A japán munkavállalási vízum: A külföldi alkalmazottak toborzási formáitól függő eljárások és stratégiai szempontok

A globalizáció gyorsuló világában a különböző hátterű, tehetséges külföldi munkaerő megszerzése létfontosságú üzleti stratégiává vált a japán vállalatok számára, hogy megőrizzék nemzetközi versenyképességüket és új innovációkat hozzanak létre. Azonban a külföldi munkavállalók alkalmazásának folyamata nem ér véget pusztán a toborzási tevékenységekkel. A Japán Bevándorlási és Menekültügyi Törvény (a továbbiakban ‘Bevándorlási törvény’), valamint a kapcsolódó jogszabályok szigorúan meghatározzák a külföldiek japánbeli munkavállalásának követelményeit és eljárásait, és ezeket a jogi eljárásokat pontosan megérteni és betartani elengedhetetlen. Az eljárásbeli hiányosságok vagy félreértések jelentős késedelmet okozhatnak a toborzási tervekben, vagy a legrosszabb esetben súlyos compliance kockázatokat idézhetnek elő. Ebben a cikkben a vállalatok által a külföldi munkaerő japánbeli alkalmazása során szembesülő három fő toborzási formára koncentrálunk: ‘diplomás külföldi hallgatók újdiplomás-kénti alkalmazása’, ‘Japánban élő külföldiek munkahelyváltás céljából történő alkalmazása’ és ‘külföldön élő külföldiek alkalmazása’. Mindhárom forgatókönyv jogi eljárásait, szükséges dokumentumait és a gyakorlati megfontolásokat részletesen és konkrétan tárgyaljuk a legfrissebb jogszabályok alapján, hogy iránymutatást nyújtsunk a vállalatok vezetőinek és a jogi, valamint HR szakembereknek, hogy stratégiailag és zökkenőmentesen haladhassanak előre az egyes toborzási folyamatokban.

Alapvető ismeretek a japán munkavállalási vízumrendszeréről

A külföldi munkavállalók foglalkoztatásának eljárásait megérteni kívánóknak először is alaposan meg kell ismerniük a japán tartózkodási jogosultság rendszerének alapvető felépítését.

A munkavállalást lehetővé tevő tartózkodási jogosultságok Japánban

A japán bevándorlási jogszabályok meghatározzák a külföldiek számára a tartózkodási jogosultságokat, mint jogi státuszt, amely lehetővé teszi számukra a Japánban való tartózkodást és tevékenységek végzését. A Japánban végezhető tevékenységek szigorúan meghatározottak a különböző tartózkodási jogosultságok alapján, és az, hogy a bevételt eredményező tevékenységek, azaz a munkavállalás engedélyezett-e, a meglévő tartózkodási jogosultság típusától függ.

A tartózkodási jogosultságokat nagyjából három csoportra lehet osztani a munkavállalási tevékenységek engedélyezése alapján. Elsőként vannak azok a tartózkodási jogosultságok, mint például az “állandó lakos” vagy a “japán állampolgár házastársa és egyéb”, amelyek esetében nincs korlátozás a tevékenységekre, és alapvetően bármilyen munkakörben lehet foglalkoztatni az illetőt. Másodszor, vannak olyan tartózkodási jogosultságok, amelyek esetében a tevékenységek bizonyos területekre korlátozódnak. Ide tartozik például a “műszaki, humán tudományok, nemzetközi üzleti tevékenység”, amely a vállalatok által leggyakrabban használt jogosultság a szakértő külföldi munkaerő foglalkoztatásához. Aki ilyen tartózkodási jogosultsággal rendelkezik, csak az engedélyezett területeken végezhet munkát. Harmadszor, vannak olyan tartózkodási jogosultságok, mint például a “tanulmányi” vagy a “rövid távú tartózkodás”, amelyek esetében alapvetően nem engedélyezett a munkavállalás.

