MONOLITH LAW OFFICE+81-3-6262-3248Feriali 10:00-18:00 JST [English Only]

MONOLITH LAW MAGAZINE

General Corporate

Spiegazione giuridica sulla creazione dello statuto sociale per la costituzione di una società in Giappone

General Corporate

Spiegazione giuridica sulla creazione dello statuto sociale per la costituzione di una società in Giappone

Nel processo di costituzione di una società in Giappone, la creazione dello statuto non è semplicemente un passaggio procedurale. Lo statuto è un documento legale che stabilisce l’organizzazione, la gestione e le regole fondamentali di una società, ed è anche conosciuto come la “costituzione della società”. Il modo in cui questo documento viene progettato e redatto ha un impatto profondo sulla struttura di governance della società dopo la sua costituzione, sui processi decisionali e sulle potenzialità di crescita futura. Le disposizioni dello statuto hanno un potente effetto vincolante sui soci, i direttori e la stessa società, e la loro creazione richiede la conformità a regole rigorose stabilite dal diritto societario giapponese. Questo articolo esamina in dettaglio la struttura di base dello statuto secondo il diritto societario giapponese, gli elementi che devono essere obbligatoriamente inclusi, quelli che necessitano di essere menzionati per conferire un certo effetto legale e quelli che possono essere inseriti facoltativamente per riflettere l’individualità della società. In particolare, ci concentriamo su questioni cruciali per le decisioni di gestione, come l’interpretazione dell'”oggetto sociale” e la complessa disciplina dei “contributi in natura”, ovvero gli apporti di beni diversi dal denaro. Infine, descriviamo in dettaglio le procedure di autenticazione indispensabili affinché lo statuto redatto abbia efficacia legale, fornendo una conoscenza giuridica comprensiva per costruire le fondamenta della costituzione di una società.

La struttura fondamentale dello statuto societario: tre tipi di disposizioni

Il diritto societario giapponese classifica le disposizioni da includere nello statuto societario in tre categorie, a seconda della loro natura legale: “disposizioni assolute”, “disposizioni relative” e “disposizioni facoltative”. Questa struttura a tre livelli riflette l’intento legislativo di garantire un quadro legale minimo comune a tutte le società, consentendo al contempo a ciascuna impresa di progettare una governance flessibile in base alle proprie circostanze specifiche.

Le disposizioni assolute sono, come suggerisce il nome, quelle che devono essere obbligatoriamente incluse nello statuto. Se anche solo una di queste disposizioni manca o il suo contenuto è legalmente invalido, l’intero statuto diventa nullo e la costituzione della società non può essere riconosciuta. Questo perché includono informazioni essenziali per identificare l’identità fondamentale della società, come il nome commerciale, lo scopo e la sede principale, che sono indispensabili per garantire la sicurezza nelle transazioni.

Le disposizioni relative, invece, non influenzano la validità dello statuto se non sono incluse. Tuttavia, se la società desidera stabilire regole relative a queste disposizioni, devono essere incluse nello statuto per avere efficacia legale. Ad esempio, le disposizioni che limitano il trasferimento delle azioni o che stabiliscono l’istituzione di un consiglio di amministrazione rientrano in questa categoria. Poiché spesso stabiliscono norme diverse da quelle principali previste dal diritto societario giapponese, includerle nello statuto serve a chiarire la loro efficacia e a vincolare tutti gli azionisti e le parti interessate.

Infine, le disposizioni facoltative sono quelle che non appartengono alle due categorie sopra menzionate e che la società può stabilire liberamente, purché non contravvengano al diritto societario giapponese, ad altre leggi imperative o all’ordine pubblico e al buon costume. Ad esempio, possono essere incluse disposizioni relative all’esercizio finanziario o al periodo di convocazione dell’assemblea generale ordinaria degli azionisti. Sebbene queste disposizioni possano essere stabilite anche in regolamenti interni diversi dallo statuto, includerle nello statuto ne aumenta l’importanza e richiede procedure rigorose come una risoluzione speciale dell’assemblea degli azionisti per apportare modifiche, garantendo così la stabilità della gestione. Pertanto, decidere quali disposizioni includere nello statuto e in quale categoria è una decisione strategica importante che guarda al futuro della gestione della società.

