Sistem Izin Tinggal Jepang: Kerangka Hukum Kualifikasi Tinggal Berdasarkan Kegiatan, Status, atau Posisi dan Pengaruhnya terhadap Praktik Bisnis Perusahaan

Dalam mengembangkan bisnis di dalam negeri Jepang, perekrutan tenaga kerja asing telah menjadi strategi manajemen yang esensial. Namun, agar orang asing dapat tinggal dan melakukan aktivitas di Jepang, mereka memerlukan izin hukum yang disebut “status of residence” (izin tinggal). Sistem ini diatur secara keseluruhan oleh “Undang-Undang Kontrol Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi Jepang” (selanjutnya disebut “Undang-Undang Imigrasi”). Undang-undang ini menetapkan kerangka kerja yang ketat untuk mengelola secara hukum isi kegiatan dan durasi tinggal semua orang asing yang masuk dan tinggal di Jepang. Oleh karena itu, memahami sistem ini dengan akurat bukan hanya masalah prosedur administratif, tetapi merupakan elemen penting yang menjadi inti dari sistem kepatuhan dan strategi sumber daya manusia perusahaan. Yang sangat penting adalah bahwa Undang-Undang Imigrasi mengklasifikasikan semua status of residence ke dalam dua kategori besar berdasarkan tabel yang terkait dengan undang-undang tersebut. Satu adalah “status of residence tabel pertama” yang diberikan untuk melakukan aktivitas tertentu, dan yang lainnya adalah “status of residence tabel kedua” yang diberikan berdasarkan status atau posisi pribadi seseorang. Klasifikasi ini sangat menentukan ruang lingkup aktivitas yang diizinkan, sehingga sangat penting bagi para eksekutif perusahaan dan personel hukum untuk memahami perbedaannya dengan jelas. Artikel ini akan menjelaskan dasar hukum dan isi spesifik dari kedua kategori status of residence ini, serta tanggung jawab hukum yang harus dipikul oleh perusahaan, berdasarkan peraturan dan kasus hukum.

Dasar Hukum Sistem Izin Tinggal di Jepang

Sistem izin tinggal di Jepang sepenuhnya didasarkan pada Undang-Undang Imigrasi Jepang. Pasal 1 Undang-Undang Imigrasi Jepang menetapkan tujuannya untuk “mengatur secara adil masuk dan keluarnya semua orang yang memasuki atau meninggalkan negeri ini, serta tinggalnya semua orang asing di negeri ini”. Konsep sentral untuk mewujudkan “pengaturan yang adil” ini adalah “izin tinggal”. Pasal 2-2 Ayat 1 Undang-Undang Imigrasi Jepang mendefinisikan “izin tinggal” sebagai klasifikasi aktivitas yang dapat dilakukan oleh orang asing saat memasuki dan tinggal di Jepang. Sebagai prinsip umum, orang asing tidak dapat tinggal di Jepang tanpa memiliki salah satu izin tinggal yang ditetapkan oleh undang-undang ini.

Struktur dasar dari sistem ini terletak pada pembagian izin tinggal menjadi dua kategori besar sesuai dengan Lampiran Undang-Undang Imigrasi. Satu kategori adalah izin tinggal yang tercantum dalam “Lampiran Pertama”, yang diberikan berdasarkan “aktivitas” tertentu seperti kegiatan profesional atau akademis yang dilakukan di Jepang. Kategori lainnya adalah izin tinggal yang tercantum dalam “Lampiran Kedua”, yang diberikan berdasarkan “status atau posisi” pribadi, seperti hubungan perkawinan dengan warga negara Jepang atau status sebagai penduduk tetap. Klasifikasi ini membawa perbedaan yang menentukan dalam cakupan aktivitas yang dapat dilakukan oleh orang asing di Jepang, terutama dalam hal kegiatan kerja. Ketika perusahaan mempekerjakan orang asing atau menerima mereka sebagai eksekutif, langkah pertama dalam manajemen risiko hukum adalah memastikan kategori izin tinggal mana yang dimiliki atau yang mungkin diperoleh oleh individu tersebut. Pengelolaan izin tinggal ini melibatkan serangkaian prosedur administratif seperti pengajuan “Sertifikat Kelayakan Izin Tinggal” saat masuk baru, pengajuan “Permohonan Perubahan Izin Tinggal” saat terjadi perubahan aktivitas, dan “Permohonan Perpanjangan Masa Tinggal” untuk memperpanjang masa tinggal. Perusahaan harus terus-menerus mengelola proses-proses ini.

