Apa itu Kewajiban Manajemen Proyek dalam Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem adalah sesuatu yang hanya dapat bergerak maju melalui kerjasama antara pengguna yang memesan pekerjaan tersebut dan vendor yang menerima pesanan tersebut.

Proyek untuk mengembangkan sistem IT yang digunakan dalam perusahaan jarang berjalan sesuai rencana atau sesuai ekspektasi. Sebaliknya, lebih sering terjadi bahwa kita harus mengatasi berbagai masalah dan tantangan, baik besar maupun kecil, satu per satu. Di sini, penting untuk berusaha menyelaraskan langkah antara pengguna dan vendor, tetapi manajemen krisis yang mempertimbangkan situasi konflik juga penting.

Dari sudut pandang hukum, langkah pertama dalam manajemen krisis adalah untuk mengklarifikasi apa kewajiban masing-masing pihak dan apa yang dapat mereka klaim sebagai hak mereka terhadap pihak lain. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan tentang kewajiban hukum yang harus dipenuhi oleh pihak vendor dalam proyek ini, terutama berkaitan dengan kewajiban manajemen proyek.

Apa itu Kewajiban Manajemen Proyek dari Pihak Vendor

Pertama-tama, mari kita lihat apa isi dari kewajiban manajemen proyek dari pihak vendor.

Menurut preseden hukum, isi dari kewajiban manajemen proyek adalah sebagai berikut:

– Kewajiban untuk melanjutkan pekerjaan pengembangan sesuai dengan kesepakatan, selalu mengelola status kemajuan, berusaha menemukan faktor-faktor yang menghambat pekerjaan pengembangan, dan menangani hal tersebut dengan tepat

– Kewajiban untuk mengelola dengan tepat keterlibatan pengguna dalam pengembangan dan memastikan bahwa tidak ada tindakan yang menghambat pekerjaan pengembangan oleh pengguna yang tidak memiliki pengetahuan profesional tentang pengembangan sistem

Ini berarti menunjukkan masalah dan tenggat waktu untuk masalah dan kekhawatiran yang memerlukan pengambilan keputusan oleh pengguna, menunjukkan hambatan yang muncul ketika pengambilan keputusan pengguna terlambat, memberikan saran kepada pengguna untuk mendorong pengambilan keputusan, dan jika ada permintaan yang tidak dapat diterima berdasarkan kemajuan pengembangan, menjelaskan alasan dengan cukup dan menolak permintaan pengguna.

Dengan demikian, vendor memiliki kewajiban untuk mendorong pengguna untuk membuat keputusan sambil melanjutkan pekerjaan pengembangan, dan berusaha untuk memastikan keberhasilan pengembangan sistem.

Kewajiban Kerjasama dari Pihak Pengguna

Namun, dalam pengembangan sistem, bukan hanya vendor yang secara sepihak menerima semua kewajiban. Sejak awal, sistem IT yang digunakan oleh perusahaan pemesan, jadi proyek pengembangan sistem tersebut seharusnya bukanlah “urusan orang lain” bagi pihak yang memesan.

Meskipun Anda menggunakan ahli eksternal dengan mengandalkan keahlian teknis dan organisasi untuk mengembangkan sistem, tata kelola internal harus berlaku. Tanpa usaha untuk memanfaatkan kekuatan ahli eksternal, tidak mungkin untuk mengirimkan karya yang diperlukan hanya dengan menganggap semuanya sebagai urusan orang lain. Dalam arti ini, pihak pengguna juga memiliki kewajiban untuk bekerja sama dalam pengembangan sistem.

Kewajiban kerjasama yang harus dipenuhi oleh pihak pengguna adalah sebagai berikut:

　① Pengguna melakukan analisis risiko secara proaktif, menyesuaikan pendapat internal dengan tepat, menyatukan pandangan, dan menyampaikan permintaan kepada vendor

　② Memeriksa hasil

　③ Menanggapi permintaan kerjasama dari vendor

Diharapkan bahwa pihak pengguna akan menyampaikan dengan jelas fungsi yang diharapkan dari sistem kepada pihak vendor dan secara aktif bekerja sama dalam pengembangan.

