Metodi di risoluzione dei conflitti lavoro-gestione nel diritto del lavoro giapponese: panoramica del sistema e utilizzo strategico

Nella gestione aziendale, i conflitti di lavoro tra impiegati e datori di lavoro, ovvero i conflitti industriali, rappresentano purtroppo uno dei rischi gestionali difficili da evitare. Questi conflitti possono spaziare da questioni relative a diritti e doveri specifici, come salari non pagati o la validità di un licenziamento, fino a problemi riguardanti le relazioni future, come le modifiche alle condizioni di lavoro. Se un conflitto sfocia in un processo legale, l’azienda non solo deve affrontare costi e tempi considerevoli, ma rischia anche di subire danni seri alla reputazione e all’immagine del brand, dato che i processi sono di norma pubblici. Per gestire questi rischi e cercare soluzioni più rapide e flessibili, il sistema legale giapponese incoraggia attivamente l’uso di procedure alternative di risoluzione delle controversie (Alternative Dispute Resolution, ADR), al di fuori del contesto giudiziario. L’ADR prevede l’intervento di un terzo imparziale e neutrale che facilita il dialogo tra le parti per raggiungere un accordo, offrendo alle aziende numerosi vantaggi strategici: riservatezza, velocità, costi ridotti e soluzioni flessibili. Il sistema ADR nel campo del lavoro in Giappone è fornito principalmente da enti amministrativi, al cuore dei quali troviamo le “Prefectural Labour Bureaus” e le “Labour Commissions”. I servizi offerti da queste istituzioni rappresentano un’infrastruttura cruciale per le aziende per affrontare efficacemente la sfida dei conflitti di lavoro. Questo articolo esaminerà in dettaglio il contenuto specifico e il flusso delle procedure degli ADR pubblici in Giappone, e discuterà come le aziende possono utilizzare strategicamente questi sistemi da un punto di vista gestionale.

Conflitti di lavoro e il loro sistema di risoluzione in Giappone

I conflitti di lavoro si distinguono in base alla loro natura in “conflitti individuali di lavoro” e “conflitti collettivi di lavoro”. I primi riguardano dispute tra singoli lavoratori e datori di lavoro, mentre i secondi si riferiscono a dispute tra sindacati e datori di lavoro. Inoltre, a seconda del contenuto del conflitto, questi si classificano in “conflitti di diritto”, che riguardano l’esistenza o meno di diritti previsti dalla legge o dai contratti di lavoro, e “conflitti di interesse”, che mirano alla creazione o modifica di relazioni di diritto futuro, come aumenti salariali o cambiamenti nelle condizioni di lavoro.

Nel contesto delle aziende giapponesi, le relazioni di lavoro si formano all’interno di relazioni umane continue basate su un’assunzione di impiego a lungo termine, il che rende complesse le relazioni una volta che sorge un conflitto. In tali situazioni, un processo giudiziario che stabilisca chiaramente chi ha torto o ragione, anche se vinto dal lato aziendale, può lasciare una frattura difficile da riparare nell’ambiente di lavoro. Al contrario, l’ADR (Alternative Dispute Resolution), mirando alla formazione di un accordo tra le parti, può essere un’opzione superiore al contenzioso per una risoluzione fondamentale del conflitto e per la ricostruzione di una sana relazione di lavoro successiva.

Infatti, i centri di consulenza sul lavoro complessivi istituiti dal Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare in tutto il Giappone ricevono ogni anno oltre 1,2 milioni di consultazioni, dimostrando quanti conflitti potenziali esistano tra lavoratori e datori di lavoro. Questo fatto suggerisce l’importanza per le aziende di comprendere e preparare in anticipo mezzi efficaci per la risoluzione dei conflitti. Anche in casi tipici di “conflitti di diritto”, come quelli che contestano la validità di un licenziamento, spesso si trasformano sostanzialmente in negoziazioni sulle somme di denaro da risolvere, ovvero in “conflitti di interesse”. Questa realtà dei conflitti evidenzia ulteriormente l’utilità dell’ADR, che consente di cercare soluzioni finanziarie flessibili adattate alle circostanze reali delle parti, piuttosto che essere vincolati a un’interpretazione rigorosa della legge come nel contenzioso. Utilizzando l’ADR, le aziende possono trasformare rischi legalmente incerti in costi aziendali prevedibili e gestibili.

