Poin Penting Dalam Mendapatkan Visa Kerja Berdasarkan Jenis Pengambilan Pekerja Asing di Jepun

Dalam persekitaran perniagaan global yang semakin berkembang pada masa kini, adalah penting bagi syarikat-syarikat Jepun untuk mengamankan bakat-bakat terbaik tanpa mengira kewarganegaraan untuk mengekalkan dan meningkatkan daya saing mereka di peringkat antarabangsa. Terutamanya, terdapat peningkatan dalam pengambilan tenaga kerja dari luar negara untuk posisi pengurusan dan mereka yang memiliki pengetahuan profesional yang tinggi. Namun, untuk menggaji warga asing di Jepun, syarikat harus mematuhi prosedur yang kompleks yang ditetapkan oleh Undang-Undang Pengurusan Imigresen dan Pengiktirafan Pelarian Jepun (selanjutnya disebut sebagai ‘Undang-Undang Imigresen Jepun’) dan peraturan yang berkaitan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kehakiman. Walaupun istilah ‘visa’ sering digunakan secara umum, secara legal, ‘visa’ yang dikeluarkan oleh kedutaan untuk memasuki Jepun dan ‘status kediaman’ yang mengatur aktiviti di dalam negara Jepun adalah berbeza. Banyak cabaran yang dihadapi oleh syarikat berkaitan dengan pemerolehan dan pengurusan status kediaman ini. Sistem status kediaman Jepun dijalankan dengan ketat berdasarkan aktiviti yang dibenarkan, dan syarikat mempunyai kewajiban legal untuk memastikan warga asing yang mereka pekerjakan mendapatkan status kediaman yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang dilakukan. Artikel ini akan memberi tumpuan kepada tiga bentuk pengambilan tenaga kerja asing yang biasa dihadapi oleh pengurus dan pegawai undang-undang syarikat: ‘mengangkat warga asing sebagai eksekutif’, ‘menerima pemindahan pekerja dari syarikat berkaitan di luar negara’, dan ‘menggaji warga asing sebagai pekerja kontrak’. Kami akan membincangkan secara terperinci tentang keperluan status kediaman, prosedur permohonan, dan titik-titik undang-undang yang perlu diberi perhatian khusus oleh syarikat, berdasarkan peraturan undang-undang yang spesifik.

Mengangkat Warga Asing sebagai Eksekutif: Kelayakan Tinggal ‘Pengurusan & Pengelolaan’ di Jepun

Apabila mengangkat warga asing sebagai wakil direktur, direktur, atau pengurus seperti ketua divisi bisnis di sebuah syarikat Jepun, secara prinsipil, mereka harus memperoleh kelayakan tinggal ‘Pengurusan & Pengelolaan’. Menurut Jadual Pertama No. 2 Undang-Undang Imigresen Jepun, kelayakan tinggal ini didefinisikan sebagai aktiviti ‘melakukan pengurusan perdagangan atau bisnis lainnya, atau terlibat dalam pengurusan bisnis tersebut di Jepun’. Dalam penilaian kelayakan tinggal ini, bukan hanya latar belakang individu pemohon yang dianggap, tetapi juga substansi, kestabilan, dan kesinambungan bisnis yang akan diurus atau dikendalikan oleh pemohon merupakan elemen penting dalam pengambilan keputusan.

Kriteria Kebenaran Mendarat: Keperluan Berkaitan dengan Asas Perniagaan

Untuk memperoleh status kediaman ‘Pengurusan & Pengelolaan’ di bawah Undang-Undang Imigresen dan Pengiktirafan Pelarian Jepun (Peraturan Menteri yang menetapkan kriteria di bawah Artikel 7(1)(ii)), adalah perlu memenuhi beberapa keperluan yang ditetapkan. Terutamanya bagi perniagaan baru, keperluan ini mesti dibuktikan dengan dokumen objektif.

