Panduan Menyeluruh tentang Prosedur Visa Berdasarkan Jenis Perekrutan Karyawan Asing di Jepang

Bagi perusahaan modern di Jepang, memastikan talenta global merupakan strategi manajemen yang penting untuk mencapai pertumbuhan bisnis. Namun, proses perekrutan talenta asing yang berkualitas diatur oleh prosedur hukum yang kompleks sesuai dengan “Undang-Undang Pengelolaan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi” Jepang (selanjutnya disebut “Undang-Undang Imigrasi”). Undang-undang ini merupakan fondasi yang mengatur aktivitas semua orang asing yang memasuki dan tinggal di Jepang, dan memahami serta mematuhi ketentuannya dengan akurat adalah kewajiban hukum yang esensial bagi perusahaan. Kesalahan dalam prosedur dapat menyebabkan tidak hanya keterlambatan dalam rencana perekrutan, tetapi juga potensi risiko hukum yang serius. Artikel ini bertujuan untuk memberikan penjelasan komprehensif tentang prosedur dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tiga bentuk perekrutan khas yang dihadapi oleh manajemen perusahaan serta personel hukum dan sumber daya manusia dalam praktik perekrutan orang asing. Secara spesifik, artikel ini akan membahas tiga skenario: perekrutan orang asing dengan visa ‘Tinggal Bersama Keluarga’ sebagai karyawan tetap, perekrutan orang asing dengan ‘visa status’ tertentu, dan pemberian tawaran kerja kepada orang asing yang berada di Jepang dengan visa ‘Kunjungan Jangka Pendek’. Memahami dan melaksanakan prosedur ini dengan akurat bukan hanya tugas administratif, tetapi juga sangat penting dalam membangun sistem kepatuhan perusahaan dan mengelola risiko hukum.

Prinsip Dasar Penggunaan Tenaga Kerja Asing dan Tanggung Jawab Hukum Perusahaan di Jepang

Ketika perusahaan merekrut tenaga kerja tanpa memandang kewarganegaraan, mereka diwajibkan untuk memenuhi kewajiban hukum tertentu. Namun, dalam kasus penggunaan tenaga kerja asing, ada kewajiban verifikasi yang sangat ketat berdasarkan Undang-Undang Imigrasi Jepang. Setiap perusahaan harus memeriksa kartu izin tinggal atau paspor orang asing yang bersangkutan sebelum menandatangani kontrak kerja dan memulai pekerjaan, untuk memastikan bahwa mereka memiliki status keberadaan yang memungkinkan mereka untuk bekerja dan bahwa periode tinggal mereka masih berlaku. Jika perusahaan mengabaikan kewajiban verifikasi ini dan mempekerjakan orang asing yang tidak memiliki izin kerja, perusahaan tersebut dapat menghadapi tanggung jawab hukum yang serius.

Pasal 73-2 dari Undang-Undang Imigrasi Jepang menetapkan ‘kejahatan memfasilitasi pekerjaan ilegal’. Ini adalah ketentuan yang menghukum mereka yang membiarkan orang lain melakukan aktivitas kerja ilegal dalam kegiatan bisnis, atau yang menempatkan orang tersebut di bawah kendali mereka untuk tujuan tersebut. Pelanggaran terhadap ketentuan ini dapat mengakibatkan hukuman penjara hingga tiga tahun atau denda hingga tiga juta yen, atau keduanya, bagi individu, dan denda hingga tiga juta yen bagi badan hukum. Poin terpenting dari hukum ini adalah bahwa perusahaan tidak dapat menggunakan alasan ‘tidak mengetahui’ sebagai pembelaan yang berlaku secara umum. Bahkan jika ada ‘kelalaian’ seperti mengabaikan untuk memeriksa kartu izin tinggal, perusahaan masih dapat dihukum. Dengan kata lain, hukum menuntut perusahaan untuk membangun sistem verifikasi yang aktif dan pasti. Oleh karena itu, mengikuti prosedur yang tepat sesuai dengan setiap bentuk rekrutmen yang akan dijelaskan berikut ini adalah satu-satunya cara untuk menghindari risiko kejahatan memfasilitasi pekerjaan ilegal dan untuk membuktikan bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban hukumnya.

