Punti da controllare nel contratto quando si svolge lo sviluppo del sistema in modalità semi-delegata

Attualmente, l’utilizzo dell’IT nella vita quotidiana e nelle attività socio-economiche del nostro paese sta aumentando rapidamente, grazie al miglioramento esponenziale delle prestazioni dei computer e alla diffusione di Internet. Di conseguenza, l’impatto sociale dell’interruzione o del degrado delle operazioni e dei servizi a causa di problemi nei sistemi informativi si sta espandendo giorno per giorno, rendendo l’aumento dell’affidabilità e della sicurezza dei sistemi una grande sfida.

D’altra parte, l’accumulo di contratti per lo sviluppo di sistemi IT, che non era previsto al momento della legislazione, tende a rendere il contenuto delle transazioni poco chiaro. La visualizzazione delle transazioni basate su una stretta comunicazione tra il committente (utente) e il fornitore (venditore), e la chiarificazione dei ruoli e delle responsabilità, sono diventate problematiche.

Inoltre, poiché i sistemi informativi sono ora costruiti combinando vari elementi, stanno iniziando a includere rischi associati a combinazioni che non esistevano prima.

Per migliorare l’affidabilità e la sicurezza di tali sistemi informativi, il Ministero dell’Economia, del Commercio e dell’Industria ha pubblicato delle linee guida. In queste linee guida, viene presentato un contratto modello per lo sviluppo di sistemi, con spiegazioni dettagliate per ogni articolo.

In questo articolo, discuteremo i punti da controllare nel contratto quando si stipula un contratto di tipo semi-delegato per lo sviluppo di sistemi IT, citando le clausole del contratto modello del Ministero dell’Economia, del Commercio e dell’Industria.

Cos’è lo sviluppo di sistemi e il contratto di quasi-delega

Cos’è un contratto di quasi-delega

Il contratto di quasi-delega è definito nel codice civile giapponese (Codice Civile Giapponese) applicando le disposizioni del contratto di delega.

Sezione 10 Delega
Articolo 643 La delega si realizza quando una delle parti incarica l’altra di compiere un atto giuridico e quest’ultima accetta l’incarico.
Articolo 656 Le disposizioni di questa sezione si applicano anche alla delega di affari non giuridici.

Un contratto di quasi-delega è un contratto in cui una persona si impegna a gestire gli affari per conto di un’altra persona. Il delegato ha l’obbligo di eseguire il suo lavoro con la dovuta diligenza di un buon amministratore (dovere di diligenza). Il dovere di diligenza, in parole semplici, significa “fare del proprio meglio”.

Differenze con il contratto d’appalto

Nel contratto di quasi-delega, come menzionato sopra, il delegato ha il dovere di diligenza, ma a differenza del contratto d’appalto, non ha l’obbligo di completare il lavoro. Pertanto, se non esiste un oggetto specifico, il delegato non ha la responsabilità di garantire contro i difetti.
Tuttavia, poiché il delegato ha il dovere di diligenza, in caso di negligenza professionale o grave mancanza di attenzione, potrebbe essere responsabile per i danni derivanti dall’inadempimento del contratto o il contratto potrebbe essere risolto.

Come menzionato sopra, nel contratto di quasi-delega non si ha l’obbligo di completare il lavoro. D’altra parte, nel contratto d’appalto si ha l’obbligo di completare il lavoro. L’articolo seguente spiega cosa succede quando si stipula un contratto d’appalto per lo sviluppo di sistemi.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-for-contracts-of-system-development[ja]

Modello di Clausola di Delega e Punti di Controllo

Servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti

(Implementazione dei servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti)
Articolo ○ Il secondo, dopo aver stipulato il contratto individuale specificato nell’articolo ○, fornirà come servizio di questo progetto un servizio di supporto alla creazione di documenti di definizione dei requisiti da parte del primo, basato su documenti di concetto di sistema informativo, piani di sistematizzazione, ecc. creati dal primo (di seguito denominato “servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti”).

