Apa itu Kontrak Berperingkat dalam Pembangunan Sistem? Penjelasan dengan Mengambil Kira Sebab-Sebab Disyorkan

Dalam projek pembangunan sistem, seringkali kontrak dijalankan dengan cara yang dikenali sebagai kontrak berperingkat. Dalam artikel ini, kami akan menerangkan tentang kontrak berperingkat dalam pembangunan sistem, termasuk sebab-sebab ia disyorkan.

Apa itu Kontrak Bertahap

Secara umum, praktik untuk mengadakan kontrak dilakukan melalui dokumen kontrak. Dengan kata lain, pihak yang membayar (pengguna dalam pembangunan sistem) mengambil alih kewajiban pembayaran, dan pihak yang menerima pekerjaan (vendor dalam pembangunan sistem) menjanjikan untuk memberikan layanan yang sesuai dalam bentuk tertulis. Dengan cara ini, kedua belah pihak berjanji untuk memenuhi kewajiban mereka, yang merupakan inti dari kontrak.

Mengadakan Kontrak Sesuai dengan Sifat Setiap Tahap dan Menyelesaikan Pekerjaan

Namun, dalam hal proyek pengembangan sistem, isi proyek itu sendiri juga bergerak maju melalui beberapa tahap, dan isinya cenderung menjadi kompleks. Mengingat sifat pekerjaan ini, mungkin lebih tepat untuk melanjutkan kontrak dalam beberapa kali. Dengan kata lain, dokumen kontrak yang mengatur seluruh proyek juga harus dibuat dengan mengumpulkan ide secara struktural. Misalnya, sangat disukai dalam praktik untuk membuat kontrak baru untuk setiap tahap. Metode kontrak ini disebut kontrak bertahap. Kontrak model yang disediakan oleh Kementerian Ekonomi, Perdagangan dan Industri Jepang juga didasarkan pada kontrak bertahap ini.

Jenis Kontrak yang Dibuat dalam Setiap Proyek

Kontrak yang sering digunakan dalam pengembangan sistem adalah kontrak kerja dan kontrak kuasi-mandat, dan mereka mengatur seluruhnya dengan menggunakan kedua jenis ini sesuai dengan sifat setiap tahap. Dalam semua tahap pengembangan sistem, misalnya, desain rinci, implementasi program, dan tes unit biasanya menggunakan kontrak kerja. Alasan mengapa tahap-tahap ini cocok dengan kontrak kerja adalah karena kontrak kerja menekankan pada “penyelesaian pekerjaan” sebagai syarat pemenuhan kewajiban, dan mudah untuk mengkonkretkan syarat “penyelesaian” dalam sifat tahap. Untuk “penyelesaian pekerjaan” dalam kontrak kerja, penjelasan rinci diberikan dalam artikel berikut.

https://monolith.law/corporate/completion-of-work-in-system-development[ja]

Di sisi lain, tahap awal pengembangan sistem seperti perencanaan dan definisi persyaratan cenderung menggunakan kontrak kuasi-mandat. Karakteristik tahap ini adalah bahwa seringkali tidak mudah untuk mengklarifikasi syarat “penyelesaian pekerjaan”, dan hubungan kepercayaan antara kedua belah pihak sering menjadi dasar kontrak. Dalam tahap seperti desain dasar dan pengujian integrasi, kontrak kuasi-mandat atau kontrak kerja digunakan tergantung pada sifat proyek. Salah satu poin dalam memilih kontrak mana yang harus dipilih dalam tahap ini adalah sejauh mana kerjasama pengguna diperlukan.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Jika sifat pekerjaan adalah bahwa vendor secara sepihak diminta untuk “menyelesaikan pekerjaan” sebagai kewajiban, maka mungkin lebih mudah untuk memilih kontrak kerja. Namun, jika dalam kenyataannya kerja sama antara pengguna dan vendor tidak dapat dihindari, maka mungkin lebih realistis untuk memberikan perlindungan hukum kepada hubungan berdasarkan kepercayaan antara kedua belah pihak. Untuk perbedaan antara kontrak kerja dan kontrak kuasi-mandat, penjelasan rinci diberikan dalam artikel berikut.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Artikel ini menjelaskan bahwa kontrak kerja cenderung digunakan untuk hal-hal seperti implementasi program, di mana hasilnya mudah diidentifikasi secara spesifik, dan semakin sedikit kecenderungan ini, semakin kuat kecenderungan untuk menggunakan kontrak kuasi-mandat. Dengan cara ini, melihat seluruh proyek sebagai total kontrak kerja dan kontrak kuasi-mandat yang ditandatangani dalam beberapa tahap adalah praktik kontrak berdasarkan kontrak bertahap. Selain itu, dokumen yang mengumpulkan item yang sama sehingga tidak perlu diulang-ulang disebut “kontrak dasar”. Ini mirip dengan mengelompokkan elemen yang sama dalam implementasi program menjadi kelas atau fungsi.

Contoh item yang sering ditulis dalam kontrak dasar adalah, misalnya,

• Definisi istilah yang digunakan berulang kali
• Cara prosedur saat membuat kontrak individu
• Cara mengubah spesifikasi yang harus diwujudkan setelahnya
• Cara pengiriman dan penerimaan hasil setiap tahap
• Cara menjaga kerahasiaan

Fitur-fitur ini adalah bahwa, meskipun kontrak dibagi menjadi tahap yang berbeda, tidak perlu dibedakan menurut tahap karena mereka adalah bagian dari proyek yang sama dan biasanya memiliki konten yang sama. Dengan cara ini, pengaturan yang lebih umum dan serbaguna diekstrak sebagai kontrak dasar, dan pengaturan individu yang harus dibedakan untuk setiap tahap ditempatkan di bawah kontrak dasar sebagai kontrak individu adalah fitur kontrak bertahap. Kontrak bertahap tidak hanya digunakan dalam pengembangan sistem, tetapi juga sering digunakan dalam transaksi komersial yang ditandai oleh ukuran dan kompleksitas. Sebaliknya, konsep yang berlawanan dengan kontrak bertahap yang memiliki struktur kompleks ini adalah kontrak lump sum. Jika subjeknya bukan pengembangan sistem tetapi pemesanan setelan jas khusus, kontrak biasanya cukup dengan satu kali.