Manajemen Proyek Tidak Mudah

Mungkin sulit untuk menyadari bahwa sistem IT terdiri dari kombinasi bagian-bagian kecil jika Anda hanya melihat layar. Namun, ini sangat penting ketika memikirkan kesulitan dalam mengelola proyek pengembangan sistem. Karena sistem IT adalah seperti itu, vendor diminta untuk memiliki perhatian yang teliti dan pada saat yang sama, kekuatan untuk merangkum gambaran besar secara ringkas dan melihat secara keseluruhan.

Ada kesulitan dalam pekerjaan yang mungkin tidak dapat dibayangkan hanya dengan melihat layar, dan ini juga merupakan alasan mengapa proyek “terbakar”. Pertama-tama, pahami poin ini dan ketahui bahwa “mengelola proyek pengembangan sistem IT bukanlah hal yang mudah”, ini akan menjadi prasyarat besar ketika belajar tentang manajemen risiko proyek.

Apa yang Bisa Terjadi Jika Ada Pelanggaran Kewajiban Manajemen Proyek

Lalu, apa yang bisa terjadi secara spesifik jika ada pelanggaran kewajiban manajemen proyek?

Tidak ada pasal yang jelas mengenai hal ini, dan tidak ada aturan yang menentukan bahwa “kewajiban manajemen proyek adalah seperti ini”.

Namun, dari preseden hukum sebelumnya, kita dapat memahami sikap yang konsisten tentang apa yang dapat dilakukan oleh pengguna jika ada pelanggaran kewajiban oleh vendor.

Jika ada pelanggaran kewajiban oleh vendor, pengguna akan menuntut ganti rugi atau pembatalan kontrak kepada vendor. Namun, jika ada masalah pada pengguna, mungkin dianggap bahwa vendor tidak bertanggung jawab, atau mungkin ada kompensasi kesalahan, yang dapat mengurangi jumlah ganti rugi.

Di sisi lain, jika ada pelanggaran kewajiban kerjasama oleh pengguna, vendor dapat menuntut pengguna sejumlah uang yang setara dengan upah atas dasar risiko yang tidak dapat diselesaikan pekerjaan (Pasal 536 Ayat 2 Hukum Sipil Jepang) atau pelanggaran kewajiban.

Contoh Kasus Hukum yang Menunjukkan Kewajiban Manajemen Proyek

Sebagai contoh kasus hukum yang menjelaskan tentang kewajiban manajemen proyek, berikut ini adalah beberapa di antaranya:

Kasus berikut berkaitan dengan pengembangan sistem, di mana terjadi keterlambatan dalam penyerahan dan vendor meminta peningkatan estimasi awal, yang berujung pada perselisihan hingga ke pengadilan. Bagaimana membagi tanggung jawab antara pengguna dan vendor menjadi sumber perselisihan yang berujung ke pengadilan, yang bisa dibilang sebagai contoh kasus ‘bermasalah’ yang paling umum.

Terdakwa, sebagai spesialis pengembangan sistem, memiliki kewajiban untuk menyelesaikan sistem komputer berdasarkan pengetahuan dan pengalaman profesional yang dimilikinya, sesuai dengan kontrak pengembangan sistem komputer dan proposal sistem komputer. Oleh karena itu, terdakwa harus mengelola perkembangan proyek secara terus-menerus, berusaha menemukan faktor-faktor yang dapat menghambat pekerjaan pengembangan, dan menangani mereka dengan tepat. Selain itu, karena pengembangan sistem dilakukan dengan berdiskusi dengan pemesan, terdakwa juga memiliki kewajiban untuk mengelola keterlibatan pemesan, yaitu penggugat, dalam pengembangan sistem dan mencegah penggugat yang tidak memiliki pengetahuan profesional tentang pengembangan sistem dari menghambat pekerjaan pengembangan (kewajiban ini disebut “kewajiban manajemen proyek”).

Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 10 Maret 2004 (Tahun 16 Era Heisei / 2004 Masehi)

Dari inti putusan di atas, tidak penting untuk memahami kata-kata yang rumit atau latar belakang kasus yang rumit. Yang paling penting adalah bahwa istilah “kewajiban manajemen proyek” digunakan secara langsung. Meskipun tidak ada pasal yang secara eksplisit mengatur hal ini, tampaknya pengadilan berusaha untuk menetapkan pedoman untuk membagi tanggung jawab hukum.

Mari kita ringkas dan susun kembali isi putusan di atas dalam bentuk poin-poin. “Kewajiban manajemen proyek” di sini berarti:

• Melanjutkan pekerjaan sesuai dengan rencana awal (prosedur pengembangan, metode, proses, dll.)
• Melakukan manajemen perkembangan untuk melihat apakah pekerjaan berjalan lancar atau tidak
• Jika ada “faktor penghambat” yang membuat pekerjaan tidak berjalan lancar, menemukan dan mengambil tindakan yang tepat

Lebih lanjut, mengenai tiga poin di atas,

• Bukan hanya upaya mandiri dari pihak vendor, tetapi juga upaya komunikasi, seperti meminta kerjasama yang diperlukan dari pihak pengguna

Dapat disimpulkan bahwa ini adalah istilah yang mencakup hal-hal tersebut.

Pengembangan sistem biasanya dilakukan dalam bentuk kontrak kuasi-kepercayaan atau kontrak kerja. Kontrak kuasi-kepercayaan adalah kontrak yang, secara sederhana, berarti “melakukan pekerjaan dengan tingkat keahlian yang sesuai dengan upah yang diterima”, sehingga kewajiban manajemen proyek juga dapat dianggap sebagai konsep yang diserap dalam “tingkat keahlian” yang harus dicapai.

Meskipun ini adalah topik yang masih diperdebatkan, bahkan dalam kasus kontrak kerja, yang merupakan kontrak untuk “membuat sesuatu sesuai dengan permintaan”, diyakini bahwa kewajiban manajemen proyek masih dapat muncul. Alasannya, seperti yang telah dijelaskan, adalah bahwa manajemen proyek sangat penting dalam pengembangan sistem, baik itu kontrak kuasi-kepercayaan atau kontrak kerja, dan pihak vendor diharapkan untuk melakukannya.

Contoh Kasus yang Menunjukkan Kewajiban Manajemen Proyek yang Dapat Diberlakukan Sebelum Penandatanganan Kontrak

Di samping itu, dipandang bahwa kewajiban manajemen proyek dapat diberlakukan bahkan pada tahap sebelum kontrak ditandatangani. Contoh kasus yang akan dikutip di bawah ini menunjukkan bahwa kewajiban manajemen proyek ada pada pihak vendor bahkan pada tahap sebelum penandatanganan kontrak, yaitu pada tahap penyampaian berbagai proposal dan perencanaan.

Kasus berikut adalah tentang proyek yang terhenti di tengah jalan, dan apakah dapat diakui adanya kewajiban manajemen proyek karena kekurangan dalam perencanaan dan penjelasan kepada pengguna pada tahap proposal dan estimasi sebelum penandatanganan kontrak. Secara umum, karena pekerjaan seperti perencanaan dan proposal adalah tahap sebelum penandatanganan kontrak, masalahnya adalah apakah hukum memungkinkan pengakuan kewajiban seperti itu, dan pengadilan mengakui hal ini.

Pemikiran tentang kewajiban manajemen proyek dalam contoh kasus yang disebutkan di atas juga berlaku untuk tahap sebelum kontrak ditandatangani, seperti yang dapat dipahami dengan membaca berikut ini.

