Cos'è la nuova legge sui freelance? Spiegazione dei punti chiave basata su un esempio di contratto conforme alla nuova legge

Con l’entrata in vigore della “Nuova Legge sui Freelancer” nel novembre del Reiwa 6 (2024), le aziende in Giappone sono tenute a garantire una rigorosa conformità alle leggi nei loro rapporti con i lavoratori autonomi. La Nuova Legge sui Freelancer impone trasparenza nelle transazioni e contratti equi per creare un ambiente di lavoro sicuro per i liberi professionisti. Ma come dovrebbero agire le aziende per rispettare queste nuove disposizioni?

In questo articolo, esamineremo i punti chiave per contrattare con i freelancer, utilizzando come esempio un modello di contratto conforme alla Nuova Legge sui Freelancer.

Definizione delle parti interessate secondo la nuova legge sui freelance in Giappone

La nuova legge sui freelance in Giappone, il cui nome ufficiale è “Legge sull’equità nelle transazioni commerciali relative a specifici contraenti di servizi”, ha ridefinito i freelance come “specifici contraenti di servizi”.

Questa legge si applica alle transazioni di “subappalto” tra specifici imprenditori che affidano lavori e specifici contraenti di servizi. In altre parole, l’ambito di applicazione si limita alle transazioni di subappalto tra imprese (BtoB) e non si estende alle transazioni tra individui e consumatori.

Specifici contraenti di servizi (Articolo 2, Paragrafo 1)

Per “specifici contraenti di servizi” si intendono gli imprenditori individuali che non impiegano dipendenti o le società con un solo rappresentante, che ricevono incarichi di “subappalto”. Pertanto, la nuova legge sui freelance si applica non solo ai freelance individuali, ma anche alle società che, escluso il rappresentante, non hanno altri dirigenti o dipendenti.

Tuttavia, se si impiegano “dipendenti”, non si rientra nella definizione di “specifici contraenti di servizi”, ma si noti che per “dipendenti” non si intendono coloro che sono impiegati temporaneamente per brevi periodi o a tempo parziale.

Di conseguenza, “impiegare dipendenti” significa assumere “lavoratori” come definito dall’articolo 9 della Legge Giapponese sulle Norme del Lavoro, ovvero coloro che sono impiegati per un orario di lavoro settimanale di almeno 20 ore e che si prevede saranno impiegati in modo continuativo per più di 31 giorni.

Inoltre, se un freelance gestisce più attività diverse e impiega “dipendenti” in una di queste, si considera che impieghi “dipendenti” anche nelle altre attività, e quindi non rientra nella definizione di “specifici contraenti di servizi”.

Riferimento: ＜Linee guida interpretative＞ Legge sull’equità nelle transazioni commerciali relative a specifici contraenti di servizi (Commissione per il Commercio Equo e il Ministero della Salute, Lavoro e Welfare, 31 maggio 2024 (Reiwa 6))[ja]

Specifici imprenditori che affidano lavori (Articolo 2, Paragrafo 6)

Per quanto riguarda l’applicazione della nuova legge sui freelance in Giappone, qui spieghiamo prima di tutto chi sono gli imprenditori che affidano lavori. Gli imprenditori che affidano lavori sono coloro che, indipendentemente dalla presenza di dipendenti o dirigenti, affidano lavori a specifici contraenti di servizi. Pertanto, anche i titolari di imprese individuali o le società unipersonali rientrano in questa categoria.

I “specifici imprenditori che affidano lavori” sono quegli imprenditori che affidano lavori e che impiegano dipendenti, come i titolari di imprese individuali, o le società che hanno più di due dirigenti o che impiegano dipendenti. Si può dire che molte aziende, dalle grandi imprese alle PMI, rientrano in questa definizione.

Se un’entità è un imprenditore che affida lavori o un “specifico imprenditore che affida lavori” fa una grande differenza nell’applicazione delle normative stabilite dalla legge sui freelance, come spiegheremo in seguito.

Regolamentazione del Nuovo Diritto dei Freelancer in Giappone

Il nuovo diritto dei freelancer in Giappone impone una serie di regolamentazioni a tutela dei diritti dei freelancer (specifici prestatori di servizi). Quando un’impresa commissiona un lavoro a un freelancer, indipendentemente dalla presenza di dipendenti o dirigenti, l’impresa committente ha l’obbligo di esplicitare le condizioni contrattuali per iscritto o per via elettronica (Articolo 3).