Servizi di gestione delle controversie individuali di lavoro presso le Direzioni del Lavoro Prefetturali in Giappone

In tutto il Giappone, le Direzioni del Lavoro Prefetturali forniscono servizi gratuiti per risolvere le controversie tra singoli lavoratori e datori di lavoro, basandosi sulla “Legge per la Promozione della Risoluzione delle Controversie Individuali di Lavoro”. Questo sistema è principalmente composto da tre servizi progressivi.

In primo luogo, vi è la “Consulenza Generale sul Lavoro”. Questo servizio funge da punto di informazione per prevenire le controversie, fornendo consulenza su qualsiasi problema lavorativo a lavoratori e datori di lavoro, con informazioni su leggi e precedenti giurisprudenziali fornite da consulenti specializzati.

In secondo luogo, c’è il servizio di “Consiglio e Guida”. Quando la risoluzione autonoma tra le parti è difficile, il direttore della Direzione del Lavoro Prefetturale può indicare i punti problematici alle parti in disputa e suggerire una direzione per la risoluzione. Tuttavia, questo non ha forza legale vincolante e serve esclusivamente a incoraggiare una risoluzione spontanea da parte delle parti.

Terzo, e di ruolo centrale, è la “Mediazione”. In questo processo, un “Comitato di Coordinamento delle Controversie” composto da esperti in questioni lavorative, come avvocati e professori universitari, facilita il dialogo tra le parti in disputa per risolvere il problema.

Il flusso specifico del processo di mediazione è il seguente: inizia con la presentazione di una richiesta di mediazione da parte di un lavoratore o di un datore di lavoro presso la Direzione del Lavoro Prefetturale competente. Non ci sono costi. Una volta accettata la richiesta, la Direzione del Lavoro invita l’altra parte a partecipare al processo di mediazione. Tuttavia, la partecipazione è volontaria e non si può costringere l’altra parte. Se l’altra parte accetta di partecipare, viene fissata una data per la mediazione, e i mediatori del Comitato di Coordinamento delle Controversie ascoltano di solito separatamente le circostanze di entrambe le parti. Questo processo è completamente privato, quindi non vi è rischio di divulgazione di informazioni interne aziendali o di privacy personale. I mediatori organizzano le rivendicazioni di entrambe le parti e incoraggiano un compromesso. A volte possono anche presentare una proposta concreta di risoluzione. Se entrambe le parti accettano la proposta, il contenuto dell’accordo ha l’efficacia di un contratto di composizione ai sensi del diritto civile e vincola legalmente le parti. Se non si raggiunge un accordo, la mediazione si conclude con un “taglio netto”.

Secondo le statistiche del Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare, i contenuti delle consultazioni sulle controversie individuali di lavoro civile includono “molestie e bullismo” come i più frequenti per molti anni, seguiti da “licenziamenti” e “riduzioni delle condizioni di lavoro”. Questi dati indicano che i problemi nelle relazioni interpersonali sul posto di lavoro sono una causa principale delle controversie in Giappone, suggerendo che le aziende devono adottare politiche del personale proattive non solo per conformarsi alla legge, ma anche per costruire un ambiente di lavoro positivo.

È inoltre degno di nota che, tra le ragioni per la conclusione dei procedimenti di mediazione, la formazione di un accordo si attesta solo intorno al 30%, mentre circa il 65% si conclude senza accordo. Questo alto tasso di interruzione potrebbe sembrare a prima vista un limite del sistema. Tuttavia, da un punto di vista strategico aziendale, è possibile un’interpretazione diversa. Il valore per un’azienda di partecipare al processo di mediazione non risiede esclusivamente nel raggiungimento di un accordo. Anche se non si arriva a un accordo, la partecipazione stessa può essere un ottimo indicatore, in eventuali successivi procedimenti di arbitrato o cause legali, che l’azienda ha adottato un approccio serio alla risoluzione tramite negoziazione. Inoltre, la possibilità di comprendere le affermazioni e le prove della controparte in questo contesto privato e senza costi è un’opportunità preziosa per raccogliere informazioni che possono essere estremamente utili nella definizione di strategie di risposta alle controversie. Pertanto, rifiutare di partecipare alla mediazione quando viene proposta da un lavoratore potrebbe sembrare un modo per evitare una disputa nel breve termine, ma a lungo termine potrebbe spingere l’altra parte verso procedure più pubbliche e conflittuali, risultando potenzialmente svantaggioso per l’azienda. La partecipazione alla mediazione dovrebbe essere vista non solo come un mezzo per risolvere una disputa, ma anche come un processo strategico per valutare e gestire i rischi.

