Punti da controllare quando si redige un contratto base per l'introduzione di personale

Quando un’azienda assume dei dipendenti, oltre a pubblicare annunci di lavoro all’interno dell’azienda, esiste il metodo di ricevere candidati tramite un’agenzia di collocamento. Affidandosi a un’agenzia di collocamento, l’azienda può far comprendere in dettaglio le proprie esigenze, permettendo di trovare personale più adatto alla propria azienda.

Data questa vantaggio, si pensa che molte aziende abbiano considerato l’utilizzo dei servizi di collocamento.

Tuttavia, nel contratto base di collocamento del personale, che viene stipulato quando si utilizza un servizio di collocamento del personale, ci sono clausole specifiche di cui bisogna essere consapevoli.

Quindi, in questo articolo, spiegheremo i punti da controllare quando si crea un contratto base di collocamento del personale.

Che cos’è l’attività di reclutamento del personale

Generalmente, si ritiene che ci siano i seguenti svantaggi quando un’azienda che ha bisogno di personale pubblica annunci di lavoro da sola:

1. Riceve candidature da candidati che non soddisfano le condizioni desiderate dall’azienda
2. È difficile gestire un gran numero di candidature
3. Non può essere utilizzato se l’azienda vuole mantenere segreta la ricerca di personale
4. Non può attrarre candidati che non desiderano fortemente cambiare lavoro

L’attività di reclutamento del personale (servizio di reclutamento del personale) è un servizio che supera questi svantaggi e introduce candidati alle aziende che stanno cercando personale.

Le agenzie di reclutamento del personale, inizialmente, ascoltano attentamente le esigenze delle aziende che necessitano di personale e, sulla base di queste, introducono le aziende ai candidati che stanno considerando di trovare un lavoro o di cambiare lavoro. Questo è il flusso di lavoro tipico.

Inoltre, si ritiene che esistano tre tipi principali di agenzie di reclutamento del personale, a seconda del metodo di reclutamento utilizzato.

① Tipo di registrazione

Il tipo di registrazione, anche chiamato tipo generale, è il tipo più comune di agenzia di reclutamento del personale.

Questo metodo introduce personale adatto all’azienda tra i candidati registrati presso l’agenzia di reclutamento del personale. Sebbene ci sia il vantaggio che non ci sono costi iniziali per l’azienda, potrebbe non essere in grado di gestire personale con conoscenze specialistiche o abilità speciali.

② Tipo di ricerca

Il tipo di ricerca, anche noto come tipo di headhunting, è un metodo che cerca personale che soddisfi le condizioni desiderate dall’azienda utilizzando tutti i mezzi possibili, non solo i candidati registrati nel database dell’agenzia di reclutamento del personale, ma anche i social network e le connessioni personali.

È possibile trovare personale che soddisfi condizioni rigorose o speciali, ma il compenso per il successo è spesso più alto rispetto al tipo di registrazione, e potrebbero esserci costi iniziali come un anticipo.

③ Tipo di supporto alla ricollocazione

Il tipo di supporto alla ricollocazione, noto anche come tipo di outplacement, è un metodo che introduce i dipendenti di un’azienda che desidera ridurre il personale a causa di riduzioni del personale o ridimensionamenti dell’azienda ad altre aziende.

In questo tipo, l’azienda che desidera ridurre il personale paga i costi, quindi l’azienda che riceve l’introduzione può assumere a basso costo, ma ci sono limiti al numero e al tipo di personale.

Sebbene ci siano vantaggi e svantaggi a seconda del tipo di reclutamento del personale, in generale, si può dire che ci sono i seguenti vantaggi nell’utilizzare un servizio di reclutamento del personale.

Si possono ottenere solo candidati che soddisfano le condizioni desiderate dall’azienda

Quando si utilizza un servizio di reclutamento del personale, l’agenzia di reclutamento del personale capisce in dettaglio le esigenze dell’azienda.

Ad esempio, si preferiscono persone che hanno cambiato lavoro poche volte, persone con qualifiche speciali, o si desidera trovare persone con esperienza lavorativa in un certo campo.

Questi dettagli, che l’azienda desidera, possono essere difficili da scrivere in annunci di lavoro che possono essere visti da un gran numero di persone, ma se si affida a un’agenzia di reclutamento del personale, si può ottenere supporto anche per dettagli minuziosi.

Inoltre, le condizioni desiderate dall’azienda sono normalmente divulgate solo ai candidati, quindi non c’è bisogno di preoccuparsi che le condizioni del lavoro siano viste da terzi non correlati.

