Az ápolási intézmények BCP-készítésének kötelezővé tétele | A készítési módszerről és előnyökről

A BCP, azaz a Business Continuity Plan (üzletmenet-folytonossági terv) olyan tervet jelent, amelyet váratlan helyzetek, például természeti katasztrófák vagy járványok esetén alkalmaznak a vállalati tevékenységek folytatására és helyreállítására. A Reiwa 6 (2024) áprilisától kötelezővé vált a BCP-k elkészítése az ápolási intézmények számára. Azonban lehetnek, akik nem tudják, hogyan kellene elkészíteniük, vagy kérdéseik vannak a BCP elkészítésének előnyeivel kapcsolatban.

Ezért ebben a cikkben bemutatjuk az ápolási intézményekre vonatkozó BCP általános jellemzőit, a kidolgozás részleteit, előnyeit és a készítési módszereket. Ismertetjük továbbá a BCP elkészítésének elmulasztásával járó kockázatokat is, így kérjük, használja ezt az információt tájékozódási alapként.

Az ápolási intézményekben alkalmazott BCP/BCM

A BCP a Business Continuity Plan rövidítése, amely egy olyan üzletmenet-folytonossági tervet jelent, amelynek célja, hogy a vállalkozások a váratlan események, mint például természeti katasztrófák, járványok, terrorcselekmények bekövetkezése esetén is képesek legyenek a fontos üzleti tevékenységeiket folytatni, vagy ha azok megszakadnak, akkor azokat a lehető legrövidebb időn belül újraindítsák.

A BCM pedig a Business Continuity Management rövidítése, amely a BCP működtetését és menedzselését jelenti, és magyarul üzletmenet-folytonosság menedzsmentként fordítható.

A Japán Kabinetiroda üzleti terv útmutatójában[ja] a BCP és BCM a következőképpen van leírva:

Nagy földrengések, járványok terjedése, terrorcselekmények, nagy balesetek, ellátási láncok megszakadása, váratlan változások a vállalati környezetben és egyéb váratlan események bekövetkezése esetén is a fontos üzleti tevékenységek folytonosságának fenntartására, vagy ha azok megszakadnak, a lehető leggyorsabb helyreállítására irányuló politikák, rendszerek, eljárások és egyéb tervek összességét üzletmenet-folytonossági tervnek (Business Continuity Plan, BCP) nevezzük.
A BCP kidolgozása, fenntartása és frissítése, az üzletmenet-folytonosság megvalósításához szükséges költségvetés és erőforrások biztosítása, a megelőző intézkedések végrehajtása, az oktatás és képzés révén történő elterjesztése, ellenőrzése és a folyamatos fejlesztés olyan menedzsment tevékenységek, amelyeket üzletmenet-folytonosság menedzsmentnek (Business Continuity Management, BCM) nevezünk, és amelyeket stratégiai tevékenységként kezelünk a vállalatvezetés szintjén.

Idézet: Japán Kabinetiroda katasztrófavédelmi információi | Üzleti terv útmutató[ja]

Az ápolási intézmények BCP-készítése kötelezővé vált

A Reiwa 3 (2021) évi ápolási díjak felülvizsgálata során, egy hároméves átmeneti időszakot követően, a Reiwa 6 (2024) áprilisától kezdődően kötelezővé vált az ápolási intézmények számára a BCP (Business Continuity Plan – Üzletmenet-folytonossági Terv) készítése és a BCM (Business Continuity Management – Üzletmenet-folytonossági Menedzsment) végrehajtása. A Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium “Reiwa 3 (2021) évi ápolási díjak felülvizsgálatának főbb pontjairól[ja]” című dokumentumában a következőképpen szerepel:

A fertőző betegségek vagy katasztrófák bekövetkezte esetén is szükséges, hogy az ápolási szolgáltatások folyamatosan nyújthatók legyenek, ezért minden ápolási szolgáltatást nyújtó vállalkozás számára kötelezővé tesszük az üzletmenet-folytonossági tervek kidolgozását, a képzések és a gyakorlatok (szimulációk) lebonyolítását. (※Hároméves átmeneti időszakot biztosítunk)

Idézet: Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium | Reiwa 3 (2021) évi ápolási díjak felülvizsgálatának főbb pontjairól[ja]

A gondozási intézmények kockázatai, ha elmulasztják a BCP (Business Continuity Plan – Üzletmenet-folytonossági Terv) kidolgozását

Amennyiben egy gondozási intézmény elmulasztja a BCP kidolgozását, a következő kockázatokkal kell számolnia:

• Állami felügyeleti intézkedések célpontjává válhat
• Kártérítési felelősséggel sújtható
• Nem jogosult az ápolási díjak pótlékának igénybevételére

Ebben a részben részletezzük az egyes kockázatokat.

