Guide complet des procédures de visa selon les différents types de recrutement d'employés étrangers au Japon

Pour les entreprises modernes au Japon, sécuriser des talents globaux est une stratégie de gestion essentielle pour atteindre la croissance des affaires. Cependant, le processus de recrutement de talents étrangers de qualité est régi par des procédures légales complexes établies par la “Loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié” (ci-après dénommée “Loi sur l’immigration”). Cette loi constitue la base de la gestion de toutes les activités des étrangers entrant et résidant au Japon, et comprendre et respecter ses dispositions est un devoir légal indispensable pour les entreprises. Les erreurs de procédure peuvent entraîner non seulement des retards dans les plans de recrutement, mais aussi des risques juridiques graves. Cet article vise à fournir une explication exhaustive des procédures et des points d’attention pour trois types de recrutement typiques auxquels les cadres d’entreprise, les juristes et les responsables des ressources humaines sont confrontés dans la pratique de l’emploi de ressortissants étrangers. Plus précisément, nous aborderons trois scénarios : l’embauche de ressortissants étrangers possédant un visa de “résidence familiale” en tant qu’employés à plein temps, l’embauche de ressortissants étrangers possédant un “visa de statut” et l’offre d’emploi à des ressortissants étrangers en “court séjour” au Japon. Comprendre et mettre en œuvre correctement ces procédures n’est pas seulement une tâche administrative, mais un aspect extrêmement important de la construction d’un système de conformité d’entreprise et de la gestion des risques juridiques.

Principes fondamentaux de l’emploi des étrangers et responsabilités légales des entreprises au Japon

Lorsque les entreprises recrutent des talents, indépendamment de leur nationalité, elles sont soumises à certaines obligations légales. Cependant, dans le cas de l’emploi d’étrangers, il existe des obligations de vérification particulièrement strictes en vertu de la loi japonaise sur l’immigration. Avant de conclure un contrat de travail et de commencer l’activité professionnelle, toutes les entreprises doivent impérativement vérifier la carte de résidence ou le passeport de la personne étrangère concernée pour s’assurer qu’elle possède le statut de résidence autorisant le travail et que la période de validité de ce statut est toujours en cours. En cas de manquement à cette obligation de vérification et d’emploi d’un étranger non autorisé à travailler, l’entreprise peut être tenue responsable de graves conséquences juridiques.

L’article 73-2 de la loi japonaise sur l’immigration définit le délit de promotion du travail illégal. Cette disposition punit ceux qui engagent dans des activités commerciales des personnes effectuant un travail illégal ou qui les placent sous leur contrôle dans ce but. En cas de violation, l’individu peut être soumis à une peine d’emprisonnement de trois ans ou moins ou à une amende de trois millions de yens ou moins, ou les deux, tandis que les personnes morales peuvent se voir infliger une amende allant jusqu’à trois millions de yens. Le point le plus important de cette loi est que l’argument “je ne savais pas” n’est généralement pas recevable. Même en cas de “négligence”, comme le fait de ne pas vérifier la carte de résidence, on peut être sujet à des sanctions. En d’autres termes, la loi exige des entreprises qu’elles mettent en place un système de vérification actif et fiable. Par conséquent, suivre les procédures appropriées pour chaque type de recrutement, que nous allons expliquer, est le seul moyen d’éviter le risque de promotion du travail illégal et de prouver que l’entreprise remplit ses obligations légales.

Points clés selon le type de recrutement ① : Embaucher un étranger avec un visa de « séjour familial » en tant qu’employé permanent au Japon

Le statut de résidence de « séjour familial » est accordé aux conjoints et enfants à charge d’étrangers travaillant au Japon, et son objectif principal est de permettre à la famille de résider ensemble au Japon. Par conséquent, ce statut de résidence n’autorise pas en soi les activités professionnelles. Cependant, il est possible d’obtenir exceptionnellement le droit de travailler en acquérant une « autorisation d’activité hors qualification » en vertu de l’article 19 de la loi japonaise sur l’immigration. Néanmoins, cette autorisation est généralement limitée à un travail de 28 heures par semaine au maximum, envisageant des emplois à temps partiel ou des petits boulots. Par conséquent, employer un étranger possédant un visa de « séjour familial » en tant qu’employé permanent au-delà de la portée de cette autorisation est impossible en l’état selon la loi japonaise.