Poin Penting Berdasarkan Jenis Perekrutan ①: Mengangkat Warga Asing dengan Visa “Tinggal Bersama Keluarga” sebagai Karyawan Tetap di Jepang

Status tinggal “Tinggal Bersama Keluarga” di Jepang diberikan kepada pasangan atau anak dari warga asing yang bekerja di Jepang dan mendukung mereka secara finansial, dengan tujuan utama untuk tinggal di Jepang sebagai keluarga. Oleh karena itu, status tinggal ini pada dasarnya tidak mengizinkan aktivitas kerja. Namun, berdasarkan Pasal 19 Undang-Undang Imigrasi Jepang, pekerjaan dapat diizinkan secara eksepsional dengan memperoleh “Izin Aktivitas di Luar Kualifikasi” yang diberikan. Namun, izin ini secara prinsip dibatasi untuk pekerjaan hingga 28 jam per minggu, dan dimaksudkan untuk pekerjaan paruh waktu atau pekerjaan sambilan. Karena itu, mengangkat warga asing dengan visa “Tinggal Bersama Keluarga” sebagai karyawan tetap yang melebihi batas izin aktivitas di luar kualifikasi adalah tidak mungkin secara hukum tanpa proses tertentu.

Untuk mengangkat seseorang sebagai karyawan tetap, perlu ada prosedur untuk mengubah status tinggal “Tinggal Bersama Keluarga” saat ini menjadi status tinggal yang memungkinkan pekerjaan sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dilakukan, seperti “Keahlian Teknis, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional”. Proses ini adalah “Permohonan Izin Perubahan Status Tinggal” yang diatur dalam Pasal 20 Undang-Undang Imigrasi Jepang. Permohonan ini bukan sekadar pembaruan jenis status tinggal, tetapi merupakan pemeriksaan ketat yang setara dengan permohonan visa kerja yang sepenuhnya baru. Kantor Administrasi Imigrasi dan Naturalisasi Jepang akan menilai dari awal apakah pemohon memenuhi persyaratan status tinggal baru. Khususnya, sangat penting untuk menilai keterkaitan antara latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja pemohon dengan konten pekerjaan yang akan diemban oleh perusahaan. Misalnya, jika seseorang dengan latar belakang pendidikan teknik di universitas akan dipekerjakan dalam posisi pemasaran, akan sulit untuk mendapatkan izin kecuali dapat menjelaskan secara rasional keterkaitan antara konten pekerjaan dan bidang studinya. Perusahaan harus menyadari bahwa permohonan ini bukan sekadar formalitas, tetapi merupakan pemeriksaan yang menilai kesesuaian perekrutan itu sendiri dan harus mempersiapkan dengan matang.

Permohonan izin perubahan status tinggal ini diajukan ke kantor imigrasi lokal yang memiliki yurisdiksi atas tempat tinggal pemohon. Proses ini biasanya memerlukan waktu satu hingga dua bulan untuk ditinjau. Jika permohonan disetujui, biaya yang harus dibayar adalah 6.000 yen jika dilakukan di loket, atau 5.500 yen jika dilakukan secara online.

Dokumen yang diperlukan untuk prosedur ini disiapkan oleh pemohon dan perusahaan yang menerima. Dokumen utama adalah sebagai berikut:

• Dokumen yang disiapkan oleh pemohon
  • Formulir Permohonan Izin Perubahan Status Tinggal
  • Foto (tinggi 4 cm x lebar 3 cm)
  • Passport dan Kartu Izin Tinggal (untuk ditunjukkan)
  • Dokumen yang membuktikan pendidikan dan pengalaman kerja (seperti sertifikat kelulusan, sertifikat kepegawaian, dll.)
• Dokumen yang disiapkan oleh perusahaan
  • Sertifikat Pendaftaran Perdagangan dan Perusahaan
  • Salinan dokumen keuangan tahunan terbaru
  • Tabel ringkasan dokumen hukum penghasilan karyawan tahun sebelumnya seperti slip potongan pajak sumber
  • Salinan kontrak kerja (menyatakan isi pekerjaan, gaji, periode, dll.)
  • Surat alasan perekrutan (dokumen yang menjelaskan kebutuhan perekrutan)