Non ci sarà un afflusso massiccio di candidature

Utilizzando un servizio di reclutamento del personale, si possono ottenere solo candidati che soddisfano le condizioni desiderate dall’azienda, risolvendo il problema comune di un afflusso massiccio di candidature quando si pubblica un annuncio di lavoro, che mette sotto pressione il personale delle risorse umane.

Inoltre, quando si rifiuta una candidatura da un candidato, il personale dell’agenzia di reclutamento del personale rifiuta al posto dell’azienda in modo da non offendere, riducendo il carico sull’azienda.

È possibile mantenere segreta la ricerca di personale

Se l’obiettivo dell’utilizzo di un servizio di reclutamento del personale è la ricerca di personale per avviare un nuovo progetto, l’azienda potrebbe non voler rendere pubblico il fatto che sta cercando personale.

Il più grande è il progetto che può determinare il destino dell’azienda, più il fatto che si sta cercando personale in modo ampio può danneggiare i profitti dell’azienda se viene scoperto da aziende rivali.

È possibile attrarre persone che non desiderano fortemente cambiare lavoro

Una grande differenza tra la pubblicazione di annunci di lavoro da parte dell’azienda e l’utilizzo di un servizio di reclutamento del personale è la possibilità di avvicinarsi a ciascun candidato attraverso il personale dell’agenzia di reclutamento del personale.

Tra le persone registrate presso l’agenzia di reclutamento del personale, ci sono molte persone che sono soddisfatte dell’azienda in cui lavorano attualmente e non vogliono cambiare lavoro immediatamente, ma si sono registrate per raccogliere informazioni.

Questo tipo di personale è spesso altamente valutato anche nell’azienda in cui lavora, e non è probabile che risponda facilmente agli annunci di lavoro.

Utilizzando un servizio di reclutamento del personale, è possibile avvicinarsi a questo tipo di personale eccellente in un modo che potrebbe essere descritto come “pesca con la lenza”.

Il fatto che si possa cercare personale che non appare sul mercato del lavoro è un grande vantaggio nell’utilizzare un servizio di reclutamento del personale.

Differenze tra l’intermediazione del personale e la fornitura di personale

Quando un’azienda è alla ricerca di persone da assumere, una delle opzioni è utilizzare un servizio di fornitura di personale.

Nell’intermediazione del personale, l’agenzia di intermediazione del personale agisce puramente come intermediario, e il contratto di lavoro viene stipulato tra l’azienda e il candidato.

Al contrario, nel caso della fornitura di personale, il contratto di lavoro viene stipulato tra l’agenzia di fornitura di personale e il lavoratore.

Di conseguenza, la fornitura di personale e l’intermediazione del personale sono meccanismi molto diversi dal punto di vista legale. Per ulteriori dettagli sui punti da considerare nella redazione di un contratto base di fornitura di personale, si prega di consultare l’articolo sottostante.

https://monolith.law/corporate/worker-dispatch-contract[ja]

Punti da controllare nel contratto base per l’introduzione di personale

Quando si utilizza un servizio di introduzione di personale, è comune stipulare un contratto base per l’introduzione di personale. Tuttavia, ci sono alcune clausole specifiche per l’introduzione di personale che dovrebbero essere prese in considerazione nel contratto base per l’introduzione di personale.

Di seguito, presenteremo i punti da controllare nel contratto base per l’introduzione di personale, insieme a esempi di clausole specifiche.

Per svolgere un’attività di introduzione di personale, è necessario, in linea di principio, ottenere un permesso per l’attività di introduzione di lavoro a pagamento (Permesso per l’attività di introduzione di lavoro a pagamento giapponese).

Quindi, è importante verificare se tale permesso è stato ottenuto prima di richiedere un’agenzia di introduzione di personale.

Per ulteriori dettagli sul permesso per l’attività di introduzione di lavoro a pagamento, si prega di consultare l’articolo sottostante.

https://monolith.law/corporate/paid-site-job-permission[ja]

Punto 1. Contenuto dell’incarico

Articolo 〇 (Contenuto dell’incarico)
La parte A incarica la parte B di introdurre personale che soddisfi le condizioni di assunzione specificate separatamente da parte A (di seguito denominato “questo incarico”), e la parte B accetta questo incarico.

※ ‘Parte A’ si riferisce all’azienda che cerca personale, ‘Parte B’ si riferisce all’agenzia di collocamento, rispettivamente (lo stesso vale in seguito).

Il contratto base di collocamento del personale è un contratto di incarico in cui un’azienda che cerca personale affida il “lavoro di collocamento del personale” a un’agenzia di collocamento.

Di conseguenza, è necessario stabilire il contenuto del lavoro da affidare nel contratto. Tuttavia, poiché il contratto base di collocamento del personale è un “contratto base”, il contenuto del lavoro che viene stabilito è solitamente un linguaggio astratto come nell’esempio di clausola.