Pour embaucher en tant qu’employé permanent, il est essentiel de changer le statut de résidence actuel de « séjour familial » pour un statut permettant le travail, tel que « compétences techniques, connaissances humaines, activités internationales », en fonction du type de travail à effectuer. Cette procédure est une « demande de changement de statut de résidence » définie à l’article 20 de la loi japonaise sur l’immigration. Cette demande n’est pas simplement une mise à jour du type de statut de résidence, mais implique un examen rigoureux équivalent à une nouvelle demande de visa de travail. L’Agence des services d’immigration examine si le demandeur répond aux exigences du nouveau statut de résidence. En particulier, la pertinence entre l’éducation et l’expérience professionnelle du demandeur et les tâches prévues par l’entreprise est un critère d’examen extrêmement important. Par exemple, il serait difficile d’obtenir l’autorisation si une entreprise souhaite embaucher une personne ayant étudié l’ingénierie à l’université pour un poste en marketing sans pouvoir expliquer raisonnablement la relation entre les deux. Les entreprises doivent être conscientes que cette demande n’est pas une formalité, mais un examen qui questionne la validité même de l’embauche, et doivent donc s’y préparer de manière exhaustive.

La demande de changement de statut de résidence doit être effectuée auprès du bureau régional de l’immigration compétent pour le lieu de résidence du demandeur. La procédure nécessite généralement une période d’examen de un à deux mois. Si la demande est approuvée, des frais de 6 000 yens pour un paiement au guichet ou de 5 500 yens pour une demande en ligne sont requis.

Les documents nécessaires pour la procédure doivent être préparés par le demandeur et l’entreprise qui l’accueille. Les principaux documents sont les suivants :

• Documents préparés par le demandeur
  • Formulaire de demande de changement de statut de résidence
  • Photographie (4 cm de hauteur x 3 cm de largeur)
  • Passeport et carte de résidence (à présenter)
  • Documents prouvant l’éducation et l’expérience professionnelle (certificats de diplôme, attestations d’emploi, etc.)
• Documents préparés par l’entreprise
  • Certificat d’enregistrement commercial et d’entreprise
  • Copie des documents de clôture des comptes de l’exercice précédent
  • Tableau récapitulatif des déclarations fiscales des salaires des employés de l’année précédente
  • Copie du contrat de travail (précisant les tâches, le salaire, la durée, etc.)
  • Justificatif de l’emploi (document expliquant la nécessité de l’embauche)

Il existe un système de catégorisation qui simplifie les documents à soumettre en fonction de la taille de l’entreprise (entreprise cotée en bourse, PME, etc.), il est donc important de vérifier à quelle catégorie votre entreprise appartient. Les formulaires de demande et les détails des documents nécessaires peuvent être consultés sur le site Web de l’Agence des services d’immigration.

Référence : Demande de changement de statut de résidence | Agence des services d’immigration

Référence : Statut de résidence « Compétences techniques, connaissances humaines, activités internationales » | Agence des services d’immigration

Points clés pour le recrutement selon le type de visa : Cas des étrangers possédant un visa de statut personnel au Japon

Les statuts de résidence tels que « résident permanent », « conjoint de Japonais, etc. », « conjoint de résident permanent, etc. » et « résident à long terme » sont accordés non pas en fonction d’une activité spécifique, mais sur la base du statut ou de la position de l’individu, et sont donc appelés « statuts de résidence basés sur le statut/la position » ou « visas de statut personnel ». Les étrangers possédant ces statuts de résidence ne sont soumis à aucune restriction légale concernant les activités professionnelles, tout comme les citoyens japonais. Par conséquent, les entreprises peuvent les employer en suivant exactement les mêmes procédures que pour les employés japonais, sans distinction de type d’emploi ou d’heures de travail. Aucune procédure de changement de statut de résidence auprès du Bureau de l’immigration n’est nécessaire, rendant le processus de recrutement extrêmement simple.

