Cosa significa valutare l'efficacia del licenziamento disciplinare dovuto all'uso di email private in azienda?

Non è possibile licenziare un dipendente senza un motivo valido. La base fondamentale della legge è che è possibile imporre una sanzione appropriata basata sulla gravità dell’infrazione, se esiste un motivo per la sanzione.

Allora, fino a che punto è accettato il licenziamento disciplinare basato sull’uso di e-mail private durante il lavoro? Per concludere, questo non è un problema che riguarda solo il numero di e-mail, ma una decisione basata su una considerazione complessiva di vari elementi. Inoltre, non è una questione di

• Se esiste un regolamento del lavoro che proibisce l’uso di e-mail private e se il licenziamento è valido se si viola questo regolamento in termini di testo
• Se non esiste un tale regolamento del lavoro, il licenziamento è invalido

Non è una decisione di questo tipo. Vi presento un caso in cui la validità del licenziamento disciplinare basato sull’uso di e-mail private da parte dei dipendenti è stata messa in discussione in un precedente caso giudiziario.

La sorveglianza delle email private non costituisce una violazione della privacy?

Prima di affrontare questa questione, è importante stabilire se, in primo luogo, è legalmente accettabile per un datore di lavoro monitorare le email private dei propri dipendenti. Una sorveglianza eccessiva può diventare problematica in relazione alla privacy dei dipendenti. Questo argomento è trattato in dettaglio in un altro articolo.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

Caso di circa 1600 scambi in 5 anni

Di seguito, presenteremo un caso giudiziario in cui l’efficacia del licenziamento disciplinare dovuto all’uso di e-mail private è stata messa in discussione.

Innanzitutto, c’è un caso in cui un insegnante di una scuola professionale è stato licenziato per motivi disciplinari perché durante l’orario di lavoro ha utilizzato il computer dell’ufficio per registrarsi su un cosiddetto sito di incontri e ha continuato a scambiare un gran numero di e-mail.

L’imputato, utilizzando il computer aziendale e l’indirizzo e-mail della scuola prestati dalla scuola appellante, si è registrato su un sito di incontri e ha inviato e ricevuto un gran numero di e-mail con le donne che ha conosciuto sul sito (circa 800 record di invio e ricezione da settembre 1998 (Heisei 10) a settembre 2003 (Heisei 15), circa la metà dei quali sono stati inviati e ricevuti durante l’orario di lavoro). Per questo motivo, è stato licenziato per motivi disciplinari. Ha chiesto alla scuola la conferma della sua posizione contrattuale, il pagamento di stipendi arretrati e bonus non pagati, sostenendo che il licenziamento disciplinare era un abuso del diritto di licenziamento e quindi invalido.

Il tribunale di primo grado ha ritenuto che le azioni dell’imputato non solo violassero l’obbligo di dedicarsi al lavoro e il mantenimento della disciplina sul posto di lavoro, ma anche mettessero in dubbio la sua idoneità come insegnante e riguardassero l’onore e la reputazione della scuola appellante. Tuttavia, non ha trascurato le sue funzioni didattiche e amministrative e non ha causato gravi problemi alle operazioni scolastiche. Pertanto, il licenziamento disciplinare è stato considerato eccessivo e un abuso del diritto di licenziamento, rendendolo invalido. Il tribunale ha riconosciuto la richiesta di pagamento di stipendi arretrati e bonus non pagati.

In risposta a ciò, nel processo d’appello avviato dalla scuola, il tribunale ha dichiarato:

L’imputato ha inviato e-mail con contenuti che cercano un partner SM utilizzando l’indirizzo in questione, che avrebbe potuto essere riconosciuto come appartenente alla scuola appellante. Queste e-mail avrebbero potuto danneggiare l’onore e la reputazione della scuola appellante solo perché erano in uno stato in cui potevano essere visualizzate da terzi. Questo non ha nulla a che fare con il fatto che l’imputato abbia effettivamente avuto una relazione attraverso queste e-mail. Nonostante l’imputato avesse l’obbligo di dedicarsi al lavoro della scuola appellante durante l’orario di lavoro in base al contratto di lavoro con l’appellante, l’imputato ha inviato e ricevuto un gran numero di e-mail private durante l’orario di lavoro per un lungo periodo di tempo. Se avesse dedicato il tempo e l’energia spesi per queste e-mail al suo vero lavoro, avrebbe ottenuto risultati ancora migliori. Non si può dire che non abbia trascurato i suoi doveri nonostante abbia trascurato il suo dovere di dedicarsi al lavoro in modo così significativo.