Status Keberadaan Berdasarkan Aktivitas: Lampiran Tabel Pertama (別表第1)

Status keberadaan yang ditetapkan dalam Lampiran Tabel Pertama (別表第1) diberikan untuk mengizinkan warga negara asing melakukan aktivitas profesional, teknis, atau bisnis tertentu di Jepang. Ciri utama dari kategori ini adalah bahwa aktivitas yang dapat dilakukan oleh warga negara asing yang tinggal di Jepang dibatasi secara ketat dalam lingkup status keberadaan yang telah diizinkan. Hal ini mencerminkan aspek kebijakan ekonomi Jepang yang bertujuan untuk menerima tenaga kerja dengan kemampuan profesional di bidang tertentu secara tepat. Ketika perusahaan mempekerjakan warga negara asing dengan status keberadaan dalam kategori ini, perusahaan tersebut memiliki tanggung jawab untuk membuktikan bahwa keahlian yang dimiliki oleh individu tersebut dan deskripsi pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan sesuai dengan kategori tertentu yang telah ditetapkan secara hukum. Berikut ini akan dijelaskan tentang status keberadaan utama yang sangat berkaitan dengan pengelolaan perusahaan.

Manajemen & Pengelolaan Bisnis di Bawah Hukum Jepang

Status tinggal ini ditetapkan untuk kegiatan mengelola atau terlibat dalam manajemen perdagangan atau bisnis lainnya di Jepang. Secara spesifik, posisi seperti direktur perwakilan atau direktur perusahaan, manajer cabang, atau kepala pabrik, adalah yang relevan. Persyaratan untuk mendapatkan status tinggal ini cukup ketat. Pertama-tama, harus ada kantor fisik yang disiapkan di dalam negeri Jepang untuk menjalankan bisnis. Belakangan ini, penggunaan kantor virtual pada prinsipnya tidak diakui. Selanjutnya, skala bisnis harus memiliki jumlah modal atau total investasi minimal 5 juta yen, atau mempekerjakan setidaknya dua staf penuh waktu yang tinggal di Jepang. Jika terlibat sebagai manajer, diperlukan pengalaman minimal tiga tahun dalam manajemen atau pengelolaan bisnis, dan harus menerima gaji setidaknya sama dengan yang diterima oleh warga Jepang yang bekerja dalam posisi yang sama. Terutama saat memperbarui periode tinggal, keberlanjutan dan stabilitas bisnis cenderung dinilai secara ketat. Misalnya, jika laporan keuangan menunjukkan kerugian berkelanjutan atau keadaan utang yang melebihi aset, mungkin diperlukan pengajuan rencana bisnis tambahan atau dokumen pendanaan, tidak hanya memenuhi persyaratan formal, tetapi juga kesehatan substansial bisnis akan dinilai oleh Kantor Imigrasi Jepang.

Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional di Bawah Hukum Keimigrasian Jepang

Status tinggal ini menargetkan berbagai profesi spesialis yang luas dan merupakan salah satu kualifikasi kerja yang paling sering digunakan dalam praktik. Kualifikasi ini terbagi menjadi tiga bidang utama. Pertama, bidang ‘Teknologi’, yang mencakup pekerjaan yang memerlukan teknik atau pengetahuan dalam bidang ilmu pengetahuan alam seperti sains, teknik, dan lainnya, dengan contoh khas seperti insinyur IT dan teknisi desain mesin. Kedua, bidang ‘Pengetahuan Humaniora’, yang mencakup pekerjaan yang memerlukan pengetahuan dalam bidang ilmu humaniora seperti hukum, ekonomi, sosiologi, termasuk dalam pekerjaan perencanaan, pemasaran, dan akuntansi. Ketiga, bidang ‘Bisnis Internasional’, yang mencakup pekerjaan yang memerlukan pemikiran atau sensitivitas yang berbasis pada budaya asing, seperti penerjemahan, interpretasi, pengajaran bahasa, dan transaksi bisnis luar negeri. Poin terpenting dalam penilaian kualifikasi tinggal ini adalah adanya hubungan langsung dan rasional antara latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja pemohon dengan jenis pekerjaan yang ingin dilakukan di Jepang. Secara prinsip, persyaratan pendidikan adalah lulusan universitas atau telah memperoleh gelar spesialis setelah lulus dari sekolah kejuruan di Jepang. Jika persyaratan ini tidak terpenuhi, pengalaman kerja selama lebih dari 10 tahun di bidang ‘Teknologi’ atau ‘Pengetahuan Humaniora’, dan lebih dari 3 tahun di bidang ‘Bisnis Internasional’, akan dianggap memenuhi persyaratan pengalaman kerja. Dengan revisi undang-undang pada tahun 2015 (Heisei 27), kualifikasi tinggal yang sebelumnya terpisah antara ‘Teknologi’ dan ‘Pengetahuan Humaniora & Bisnis Internasional’ telah diintegrasikan, sehingga memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dalam menyesuaikan dengan jalur karir modern yang menggabungkan pengetahuan ilmu eksakta dan ilmu humaniora, seperti ketika seorang teknisi dipromosikan menjadi manajer penjualan.

Mutasi Internal Perusahaan di Jepang

Status tinggal ini disediakan bagi karyawan yang ditransfer dari kantor perusahaan di luar negeri ke kantor di Jepang untuk periode tertentu. Aktivitas yang menjadi target adalah pekerjaan yang sesuai dengan kualifikasi tinggal ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ di Jepang. Bentuk transfer ini mencakup perpindahan antara kantor pusat dan cabang dalam perusahaan yang sama, serta perpindahan antara perusahaan induk, anak perusahaan, dan perusahaan terkait. Persyaratan paling penting dari status tinggal ini adalah bahwa pemohon telah bekerja secara berkelanjutan selama lebih dari satu tahun di kantor pusat, cabang, atau kantor bisnis lainnya di luar negeri sebelum ditransfer ke Jepang. Signifikansi strategis dari status tinggal ini terletak pada fakta bahwa tidak ada persyaratan pendidikan yang diberlakukan. Misalnya, seorang manajer atau teknisi yang berpengalaman tetapi tidak memiliki gelar universitas dapat ditugaskan ke Jepang jika mereka memenuhi persyaratan kerja lebih dari satu tahun, meskipun mereka mungkin tidak memenuhi persyaratan pendidikan untuk kualifikasi tinggal ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’. Namun, status tinggal ini secara eksplisit didasarkan pada asumsi perpindahan dalam grup perusahaan yang sama, sehingga tidak memungkinkan untuk berpindah pekerjaan dan bekerja di perusahaan yang berbeda dengan status tinggal yang sama selama tinggal di Jepang. Jika ingin berpindah pekerjaan, akan diperlukan permohonan izin perubahan status tinggal ke kualifikasi tinggal lain seperti ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’.