Gli Elementi Essenziali Assoluti da Includere nel Statuto di una Società Giapponese

Gli elementi essenziali assoluti rappresentano le informazioni più importanti che costituiscono la base della personalità giuridica di una società. L’articolo 27 del Codice delle Società Giapponese stabilisce che lo statuto di una società per azioni deve necessariamente includere i seguenti cinque elementi:

  1. Scopo
  2. Ragione sociale
  3. Sede legale
  4. Il valore o l’importo minimo dei beni conferiti in occasione della fondazione
  5. Nome o denominazione e indirizzo dei promotori

In particolare, la specifica dello ‘Scopo’ è di estrema importanza, in quanto delimita legalmente l’ambito delle attività della società. Lo scopo della società deve possedere legalità, lucratività e chiarezza. Tuttavia, esiste una notevole discrepanza tra l’interpretazione legale e le esigenze pratiche riguardo a questo ‘ambito dello scopo’.

La Corte Suprema del Giappone, in sentenze come quella nota come il caso Yawata Steel (Giudizio della Corte Suprema del Giappone del 24 giugno 1970, Grande Banco), ha costantemente espresso il punto di vista secondo cui, sebbene la capacità giuridica di una società sia limitata agli scopi definiti nello statuto, l’ambito di tali scopi dovrebbe essere interpretato in modo ampio. Secondo la giurisprudenza, le azioni di una società non si limitano esclusivamente agli scopi esplicitamente indicati nello statuto, ma si estendono a ‘tutte le azioni direttamente o indirettamente necessarie’ per il perseguimento di tali scopi. Questa interpretazione mira principalmente a proteggere i terzi che intraprendono transazioni con la società, garantendo la sicurezza delle transazioni. Se le azioni di una società fossero rigidamente limitate all’ambito degli scopi, i partner commerciali sarebbero costantemente gravati dal dovere di verificare se la transazione rientra negli scopi dello statuto dell’azienda, ostacolando così il fluido svolgimento delle attività economiche.

Tuttavia, questa interpretazione legale ampia non è applicabile in tutti i contesti pratici. Ad esempio, quando si riceve un finanziamento da un istituto bancario, se il business oggetto del finanziamento non è esplicitamente indicato nello scopo dello statuto, l’approvazione del prestito potrebbe incontrare difficoltà. Inoltre, in settori come l’edilizia o il lavoro interinale, dove è necessaria un’autorizzazione amministrativa per svolgere determinate attività, la presenza di tali attività nello scopo dello statuto diventa una condizione preliminare per l’ottenimento dell’autorizzazione. Anche durante le ispezioni fiscali, possono sorgere dubbi su se le spese generate da attività non indicate nello statuto possano essere riconosciute come spese aziendali.

Quindi, anche se legalmente l’ambito delle attività di una società è ampiamente riconosciuto, per prevenire ostacoli pratici e garantire una gestione aziendale fluida, è una strategia saggia includere nello scopo dello statuto, in modo concreto e quanto più esaustivo possibile, non solo le attività attualmente svolte ma anche quelle che potrebbero essere intraprese in futuro.

Requisiti per l’efficacia delle disposizioni relative alle clausole statutarie in Giappone

Le disposizioni relative alle clausole statutarie, pur rispettando l’autonomia aziendale, possono avere un impatto significativo su parti interessate come azionisti e creditori. Per questo motivo, la loro efficacia richiede l’inclusione nello statuto societario. Se tali disposizioni non sono incluse nello statuto, anche se approvate dall’assemblea degli azionisti, saranno legalmente invalide.

Esempi comuni di tali disposizioni includono norme relative alle restrizioni sulla trasferibilità delle azioni, l’istituzione di un consiglio di amministrazione o di un collegio sindacale, e la nomina di un gestore del registro degli azionisti. Queste regole consentono alle società di apportare modifiche personalizzate alle regole uniformi previste dal diritto societario giapponese, ma data la loro importanza, è richiesto che siano inserite nello statuto, che rappresenta la norma fondamentale.