Ada sistem kategorisasi yang menyederhanakan dokumen yang harus diserahkan tergantung pada ukuran perusahaan (perusahaan terbuka, UKM, dll.), sehingga penting untuk memeriksa kategori mana yang berlaku untuk perusahaan Anda. Format formulir aplikasi dan detail dokumen yang diperlukan dapat diperiksa di situs web Kantor Administrasi Imigrasi dan Naturalisasi Jepang.

Referensi: Permohonan Izin Perubahan Status Tinggal | Kantor Administrasi Imigrasi dan Naturalisasi Jepang

Referensi: Status Tinggal “Keahlian Teknis, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional” | Kantor Administrasi Imigrasi dan Naturalisasi Jepang

Poin Penting Berdasarkan Jenis Perekrutan ②: Menggaji Warga Asing dengan Visa Status di Jepang

Visa berbasis status seperti “Penduduk Tetap,” “Pasangan Warga Jepang, dll.,” “Pasangan Penduduk Tetap, dll.,” dan “Penduduk” diberikan berdasarkan status atau posisi seseorang, bukan pada jenis aktivitas tertentu. Oleh karena itu, visa ini disebut sebagai “visa berbasis status” atau “visa status.” Warga asing yang memiliki visa status ini tidak memiliki batasan hukum dalam kegiatan kerja, sama seperti warga Jepang. Dengan demikian, perusahaan dapat menggaji mereka dengan prosedur yang sama seperti karyawan Jepang, tanpa memandang jenis pekerjaan atau jam kerja. Tidak diperlukan prosedur seperti perubahan status keberadaan di Kantor Imigrasi, sehingga proses perekrutan menjadi sangat sederhana.

Namun, kemudahan prosedur ini bisa menyebabkan perusahaan mengabaikan kewajiban hukum yang ada, sehingga perlu diwaspadai. Bahkan ketika menggaji warga asing dengan visa status, perusahaan di Jepang tetap memiliki kewajiban untuk melaporkan ke Hello Work (Kantor Penempatan Kerja Umum) berdasarkan Pasal 28 dari “Undang-Undang Jepang tentang Promosi Terpadu Kebijakan Tenaga Kerja serta Stabilitas Pekerjaan dan Peningkatan Kehidupan Kerja.” Laporan ini dikenal sebagai “Laporan Situasi Penggajian Warga Asing” dan wajib bagi semua pengusaha. Jika perusahaan mengabaikan laporan ini atau memberikan laporan palsu, mereka bisa dikenakan denda hingga 300.000 yen.

Karena aplikasi ke Kantor Imigrasi tidak diperlukan, ada risiko bahwa laporan ke Hello Work ini bisa terlewat dalam alur perekrutan standar perusahaan. Untuk mencegah pelanggaran kepatuhan ini, sangat efektif untuk memasukkan mekanisme pemeriksaan dalam proses onboarding saat perekrutan yang secara otomatis memulai proses laporan ke Hello Work jika kewarganegaraan yang dikonfirmasi adalah asing (kecuali Penduduk Tetap Khusus).

Cara pelaporan berbeda tergantung pada apakah orang asing tersebut menjadi peserta asuransi ketenagakerjaan atau tidak.