2. Il secondo, basandosi sulla sua conoscenza ed esperienza specialistica in tecnologia dell’informazione, svolgerà servizi di supporto come ricerca, analisi, organizzazione, proposte e consulenza con la dovuta diligenza di un buon amministratore, al fine di garantire che il lavoro del primo sia svolto in modo fluido e appropriato.

La definizione dei requisiti è un’attività che riassume le specifiche di richiesta del sistema (funzioni da realizzare con il software) che l’utente intende costruire, e dipende in gran parte dal contenuto del lavoro dell’utente. Pertanto, in questa sezione, si presume che l’utente svolga il lavoro di definizione dei requisiti e che il fornitore lo supporti sotto forma di un contratto di delega. Tuttavia, non è che il fornitore non ha alcuna responsabilità solo perché è una delega. Poiché ha il dovere di diligenza come delegato, se il supporto alla creazione della definizione dei requisiti non è stato adeguato a causa della negligenza di questo dovere di diligenza, sarà responsabile per l’inadempimento del debito a causa della violazione del dovere di diligenza.

(Conclusione del contratto individuale relativo ai servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti)
Articolo ○ Il primo e il secondo, riguardo ai servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti, decideranno le condizioni di transazione descritte nell’articolo ○, paragrafo ○, dopo la discussione, e stipuleranno un contratto individuale relativo ai servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti.

Per quanto riguarda l’ambito dei servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti, si prevede di stabilirlo in un contratto individuale secondo le condizioni indicate nella clausola precedente.

(Riunione di discussione sulla definizione dei requisiti)
Articolo ○ Il primo, al fine di chiarire o confermare le questioni necessarie per la creazione del documento di definizione dei requisiti, terrà una riunione di discussione sulla definizione dei requisiti (di seguito denominata “riunione di discussione sulla definizione dei requisiti” in questa sezione) a una frequenza ritenuta necessaria, e il secondo parteciperà a questa e implementerà i servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti.

2. Anche il secondo, quando ritiene necessario implementare i servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti, può tenere una riunione di discussione sulla definizione dei requisiti, e il primo parteciperà a questa.

Per la creazione del documento di definizione dei requisiti, che definisce le richieste di lavoro e i requisiti funzionali e non funzionali del sistema, è necessario un lavoro collaborativo tra il dipartimento di lavoro dell’utente, il dipartimento di sistema informativo e il fornitore. Poiché questo processo è di tipo delegato, il primo paragrafo stabilisce che l’utente sarà l’organizzatore e il fornitore, che fornirà il supporto, parteciperà. La chiarificazione o la conferma delle questioni necessarie per la creazione del documento di definizione dei requisiti sarà effettuata in tutte le riunioni di discussione sulla definizione dei requisiti, e l’utente e il fornitore saranno vincolati dai risultati della discussione nella riunione.

Il secondo paragrafo stabilisce che anche il fornitore può tenere una riunione di discussione sulla definizione dei requisiti quando ritiene necessario implementare i servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti.

(Conferma del documento di definizione dei requisiti)
Articolo ○ Quando il primo ha completato la creazione del documento di definizione dei requisiti, il primo e il secondo esamineranno se il documento di definizione dei requisiti è conforme alle questioni decise nella riunione di discussione sulla definizione dei requisiti dell’articolo precedente, entro il periodo stabilito nel contratto individuale (di seguito denominato “periodo di revisione del documento di definizione dei requisiti”), e come prova della conformità, i responsabili di entrambe le parti firmeranno e sigilleranno il documento di definizione dei requisiti. Tuttavia, se, a seguito della revisione, si ritiene che il documento di definizione dei requisiti non sia conforme alle questioni decise nella riunione di discussione sulla definizione dei requisiti, il primo creerà una versione corretta entro un periodo di tempo stabilito dopo la discussione, e il primo e il secondo eseguiranno nuovamente la revisione e la procedura di conferma sopra descritta.

2. Il documento di definizione dei requisiti sarà considerato confermato con la conferma di entrambe le parti secondo il paragrafo precedente.