Cependant, cette simplicité peut paradoxalement conduire à négliger certaines obligations légales, d’où la nécessité d’être vigilant. Même lors de l’emploi d’étrangers possédant un visa de statut personnel, les entreprises sont tenues de déclarer l’emploi de ces étrangers à l’Hello Work (Bureau public de l’emploi) conformément à l’article 28 de la « Loi sur la promotion globale des politiques du travail et la stabilité de l’emploi des travailleurs ainsi que l’amélioration de leur vie professionnelle » du Japon. Cette déclaration est connue sous le nom de « déclaration de situation d’emploi des étrangers » et est obligatoire pour tous les employeurs. En cas de non-déclaration ou de déclaration frauduleuse, une amende pouvant aller jusqu’à 300 000 yens peut être imposée.

Comme aucune demande n’est requise auprès du Bureau de l’immigration, il existe un risque que cette déclaration à l’Hello Work soit omise dans le flux standard de recrutement interne. Pour prévenir toute violation de conformité, il est extrêmement efficace d’intégrer un mécanisme de vérification dans le processus d’intégration lors du recrutement, qui déclenche automatiquement le processus de déclaration à l’Hello Work dès qu’un employé de nationalité étrangère (à l’exception des résidents permanents spéciaux) est identifié.

La méthode de déclaration varie selon que l’étranger devient ou non un assuré de l’assurance emploi.

1. Si l’étranger devient un assuré de l’assurance emploi
   • Procédure : La déclaration est complétée en ajoutant des informations concernant le statut de résidence, la période de résidence, la nationalité, etc., lors de la soumission du formulaire habituel « Notification d’acquisition de la qualification d’assuré de l’assurance emploi » (Formulaire n°2).
   • Destinataire : L’Hello Work compétent pour le lieu où se trouve l’établissement de l’entreprise.
   • Date limite de soumission : Jusqu’au 10ème jour du mois suivant celui de l’embauche.
2. Si l’étranger ne devient pas un assuré de l’assurance emploi
   • Procédure : Il est nécessaire de soumettre séparément le « Formulaire de déclaration de situation d’emploi des étrangers » (Formulaire n°3).
   • Destinataire : L’Hello Work compétent pour le lieu où l’étranger travaille.
   • Date limite de soumission : Jusqu’à la fin du mois suivant celui de l’embauche.

Lors de la cessation d’emploi, il est également obligatoire de soumettre la notification de perte de qualification d’assurance emploi ou le formulaire de déclaration de situation d’emploi des étrangers (en cas de départ). Les formulaires de déclaration peuvent être téléchargés sur le site Web du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales du Japon.

Référence : À propos de la déclaration de situation d’emploi des étrangers | Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales

Points clés pour le recrutement selon le type de visa ③ : Lors de l’embauche d’un étranger en séjour de courte durée au Japon

Le statut de résidence “séjour de courte durée” au Japon est destiné à des séjours temporaires sans activité rémunérée, tels que le tourisme, les visites familiales ou les voyages d’affaires de courte durée (réunions, négociations, etc.). Par conséquent, il est strictement interdit pour un étranger possédant ce statut de résidence de travailler au Japon. Même si une entreprise interviewe un talent exceptionnel en visite de courte durée et lui offre un poste, il n’est généralement pas permis d’employer immédiatement cette personne au Japon et de changer son statut de résidence en visa de travail.

