Apa Itu Kontrak Multi-Tahap dalam Pengembangan Sistem? Penjelasan dengan Memperhitungkan Alasan Mengapa Disarankan

Dalam proyek pengembangan sistem, seringkali praktik kontrak dilakukan dengan metode yang disebut kontrak multi-tahap. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan tentang kontrak multi-tahap dalam pengembangan sistem, termasuk alasan mengapa metode ini direkomendasikan.

Apa itu Kontrak Multi-Tahap

Secara umum, praktik untuk mengadakan kontrak dilakukan melalui dokumen kontrak. Artinya, pihak yang membayar (dalam hal pengembangan sistem, ini adalah pengguna) menerima kewajiban untuk membayar, dan pihak yang menerima pekerjaan (dalam hal pengembangan sistem, ini adalah vendor) berjanji secara tertulis untuk memberikan layanan yang sesuai. Dengan cara ini, kedua belah pihak berjanji untuk memenuhi kewajiban yang mereka terima, yang merupakan inti dari kontrak.

Mengadakan kontrak sesuai dengan sifat setiap tahap dan menyelesaikan pekerjaan

Namun, dalam kasus proyek pengembangan sistem, isi proyek itu sendiri juga bergerak maju melalui beberapa tahap, dan isinya cenderung menjadi kompleks. Mengingat sifat pekerjaan ini, mungkin lebih tepat untuk melanjutkan kontrak dalam beberapa tahap. Artinya, dokumen kontrak yang mengatur seluruh proyek juga harus dibuat dengan mengumpulkan ide secara struktural. Misalnya, metode praktis yang sangat disukai adalah menegosiasikan kontrak untuk setiap tahap. Metode kontrak ini disebut kontrak multi-tahap. Kontrak model yang disediakan oleh Kementerian Ekonomi, Perdagangan dan Industri Jepang juga didasarkan pada kontrak multi-tahap ini.

Jenis kontrak yang diadakan dalam setiap proyek

Kontrak yang sering digunakan dalam pengembangan sistem adalah kontrak kerja dan kontrak kuasi-mandat, dan mereka mengatur seluruhnya dengan menggunakan kedua jenis ini sesuai dengan sifat setiap tahap. Dalam semua tahap pengembangan sistem, misalnya, desain rinci, implementasi program, dan pengujian unit, kontrak kerja biasanya digunakan. Alasan mengapa tahap-tahap ini cocok dengan kontrak kerja adalah karena kontrak kerja menekankan pada “penyelesaian pekerjaan” sebagai syarat pemenuhan kewajiban, dan mudah untuk mengkhususkan syarat “penyelesaian” sesuai dengan sifat tahap. Untuk “penyelesaian pekerjaan” dalam kontrak kerja, kami menjelaskan secara rinci dalam artikel berikut.

Di sisi lain, tahap awal pengembangan sistem seperti perencanaan dan definisi persyaratan cenderung menggunakan kontrak kuasi-mandat. Karakteristik tahap ini adalah bahwa seringkali tidak mudah untuk mengklarifikasi syarat “penyelesaian pekerjaan”, dan hubungan kepercayaan antara kedua belah pihak sering menjadi dasar kontrak. Dalam tahap seperti desain dasar dan pengujian integrasi, baik kontrak kuasi-mandat maupun kontrak kerja digunakan tergantung pada sifat proyek. Salah satu poin dalam memilih kontrak mana yang harus dipilih dalam tahap ini adalah sejauh mana kerjasama pengguna diperlukan.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Jika sifat pekerjaan adalah bahwa vendor secara sepihak diminta untuk “menyelesaikan pekerjaan” sebagai kewajiban, maka dipertimbangkan bahwa memilih kontrak kerja lebih mudah. Namun, jika dalam praktiknya kerja sama antara pengguna dan vendor tidak dapat dihindari, maka harus dipahami bahwa dalam beberapa kasus lebih realistis untuk memberikan perlindungan hukum kepada hubungan berdasarkan kepercayaan antara kedua belah pihak. Untuk perbedaan antara kontrak kerja dan kontrak kuasi-mandat, kami menjelaskan secara rinci dalam artikel berikut.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Dalam artikel ini, kami menjelaskan bahwa kontrak kerja cenderung digunakan untuk hal-hal seperti implementasi program, di mana bentuk hasilnya mudah diidentifikasi secara spesifik, dan semakin kecil kecenderungan ini, semakin kuat kecenderungan untuk menggunakan kontrak kuasi-mandat. Dengan cara ini, melihat seluruh proyek sebagai totalitas kontrak kerja dan kontrak kuasi-mandat yang diadakan dalam beberapa tahap adalah praktik kontrak berdasarkan kontrak multi-tahap. Selain itu, apa yang mengumpulkan item yang umum sehingga Anda tidak perlu mengulangi penjelasan yang sama berulang kali disebut “kontrak dasar”. Ini sangat mirip dengan mengelompokkan elemen yang sama dalam implementasi program menjadi kelas atau fungsi.

