Sistem Kelayakan Tinggal di Jepun: Kerangka Undang-Undang Kelayakan Tinggal Berdasarkan Aktiviti, Status, atau Kedudukan dan Impaknya terhadap Amalan Korporat

Di Jepun, penggunaan tenaga kerja warganegara asing telah menjadi strategi pengurusan yang penting dalam pengembangan perniagaan. Namun, untuk tinggal dan menjalankan aktiviti di Jepun, warganegara asing memerlukan apa yang disebut sebagai ‘status kediaman’ yang merupakan kebenaran legal. Undang-undang yang mengatur sistem ini secara keseluruhan adalah ‘Undang-Undang Pengurusan Imigresen dan Pengakuan Pelarian Jepun’ (selanjutnya disebut sebagai ‘Undang-Undang Imigresen’). Undang-undang ini menetapkan kerangka kerja yang ketat untuk mengurus secara legal kandungan dan tempoh aktiviti semua warganegara asing yang masuk dan tinggal di Jepun. Oleh itu, memahami sistem ini dengan tepat bukan hanya masalah prosedur administratif, tetapi juga merupakan elemen penting yang membentuk dasar sistem pematuhan dan strategi sumber manusia syarikat. Yang sangat penting adalah bahawa Undang-Undang Imigresen mengklasifikasikan semua status kediaman ke dalam dua kategori besar berdasarkan jadual yang terkandung dalam undang-undang tersebut. Satu adalah ‘Status Kediaman Jadual Pertama’ yang diberikan untuk menjalankan aktiviti tertentu, dan yang lain adalah ‘Status Kediaman Jadual Kedua’ yang diberikan berdasarkan status atau kedudukan peribadi seseorang. Klasifikasi ini adalah fundamental dalam menentukan lingkup aktiviti yang dibenarkan, oleh itu, sangat penting bagi pengurus perusahaan dan pegawai undang-undang untuk memahami perbezaan ini dengan jelas. Artikel ini akan menjelaskan dasar hukum dan kandungan spesifik kedua kategori status kediaman ini, serta tanggungjawab legal yang harus dipikul oleh syarikat, berdasarkan peraturan dan contoh keputusan mahkamah.

Asas Undang-Undang Sistem Kelayakan Tinggal di Jepun

Sistem kelayakan tinggal di Jepun sepenuhnya dibina berdasarkan Undang-Undang Imigresen Jepun. Artikel 1 Undang-Undang Imigresen Jepun menetapkan tujuannya adalah untuk “mengatur secara adil pengeluaran masuk dan keluar semua orang yang memasuki atau meninggalkan negara ini, serta pengeluaran tinggal semua warga asing yang tinggal di negara ini”. Konsep utama untuk mencapai “pengurusan yang adil” ini adalah “kelayakan tinggal”. Artikel 2, Perenggan 2, Ayat 1 Undang-Undang Imigresen Jepun mendefinisikan “kelayakan tinggal” sebagai klasifikasi aktiviti yang boleh dilakukan oleh warga asing semasa mereka memasuki dan tinggal di Jepun. Warga asing tidak boleh tinggal di Jepun secara prinsipal tanpa memiliki salah satu kelayakan tinggal yang ditetapkan oleh undang-undang ini.

