Spiegazione delle principali regolamentazioni su salario, orario di lavoro e ferie nel diritto del lavoro giapponese

Nell’ambito della gestione di un’impresa in Giappone, una profonda comprensione delle normative relative al diritto del lavoro, in particolare quelle che riguardano il pagamento dei salari, le ore di lavoro e le ferie, non è solo una questione di gestione delle risorse umane, ma rappresenta un elemento fondamentale nella gestione del rischio legale aziendale. Queste normative sono state concepite per proteggere la stabilità e la salute dei lavoratori e il loro rispetto costituisce un obbligo legale imposto alle imprese. La Legge Giapponese sulle Norme del Lavoro (Japanese Labor Standards Act) stabilisce regole dettagliate che vanno dai principi rigorosi sul metodo di pagamento dei salari, alle regolamentazioni complesse sui limiti del lavoro straordinario con una struttura gerarchica complessa, agli obblighi del datore di lavoro per garantire l’acquisizione delle ferie annuali pagate, fino a disposizioni speciali per proteggere lavoratori specifici come donne e minori. Queste regole hanno un impatto diretto sulla gestione quotidiana delle imprese, sulla progettazione dei sistemi retributivi e sul contenuto dei contratti di lavoro. In questo articolo, esamineremo questi temi importanti da una prospettiva professionale e pratica, basandoci sulla legislazione giapponese e sui principali casi giudiziari.

Principi fondamentali del pagamento dei salari

L’articolo 24 della Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone stabilisce cinque principi fondamentali per il pagamento dei salari, con l’obiettivo di garantire la stabilità della vita dei lavoratori . Questi principi, noti come “i cinque principi del pagamento dei salari”, costituiscono la base delle pratiche di pagamento dei salari in Giappone. Sebbene siano requisiti legali rigorosi, sono previste eccezioni per adattarsi alle pratiche commerciali moderne. Tuttavia, per applicare tali eccezioni, è essenziale seguire le procedure rigorose stabilite dalla legge, piuttosto che affidarsi a semplici accordi verbali.

Principio del pagamento in valuta

In primo luogo, i salari devono essere pagati nella valuta legale del Giappone, ovvero in contanti . Questo principio vieta il pagamento in beni (come i prodotti dell’azienda) che possono avere un valore instabile o essere difficili da convertire, assicurando che i lavoratori ricevano una contropartita di valore stabile.

Esistono importanti eccezioni a questo principio. La più comune è il trasferimento bancario, previo consenso individuale del lavoratore. In questo caso, il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore possa prelevare il denaro in contanti nella data di pagamento stabilita. Inoltre, grazie a recenti riforme legislative, è ora possibile effettuare pagamenti dei salari, con il consenso del lavoratore, su conti di operatori di trasferimento di fondi designati dal Ministro della Salute, del Lavoro e del Welfare, un metodo noto come “pagamento digitale”. In ogni caso, il chiaro consenso di ciascun lavoratore è essenziale e non è consentito al datore di lavoro imporre unilateralmente un metodo di pagamento.

Principio del pagamento diretto

In secondo luogo, i salari devono essere pagati direttamente al lavoratore, senza intermediari . Questo principio mira a prevenire l’intercettazione dei salari da parte di terzi. Pertanto, anche i genitori o i rappresentanti legali del lavoratore non possono ricevere i salari al posto del lavoratore, tranne in casi eccezionali, come quando il lavoratore non può ricevere il salario a causa di malattia e un familiare agisce come “messaggero” per trasmettere la volontà del lavoratore.

Principio del pagamento integrale

In terzo luogo, i salari devono essere pagati per intero . È vietato al datore di lavoro detrarre unilateralmente dal salario somme come danni e interessi (compensazione). Tuttavia, ci sono eccezioni a questo principio. È possibile detrarre legalmente imposte sul reddito, tasse locali e contributi previdenziali, così come previsto da altre leggi. Per la detrazione di voci non basate su leggi, come l’affitto di alloggi aziendali o le quote sindacali, è necessario stipulare un accordo scritto (cosiddetto accordo collettivo) con un sindacato che rappresenti la maggioranza dei lavoratori o con un rappresentante della maggioranza dei lavoratori. Recenti sentenze giudiziarie hanno stabilito che, oltre all’accordo collettivo, è necessaria una disposizione nelle regole aziendali che giustifichi la detrazione, evidenziando la necessità di seguire procedure rigorose.

