Visa de travail pour l'emploi de ressortissants étrangers au Japon : Procédures et exigences pour les cinq principaux statuts de résidence

Sur le marché du travail japonais ces dernières années, la présence de talents étrangers est de plus en plus marquée. Selon le ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, le nombre d’étrangers travaillant au Japon continue de battre des records, et les statistiques du ministère japonais de la Justice montrent également une tendance à la hausse du nombre total d’étrangers résidant au Japon. Cette tendance reflète la réalité de nombreuses entreprises japonaises cherchant à sécuriser des talents exceptionnels au-delà des frontières nationales. Cependant, le défi pour les entreprises ne réside pas seulement dans la découverte de talents talentueux. Il s’agit plutôt de comprendre et de respecter avec précision le système complexe de gestion de l’immigration sous le droit japonais. Les malentendus et les erreurs dans les procédures de demande de statut de résidence (communément appelé “visa”) peuvent entraîner des retards considérables dans le processus de recrutement, des risques juridiques et la perte d’opportunités dans la compétition mondiale pour l’acquisition de talents. Cet article a été créé comme un guide exhaustif et pratique pour aider les dirigeants d’entreprise, les membres des départements juridiques et les responsables des ressources humaines à comprendre l’ensemble des procédures légales essentielles lors de l’emploi d’étrangers au Japon. Nous nous concentrerons sur les cinq principaux statuts de résidence liés à l’emploi, à savoir “Compétences, Connaissances Humaines, Affaires Internationales”, “Compétences Spécifiques”, “Transferts au sein d’une Entreprise”, “Gestion et Administration” et “Activités Spécifiques”. Pour chacun de ces statuts de résidence, nous expliquerons les exigences légales basées sur la “Loi sur le Contrôle de l’Immigration et la Reconnaissance des Réfugiés” du Japon et les ordonnances connexes du ministère de la Justice, les conditions requises pour les candidats et les entreprises d’accueil, ainsi que les étapes détaillées du processus de demande.

Procédures de base : Comprendre le certificat d’éligibilité au statut de résident au Japon

Lorsqu’une entreprise souhaite employer un étranger résidant à l’étranger et le faire venir au Japon, la procédure standard consiste à soumettre une demande de délivrance du certificat d’éligibilité au statut de résident (Certificate of Eligibility, ci-après « COE »). Le COE est un document délivré par le ministre de la Justice japonais, attestant que l’étranger remplit les conditions d’entrée définies à l’article 7-2 de la loi japonaise sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié. L’obtention du COE permet d’accélérer la procédure de délivrance de visa dans les ambassades et consulats japonais à l’étranger, ainsi que l’inspection d’entrée dans les aéroports japonais et autres points d’entrée.

Le déroulement général de la procédure est le suivant : tout d’abord, l’entreprise d’accueil prépare et soumet la demande de COE en lieu et place de l’étranger qu’elle prévoit d’employer, au Japon. Le bureau régional de l’immigration compétent est celui où est située l’entreprise ou où l’étranger prévoit de résider. Ensuite, l’Agence des services d’immigration examine la demande pour vérifier si les qualifications académiques et l’expérience professionnelle du demandeur, ainsi que la stabilité et la continuité des activités de l’entreprise d’accueil, répondent aux critères du statut de résidence visé. Si la demande est approuvée après examen, le COE est délivré et envoyé à l’entreprise d’accueil au Japon. Ces dernières années, il est également possible de recevoir le COE par courrier électronique. L’entreprise envoie ensuite l’original ou une copie électronique du COE à la personne concernée à l’étranger. Cette dernière soumet le COE, accompagné de son passeport et d’autres documents nécessaires, à l’ambassade ou au consulat général du Japon de son pays pour demander un visa. Le COE est valable pour une période de trois mois, durant laquelle la demande de visa doit être faite. L’entrée au Japon doit avoir lieu dans la période de validité du visa délivré. Cette période de validité de trois mois est extrêmement importante. Lors de l’inspection d’entrée dans les aéroports japonais, la présentation du passeport et du visa, ainsi que la soumission du COE, permettent d’obtenir la carte de résidence et de commencer officiellement les activités de travail au Japon.

