Spiegazione sulle precauzioni nell'uso di agenti di applicazione per sovvenzioni e gli elementi necessari nel contratto

Nell’ambito della gestione di un’azienda, può essere presa in considerazione la possibilità di richiedere vari tipi di sovvenzioni.

Le sovvenzioni sono fondi parzialmente erogati dal governo o dalle autorità locali per sostenere le iniziative delle imprese che si conformano agli obiettivi politici, al fine di realizzare tali obiettivi.

Dato che le sovvenzioni non richiedono in genere un rimborso, rappresentano un grande aiuto per la gestione finanziaria delle aziende.

Tuttavia, non tutti possono ricevere una sovvenzione semplicemente facendo domanda. La domanda di sovvenzione prevede requisiti complessi, e si deve descrivere chiaramente nel modulo di domanda il contenuto dell’attività aziendale basata su questi requisiti.

Dato che i documenti di domanda per le sovvenzioni sono di notevole volume, preparare la domanda mentre si svolgono le normali operazioni aziendali può rappresentare un onere significativo. Per questo motivo, è piuttosto comune affidare la domanda di sovvenzione a consulenti esterni.

Quindi, per le aziende che intendono esternalizzare la domanda di sovvenzione, spiegheremo le questioni da tenere in considerazione riguardo al contratto di consulenza quando si affida l’attività di domanda di sovvenzione.

Procedura per la richiesta di sovvenzioni

Le sovvenzioni, come spiegato inizialmente, sono un sistema che fornisce una parte delle spese necessarie per sostenere gli sforzi delle imprese in linea con gli obiettivi politici del governo nazionale e degli enti locali.

Principalmente, è il Ministero dell’Economia, del Commercio e dell’Industria giapponese (METI) che gestisce la maggior parte delle sovvenzioni.

Quando si richiede una sovvenzione, è necessario ottenere le ultime informazioni sulla richiesta pubblica e il modulo di domanda specificato, e presentare i documenti all’ufficio amministrativo in tempo per la scadenza della domanda di sovvenzione.

In seguito, l’ufficio amministrativo esamina la domanda di sovvenzione e decide se accettarla o meno.

Quindi, l’implementazione del progetto che è l’obiettivo della sovvenzione deve essere effettuata dopo la decisione di accettazione.

Inoltre, le sovvenzioni non vengono erogate immediatamente all’azienda una volta accettate.

Le aziende che ricevono la sovvenzione devono prima sostenere tutte le spese, e solo dopo aver riportato i dettagli dell’implementazione del progetto possono ricevere la sovvenzione.

Le sovvenzioni hanno normalmente un limite di bilancio, quindi non tutte le domande vengono accettate.

Ad esempio, la popolare “sovvenzione per la produzione” tra le imprese ha un tasso di accettazione di circa il 50%.

Per questo motivo, molte aziende affidano la domanda di sovvenzione a consulenti professionali per aumentare le possibilità di passare la revisione.

Inoltre, esiste un “sussidio” che è simile alla sovvenzione. Anche i sussidi, come le sovvenzioni, sono erogati dal governo nazionale e dagli enti locali, e non è necessario restituirli. La differenza tra sovvenzioni e sussidi è che i sussidi possono essere ricevuti se si soddisfano determinati requisiti. Inoltre, i sussidi sono principalmente benefici relativi all’occupazione sotto la giurisdizione del Ministero del Lavoro e del Welfare giapponese.

A chi dovrebbe essere richiesta la domanda di sovvenzione?

Se si decide di esternalizzare la domanda di sovvenzione, a chi dovrebbe essere fatta la richiesta? Per concludere, non è necessaria alcuna qualifica speciale per gestire le domande di sovvenzione. Di conseguenza, ci sono molti operatori che si autodenominano consulenti per le domande di sovvenzione.

Tuttavia, sembra che spesso siano i consulenti qualificati, come i consulenti per le piccole e medie imprese, a gestire le domande di sovvenzione.

Inoltre, ci sono molti casi in cui commercialisti e revisori contabili certificati offrono consulenza per le domande di sovvenzione.

Si dice che ci siano alcuni punti da tenere a mente quando si scrive una domanda di sovvenzione. Pertanto, se si decide di esternalizzare la domanda di sovvenzione, potrebbe essere utile consultare un consulente con una vasta esperienza nelle domande di sovvenzione.

Inoltre, la remunerazione per la domanda di sovvenzione è generalmente divisa in due fasi: un anticipo e una commissione di successo.