Principio del pagamento almeno mensile e del pagamento in una data specifica

I principi quarto e quinto stabiliscono che i salari devono essere pagati “almeno una volta al mese” e “in una data specifica” . Questi due principi sono volti a garantire ai lavoratori un reddito regolare e prevedibile, contribuendo alla stabilità della loro vita. “Una data specifica” deve essere chiaramente definita, come “il 25 di ogni mese”, e non sono ammesse designazioni vaghe come “tra il 20 e il 25 di ogni mese” o date che variano significativamente ogni mese, come “il terzo venerdì di ogni mese”.

Questi principi non si applicano a pagamenti straordinari come bonus o liquidazioni .

Lavoro Straordinario, Festivo e Notturno e il Sovrapprezzo Salariale Secondo la Legge Giapponese

La Legge sulle Norme del Lavoro in Giappone (Japanese Labor Standards Act) tutela la salute dei lavoratori imponendo limiti rigorosi alle ore di lavoro. Di principio, la durata del lavoro non deve superare le 8 ore al giorno e le 40 ore settimanali (articolo 32 della Legge sulle Norme del Lavoro in Giappone). Far lavorare i dipendenti oltre queste ore legali o durante i giorni di riposo previsti per legge è considerato un’eccezione alla norma.

Il presupposto per il lavoro straordinario: l’Accordo Articolo 36 in Giappone

Per poter richiedere ai lavoratori di effettuare ore di lavoro straordinario oltre l’orario di lavoro legale o di lavorare nei giorni di riposo previsti dalla legge, il datore di lavoro deve stipulare un accordo scritto con il sindacato dei lavoratori che rappresenta la maggioranza dei lavoratori nel luogo di lavoro, o, in assenza di tale sindacato, con un rappresentante che rappresenti la maggioranza dei lavoratori. Questo accordo deve poi essere notificato all’Ufficio di Sorveglianza delle Norme del Lavoro competente. Tale accordo è comunemente noto come “Accordo Articolo 36” (o “Saburoku kyoutei”), in riferimento all’articolo 36 della Legge Giapponese sulle Norme del Lavoro. Negli ultimi anni, si raccomanda di effettuare questa notifica utilizzando il sistema di domanda elettronica del governo, “e-Gov”, che permette anche alla sede centrale di presentare notifiche collettive per più luoghi di lavoro.

Regolamentazione del limite massimo di lavoro straordinario

A seguito della riforma legislativa del 2019 (Reiwa 1), è stato introdotto un limite massimo rigoroso, con relative sanzioni, per il lavoro straordinario estendibile tramite l’accordo 36. Questa regolamentazione rappresenta una misura cruciale per prevenire problemi gravi come la morte per eccesso di lavoro. La regolamentazione è strutturata su due livelli. In principio, il limite massimo di lavoro straordinario è fissato a 45 ore mensili e 360 ore annuali.

In secondo luogo, solo in casi di circostanze speciali e temporanee, come un improvviso aumento del volume di lavoro, è consentito superare questo limite principale stabilendo una “clausola speciale” nell’accordo 36. Tuttavia, anche quando si applica la clausola speciale, esistono limiti assoluti che non possono essere superati, come stabilito dalla legge:

• Il lavoro straordinario non deve superare le 720 ore all’anno.
• La somma del lavoro straordinario e del lavoro nei giorni festivi deve essere inferiore a 100 ore al mese.
• La somma del lavoro straordinario e del lavoro nei giorni festivi, calcolata come media in qualsiasi periodo consecutivo di 2, 3, 4, 5 o 6 mesi, non deve superare le 80 ore mensili.
• È permesso superare le 45 ore mensili di lavoro straordinario solo fino a 6 volte all’anno.

Questi limiti si applicano a tutte le imprese, sia grandi che piccole. Inoltre, settori che erano stati precedentemente esentati, come l’edilizia, il trasporto con veicoli automobilistici e la professione medica, saranno soggetti a questi limiti massimi a partire da aprile 2024 (Reiwa 6), sebbene con alcuni criteri differenti.

Tassi di Maggiorazione Salariale

In base all’articolo 37 della Legge sulle Norme del Lavoro Giapponese, i datori di lavoro hanno l’obbligo di pagare una maggiorazione salariale per il lavoro straordinario, il lavoro festivo e il lavoro notturno, oltre alla retribuzione normale. I tassi minimi di maggiorazione previsti dalla legge sono i seguenti:

• Lavoro straordinario (lavoro oltre l’orario di lavoro legale): almeno il 25%
• Lavoro festivo (lavoro nei giorni di riposo previsti dalla legge): almeno il 35%
• Lavoro notturno (di norma dalle 22:00 alle 5:00): almeno il 25%
• Lavoro straordinario oltre le 60 ore mensili: almeno il 50%

Questo tasso di maggiorazione più elevato per il lavoro straordinario oltre le 60 ore mensili funge da incentivo economico per scoraggiare le lunghe ore di straordinario. Queste normative non devono essere intese come una semplice collezione di cifre individuali, ma come un sistema strutturato per limitare il lavoro eccessivamente prolungato da molteplici prospettive. La regolamentazione del limite massimo di ore lavorative limita fisicamente il tempo di lavoro, mentre i tassi di maggiorazione salariale impongono un onere economico, creando complessivamente una struttura che promuove la riduzione dell’orario di lavoro.