Particolarmente rigorose tra le disposizioni relative alle clausole statutarie sono quelle definite come “questioni relative alla costituzione atipica” dall’articolo 28 del diritto societario giapponese. Questo termine indica questioni relative a una costituzione che si discosta dalla normale costituzione basata su apporti in denaro. Le questioni relative alla costituzione atipica includono i seguenti quattro elementi:

  • Apporti in natura: contributi al capitale sociale in forma diversa dal denaro.
  • Accettazione di beni: contratti in cui i promotori si impegnano a trasferire determinati beni alla società dopo la sua costituzione.
  • Compensi e altri vantaggi speciali per i promotori: benefici patrimoniali concessi ai promotori come ricompensa per il loro ruolo nella costituzione della società.
  • Costi di costituzione sostenuti dalla società per azioni.

Questi elementi hanno in comune il rischio che, in una fase iniziale e vulnerabile in cui la società non ha ancora un organo decisionale indipendente, le basi patrimoniali della società possano essere compromesse a causa della discrezionalità dei promotori. Ad esempio, se i beni vengono sovrastimati durante gli apporti in natura o se i promotori ricevono compensi eccessivamente elevati, il capitale della società appena costituita potrebbe essere solo nominale e non accompagnato da un valore sostanziale, portando alla creazione di una “società vuota”.

Per prevenire tali situazioni e garantire le basi patrimoniali della società, il principio di adeguata capitalizzazione, il diritto societario giapponese richiede che queste questioni relative alla costituzione atipica siano inserite nello statuto e, inoltre, impone generalmente un’indagine da parte di un ispettore nominato dal tribunale, istituendo così un sistema di controlli multipli.

Il nucleo delle questioni di costituzione atipica: l’apporto in natura e la sua disciplina legale in Giappone

All’interno delle questioni di costituzione atipica, l’apporto in natura è quello che viene utilizzato più frequentemente nella pratica e per il quale è prevista la disciplina più dettagliata. L’apporto in natura consiste nel contribuire beni diversi dal denaro, come immobili, veicoli o diritti di proprietà intellettuale, e ricevere in cambio azioni della società. Questo sistema offre il vantaggio di poter rafforzare il capitale sociale di un’azienda utilizzando beni posseduti, anche quando si dispone di liquidità limitata.

Tuttavia, per garantire l’oggettività della valutazione e prevenire un ingiusto gonfiamento del valore del capitale, la legge giapponese sulle società impone regole rigorose sull’apporto in natura. Queste regole si basano sul principio fondamentale del “rafforzamento del capitale”, che mira a garantire la base patrimoniale della società e a proteggere i creditori.

In primo luogo, quando si effettua un apporto in natura, è necessario dettagliare le specifiche nel contratto sociale in conformità con l’articolo 28, paragrafo 1 della legge giapponese sulle società. In particolare, è necessario indicare il nome del contribuente, i beni conferiti e il loro valore, nonché il numero di azioni assegnate al contribuente.

In secondo luogo, in linea di principio, dopo l’autenticazione del contratto sociale, è necessario richiedere l’assegnazione di un ispettore presso il tribunale e sottoporsi a un’indagine sull’ammontare del valore dei beni da parte di tale ispettore (articolo 33 della legge giapponese sulle società). Questa procedura richiede tempo e denaro, aumentando così l’onere pratico.

Per questo motivo, la legge giapponese sulle società prevede casi eccezionali in cui non è necessaria la rigorosa indagine dell’ispettore. Nella pratica, la maggior parte degli apporti in natura avviene sfruttando queste eccezioni. Le eccezioni sono concesse principalmente nei seguenti tre casi:

  • Quando il valore totale degli apporti in natura indicato nel contratto sociale è inferiore a 5 milioni di yen.
  • Quando i beni conferiti sono titoli con un prezzo di mercato e il valore indicato nel contratto sociale non supera tale prezzo di mercato.
  • Quando il valore indicato nel contratto sociale è considerato adeguato sulla base della certificazione di professionisti come avvocati, contabili certificati o consulenti fiscali (in aggiunta, nel caso di beni immobili, è necessaria anche la valutazione di un perito immobiliare).