In questo caso, l’anticipo è di solito tra 100.000 e 150.000 yen, mentre la commissione di successo è circa il 10% dell’importo concesso. Pertanto, se l’importo della remunerazione è significativamente superiore a questo, potrebbe essere necessario considerare attentamente se fare o meno la richiesta.

Contratto di consulenza per la richiesta di sovvenzioni

Quando si decide di affidare la richiesta di sovvenzioni a un consulente esterno, è necessario redigere e stipulare un contratto di consulenza. In questo articolo, spiegheremo in dettaglio i punti chiave da controllare in un contratto di consulenza.

Nel modello di contratto presentato di seguito, “Parte A” si riferisce alla società che affida la richiesta di sovvenzioni, mentre “Parte B” si riferisce al consulente che si occupa della richiesta di sovvenzioni.

Quando si redige un contratto, si prega di non utilizzare le clausole di esempio riportate di seguito come modello, ma di adattarle alle circostanze reali delle parti coinvolte.

Per quanto riguarda il contenuto di un contratto di consulenza generale, abbiamo fornito una spiegazione dettagliata nel seguente articolo.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Clausole relative al contenuto dell’incarico

Articolo ○ (Contenuto dell’incarico)
La Parte A affida alla Parte B i seguenti compiti (di seguito denominati “Compito Principale”), e la Parte B accetta l’incarico.
(1) Preparazione della domanda di sovvenzione per l’anno fiscale Reiwa ○ (anno gregoriano) e altri documenti necessari
(2) Compiti correlati che sorgono nell’esecuzione del compito specificato nel paragrafo precedente

La clausola centrale in un contratto di consulenza riguarda il contenuto del compito di consulenza che viene affidato. Qui, è importante verificare se il contenuto e l’ambito del compito sono chiaramente indicati. In particolare, è importante specificare quale richiesta di sovvenzione viene affidata.

Le sovvenzioni sono normalmente identificate dall’anno fiscale in cui vengono offerte e dal nome della sovvenzione. Pertanto, è importante confrontare il nome della sovvenzione e altri dettagli con le linee guida di applicazione pubblicate dal governo o dalle autorità locali che offrono la sovvenzione, e verificare che non ci siano errori.

Clausole relative alla remunerazione

Articolo ○ (Remunerazione, ecc.)
Il compenso per il Compito Principale sarà come segue.
(1) Anticipo
La Parte A pagherà alla Parte B un anticipo di ○○ yen (IVA inclusa).
(2) Remunerazione per successo
Se la sovvenzione richiesta attraverso il Compito Principale viene approvata, la Parte A pagherà alla Parte B il ○○% (IVA inclusa) dell’importo approvato.

Una clausola altrettanto importante come quella relativa al contenuto dell’incarico è la clausola relativa alla remunerazione per l’incarico. Come menzionato in precedenza, la remunerazione per la richiesta di sovvenzioni è generalmente strutturata in due fasi: un anticipo e una remunerazione per successo.

Quindi, per le società che affidano la richiesta di sovvenzioni, è necessario verificare se il metodo di calcolo e l’importo della remunerazione sono chiaramente definiti nel contratto di consulenza.

Inoltre, se sono previsti costi o spese che l’azienda deve sostenere oltre all’anticipo e alla remunerazione, è importante verificare in anticipo il contenuto di tali costi per evitare problemi in futuro.

Recentemente, a causa dell’aumento del numero di consulenti che gestiscono le richieste di sovvenzioni, sembra che ci siano consulenti che adottano un sistema di remunerazione per successo completo senza anticipo.

Clausole relative alla subappalto

Articolo ○ (Subappalto)
(1) Se la Parte B intende subappaltare il Compito Principale a un terzo, deve ottenere il consenso scritto della Parte A in anticipo.
(2) Se la Parte B subappalta il Compito Principale a un terzo sulla base del paragrafo precedente, deve imporre al terzo obblighi almeno equivalenti a quelli che ha assunto in base a questo contratto.

A causa delle scadenze di applicazione che si verificano ogni pochi mesi, i consulenti che gestiscono le richieste di sovvenzioni tendono a vedere un’alta concentrazione di lavoro in determinati periodi. Di conseguenza, possono subappaltare la preparazione delle domande di sovvenzione a collaboratori esterni.

Anche in questo caso, è necessario che la parte che affida l’incarico sia in grado di capire se il lavoro è stato subappaltato o meno. Pertanto, nella clausola di esempio sopra, il consenso scritto è richiesto come condizione nel paragrafo 1.