La période standard d’examen du COE est d’environ un à trois mois à partir de la demande, mais cela peut varier en fonction du type de statut de résidence, de la taille de l’entreprise et de la charge de travail des bureaux régionaux de l’immigration. Ce système de COE peut être interprété comme une conception délibérée par le gouvernement japonais pour gérer les risques. En centralisant la partie essentielle de l’examen au sein de l’Agence des services d’immigration du Japon, qui possède l’expertise nécessaire pour évaluer les lois japonaises et la réalité des entreprises, le fardeau de l’examen dans les missions diplomatiques à travers le monde est allégé et l’uniformité des décisions est assurée. Le rôle des missions diplomatiques se limite principalement à la vérification de l’identité du demandeur et à l’authentification du COE, la décision substantielle ayant déjà été prise. Ce mécanisme signifie que la demande de COE est le principal obstacle pour les entreprises, et une fois cette étape franchie, la délivrance du visa peut se poursuivre avec une grande certitude.

Analyse détaillée des cinq principaux types de visas de travail sous le droit japonais

Technologie, Sciences Humaines et Services Internationaux

Ce statut de résidence est l’un des visas de travail les plus courants et les plus diversifiés pour les professionnels spécialisés. Selon l’Annexe I, Section 2 de la “Loi sur le Contrôle de l’Immigration et la Reconnaissance des Réfugiés” au Japon, ce statut cible les activités engagées sur la base d’un contrat avec une institution publique ou privée japonaise dans les domaines des sciences naturelles telles que la physique, l’ingénierie ou autres (« Technologie »), ou nécessitant des compétences ou des connaissances dans des domaines des sciences humaines tels que le droit, l’économie, la sociologie ou autres (« Sciences Humaines »), ou encore des activités nécessitant une pensée ou une sensibilité fondée sur une culture étrangère (« Services Internationaux »).

Pour obtenir ce statut de résidence, les critères d’admission sont détaillés dans l’ordonnance du ministère japonais définissant les critères de l’article 7, paragraphe 1, point 2 de la “Loi sur le Contrôle de l’Immigration et la Reconnaissance des Réfugiés”. Pour les activités dans les domaines de la « Technologie » ou des « Sciences Humaines », le demandeur doit généralement avoir obtenu un diplôme universitaire dans le domaine concerné ou avoir reçu une éducation équivalente ou supérieure, ou posséder plus de dix ans d’expérience professionnelle. Cependant, pour les professionnels de l’informatique, il existe une exception qui assouplit cette exigence si le demandeur a réussi un examen spécifique désigné par le ministre de la Justice. Dans le domaine des « Services Internationaux » (par exemple, la traduction, l’interprétation, le marketing, les transactions internationales), une expérience professionnelle d’au moins trois ans est généralement requise. Toutefois, si l’activité concerne la traduction, l’interprétation ou l’enseignement des langues, cette exigence de trois ans d’expérience professionnelle est levée pour les diplômés universitaires. Un critère important commun à tous ces domaines est que la rémunération du demandeur doit être au moins équivalente à celle qu’un Japonais recevrait pour le même travail.

Les documents requis pour la procédure de demande varient selon les quatre « catégories » établies en fonction de la taille et de la fiabilité de l’entreprise d’accueil. Ce système de catégories a été introduit par l’Agence des Services d’Immigration du Japon pour rationaliser le processus d’examen. La catégorie 1 concerne les entreprises cotées en bourse au Japon, la catégorie 2 les entités ou individus dont le montant de l’impôt prélevé à la source sur le revenu salarial de l’année précédente est supérieur à 10 millions de yens, la catégorie 3 les entités ou individus ayant soumis le tableau récapitulatif des déclarations légales de l’année précédente (à l’exception de la catégorie 2), et la catégorie 4 concerne les nouvelles entreprises, entre autres.