Giudizio della Corte d’Appello di Fukuoka, 14 settembre 2005

Il tribunale ha ritenuto che il licenziamento disciplinare fosse appropriato perché violava l’obbligo di dedicarsi al lavoro.

Nonostante non ci fossero regolamenti sull’uso dei personal computer in questa scuola e altri dipendenti li utilizzassero anche per uso privato, la sentenza afferma: “Non si può dire che il grado di infedeltà varia a seconda che la scuola abbia o meno stabilito regolamenti sull’uso dei personal computer, e non ci sono prove che tra i dipendenti della scuola appellante, almeno uno ha ripetutamente inviato e-mail private al livello dell’imputato”.

Non è permesso abusare del computer del posto di lavoro e scambiare un gran numero di e-mail private solo perché “non ci sono regolamenti”. In particolare, nel caso in questione, il contenuto delle e-mail danneggiava l’onore del posto di lavoro, quindi si può dire che una risposta severa era inevitabile.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Caso di circa 1700 scambi in 6 mesi

D’altro canto, c’è un caso in cui un dipendente che aveva scambiato 1700 email private durante l’orario di lavoro in un periodo di sei mesi ha citato in giudizio la sua azienda, affermando che il licenziamento effettuato da quest’ultima era illegittimo. L’azienda imputata aveva valutato che il querelante, che lavorava come ingegnere di sistema con il trattamento di capo reparto in un’azienda di elaborazione delle informazioni, non solo non possedeva abilità sufficienti come ingegnere di sistema, capacità di gestione del progetto e capacità di vendita, ma era anche privo di motivazione per il lavoro e aveva una cattiva performance lavorativa a causa della sua chiara mancanza di abilità. Durante le discussioni in cui l’azienda ha suggerito al querelante di dimettersi, è stato sollevato il problema delle sue email.

L’azienda imputata ha sostenuto che, nonostante il fatto che il computer fosse stato confiscato una volta perché il querelante era troppo preso dalla chat sul computer durante l’orario di lavoro, aveva continuato a inviare circa 1700 email private in sei mesi utilizzando l’IP Messenger di NTT DoCoMo. Il contenuto di queste email variava ampiamente, da inviti a uscire per bere, a messaggi che sembravano molestie sessuali nei confronti delle donne, a richieste di organizzare feste di addio. L’azienda ha sostenuto che tali atti di invio non solo violavano l’obbligo del querelante di concentrarsi sul suo lavoro, ma interferivano anche con il lavoro dei colleghi che li ricevevano, costituendo una grave violazione della disciplina lavorativa e un’evidente violazione dell’obbligo di concentrazione sul lavoro.

In risposta a ciò, il tribunale ha riconosciuto le affermazioni dell’azienda imputata riguardo al numero e al contenuto delle email, affermando: “È chiaro che fare scambi privati durante l’orario di lavoro in questo modo viola le regole del servizio e l’obbligo di concentrarsi sul lavoro. Inoltre, considerando che i computer e altri dispositivi utilizzati dal querelante presso NTT DoCoMo erano stati concessi per l’uso esclusivamente per scopi lavorativi dai clienti, è evidente che tali atti contengono problemi seri”. Tuttavia, il tribunale ha riconosciuto la violazione delle regole del servizio e l’obbligo di concentrarsi sul lavoro, e ha affermato:

Tuttavia, è chiaro anche dall’esperienza che è benefico avere una certa quantità di conversazione privata per mantenere un buon ambiente di lavoro. Considerando che l’uso di computer e altri dispositivi di informazione è generalmente tollerato fino a un certo limite per l’uso privato, l’uso privato del querelante come descritto sopra può essere considerato come leggermente oltre il limite normale in termini di frequenza e contenuto. Tuttavia, se questa fosse una violazione estremamente anomala dell’obbligo di concentrarsi sul lavoro, ci sarebbero state segnalazioni dai molti colleghi che l’hanno ricevuta ai manager dell’azienda imputata, e il problema sarebbe stato immediatamente rilevato, e il querelante avrebbe dovuto essere avvertito o punito in qualche modo. Tuttavia, il fatto che non sia stato considerato un problema fino a quando l’azienda imputata non l’ha sollevato per la prima volta in questo processo

Giudizio del Tribunale Distrettuale di Tokyo, 22 giugno 2007

Il tribunale ha preso in considerazione il fatto che non era stato considerato un problema fino ad allora, che non c’erano tracce di sanzioni disciplinari per comportamenti simili, e che non c’erano stati problemi con i clienti o altri nel caso in questione, e ha riconosciuto la richiesta di conferma dello status, ordinando il pagamento degli stipendi non pagati. Dai due esempi sopra, possiamo dire che le email private non vengono giudicate solo in base al loro numero.

Caso di 32 scambi in 13 mesi

Esiste un caso in cui un dipendente, che è stato licenziato per aver inviato 2-3 e-mail private al mese durante l’orario di lavoro, ha citato in giudizio l’azienda per abuso del diritto di licenziamento.

In questa azienda, esistevano le seguenti regole di lavoro:

• Non utilizzare il computer per scopi diversi dal lavoro all’interno dell’azienda
• Non inviare o ricevere e-mail private all’interno dell’azienda
• Non connettersi a Internet per scopi diversi dal lavoro all’interno dell’azienda

Nonostante queste regole, il querelante, pur essendo durante l’orario di lavoro, ha ripetutamente inviato e ricevuto numerose e-mail non correlate al lavoro e diffamatorie con altri dipendenti, e ha anche inviato e ricevuto numerose e-mail private con altre persone. Questo è stato considerato una violazione delle regole di lavoro.

Il tribunale, pur riconoscendo che alcune delle e-mail del querelante durante l’orario di lavoro erano private, ha dichiarato:

“È comune avere conversazioni non direttamente correlate al lavoro, come chiacchiere, critiche ai colleghi, pettegolezzi, organizzazione di feste aziendali, ecc., durante l’orario di lavoro. Non si può negare che queste attività siano necessarie per formare e mantenere buone relazioni di lavoro. Pertanto, non è possibile considerare tutte queste attività come violazioni dell’obbligo di dedicarsi al lavoro. Inoltre, l’obiettivo principale del divieto di scambio di e-mail private nelle regole di lavoro dell’azienda è prevenire la negligenza del lavoro da parte dei dipendenti che inviano e-mail private durante l’orario di lavoro. Pertanto, il problema dovrebbe essere se lo scambio di e-mail private del querelante ha superato il limite accettabile socialmente e ha causato problemi al lavoro. Solo in questo caso, si può considerare una violazione delle regole di lavoro.” (Sentenza del 18 settembre 2007)

Il tribunale, mantenendo la stessa interpretazione dei precedenti casi, ha dichiarato:

“Le e-mail private inviate dal querelante tra il 5 aprile 2004 (Heisei 16) e il 21 aprile 2005 (Heisei 17), un periodo di circa 13 mesi, sono 32 in totale (① a ③), e la frequenza è solo di 2-3 e-mail al mese. Inoltre, il contenuto include cose inevitabili come rispondere alle chiacchiere di persone correlate ai clienti, rispondere alle consulenze di lavoro da junior della sua alma mater, e organizzare feste aziendali con i dipendenti, e non si può negare la necessità di queste cose. Non ci sono prove che le e-mail abbiano richiesto molto tempo per essere create e abbiano causato problemi concreti al lavoro.” (Ibid.)

Il tribunale ha quindi concluso che “non si può riconoscere che le e-mail private del querelante abbiano superato il limite accettabile socialmente, e non si può considerare una violazione delle regole di lavoro”, rendendo il licenziamento invalido. Indipendentemente dalle regole di lavoro in vigore, è difficile giustificare la questione del numero di e-mail di questo livello.