Requisiti legali del sistema di retribuzione fissa per straordinari in Giappone

Non sono poche le aziende che introducono un sistema di pagamento di una parte dello stipendio come “retribuzione fissa per straordinari” per un numero predeterminato di ore di lavoro supplementare. Tuttavia, affinché questo sistema sia legalmente valido, è necessario soddisfare requisiti molto rigorosi. Il requisito costantemente richiesto dai tribunali è quello della “chiara distinzione”. Questo significa che deve essere possibile distinguere chiaramente, in termini monetari, la parte dello stipendio che rappresenta la retribuzione per le ore di lavoro normali da quella che rappresenta la retribuzione aggiuntiva per il lavoro straordinario e simili.

Un caso di riferimento in questo contesto è il caso International Automobile (sentenza della Corte Suprema del 30 marzo 2020). In questo caso, la Corte Suprema ha chiarito che non è sufficiente che i nomi siano distinti solo nella busta paga, ma è necessario esaminare se il pagamento abbia effettivamente la natura di una retribuzione aggiuntiva. Nel sistema retributivo in questione, quando si calcolava la retribuzione a provvigione, l’importo della retribuzione aggiuntiva pagata (corrispondente alla retribuzione fissa per straordinari) veniva dedotto. La Corte Suprema ha giudicato che un tale sistema, in realtà, non fa altro che pagare una parte della retribuzione a provvigione dovuta sotto un nome diverso, mancando di sostanza come retribuzione aggiuntiva. Di conseguenza, ha concluso che il sistema non soddisfaceva il requisito della chiara distinzione e quindi era invalido.

Questa sentenza dimostra la forte volontà giudiziaria di non permettere ai datori di lavoro di evitare l’obbligo di pagamento della retribuzione aggiuntiva attraverso la progettazione di sistemi retributivi formali e artificiosi. Per utilizzare efficacemente il sistema di retribuzione fissa per straordinari, è essenziale che tale compenso sia indipendente da altre voci retributive e funzioni puramente come corrispettivo per il lavoro straordinario e simili.

Il quadro legale delle ferie annuali retribuite in Giappone

In Giappone, le ferie annuali retribuite sono un sistema di ferie pagate, istituito dall’articolo 39 della Legge Giapponese sulle Norme del Lavoro, al fine di consentire ai lavoratori di recuperare dallo stress fisico e mentale e garantire loro una vita più serena.

Requisiti e Numero di Giorni per il Conferimento

Il diritto di ottenere il congedo annuale retribuito si applica a tutti i lavoratori che soddisfano i seguenti due requisiti:

1. Avere lavorato continuativamente per sei mesi dalla data di assunzione.
2. Avere una presenza lavorativa di almeno l’80% dei giorni lavorativi in quei sei mesi.

Una volta soddisfatti questi requisiti, al lavoratore verranno concessi 10 giorni lavorativi di congedo annuale retribuito. Successivamente, il numero di giorni concessi aumenta in base agli anni di servizio continuativo, raggiungendo un massimo di 20 giorni per chi ha lavorato per oltre 6 anni e 6 mesi. Il diritto al congedo concesso rimane valido per due anni.

L’Obbligo di Designazione del Periodo per le Ferie Annuali Retribuite

A seguito della riforma legislativa del 2019, ai datori di lavoro è stato imposto un nuovo obbligo in Giappone. Si tratta del dovere di garantire che i lavoratori ai quali sono concesse più di 10 giorni di ferie annuali retribuite usufruiscano di almeno 5 giorni di tali ferie entro un anno dalla data di concessione. Se il lavoratore prende di propria iniziativa più di 5 giorni di ferie, non vi sono problemi; tuttavia, se il numero di giorni di ferie presi non raggiunge i 5, il datore di lavoro deve ascoltare le opinioni del lavoratore e designare il periodo per le ferie. Questa è una misura incisiva volta a eliminare le esitazioni nell’usufruire delle ferie e a promuoverne l’effettiva presa.