Item yang sering ditulis bersama dalam kontrak dasar termasuk, misalnya,

• Definisi istilah yang digunakan berulang kali
• Cara prosedur ketika membuat kontrak individu
• Cara mengubah spesifikasi yang harus diwujudkan setelahnya
• Cara pengiriman dan penerimaan hasil setiap tahap
• Cara menjaga kerahasiaan

Fitur-fitur ini adalah bahwa, meskipun kontrak dibagi secara terpisah untuk setiap tahap, tidak perlu dibedakan menurut tahap karena ini adalah proyek berkelanjutan, dan isinya selalu sama. Dengan cara ini, pengaturan yang lebih umum dan serbaguna diekstrak sebagai kontrak dasar, dan pengaturan individu yang harus dibedakan untuk setiap tahap ditempatkan di bawah kontrak dasar sebagai kontrak individu adalah fitur kontrak multi-tahap. Kontrak multi-tahap tidak hanya terbatas pada pengembangan sistem, tetapi juga sering digunakan dalam transaksi komersial yang ditandai oleh ukuran dan kompleksitas. Sebaliknya, konsep yang berlawanan dengan kontrak multi-tahap yang memiliki struktur kompleks ini adalah kontrak lump sum. Jika subjeknya bukan pengembangan sistem tetapi pemesanan setelan jas khusus, kontrak biasanya cukup dengan satu kali.

Apa Keuntungan dari Kontrak Bertahap?

Lalu, apa keuntungan dari mengadopsi metode kontrak bertahap ini? Jika kita mengorganisirnya lebih detail, kita dapat menyebutkan beberapa keuntungan berikut.

Keuntungan Kontrak Bertahap 1: Mudah Mengatasi Fleksibilitas Proyek Pengembangan

Salah satu keuntungan dari kontrak bertahap adalah kemudahan dalam mengatasi fleksibilitas proyek pengembangan. Biasanya, proyek pengembangan sistem secara keseluruhan memang berjalan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya, seperti desain dan implementasi program, dan prosesnya berjalan tanpa adanya penundaan atau pengulangan. Namun, karena kompleksitas produk yang dihasilkan, biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama, dan spesifikasi yang harus diwujudkan bisa berubah setelahnya. Kami telah menjelaskan secara detail tentang cara mengelola perubahan ini dalam artikel berikut.

Dengan kata lain, pada saat proyek dimulai, tujuan akhir mungkin belum jelas. Jika proyek tersebut mencakup elemen-elemen yang tidak pasti, maka akan sulit untuk menjanjikan semua kewajiban sekaligus pada saat penandatanganan kontrak. Lebih baik membagi proyek menjadi beberapa tahapan, sehingga kedua belah pihak tidak perlu mengambil risiko yang tidak perlu dan dapat memudahkan proses transaksi bisnis.

Keuntungan Kontrak Bertahap 2: Mudah Melakukan Estimasi dengan Akurat

Keuntungan lain dari “dapat menghindari jaminan untuk hal-hal yang tidak jelas” adalah kemampuan untuk membuat estimasi biaya dengan akurat. Jika spesifikasi berubah setelahnya, ada kemungkinan besar bahwa estimasi juga harus diubah. Kami telah menjelaskan secara detail tentang cara menghitung ulang estimasi dalam artikel berikut.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Meskipun cara berpikir tentang perubahan estimasi yang disebabkan oleh perubahan spesifikasi setelahnya dijelaskan dalam artikel di atas, pada dasarnya, mengatasi perubahan seperti ini setelahnya bukanlah hal yang diinginkan oleh pengguna maupun vendor. Lebih baik untuk tidak membuat estimasi yang memerlukan koreksi dari awal, dan sebaiknya selesai dengan akurat dalam satu kali. Dengan kontrak bertahap, Anda dapat membagi kontrak menjadi setiap tahapan, yang memudahkan untuk membuat estimasi dengan akurat dan mengurangi kemungkinan perubahan estimasi setelahnya.

Keuntungan Kontrak Bertahap 3: Mudah Memahami Kelayakan Biaya dari Perspektif Pembayar

Selain itu, dengan membagi estimasi menjadi setiap tahapan, pengguna yang membayar kompensasi dapat lebih mudah memahami kelayakan biaya untuk seluruh proyek. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, tidak mudah untuk mendekati proyek secara keseluruhan dengan rencana yang sempurna. Oleh karena itu, seringkali proyek berjalan dengan berbagai perubahan, dan bahkan estimasi awal juga berubah. Dalam kontrak lump sum, kesempatan untuk menjelaskan jumlah estimasi hanya ada pada saat penandatanganan kontrak awal. Bagi pengguna, mungkin sulit untuk memahami alasan perbedaan antara estimasi awal dan jumlah pembayaran aktual pada saat pembayaran. Mengingat hal ini, kontrak bertahap juga memiliki keuntungan tertentu bagi pengguna.

Ringkasan

Kontrak multi-tahap cocok untuk membentuk kesepakatan antara kedua belah pihak secara adil dan jelas, dan juga efektif dalam mencegah masalah di masa mendatang. Namun, mungkin ada beberapa orang yang berpikir, “Sebaliknya, apakah kontrak multi-tahap memiliki beberapa kelemahan, dan dalam beberapa kasus, kontrak individu mungkin lebih baik?” Mengenai hal ini, jika harus dikatakan, karena kontrak harus dibuat ulang setiap kali, jika skala bisnisnya kecil dan jelas bahwa pekerjaan akan selesai dengan cepat, pendekatan kontrak tunggal mungkin lebih baik. Namun, daripada memfokuskan pada kelemahan terbatas dari kontrak multi-tahap, lebih penting untuk memahami sepenuhnya keuntungan dari metode kontrak multi-tahap yang akurat dan tahan terhadap perubahan. Jika proyeknya memiliki skala tertentu, sebaiknya gunakan metode ini sebagai hal yang wajar.