1. Jika menjadi peserta asuransi ketenagakerjaan
   • Prosedur: Laporan selesai dengan menambahkan informasi tentang status keberadaan, periode keberadaan, dan kewarganegaraan pada saat mengajukan “Notifikasi Kualifikasi Peserta Asuransi Ketenagakerjaan” (Formulir No. 2) seperti biasa.
   • Tempat pengajuan: Hello Work yang berwenang atas lokasi kantor perusahaan.
   • Batas waktu pengajuan: Hingga tanggal 10 bulan berikutnya setelah bulan perekrutan.
2. Jika tidak menjadi peserta asuransi ketenagakerjaan
   • Prosedur: Perlu mengajukan “Laporan Situasi Penggajian Warga Asing” (Formulir No. 3) secara terpisah.
   • Tempat pengajuan: Hello Work yang berwenang atas lokasi kantor tempat warga asing tersebut bekerja.
   • Batas waktu pengajuan: Hingga akhir bulan berikutnya setelah bulan perekrutan.

Demikian pula saat terjadi pemutusan hubungan kerja, ada kewajiban untuk mengajukan “Notifikasi Kehilangan Kualifikasi Asuransi Ketenagakerjaan” atau “Laporan Situasi Penggajian Warga Asing (Pemutusan Hubungan Kerja).” Formulir laporan dapat diunduh dari situs web Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan.

Referensi: Tentang Laporan Situasi Penggajian Warga Asing | Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang[ja]

Poin Penting Berdasarkan Jenis Perekrutan ③: Ketika Memberikan Penawaran Kerja kepada Warga Asing dengan Status “Kunjungan Jangka Pendek” di Jepang

Status keberadaan “Kunjungan Jangka Pendek” di Jepang ditujukan untuk kegiatan sementara yang tidak melibatkan aktivitas berbayar seperti pariwisata, kunjungan keluarga, dan keperluan bisnis jangka pendek (seperti pertemuan dan negosiasi). Oleh karena itu, sangat dilarang bagi warga asing dengan status keberadaan ini untuk bekerja di dalam negeri Jepang. Bahkan jika perusahaan di Jepang telah melakukan wawancara dan memberikan penawaran kerja kepada talenta luar biasa yang datang dengan status “Kunjungan Jangka Pendek”, secara prinsip, tidak diizinkan untuk langsung mempekerjakan talenta tersebut di Jepang dan mengubah status keberadaannya menjadi visa kerja.

Menurut pasal 20 ayat 3 Undang-Undang Imigrasi Jepang, perubahan status keberadaan dari “Kunjungan Jangka Pendek” hanya diizinkan dalam “keadaan khusus yang tidak dapat dihindari”. Keadaan khusus ini merujuk pada kasus yang memerlukan pertimbangan kemanusiaan (contoh: telah menikah dengan warga Jepang, tidak dapat pulang karena penyakit serius), dan alasan “mendapat penawaran kerja dari perusahaan Jepang” tidak termasuk dalam kriteria ini. Penerapan ketat ini bertujuan untuk mencegah tindakan yang menggoyahkan fondasi sistem, yaitu menghindari pemeriksaan visa yang ketat yang seharusnya dilakukan di kedutaan atau konsulat Jepang di luar negeri dan mendapatkan kualifikasi kerja di dalam negeri Jepang melalui prosedur yang lebih sederhana setelah masuk ke negara tersebut.

Oleh karena itu, ketika perusahaan ingin merekrut warga asing dengan status “Kunjungan Jangka Pendek”, mereka harus mengikuti dua tahap prosedur resmi berikut. Prosedur ini ditetapkan secara ketat dalam hukum dan mengabaikannya untuk memulai pekerjaan dapat mengakibatkan pelanggaran hukum yang serius.

Tahap Pertama: Pengajuan Sertifikat Kelayakan Status Keberadaan

Pertama-tama, perusahaan penerima di Jepang harus mengajukan “Sertifikat Kelayakan Status Keberadaan (COE)” atas nama warga asing tersebut. Ini adalah prosedur berdasarkan pasal 7-2 Undang-Undang Imigrasi Jepang, di mana Menteri Kehakiman melakukan pemeriksaan sebelumnya untuk memastikan bahwa kegiatan yang direncanakan oleh warga asing sesuai dengan kriteria status keberadaan sebelum mereka memasuki Jepang. Dengan adanya sertifikat ini, penerbitan visa selanjutnya dapat dilakukan dengan cepat. Kantor yang menjadi tujuan pengajuan adalah Kantor Imigrasi regional yang memiliki yurisdiksi atas lokasi perusahaan. Proses pemeriksaan biasanya membutuhkan waktu sekitar satu hingga tiga bulan, sehingga perusahaan harus mempertimbangkan periode ini dalam rencana perekrutan mereka.