Pertama, adalah penting untuk memastikan bahawa tempat perniagaan untuk menjalankan aktiviti tersebut telah disediakan di dalam Jepun. Tempat perniagaan ini bukan sekadar alamat hubungan, tetapi harus menjadi pusat fizikal di mana aktiviti perniagaan dijalankan secara berterusan. Oleh itu, pejabat maya yang tidak mempunyai entiti sebenar atau ruang yang disewa untuk jangka pendek secara prinsipnya tidak diterima. Walaupun menggunakan hartanah kediaman sebagai tempat perniagaan adalah mungkin, syarat-syarat ketat seperti kebenaran penggunaan untuk tujuan perniagaan dalam kontrak sewa dan pemisahan yang jelas antara ruang kediaman dan ruang perniagaan harus dipenuhi.

Kedua, pemohon harus secara objektif menunjukkan kemampuan dan kelayakan sebagai pengurus untuk melaksanakan perniagaan. Secara khusus, pengalaman pengurusan & pengelolaan selama lebih dari tiga tahun atau ijazah sarjana yang setaraf atau lebih tinggi dalam bidang pengurusan atau bidang perniagaan yang diuruskan diperlukan.

Ketiga, dari sudut pandangan pencegahan penyalahgunaan sistem dan jaminan kestabilan perniagaan, adalah perlu untuk mempekerjakan sekurang-kurangnya satu kakitangan sepenuh masa.

Keempat, skala perniagaan harus memenuhi standard tertentu. Bagi syarikat berhad, jumlah modal saham harus lebih dari 30 juta yen, dan bagi syarikat perkongsian, jumlah keseluruhan sumbangan harus lebih dari 30 juta yen.

Kelima, untuk mengendalikan perniagaan dengan lancar di Jepun dan berkomunikasi dengan baik dengan pelanggan dan pekerja, kemahiran berbahasa Jepun yang memadai diperlukan bagi pemohon atau kakitangan sepenuh masa.

Keenam, adalah penting bahawa kestabilan dan kesinambungan perniagaan dapat diakui. Dokumen yang paling penting dalam menilai aspek ini adalah rancangan perniagaan. Semasa memohon status kediaman, pengesahan rancangan perniagaan oleh akauntan bertauliah atau penasihat cukai diperlukan, dan perniagaan yang dianggap kurang dalam realiti pengurusan seperti kontrak perkhidmatan tidak akan diterima. Ini mencerminkan keputusan dasar bahawa status kediaman ‘Pengurusan & Pengelolaan’ hanya harus diberikan kepada pengurus dan pengelola perniagaan yang boleh menyumbang kepada ekonomi Jepun dan yang berdaya tahan.

Prosedur Permohonan dan Dokumen yang Diperlukan

Apabila sebuah syarikat di Jepun ingin mengundang warga asing yang tinggal di luar negara sebagai pegawai eksekutif, biasanya syarikat penerima di dalam negara akan bertindak sebagai wakil untuk mengajukan permohonan sijil kelayakan kediaman (Certificate of Eligibility, COE) bagi pihak warga asing tersebut.

Kaunter untuk melaksanakan prosedur ini adalah Pejabat Imigresen wilayah yang berkuasa ke atas lokasi perniagaan. Tempoh semakan standard dari permohonan hingga pemberian sijil adalah sekitar satu hingga tiga bulan, namun untuk perniagaan baru atau kes yang kompleks, mungkin memerlukan masa yang lebih lama.

Dokumen yang perlu diserahkan berbeza mengikut empat kategori yang ditetapkan oleh Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun, bergantung pada skala dan kebolehpercayaan syarikat penerima. Syarikat besar yang termasuk dalam Kategori 1 (seperti syarikat yang disenaraikan di bursa saham Jepun) atau Kategori 2 (seperti badan yang jumlah cukai pendapatan yang dipotong di sumber untuk tahun sebelumnya melebihi 10 juta yen) akan mempunyai dokumen yang perlu diserahkan secara signifikan dipermudahkan berdasarkan kredibiliti sosial mereka. Sebaliknya, syarikat yang baru ditubuhkan dan kebanyakan perusahaan kecil dan sederhana yang termasuk dalam Kategori 3 dan 4 memerlukan dokumen terperinci untuk membuktikan kesahihan dan kestabilan perniagaan dari asasnya.