Tenaga Ahli Spesialis Tingkat Tinggi di Jepang

“Tenaga Ahli Spesialis Tingkat Tinggi” bukanlah status tinggal tertentu, melainkan sebuah skema preferensial yang dirancang untuk menarik orang asing dengan kemampuan tinggi ke Jepang. Skema ini menggunakan sistem poin, di mana poin diberikan berdasarkan pendidikan, pengalaman kerja, pendapatan tahunan, dan prestasi penelitian pemohon. Jika total poin mencapai 70 atau lebih, pemohon akan diberikan status tinggal sebagai “Tenaga Ahli Spesialis Tingkat Tinggi 1”. Status tinggal ini dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan aktivitas dasar yang dilakukan: “Tenaga Ahli Spesialis Tingkat Tinggi 1-i (aktivitas penelitian, dll.)”, “Tenaga Ahli Spesialis Tingkat Tinggi 1-ro (aktivitas profesional dan teknis)”, dan “Tenaga Ahli Spesialis Tingkat Tinggi 1-ha (aktivitas manajemen dan bisnis)”. Pemegang status tinggal ini diberikan berbagai keistimewaan, seperti izin untuk melakukan aktivitas yang melintasi beberapa status tinggal, pemberian periode tinggal selama lima tahun secara otomatis, dan pengurangan signifikan pada periode tinggal yang diperlukan untuk mengajukan izin tinggal permanen (dari yang biasanya memerlukan 10 tahun menjadi hanya 1 hingga 3 tahun). Selain itu, orang asing yang telah beraktivitas sebagai “Tenaga Ahli Spesialis Tingkat Tinggi 1” selama lebih dari tiga tahun dapat mengajukan perubahan status mereka menjadi “Tenaga Ahli Spesialis Tingkat Tinggi 2”, yang memberikan mereka periode tinggal tanpa batas waktu dan hampir tidak ada pembatasan aktivitas. Skema ini mencerminkan niat kebijakan yang jelas dari Jepang untuk menarik dan mempertahankan bakat luar biasa dalam persaingan global untuk mendapatkan talenta, dan dapat menjadi alat yang sangat efektif bagi perusahaan untuk mengamankan tenaga kerja asing berkualitas dan memastikan kontribusi jangka panjang mereka.

Status atau Posisi sebagai Dasar Kualifikasi Tinggal: Lampiran Kedua (Under Japanese Immigration System)

Berbeda dengan kualifikasi tinggal Lampiran Pertama yang mengizinkan aktivitas tertentu, kualifikasi tinggal yang ditetapkan dalam Lampiran Kedua diberikan berdasarkan ‘status atau posisi’ yang dimiliki oleh pemohon. Contohnya, menjadi pasangan dari warga negara Jepang atau menjadi penduduk tetap adalah dasar yang menjadi pertimbangan. Ciri paling krusial dan penting dari kategori kualifikasi tinggal ini adalah tidak adanya pembatasan aktivitas di dalam negeri Jepang secara prinsip. Hal ini juga berlaku untuk aktivitas kerja, di mana secara hukum dimungkinkan untuk bekerja dalam profesi apa pun, mulai dari pekerjaan yang memerlukan keahlian khusus hingga pekerjaan kasar, selama berada dalam batas hukum.

Dari perspektif manajemen perusahaan, orang asing yang memiliki kualifikasi tinggal Lampiran Kedua merupakan tenaga kerja yang sangat fleksibel dan memiliki risiko hukum yang rendah dalam perekrutan. Perusahaan tidak perlu menjadi sponsor untuk mendapatkan kualifikasi tinggal tersebut, dan tidak perlu selalu mengelola apakah konten pekerjaan orang tersebut sesuai dengan batasan kualifikasi tinggal tertentu. Karena pemeliharaan kualifikasi tinggal tidak bergantung pada hubungan kerja, proses perekrutan dapat dilakukan hampir sama seperti saat mempekerjakan warga negara Jepang. Oleh karena itu, jika ada beberapa kandidat dengan kemampuan yang setara, pemegang kualifikasi tinggal Lampiran Kedua menjadi kandidat yang sangat menarik bagi perusahaan karena kemudahan prosedur perekrutan dan stabilitas hukum.