Ebben a cikkben a fehérgalléros szakemberek foglalkoztatásával kapcsolatban a legrelevánsabb “műszaki, humán tudományok, nemzetközi üzleti tevékenység” tartózkodási jogosultságot fogjuk részletesen tárgyalni. Ez a tartózkodási jogosultság a következő három munkaterületet foglalja magában:

• Műszaki: Olyan tevékenységek, amelyek a természettudományok, például fizika, mérnöki tudományok vagy egyéb természettudományi területekhez tartozó technikai ismereteket vagy tudást igényelnek. Konkrét példák közé tartoznak az IT-mérnökök, programozók, gépészeti tervezőmérnökök, kutatás-fejlesztési szakemberek és mások.
• Humán tudományok: Olyan tevékenységek, amelyek a humán tudományok, mint például a jog, közgazdaságtan, szociológia vagy egyéb humán tudományok területéhez tartozó ismereteket igényelnek. Ide tartoznak a marketing, pénzügy, jogi, üzleti tanácsadási és hasonló munkakörök.
• Nemzetközi üzleti tevékenység: Olyan tevékenységek, amelyek külföldi kultúrákra alapuló gondolkodásmódot vagy érzékenységet igényelnek. Ide tartoznak a fordítás, tolmácsolás, nyelvoktatás, külföldi kereskedelmi tevékenységek, tervezők és mások.

A tartózkodási engedély megszerzésének általános követelményei Japánban

A “műszaki, humán tudományok és nemzetközi üzleti tevékenység” tartózkodási engedélyének megszerzéséhez mind az állampolgársággal nem rendelkező kérelmezőnek, mind a munkáltató vállalatnak meg kell felelnie a japán Igazságügyi Minisztérium rendeletében meghatározott kritériumoknak.

Először is, a kérelmező személyes követelményei között szerepel, hogy az elvégzendő munkához kapcsolódó akadémiai háttérrel vagy gyakorlati tapasztalattal kell rendelkeznie. Konkrétan ez azt jelenti, hogy a kapcsolódó területen szerzett egyetemi diplomával kell rendelkeznie, vagy több mint 10 éves szakmai tapasztalattal. Azonban a “nemzetközi üzleti tevékenység” területén a fordítás, tolmácsolás és nyelvoktatás kivételével, ha a kérelmező rendelkezik a kapcsolódó területen legalább 3 év gyakorlati tapasztalattal, akkor ez elegendő a követelmények teljesítéséhez. A Bevándorlási Hivatal vizsgálata során szigorúan értékelik, hogy a kérelmező szakterülete és korábbi munkatapasztalata milyen mértékben kapcsolódik a felvétel után ellátandó munkakörhöz.

Másodszor, a vállalatok számára fontos követelményként említendő a juttatások összege és a vállalat gazdálkodásának stabilitása. A juttatások tekintetében előírás, hogy a külföldi állampolgár által kapott bérnek legalább meg kell egyeznie a hasonló munkakörben dolgozó japán állampolgárok bérével. Ez egy fontos kritérium a külföldi munkavállalók tisztességtelenül alacsony bérezésével történő foglalkoztatás megakadályozására. A japán Munkaügyi Normák Törvényének (Japanese Labor Standards Act) 3. cikke is megtiltja a nemzetiség alapján történő diszkriminatív bánásmódot a bérezés és egyéb munkafeltételek terén, és ez az elv a tartózkodási engedélyek felülvizsgálata során is figyelembe kerül. Továbbá, a munkáltató vállalatnak bizonyítania kell az üzleti tevékenység stabilitását és folytonosságát, amivel azt mutatja meg, hogy képes a külföldi állampolgárt folyamatosan foglalkoztatni és stabilan fizetni a bérét.

A vállalatok kategóriarendszere a tartózkodási kérelmek során Japánban

A tartózkodási kérelmek benyújtási eljárásában a Japán Bevándorlási Hivatal a kérelmek gyorsítása érdekében a munkaadó vállalatokat méretük és megbízhatóságuk alapján négy kategóriába sorolja. Ezek a kategóriák jelentősen befolyásolják a benyújtandó dokumentumok mennyiségét a kérelem során.

• Kategória 1: A Japán tőzsdén jegyzett vállalatok, állami engedéllyel rendelkező közhasznú társaságok és hasonlók.
• Kategória 2: Azok a szervezetek és egyének, akik az előző évi jövedelemadó-levonási igazolások összesített kimutatásában a forrásadó összege meghaladja a 10 millió jent.
• Kategória 3: Azok a szervezetek és egyének, akik benyújtották az előző évi összesített kimutatást (a 2. kategóriát kivéve).
• Kategória 4: Azok a szervezetek és egyének, akik nem tartoznak az előző kategóriák egyikébe sem (például újonnan alapított vállalatok).