Struktur paling asas sistem ini terletak pada pengelompokan kelayakan tinggal ke dalam dua kategori utama seperti yang dinyatakan dalam Jadual Tambahan Undang-Undang Imigresen. Satu adalah kelayakan tinggal yang tertera dalam “Jadual Tambahan Pertama”, yang diberikan berdasarkan “aktiviti” tertentu seperti aktiviti pekerjaan atau akademik yang dilakukan di Jepun. Yang lain adalah kelayakan tinggal yang tertera dalam “Jadual Tambahan Kedua”, yang diberikan berdasarkan “status atau kedudukan” individu, seperti perkahwinan dengan warga Jepun atau menjadi penduduk tetap. Pengelasan ini membawa perbezaan yang menentukan dalam skop aktiviti yang boleh dilakukan oleh warga asing di Jepun, terutamanya dalam aktiviti pekerjaan. Apabila syarikat ingin menggaji warga asing atau menerima mereka sebagai eksekutif, langkah pertama dalam pengurusan risiko undang-undang adalah untuk memastikan kategori kelayakan tinggal yang dimiliki atau yang mungkin diperoleh oleh individu tersebut. Pengurusan kelayakan tinggal ini melibatkan serangkaian prosedur pentadbiran termasuk permohonan penerbitan “Sijil Pengesahan Kelayakan Tinggal” pada masa masuk baru, permohonan “Kebenaran Perubahan Kelayakan Tinggal” apabila terdapat perubahan dalam aktiviti, dan permohonan “Kebenaran Pembaharuan Tempoh Tinggal” untuk melanjutkan tempoh tinggal. Syarikat perlu mengurus proses-proses ini secara berterusan.

Kelayakan Tinggal Berasaskan Aktiviti: Jadual Pertama

Kelayakan tinggal yang ditetapkan dalam Jadual Pertama diberikan untuk membenarkan warga asing melakukan aktiviti profesional, teknikal, atau perniagaan tertentu di Jepun. Ciri utama kategori ini adalah aktiviti yang boleh dilakukan oleh warga asing yang tinggal di Jepun secara prinsipnya dibatasi dengan ketat dalam lingkungan kelayakan tinggal yang telah diberikan. Ini mencerminkan aspek dasar ekonomi Jepun yang bertujuan untuk menerima bakat dengan kemahiran profesional dalam bidang tertentu secara tepat. Apabila syarikat menggaji warga asing dengan kelayakan tinggal dalam kategori ini, syarikat tersebut bertanggungjawab untuk membuktikan bahawa kepakaran individu tersebut dan tugas pekerjaan yang diberikan oleh syarikat sesuai dengan kategori tertentu yang ditetapkan oleh undang-undang. Berikut adalah penjelasan mengenai kelayakan tinggal utama yang berkaitan rapat dengan pengurusan syarikat.

Pengurusan & Pentadbiran

Kelayakan tinggal ini ditetapkan untuk aktiviti yang melibatkan pengurusan perdagangan atau perniagaan lain di Jepun, atau penglibatan dalam pengurusan perniagaan tersebut. Secara khusus, jawatan seperti wakil direktur atau direktur syarikat berhad, pengurus cawangan, atau pengurus kilang adalah relevan. Syarat-syarat untuk mendapatkan kelayakan tinggal ini adalah ketat. Pertama, perlu ada pejabat fizikal untuk menjalankan perniagaan di dalam Jepun. Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, pejabat maya pada dasarnya tidak diterima. Seterusnya, skala perniagaan harus mempunyai modal berbayar atau jumlah keseluruhan pelaburan sebanyak 5 juta yen atau lebih, atau mempekerjakan sekurang-kurangnya dua kakitangan sepenuh masa yang menetap di Jepun. Bagi mereka yang bekerja dalam posisi pengurusan, diperlukan pengalaman lebih dari tiga tahun dalam pengurusan atau pentadbiran perniagaan, dan mereka harus menerima gaji yang setara atau lebih tinggi daripada gaji yang diterima oleh warga Jepun yang bekerja dalam posisi yang sama. Terutama semasa pembaharuan tempoh tinggal, kesinambungan dan kestabilan perniagaan sering dinilai dengan ketat. Sebagai contoh, jika penyata kewangan menunjukkan kerugian berterusan atau keadaan hutang melebihi aset, mungkin diperlukan untuk mengemukakan rancangan perniagaan tambahan atau dokumen pembiayaan, bukan sekadar memenuhi keperluan formal, tetapi juga kesihatan substantif perniagaan akan dinilai oleh Agensi Pengurusan Imigresen dan Kebangsaan Jepun.

Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional di Jepun

Status kediaman ini menargetkan pelbagai profesion khusus yang luas dan merupakan salah satu kelayakan kerja yang paling sering digunakan dalam praktik. Kelayakan ini dibahagikan kepada tiga bidang utama. Pertama, bidang ‘Teknologi’, yang merujuk kepada pekerjaan yang memerlukan teknik atau pengetahuan dalam bidang sains semula jadi seperti fisika, kejuruteraan, dan lain-lain, dengan contoh klasik termasuk jurutera IT dan jurutera reka bentuk mesin. Kedua, bidang ‘Pengetahuan Humaniora’, yang merujuk kepada pekerjaan yang memerlukan pengetahuan dalam bidang sains sosial seperti undang-undang, ekonomi, sosiologi, dan lain-lain, termasuk perancangan, pemasaran, dan perakaunan. Ketiga, bidang ‘Bisnis Internasional’, yang merujuk kepada pekerjaan yang memerlukan pemikiran atau kepekaan yang berdasarkan pada budaya asing, termasuk penterjemahan, interpretasi, pengajaran bahasa, dan operasi perdagangan luar negeri. Poin terpenting dalam penilaian kelayakan kediaman ini adalah adanya hubungan langsung dan rasional antara latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja pemohon dan isi pekerjaan yang ingin dilakukan di Jepun. Sebagai prinsip, syarat pendidikan adalah lulusan universiti atau lulusan sekolah kejuruan di Jepun dengan gelar ahli. Jika syarat ini tidak dipenuhi, pengalaman kerja lebih dari 10 tahun dalam bidang ‘Teknologi’ atau ‘Pengetahuan Humaniora’, dan lebih dari 3 tahun dalam bidang ‘Bisnis Internasional’, akan dianggap memenuhi syarat pengalaman kerja. Dengan perubahan undang-undang pada tahun 2015 (Heisei 27), kelayakan kediaman yang sebelumnya terpisah untuk ‘Teknologi’ dan ‘Pengetahuan Humaniora & Bisnis Internasional’ telah digabungkan, memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dalam karier kontemporer yang menggabungkan pengetahuan sains dan sains sosial, seperti ketika seorang teknisi dipromosikan menjadi manajer penjualan.

Pertukaran Dalaman Syarikat di Jepun

Status kediaman ini ditetapkan untuk kakitangan yang dipindahkan dari pejabat syarikat di luar negara ke pejabat di Jepun untuk tempoh tertentu. Aktiviti yang layak termasuklah pekerjaan yang sesuai dengan status kediaman ‘Teknologi, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’ di Jepun. Bentuk pertukaran ini termasuk pergerakan antara ibu pejabat dan cawangan dalam syarikat yang sama, serta pergerakan antara syarikat induk, anak syarikat, dan syarikat berkaitan. Syarat paling penting untuk status kediaman ini adalah bahawa pemohon telah bekerja secara berterusan selama lebih dari satu tahun di ibu pejabat, cawangan, atau pejabat lain di luar negara sebelum dipindahkan ke Jepun. Kepentingan strategik status kediaman ini terletak pada fakta bahawa ia tidak mengenakan keperluan kelayakan akademik. Sebagai contoh, pengurus atau jurutera yang cemerlang dengan pengalaman kerja bertahun-tahun tetapi tidak memiliki ijazah universiti boleh ditempatkan di Jepun jika mereka memenuhi syarat kerja lebih dari satu tahun, walaupun mereka tidak memenuhi keperluan kelayakan akademik untuk status kediaman ‘Teknologi, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’. Walau bagaimanapun, status kediaman ini secara eksklusif untuk pergerakan dalam kumpulan syarikat yang sama, jadi tidak memungkinkan untuk berpindah kerja dan bekerja di syarikat lain dengan status kediaman yang sama semasa berada di Jepun. Jika ingin berpindah kerja, permohonan perubahan status kediaman yang lain seperti ‘Teknologi, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’ perlu diajukan.