Dokumen yang diperlukan secara umum untuk semua kategori adalah seperti berikut:

• Satu salinan borang permohonan sijil kelayakan kediaman
• Satu keping gambar
• Satu sampul surat balasan

Borang-borang ini boleh dimuat turun dari laman web Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun di bahagian “Kelayakan Kediaman ‘Pengurusan & Pengawasan'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Bagi syarikat yang termasuk dalam Kategori 3 dan 4 yang ingin mengajukan permohonan untuk warga asing yang terlibat dalam pengurusan perniagaan, dokumen-dokumen yang umumnya diperlukan selain yang disebutkan di atas adalah seperti berikut:

• Salinan rancangan perniagaan
• Sijil pendaftaran perusahaan
• Salinan perlembagaan syarikat
• Salinan dokumen penyelesaian tahunan terkini (bagi perniagaan yang sudah ada)
• Bukti penyertaan modal sekurang-kurangnya 5 juta yen (seperti salinan buku bank)
• Salinan daftar hak milik tanah atau kontrak sewa-menyewa premis perniagaan
• Gambar dalaman dan luaran premis perniagaan
• Salinan pemberitahuan pembukaan pejabat pembayaran gaji
• Salinan perlembagaan yang menetapkan gaji pegawai eksekutif atau minit mesyuarat agung pemegang saham yang memutuskan gaji pegawai eksekutif

Sistem kategori ini mencerminkan pendekatan berbasis risiko yang diambil oleh Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun untuk menilai kebolehpercayaan syarikat. Syarikat dalam Kategori 1 dan 2 dianggap sudah mempunyai kestabilan yang dijamin kerana telah dinilai secara eksternal oleh pasaran dan otoriti cukai. Sebaliknya, perniagaan baru dalam Kategori 3 dan 4 tidak mempunyai penilaian eksternal tersebut, sehingga pemohon harus bertanggungjawab untuk membuktikan kesihatan dan potensi perniagaan mereka dari awal melalui rancangan perniagaan dan dokumen kewangan yang berkaitan.

Pemindahan Dalam Syarikat dari Ibu Pejabat atau Anak Syarikat Luar Negara: Kelayakan Tinggal ‘Pemindahan Dalam Syarikat’ di Jepun

Apabila syarikat yang mengembangkan perniagaan secara global ingin memindahkan pekerja yang bertugas di cawangan luar negara ke cawangan di Jepun, kelayakan tinggal ‘Pemindahan Dalam Syarikat’ akan digunakan. Undang-undang Imigresen Jepun mendefinisikan kelayakan tinggal ini sebagai ‘aktiviti yang dilakukan oleh staf cawangan luar negara dari institusi awam atau swasta yang mempunyai pejabat utama, cawangan, atau pejabat perniagaan lain di Jepun, yang dipindahkan ke cawangan di Jepun untuk tempoh tertentu’, dan aktiviti yang dijalankan haruslah sesuai dengan kelayakan tinggal ‘Kejuruteraan, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’.

Keperluan Wajib untuk Perolehan

Untuk memperoleh status kediaman ‘Pertukaran Dalam Syarikat’ di Jepun, terdapat beberapa keperluan ketat yang perlu dipenuhi.

Pertama, skop pertukaran terhad kepada pergerakan dalam syarikat yang sama. Ini termasuk perpindahan antara ibu pejabat dan cawangan, serta antara syarikat induk dan anak syarikat, atau antara anak syarikat.

