mêmes.

Deuxièmement, juste avant de faire la demande, il est requis d’avoir travaillé de manière continue pendant plus d’un an dans le siège, une filiale ou une société affiliée située à l’étranger. Cette exigence garantit que le demandeur est un employé régulier du groupe d’entreprises et sert à prévenir l’abus du système.

Troisièmement, le type de travail à exercer au Japon doit nécessiter des connaissances techniques en sciences ou en ingénierie, ou des connaissances en sciences humaines telles que le droit ou l’économie, ou encore un travail nécessitant une pensée ou une sensibilité fondée sur une culture étrangère. Les travaux manuels simples, comme ceux d’une chaîne de montage en usine, ne sont pas autorisés.

Quatrièmement, le montant de la rémunération perçue au Japon doit être égal ou supérieur à celui qu’un Japonais recevrait pour le même travail. Il s’agit d’une disposition importante pour empêcher que le système de transfert intra-entreprise soit utilisé comme moyen de fournir une main-d’œuvre bon marché.

Procédures et documents de demande

La procédure de demande commence généralement par la demande de délivrance du Certificat d’Éligibilité au Statut de Résident (COE) au Japon. L’organisation d’accueil japonaise soumet la demande en lieu et place de l’employé étranger concerné auprès du bureau régional de l’immigration compétent pour le lieu où se trouve l’organisation. La période d’examen standard est d’environ un à trois mois.

Les documents à soumettre varient selon la catégorie (de 1 à 4) de l’entreprise d’accueil, tout comme pour la catégorie « Gestion et Administration ».

Les documents communs à toutes les catégories sont les suivants :

• Formulaire de demande de délivrance du Certificat d’Éligibilité au Statut de Résident, en un exemplaire
• Une photographie
• Une enveloppe de retour

Le formulaire de demande peut être obtenu sur le site web de l’Agence des Services d’Immigration du Japon, dans la section « Statut de résidence ‘Transfert intra-entreprise’ » (URL : https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

En plus des documents mentionnés ci-dessus, les entreprises des catégories 3 et 4 doivent soumettre les principaux documents suivants lors de la demande :

• Copie de l’ordre de mutation ou notification des conditions de travail, précisant les activités, la durée, le statut et la rémunération au Japon
• Documents clarifiant la relation capitalistique entre l’entreprise d’origine et l’entreprise de destination
• Curriculum vitae du demandeur
• Document émis par le dernier employeur à l’étranger avant la mutation, attestant des fonctions, du statut, de la rémunération et de la période d’emploi
• Documents clarifiant les activités de l’entreprise de destination (brochure de l’entreprise, certificat d’enregistrement des articles, etc.)
• Copie des documents de clôture des comptes de l’année fiscale la plus récente de l’entreprise de destination

Comparaison entre le transfert intra-entreprise et les compétences en « Techniques, Connaissances Humaines et Services Internationaux » sous le droit japonais

Le transfert intra-entreprise et la qualification de résidence pour les professions spécialisées en « Techniques, Connaissances Humaines et Services Internationaux » se chevauchent en termes de portée des activités professionnelles, mais présentent des différences cruciales dans leurs exigences. L’exigence la plus importante concerne la formation académique. Pour obtenir la qualification en « Techniques, Connaissances Humaines et Services Internationaux », il faut généralement un diplôme universitaire ou plus de dix ans d’expérience professionnelle. Cependant, pour le transfert intra-entreprise, il n’y a pas d’exigence de formation académique ou d’expérience professionnelle de longue durée. À la place, une expérience de travail d’au moins un an dans l’entreprise d’origine est requise.

Cette conception du système peut être un moyen stratégique pour les entreprises mondiales de déployer de manière flexible des employés clés qui, bien qu’ils n’aient pas de diplôme universitaire, ont accumulé des compétences techniques et un savoir-faire spécifiques à l’entreprise grâce à de nombreuses années de service. Autrement dit, le gouvernement japonais, en imposant une exigence d’au moins un an de service continu, vérifie que le candidat est un employé essentiel pour le groupe d’entreprises et, en contrepartie, dispense de l’exigence de formation académique. Par conséquent, les entreprises doivent choisir stratégiquement la qualification de résidence la plus appropriée en fonction de la formation académique et de l’expérience professionnelle du talent qu’elles souhaitent recruter.

Points de vigilance lors de l’accueil de travailleurs étrangers en tant qu’intérimaires au Japon

L’utilisation de services de travail temporaire pour accueillir des talents étrangers offre aux entreprises une flexibilité dans la gestion de leur personnel, tout en comportant des risques juridiques spécifiques. Dans ce cadre, une relation tripartite se forme entre le travailleur étranger, l’entreprise de travail temporaire (l’agence de placement) et l’entreprise utilisatrice (la société qui donne effectivement les ordres de travail). Juridiquement, l’employeur du travailleur étranger est l’entreprise de travail temporaire, qui assume la responsabilité de l’application et de la gestion du statut de résidence, ainsi que du paiement des salaires. Cependant, l’entreprise utilisatrice ne peut pas non plus se soustraire à ses responsabilités en vertu de la loi japonaise sur l’immigration.