Az 1. és 2. kategóriába tartozó vállalatokat magas társadalmi hitelképességnek és üzleti stabilitásnak tekintik, ezért a benyújtandó dokumentumok jelentősen egyszerűsödnek. Ezzel szemben a 3. és 4. kategóriába tartozó vállalatoknak, különösen az újonnan alapított vállalatoknak, több dokumentumot (üzleti terv, mérlegdokumentumok stb.) kell benyújtaniuk az üzleti stabilitás igazolására. Ez a kategóriarendszer nem csupán adminisztratív eljárásbeli különbséget jelent. Tudni, hogy vállalata melyik kategóriába tartozik, rendkívül fontos a toborzási ütemterv kidolgozásában és a szükséges dokumentumok előkészítésében. Például egy 4. kategóriába tartozó startup vállalatnak, az 1. kategóriába tartozó tőzsdén jegyzett vállalatokhoz képest, hosszabb időt kell számításba vennie a tartózkodási kérelem elbírálásához, és részletesebb vizsgálatra kell felkészülnie a toborzási tervében. Ez közvetlenül befolyásolja az időbeli és emberi erőforrások elosztását a toborzási tevékenységek során, és stratégiai elemként határozza meg azokat.

Felvételi formátum szerint: Új diplomás külföldi hallgatók felvétele Japánban

A Japán egyetemeken és szakképző intézményeken végzett tehetséges külföldi diákok új diplomásként történő felvétele számos vállalat számára fontos tehetségszerzési lehetőség.

Az eljárás áttekintése: “Tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezése”

A hallgatók által birtokolt “tanulmányi” tartózkodási jogosultság a tanulmányok célját szolgálja, és alapvetően nem engedélyezi a teljes munkaidős foglalkoztatást. Ezért a diplomázás után, ha a hallgató hivatalos munkavállalást szeretne kezdeni egy vállalatnál, a munkába állás napjáig meg kell változtatnia a tartózkodási jogosultságát olyanra, amely lehetővé teszi a munkavállalást, általában a “műszaki, humán tudományok és nemzetközi üzleti tevékenység” kategóriára. Ezt az eljárást “tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezése” néven ismerjük, amit a személynek a regionális bevándorlási hivatalban kell elvégeznie.

Az alkalmazási folyamat és a szükséges dokumentumok

Az alkalmazást a hallgató maga nyújtja be, de a munkáltatóként működő vállalat köteles előkészíteni és a hallgatónak átadni a számos szükséges igazoló dokumentumot. A szükséges dokumentumokat nagyjából két csoportra oszthatjuk, amelyeket a jelentkező és a vállalat készít elő.

A jelentkező (hallgató) által előkészítendő fő dokumentumok a következők:

• Tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezési kérelem
• Igazoló fénykép (4 cm magas x 3 cm széles)
• Útlevél és tartózkodási kártya (bemutatandó az ablaknál)
• Diploma vagy végzés előtti igazolás
• Önéletrajz

A fogadó vállalat által előkészítendő fő dokumentumok a következők:

• A vállalat kategóriáját igazoló dokumentumok (például: 1. kategória esetén a négyévszakos jelentés másolata, 2. és 3. kategória esetén az előző évi bérből származó jövedelem forrásának levonási jegyének vagy a törvényes összesítő táblázat másolata)
• Bejegyzési adatok igazolása
• A vállalat tevékenységét bemutató anyagok (cégismertető, prospektusok stb.)
• A legutóbbi éves beszámoló másolata (különösen a 3. és 4. kategória esetében)
• Munkaszerződés vagy munkafeltételek értesítésének másolata (a munkakör, a fizetés összege, a foglalkoztatás időtartama stb. megjelölésével)

A hivatalos “Tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezési kérelem” űrlapot a Bevándorlási Hivatal weboldaláról lehet letölteni.