In terzo luogo, la legge giapponese sulle società prevede un sistema di responsabilità retroattiva. L’articolo 52 della legge giapponese sulle società stabilisce che, se il valore reale dei beni conferiti al momento della costituzione della società è “notevolmente inferiore” al valore indicato nel contratto sociale, i promotori e i direttori al momento della costituzione sono solidalmente responsabili di pagare la differenza alla società. Questa responsabilità è di tipo non colposo e quindi molto grave. Anche i professionisti che hanno certificato il valore sono solidalmente responsabili, a meno che non possano dimostrare di non aver trascurato la dovuta attenzione. La sentenza della Corte d’Appello di Osaka del 19 febbraio 2016 è un caso in cui è stata contestata la responsabilità di un avvocato che aveva certificato il valore dei beni conferiti, evidenziando la gravità della responsabilità che grava sui professionisti.

In questo modo, la legge giapponese sulle società, attraverso una triplice disciplina che comprende la registrazione nel contratto sociale, l’ispezione preventiva e la responsabilità successiva, previene l’abuso degli apporti in natura e assicura sostanzialmente il principio del rafforzamento del capitale.

Elementi Facoltativi Riflettenti l’Identità Aziendale nel Diritto Societario Giapponese

Gli elementi facoltativi sono regole che un’azienda può scegliere di includere nello statuto aziendale oltre agli elementi obbligatori e relativi, al fine di facilitare la gestione operativa. Questi elementi, anche se non inclusi nello statuto, non sono invalidi per legge e possono essere stabiliti in regolamenti interni secondari, come il regolamento del consiglio di amministrazione. Tuttavia, inserirli deliberatamente nello statuto, che rappresenta la norma suprema dell’azienda, ha un significato importante.

Per modificare gli elementi indicati nello statuto, è generalmente necessaria una risoluzione speciale dell’assemblea generale degli azionisti, ovvero la presenza di azionisti che rappresentano la maggioranza dei diritti di voto e l’approvazione di almeno due terzi dei diritti di voto degli azionisti presenti. Questo è un requisito molto più rigoroso rispetto alle regole interne aziendali che possono essere modificate facilmente con una risoluzione del consiglio di amministrazione.

Quindi, decidere quali elementi includere come elementi facoltativi nello statuto è una decisione strategica che bilancia la “flessibilità” e la “stabilità” della gestione. Ad esempio, è comune stabilire come elementi facoltativi i seguenti aspetti:

  • Il periodo di convocazione dell’assemblea generale ordinaria degli azionisti
  • Il numero di direttori e revisori
  • Il metodo di determinazione della remunerazione degli amministratori
  • L’anno fiscale

In particolare, nelle joint venture con più azionisti o nelle aziende che ricevono investimenti da investitori esterni, “fissare” specifiche regole operative come elementi facoltativi nello statuto può essere un mezzo efficace per proteggere i diritti degli azionisti di minoranza e garantire il rispetto degli accordi tra i fondatori. Ad esempio, specificando il numero di direttori nello statuto, è possibile prevenire che la maggioranza degli azionisti modifichi unilateralmente la composizione del consiglio di amministrazione. In questo modo, gli elementi facoltativi funzionano come strumenti di governance per riflettere l’identità aziendale e la dinamica tra le parti interessate, prevenendo conflitti futuri.

L’ultimo passo nella creazione dello statuto societario: la procedura di autenticazione

Per la costituzione di una società per azioni in Giappone, lo statuto societario originale (statuto originario) creato dai promotori deve essere autenticato da un notaio, come stabilito dall’articolo 30, comma 1, della Legge sulle Società Giapponese. Questa procedura di autenticazione è un processo cruciale che garantisce la chiarezza dello statuto, previene future dispute e attesta ufficialmente che lo statuto è stato creato secondo procedure legali appropriate.