Il Diritto del Lavoratore alla Scelta del Periodo di Ferie e il Diritto del Datore di Lavoro alla Modifica del Periodo in Giappone

Il nucleo legale della gestione delle ferie annuali retribuite si basa sulla relazione tra due diritti: “il diritto del lavoratore alla scelta del periodo di ferie” e “il diritto del datore di lavoro alla modifica del periodo”. Il principio è che il lavoratore ha il “diritto di scegliere il periodo” in cui prendere le ferie, secondo la propria volontà. Quando il lavoratore specifica “voglio prendere ferie in questo giorno”, legalmente le ferie sono stabilite.

In contrasto, il datore di lavoro può esercitare il “diritto di modifica del periodo” solo in circostanze estremamente limitate. Questo diritto può essere esercitato solo se concedere le ferie nel periodo specificato dal lavoratore “ostacola il normale svolgimento dell’attività aziendale”, permettendo di richiedere la modifica delle ferie in un altro periodo.

La natura di questo diritto è stata definita dal caso della Forestale di Shiraishi (sentenza della Corte Suprema del 2 marzo 1973 (1973)). In questa sentenza, la Corte Suprema ha stabilito che le ferie annuali retribuite non sono una “richiesta” che necessita dell'”approvazione” del datore di lavoro, ma un “diritto costitutivo” che si realizza attraverso la dichiarazione unilaterale del lavoratore (scelta del periodo). Pertanto, a meno che il datore di lavoro non eserciti il diritto di modifica del periodo, le ferie nel giorno specificato dal lavoratore sono confermate. Inoltre, questa sentenza ha stabilito un importante principio secondo cui lo scopo dell’uso delle ferie è libero per il lavoratore e il datore di lavoro non può rifiutare la concessione delle ferie o esercitare il diritto di modifica del periodo basandosi su tale scopo.

Questa relazione legale è intenzionalmente progettata per essere asimmetrica. Al lavoratore sono concessi diritti forti, mentre al datore di lavoro sono concessi solo diritti difensivi limitati. Pertanto, le pratiche aziendali che richiedono l'”approvazione” del supervisore per la presa delle ferie o che indagano sul “motivo” delle ferie sono inadeguate dal punto di vista legale e comportano rischi di conformità. Nella gestione aziendale, invece di cercare motivi per rifiutare la concessione delle ferie, è richiesto di gestire in modo pianificato la struttura operativa, come garantire il personale sostitutivo, per consentire ai lavoratori di prendere le ferie senza intoppi.

Sospensione del lavoro per cause imputabili al datore e indennità di sospensione secondo la legge giapponese

Quando un’impresa deve sospendere i lavoratori per motivi di gestione aziendale, esiste un sistema per proteggere il sostentamento dei lavoratori. L’articolo 26 della Legge giapponese sulle Norme del Lavoro stabilisce che, se un lavoratore viene sospeso per motivi attribuibili al datore di lavoro, quest’ultimo deve pagare al lavoratore un’indennità (indennità di sospensione) pari ad almeno il 60% della retribuzione media.

Per determinare se sussiste questo obbligo, l’interpretazione della frase “cause imputabili al datore” è di fondamentale importanza. Questo concetto è interpretato molto ampiamente nel diritto del lavoro. Non include solo l’intenzione o la negligenza del datore di lavoro, ma anche le sospensioni causate da ostacoli nella gestione o nell’amministrazione da parte del datore. Ad esempio, la carenza di materie prime, la riduzione degli ordini a causa delle difficoltà economiche della società madre o il guasto delle macchine sono considerati “cause imputabili al datore” anche se non vi è una colpa diretta da parte del datore stesso.

Un importante precedente che supporta questa ampia interpretazione è il caso della Northwest Airlines (sentenza della Corte Suprema del Giappone del 17 luglio 1987). Questa sentenza, relativa a una sospensione del lavoro a seguito di uno sciopero, ha chiarito che lo scopo dell’articolo 26 della Legge sulle Norme del Lavoro è più ampio rispetto alle cause di responsabilità previste dal diritto civile e include tutti i tipi di ostacoli alla gestione aziendale. L’obbligo legale di pagamento è escluso solo nei casi di forza maggiore, come terremoti o tifoni, che si verificano al di fuori dell’attività aziendale e che non possono essere evitati nonostante la massima attenzione da parte del datore di lavoro.

Questa interpretazione legale si basa sulla distribuzione dei rischi associati alla gestione aziendale. I rischi intrinseci all’attività imprenditoriale, come le fluttuazioni del mercato o le circostanze dei partner commerciali, dovrebbero fondamentalmente essere a carico del datore di lavoro, secondo un giudizio di politica sociale. Pertanto, finché la causa della sospensione si verifica all’interno della “sfera di controllo” del datore di lavoro, anche se scaturita da fattori esterni, il datore ha l’obbligo di pagare l’indennità di sospensione minima per garantire il sostentamento dei lavoratori.