Állami felügyeleti intézkedések célpontjává válhat

Ha egy intézmény nem dolgoz ki BCP-t, jelenleg nincsenek konkrét büntető intézkedések. Azonban, mivel ez a működési előírások megszegését jelenti, állami felügyeleti intézkedések tárgyává válhat, ezért érdemes erre odafigyelni. Ha az intézmény nem tesz eleget az irányításnak, akkor olyan állami szankciókra számíthat, mint a működési engedély visszavonása.

Ha egy intézmény működési engedélyét visszavonják, legalább öt évig nem kaphat új engedélyt. Ha egy jogi személyről van szó, nem csak az üzemeltető (képviselő), hanem más vezetők, anyavállalatok és más valóságos irányítók is szankció alá eshetnek, és ők sem végezhetnek gondozási tevékenységet öt éven keresztül. (Japán Ápolási Biztosítási Törvény (介護保険法) 70. cikk 2. bekezdés 6. pontja – 6. pontja 3)

Kártérítési felelősséggel sújtható

A BCP kidolgozásának elmulasztása nem eredményez bírságot. Azonban, ha a BCP nélkül bekövetkezik egy baleset vagy kár, az intézmény megszegheti a biztonsági előírásokat, és peres eljárás során kártérítési felelősséggel sújtható.

Az alkalmazottak és ügyfelek biztonságára vonatkozó kötelezettségek megsértésének egyik jelentős példája a Kelet-Japán Nagy Földrengés idején történt Hiwai Óvoda Busz Cunami Sérülési Esete.

A Hiwai Óvodában kidolgozták a BCP-t, és a kézikönyv szerint “ha a földrengés erőssége magas és katasztrófa bekövetkezésének veszélye áll fenn, akkor mindenkit az északi udvarra kell vezetni, nyugodtan kell beszélni velük, hogy megnyugodjanak és vigyázzanak az óvodásokra. Az óvodásoknak meg kell várniuk a szülők érkezését, hogy átadhassák őket.” Azonban valójában a kézikönyv nem volt kellően ismert, és nem végeztek evakuációs gyakorlatot a kézikönyv gyakorlatba ültetésére.

Az óvodásokat a szülőkhöz küldő döntés következtében az iskolabusz a cunamiba került, és öt óvodás meghalt. A bíróság úgy ítélte meg, hogy az óvodavezető és az óvodát működtető jogi személy elmulasztotta az információgyűjtési kötelezettséget, és ezért kártérítési felelősséggel tartoznak.

Forrás: Japán Legfelsőbb Bíróság | Hiwai Óvoda Busz Cunami Sérülési Esete (Sendai Kerületi Bíróság, 2013. szeptember 17-i ítélet)[ja]

Nem jogosult az ápolási díjak pótlékának igénybevételére

A Reiwa 3 (2021) évi ápolási díj felülvizsgálat során az ápolási díjakat 0,7%-kal emelték. Azonban, ha az alábbi kritériumoknak nem felel meg az intézmény, akkor csökkentési szabályok lépnek érvénybe:

• Fertőző betegségek és természeti katasztrófák bekövetkezésére kidolgozott BCP-k létrehozása
• A kidolgozott BCP szerinti szükséges intézkedések megtétele

A csökkentés mértéke a szolgáltatástól függően változik, a “létesítmény-alapú és lakhatási szolgáltatások” esetében a meghatározott egységár 3%-a, “egyéb szolgáltatások” esetében pedig az egységár 1%-a. Van egy átmeneti intézkedés, amely szerint a Reiwa 7 (2025) március 31-ig tartó egy évben nem alkalmaznak csökkentést.

A gondozási intézmények BCP-jének kidolgozására vonatkozó kötelező tartalmak

A gondozási szolgáltatásokat nyújtó vállalkozásokra vonatkozóan a következő három szerepkört írják elő:

• A szolgáltatások folytonosságának biztosítása
• Az ügyfelek biztonságának garantálása
• A dolgozók biztonságának garantálása

Munkaszerződési törvény (Japanese Labor Contract Act) 5. cikk

A munkáltatónak a munkaszerződésből eredően kötelessége, hogy a munkavállaló élete, testi épsége és egyéb biztonsága érdekében a szükséges megfontolásokat tegye meg annak érdekében, hogy a munkavállaló biztonságos körülmények között végezhesse munkáját.

Mindezek alapján a gondozási intézmények BCP-jében meg kell határozni a COVID-19 járványra és természeti katasztrófákra való reagálás módszereit. Az alábbiakban részletezzük az egyes pontokat.

