Adhésion des associés dans une société à responsabilité limitée japonaise : Guide complet des procédures basées sur le droit des sociétés

La société en commandite, l’une des formes d’entreprise au Japon, gagne en popularité ces dernières années en raison de la facilité de sa création et de la flexibilité de sa gestion. Cette forme d’entreprise est similaire à la LLC (Limited Liability Company) dans les pays anglophones et représente une option attrayante pour les investisseurs et entrepreneurs étrangers. La flexibilité de gestion d’une société en commandite est basée sur un cadre juridique clair défini par la loi japonaise sur les sociétés. Comprendre précisément cette loi est la clé d’une gestion d’entreprise fluide. Dans le jargon juridique associé à la société en commandite, le terme « associé » mérite une attention particulière. Il ne désigne pas un employé ordinaire, mais plutôt un propriétaire qui a investi dans l’entreprise, c’est-à-dire l’entrepreneur lui-même, selon la loi japonaise sur les sociétés. Comprendre cette définition fondamentale est essentiel pour saisir la structure d’une société en commandite. Cet article se concentre sur le thème crucial de l’« admission d’associés » qui devient important avec la croissance et les changements stratégiques d’une société en commandite. Plus précisément, nous expliquerons en détail et de manière exhaustive les procédures légales pour accueillir de nouveaux associés et pour les investissements supplémentaires des associés existants, selon les dispositions établies par la loi japonaise sur les sociétés. L’admission d’associés n’est pas simplement une tâche de gestion interne ; c’est une action importante qui entraîne des changements fondamentaux dans la structure juridique et la composition du capital de l’entreprise, et qui exige le respect strict des procédures établies par la législation.

L’adhésion de nouveaux membres dans une société en commandite simple au Japon : Principes de base

Le droit des sociétés japonais autorise les sociétés en commandite simple (合同会社) à intégrer de nouveaux membres (conformément à l’article 604, paragraphe 1, du droit des sociétés japonais). L’adhésion de nouveaux membres est un moyen essentiel pour atteindre divers objectifs de gestion, tels que la stratégie de croissance de l’entreprise, l’introduction de nouvelles expertises ou le financement. Il existe principalement deux méthodes pour qu’un membre rejoigne la société. La première consiste à ce que le candidat à l’adhésion effectue un nouvel apport en capital à la société. La seconde méthode implique le transfert d’une partie ou de la totalité des parts sociales (droits correspondant à la propriété de l’entreprise) détenues par un membre existant. Cet article se concentre sur la première méthode, c’est-à-dire la procédure d’adhésion de membres par de nouveaux apports en capital, qui augmente le total des actifs de la société. Le choix entre ces deux méthodes a un impact significatif sur la situation financière de l’entreprise et les procédures d’enregistrement. Lors de l’acceptation de nouveaux apports en capital, les actifs et le capital de la société augmentent, ce qui peut légalement exiger certaines procédures d’enregistrement spécifiques. En revanche, le transfert de parts sociales est une transaction entre membres et n’entraîne pas de variation du capital total de la société, ce qui peut entraîner des procédures différentes. Comprendre cette différence fondamentale est la première étape pour choisir la procédure appropriée.

Procédures d’intégration de nouveaux employés

Lors de l’accueil de nouveaux employés par le biais de nouvelles contributions en capital, la loi japonaise sur les sociétés (Japanese Companies Act) exige plusieurs étapes procédurales strictes. Respecter ces procédures est essentiel pour assurer la validité de l’intégration et pour éviter les litiges juridiques futurs.

Le consentement de tous les associés et la modification des statuts sous le droit japonais

L’intégration d’un nouvel associé est une décision cruciale qui touche à l’essence même d’une entreprise. Par conséquent, il est nécessaire de modifier d’abord les statuts de la société, qui sont les règles fondamentales de l’entreprise. Selon l’article 576, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés (会社法) , les statuts d’une société à responsabilité limitée doivent contenir les noms ou dénominations et adresses de tous les associés, ainsi que le montant de leur apport en capital. Ainsi, lorsqu’un nouvel associé rejoint la société, il est impératif de procéder à une modification des statuts pour y ajouter ces informations.