Le regolamentazioni applicabili nel caso di specifici prestatori di servizi sono le seguenti:

• Obbligo di esplicitare le condizioni contrattuali per iscritto o per via elettronica (Articolo 3)
• Rispetto della data di pagamento del compenso e divieto di ritardi nei pagamenti (Articolo 4)
• Obbligo di rappresentazione accurata delle informazioni di reclutamento (Articolo 12)
• Implementazione di misure contro il mobbing (Articolo 14)

Inoltre, quando un’impresa commissiona un lavoro allo stesso freelancer per un periodo superiore a un mese, sono proibite le seguenti azioni (Articolo 5):

• Divieto di rifiuto di accettazione e riduzione del compenso
• Divieto di fornire vantaggi ingiusti

Se un’impresa stipula un contratto di commissione di lavoro con lo stesso prestatore per un periodo superiore a sei mesi, oltre agli obblighi sopra menzionati, vengono imposti ulteriori doveri (Articolo 16):

• Obbligo di considerazione per la conciliazione tra lavoro e responsabilità familiari, come la cura dei figli
• Obbligo di preavviso in caso di risoluzione anticipata del contratto

Dettagli della regolamentazione della nuova legge sui freelance in Giappone e punti chiave nei contratti

Fino a questo punto, abbiamo spiegato le linee generali delle nuove regolamentazioni introdotte dalla legge sui freelance in Giappone. Ora, procederemo a dettagliare i contenuti specifici di tali regolamentazioni che interessano le aziende e a illustrare i punti chiave da considerare nella redazione dei contratti, seguendo il flusso effettivo di stipulazione degli stessi.

Obbligo di Rappresentazione Accurata delle Informazioni di Reclutamento (Articolo 12)

La nuova legge impone che, quando si forniscono informazioni relative al reclutamento di specifici operatori di servizi su incarico tramite pubblicità o altri mezzi, tali informazioni non devono contenere dichiarazioni false o fuorvianti e devono riflettere contenuti accurati e aggiornati.

Inoltre, per “pubblicità o altri mezzi” si intendono non solo le pubblicazioni tradizionali, ma anche le e-mail e i metodi che utilizzano le funzionalità di messaggistica di social network e simili, che rientrano nell’ambito di applicazione della regolamentazione in questione e richiedono attenzione.

Per “informazioni”, in particolare, si intendono dettagli riguardanti ① il contenuto del lavoro, ② il luogo, il periodo e l’orario di lavoro, ③ le questioni relative alla remunerazione, ④ le condizioni relative alla risoluzione o non rinnovo del contratto, ⑤ le informazioni relative a chi effettua il reclutamento per conto del determinato operatore di servizi su incarico.

Esempi di casi in cui è necessario modificare le informazioni riportate

• Quando si mostra intenzionalmente un importo di compenso più elevato di quello reale per attirare specifici imprenditori incaricati di determinati servizi (rappresentazione falsa).
• Quando si effettua una ricerca di personale utilizzando il nome di un’azienda diversa da quella che effettivamente sta reclutando (ad esempio, il nome di un precedente committente) (rappresentazione falsa).
• Quando si stipula un contratto per un periodo significativamente diverso da quello indicato, nonostante sia stato specificato un periodo contrattuale (rappresentazione falsa).
• Quando un’azienda con società affiliate mostra informazioni che possono essere confuse con quelle di una ricerca di personale condotta da una società affiliata (rappresentazione che può generare confusione).
• Quando si continua a mostrare vecchie informazioni in pubblicità senza cancellarle o modificarle, nonostante la ricerca di personale sia già terminata o le informazioni siano state cambiate (mostra di informazioni obsolete).

Inoltre, oggi è comune che le aziende affidino a terzi la fornitura di informazioni di reclutamento. In questi casi, è necessario prestare attenzione non solo a richiedere la cessazione della fornitura delle informazioni o la modifica del contenuto al sito che ospita le informazioni di reclutamento, ma anche a verificare che le modifiche siano state effettivamente apportate.