Tahap Kedua: Pengajuan Visa dan Masuk ke Jepang

Setelah Sertifikat Kelayakan Status Keberadaan diberikan, perusahaan harus mengirimkannya kepada orang tersebut yang berada di luar negeri. Pada titik ini, orang tersebut pada prinsipnya harus telah meninggalkan Jepang. Orang tersebut kemudian harus menyerahkan sertifikat tersebut ke kedutaan besar atau konsulat Jepang di negaranya dan menerima penerbitan visa kerja resmi (visa). Setelah itu, dengan visa baru tersebut, mereka dapat memasuki Jepang dan mulai bekerja secara legal setelah menerima kartu keberadaan di bandara. Proses ini secara realistis membutuhkan waktu setidaknya tiga hingga empat bulan dari penawaran kerja hingga dimulainya pekerjaan sebenarnya.

Dokumen yang diperlukan untuk pengajuan Sertifikat Kelayakan Status Keberadaan serupa dengan pengajuan perubahan status keberadaan, di mana konten bisnis dan stabilitas perusahaan serta relevansi antara latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja orang tersebut dengan deskripsi pekerjaannya akan diperiksa secara ketat.

Referensi: Pengajuan Sertifikat Kelayakan Status Keberadaan | Manajemen Imigrasi dan Keberadaan

Perbandingan Berbagai Prosedur

Ketiga bentuk rekrutmen yang telah kami jelaskan sebelumnya merupakan jalur legal untuk mempekerjakan warga asing, namun pendekatan hukum, subjek prosedur, waktu yang dibutuhkan, dan poin-poin perhatian yang harus ditanggung oleh perusahaan sangat berbeda antara satu dengan yang lainnya. Mengidentifikasi jenis izin tinggal yang dimiliki oleh kandidat rekrutmen dengan tepat di awal, dan memilih prosedur hukum yang sesuai, adalah kunci untuk rekrutmen yang lancar dan kepatuhan terhadap peraturan. Tabel berikut ini merangkum perbedaan utama dalam prosedur untuk ketiga skenario tersebut.

Kesimpulan

Bagi perusahaan Jepang dalam mengamankan tenaga kerja asing, memastikan bahwa proses perekrutan mereka sesuai dengan peraturan hukum adalah prasyarat mutlak. Seperti yang dijelaskan dalam artikel ini, prosedur hukum yang harus diambil oleh perusahaan berbeda secara mendasar tergantung pada jenis status keberadaan yang dimiliki oleh kandidat yang direkrut. Mengidentifikasi status hukum kandidat dengan akurat dan melaksanakan prosedur yang ditetapkan tanpa kekurangan atau kelebihan adalah satu-satunya cara untuk mengelola risiko hukum perusahaan dan mewujudkan perekrutan tenaga kerja yang lancar. Kesalahan dalam memilih prosedur dapat menyebabkan tidak hanya keterlambatan dalam rencana perekrutan, tetapi juga pelanggaran kepatuhan yang serius seperti peningkatan pekerjaan ilegal.

Kantor Hukum Monolith memiliki rekam jejak yang luas dalam memberikan layanan hukum terkait aplikasi visa kerja dan prosedur imigrasi yang kompleks untuk banyak klien di dalam negeri Jepang. Di kantor kami, terdapat beberapa anggota yang memiliki kualifikasi sebagai pengacara di luar negeri dan berbicara bahasa Inggris, memungkinkan kami untuk memberikan dukungan dalam menyelesaikan masalah hukum melalui komunikasi yang jelas dan efektif kepada manajemen internasional dan pemangku kepentingan di luar negeri. Jika Anda mengalami kesulitan dengan prosedur hukum terkait perekrutan tenaga kerja asing, silakan konsultasikan dengan Kantor Hukum Monolith.