Les documents à soumettre incluent le « Formulaire de demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence » (avec photo) commun à toutes les catégories et une enveloppe de retour, ainsi que des documents prouvant la catégorie de l’entreprise (par exemple, une copie du rapport saisonnier pour la catégorie 1), des certificats de diplôme et des attestations d’emploi pour prouver l’éducation et l’expérience professionnelle du demandeur, et des certificats d’enregistrement de l’entreprise d’accueil ou les derniers états financiers (en particulier pour les catégories 3 et 4). De plus, conformément à l’article 15 de la “Loi sur les Normes du Travail” japonaise, une copie du contrat de travail ou de la notification des conditions de travail détaillant la description du poste, le salaire, la durée de l’emploi, etc., est essentielle. Les formulaires de demande sont disponibles sur le site web de l’Agence des Services d’Immigration du Japon, et les demandes doivent être soumises au bureau régional de l’immigration compétent pour le lieu d’établissement de l’entreprise.

Compétences

La qualification de résidence “Compétences” cible les professionnels possédant des compétences spécialisées dans des secteurs industriels spécifiques, plutôt que sur la base de leur niveau d’éducation. Parmi les professions concernées, on trouve des chefs cuisiniers spécialisés en cuisine étrangère, des entraîneurs sportifs, des pilotes d’avions, des artisans travaillant les métaux précieux, etc. Cette qualification de résidence diffère de la “Compétence Spécifique”, qui vise à pallier la pénurie de main-d’œuvre dans certains secteurs industriels, en ce qu’elle requiert un haut niveau de spécialisation.

Au cœur des critères d’admission se trouve l’expérience professionnelle plutôt que le niveau d’éducation. Les ordonnances du Ministère de la Justice du Japon définissent spécifiquement le nombre d’années d’expérience professionnelle requises pour chaque profession. Par exemple, un chef cuisinier spécialisé en cuisine étrangère doit justifier de plus de dix ans d’expérience professionnelle, y compris le temps passé dans des établissements d’enseignement liés. Pour un entraîneur sportif, il est demandé plus de trois ans d’expérience professionnelle ou une expérience en tant qu’athlète ayant participé à des compétitions internationales telles que les Jeux Olympiques ou les championnats du monde. Les sommeliers et les pilotes d’avions doivent également justifier de plus de cinq ans d’expérience professionnelle ou d’un certain nombre d’heures de vol et de qualifications spécifiques. De plus, comme pour les autres qualifications de travail, il est essentiel de recevoir une rémunération équivalente ou supérieure à celle qu’un Japonais recevrait pour un travail similaire.

La procédure de demande suit le processus standard de délivrance du COE (Certificat d’Éligibilité). Les documents soumis doivent prouver objectivement la riche expérience professionnelle du demandeur. Les certificats d’emploi délivrés par d’anciens employeurs, détaillant le poste occupé, les tâches spécifiques et la période d’emploi, sont des preuves importantes. Le formulaire de demande “Certificat d’Éligibilité pour la Qualification de Résidence (Compétences)” est disponible sur le site web de l’Agence des Services d’Immigration et de Résidence du Japon, et la demande doit être soumise au bureau régional de l’immigration compétent.

La mutation interne en entreprise au Japon

Ce statut de résidence est spécifiquement conçu pour les employés travaillant dans des bureaux étrangers qui sont mutés pour une période déterminée vers des sociétés affiliées au Japon, telles que le siège social, les succursales ou les filiales. Les activités menées au Japon doivent relever des domaines autorisés par le statut de résidence pour les « Compétences techniques, connaissances en sciences humaines et activités internationales ».

Les critères d’admission comprennent des exigences claires concernant à la fois le demandeur et l’entreprise. Pour le demandeur, il est nécessaire d’avoir été continuellement engagé dans des activités relevant des « Compétences techniques, connaissances en sciences humaines et activités internationales » pendant au moins un an immédiatement avant la mutation, au sein de l’entreprise à l’étranger. Pour l’entreprise, il est requis qu’une relation capitalistique claire existe entre le bureau d’origine et celui de destination, comme une relation parent-filiale ou siège-succursale. En ce qui concerne la rémunération, elle doit être équivalente ou supérieure à celle perçue par un Japonais effectuant un travail similaire.