Ma se si stipula un contratto con condizioni diverse da quelle mostrate al momento del reclutamento (se si cambiano le condizioni contrattuali al momento della conclusione del contratto), questo fatto da solo costituisce immediatamente una violazione dell’obbligo di rappresentazione accurata?

In conclusione, anche se le condizioni effettivamente concordate differiscono da quelle mostrate al momento del reclutamento, se queste sono basate su un accordo tra l’impresa che svolge specifici servizi su incarico e l’impresa incaricata, allora la rappresentazione al momento del reclutamento non costituirà una violazione dell’obbligo di rappresentazione accurata.

Obbligo di esplicitare per iscritto le condizioni di transazione (Articolo 3)

La nuova legge impone ai committenti (lato aziendale) l’obbligo di comunicare chiaramente per iscritto, prima della conclusione del contratto, le condizioni di transazione come il contenuto del lavoro, la remunerazione e la data di pagamento. Inoltre, questo obbligo si applica a tutti gli imprenditori che stipulano contratti con freelance e non è limitato solo a specifici imprenditori incaricati di determinati compiti.

Gli imprenditori incaricati di un compito devono, quando affidano un incarico a un determinato imprenditore incaricato, esplicitare immediatamente, secondo le regole stabilite dalla Commissione per le Pratiche Commerciali Equanime, il contenuto della prestazione del determinato imprenditore incaricato, l’importo della remunerazione, la data di pagamento e altre questioni, per iscritto o tramite metodi elettronici.

Riferimento: Articolo 3, paragrafo 1, della Legge sui Freelance

Le questioni che devono essere esplicitate nel contratto sono le seguenti:

1. Il nome commerciale, il nome o la denominazione dell’imprenditore incaricato e del determinato imprenditore incaricato, o il numero, il simbolo o altro segno distintivo che permetta di identificarli
2. La data in cui è stato affidato l’incarico
3. Il contenuto della prestazione (servizio fornito) del determinato imprenditore incaricato
4. La data o il periodo in cui si riceve la prestazione o si beneficia del servizio fornito
5. Il luogo in cui si riceve la prestazione o si beneficia del servizio fornito
6. Nel caso in cui si effettui un controllo sul contenuto della prestazione, la data entro cui tale controllo deve essere completato
7. L’importo della remunerazione
8. La data di pagamento
9. Le questioni da esplicitare nel caso in cui la remunerazione sia pagata con metodi diversi dal contante

Le nove questioni sopra elencate devono essere esplicitate “immediatamente” quando si affida un incarico. Le linee guida interpretative della nuova Legge sui Freelance definiscono “immediatamente” come senza alcun ritardo.

Di conseguenza, le aziende devono concordare e esplicitare le condizioni di transazione con il determinato imprenditore incaricato non al momento dell’effettivo inizio del lavoro affidato, ma al momento dell’accordo per affidare l’incarico.

Tuttavia, la nuova Legge sui Freelance stabilisce anche che “tuttavia, non è necessario esplicitare quelle questioni per le quali, a causa della loro natura, non è possibile definirne il contenuto al momento della conclusione del contratto, purché ci sia una giustificazione valida. In questo caso, l’imprenditore incaricato deve esplicitare immediatamente tali questioni, una volta che il contenuto è stato definito, per iscritto o tramite metodi elettronici.”

Quindi, tra le questioni da esplicitare elencate sopra, non è necessario esplicitare quelle per le quali, a causa della natura del contratto di incarico, non è possibile definirne il contenuto al momento della conclusione del contratto, purché ci sia una giustificazione valida, come ragioni oggettive.

Metodi di Esplicitazione

Secondo la nuova legge, i fornitori di servizi possono esprimere le condizioni di transazione ai loro specifici contraenti attraverso metodi scritti o elettronici (come e-mail, SMS o messaggi SNS), senza che ciò debba necessariamente avvenire in forma di contratto scritto (articolo 3, paragrafo 2).

Tuttavia, se un specifico contraente richiede la consegna di un documento scritto, il fornitore di servizi deve fornirlo senza indugio, a meno che ciò non pregiudichi la protezione del contraente specifico.