Profesional Bertaraf Tinggi

“Profesional Bertaraf Tinggi” bukanlah kategori visa khusus, tetapi merupakan sistem preferensial yang dirancang untuk menarik individu asing yang memiliki kemampuan tinggi. Sistem ini menggunakan sistem penilaian berbasis poin, di mana pendidikan, pengalaman kerja, pendapatan tahunan, dan prestasi penelitian pemohon dinilai dan diberikan skor. Jika total skor mencapai 70 poin atau lebih, pemohon akan diberikan status tinggal sebagai “Profesional Bertaraf Tinggi Kelas 1”. Status tinggal ini dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan aktivitas yang menjadi dasarnya: “Profesional Bertaraf Tinggi Kelas 1-i (aktivitas penelitian, dll.)”, “Profesional Bertaraf Tinggi Kelas 1-ro (aktivitas profesional dan teknis)”, dan “Profesional Bertaraf Tinggi Kelas 1-ha (aktivitas manajemen dan bisnis)”. Pemegang status tinggal ini diberikan berbagai keistimewaan, termasuk izin untuk melakukan aktivitas yang melintasi beberapa kategori visa, pemberian periode tinggal selama lima tahun secara otomatis, dan pengurangan signifikan dalam periode tinggal yang diperlukan untuk mengajukan izin tinggal permanen (dari yang biasanya memerlukan 10 tahun menjadi hanya 1 hingga 3 tahun). Selain itu, individu asing yang telah beraktivitas sebagai “Profesional Bertaraf Tinggi Kelas 1” selama lebih dari tiga tahun dapat mengajukan permohonan untuk mengubah status mereka menjadi “Profesional Bertaraf Tinggi Kelas 2”, yang memberikan mereka periode tinggal tanpa batas waktu dan hampir tidak ada batasan aktivitas. Sistem ini mencerminkan niat kebijakan yang jelas dari Jepang untuk menarik dan mempertahankan bakat luar biasa dalam persaingan global untuk mendapatkan talenta, dan dapat menjadi alat yang sangat efektif bagi perusahaan untuk mengamankan tenaga kerja asing berkualitas dan memastikan kontribusi jangka panjang mereka.

Kelayakan Tinggal Berdasarkan Status atau Kedudukan: Jadual Kedua

Berbeza dengan kelayakan tinggal Jadual Pertama yang membenarkan ‘aktiviti’ tertentu, kelayakan tinggal yang ditetapkan dalam Jadual Kedua diberikan berdasarkan ‘status atau kedudukan’ individu yang memohon. Contohnya, menjadi pasangan kepada warganegara Jepun atau menjadi penduduk tetap adalah asas bagi kelayakan ini. Ciri paling menentukan dan penting bagi kelayakan tinggal kategori ini adalah tiadanya sekatan asas terhadap aktiviti di dalam Jepun. Ini juga berlaku untuk aktiviti pekerjaan, di mana secara legal, seseorang boleh bekerja dalam apa jua pekerjaan, dari tugas profesional hingga kerja kasar, selagi ia berada dalam lingkup undang-undang.

Dari perspektif pengurusan perusahaan, warga asing yang memiliki kelayakan tinggal Jadual Kedua adalah tenaga kerja yang paling fleksibel dan memiliki risiko legal yang rendah dalam perekrutan. Pihak perusahaan tidak perlu menjadi penaja untuk mendapatkan kelayakan tinggal tersebut, dan tidak perlu sentiasa mengawal sama ada isi pekerjaan individu itu terletak dalam lingkup kelayakan tinggal tertentu. Memandangkan pemeliharaan kelayakan tinggal tidak bergantung pada hubungan pekerjaan, proses perekrutan dapat dilakukan hampir sama seperti menggaji warganegara Jepun. Oleh itu, jika terdapat beberapa calon yang memiliki kemampuan yang setara, pemegang kelayakan tinggal Jadual Kedua menjadi calon yang sangat menarik bagi perusahaan kerana kemudahan prosedur perekrutan dan kestabilan legal.