La modification des statuts requiert, en principe, le consentement de tous les associés existants (le consentement de tous les associés). Cela est stipulé à l’article 637 de la loi japonaise sur les sociétés, reflétant le fait que la société à responsabilité limitée est une organisation fondée sur des relations de confiance personnelles. Cependant, il est possible d’assouplir cette exigence en prévoyant une disposition spéciale dans les statuts. Par exemple, en incluant à l’avance dans les statuts une clause telle que “le consentement de la majorité des associés”, il est possible d’accélérer le processus décisionnel. Toutefois, en l’absence d’une telle disposition, si même un seul associé s’oppose, l’admission d’un nouvel associé ne pourra pas se réaliser.

L’exécution des apports et leur prise d’effet selon le droit japonais

La simple modification des statuts avec le consentement de tous les associés ne suffit pas à finaliser l’adhésion d’un nouvel associé. Le droit des sociétés au Japon établit des dispositions extrêmement importantes concernant le moment où l’effet de l’adhésion se produit. L’article 604, paragraphe 3, du droit des sociétés japonais stipule que si une personne qui souhaite devenir associé n’a pas complété le paiement ou la prestation liée à l’apport au moment de la modification des statuts, cette personne deviendra associé au moment où elle aura complété ledit paiement ou prestation.

Cette disposition signifie que l’acquisition de la position juridique d’associé est liée à l’exécution complète de l’apport promis (l’exécution des apports). Même si le consentement de tous les associés est obtenu et qu’un contrat est signé, la personne n’est pas traitée légalement comme un associé tant que l’apport n’est pas versé à la société. Ce mécanisme est mis en place pour protéger la société et ses créanciers. Les associés d’une société à responsabilité limitée sont responsables dans la limite de leur apport, et les dettes de la société ne les engagent qu’à concurrence de cet apport. Par conséquent, le capital détenu par la société constitue la seule garantie pour les créanciers. Si les droits d’associé (par exemple, le droit de vote sur la gestion des affaires) étaient accordés avant l’achèvement de l’apport, une personne qui n’a pas encore fourni d’actifs à la société pourrait influencer sa gestion et compromettre la base financière de la société. La loi lie donc strictement la naissance de la qualité d’associé à l’exécution de l’apport pour prévenir de telles situations.

La responsabilité des membres nouvellement intégrés dans une société japonaise

L’un des points les plus importants à considérer lorsqu’on envisage de devenir membre d’une société à responsabilité limitée au Japon est l’étendue des responsabilités après l’adhésion. L’article 605 du Code des sociétés japonais stipule que les membres qui rejoignent une société après sa création sont également responsables des dettes contractées par la société avant leur adhésion. Cependant, les membres d’une société à responsabilité limitée ont une responsabilité limitée (article 580, paragraphe 2), et leur responsabilité est limitée au montant de leur apport en capital. Le remboursement des dettes de la société est d’abord effectué à partir des actifs de la société, et la responsabilité des membres est complémentaire (article 580).

Cela signifie que les membres qui rejoignent une société sont responsables de toutes les dettes contractées par la société avant leur implication, au même titre que les autres membres. Cette “responsabilité rétroactive” peut représenter un risque significatif et inattendu, en particulier pour les investisseurs habitués aux lois sur les sociétés d’autres juridictions. En vertu de cette disposition, rejoindre en tant que membre ne représente pas seulement un investissement dans l’avenir, mais également l’acceptation de l’histoire passée de la société. Par conséquent, il est extrêmement important de mener une due diligence approfondie avant de prendre la décision de rejoindre. Il est nécessaire d’examiner en détail les états financiers de la société cible, les contrats, les risques de litige et la présence de dettes éventuelles non reflétées dans les livres comptables, afin de comprendre pleinement les risques potentiels avant de prendre une décision.

Les limites de l’autonomie statutaire à travers la jurisprudence japonaise

Il est reconnu que les sociétés à responsabilité limitée au Japon peuvent concevoir de manière flexible leurs règles internes grâce à l’autonomie statutaire, mais cette autonomie est soumise à des limites légales. Un jugement important qui suggère cette limite est celui du Tribunal de district de Tokyo en date du 13 octobre 1996 (Heisei 8). Bien que cette affaire concerne une société en nom collectif et que le point litigieux était la “démission” d’un associé, la logique juridique sous-jacente s’applique également à l’admission des associés dans les sociétés à responsabilité limitée.