Berikut adalah beberapa kualifikasi tinggal utama Lampiran Kedua:

• Penduduk Tetap: Masa tinggal tidak terbatas dan tidak ada pembatasan aktivitas. Syarat untuk mendapatkan izin antara lain telah tinggal di Jepang secara berkelanjutan selama lebih dari 10 tahun, berkelakuan baik, dan mampu memenuhi kebutuhan hidup secara mandiri.
• Pasangan Warga Negara Jepang, dll.: Menyasar pasangan warga negara Jepang, orang yang lahir sebagai anak warga negara Jepang, atau anak angkat khusus warga negara Jepang. Tidak ada pembatasan dalam aktivitas kerja.
• Pasangan Penduduk Tetap, dll.: Menyasar pasangan ‘Penduduk Tetap’ atau ‘Penduduk Tetap Khusus’, serta anak yang lahir di Jepang. Kualifikasi tinggal ini juga tidak membatasi aktivitas kerja.
• Penduduk Tetap: Terutama ditujukan untuk orang-orang keturunan Jepang atau mereka yang diizinkan tinggal di Jepang karena alasan khusus lainnya. Menteri Kehakiman memberikan izin dengan mempertimbangkan keadaan individu, dan kualifikasi tinggal ini juga tidak membatasi aktivitas kerja.

Perbedaan Antara Tabel Terlampir 1 dan Tabel Terlampir 2 di Bawah Sistem Imigrasi Jepang

Seperti yang telah kami jelaskan secara detail sebelumnya, sistem kualifikasi tinggal di Jepang dibagi menjadi dua kategori mendasar: Tabel Terlampir 1 dan Tabel Terlampir 2. Perbedaan ini menentukan tingkat kebebasan aktivitas orang asing di Jepang dan secara langsung mempengaruhi kewajiban hukum perusahaan dalam mempekerjakan dan mengelola tenaga kerja asing. Kualifikasi tinggal Tabel Terlampir 1 diberikan dengan asumsi pelaksanaan aktivitas profesional tertentu, sehingga cakupan aktivitasnya ditetapkan secara ketat. Pemberi kerja bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pekerja asing tersebut hanya terlibat dalam pekerjaan yang diizinkan. Di sisi lain, kualifikasi tinggal Tabel Terlampir 2 didasarkan pada hubungan pribadi individu dan tidak memiliki batasan aktivitas. Oleh karena itu, pemberi kerja dapat menentukan isi pekerjaan secara bebas, dan beban pengelolaan dalam pemeliharaan kualifikasi tinggal juga secara signifikan berkurang. Memahami perbedaan mendasar ini secara jelas sangat penting untuk merancang strategi personalia yang tepat dan menghindari risiko hukum.

Ringkasan perbedaan antara keduanya dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Pengelolaan Status Kependudukan dan Tanggung Jawab Hukum Perusahaan di Jepang

Ketika perusahaan di Jepang mempekerjakan orang asing, mereka secara hukum diwajibkan untuk memastikan bahwa individu tersebut mematuhi batasan aktivitas yang diizinkan oleh status kependudukannya. Membiarkan orang asing terlibat dalam aktivitas, terutama pekerjaan, yang tidak diizinkan oleh status kependudukannya dianggap sebagai “aktivitas di luar kualifikasi” dan merupakan pelanggaran terhadap Undang-Undang Imigrasi Jepang. Jika perusahaan melanggar peraturan ini, mereka dapat menghadapi tanggung jawab hukum yang serius.

Risiko paling langsung yang dihadapi perusahaan adalah “Kejahatan Mendorong Pekerjaan Ilegal” yang diatur dalam Pasal 73-2 dari Undang-Undang Imigrasi Jepang. Ketentuan ini menetapkan hukuman penjara hingga tiga tahun atau denda hingga 3 juta yen, atau keduanya, bagi mereka yang mempekerjakan orang asing dalam aktivitas pekerjaan ilegal atau yang memfasilitasi hal tersebut. Penting untuk dicatat bahwa tanggung jawab ini tidak hanya berlaku untuk pemberi kerja langsung, tetapi juga dapat meluas ke perusahaan yang menerima pekerja lepas. Telah ada kasus di masa lalu di mana perusahaan yang menerima pekerja asing dari agen tenaga kerja menjadi subjek penyelidikan atas dugaan “Kejahatan Mendorong Pekerjaan Ilegal” karena pekerja tersebut terlibat dalam pekerjaan yang tidak diizinkan oleh status kependudukannya. Ini menunjukkan bahwa perusahaan harus memastikan bahwa status kependudukan dan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan oleh semua orang asing yang bekerja di lokasi mereka sesuai.