Quindi, per quanto riguarda il contenuto specifico, come il tipo di personale desiderato, l’azienda specifica all’agenzia di collocamento ogni volta che fa una richiesta.

L’espressione “specificato separatamente da parte A” nell’esempio di clausola si riferisce a questa specifica individuale.

Punto 2. Compensazione per l’introduzione di personale

È necessario stabilire nel contratto base di introduzione del personale anche la compensazione (remunerazione per il servizio di introduzione del personale) che l’azienda che recluta il personale deve pagare per l’utilizzo del servizio di introduzione del personale.

Articolo X (Compensazione)
1. Nel caso in cui l’azienda stipuli un contratto di lavoro con il personale introdotto da B e tale personale inizi a lavorare presso l’azienda, l’azienda pagherà a B la remunerazione per questo servizio.
2. La remunerazione stabilita nel paragrafo precedente sarà pari a X% (esclusa l’IVA) del salario annuo teorico del personale introdotto da B.
3. Il salario annuo teorico stabilito nel paragrafo precedente sarà l’importo corrispondente a 12 mesi di stipendio mensile (inclusi stipendio base, bonus, varie indennità, pagamento fisso per straordinari) che si prevede che il personale introdotto da B riceverà nell’anno di assunzione.

I punti importanti nella clausola sulla remunerazione per l’affidamento del lavoro sono i seguenti due punti:

• Condizioni per la generazione di remunerazione
• Metodo di calcolo della remunerazione

Il tasso di mercato per la remunerazione dell’introduzione del personale è “30-35% del salario annuo teorico concordato tra l’azienda che recluta e la persona che decide l’assunzione”. Nel caso di professioni specializzate o posizioni esecutive, può essere impostato più alto, come “40% del salario annuo teorico”.

Spiegherò in dettaglio il “metodo di calcolo della remunerazione” per il salario annuo teorico di seguito.

Condizioni per la generazione di remunerazione

Le agenzie di collocamento del personale sono generalmente a pagamento basato sui risultati, quindi di solito non ci sono costi iniziali.

Il paragrafo 1 dell’esempio di clausola stabilisce le condizioni per la generazione di remunerazione. L’esempio di clausola richiede non solo la conclusione di un contratto di lavoro con il candidato, ma anche l’inizio effettivo del lavoro come requisito per la generazione di remunerazione.

Questo è perché, nel periodo tra la conclusione del contratto di lavoro e l’inizio del lavoro, il candidato può decidere di non cambiare lavoro a causa di un forte tentativo di trattenimento da parte dell’azienda in cui è attualmente impiegato, anche se inizialmente ha espresso l’intenzione di unirsi all’azienda.

Se si stabilisce che la remunerazione deve essere pagata al momento della conclusione del contratto di lavoro con il candidato, il pagamento della remunerazione potrebbe diventare inutile a causa di circostanze successive sconosciute all’azienda che ha assunto il candidato, mettendo l’azienda in una posizione estremamente instabile. Questa è una clausola molto importante.

Metodo di calcolo della remunerazione

Il metodo di calcolo della remunerazione è stabilito nei paragrafi 2 e 3 dell’esempio di clausola.

Nei contratti di introduzione del personale, è comune adottare il concetto di “salario annuo teorico” come metodo di calcolo della remunerazione. Il salario annuo teorico è l’importo del salario annuo previsto che il candidato assunto riceverà se rimane nell’azienda che recluta dall’inizio alla fine dell’anno fiscale.

Il salario annuo teorico include normalmente lo stipendio base, varie indennità e bonus.

Per quanto riguarda il pagamento degli straordinari, ci sono opinioni come “dovrebbe essere incluso come pagamento medio degli straordinari” e “dovrebbe essere incluso solo nel caso di pagamento fisso degli straordinari”, quindi è necessario verificarlo attentamente in anticipo.

Inoltre, l’importo del salario annuo è per il primo anno di assunzione, e se ci sono molte retribuzioni variabili che cambiano a seconda del contenuto e del volume del lavoro, come indennità per il lavoro notturno e straordinario, si utilizza l’importo medio del salario annuo di quell’azienda per il calcolo.

Ad esempio, nel caso di un salario mensile di 300.000 yen + bonus di 2 mesi, il salario annuo teorico sarebbe [salario mensile di 300.000 yen x 14 mesi = salario annuo di 4.200.000 yen], ma nel salario annuo effettivo, ci sono requisiti di servizio per il periodo di valutazione del bonus e la data di pagamento a seconda dell’azienda, quindi varia a seconda della data di assunzione.