3. Se, a seguito della correzione del paragrafo ○, è necessario modificare le condizioni del contratto individuale, come il periodo di lavoro e la commissione, si seguirà la procedura dell’articolo ○.

La definizione dei requisiti è la fase in cui si confermano i requisiti necessari per eseguire la progettazione del sistema, ecc., dopo aver ricevuto una proposta di stima approssimativa dal fornitore. Se i requisiti rimangono vaghi, sarà difficile per il fornitore fare una stima accurata, e ci potrebbero essere problemi nella fase di sviluppo successiva. Questo articolo stabilisce la procedura per confermare il documento di definizione dei requisiti, che sarà la base per il lavoro di sviluppo successivo, con la firma e il sigillo del responsabile dell’utente e del fornitore. Poiché potrebbe essere necessario correggere il documento di definizione dei requisiti durante la revisione per la sua conferma, il primo paragrafo, clausola di riserva, stabilisce la procedura in questo caso.

Il secondo paragrafo chiarisce che il documento di definizione dei requisiti è confermato con la conferma di entrambe le parti, l’utente e il fornitore.
Il terzo paragrafo stabilisce che, se, a seguito della correzione del documento di definizione dei requisiti secondo il primo paragrafo, clausola di riserva, il volume di lavoro del fornitore aumenta più del previsto o è necessario prolungare il programma, ecc., e ci sono cambiamenti nelle condizioni del contratto individuale, si dovrebbero fare le modifiche necessarie.

(Fine del lavoro e conferma)
Articolo ○ Entro ○ giorni dopo la conferma del documento di definizione dei requisiti stabilito nell’articolo precedente, il secondo creerà un rapporto di fine lavoro e lo presenterà al primo.

2. Il primo esaminerà il rapporto di fine lavoro entro il periodo stabilito nel contratto individuale (di seguito denominato “periodo di revisione della fine dei servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti”).

3. Se il primo non ha dubbi sul contenuto del rapporto di fine lavoro, firmerà e sigillerà il documento di conferma della fine del lavoro, lo consegnerà al secondo, e confermerà la fine dei servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti.

4. Se il primo non presenta obiezioni per iscritto con motivi specifici durante il periodo di revisione della fine dei servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti, si riterrà che il primo abbia confermato la fine del lavoro alla scadenza del periodo di revisione della fine dei servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti.

Dato che questo processo è di tipo delegato, questo articolo stabilisce la procedura per confermare se il fornitore ha svolto adeguatamente il lavoro di supporto sulla base del dovere di diligenza, registrando il contenuto del lavoro nel rapporto di fine lavoro.
Il primo paragrafo stabilisce l’obbligo di presentare il rapporto di fine lavoro.
Il secondo paragrafo chiarisce il periodo di revisione del rapporto per evitare che la conferma del rapporto si prolunghi.
Il terzo paragrafo stabilisce che la fine dei servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti sarà confermata con la firma e il sigillo dell’utente sul documento di conferma della fine del lavoro.
Il quarto paragrafo stabilisce la presunzione di conferma della fine del lavoro se l’utente non presenta obiezioni per iscritto durante il periodo di revisione della fine dei servizi di supporto alla creazione di definizioni di requisiti. Questa disposizione tiene conto del fatto che se l’utente non effettua la procedura di conferma in tempo per qualche motivo, può ritardare il lavoro successivo o iniziare il lavoro successivo senza chiarire se la conferma è stata effettuata o meno, il che può rendere ambiguo il rapporto di responsabilità tra l’utente e il fornitore.

Creazione del documento di progettazione esterna

(Esecuzione del servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna)
Articolo ○ Il secondo, dopo aver stipulato il contratto individuale specificato nell’articolo ○, fornirà il servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna (di seguito denominato “servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna”) come parte di questo lavoro.
2. Il secondo, sulla base della conoscenza e dell’esperienza specializzata nella tecnologia dell’informazione, svolgerà il servizio di supporto, come ricerca, analisi, organizzazione, proposta e consulenza, con la dovuta diligenza di un buon amministratore, per garantire che il lavoro del primo sia svolto in modo fluido e appropriato.