Se si sa fin dall’inizio che il lavoro sarà subappaltato, si potrebbe considerare di includere nel paragrafo 1 della clausola di esempio una frase come “La Parte B può subappaltare il Compito Principale a ○○, e la Parte A accetta questo”.

Per la parte che affida l’incarico, sarebbe meglio ottenere la divulgazione del nome del subappaltatore, se possibile.

Inoltre, i documenti relativi alla richiesta di sovvenzioni contengono informazioni riservate sulla gestione dell’azienda. Pertanto, anche se il lavoro viene subappaltato a un collaboratore esterno, è necessario verificare che almeno siano imposti obblighi di riservatezza al subappaltatore.

Questo è l’obiettivo del paragrafo 2 della clausola di esempio sopra.

Clausole relative alla risoluzione del contratto

Articolo ○ (Risoluzione del contratto)
1. La Parte A o la Parte B può risolvere questo contratto notificando per iscritto all’altra parte se l’altra parte rientra in uno dei seguenti casi.
(1) Quando viola qualsiasi clausola di questo contratto
(2) Quando la sua situazione creditizia peggiora
(3) Quando ci sono altre ragioni per cui non può raggiungere l’obiettivo di questo contratto
2. Se la Parte A rifiuta di ricevere la sovvenzione dopo essere stata selezionata, o se la Parte A non può ricevere la sovvenzione perché non ha attuato il progetto, non può risolvere questo contratto.

Il paragrafo 1 della clausola di esempio è una clausola standard relativa alla risoluzione del contratto. Ciò che è particolarmente problematico nella consulenza per la richiesta di sovvenzioni è il paragrafo 2 della clausola di esempio. La remunerazione per il successo del compito di richiesta di sovvenzioni si verifica normalmente quando la sovvenzione richiesta viene approvata.

Tuttavia, l’effettiva ricezione della sovvenzione da parte della società cliente avviene solo dopo che il progetto approvato è stato attuato. Secondo il paragrafo 2 della clausola di esempio, anche se la società cliente non è in grado di ricevere effettivamente la sovvenzione a causa di circostanze proprie dopo essere stata selezionata, la remunerazione per il successo si verifica comunque.

Se la società cliente non intraprende le procedure necessarie per ricevere la sovvenzione dopo essere stata selezionata, questo non è responsabilità del consulente, quindi è inevitabile che una tale clausola sia inclusa.

Clausole generali

Oltre alle clausole di esempio menzionate sopra, ci sono clausole generali che sono comunemente stabilite nei contratti.

Le clausole generali includono, ad esempio, clausole relative alla responsabilità per i danni, clausole relative alla giurisdizione in caso di controversie con l’altra parte, e clausole relative all’obbligo di riservatezza.

Di questi, l’obbligo di riservatezza è particolarmente importante nella richiesta di sovvenzioni, poiché si forniscono al consulente informazioni altamente riservate, come i piani aziendali e le informazioni finanziarie dell’azienda. Questo è perché c’è un rischio che l’azienda subisca danni se le informazioni vengono divulgate a concorrenti.

Per quanto riguarda l’obbligo di riservatezza, può essere stabilito nel contratto di consulenza, ma data la sua importanza, può anche essere redatto un contratto di riservatezza separato, noto come NDA.

Per quanto riguarda il contratto di riservatezza (NDA), abbiamo fornito una spiegazione dettagliata nel seguente articolo.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Riassunto

Se si utilizza efficacemente un consulente esterno e si viene selezionati per ricevere un sussidio, ciò può portare enormi vantaggi per l’azienda.

Quando si decide di affidare a un esterno il compito di gestire la domanda di sussidio, è fondamentale stipulare un contratto.

È necessario prestare particolare attenzione alla descrizione del lavoro e alla remunerazione, poiché sono aree in cui possono facilmente sorgere problemi. Se avete dubbi sul contenuto del contratto, potete consultare un avvocato esperto in diritto aziendale e ricevere consigli.

Presentazione delle misure adottate dal nostro studio legale

Come sopra menzionato, la creazione di un contratto è necessaria per l’utilizzo sicuro dei servizi di sostituzione dei sussidi.

Lo Studio Legale Monolith è uno studio legale altamente specializzato in IT, in particolare nell’intersezione tra Internet e legge. Nel nostro studio, creiamo e rivediamo contratti per una varietà di casi, che vanno dalle aziende quotate sulla Prima Sezione della Borsa di Tokyo alle startup.

Se avete problemi con i contratti, si prega di fare riferimento all’articolo sottostante.