Le statut de résidence pour « mutation interne en entreprise » est un outil crucial pour les entreprises mondiales afin de positionner stratégiquement leur personnel. Notamment, les exigences habituelles de diplôme universitaire pour les « Compétences techniques, connaissances en sciences humaines et activités internationales » ne sont pas explicitement mentionnées pour ce statut. À la place, l’accent est mis sur l’expérience de travail d’au moins un an au sein de l’entreprise d’origine. Cela permet aux entreprises de muter au Japon des talents hautement spécialisés qui, bien qu’ils ne possèdent pas de diplôme universitaire, ont acquis de l’expérience et une expertise considérable au sein de l’entreprise. Autrement dit, ce système valorise davantage les réalisations et l’expérience au sein de l’entreprise que les qualifications académiques externes, ce qui en fait un outil indispensable pour les entreprises qui souhaitent développer leurs talents en interne et exploiter leurs compétences au-delà des frontières.

La procédure de demande utilise le processus standard de demande de Certificat d’Éligibilité (COE) et le système de catégories d’entreprises mentionné précédemment. Les documents clés à soumettre incluent ceux prouvant la relation capitalistique entre le bureau d’origine et celui de destination (par exemple, des documents montrant les participations financières), un certificat de travail attestant de plus d’un an d’expérience au bureau d’origine, ainsi que les ordres de mutation ou les décrets émis par l’entreprise. Le formulaire de demande « Demande de Certificat d’Éligibilité pour mutation interne en entreprise » peut être téléchargé depuis le site web de l’Agence des Services d’Immigration et doit être soumis au bureau régional de l’immigration compétent.

Gestion et Management

La qualification de résidence “Gestion et Management” cible les étrangers qui souhaitent gérer un commerce ou une autre entreprise, ou s’engager dans la gestion de ces activités au Japon. Cela inclut les représentants légaux d’entreprise, les directeurs et les gestionnaires.

Les critères d’admission pour cette qualification de résidence sont particulièrement stricts par rapport aux autres visas de travail. Selon les ordonnances du Ministère de la Justice japonais, il est d’abord nécessaire de disposer d’un établissement physique pour l’entreprise sur le territoire japonais. Les bureaux virtuels ou les adresses résidentielles ne sont, en principe, pas acceptés. Ensuite, en ce qui concerne les exigences relatives à la taille de l’entreprise, il est nécessaire de satisfaire à l’une des conditions suivantes : soit employer au moins deux employés à temps plein résidant au Japon, autres que ceux engagés dans la gestion ou la direction ; soit disposer d’un capital social ou d’un montant total d’investissement de plus de 5 millions de yens. De plus, si le demandeur n’est pas un investisseur ou un propriétaire d’entreprise, mais s’engage en tant que gestionnaire, plus de trois ans d’expérience dans la gestion ou la direction d’une entreprise (y compris la période d’études spécialisées en gestion ou direction au niveau de la maîtrise) sont requis. Concernant la rémunération, elle doit être équivalente ou supérieure à celle qu’un Japonais recevrait pour un poste similaire.

La procédure de demande de COE (Certificate of Eligibility) est standard, mais les documents à soumettre sont très variés. En plus des documents personnels du demandeur, un plan d’affaires détaillé démontrant la spécificité et la viabilité de l’entreprise, des documents prouvant un investissement de plus de 5 millions de yens (par exemple : relevé bancaire confirmant le paiement du capital social), le contrat de location de l’établissement, le certificat d’enregistrement de l’entreprise, et si l’entreprise emploie plus de deux employés à temps plein, les contrats de travail et les copies des cartes de résidence sont nécessaires pour prouver la réalité de l’entreprise. Le formulaire de demande “Demande de délivrance du certificat de qualification de résidence (Gestion et Management)” est disponible sur le site web de l’Agence des Services d’Immigration du Japon, et la demande doit être faite auprès du bureau régional de l’immigration compétent pour le lieu d’établissement de l’entreprise.

