Tajuk Artikel: Lembaga Pengarah dalam Undang-Undang Syarikat Jepun: Peranan dan Pengendaliannya

Di Jepun, Lembaga Pengarah syarikat berhad merupakan institusi yang sangat penting dan menjadi teras kepada tadbir urus korporat. Peranannya merangkumi pelbagai aspek, mulai dari penetapan dasar pengurusan syarikat hingga pengawasan pelaksanaan kerja harian dan termasuklah pemilihan Pengarah Perwakilan, yang menjadi asas bagi pertumbuhan sihat dan pembangunan berterusan syarikat. Lembaga Pengarah diwujudkan sebagai badan pengambilan keputusan untuk mengkonkretkan dasar pengurusan syarikat dan menjalankan fungsi pengawasan ke atas pengurusan, bukan sahaja mengejar pelaksanaan kerja yang efisien tetapi juga berfungsi sebagai institusi yang memenuhi tujuan tadbir urus korporat yang lebih luas, termasuk pematuhan undang-undang, pencegahan penyelewengan, dan perlindungan kepentingan pemegang saham. Artikel ini akan menerangkan kerangka undang-undang Lembaga Pengarah yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun, kuasa utama dan prosedur operasinya, serta prinsip-prinsip penting yang berkaitan dengan tanggungjawab pengarah. Selain itu, kami akan memperkenalkan contoh interpretasi undang-undang dalam praktik Lembaga Pengarah melalui kes-kes mahkamah di Jepun dan juga akan membincangkan ciri-ciri khas Lembaga Pengarah dalam pelbagai reka bentuk institusi. Kami berharap artikel ini dapat membantu memperdalam pemahaman anda mengenai tadbir urus korporat di Jepun.  

Asas Undang-undang dan Kewajipan Penubuhan Lembaga Pengarah di Jepun

Undang-undang Syarikat Jepun menetapkan peraturan yang jelas mengenai penubuhan lembaga pengarah sebagai salah satu organ dalam syarikat berhad. Terdapat situasi di mana penubuhan lembaga pengarah adalah suatu kewajipan di bawah undang-undang. Sebagai contoh, syarikat terbuka diwajibkan untuk menubuhkan lembaga pengarah (Artikel 327(1) Undang-undang Syarikat Jepun). Syarikat terbuka merujuk kepada syarikat yang tidak mempunyai peruntukan dalam perlembagaannya yang menghadkan pemindahan saham yang dikeluarkan. Syarikat-syarikat ini, yang mengumpul dana dari sejumlah besar pemegang saham, diwajibkan untuk menubuhkan lembaga pengarah sebagai langkah untuk meningkatkan ketelusan pengurusan dan fungsi pengawasan.

Selain itu, syarikat yang menetapkan lembaga audit, komite audit, atau komite penamaan juga diwajibkan untuk menubuhkan lembaga pengarah (Artikel 327(1) Undang-undang Syarikat Jepun). Reka bentuk organisasi ini dipilih untuk membina sistem tadbir urus korporat yang lebih canggih, sesuai dengan skala dan sifat perniagaan syarikat. Kewajipan penubuhan lembaga pengarah bagi syarikat dengan reka bentuk organisasi tertentu bukan sekadar memenuhi keperluan formal undang-undang. Ini kerana bagi syarikat yang lebih besar atau yang mempunyai struktur pengurusan yang lebih kompleks, peningkatan ketelusan dan keadilan pengurusan, serta kepercayaan dari pemegang saham dan pasaran, serta pengukuhan tadbir urus adalah penting. Undang-undang menuntut sistem pengawasan yang lebih kukuh mengikut tahap pertumbuhan dan ciri-ciri korporat, di mana lembaga pengarah memainkan peranan utama dalam menjaga perlindungan pelabur dan kesihatan pasaran. Artikel 1 Undang-undang Syarikat Jepun menyatakan bahawa, kecuali ada peruntukan khusus dalam undang-undang lain, penubuhan, organisasi, operasi, dan pengurusan syarikat hendaklah mengikut apa yang ditetapkan oleh Undang-undang Syarikat, dan kewajipan penubuhan lembaga pengarah juga berdasarkan prinsip asas ini.  

Peranan dan Kuasa Utama Lembaga Pengarah di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Lembaga Pengarah memegang peranan dan kuasa yang penting dalam pengurusan syarikat berhad di Jepun. Fungsi utamanya termasuklah membuat keputusan berkaitan dengan pelaksanaan urusan syarikat, mengawasi pelaksanaan tugas oleh pengarah, serta memilih dan memecat pengarah wakil (perwakilan) syarikat mengikut Seksyen 362(1) Akta Syarikat Jepun .  