Kedua, sebelum mengajukan permohonan, pemohon harus telah bekerja secara berterusan selama lebih dari satu tahun di ibu pejabat, cawangan, atau syarikat berkaitan yang terletak di luar negara. Keperluan ini bertujuan untuk memastikan bahawa pemohon adalah pekerja tetap dalam kumpulan syarikat tersebut dan untuk mencegah penyalahgunaan sistem.

Ketiga, pekerjaan yang akan dijalankan di Jepun harus memerlukan pengetahuan teknikal dalam bidang sains atau kejuruteraan, atau pengetahuan dalam bidang kemanusiaan seperti undang-undang atau ekonomi, atau pekerjaan yang memerlukan pemikiran atau kepekaan yang berdasarkan kepada budaya asing. Pekerjaan manual sederhana seperti kerja barisan di kilang tidak diterima.

Keempat, jumlah gaji yang diterima di Jepun harus setidaknya sama dengan gaji yang diterima oleh warga Jepun yang bekerja dalam pekerjaan yang sama. Ini adalah peraturan penting yang bertujuan untuk menghindari penggunaan sistem pertukaran dalam syarikat sebagai cara untuk mendapatkan tenaga kerja murah.

Prosedur dan Dokumen Permohonan di Bawah Undang-Undang Jepun

Prosedur permohonan biasanya bermula dengan pengajuan permohonan untuk Sijil Kelayakan Penduduk (COE). Institusi penerima di Jepun akan mengajukan permohonan bagi pihak pekerja asing yang merupakan pemohon, kepada pejabat imigrasi wilayah yang berkuasa atas lokasi institusi tersebut. Tempoh semakan standard adalah sekitar satu hingga tiga bulan.

Dokumen yang perlu diserahkan berbeza mengikut kategori syarikat penerima (dari 1 hingga 4).

Dokumen yang umum untuk semua kategori adalah seperti berikut:

• Satu salinan borang permohonan Sijil Kelayakan Penduduk
• Satu keping gambar
• Satu sampul surat untuk balasan

Borang permohonan boleh didapati di laman web Pejabat Imigrasi dan Pengurusan Penduduk Jepun, di bawah seksyen ‘Kelayakan Penduduk untuk Pemindahan Dalam Syarikat’ (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Untuk syarikat dalam kategori 3 dan 4, dokumen utama yang diperlukan tambahan dari yang di atas adalah seperti berikut:

• Salinan arahan pemindahan atau notis syarat pekerjaan yang menjelaskan aktiviti, tempoh, status, dan gaji di Jepun
• Dokumen yang menjelaskan hubungan modal antara syarikat asal dan syarikat tujuan pemindahan
• Resume pemohon
• Dokumen yang dikeluarkan oleh tempat kerja di luar negeri sebelum pemindahan yang mengesahkan deskripsi pekerjaan, status, gaji, dan tempoh pekerjaan
• Dokumen yang menjelaskan isi perniagaan syarikat tujuan pemindahan (seperti brosur syarikat, sijil pendaftaran perniagaan, dan lain-lain)
• Salinan dokumen penyelesaian kewangan tahunan terkini syarikat tujuan pemindahan

Perbandingan “Pemindahan Dalam Syarikat” dan “Kemahiran Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan & Perniagaan Antarabangsa” di Jepun

“Pemindahan Dalam Syarikat” dan kelayakan tinggal umum bagi profesion khusus, “Kemahiran Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan & Perniagaan Antarabangsa”, mempunyai persamaan dalam skop kerja yang boleh dilakukan, tetapi terdapat perbezaan yang signifikan dalam syarat-syaratnya. Perbezaan yang paling penting adalah keperluan kelayakan akademik. Untuk mendapatkan “Kemahiran Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan & Perniagaan Antarabangsa”, secara prinsip, seseorang perlu mempunyai kelayakan akademik sekurang-kurangnya ijazah universiti atau pengalaman kerja praktikal selama lebih dari 10 tahun. Walau bagaimanapun, “Pemindahan Dalam Syarikat” tidak memerlukan kelayakan akademik atau pengalaman kerja jangka panjang. Sebaliknya, pengalaman kerja sekurang-kurangnya satu tahun di syarikat asal diperlukan.