• Weboldal neve: Bevándorlási Hivatal
• Oldal címe: Tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezési kérelem
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Az alkalmazás ablakai, időszakai és figyelmeztetések

Az alkalmazást a jelentkező lakóhelye szerinti regionális bevándorlási hivatal ablakánál kell benyújtani. A Bevándorlási Hivatal által közzétett szabványos feldolgozási idő 1-2 hónap, de a márciusi és áprilisi diplomázási szezonban a jelentkezések koncentrálódása miatt a felülvizsgálati időszak hajlamos lehet hosszabbra nyúlni. Ezért a vállalatok számára bölcs dolog 2-3 hónapos időtartammal tervezni. Az alkalmazás időzítése is fontos. Márciusban diplomázó diákok esetében az alkalmazások általában az előző év decemberében kezdődnek (a hatósági területtől függően változhat). A belépési dátum előtt engedélyt kell kapni, ezért a döntés meghozatala után gyorsan el kell kezdeni a felkészülést. Fontos továbbá, hogy a “tanulmányi” tartózkodási időszak lejárta előtt ne érjen véget a tartózkodási időszak kezelése.

Álláshirdetés típusonként: Külföldi állampolgárok középfokú alkalmazása Japánban

Japánban már munkát vállaló külföldi állampolgárok középfokú alkalmazása azért vált népszerűvé a vállalatok körében, mert azonnali munkaerőként számíthatnak rájuk. Ebben az esetben az eljárás attól függ, hogy a felvett külföldi állampolgár jelenlegi tartózkodási engedélye és az új munkakör tartalma hogyan kapcsolódik egymáshoz.

Alapfeltételek ellenőrzése: A munkakör tartalma és a tartózkodási engedély összhangja

A középfokú alkalmazás legfontosabb első lépése az, hogy ellenőrizzük, a jelölt által jelenleg birtokolt tartózkodási engedély által engedélyezett tevékenységek köre és a vállalatnál tervezett munkakör tartalma összhangban van-e. Például, ha egy “műszaki, humán tudományok és nemzetközi üzleti” tartózkodási engedéllyel rendelkező IT mérnököt egy másik cégnél IT mérnökként alkalmaznak, akkor a tevékenységek köre valószínűleg azonos lesz. Azonban, ha ugyanezt az IT mérnököt marketing pozícióba kívánják felvenni, akkor előfordulhat, hogy a tevékenységek köre eltérőnek minősül. Ha ezt az ellenőrzést elmulasztják, későbbi eljárások során problémák merülhetnek fel.

Azonos tevékenységi kör esetén az eljárás

Ha a munkaváltás utáni munkakör tartalma a jelenlegi tartózkodási engedély által engedélyezett tevékenységek körén belül marad, akkor a tartózkodási engedély megváltoztatása nem szükséges. Azonban a törvény szerint a külföldi állampolgárnak kötelessége bejelenteni a munkáltatóváltást.

Ezt az eljárást “munkáltatói változás bejelentése” néven ismerjük, amely a japán bevándorlási törvény (Immigration Control Act) 19. cikkének 16. pontja alapján kötelező a külföldi állampolgár számára. Konkrétan, a korábbi munkahelyről való távozás napjától számított 14 napon belül be kell jelenteni a “munkáltatói szerződés megszűnését”, és az új munkahelyre való belépés napjától számított 14 napon belül a “munkáltatói szerződés megkötését”. Ezeket a bejelentéseket online tehetik meg a Bevándorlási Hivatal elektronikus bejelentési rendszerén keresztül, személyesen a regionális bevándorlási hivataloknál, vagy postai úton a Tokiói Bevándorlási Hivatalhoz.

Továbbá, bár nem jogi kötelezettség, erősen ajánlott eljárás a vállalati kockázatkezelés szempontjából a “munkavállalási jogosultsági igazolás” kiállításának kérelmezése. Ez az igazolás hivatalosan tanúsítja, hogy az új vállalatnál végzett munkakör tartalma a jelenlegi tartózkodási engedély hatálya alá esik. Ez az eljárás önkéntes, de jelentős előnyökkel jár. A tartózkodási engedélyek megújítása néhányévente történik, és ezen felülvizsgálat során az új vállalatnál végzett tevékenységek ismét vizsgálat tárgyát képezik. Ha a megújításkor úgy ítélik meg, hogy a munkakör tartalma kívül esik a tartózkodási engedély hatályán, akkor a megújítást megtagadhatják, ami súlyos kockázatot jelenthet, mivel az érintett alkalmazott nem folytathatja a munkát. A “munkavállalási jogosultsági igazolás” megszerzése a munkaváltáskor lehetővé teszi ennek a kockázatnak az előzetes elkerülését. Más szóval, ez egy rendkívül hatékony stratégiai eszköz a jövőbeli megújítási kérelmek bizonytalanságának kiküszöbölésére és a foglalkoztatás stabilitásának biztosítására.