Berikut adalah beberapa kelayakan tinggal utama Jadual Kedua:

• Penduduk Tetap: Tempoh tinggal tidak terhad dan tiada sekatan terhadap aktiviti. Secara prinsip, seseorang harus telah tinggal di Jepun secara berterusan selama lebih dari 10 tahun, memiliki kelakuan yang baik, dan mampu menyara hidup secara mandiri sebagai syarat untuk mendapatkan kebenaran.
• Pasangan Warganegara Jepun, dll.: Ini merangkumi pasangan warganegara Jepun, individu yang lahir sebagai anak warganegara Jepun, atau anak angkat khas warganegara Jepun. Tiada sekatan terhadap aktiviti pekerjaan.
• Pasangan Penduduk Tetap, dll.: Ini merangkumi pasangan ‘Penduduk Tetap’ atau ‘Penduduk Tetap Khas’, serta anak-anak yang lahir di Jepun. Kelayakan tinggal ini juga tidak mempunyai sekatan terhadap aktiviti pekerjaan.
• Penduduk Tetap: Ini biasanya merangkumi individu keturunan Jepun atau mereka yang atas sebab tertentu diberikan izin untuk tinggal di Jepun. Menteri Kehakiman akan memberikan kebenaran dengan mempertimbangkan keadaan individu, dan kelayakan tinggal ini juga tidak mempunyai sekatan terhadap aktiviti pekerjaan.

Perbezaan Antara Jadual Pertama dan Jadual Kedua di Bawah Sistem Kelayakan Tinggal Jepun

Seperti yang telah dijelaskan sebelum ini, sistem kelayakan tinggal di Jepun dibahagikan kepada dua kategori asas: Jadual Pertama dan Jadual Kedua. Perbezaan ini menentukan tahap kebebasan aktiviti yang boleh dilakukan oleh warga asing di Jepun dan mempunyai kesan langsung terhadap kewajipan perundangan yang harus dipatuhi oleh syarikat ketika menggaji dan mengurus pekerja asing. Kelayakan tinggal yang tergolong dalam Jadual Pertama diberikan berdasarkan anggapan bahawa individu tersebut akan melakukan aktiviti profesional tertentu, oleh itu, skop aktiviti yang dibenarkan adalah ketat dan terhad. Majikan bertanggungjawab untuk memastikan bahawa pekerja asing tersebut hanya terlibat dalam aktiviti yang dibenarkan. Sebaliknya, kelayakan tinggal Jadual Kedua adalah berdasarkan hubungan peribadi individu dan tidak mempunyai sekatan aktiviti. Oleh itu, majikan boleh menentukan isi kandungan pekerjaan dengan bebas dan beban pengurusan untuk mengekalkan kelayakan tinggal adalah jauh lebih ringan. Memahami perbezaan asas ini dengan jelas adalah penting untuk merancang strategi sumber manusia yang sesuai dan mengelakkan risiko perundangan.

Ringkasan perbezaan antara kedua-duanya boleh dilihat dalam jadual di bawah ini.

Pengurusan Kelayakan Tinggal dan Tanggungjawab Undang-Undang Syarikat di Jepun

Apabila syarikat mempekerjakan warga asing, mereka secara undang-undang diwajibkan untuk memastikan individu tersebut mematuhi skop aktiviti yang dibenarkan oleh kelayakan tinggal yang dipegangnya. Mengarahkan warga asing untuk terlibat dalam aktiviti, terutama aktiviti pekerjaan, yang berada di luar skop yang dibenarkan merupakan ‘aktiviti di luar kelayakan’ dan ini melanggar Undang-Undang Imigresen Jepun. Jika syarikat melanggar peraturan ini, mereka mungkin akan menghadapi tanggungjawab undang-undang yang serius.