Disposizioni di protezione per donne e minori sotto la legge giapponese

La Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone (Japanese Labor Standards Act) tiene conto del contesto storico e delle caratteristiche fisiche, stabilendo disposizioni speciali di protezione per le lavoratrici donne e i lavoratori minori, ritenuti particolarmente bisognosi di tutela.

Protezione della maternità per le lavoratrici

Per salvaguardare la salute delle lavoratrici in gravidanza e dopo il parto (legalmente definite “donne in gravidanza o in periodo di puerperio”), sono state istituite le seguenti disposizioni. In primo luogo, è garantito il congedo pre e post parto (articolo 65 della Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone), che può essere richiesto dalla lavoratrice a partire da sei settimane prima della data prevista per il parto (o quattordici settimane in caso di gravidanze multiple). Il congedo post parto inizia il giorno successivo al parto e dura otto settimane, durante le quali il datore di lavoro non può permettere alla lavoratrice di lavorare, indipendentemente da eventuali richieste. In particolare, le prime sei settimane dopo il parto sono considerate un periodo di assoluto riposo per la ripresa della madre e, anche se la lavoratrice desiderasse lavorare, non le sarebbe permesso. Tuttavia, dopo le sei settimane, la lavoratrice può tornare al lavoro, a condizione che lo richieda e che un medico attesti l’assenza di controindicazioni per le attività da svolgere.

Inoltre, il lavoro delle donne in gravidanza o in periodo di puerperio è soggetto a varie restrizioni. I datori di lavoro non possono impiegarle in lavori che comportano la movimentazione di carichi pesanti o in luoghi dove si disperdono gas nocivi (articolo 64, paragrafo 3 della Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone). Inoltre, se richiesto dalla lavoratrice, non è possibile imporle lavoro straordinario, lavoro nei giorni di riposo o lavoro notturno (articolo 66 della Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone). Queste disposizioni di protezione si dividono in obblighi che scattano su richiesta (come l’esenzione dal lavoro straordinario) e obblighi assoluti che i datori di lavoro devono rispettare indipendentemente da eventuali richieste (come il congedo post parto di sei settimane). Le aziende devono comprendere correttamente queste differenze e stabilire un sistema di gestione del lavoro adeguato a ciascuna situazione.

Protezione dei minori

I lavoratori di età inferiore ai 18 anni (legalmente definiti “minori”) sono soggetti a regolamentazioni particolarmente rigorose per proteggere il loro sano sviluppo fisico e mentale.

In linea di principio, non è possibile far lavorare i minori in ore straordinarie o nei giorni di riposo, e il lavoro notturno (dalle 22:00 alle 5:00) è vietato (articoli 60 e 61 della Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone). Inoltre, è completamente proibito impiegarli in lavori pericolosi o nocivi, come la conduzione di gru o lavori in altezza, e in lavori all’interno di miniere (articoli 62 e 63 della Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone).

Anche per quanto riguarda i contratti, esistono regole speciali. I genitori o i tutori non possono stipulare contratti di lavoro per conto dei minori; i contratti devono essere conclusi direttamente con i minori stessi (articolo 58 della Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone). Inoltre, i salari devono essere pagati direttamente e per intero al minore, e non è permesso che i genitori o altri li ricevano al posto loro (articolo 59 della Legge sulle Norme del Lavoro del Giappone). Queste disposizioni sono misure di protezione importanti per prevenire lo sfruttamento economico dei minori e per evitare che siano costretti a lavorare contro la loro volontà.

Riassunto

Come abbiamo esaminato in questo articolo, le normative relative a salari, orari di lavoro, ferie e la protezione di specifici lavoratori sotto il diritto del lavoro giapponese sono estremamente dettagliate e stratificate. Queste regole non sono semplici linee guida, ma obblighi legali rigorosi che, se violati, comportano sanzioni penali e responsabilità civili. In particolare, le recenti riforme legislative, come la regolamentazione del limite massimo di lavoro straordinario e l’obbligo di usufruire delle ferie annuali pagate, richiedono ai datori di lavoro un impegno ancora maggiore nella gestione attiva del personale. Inoltre, le tendenze giurisprudenziali relative agli stipendi per lavoro straordinario fisso e agli indennizzi per sospensione dell’attività indicano che una risposta formale non è sufficiente e che è la sostanza del sistema ad essere messa in discussione. Comprendere e rispettare queste complesse regolamentazioni è fondamentale per costruire relazioni lavorative sane e garantire la crescita sostenibile di un’impresa.

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