Obligations de vérification imposées à l’entreprise utilisatrice et risque de crime de promotion du travail illégal

L’obligation juridique la plus importante pour l’entreprise utilisatrice est de s’assurer que le travailleur étranger qu’elle accueille possède un statut de résidence valide lui permettant d’exercer les activités prévues au sein de l’entreprise. Même si l’entreprise de travail temporaire assure que “les procédures sont correctes”, il est extrêmement risqué de prendre ces affirmations pour argent comptant.

L’article 73-2 de la loi japonaise sur l’immigration définit le “crime de promotion du travail illégal”. Ce crime ne concerne pas seulement ceux qui emploient des travailleurs illégaux, mais aussi ceux qui, “sous leur contrôle”, permettent des activités de travail illégal. Dans le cadre d’un contrat de travail temporaire, le travailleur étranger opère sous les ordres de l’entreprise utilisatrice, qui peut donc être considérée comme l’ayant “sous son contrôle” et devenir ainsi sujet à des poursuites pour crime de promotion du travail illégal. Si le travailleur temporaire ne possède pas un statut de résidence valide ou s’il exerce des activités au-delà de celles autorisées, l’entreprise utilisatrice ne peut se contenter de dire “je ne savais pas” et pourrait être sujette à des sanctions pénales.

Pour éviter ce risque, l’entreprise utilisatrice doit prendre les mesures suivantes :

Premièrement, avant de conclure un contrat de travail temporaire et avant que le travailleur étranger ne commence son activité, il est essentiel de vérifier l’original de sa carte de résidence et d’en conserver une copie. Sur la carte de résidence, il faut vérifier trois éléments : le type de “statut de résidence”, la date d’expiration de la “période de résidence” et la présence ou l’absence de “restrictions de travail”.

Deuxièmement, il est crucial de s’assurer que les tâches assignées sont bien dans le cadre des activités autorisées par le statut de résidence du travailleur étranger. Par exemple, si un ingénieur informatique possédant un statut de résidence “Compétences techniques, connaissances humaines, affaires internationales” est accueilli en tant qu’intérimaire, il ne peut être affecté à des tâches de travail manuel simple telles que l’assemblage en usine ou la vente en magasin. Une telle inadéquation des tâches constitue un travail illégal. Il est donc essentiel pour l’entreprise utilisatrice de spécifier clairement les tâches prévues dans le contrat de travail temporaire conclu avec l’entreprise de travail temporaire et de s’assurer mutuellement que ces tâches sont bien dans les limites du statut de résidence.

En outre, en vertu de la loi japonaise sur le travail temporaire, l’entreprise utilisatrice est également responsable de la gestion de la sécurité et de la santé des travailleurs intérimaires, ainsi que d’autres obligations légales en matière de travail. De plus, les “Lignes directrices pour une gestion appropriée de l’emploi des travailleurs étrangers” établies par le ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales interdisent le traitement discriminatoire basé sur la nationalité et exigent la garantie de conditions de travail appropriées, des principes qui s’appliquent également à l’entreprise utilisatrice. L’entreprise utilisatrice doit donc être consciente de ses responsabilités non seulement en vertu de la loi sur l’immigration, mais aussi en matière de législation du travail, et doit mettre en place un système de conformité adéquat.

Résumé

Le processus d’embauche d’employés étrangers au Japon varie considérablement en fonction du type de recrutement, avec des lois et des procédures spécifiques à suivre. Pour recruter en tant que dirigeant, il est nécessaire d’obtenir le statut de résidence “Gestion & Administration”, où la faisabilité du plan d’affaires et la stabilité de l’infrastructure commerciale sont rigoureusement évaluées. Lors du transfert de personnel depuis une société affiliée à l’étranger, le statut de résidence “Transfert intra-entreprise” est approprié, et bien que l’exigence de niveau d’études soit levée, l’expérience professionnelle dans l’entreprise d’origine est privilégiée. En outre, lors de l’accueil d’employés en détachement, non seulement l’entreprise d’origine, mais aussi l’entreprise d’accueil, doivent assumer le risque de promouvoir le travail illégal, ce qui implique une obligation stricte de vérifier par eux-mêmes la conformité du statut de résidence et du contenu du travail. Ces procédures nécessitent des connaissances spécialisées, et avancer prudemment sur la base de conseils juridiques appropriés est la clé pour assurer la conformité et réaliser un recrutement de personnel sans heurts.

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