Dans ce procès, l’efficacité d’une disposition statutaire stipulant que “un associé peut démissionner par une résolution de la majorité des autres associés” a été contestée. Le tribunal a jugé cette disposition statutaire invalide, car elle permettait d’éviter la procédure stricte d’exclusion d’un associé établie par la loi (qui nécessite l’intervention du tribunal). La raison invoquée était que les dispositions légales sont des règles impératives conçues pour harmoniser l’autonomie de la société avec la protection des droits des associés, et qu’une simplification des procédures allant à l’encontre de cet esprit par les statuts n’est pas autorisée.

Le principe démontré par cette jurisprudence, à savoir que “l’autonomie statutaire ne peut pas renverser les dispositions impératives de la loi”, s’applique également aux procédures d’admission des associés. Par exemple, même si les statuts prévoient que “l’admission de nouveaux associés peut être décidée uniquement par l’associé gérant”, en ignorant la disposition de l’article 637 du Code des sociétés japonais qui exige le consentement de tous les associés pour une modification des statuts, l’efficacité d’une telle disposition statutaire sera probablement niée. En ce qui concerne l’acte de changer les fondements de la société, comme l’admission d’associés, le respect des procédures établies par la loi est prioritaire par rapport aux dispositions statutaires.

L’augmentation de capital par les actionnaires existants sous le droit japonais

Une autre méthode pour renforcer le capital d’une société consiste à ce que les actionnaires déjà en place procèdent à des apports supplémentaires. Cette procédure doit également suivre les étapes définies par la loi japonaise sur les sociétés.

Aperçu de la procédure

Lorsque des actionnaires existants réalisent des apports supplémentaires, le cœur de la procédure est identique à celui de l’admission de nouveaux actionnaires. L’augmentation de capital signifie la modification du montant des apports des actionnaires, ce qui nécessite la mise à jour de la valeur des apports des actionnaires, une information figurant dans les statuts de la société. Par conséquent, la modification des statuts est obligatoire dans ce cas également, et requiert en principe le consentement de tous les actionnaires. Une fois le consentement obtenu, la société doit rédiger les nouveaux statuts et, après que l’actionnaire concerné ait effectué l’apport supplémentaire, la procédure est complète.

Choix entre le capital social et la prime d’émission

Lors d’un apport supplémentaire, la société est confrontée à un choix stratégique crucial : comptabiliser l’argent apporté en tant que capital social ou en tant que prime d’émission. La loi japonaise sur les sociétés autorise à ne pas comptabiliser la totalité du montant de l’apport en capital social, mais à le traiter en partie ou en totalité comme une prime d’émission. Ce choix a un impact direct sur les procédures d’enregistrement, les coûts et les stratégies financières futures.

Si l’apport est comptabilisé en tant que capital social, le montant du capital social devient une information publique inscrite sur le certificat d’enregistrement commercial (registre du commerce), et la société est légalement tenue d’effectuer un enregistrement de modification pour refléter cette augmentation. Cette demande d’enregistrement entraîne une taxe appelée taxe d’enregistrement et de licence, dont le montant est de 7 pour 1000 du capital social augmenté (si ce montant est inférieur à 30 000 yens, il sera de 30 000 yens).

En revanche, si l’apport est comptabilisé en tant que prime d’émission, le montant du capital social ne varie pas. La prime d’émission n’étant pas un élément d’enregistrement, aucun enregistrement de modification du capital social n’est nécessaire dans ce cas, ce qui signifie également qu’aucune taxe d’enregistrement et de licence n’est due.

Ce mécanisme devient un outil stratégique financier important pour la société. Augmenter le montant du capital social peut renforcer la crédibilité externe de la société, mais la procédure est complexe et coûteuse. En revanche, comptabiliser l’apport en tant que prime d’émission simplifie la procédure et réduit les coûts, tout en offrant une plus grande flexibilité pour l’utilisation future de ces fonds, comme pour les dividendes.

Enregistrement commercial lié à l’adhésion de nouveaux associés au Japon

Après avoir complété les procédures internes liées à l’adhésion de nouveaux associés ou à l’augmentation de leur apport en capital, il peut être nécessaire d’effectuer un enregistrement commercial pour annoncer légalement ces changements. Cependant, dans le cas d’une société à responsabilité limitée par actions (Gōdō Kaisha), tous les ajouts de nouveaux associés ne requièrent pas systématiquement un enregistrement.