Activités Spécifiques Sous le Droit Japonais

Les “Activités Spécifiques” constituent une catégorie globale et particulière destinée aux étrangers qui s’engagent dans des activités ne relevant d’aucun autre statut de résidence défini par l’annexe de la “Loi sur le Contrôle de l’Immigration et la Reconnaissance des Réfugiés” au Japon. Contrairement aux autres statuts de résidence définis par cette loi, ce statut est accordé par le Ministre de la Justice qui spécifie individuellement les activités pour chaque étranger. Ce statut de résidence est divisé en activités prédéfinies par un avis du Ministère de la Justice (Activités Spécifiques notifiées) et celles qui, bien qu’elles ne soient pas prévues par un avis, sont autorisées en tenant compte des circonstances individuelles (Activités Spécifiques non notifiées). Il est important de noter que ce statut a une nature très fluide, avec l’ajout de nouvelles activités en réponse aux changements de la situation socio-économique.

Les principales “Activités Spécifiques” liées aux activités d’entreprise comprennent :

• Recherche d’emploi pour les diplômés d’universités japonaises : c’est un statut de résidence pour les étudiants internationaux qui, après avoir obtenu leur diplôme d’une université ou d’une école professionnelle au Japon, souhaitent rester dans le pays pour poursuivre leur recherche d’emploi. La période de résidence est normalement de six mois, avec la possibilité de renouveler une fois pour six mois supplémentaires (durée maximale d’un an). Pour obtenir ce statut, une lettre de recommandation de l’université fréquentée est nécessaire.
• Stage : ce statut est accordé aux étudiants inscrits dans des universités étrangères qui participent à un stage dans une entreprise japonaise dans le cadre de leur cursus éducatif. Il est nécessaire qu’un contrat soit conclu entre l’université et l’entreprise d’accueil et que la durée du stage ne dépasse généralement pas un an et ne soit pas supérieure à la moitié de la durée totale des études à l’université d’origine.
• Programme Vacances-Travail : c’est un système permettant aux jeunes de pays ou régions ayant conclu un accord avec le Japon de séjourner dans le pays à des fins de vacances et de travailler de manière accessoire pour financer leur séjour. Il existe généralement une limite d’âge de 18 à 30 ans.
• Nomades Numériques : il s’agit d’une catégorie créée en 2024, ciblant les étrangers qui travaillent à distance sans être liés à un lieu spécifique tout en gagnant un revenu élevé. Les principales exigences sont un revenu annuel de plus de 10 millions de yens, être ressortissant d’un pays ou d’une région bénéficiant d’exemptions de visa et ayant conclu un traité fiscal avec le Japon, et être inscrit à une assurance médicale privée. La période de résidence est de six mois et ne peut être renouvelée.

Les procédures de demande pour ces activités varient considérablement en fonction de leur nature. Par exemple, les demandes pour les nomades numériques et les stages se font généralement par invitation depuis l’étranger (demande de délivrance du COE), tandis que la recherche d’emploi après l’université est généralement effectuée par les étudiants déjà présents au Japon qui changent leur statut de résidence. Les documents requis varient également selon l’activité : une lettre de recommandation de l’université pour la recherche d’emploi, un contrat entre l’université et l’entreprise pour le stage, et des preuves de revenu et d’assurance pour les nomades numériques. Vous pouvez vérifier les informations relatives aux demandes sur la page “Statut de Résidence ‘Activités Spécifiques'” du site Web de l’Agence des Services d’Immigration du Japon.

Comparatif des principaux visas de travail sous le droit japonais

Les cinq principaux statuts de résidence que nous avons décrits jusqu’à présent ont chacun des objectifs et des exigences différents. Afin que les responsables du recrutement et les dirigeants d’entreprises puissent rapidement déterminer le statut de résidence le plus approprié pour les talents étrangers qu’ils envisagent d’embaucher, en fonction de leur expérience et des fonctions prévues, nous présentons ci-dessous un tableau comparatif de leurs caractéristiques.