Reka bentuk sistem ini boleh menjadi alat strategik bagi syarikat-syarikat global untuk secara fleksibel menempatkan tenaga kerja penting yang telah mengumpul teknologi dan know-how khusus syarikat melalui bertahun-tahun perkhidmatan, walaupun mereka tidak memiliki kelayakan akademik. Dengan kata lain, kerajaan Jepun, dengan menetapkan syarat kerja berterusan selama lebih dari satu tahun, memastikan bahawa pemohon adalah tenaga kerja penting bagi kumpulan syarikat tersebut dan sebagai balasannya, menggugurkan keperluan kelayakan akademik. Oleh itu, syarikat perlu memilih secara strategik kelayakan tinggal mana yang paling sesuai berdasarkan kelayakan akademik dan sejarah pekerjaan tenaga kerja yang ingin mereka rekrut.

Aspek Penting yang Perlu Diperhatikan oleh Syarikat di Jepun Semasa Menerima Pekerja Asing Sebagai Kakitangan Sementara

Model penerimaan tenaga kerja asing melalui perkhidmatan penempatan sementara (staffing services) memungkinkan syarikat untuk mengatur penempatan tenaga kerja dengan fleksibel, namun ia juga membawa risiko hukum yang khusus. Dalam model ini, terbentuk hubungan tiga pihak antara pekerja asing, syarikat penghantar tenaga kerja (agensi penempatan sementara), dan syarikat penerima tenaga kerja (syarikat yang memberikan arahan kerja sebenar). Secara hukum, majikan pekerja asing adalah syarikat penghantar tenaga kerja, yang bertanggungjawab atas permohonan dan pengurusan status keberadaan, serta pembayaran gaji. Namun, syarikat penerima tenaga kerja juga tidak dapat mengelak dari tanggungjawab di bawah undang-undang imigrasi Jepun.

Tanggungjawab Pengesahan yang Dikenakan kepada Syarikat Penerima dan Risiko Melanggar Undang-Undang Pencegahan Pekerjaan Haram

Tanggungjawab hukum yang paling penting bagi syarikat penerima adalah memastikan pekerja asing yang akan diterima memiliki status keberadaan yang sah dan dibenarkan untuk melakukan pekerjaan yang akan diberikan oleh syarikat tersebut. Sangat berbahaya untuk hanya mengandalkan penjelasan dari syarikat penghantar yang menyatakan bahwa “semua prosedur telah diurus dengan baik”.

Artikel 73-2 dari Undang-Undang Imigrasi Jepun menetapkan ‘kesalahan mempromosikan pekerjaan haram’. Kesalahan ini tidak hanya berlaku kepada mereka yang mempekerjakan pekerja haram, tetapi juga kepada mereka yang ‘mengendalikan’ aktivitas pekerjaan haram tersebut. Dalam kontrak penempatan sementara, pekerja asing bekerja di bawah arahan syarikat penerima, yang berarti syarikat penerima dapat dianggap ‘mengendalikan’ dan menjadi subjek kesalahan mempromosikan pekerjaan haram. Jika pekerja sementara tidak memiliki status keberadaan yang sah atau melakukan pekerjaan di luar batas yang diizinkan, syarikat penerima tidak dapat hanya mengatakan ‘tidak tahu’ dan mungkin akan menghadapi hukuman pidana.

Untuk menghindari risiko ini, syarikat penerima harus mengambil langkah-langkah berikut:

Pertama, sebelum menandatangani kontrak penempatan dan sebelum pekerja asing memulai pekerjaannya, pastikan untuk memeriksa asli kartu status keberadaan dan menyimpan salinannya. Pada kartu status keberadaan, periksa tiga hal: jenis ‘status keberadaan’, tanggal berakhir ‘periode keberadaan’, dan ‘batasan pekerjaan’.