La creazione del documento di progettazione esterna è un’attività che stabilisce l’uso di parti correlate all’interfaccia, come schermate e report. Il documento di progettazione esterna deve contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al fornitore di sviluppare il programma sulla base di esso. Il documento di progettazione esterna include dettagli sull’uso del formato, ma la parte che può modificare le specifiche di richiesta è l’utente che determina il contenuto del lavoro.
Quindi, questo articolo presuppone che l’utente sia responsabile per il completamento del documento di progettazione esterna e che il fornitore supporti il completamento del documento di progettazione esterna come delegato nel contratto di delega.
Tuttavia, il fatto che si tratti di una delega non significa che il fornitore non abbia alcuna responsabilità, ma ha il dovere di esercitare la dovuta diligenza come delegato. Pertanto, se il supporto alla creazione del documento di progettazione esterna non è stato adeguato a causa della negligenza di questo dovere di diligenza, potrebbe essere ritenuto responsabile per l’inadempimento del debito a causa della violazione del dovere di diligenza.

(Conclusione del contratto individuale relativo al servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna)
Articolo ○ Il primo e il secondo decideranno le condizioni di transazione descritte nel paragrafo 1 dell’articolo 4 attraverso discussioni e stipuleranno un contratto individuale relativo al servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna.

Il campo di applicazione del servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna sarà deciso attraverso un contratto individuale.

(Riunione di discussione sulla progettazione esterna)
Articolo ○ Il primo, al fine di chiarire o confermare i punti necessari per la creazione del documento di progettazione esterna, terrà una riunione di discussione sulla progettazione esterna (di seguito denominata “riunione di discussione sulla progettazione esterna” in questa sezione) a una frequenza ritenuta necessaria, e il secondo parteciperà a questa riunione e svolgerà il servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna.
2. Anche il secondo, quando ritiene necessario per l’esecuzione del servizio di supporto alla progettazione esterna, può tenere una riunione di discussione sulla progettazione esterna, e il primo parteciperà a questa riunione.
3. Se il primo intende modificare il contenuto del documento di definizione dei requisiti a seguito delle discussioni, ecc. nella riunione di discussione sulla progettazione esterna, e se è necessario modificare le condizioni del contratto individuale, come il periodo di lavoro e la commissione, la procedura dell’articolo ○ (modifica del presente contratto e del contenuto del contratto individuale) sarà seguita.

Per determinare l’interfaccia, come schermate e report, è essenziale il lavoro collaborativo tra l’utente e il fornitore per la creazione del documento di progettazione esterna.
Questo processo è di tipo delegato, quindi il paragrafo 1 stabilisce che l’utente è l’organizzatore principale e il fornitore partecipa come supporto. La chiarificazione o la conferma dei punti necessari per la creazione del documento di progettazione esterna viene effettuata in tutte le riunioni di discussione sulla progettazione esterna, e il fornitore e l’utente sono vincolati dai risultati delle discussioni in queste riunioni.
Il paragrafo 2 stabilisce che anche il fornitore può tenere una riunione di discussione sulla progettazione esterna quando lo ritiene necessario per l’esecuzione del servizio di supporto alla progettazione esterna.
Il paragrafo 3 stabilisce che, se l’utente intende modificare il contenuto del documento di definizione dei requisiti a seguito delle discussioni, ecc. nella riunione di discussione sulla progettazione esterna, e se ciò comporta la necessità di modificare le condizioni del contratto individuale, come il periodo di lavoro e la commissione, la procedura di modifica del presente contratto e del contenuto del contratto individuale sarà seguita.