Új típusú koronavírus-fertőzésre való válaszadási módszerek

Az ápolási intézményekben és vállalkozásokban elengedhetetlen a BCP (Business Continuity Plan – Üzletmenet-folytonossági Terv) kidolgozása az új típusú koronavírus-fertőzés kezelésére. A fertőzés kitörésekor alkalmazandó BCP tartalmazhatja a következő elemeket:

Forrás: Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium Idősgondozási Osztály | Új típusú koronavírus-fertőzés kitörésekor az ápolási intézmények és vállalkozások üzletmenet-folytonossági útmutatója[ja]

Az intézmény típusától függően, mint például nappali ellátás, bentlakásos ellátás vagy házi látogatás, a fertőzés kitörése utáni helyzet és a válaszadás is eltérő lehet, ezért fontos, hogy a BCP tartalma is ennek megfelelően változzon. A Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium által kiadott ‘Fogyatékossággal élők szociális szolgáltatásait nyújtó vállalkozások BCP útmutatója az új típusú koronavírus-fertőzés kitörésekor[ja]‘ szerint a BCP kidolgozása a fertőzés kitörése előtti szakaszban a legfontosabb. Lényeges, hogy olyan BCP-t dolgozzunk ki, amely lehetővé teszi a zökkenőmentes válaszadást a fertőzés bekövetkeztekor, és hogy rendszeresen végezzünk gyakorlatokat és képzéseket, valamint biztosítsuk a szükséges készleteket.

Természeti katasztrófákra való reagálás

Ápolási intézményekben és vállalkozásokban is ki kell dolgozni egy BCP-t (Business Continuity Plan – Üzletmenet-folytonossági Tervet) a földrengések, árvizek és egyéb természeti katasztrófák esetére. A természeti katasztrófák idején alkalmazandó BCP tartalmazhatja a következőket:

Forrás: Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium Idősek és Egészségügyi Hivatala｜Természeti katasztrófák esetén az ápolási intézmények és vállalkozások üzletmenet-folytonossági útmutatója[ja]

A természeti katasztrófákra vonatkozó BCP nem csak a normál és vészhelyzeti időszakokra, hanem más intézményekkel és a helyi közösséggel való együttműködésre is kiterjedő intézkedéseket kell tartalmazzon, ezért bonyolultabb, mint a fertőző betegségekre vonatkozó BCP.

Az ápolási intézmények BCP-jének elkészítésének előnyei

A BCP (Business Continuity Plan – Üzletmenet-folytonossági Terv) elkészítése időt és erőfeszítést igényel. Azonban tény, hogy a BCP elkészítésével számos előny érhető el, mint például a lakók és a személyzet biztonságának biztosítása, valamint adókedvezmények igénybevétele. Ebben a részben a BCP kidolgozásának előnyeit ismertetjük.

A lakók és a személyzet biztonságának biztosítása

Ha megvannak a fertőző betegségek terjedése vagy természeti katasztrófák esetén alkalmazandó eljárások, akkor nemcsak a lakók, hanem a személyzet számára is lehetővé válik, hogy válsághelyzetben gördülékenyen reagáljanak. Sürgősségi helyzetek bekövetkeztekor a zűrzavar miatt fennáll a munkavégzés ellehetetlenülésének kockázata, azonban ha rendelkezésre áll egy BCP (Üzletmenet-folytonossági Terv), akkor a fontos üzleti tevékenységeket prioritásként kezelhetjük, ami gyors helyreállást tesz lehetővé. Emellett növeli a felhasználók, családtagjaik és a helyi közösség bizalmát is.

Adókedvezmények

Amennyiben egy vállalat beépíti a gazdasági, ipari miniszter által meghatározott tartalmakat (például a rendszer kiépítését vagy a megelőző intézkedéseket) az üzletmenet-folytonossági tervébe (BCP), és elnyeri a “Vállalati Folytonosság Erősítési Terv” jóváhagyását, akkor különleges adókedvezményben részesülhet a katasztrófákra való felkészülés céljából tett beruházásokra. Ez a kedvezmény a katasztrófavédelmi és kockázatcsökkentő berendezések befektetésére vonatkozik, és lehetővé teszi a 18%-os különleges amortizációt (a Reiwa 7 (2025) április 1-től kezdődően 16%).

Az eszközök konkrét példái a következők:

• Gépek és berendezések (1 millió jen felett): például saját generátorok és szivattyúk
• Eszközök és felszerelések (300 ezer jen felett): például szeizmikus és rezgéscsillapító állványok, műholdas telefonok
• Épület kiegészítő berendezései (600 ezer jen felett): például vízzáró panelek és tűzgátló rolók

Támogatások és pénzügyi segítségnyújtás

Amennyiben Ön BCP-t (Business Continuity Plan – Üzletmenet-folytonossági Terv) dolgoz ki és megszerzi a Japán Üzletmenet-folytonossági Erősítési Terv hitelesítését, előnyben részesülhet a támogatások odaítélésénél. Az elérhető támogatások között a következők találhatóak:

Az önkormányzatok által nyújtott BCP támogatások tartalma eltérő lehet. Emellett vannak olyan magán pénzügyi intézmények is, amelyek BCP-t kidolgozó vállalatok számára hitelprogramokat kínálnak. Amennyiben BCP-t készít, érdemes megkeresni a létesítmény helyi önkormányzatát vagy a meglévő pénzügyi intézményeket további információkért.