Cas nécessitant un enregistrement

L’enregistrement commercial est légalement obligatoire uniquement lorsque des modifications surviennent dans les informations contenues dans le certificat d’enregistrement des articles. La loi japonaise sur les sociétés stipule que, en cas de changement dans les articles enregistrés, une demande de modification doit être déposée auprès du bureau des affaires juridiques compétent du siège social, en principe dans les deux semaines suivant la date du changement (Article 915, paragraphe 1 pour les sociétés par actions, et Article 919, paragraphe 1 pour les sociétés à responsabilité limitée par actions et autres sociétés de capitaux).

Les principaux cas où l’enregistrement est nécessaire suite à l’adhésion de nouveaux associés sont les suivants :

1. En cas d’augmentation du montant du capital social : Si les fonds nouvellement apportés sont comptabilisés comme « capital social » et que le montant du capital social, qui est un article enregistré, change, un enregistrement de cette modification est nécessaire.
2. En cas de changement parmi les associés exécutants ou les associés représentants : Les articles enregistrés d’une société à responsabilité limitée par actions incluent les noms et adresses des « associés exécutants », qui ont le pouvoir d’exécuter les opérations, et des « associés représentants », qui ont le pouvoir de représenter la société. Si un nouvel associé est nommé à l’un de ces postes, un enregistrement des changements de ces informations est nécessaire.

Un point important à déduire de cette règle est qu’il existe des cas où, sous certaines conditions, aucun enregistrement n’est requis même si un nouvel associé rejoint la société. Plus précisément, cela se produit lorsque (1) le nouvel associé n’est pas nommé associé exécutant ou représentant et reste simplement un associé sans pouvoir d’exécution, et (2) la totalité de l’apport en capital de cet associé est comptabilisée comme « surplus de capital », sans aucune variation du montant du capital social. Dans ce scénario, aucun changement n’étant survenu dans les articles enregistrés, aucune obligation de demande d’enregistrement n’émerge. Comprendre ce point est très bénéfique pour simplifier considérablement les procédures et réduire les coûts.

Aperçu des procédures d’enregistrement

Lorsqu’un enregistrement est nécessaire, il faut soumettre une demande au bureau des affaires juridiques compétent du siège social dans les deux semaines suivant la date du changement. Si ce délai n’est pas respecté, une amende administrative pouvant aller jusqu’à un million de yens peut être imposée à l’associé représentant personnellement (il s’agit d’une sanction administrative et non d’une peine pénale).

Pour la demande, il est généralement nécessaire de fournir divers documents tels que le formulaire de demande de modification de l’enregistrement, le consentement des associés approuvant la modification des statuts, et un document prouvant le versement de l’apport en capital (certificat de versement). Les modèles et exemples de ces documents sont disponibles sur le site web du bureau des affaires juridiques. Les procédures peuvent être complexes, donc consulter un expert peut être une option judicieuse.

Résumé

Dans cet article, nous avons expliqué en détail, selon la loi japonaise sur les sociétés, la procédure d’adhésion des membres dans une société à responsabilité limitée japonaise (合同会社). Le processus d’accueil de nouveaux membres nécessite de suivre des procédures strictement définies par la loi, incluant la modification des statuts avec le consentement de tous les membres, la réalisation complète de l’apport par le nouveau membre, et, si nécessaire, l’enregistrement commercial. En particulier, la disposition selon laquelle les membres adhérents assument également la responsabilité des dettes existantes de la société, ainsi que le choix stratégique de comptabiliser l’apport en tant que capital social ou comme surplus de capital, sont des éléments cruciaux qui auront un impact significatif sur l’avenir de la société. Comprendre précisément ces exigences légales et options stratégiques, et procéder aux démarches de manière planifiée, est la clé pour réaliser une croissance saine et une gestion stable de la société à responsabilité limitée.

Le cabinet d’avocats Monolith possède une vaste expérience dans la fourniture de services juridiques, y compris ceux relatifs à l’adhésion de membres dans les sociétés à responsabilité limitée japonaises, pour de nombreux clients au Japon. Notre cabinet compte plusieurs experts, y compris des avocats qualifiés à l’étranger et des anglophones, capables de fournir un soutien complet adapté aux divers besoins de nos clients dans l’environnement commercial japonais. Si vous souhaitez obtenir des conseils spécialisés adaptés à votre situation, n’hésitez pas à consulter notre cabinet.