A munkakör tartalma eltérő tevékenységi kör esetén az eljárás

Ha a munkaváltás utáni munkakör tartalma kívül esik a jelenlegi tartózkodási engedély hatályán (például, ha egy “oktatási” tartózkodási engedéllyel rendelkező személyt egy vállalat tervezési pozíciójába kívánják felvenni), akkor az előzőekben említett “tartózkodási engedély megváltoztatásának engedélyezése” kötelező. Ezt az engedélyt meg kell szerezni ahhoz, hogy az új munkakörben dolgozhassanak. Az eljárás menete és a szükséges dokumentumok nagyjából megegyeznek a friss diplomások alkalmazásakor szükségesekkel.

Az alkalmazás során figyelembe veendő szempontok

A középfokú alkalmazás során, különösen ha a jelölt munkanélküli, vannak figyelembe veendő szempontok. A bevándorlási törvény lehetővé teszi a tartózkodási engedély visszavonását, ha a személy indokolatlanul nem folytatja a tartózkodási engedély által engedélyezett tevékenységet több mint három hónapig. Más szóval, a munkakeresés alatt álló munkanélküli időszakot meghaladó jelöltek esetében fennáll a tartózkodási engedély visszavonásának kockázata. Ilyen jelöltek alkalmazása esetén tudatában kell lenni annak, hogy a jövőbeli tartózkodási engedély megújítása vagy megváltoztatása során a vizsgálat szigorúbb lehet a szokásosnál.

Felvételi formák szerint: Külföldön élő külföldi szakemberek felvétele Japánban

Amikor egy vállalat külföldön élő szakembereket kíván Japánba hívni és alkalmazni, a belföldi felvételi eljárástól eltérő lépéseket kell megtenni.

Az eljárás áttekintése: ‘Tartózkodási jogosultság igazolásának kiadása’

Ebben az esetben először a japán fogadó vállalatnak kell képviselőként eljárnia, és a helyi Bevándorlási Hivatalhoz kell benyújtania a ‘Tartózkodási jogosultság igazolásának (Certificate of Eligibility, COE)’ kiadására vonatkozó kérelmet. A COE egy olyan dokumentum, amely előzetesen igazolja, hogy a külföldi jelölt megfelel Japán belépési és tartózkodási feltételeinek, amit a jogi miniszter hagy jóvá. A COE kiadása után a felvett külföldi munkavállalónak a saját országában lévő japán nagykövetségen vagy konzulátuson kell bemutatnia azt, hogy hivatalos vízumot kapjon. Ezután ezzel a vízummal léphet be Japánba, egy kétfázisú folyamaton keresztül.

A kérelem folyamata és a szükséges dokumentumok

A COE-t maga a jelölt vagy a fogadó intézmény munkatársa, mint képviselő nyújthatja be.

A szükséges dokumentumok a vállalat kategóriájától függően változhatnak, de hasonlóan a tartózkodási jogosultság változtatásának engedélyezési kérelméhez, mind a jelölttel, mind a fogadó vállalattal kapcsolatos dokumentumokra van szükség.

A fogadó vállalat által előkészítendő fő dokumentumok a következők:

• Tartózkodási jogosultság igazolásának kiadására vonatkozó kérelem
• Passzépfotó (a jelölt sajátja)
• Visszaküldésre szánt boríték
• A jelölt által küldött dokumentumok (diploma, önéletrajz, munkatapasztalatok, képesítéseket igazoló dokumentumok stb.)
• A vállalat kategóriáját igazoló dokumentumok, bejegyzési adatokat igazoló okirat, legutóbbi mérlegbeszámoló másolata, munkaszerződés másolata stb.