Tanggung jawab perusahaan tidak terbatas pada sanksi pidana. Potensi tanggung jawab ganti rugi sipil juga ditunjukkan melalui yurisprudensi. Keputusan Pengadilan Tinggi Hiroshima pada tanggal 26 Maret 2021 (2021) adalah contoh penting dalam hal ini. Dalam kasus tersebut, seorang asing yang tinggal dengan status kependudukan “Pelatihan Keterampilan” dipaksa untuk terlibat dalam pekerjaan di luar rencana pelatihan keterampilan yang diizinkan dan akibatnya ditangkap karena aktivitas di luar kualifikasi. Pengadilan memutuskan bahwa tidak hanya lembaga pelaksana pelatihan yang merupakan pemberi kerja langsung, tetapi juga organisasi pengawas yang memiliki tanggung jawab untuk mengawasi lembaga tersebut, gagal dalam kewajiban mereka untuk mencegah aktivitas di luar kualifikasi dan oleh karena itu bertanggung jawab atas ganti rugi berdasarkan tindakan ilegal. Putusan ini dengan jelas menunjukkan bahwa bahkan jika perusahaan menyerahkan penerimaan tenaga kerja asing kepada lembaga eksternal, mereka tidak dapat menghindari tanggung jawab akhir terkait kepatuhan. Perusahaan penerima bertanggung jawab untuk mengawasi apakah aktivitas orang asing yang bekerja di bawah pengawasan mereka sah, dan jika mereka mengabaikan ini, mereka berisiko dituntut atas tanggung jawab sipil.

Kesimpulan

Sistem Izin Tinggal di Jepang secara ketat menentukan status hukum aktivitas yang dilakukan oleh warga negara asing berdasarkan jenis kegiatannya. Inti dari sistem ini adalah perbedaan mendasar antara “Status Tinggal yang Terdaftar di Tabel Pertama,” yang diberikan berdasarkan aktivitas tertentu, dan “Status Tinggal yang Terdaftar di Tabel Kedua,” yang diberikan berdasarkan status pribadi individu dan tidak memiliki batasan aktivitas. Bagi para pengusaha dan personel hukum perusahaan, memahami perbedaan antara kedua kategori ini secara akurat sangat penting untuk pemanfaatan strategis talenta asing, pembangunan sistem kepatuhan, dan menghindari risiko hukum serius seperti kejahatan yang memfasilitasi pekerjaan ilegal. Manajemen status tinggal bukanlah prosedur sekali jalan, melainkan tantangan manajemen yang memerlukan perhatian berkelanjutan dan pengetahuan khusus.

Kantor Hukum Monolith memiliki rekam jejak yang luas dalam menangani masalah hukum yang kompleks terkait dengan Undang-Undang Imigrasi Jepang untuk banyak klien di dalam negeri. Kantor kami memiliki pengacara Jepang yang fasih dalam bahasa Jepang dan Inggris, serta para profesional dengan kualifikasi pengacara asing, yang bersama-sama membentuk tim yang kuat untuk mendukung perusahaan yang mengembangkan bisnis secara global. Mulai dari pengajuan permohonan izin tinggal baru, pembangunan sistem kepatuhan, hingga penanganan masalah yang mungkin timbul, kami dapat menyediakan layanan hukum optimal berdasarkan keahlian khusus kami. Jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan topik ini, silakan hubungi kantor kami untuk konsultasi.