Caso di 28 interazioni in 7 mesi

X1 e X2, impiegati dell’associazione di mutua sanitaria, hanno contestato le sanzioni disciplinari di declassamento e riduzione dello stipendio inflitte a X1 da Y, e la sanzione di riduzione dello stipendio inflitta a X2. Hanno sostenuto che le ragioni delle sanzioni erano inesistenti o costituivano un abuso del potere disciplinare, rendendole quindi nulle. Hanno chiesto la conferma dell’invalidità di ciascuna sanzione, il pagamento della parte di stipendio detratta a seguito della riduzione, la conferma che X1 mantenesse la posizione di capo reparto prima della sanzione, e il pagamento della differenza di indennità prima e dopo la sanzione.

Le azioni che hanno portato alla sanzione disciplinare nei confronti di X1 erano le seguenti:

• Non aver segnalato al superiore e non aver richiamato un impiegato che sapeva stesse inviando email private durante l’orario di lavoro
• Aver inviato personalmente email private a un impiegato, e le azioni che hanno portato alla sanzione disciplinare nei confronti di X2 erano l’installazione non autorizzata di Yahoo Messenger sul computer e l’invito ad altri impiegati a partecipare a conversazioni utilizzando questo strumento
• Aver utilizzato la chat per contattare privatamente persone esterne durante l’orario di lavoro
• Aver inviato email private tra impiegati utilizzando il computer durante l’orario di lavoro

Il punto principale del contendere era se queste azioni violassero le disposizioni del regolamento del personale dell’associazione che afferma “gli impiegati non devono sprecare o utilizzare per scopi personali le proprietà dell’associazione” e “gli impiegati non devono lasciare il loro posto di lavoro durante l’orario di lavoro senza un motivo valido”, e se anche fossero in violazione, se la sanzione costituisse un abuso del potere disciplinare.

Riguardo alla sanzione per l’uso privato del computer (prima sanzione), è stato stabilito che le email private inviate da X erano chiaramente in violazione del regolamento (divieto di uso personale delle proprietà), in quanto utilizzavano un computer dell’associazione per scopi personali. Tuttavia, è stato esaminato se ciò costituisse un abuso del potere disciplinare. Nonostante la frequenza delle email private di X non fosse elevata, non esistevano regole sull’uso dei computer aziendali nell’associazione, non c’erano stati avvertimenti o richiami per l’uso privato dei computer da parte degli impiegati, e c’erano dubbi sulla equità del metodo di indagine dei registri di comunicazione. Inoltre, la sanzione di riduzione dello stipendio violava l’articolo 91 del “Codice del Lavoro Giapponese” che afferma “la riduzione dello stipendio non deve superare la metà dell’importo medio giornaliero di una singola volta”, rendendo la sanzione di riduzione dello stipendio per X eccessivamente severa e inadeguata secondo il senso comune sociale, e quindi nulla come abuso del potere disciplinare. (Sentenza del Tribunale Distrettuale di Sapporo, 26 maggio 2005 (anno 2005 del calendario gregoriano))

Riguardo alla frequenza, nel caso di X1, è stato affermato che si trattava solo di 28 volte in circa 7 mesi. L’associazione ha sostenuto che, dato che gli attori avevano cancellato i registri di comunicazione, si poteva presumere che ci fossero stati molti usi privati, ma il tribunale ha respinto questo argomento, affermando che “la sanzione disciplinare è una sorta di punizione, quindi una sanzione basata su semplici supposizioni o congetture senza prove non dovrebbe essere permessa”.

Riassunto

All’inizio di questo articolo, abbiamo posto la questione di quanti e-mail private possono essere considerate problematiche. Tuttavia, il problema non riguarda solo il numero di e-mail private. Si pone la questione delle condizioni, dell’ambiente, della frequenza e del tipo di e-mail private che vengono scambiate. Se le e-mail private diventano un problema sul posto di lavoro o in altri contesti, sarebbe consigliabile consultare un avvocato esperto prima che la situazione si aggravi.