Procedimenti di risoluzione e di conciliazione delle controversie lavorative presso la Commissione del Lavoro in Giappone

Mentre le Direzioni del Lavoro delle prefetture si occupano principalmente di controversie lavorative individuali, le Commissioni del Lavoro, istituite in ogni prefettura e a livello nazionale (Commissione Centrale del Lavoro), sono organi amministrativi con competenze più ampie che gestiscono sia controversie collettive tra lavoratori e datori di lavoro (dispute lavorative) coinvolgendo i sindacati, sia controversie individuali. Le procedure di conciliazione offerte dalla Commissione del Lavoro includono “mediazione”, “conciliazione” e “arbitrato”.

La “mediazione” è un procedimento simile a quello offerto dalle Direzioni del Lavoro delle prefetture, ma si differenzia per la composizione dei suoi membri. I mediatori della Commissione del Lavoro sono generalmente costituiti da rappresentanti dell’interesse pubblico, rappresentanti dei lavoratori e rappresentanti dei datori di lavoro. Questa tripartizione significa che persone che rappresentano le posizioni di ciascuna parte partecipano alla discussione, con il vantaggio che la presenza di membri dal lato del datore di lavoro facilita la ricerca di soluzioni pratiche basate sulla realtà aziendale e sulle pratiche del settore. Il procedimento inizia su richiesta delle parti e i mediatori ascoltano le argomentazioni di entrambi, offrendo consigli per la risoluzione e, talvolta, presentando una proposta di mediazione. Tuttavia, l’accettazione è volontaria.

La “conciliazione” è un procedimento leggermente più formale della mediazione. Come nella mediazione, viene costituita una commissione di conciliazione tripartita che ascolta le argomentazioni delle parti e, se necessario, conduce anche indagini sui fatti. Successivamente, la commissione elabora una proposta ufficiale di conciliazione e raccomanda alle parti di accettarla. Anche se questa proposta non ha forza vincolante, avendo alle spalle un’indagine dettagliata da parte di un organo pubblico, assume un certo peso per le parti. Se entrambe le parti accettano, il contenuto ha la forza di un contratto.

Il procedimento più distintivo e potente è l'”arbitrato”. L’arbitrato inizia solo se entrambe le parti acconsentono all’avvio del procedimento o se esiste una disposizione in tal senso nel contratto collettivo di lavoro. La commissione di arbitraggio è solitamente composta solo da membri che rappresentano l’interesse pubblico e, dopo aver esaminato le argomentazioni di entrambe le parti, emette un “lodo arbitrale” come decisione finale. La caratteristica principale di questo lodo è la sua forza vincolante legale. Il lodo arbitrale ha la stessa efficacia di un contratto collettivo di lavoro e le parti sono legalmente vincolate al suo contenuto. Inoltre, non è possibile presentare ricorso contro questo lodo.

Il procedimento di arbitraggio, a causa della sua finalità e forza vincolante, può essere una spada a doppio taglio per le aziende. Può essere un’opzione valida quando l’impatto di un conflitto prolungato sulla gestione aziendale è significativo o quando un’azienda ha piena fiducia nelle proprie argomentazioni e desidera una risoluzione finale rapida. Tuttavia, una volta che una controversia è stata deferita all’arbitrato, l’azienda perde completamente il controllo sull’esito del conflitto. Il rischio di ricevere un lodo imprevedibile o inaccettabile comporta che l’utilizzo dell’arbitrato dovrebbe essere una decisione di gestione avanzata, presa dopo un’attenta valutazione dei pro e dei contro legali e aziendali.

Confronto Strategico tra le Procedure di Risoluzione dei Conflitti

Come abbiamo visto finora, il diritto del lavoro giapponese offre una varietà di opzioni ADR (Alternative Dispute Resolution) attraverso due enti pubblici: le Direzioni del Lavoro Prefetturali e le Commissioni del Lavoro. Determinare quale procedura scegliere in base alla natura e alle circostanze del conflitto che un’azienda sta affrontando, o come rispondere a una procedura avviata dalla controparte, diventa una strategia cruciale nella risoluzione dei conflitti.