Le situazioni in cui la protezione del contraente specifico non viene pregiudicata includono le seguenti:

• Quando il fornitore di servizi ha risposto alla richiesta di espressione tramite metodi elettronici da parte del contraente specifico;
• Quando il contratto di servizi, che include termini e condizioni standard creati dal fornitore di servizi, è stato stipulato esclusivamente tramite Internet e tali termini e condizioni standard sono disponibili online per la consultazione da parte del contraente specifico;
• Quando è già stata effettuata la consegna di un documento scritto.

Punti di attenzione per le aziende sotto il diritto giapponese

Per evitare problemi derivanti da violazioni dell’obbligo di esplicitazione, è consigliabile conservare una registrazione scritta quando si forniscono documenti, in modo che il fatto della loro consegna possa essere verificato in seguito.

Inoltre, quando si effettua un’esplicitazione tramite metodi elettronici, è necessario salvare il contenuto esplicitato per prevenire la sua perdita.

Obbligo di pagamento del compenso entro 60 giorni (Articolo 4)

Anche per quanto riguarda il pagamento dei compensi, la nuova legge sui freelance in Giappone enfatizza la prevenzione dei ritardi.

Indipendentemente dal fatto che sia stata effettuata un’ispezione del contenuto della prestazione, è stato imposto l’obbligo di stabilire una data di pagamento del compenso entro 60 giorni dalla ricezione della prestazione da parte di un determinato contraente e di effettuare il pagamento entro tale termine.

Inoltre, se la data di pagamento del compenso non è stata stabilita, si considera come data di pagamento il “giorno della ricezione della prestazione”. Se la data di pagamento è stata fissata oltre i 60 giorni dalla ricezione della prestazione, si considera come data di pagamento il “giorno precedente al sessantesimo giorno successivo alla ricezione della prestazione” (Articolo 4, paragrafo 2).

Eccezioni in caso di subappalto

Nella legge giapponese sul lavoro freelance, come già spiegato, il termine per il pagamento del compenso è fissato di principio entro 60 giorni.

Tuttavia, esiste un’eccezione quando si tratta di subappaltare un lavoro ricevuto da un altro committente (il committente originale) a un determinato subappaltatore. In questo caso, se si specifica ① che si tratta di un subappalto, ② il nome commerciale, il cognome o il nome o un numero, simbolo o altro segno che identifichi il committente originale, e ③ la data di pagamento del corrispettivo per il lavoro originariamente commissionato, è sufficiente effettuare il pagamento entro 30 giorni dalla data di pagamento del committente originale.

Obblighi di sistema per le misure contro il mobbing aziendale ai sensi dell’articolo 14 (Giappone)

I committenti di servizi specifici hanno l’obbligo di adottare misure necessarie, inclusa la creazione di un sistema di consulenza, per prevenire che atti di mobbing danneggino l’ambiente lavorativo dei lavoratori incaricati di tali servizi specifici (comma 1). Inoltre, i committenti di servizi specifici non devono trattare in modo svantaggioso i lavoratori che hanno richiesto consulenza sul mobbing o per motivi correlati (comma 2).

Le misure necessarie includono le seguenti azioni, per le quali si richiede alle aziende una risposta tempestiva:

• Chiarire e diffondere una politica che proibisca il mobbing, promuovendone la consapevolezza
• Risposta rapida e appropriata al mobbing nei contratti di servizio
• Creazione di un sistema adeguato per rispondere e gestire le consulenze in modo appropriato

Divieti per gli operatori commerciali (Articolo 5)

Anche le pratiche sleali nei confronti dei lavoratori autonomi sono regolate dalla nuova legge in Giappone. Le aziende non possono ridurre o rifiutare il pagamento delle retribuzioni senza un motivo valido. Inoltre, sono vietati comportamenti quali molestie e richieste ingiuste.

Il rifiuto ingiustificato di accettazione (Articolo 1, Paragrafo 1)

Alle aziende committenti in Giappone è vietato rifiutare l’accettazione di una prestazione senza una giusta causa imputabile al fornitore specifico.

Per “giusta causa imputabile” si intende una situazione in cui il contenuto della prestazione non è conforme agli accordi del mandato, o quando la prestazione non è stata effettuata entro la scadenza concordata, rendendo di conseguenza la prestazione stessa superflua. Tuttavia, è necessario prestare attenzione, poiché se tali circostanze si verificano a causa di una decisione unilaterale del committente, il rifiuto di accettare la prestazione potrebbe costituire un rifiuto ingiustificato.