A hivatalos kérelemformanyomtatvány, a ‘Tartózkodási jogosultság igazolásának kiadására vonatkozó kérelem’, letölthető a Bevándorlási Hivatal weboldaláról.

• Weboldal neve: Bevándorlási Hivatal
• Oldal címe: Tartózkodási jogosultság igazolásának kiadására vonatkozó kérelem
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

A kérelem beadási helye, időtartama és figyelembe veendő szempontok

A kérelmet a fogadó vállalat székhelye szerint illetékes helyi Bevándorlási Hivatalnál kell benyújtani. A standard feldolgozási idő 1 hónaptól 3 hónapig terjedhet, és ez a három felvételi forma közül a leghosszabb előkészítési időt igényli. Ezért, amikor külföldről történő felvételt tervezünk, ezt a vizsgálati időszakot kell figyelembe vennünk, és ennek megfelelően kell összeállítanunk a projekt ütemtervét.

Különös figyelmet kell fordítani a kiadott COE érvényességi idejére. A COE a kiadástól számított 3 hónapon belül válik érvénytelenné, ha a jelölt nem lép be Japánba ezen időszak alatt. Ezen időszakon belül a jelöltnek saját országában kell vízumot szereznie és be kell fejeznie az utazást Japánba.

A különböző eljárások időigényének összehasonlítása és mérlegelése rendkívül fontos a felvételi stratégia kialakításában. Például, ha egy sürgős pozícióra 2 hónapon belül szükség van a személyzetre, a COE megszerzéséhez szükséges 1-3 hónap miatt a külföldről történő felvétel nem valósítható meg. Ebben az esetben gyorsabb lehet a belföldön tartózkodó álláskeresők felvétele. Azonban még ebben az esetben is, a belépés utáni 14 napon belül bejelentési kötelezettség keletkezik, így gyors adminisztratív folyamatokra van szükség. Így a különböző eljárások jogi követelményeinek és idővonalának összetett megértése, és a vállalat igényeinek leginkább megfelelő felvételi csatorna kiválasztása a siker kulcsa lehet.

A különböző eljárások összehasonlítása és összefoglalása

Az eddig tárgyalt három foglalkoztatási forma Japánban érvényes tartózkodási jogosultsági eljárásainak főbb különbségeit az alábbi táblázatban foglaljuk össze. Ez a táblázat segítséget nyújthat a vállalatok felelős munkatársainak, hogy gyorsan megértsék az egyes forgatókönyvek lényegét és megfelelő toborzási terveket készíthessenek.

Összefoglalás

Japán aktívan fogadja a szakértelemmel és tudással rendelkező külföldi munkaerőt, azonban az ilyen foglalkoztatást szabályozó jogi rendszer rendkívül összetett, és a procedurális hibák nem megengedettek. A külföldi munkaerő sikeres alkalmazásához elengedhetetlen, hogy pontosan megértsük ezeket a bonyolult jogi eljárásokat és tervezetten kezeljük őket. Szakértői támogatás igénybevétele és ezeknek a folyamatoknak a proaktív előmozdítása nem csupán költség, hanem stratégiai befektetés, amely biztosítja a fontos üzleti erőforrásokat és elkerüli a jogi kockázatokat.

A Monolith Jogügyi Iroda széleskörű tapasztalattal rendelkezik a japán jogi szolgáltatások nyújtásában a hazai különböző ügyfélvállalatok számára, különösen a jelen témában. Irodánk erőssége abban rejlik, hogy mély szakértelmet nyújt a külföldi munkavállalók foglalkoztatásának eljárásai terén, valamint több olyan ügyvéd is a csapatunk tagja, akik külföldi jogi képesítéssel és angol nyelvtudással rendelkeznek. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy a globálisan működő vállalatok számára is átlépjük a nyelvi és jogi kulturális akadályokat, és finomra hangolt, zökkenőmentes támogatást nyújtsunk. Amennyiben problémába ütközik az itt tárgyalt tartózkodási jogosultság kérelmezési eljárásaival kapcsolatban, kérjük, forduljon hozzánk bizalommal. Hatékonyan támogatjuk vállalatát a külföldi munkavállalók zökkenőmentes integrálásában a jogi területen.