L’article 20, paragraphe 3, de la loi japonaise sur l’immigration stipule que le changement de statut de résidence depuis un “séjour de courte durée” n’est autorisé qu’en cas de “circonstances spéciales inévitables”. Ces “circonstances spéciales inévitables” font référence à des cas nécessitant une considération humanitaire (par exemple : mariage avec un citoyen japonais, maladie grave empêchant le retour au pays, etc.), et le simple fait d’avoir reçu une offre d’emploi d’une entreprise japonaise ne répond pas à ces critères. Cette application stricte vise à prévenir les actes qui pourraient ébranler le fondement du système, à savoir obtenir un droit de travail dans le pays après une entrée simplifiée, en contournant l’examen rigoureux des visas qui devrait normalement avoir lieu dans les ambassades et consulats japonais à l’étranger.

Par conséquent, lorsqu’une entreprise souhaite embaucher un étranger en “séjour de courte durée”, elle doit suivre une procédure régulière en deux étapes. Cette procédure est strictement définie par la loi et l’ignorer pour commencer le travail constitue une violation grave de la loi.

Première étape : Demande de délivrance du certificat d’éligibilité au statut de résidence

Tout d’abord, l’entreprise d’accueil doit demander la délivrance d’un “Certificat d’éligibilité au statut de résidence (COE)” au Japon en tant que représentant de l’étranger. Cette procédure, basée sur l’article 7-2 de la loi japonaise sur l’immigration, permet au ministre de la Justice d’examiner et de certifier à l’avance que les activités prévues par l’étranger correspondent aux critères du statut de résidence avant son entrée au Japon. Ce certificat facilite ensuite la délivrance rapide du visa. L’organisme compétent pour la demande est le bureau régional de l’immigration qui a juridiction sur le lieu où se trouve l’entreprise. L’examen prend généralement de un à trois mois, donc l’entreprise doit prendre en compte cette période lors de la planification de l’embauche.

Deuxième étape : Demande de visa et entrée au Japon

Une fois le certificat d’éligibilité au statut de résidence délivré, l’entreprise l’envoie à la personne concernée à l’étranger. À ce stade, la personne doit généralement avoir quitté le Japon. Elle doit ensuite soumettre ce certificat à l’ambassade ou au consulat général du Japon dans son pays pour obtenir la délivrance d’un visa de travail officiel (visa). Avec ce nouveau visa, elle peut entrer au Japon et, dès la réception de sa carte de résidence à l’aéroport, commencer légalement à travailler. Il est réaliste de prévoir une période d’au moins trois à quatre mois entre l’offre d’emploi et le début effectif du travail.

Les documents nécessaires pour la demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence sont similaires à ceux requis pour une demande de changement de statut de résidence, et l’examen est strict concernant le contenu et la stabilité de l’entreprise, ainsi que la pertinence entre les qualifications académiques et professionnelles de la personne et le contenu du poste.

Référence : Demande de délivrance du certificat d’éligibilité au statut de résidence | Immigration et contrôle des résidences

Comparaison des différentes procédures

Les trois formes de recrutement que nous avons décrites jusqu’à présent sont toutes des voies légales pour employer des étrangers, mais elles diffèrent considérablement en termes d’approche juridique, d’acteurs principaux des procédures, de temps requis et de points d’attention pour les entreprises. Identifier précisément le type de statut de résidence du candidat à l’embauche et choisir la procédure juridique appropriée est la clé d’un recrutement fluide et du respect de la conformité. Le tableau ci-dessous résume les principales différences entre les procédures dans les trois scénarios.

Résumé

Pour les entreprises japonaises qui cherchent à recruter des talents étrangers, il est absolument essentiel que leur processus d’embauche soit conforme à la législation. Comme détaillé dans cet article, les procédures légales que l’entreprise doit suivre varient fondamentalement en fonction du type de statut de résidence détenu par le candidat. Identifier précisément le statut légal du candidat et exécuter les procédures établies sans manque ni excès est la seule voie pour gérer les risques légaux de l’entreprise et réaliser un recrutement de talents sans heurts. Une mauvaise sélection des procédures peut entraîner non seulement des retards dans le plan de recrutement, mais aussi conduire à des violations graves de la conformité, telles que la promotion du travail illégal.

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