Riduzione ingiustificata della remunerazione (Articolo 1, Paragrafo 2)

Anche se vi è un accordo preventivo, è vietato ridurre l’importo della remunerazione stabilito al momento dell’affidamento dell’incarico, senza che vi sia una ragione imputabile al particolare prestatore d’opera.

Le ragioni imputabili al prestatore d’opera sono specificate nelle linee guida nei seguenti casi:

• Quando, essendoci una ragione imputabile al particolare prestatore d’opera, il rifiuto di ricezione o la restituzione dell’opera non viola la legge sui freelance, e si procede al rifiuto di ricezione o alla restituzione, riducendo l’importo della remunerazione relativa alla prestazione;
• Quando il committente effettua personalmente delle correzioni, e si riduce la remunerazione di un importo ritenuto oggettivamente appropriato per coprire i costi delle correzioni;
• Quando, essendoci una ragione imputabile al particolare prestatore d’opera, il rifiuto di ricezione o la restituzione dell’opera non viola la legge sui freelance, e si riduce la remunerazione di un importo ritenuto oggettivamente appropriato in caso di evidente diminuzione del valore del prodotto.

Il divieto di restituzioni irragionevoli ai sensi dell’articolo 1, paragrafo 3, del diritto giapponese

È vietato, senza una causa imputabile al fornitore specifico, far ritirare la merce correlata al servizio ricevuto dopo averne ricevuto il beneficio.

Esempi di situazioni in cui non vi è una causa imputabile includono i seguenti casi:

• Restituire al freelance il prodotto del servizio semplicemente perché è stato restituito dal cliente che l’ha acquistato.
• Restituire al freelance il prodotto del servizio a causa di difetti che, nonostante fossero immediatamente rilevabili, vengono contestati solo dopo un periodo significativamente più lungo rispetto al tempo standard necessario per l’ispezione del prodotto stesso.

È importante notare che, indipendentemente dall’esistenza di un’ispezione, se la merce entra effettivamente sotto il controllo del fornitore specifico, ciò equivale a un ricevimento e, di conseguenza, si pone il problema delle “restituzioni” e simili.

Stabilire una remunerazione ingiustamente bassa rispetto al mercato (Articolo 1, Paragrafo 4)

È vietato stabilire una remunerazione significativamente inferiore rispetto al corrispettivo normalmente pagato per prestazioni di contenuto identico o simile da parte di specifici contraenti sotto il diritto giapponese.

Per determinare se si verifica una tale svalutazione, si deve considerare complessivamente: ① il metodo di determinazione del corrispettivo, ② se la determinazione del corrispettivo è discriminatoria, ③ la discrepanza tra il “corrispettivo normalmente pagato” e quello effettivamente pagato, e ④ le tendenze dei prezzi delle materie prime e altri fattori necessari per la prestazione.

Il divieto per le aziende di imporre l’acquisto di beni o l’utilizzo di servizi designati (Articolo 1, Paragrafo 5)

La nuova legge proibisce ai committenti specifici di imporre l’acquisto di beni o l’utilizzo di servizi che essi stessi hanno designato, a meno che non sia necessario per uniformare o migliorare la qualità delle prestazioni, o a meno che non vi sia un’altra ragione legittima.

Inoltre, quando un’azienda stipula un contratto di outsourcing con un committente specifico per un periodo di oltre un mese, oltre al divieto sopra menzionato, le seguenti azioni sono proibite:

Richiesta indebita di benefici economici (Articolo 2, Paragrafo 1)

È vietato, secondo la legge giapponese, che un’impresa richieda a un determinato contraente, senza giustificato motivo, di assumere oneri quali contributi di cooperazione, la fornitura gratuita di servizi o altri benefici economici gratuiti, soprattutto quando il contraente accetta tali richieste per timore di ripercussioni negative su future transazioni. Questo comportamento, alla luce delle normali pratiche commerciali, risulta essere ingiustamente svantaggioso e pertanto è proibito.

A titolo di esempio, le linee guida prevedono situazioni in cui si richiede a un freelance di partecipare a iniziative promozionali per i clienti dell’azienda, nonostante ciò non rientri nei servizi concordati nel contratto e non abbia alcuna relazione con gli ordini ricevuti, oppure di sostenere i costi di contributi di solidarietà per le misure di bilancio, imponendo tali oneri al freelance.