Pada tahap perencanaan dan proposal, kerangka besar masalah yang berkaitan dengan konsep proyek dan kemungkinan realisasinya, seperti penetapan tujuan proyek, biaya pengembangan, lingkup pengembangan, dan penentuan durasi pengembangan, ditentukan, dan risiko yang terkait dengan proyek juga ditentukan sesuai dengan itu. Oleh karena itu, perencanaan proyek dan analisis risiko yang diharapkan dari vendor pada tahap ini adalah hal yang tidak dapat diabaikan dalam melaksanakan pengembangan sistem. Dengan demikian, sebagai vendor, bahkan pada tahap perencanaan dan proposal, ada kewajiban untuk memeriksa dan memverifikasi fungsi sistem yang diusulkan, tingkat kepuasan terhadap kebutuhan pengguna, metode pengembangan sistem, struktur pengembangan setelah penerimaan pesanan, dan menjelaskan risiko yang diharapkan kepada pengguna. Kewajiban vendor ini dalam hal verifikasi dan penjelasan dapat diposisikan sebagai kewajiban berdasarkan prinsip kepercayaan dalam proses negosiasi menuju penandatanganan kontrak berdasarkan hukum perbuatan melawan hukum, dan dapat dikatakan bahwa penggugat memiliki kewajiban sebagai vendor (kewajiban terkait manajemen proyek pada tahap ini).

Putusan Pengadilan Tinggi Tokyo, 26 September 2013 (Tahun 25 Era Heisei / 2013)

Sebagai catatan, konsep bahwa ada kewajiban hukum tertentu terhadap pihak lain bahkan pada tahap sebelum penandatanganan kontrak tidak terbatas pada topik proyek IT, tetapi telah ada sejak awal dalam semua transaksi komersial dan negosiasi yang melibatkan hukum.

Seringkali, semakin besar transaksinya, proses ‘kompromi’ menuju tujuan kontrak cenderung lebih panjang. Bahkan dalam proses tersebut, ide bahwa seseorang harus jujur terhadap pihak lain mungkin sudah jelas setidaknya dari sudut pandang moral. Singkatnya, ide ini bukan hanya tentang perasaan moral yang hanya emosional, tetapi juga memiliki arti dalam hukum. (Kutipan pasal di bawah ini. Garis bawah ditambahkan oleh penulis.)

Pasal 1 Ayat 2 Hukum Sipil Jepang
Pelaksanaan hak dan kewajiban harus dilakukan dengan kepercayaan dan kejujuran.

Kata kunci ‘prinsip kepercayaan’ dalam putusan pengadilan secara singkat menggambarkan isi di atas.

Sebagai catatan, contoh kasus yang telah dipublikasikan dalam artikel ini juga memiliki makna seperti ‘pedoman untuk menarik batas antara kewajiban kerjasama dari pihak pengguna dan kewajiban manajemen proyek dari pihak vendor’. Untuk kewajiban kerjasama dari pihak pengguna dalam pengembangan sistem IT, silakan lihat artikel berikut.

Kesimpulan: Jika Terjadi Masalah Terkait Pelanggaran Kewajiban Manajemen Proyek, Konsultasikan dengan Pengacara

Dalam artikel ini, kami telah mencoba untuk mengatur secara umum tentang apa yang disebut kewajiban manajemen proyek dalam pengembangan sistem. Meskipun pengembangan sistem selalu diiringi dengan berbagai tantangan dan masalah, yang penting ketika Anda menghadapi situasi seperti itu adalah ‘dasar’ yang tampaknya berlaku untuk setiap adegan konflik. Tentu saja, mungkin ada variasi tak terbatas pada cara setiap situasi tidak biasa.

Namun, pentingnya bertanya ‘Siapa dan sejauh mana yang pada awalnya menerima kewajiban hukum?’ di depan situasi seperti itu, memiliki semacam universalitas yang melampaui individualitas kasus itu sendiri.

Bukannya hanya berakhir dengan pemecahan masalah yang ad hoc, tampaknya petunjuk untuk mencapai solusi melalui pemisahan masalah yang konstruktif juga ada dalam hukum dan preseden hukum sebelumnya.

Jika terjadi masalah terkait pelanggaran kewajiban manajemen proyek, segera konsultasikan dengan pengacara.