Kedua, pastikan dengan teliti bahwa pekerjaan yang akan diberikan berada dalam lingkup aktivitas yang diizinkan oleh status keberadaan pekerja asing tersebut. Misalnya, jika menerima seorang insinyur IT dengan status keberadaan ‘Keahlian Teknikal, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’, tidak boleh memberikan pekerjaan seperti pekerjaan perakitan di pabrik atau layanan pelanggan di toko, yang merupakan pekerjaan sederhana. Ketidaksesuaian jenis pekerjaan ini dapat dianggap sebagai pekerjaan haram. Syarikat penerima harus secara spesifik mencantumkan jenis pekerjaan yang direncanakan dalam kontrak penempatan pekerja dan memastikan bersama syarikat penghantar bahwa pekerjaan tersebut berada dalam lingkup status keberadaan yang diizinkan.

Selain itu, berdasarkan Undang-Undang Penempatan Pekerja Jepun, syarikat penerima juga memiliki tanggungjawab tertentu seperti pengelolaan keselamatan dan kesehatan pekerja sementara. Lebih lanjut, ‘Pedoman untuk Pengelolaan Pekerja Asing yang Sesuai’ yang ditetapkan oleh Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepun melarang perlakuan diskriminatif berdasarkan kebangsaan dan menuntut penyediaan kondisi kerja yang layak, yang juga berlaku bagi syarikat penerima. Oleh karena itu, syarikat penerima harus menyadari tanggungjawab mereka tidak hanya di bawah undang-undang imigrasi tetapi juga di bawah undang-undang tenaga kerja, dan perlu menyiapkan sistem kepatuhan yang sesuai.

Kesimpulan

Proses penggajian pekerja asing di Jepun berbeza-beza bergantung kepada jenis pengambilan, dengan peraturan dan prosedur yang perlu dipatuhi. Untuk mengundang seseorang sebagai eksekutif, diperlukan kelayakan tinggal ‘Pengurusan & Pengendalian’, di mana kelayakan dan kestabilan asas perniagaan akan dinilai secara ketat. Apabila memindahkan tenaga kerja dari syarikat berkaitan di luar negara, kelayakan tinggal ‘Pemindahan Dalam Syarikat’ adalah yang paling sesuai, di mana keperluan kelayakan akademik boleh dikecualikan tetapi rekod kerja di syarikat asal menjadi penting. Selain itu, apabila menerima pekerja kontrak, bukan sahaja syarikat penghantar yang menjadi majikan, tetapi juga syarikat penerima perlu memikul risiko kesalahan membantu pekerjaan haram, oleh itu, mereka mempunyai kewajipan ketat untuk memastikan kesesuaian antara kelayakan tinggal dan isi kerja. Prosedur-prosedur ini memerlukan pengetahuan pakar, dan melangkah dengan berhati-hati berdasarkan nasihat undang-undang yang sesuai adalah kunci untuk memastikan pematuhan dan pengambilan tenaga kerja yang lancar.

Firma Undang-Undang Monolith mempunyai rekod prestasi yang luas dalam menyediakan perkhidmatan undang-undang yang berkaitan dengan penggajian tenaga kerja asing di Jepun, seperti yang diterangkan dalam artikel ini, kepada pelbagai klien di dalam negara. Firma kami mempunyai beberapa peguam yang berkelayakan dari luar negara dan berbahasa Inggeris, yang dapat menyediakan solusi terbaik yang disesuaikan dengan keadaan syarikat anda dalam kedua-dua bahasa Jepun dan Inggeris, untuk prosedur yang berkaitan dengan undang-undang imigresen Jepun yang kompleks dan peraturan berkaitan. Dari pengangkatan pekerja asing sebagai eksekutif, pemindahan dalam syarikat, hingga penerimaan pekerja kontrak, pasukan pakar kami yang berpengalaman akan memberikan sokongan kuat dalam menyelesaikan cabaran undang-undang yang timbul di setiap situasi.