(Conferma del documento di progettazione esterna)
Articolo ○ Quando il primo ha completato la creazione del documento di progettazione esterna, il primo e il secondo controlleranno, entro il periodo stabilito nel contratto individuale (di seguito denominato “periodo di controllo del documento di progettazione esterna”), se il documento di progettazione esterna è conforme al documento di definizione dei requisiti confermato secondo le disposizioni dell’articolo ○ e alle decisioni prese nella riunione di discussione sulla progettazione esterna dell’articolo precedente, e come prova di conferma di conformità, i responsabili di entrambe le parti firmeranno e sigilleranno il documento di progettazione esterna. Tuttavia, se, a seguito del controllo, si scopre che il documento di progettazione esterna non è conforme al documento di definizione dei requisiti confermato secondo le disposizioni dell’articolo ○ e alle decisioni prese nella riunione di discussione sulla progettazione esterna, il primo creerà una versione corretta entro un periodo di tempo stabilito attraverso discussioni, e il primo e il secondo effettueranno nuovamente il controllo e la procedura di conferma sopra descritti.
2. Con la conferma di entrambe le parti secondo il paragrafo precedente, il documento di progettazione esterna sarà considerato confermato.
3. Se, a seguito della correzione del paragrafo 1, è necessario modificare le condizioni del contratto individuale, come il periodo di lavoro e la commissione, la procedura dell’articolo ○ (modifica del presente contratto e del contenuto del contratto individuale) sarà seguita.

Questo articolo stabilisce la procedura per confermare il documento di progettazione esterna creato dall’utente, con il controllo da parte dell’utente e del fornitore e la firma e il sigillo del responsabile.
Esiste la possibilità che sia necessario apportare correzioni a seguito del controllo per la conferma del documento di progettazione esterna, quindi il paragrafo 1 stabilisce la procedura in questo caso.

Il paragrafo 2 chiarisce che il documento di progettazione esterna è confermato con la conferma di entrambe le parti.
Il paragrafo 3 stabilisce che, se a seguito della correzione del paragrafo 1 è necessario modificare le condizioni del contratto individuale, come il periodo di lavoro e la commissione, sarà seguita la procedura di modifica del presente contratto e del contenuto del contratto individuale.

(Fine del lavoro e conferma)
Articolo ○ Il secondo, entro ○ giorni dopo la conferma del documento di progettazione esterna stabilito nell’articolo precedente, creerà un rapporto di fine lavoro e lo presenterà al primo.
2. Il primo controllerà il rapporto di fine lavoro entro il periodo stabilito nel contratto individuale (di seguito denominato “periodo di controllo della fine del servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna”).
3. Se il primo non ha dubbi sul contenuto del rapporto di fine lavoro, firmerà e sigillerà il documento di conferma della fine del lavoro, lo consegnerà al secondo e confermerà la fine del servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna.
4. Se, entro il periodo di controllo della fine del servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna, il primo non presenta obiezioni per iscritto con motivi specifici, si considererà che il primo ha confermato la fine del lavoro alla scadenza del periodo di controllo della fine del servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna.

Questo processo è di tipo delegato, quindi questo articolo stabilisce la procedura per controllare se il fornitore ha svolto adeguatamente il lavoro di supporto sulla base del dovere di diligenza, attraverso un rapporto di fine lavoro che registra il contenuto del lavoro.
Il paragrafo 2 chiarisce il periodo di controllo per evitare ritardi nella conferma del rapporto.
Il paragrafo 3 stabilisce che la fine del servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna viene confermata con la firma e il sigillo dell’utente sul documento di conferma della fine del lavoro.
Il paragrafo 4 stabilisce la presunzione di conferma della fine del lavoro se l’utente non presenta obiezioni per iscritto entro il periodo di controllo della fine del servizio di supporto alla creazione del documento di progettazione esterna. Questa disposizione tiene conto del fatto che, se l’utente non effettua la conferma in tempo per qualche motivo, ciò potrebbe ritardare il lavoro successivo o iniziare il lavoro successivo senza chiarire se la conferma è stata effettuata o meno, il che potrebbe rendere ambiguo il rapporto di responsabilità tra l’utente e il fornitore.