Apakah Kelebihan Kontrak Berperingkat?

Jadi, apakah kelebihan menggunakan pendekatan kontrak berperingkat ini? Jika kita mengatur secara lebih spesifik, kita dapat menyebutkan beberapa kelebihan seperti berikut:

Kelebihan Kontrak Berperingkat 1: Lebih Mudah Menghadapi Kebolehubahan Projek Pembangunan

Salah satu kelebihan kontrak berperingkat adalah kemudahan dalam menghadapi kebolehubahan projek pembangunan. Biasanya, projek pembangunan sistem secara berurutan memang pada prinsipnya, berjalan mengikut keperluan yang telah ditentukan sebelumnya, seperti reka bentuk dan pelaksanaan program, dan prosesnya berjalan tanpa henti dan tanpa perlu kembali ke belakang. Namun, kerana kompleksiti produk yang dihasilkan, tempoh pembinaan biasanya berlangsung dalam jangka masa yang sesuai, dan kandungan spesifikasi yang perlu direalisasikan tidak jarang berubah selepas itu. Selain itu, kami telah menjelaskan secara terperinci tentang cara menguruskan perubahan dengan betul terhadap permintaan perubahan spesifikasi selepas ini dalam artikel berikut.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Dengan kata lain, pada masa permulaan projek, matlamat akhir mungkin tidak jelas. Terutamanya dalam projek yang mengandungi elemen-elemen tidak pasti seperti ini, adalah sukar untuk berjanji tentang semua kewajipan secara sekaligus pada masa penandatanganan kontrak. Lebih baik membagi setiap proses, yang dapat menghindari risiko yang tidak perlu bagi kedua-dua pihak, dan juga memudahkan urusan perdagangan.

Kelebihan Kontrak Berperingkat 2: Lebih Mudah Menghasilkan Anggaran yang Tepat

Kelebihan lain yang disebutkan di atas, iaitu “dapat mengelakkan penjaminan terhadap perkara yang tidak jelas”, juga berkaitan dengan kemampuan untuk membuat anggaran dengan tepat. Jika spesifikasi berubah selepas itu, anggaran juga mungkin perlu diubah selepas itu. Kami telah menjelaskan secara terperinci tentang cara mengira semula anggaran dalam keadaan seperti ini dalam artikel berikut.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Walaupun pendekatan terhadap perubahan anggaran yang disebabkan oleh perubahan spesifikasi selepas itu seperti yang dijelaskan dalam artikel di atas, pada dasarnya, menghadapi perubahan seperti ini selepas itu bukanlah sesuatu yang diingini oleh pengguna atau vendor. Adalah lebih baik untuk tidak membuat anggaran yang memerlukan pembetulan dari awal, dan sebaiknya selesai dengan tepat dalam satu kali. Dengan kontrak berperingkat, anda boleh mengharapkan perkara seperti kemudahan membuat anggaran dengan tepat untuk setiap proses, dan mengurangkan kemungkinan perubahan anggaran selepas itu.

Kelebihan Kontrak Berperingkat 3: Lebih Mudah Memahami Kewajaran Jumlah Bayaran dari Sudut Pandang Pembayar

Selain itu, dengan membuat anggaran untuk setiap proses, adalah lebih mudah untuk memahami kewajaran jumlah bayaran untuk keseluruhan projek dari sudut pandang pengguna yang membayar. Seperti yang disebutkan sebelumnya, tidak mudah untuk menghadapi projek berurutan dengan perancangan yang sempurna. Oleh itu, lebih biasa untuk bergerak maju dengan pelbagai perubahan, dan juga perubahan pada anggaran awal. Dalam hal ini, dalam kontrak sekaligus, peluang untuk menjelaskan jumlah anggaran hanya pada masa penandatanganan kontrak awal. Ini bermakna bahawa bagi pengguna, adalah sukar untuk memahami sebab-sebab perbezaan antara anggaran awal dan jumlah pembayaran sebenar pada masa pembayaran. Mengambil kira perkara ini, kontrak berperingkat juga mempunyai kelebihan tertentu bagi pengguna.

Rumusan

Kontrak berbilang tahap adalah sesuai untuk membentuk persetujuan antara kedua belah pihak secara adil dan jelas, dan juga berkesan dalam mencegah masalah di masa depan. Walaupun begitu, mungkin ada yang berfikir, “Sebaliknya, adakah kontrak berbilang tahap mempunyai kelemahan tertentu, dan adakah kontrak individu lebih baik dalam sesetengah kes?” Mengenai perkara ini, jika dipaksa untuk mengatakannya, kerana perlu menandatangani kontrak setiap kali, jika operasi berskala kecil dan jelas akan selesai dengan segera, pendekatan kontrak secara keseluruhan mungkin sesuai. Namun, daripada memfokuskan pada kelemahan yang sangat terhad dari kontrak berbilang tahap, lebih penting untuk memahami sepenuhnya kelebihan kaedah kontrak berbilang tahap yang tepat dan tahan terhadap perubahan. Jika projek adalah berskala tertentu, kita harus menggunakan kaedah ini sebagai sesuatu yang wajar.