Ci sono due metodi di autenticazione: l’autenticazione tradizionale “su carta” e l’autenticazione moderna “tramite statuto elettronico”. La differenza più significativa tra i due metodi risiede nei costi, in particolare per quanto riguarda l’imposta di bollo. Lo statuto redatto su carta è soggetto all’imposta di bollo secondo la legge giapponese sull’imposta di bollo, richiedendo l’applicazione di un’imposta di 40.000 yen. D’altra parte, lo statuto elettronico, essendo un dato elettronico e non un “documento” in senso stretto, non è soggetto a questa imposta di bollo.

Tuttavia, per creare e autenticare uno statuto elettronico, sono necessari software per la firma elettronica, lettori di schede IC e certificati elettronici memorizzati, ad esempio, su carte My Number. Se si prepara quest’ambiente tecnico da zero individualmente, l’investimento iniziale potrebbe superare il risparmio ottenuto dall’evitare l’imposta di bollo. Pertanto, in particolare per la costituzione di una società che avviene una sola volta, affidarsi a professionisti come giuristi o avvocati che hanno già predisposto l’ambiente per l’autenticazione elettronica può spesso risultare la scelta più efficiente in termini di costi e tempo.

La tabella seguente riassume le principali differenze tra l’autenticazione su carta e quella elettronica.

ElementoAutenticazione su cartaAutenticazione elettronica
Onorario del notaioDa 30.000 a 50.000 yen a seconda dell’importo del capitale socialeDa 30.000 a 50.000 yen a seconda dell’importo del capitale sociale
Imposta di bollo40.000 yenNon necessaria
Costo per copie certificateCirca 250 yen per paginaCosto per la fornitura delle stesse informazioni, ad esempio 700 yen per documento
Attrezzature necessarieNon necessarieCertificato elettronico, lettore di schede IC, software per la firma, ecc.
Descrizione della proceduraRecarsi personalmente all’ufficio del notaio per l’autenticazionePossibilità di richiesta online

Come mostra la tabella, l’autenticazione elettronica ha un chiaro vantaggio in termini di risparmio sull’imposta di bollo, ma per godere di questo beneficio è necessaria una preparazione tecnica. È importante scegliere il metodo più adatto alle condizioni della propria azienda.

Riepilogo

Come abbiamo dettagliato in questo articolo, lo statuto non è semplicemente uno dei documenti di costituzione, ma rappresenta il documento più importante che stabilisce l’identità legale, la governance e l’essenza della gestione aziendale. Sulla base degli elementi obbligatori, che costituiscono lo scheletro essenziale, si realizza il design istituzionale strategico dell’azienda attraverso gli elementi relativi facoltativi e si intrecciano regole operative uniche attraverso gli elementi facoltativi, completando così una “costituzione” su misura per ogni azienda. In particolare, il bilanciamento tra l’interpretazione legale e le esigenze pratiche nella definizione dell'”oggetto” dell’azienda, e le complesse regole relative ai “contributi in natura” che concretizzano il principio del capitale adeguato, sono difficili da gestire correttamente senza conoscenze specialistiche. Comprendere accuratamente queste disposizioni e rifletterle correttamente nello statuto è essenziale per costruire una solida base che minimizzi i rischi legali futuri e garantisca una crescita sostenibile.

Il nostro studio legale Monolith, operante in Giappone, vanta un’ampia esperienza nel fornire servizi ai numerosi clienti su questi temi. Lo studio è composto da avvocati bilingue con qualifiche giuridiche giapponesi, oltre a parlanti di inglese con qualifiche legali straniere, permettendoci di offrire un supporto legale dettagliato e adattato alle esigenze uniche di coloro che conducono affari in un contesto internazionale. Dalla redazione e autenticazione dello statuto alla costruzione di un sistema di governance post-costituzione, proponiamo soluzioni ottimali basate su competenze specialistiche ad ogni fase.

Managing Attorney: Toki Kawase

The Editor in Chief: Managing Attorney: Toki Kawase

An expert in IT-related legal affairs in Japan who established MONOLITH LAW OFFICE and serves as its managing attorney. Formerly an IT engineer, he has been involved in the management of IT companies. Served as legal counsel to more than 100 companies, ranging from top-tier organizations to seed-stage Startups.

Ritorna su