A vakcinák prioritás szerinti beadása

Az új influenzával és egyéb fertőző betegségekkel kapcsolatos különleges intézkedésekről szóló, a japán ~Új Influenza stb. Különleges Intézkedések Törvényének (2009) 28. cikke alapján, a fertőző betegségek terjedése idején BCP-t (Üzletmenet-folytonossági Tervet) kidolgozó regisztrált vállalkozások számára lehetővé teszi a speciális oltások végrehajtását. A speciális oltás a regisztrált vállalkozások alkalmazottai számára történő előzetes megelőző oltást jelenti.

A vakcinák prioritás szerinti beadására jogosult regisztrált vállalkozásoknak előzetesen regisztrációs kérelmet kell benyújtaniuk az állam felé.

Az ápolási intézmények üzletmenet-folytonossági terveinek (BCP) elkészítési módszere

Sokan nem tudják, hogyan kell elkészíteni egy BCP-t. Itt bemutatjuk, hogyan készíthető el egy üzletmenet-folytonossági terv az ápolási intézmények számára.

BCP-készítő bizottság létrehozása

A BCP elkészítéséhez először hozzon létre egy bizottságot. A készítő bizottság tagjai közé válassza ki az egyes helyszínek és szolgáltatások vezetőit vagy felelőseit, valamint olyan személyeket, akik képesek összegyűjteni a terepen dolgozók véleményét. A bizottság létrehozása után értékelje az ápolási intézmény jelenlegi helyzetét és azonosítsa a problémákat.

Irányelvek és sablonok használata

A Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium irányelveket és sablonokat készített a BCP-k elkészítéséhez. Ha nem tudja, hogyan kezdjen hozzá vagy hogyan készítse el, akkor a Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium irányelvei alapján használja a sablonokat a BCP elkészítéséhez.

A sablonokat a létesítmény típusa szerint, mint például nappali ellátás vagy bentlakásos ellátás, külön-külön állították össze, így válassza ki a megfelelő szolgáltatás sablonját a BCP elkészítéséhez.

Az irányelvek és sablonok a következő weboldalon érhetők el, így érdemes lehet őket felhasználni:

Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium｜Ápolási intézmények és vállalkozások üzletmenet-folytonossági terveinek (BCP) elkészítését támogató képzés[ja]

Összefoglalás: Azonnali válasz szükséges az ápolási intézmények BCP-készítési kötelezettségére

A Reiwa 6 (2024) áprilisától kötelezővé vált az ápolási intézmények számára a BCP (Üzletfolytonossági Terv) készítése. Az ápolási intézmények számára a BCP elkészítése létfontosságú, hogy a fertőző betegségek terjedésekor vagy természeti katasztrófák esetén zökkenőmentesen reagálhassanak és gyorsan helyreállhassanak. Emellett adókedvezmények, támogatások és pénzügyi segítség, valamint a vakcinák prioritásos oltásának lehetősége is a BCP elkészítésének előnyei közé tartozik. Készítsünk BCP-t, hogy felkészülten válaszolhassunk a váratlanul bekövetkező sürgősségi helyzetekre.

Ha nehézségei vannak a BCP elkészítésével, vagy nem tudja, hogyan kellene megcsinálni, ajánlott ügyvédhez fordulni tanácsért.

A Monolith Jogügyi Iroda egy olyan jogi szolgáltatást nyújtó cég, amely az IT területén, különösen az internet és a jogi aspektusok terén rendelkezik jelentős tapasztalattal. Ha kérdése van a BCP-vel kapcsolatban, ne habozzon, forduljon hozzánk bizalommal.

Intézkedéseink bemutatása az Önök számára

Az ápolási szolgáltatások területe számos jogszabály, mint például a Japán Ápolási Biztosítási Törvény, az Idősek Jóléti Törvénye és a Társasági Törvény szabályozási hálójába van beágyazva. A Monolith Jogügyi Iroda a Japán Ápolási Szolgáltatók Országos Szövetségének és a különböző prefektúrák ápolási szolgáltatóinak tanácsadó ügyvédként működik, és rendelkezik a szükséges szakértelemmel az ápolási szolgáltatásokkal kapcsolatos jogi kérdésekben.

A Monolith Jogügyi Iroda szakterületei: IT és startup vállalkozások vállalati jogi szolgáltatásai[ja]