Comme le montre cette comparaison, le choix du statut de résidence ne se résume pas à une simple procédure administrative, mais est étroitement lié à la stratégie de recrutement elle-même. Par exemple, si une entreprise souhaite embaucher un développeur de logiciels exceptionnel qui n’a pas de diplôme universitaire mais qui possède 15 ans d’expérience professionnelle, les exigences éducatives pour le statut de résidence en “Compétences techniques, connaissances en sciences humaines et affaires internationales” ne seraient pas remplies, mais il serait possible de faire une demande sur la base de l’expérience professionnelle. Si ce talent a travaillé plus d’un an dans une entreprise du groupe, l’option de la “Mutation intra-entreprise”, qui pourrait permettre une procédure plus simplifiée, devient également envisageable. Ainsi, analyser préalablement le profil du candidat et choisir le statut de résidence avec la plus haute probabilité d’approbation est crucial pour faciliter le processus de recrutement. L’implication des départements des ressources humaines et juridiques dès les premières étapes du recrutement et l’élaboration d’une stratégie de visa optimale ne se limitent pas à l’efficacité des procédures administratives, mais sont également la clé pour que les entreprises puissent se positionner avantageusement dans la compétition mondiale pour l’acquisition de talents.

Les obligations légales importantes imposées aux entreprises accueillantes

Les entreprises qui emploient des étrangers en Japan ne doivent pas seulement se conformer aux procédures de l’immigration, mais elles ont également des obligations basées sur les lois relatives au travail japonaises. En particulier, les deux points suivants sont extrêmement importants car ils sont directement liés à la demande et au maintien du statut de résidence.

Obligation d’explicitation des conditions de travail

L’article 15 de la “Japanese Labor Standards Act” impose aux employeurs de conclure un contrat de travail en explicitant par écrit les conditions de travail principales telles que le salaire, les heures de travail et autres, à l’intention des travailleurs. Ce document est généralement appelé “notification des conditions de travail” et est un document essentiel lors de la demande de statut de résidence, prouvant l’existence d’une relation d’emploi valide ainsi que la rémunération et la description du poste. Les “éléments d’explicitation absolus” qui doivent être explicités par écrit incluent la durée du contrat de travail, le lieu de travail et les tâches à effectuer, les heures de début et de fin de travail, les jours de repos et de congé, la méthode de détermination et de paiement du salaire, ainsi que les dispositions relatives à la démission.

Obligation d’adhésion aux assurances sociales et aux assurances du travail

Sur le plan légal, les employés étrangers qui remplissent les mêmes conditions d’adhésion que les employés japonais doivent être inscrits aux systèmes d’assurance sociale et d’assurance du travail du Japan. Cela inclut l’assurance santé, l’assurance pension de bien-être, l’assurance emploi et l’assurance compensation des accidents du travail (assurance contre les accidents du travail). Respecter ces obligations d’adhésion n’est pas seulement une question de droit du travail. Ces dernières années, l’Agence des services d’immigration a tendance à vérifier rigoureusement l’état d’adhésion aux assurances sociales lors de l’examen des demandes de renouvellement de la période de résidence. Si une entreprise ne souscrit pas correctement ses employés aux assurances, cela peut devenir une raison de refus de renouvellement de la période de résidence, ce qui entraîne un risque direct pour l’entreprise de ne pas pouvoir maintenir ses précieux talents étrangers.

Résumé

L’application adéquate du système de visa de travail au Japon est un processus complexe qui nécessite une connaissance juridique spécialisée et une planification stratégique minutieuse. Comprendre précisément les exigences de chaque statut de résidence, préparer un volume considérable de documents sans erreurs et rester constamment à jour avec les réformes législatives peuvent représenter un fardeau important pour de nombreuses entreprises. De légères erreurs dans les procédures peuvent entraîner des risques de compromettre l’ensemble d’un plan de recrutement. Le cabinet Monolith Law Office possède une vaste expérience dans la fourniture d’un large éventail de services juridiques à de nombreux clients, tant nationaux qu’internationaux, allant de la demande de visa de travail, comme expliqué dans cet article, à la gestion ultérieure du statut de résidence. Notre force réside non seulement dans notre expertise approfondie du droit japonais, mais aussi dans le fait que plusieurs membres de notre équipe sont des avocats qualifiés dans d’autres pays et sont anglophones. Sur la base de cette compréhension profonde du droit japonais et des pratiques commerciales internationales, nous sommes en mesure d’offrir un soutien fluide et complet aux défis auxquels sont confrontées les entreprises clientes. Si votre entreprise rencontre des défis liés à l’emploi de ressortissants étrangers, ou si vous prévoyez de le faire, n’hésitez pas à consulter notre équipe d’experts chez Monolith Law Office.