Tuttavia, il salario annuo teorico non è un concetto definito per legge, quindi se si utilizza il salario annuo teorico come base per il calcolo della remunerazione, come nel paragrafo 3 dell’esempio di clausola, si dovrebbe sempre stabilire concretamente il metodo di calcolo del salario annuo teorico.

Inoltre, alcune agenzie di collocamento del personale possono stabilire una commissione per i servizi opzionali oltre al servizio di introduzione del personale.

In ogni caso, la remunerazione per l’introduzione del personale è spesso elevata, quindi è importante considerare attentamente in anticipo se la remunerazione e le commissioni sono sostenibili tenendo conto anche della situazione finanziaria della propria azienda.

Punto 3. Restituzione del compenso in caso di dimissioni entro un certo periodo

Articolo 〇 (Restituzione del compenso)
Se il talento introdotto da B si dimette da A entro il periodo specificato di seguito, indipendentemente dalla responsabilità di A, B restituirà una parte del compenso già ricevuto da A come specificato nei seguenti punti.
1. Se si dimette entro un mese dall’assunzione, B restituirà il 70% del compenso ricevuto
2. Se si dimette dopo un mese e entro tre mesi dall’assunzione, B restituirà il 30% del compenso ricevuto

Nel contratto base di reclutamento del personale, è spesso stabilito che una parte del compenso sarà restituita se il talento assunto tramite l’introduzione si dimette entro un certo periodo dopo l’assunzione.

Il compenso per il reclutamento del personale è spesso elevato, quindi se il talento assunto si dimette prima di poter esprimere le sue capacità nell’azienda, nonostante il pagamento del compenso, ciò rappresenta una grande perdita economica per l’azienda che ha assunto.

Di conseguenza, la restituzione del compenso in caso di dimissioni entro un certo periodo è una clausola che le aziende che reclutano personale vorranno sicuramente includere nel contratto.

Il periodo che qualifica per la restituzione e la percentuale del compenso da restituire variano leggermente a seconda dell’agenzia di reclutamento del personale, quindi è importante verificarlo attentamente.

Punto 4. Divieto di transazioni dirette

Articolo ○ (Divieto di transazioni dirette)
1. La Parte A non deve contattare direttamente il personale introdotto dalla Parte B senza il previo consenso di quest’ultima. Tuttavia, ciò non si applica se è trascorso un anno dall’introduzione del personale in questione da parte della Parte B alla Parte A.
2. Nel caso in cui la Parte A violi la disposizione del paragrafo precedente, la Parte B può richiedere come penale il 10% della remunerazione che avrebbe dovuto ricevere nel caso in cui la Parte A avesse assunto il personale in questione.

Il business di reclutamento del personale è un servizio che mette in contatto le aziende che cercano personale e i candidati.

Quindi, per un’agenzia di reclutamento del personale, il fatto che l’azienda e il personale introdotto dall’agenzia stessa effettuino transazioni dirette, impedendo all’agenzia di ricevere una remunerazione, è un grosso problema che mina le fondamenta del business.

Per evitare tale situazione, è normale che nel contratto di reclutamento del personale sia stabilito che l’azienda e il candidato non possono contattarsi direttamente a meno che non abbiano stipulato un contratto di lavoro. Come nell’esempio di clausola, potrebbe essere richiesto il “consenso preventivo”.

Per dare efficacia al divieto di transazioni dirette, è comune stabilire una penalità come quella prevista nel paragrafo 2 dell’esempio di clausola.

Se l’unico obbligo derivante dalla penalità è quello di pagare la remunerazione che l’agenzia di reclutamento del personale avrebbe dovuto ricevere, le aziende che cercano personale potrebbero pensare “basta pagare la remunerazione se le transazioni dirette vengono scoperte”, e la penalità potrebbe non avere un grande effetto deterrente.

Quindi, come penalità per le transazioni dirette, è normale stabilire, oltre all’importo equivalente alla remunerazione dell’agenzia di reclutamento del personale, anche una penale, come nell’esempio di clausola.

Riassunto: Affidatevi a un avvocato per un controllo legale del contratto di intermediazione del personale

Se utilizzato correttamente, il servizio di intermediazione del personale può permettervi di assumere personale di qualità in modo efficiente.

Acquisire buoni talenti è fondamentale per la crescita dell’azienda, quindi si prevede che il settore dell’intermediazione del personale diventerà sempre più attivo in futuro.

Sia per chi offre il servizio di intermediazione del personale, sia per chi lo riceve, è importante effettuare un controllo legale del contratto in anticipo per evitare problemi.

Per quanto riguarda il contenuto del contratto e le modalità di negoziazione, si consiglia di consultare un avvocato esperto in diritto aziendale.

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