Riferimento: Linee guida per creare un ambiente di lavoro sicuro per i freelance[ja]

Modifiche unilaterali del contenuto del lavoro non imputabili all’operatore (Articolo 2, Paragrafo 2)

La nuova legge vieta di imporre modifiche al contenuto della prestazione di un determinato contraente, o di richiedere la ripetizione della prestazione dopo averla ricevuta o dopo aver ricevuto il servizio, a meno che non vi siano circostanze che giustifichino la non conformità del contenuto della prestazione con il contratto.

Le modifiche ingiuste al contenuto della prestazione e le ripetizioni ingiuste includono anche la cancellazione unilaterale dell’ordine senza assumersi la responsabilità dei costi sostenuti dal contraente specifico durante l’esecuzione del lavoro.

Obbligo delle aziende di creare un ambiente di lavoro adeguato per i freelancer

Quando un’azienda stipula un contratto di durata superiore a sei mesi con un prestatore di servizi specifico, diventa obbligatorio per essa creare un ambiente di lavoro adeguato.

Obbligo di considerazione della conciliazione tra lavoro e assistenza familiare (Articolo 13)

Le aziende sono tenute a prendere in considerazione le necessità dei prestatori di servizi specifici che richiedono di conciliare lavoro e assistenza familiare, come la cura dei figli, quando si tratta di contratti di outsourcing della durata di almeno sei mesi.

I prestatori di servizi specifici devono valutare le richieste dei loro clienti e attuare le misure necessarie per consentire questa conciliazione. Se, dopo aver valutato, si rendono conto che non possono attuare tali misure, devono spiegare chiaramente ai loro clienti i motivi per cui non possono farlo, prestando particolare attenzione a questo aspetto.

Obbligo di preavviso e divulgazione dei motivi in caso di risoluzione anticipata del contratto (Articolo 16)

I prestatori di servizi specifici che intendono risolvere anticipatamente o non rinnovare un contratto di outsourcing di durata superiore a sei mesi devono notificare la loro intenzione al cliente almeno 30 giorni prima.

Inoltre, se il cliente richiede di conoscere i motivi della risoluzione anticipata o del mancato rinnovo, il prestatore di servizi è obbligato a fornire tali informazioni.

Risposta alle violazioni della nuova legge sui freelance in Giappone

Se un’azienda viola le regolamentazioni della nuova legge sui freelance in Giappone, varie sanzioni possono essere imposte dall’autorità governativa competente.

In caso di segnalazione di un’atto di violazione, enti come la Commissione per il Commercio Equo e l’Agenzia per le Piccole e Medie Imprese conducono le indagini necessarie (raccolta di rapporti e ispezioni) per verificare la veridicità delle affermazioni. Se le affermazioni vengono ritenute veritiere, oltre a fornire consigli e direttive, possono essere emesse raccomandazioni. Se le raccomandazioni non vengono seguite, possono essere prese misure quali la pubblicazione e l’emissione di ordini.

Inoltre, il mancato rispetto degli ordini o la mancata cooperazione con le indagini possono comportare una multa fino a 500.000 yen. Le stesse sanzioni si applicano anche alle persone giuridiche.

Riferimento: Sito speciale della Commissione per il Commercio Equo sulla legge dei freelance[ja]

Riassunto: Consultare un avvocato per affrontare la nuova legge sui freelance in Giappone

Abbiamo esaminato fino a questo punto i contenuti normativi della nuova legge sui freelance in Giappone e i punti di attenzione nei contratti.

Con l’entrata in vigore della nuova legge sui freelance, la protezione per i lavoratori autonomi è stata rafforzata. D’altro canto, alle aziende viene richiesta la creazione di contratti appropriati e la progettazione di sistemi interni. In caso di violazione, possono essere imposte sanzioni severe, come multe e divulgazioni pubbliche.

Nell’attuale contesto in cui la valutazione aziendale è direttamente collegata al valore dell’impresa, per evitare rischi reputazionali derivanti da divulgazioni pubbliche legate a violazioni, si raccomanda di affidarsi a un avvocato per ricevere consulenza specialistica.

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