Sviluppo del Software

Subito dopo le norme relative alla fase di progettazione di base, ovvero la fase di progettazione esterna del sistema, seguono le norme relative alla fase di progettazione dettagliata, ovvero la fase di progettazione interna del sistema. Nella fase di progettazione interna del sistema, è normale che l’oggetto di sviluppo e le specifiche siano già stati definiti nelle fasi di lavoro precedenti, quindi nel contratto modello del Ministero dell’Economia, del Commercio e dell’Industria giapponese (METI), è previsto come contratto di appalto. I dettagli sono spiegati nell’articolo seguente.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-for-contracts-of-system-development[ja]

Servizi di supporto alla preparazione e transizione del software

(Implementazione dei servizi di supporto alla preparazione e transizione del software)
Articolo ○ Il secondo contraente, dopo aver stipulato il contratto individuale specificato nell’articolo, fornirà il supporto necessario per il primo contraente per i test di sistema, l’assistenza all’implementazione e all’accettazione, e i test operativi che il primo contraente svolgerà per l’effettiva operatività del software in questione (di seguito denominati “servizi di supporto alla preparazione e transizione del software”).

2. Il secondo contraente, sulla base della sua conoscenza ed esperienza specialistica in tecnologia dell’informazione, fornirà servizi di supporto con la dovuta diligenza di un buon amministratore per garantire che il lavoro del primo contraente sia svolto in modo fluido ed efficace.

Nelle clausole seguenti, si stabiliscono le disposizioni per le clausole da applicare nel caso in cui la preparazione e la transizione del software vengano effettuate in forma semi-delegata. Nella fase di supporto all’accettazione e all’implementazione del sistema, è comune che l’utente agisca in modo proattivo, quindi nel contratto modello del Ministero dell’Economia, del Commercio e dell’Industria, l’utente agisce come principale e il fornitore supporta questa forma, definita come semi-delegata.
Il secondo paragrafo stabilisce che, poiché questo processo è semi-delegato, il fornitore ha l’obbligo di esercitare la dovuta diligenza come delegato.

(Fine del servizio e conferma)
Articolo 32 Il secondo contraente, entro ○ giorni dopo la fine dei servizi di supporto alla preparazione e transizione del software, redigerà un rapporto finale del servizio e lo presenterà al primo contraente.

2. Il primo contraente, entro il periodo stabilito nel contratto individuale (di seguito denominato “periodo di ispezione alla fine dei servizi di supporto alla preparazione e transizione del software”), effettuerà un’ispezione del rapporto finale del servizio.

3. Se il primo contraente non ha dubbi sul contenuto del rapporto finale del servizio, firmerà e sigillerà un documento di conferma della fine del servizio, lo consegnerà al secondo contraente e confermerà la fine dei servizi di supporto alla preparazione e transizione del software.

4. Se il primo contraente non esprime obiezioni per iscritto e con motivazioni specifiche durante il periodo di ispezione alla fine dei servizi di supporto alla preparazione e transizione del software, si considererà che la fine del servizio è stata confermata alla scadenza del periodo di ispezione.

In questo articolo, si stabiliscono le procedure per verificare se il fornitore ha svolto correttamente i servizi di supporto alla preparazione e transizione del software sulla base del dovere di diligenza, in forma semi-delegata.
Il secondo paragrafo stabilisce che il fornitore deve presentare un rapporto finale del servizio al cliente entro un periodo di tempo specificato dopo la fine del servizio.
Il terzo paragrafo stabilisce che il cliente effettuerà la verifica del rapporto finale del servizio dopo aver definito chiaramente il periodo di ispezione.
Il quarto paragrafo stabilisce una presunzione di conferma nel caso in cui il cliente ometta la conferma della fine del servizio nei due paragrafi precedenti.

Determinazione della natura del contratto

Per determinare la natura di un contratto, si deve considerare l’intero contratto e il suo scopo, che può essere di “fornire un prodotto finito” o di “eseguire un lavoro in modo ragionevole” da parte del fornitore. Un indicatore generale è se il contenuto del prodotto da realizzare è stato definito in modo abbastanza concreto e se il progetto è stato portato avanti in vista di questo. Per una spiegazione dettagliata su quali aspetti specifici si dovrebbero concentrare, si prega di fare riferimento all’articolo seguente.