Risiko paling langsung yang dihadapi oleh syarikat adalah ‘kesalahan membantu pekerjaan haram’ yang dinyatakan dalam Artikel 73-2 Undang-Undang Imigresen Jepun. Peruntukan ini menetapkan hukuman penjara sehingga tiga tahun atau denda sehingga tiga juta yen, atau kedua-duanya, bagi mereka yang mengarahkan atau memperantara aktiviti pekerjaan haram oleh warga asing dalam urusan perniagaan. Penting untuk diperhatikan bahawa tanggungjawab ini tidak hanya terbatas kepada majikan langsung, tetapi juga boleh melibatkan syarikat yang menerima pekerja asing melalui agensi pekerjaan sementara. Terdapat kes di masa lalu di mana syarikat yang menerima pekerja asing dari agensi pekerjaan sementara menjadi subjek siasatan atas tuduhan membantu pekerjaan haram kerana warga asing tersebut terlibat dalam pekerjaan yang tidak dibenarkan oleh kelayakan tinggalnya. Ini menunjukkan bahawa syarikat perlu memastikan bahawa kelayakan tinggal setiap warga asing yang bekerja di premis mereka sesuai dengan pekerjaan yang sebenarnya mereka lakukan.

Tanggungjawab syarikat tidak terbatas pada hukuman pidana. Potensi tanggungjawab ganti rugi sipil juga ditunjukkan melalui kes-kes peradilan. Keputusan Mahkamah Tinggi Hiroshima pada 26 Mac 2021 (2021) merupakan contoh penting dalam hal ini. Dalam kes tersebut, seorang warga asing yang tinggal dengan kelayakan ‘latihan kemahiran’ telah diarahkan untuk terlibat dalam kerja yang berada di luar skop rencana latihan kemahiran yang dibenarkan dan akibatnya ditangkap atas alasan aktiviti di luar kelayakan. Mahkamah memutuskan bahawa bukan sahaja majikan langsung, iaitu institusi pelaksana latihan, tetapi juga badan pengawas yang mengawasi institusi tersebut, gagal memenuhi kewajiban mereka untuk mencegah aktiviti di luar kelayakan dan oleh itu bertanggungjawab atas ganti rugi berdasarkan tindakan tidak sah. Kes ini dengan jelas menunjukkan bahawa syarikat tidak dapat mengelak dari tanggungjawab akhir terkait kepatuhan walaupun mereka menyerahkan penerimaan tenaga kerja asing kepada agensi luar. Syarikat penerima bertanggungjawab untuk mengawasi agar aktiviti warga asing yang bekerja di bawah pengurusan mereka adalah sah, dan kegagalan dalam melakukan ini dapat mengakibatkan risiko dituntut atas tanggungjawab sipil.

Kesimpulan

Sistem Kelayakan Tinggal di Jepun secara ketat menentukan status hukum aktiviti yang dilakukan oleh warga asing di Jepun. Inti dari sistem ini adalah perbezaan asas antara ‘Kelayakan Tinggal Jadual Pertama’ yang diberikan berdasarkan aktiviti tertentu, dan ‘Kelayakan Tinggal Jadual Kedua’ yang diberikan berdasarkan status peribadi individu tanpa batasan aktiviti. Bagi pengurus syarikat dan pegawai undang-undang di Jepun, memahami perbezaan antara dua kategori ini dengan tepat adalah penting untuk penggunaan strategik bakat asing, pembinaan sistem pematuhan, dan mengelakkan risiko hukum serius seperti kesalahan mempromosikan pekerjaan haram. Pengurusan kelayakan tinggal bukanlah prosedur sekali lalu, tetapi merupakan cabaran pengurusan yang memerlukan perhatian berterusan dan pengetahuan pakar.

Firma Undang-Undang Monolith mempunyai rekod prestasi yang luas dalam menangani isu-isu hukum yang kompleks berkaitan dengan undang-undang imigresen Jepun untuk pelbagai klien domestik. Firma kami dilengkapi dengan peguam Jepun yang mahir dalam bahasa Jepun dan Inggeris, serta pakar dengan kelayakan peguam asing, siap untuk memberikan sokongan kuat kepada syarikat-syarikat yang mengembangkan perniagaan secara global. Kami mampu menyediakan perkhidmatan undang-undang yang optimal berdasarkan pengetahuan pakar, dari permohonan baru untuk mendapatkan kelayakan tinggal, pembinaan sistem pematuhan, hingga penanganan masalah yang timbul. Jika anda memerlukan nasihat mengenai tema ini, sila hubungi Firma Undang-Undang Monolith.