Per prima cosa, se distinguiamo i tipi di conflitti, l’assenso delle Direzioni del Lavoro Prefetturali è specializzato in dispute individuali con i lavoratori, mentre le Commissioni del Lavoro coprono un campo più ampio, che va dai conflitti collettivi con i sindacati alle dispute individuali.

In secondo luogo, dal punto di vista della forza esecutiva delle procedure, esiste una chiara gerarchia. La partecipazione alle procedure di assenso delle Direzioni del Lavoro Prefetturali e alle procedure di assenso e mediazione delle Commissioni del Lavoro è completamente volontaria, così come l’accettazione delle proposte di risoluzione. Queste procedure sono intese a supportare la formazione di un accordo volontario tra le parti. Al contrario, l’arbitrato delle Commissioni del Lavoro richiede il consenso di entrambe le parti per iniziare, ma una volta avviato, il processo e il risultato (la decisione arbitrale) sono legalmente vincolanti per le parti e non è possibile presentare ricorso. Questa caratteristica di “iniziare volontariamente e terminare obbligatoriamente” è la principale distinzione dell’arbitrato.

Un’altra differenza significativa è la composizione degli organismi terzi neutrali. Mentre il comitato di coordinamento delle dispute delle Direzioni del Lavoro Prefetturali è composto principalmente da esperti legali, l’assenso e la mediazione delle Commissioni del Lavoro sono gestiti da una tripartizione composta da rappresentanti dell’interesse pubblico, dei lavoratori e dei datori di lavoro. Questa composizione tripartita permette un esame da molteplici prospettive e può portare a soluzioni soddisfacenti per le aziende, in particolare riflettendo il punto di vista dei datori di lavoro.

Tutte queste procedure hanno il vantaggio comune di essere gratuite e private. Questo è un grande vantaggio rispetto ai procedimenti giudiziari, che sono costosi, richiedono tempo e i cui contenuti sono pubblici.

La tabella seguente confronta le principali caratteristiche di queste procedure.

Riassunto

Come abbiamo esaminato in questo articolo, il sistema di risoluzione alternativa delle controversie (ADR) sotto la legge giapponese del lavoro è ben strutturato attraverso le Direzioni del Lavoro Prefetturali e le Commissioni del Lavoro, offrendo un quadro diversificato e multilivello. Questi sistemi condividono vantaggi comuni come la riservatezza, la rapidità e il basso costo, e possono servire come strumenti potenti per le aziende per gestire flessibilmente e strategicamente il rischio inevitabile di conflitti lavorativi senza dover ricorrere a procedure giudiziarie pubbliche e rigide. Dalle procedure basate sul consenso, come la mediazione e la conciliazione, fino all’arbitrato, che richiede una decisione finale e vincolante, è possibile scegliere il mezzo più adatto in base alle circostanze specifiche del conflitto e agli obiettivi strategici dell’azienda. Comprendere correttamente questi sistemi e utilizzarli in modo appropriato è essenziale non solo per risolvere singoli conflitti, ma anche per proteggere la reputazione dell’azienda e mantenere o costruire relazioni lavorative sane.

Tuttavia, per navigare con successo in queste procedure, non è sufficiente avere solo conoscenze legali. È richiesta una profonda comprensione delle pratiche operative di ciascuna istituzione, della dinamica delle negoziazioni e, a volte, delle consuetudini non documentate. Il nostro studio legale Monolith ha rappresentato un gran numero di clienti aziendali in Giappone, accumulando una vasta esperienza che va dalla mediazione delle Direzioni del Lavoro Prefetturali ai procedimenti di coordinamento delle Commissioni del Lavoro, come descritto in questo articolo. Nel nostro studio sono presenti avvocati che parlano inglese e possiedono anche qualifiche legali straniere, il che ci permette di fornire supporto legale basato su comunicazione fluida e intuizioni approfondite anche per le sfide uniche che le aziende affrontano nel loro sviluppo di affari internazionali. Se avete problemi relativi ai conflitti lavorativi, non esitate a consultare il nostro studio.