Pertama sekali, Lembaga Pengarah membuat ‘keputusan pelaksanaan urusan’ syarikat. Seksyen 362(2) Akta Syarikat Jepun menetapkan bahawa perkara-perkara penting seperti pelupusan dan penerimaan harta yang penting, pinjaman besar, pelantikan dan pemecatan pengurus dan pekerja penting lain, penubuhan, perubahan, dan pembubaran cawangan atau organisasi penting lain, penerbitan bon syarikat, serta memastikan pelaksanaan tugas pengarah adalah selaras dengan undang-undang dan perlembagaan syarikat, termasuklah pembangunan sistem kawalan dalaman yang diperlukan untuk memastikan kesesuaian operasi syarikat dan kumpulan syarikat termasuk anak syarikatnya, seperti yang ditetapkan oleh peraturan Kementerian Kehakiman Jepun . Perkara-perkara ini mempunyai impak besar terhadap pengurusan perniagaan syarikat, oleh itu, Lembaga Pengarah dikehendaki membuat pertimbangan dan keputusan dengan berhati-hati. ‘Pelaksanaan urusan penting’ ini dinyatakan secara spesifik kerana ia merupakan perkara yang dapat mempengaruhi masa depan syarikat secara signifikan, dan bukan untuk diserahkan kepada keputusan individu pengarah, tetapi untuk dibincangkan dan diputuskan oleh Lembaga Pengarah sebagai badan kolektif, dengan tujuan untuk menggalakkan keputusan yang lebih objektif dan berhati-hati serta untuk menyebarkan risiko.  

Seterusnya, Lembaga Pengarah melakukan ‘pengawasan pelaksanaan tugas pengarah’. Ini adalah fungsi penting untuk memastikan setiap pengarah menjalankan tugasnya dengan betul mengikut undang-undang, perlembagaan, dan keputusan Lembaga Pengarah, untuk menjamin pengurusan syarikat yang sihat (Seksyen 362(1) Akta Syarikat Jepun) . Pengawasan bersama antara pengarah dapat mencegah penyelewengan dan memperkuat tadbir urus korporat . Fungsi pengawasan ini berfungsi sebagai jaring keselamatan untuk memeriksa secara berterusan sama ada urusan yang telah diputuskan dilaksanakan dengan betul, dan untuk mencegah penyelewengan dan keputusan yang tidak sesuai sebelum ia berlaku.  

Di samping itu, Lembaga Pengarah juga bertanggungjawab untuk ‘memilih dan memecat pengarah wakil’ syarikat, yang merupakan puncak kepemimpinan syarikat (Seksyen 362(1) Akta Syarikat Jepun) . Pengarah wakil memainkan peranan penting dalam melaksanakan urusan syarikat dan mewakili syarikat, oleh itu, pemilihan dan pemecatannya merupakan kuasa yang sangat penting bagi Lembaga Pengarah.  

Melalui peranan ini, Lembaga Pengarah menyumbang kepada peningkatan nilai syarikat dan pengurangan risiko pengurusan. Bahawa kuasa Lembaga Pengarah terdiri daripada dua tiang utama ‘keputusan’ dan ‘pengawasan’ menunjukkan bahawa ia memikul tanggungjawab untuk menyeimbangkan aspek ‘menyerang’ (pembuatan keputusan) dan ‘bertahan’ (pengawasan) dalam pengurusan, sehingga membangun sistem di mana syarikat dapat berkembang secara berterusan dan mengurus risiko dengan cara yang sesuai. Pemisahan dan kerjasama antara pembuatan keputusan dan pengawasan ini adalah inti dari sistem Lembaga Pengarah di bawah Akta Syarikat Jepun, dan dianggap sebagai mekanisme yang menyokong tadbir urus korporat yang sihat.

Peranan dan kuasa utama Lembaga Pengarah diringkaskan dalam jadual di bawah ini.

Pengurusan dan Prosedur Mesyuarat Lembaga Pengarah di Jepun

Agar Lembaga Pengarah dapat menjalankan fungsinya dengan sewajarnya, adalah penting untuk mematuhi prosedur pengurusan yang ditetapkan dalam Undang-Undang Syarikat Jepun. Prosedur ini bukan sahaja untuk memudahkan jalannya mesyuarat tetapi juga untuk memastikan fungsi pengawasan Lembaga Pengarah secara substantif dan seterusnya menjelaskan tanggungjawab pengarah.

Pertama, ‘prosedur pemanggilan dan pemberitahuan’ merupakan asas bagi pengadakan mesyuarat Lembaga Pengarah. Secara prinsip, setiap pengarah berhak untuk memanggil mesyuarat Lembaga Pengarah (perkara 366(1) Undang-Undang Syarikat Jepun). Pemberitahuan pemanggilan harus diberikan sekurang-kurangnya satu minggu sebelum hari mesyuarat kepada setiap pengarah dan kepada setiap pengawas yang mempunyai kuasa pengawasan perniagaan (perkara 368(1) Undang-Undang Syarikat Jepun). Walau bagaimanapun, mesyuarat boleh diadakan tanpa prosedur pemanggilan jika semua pengarah (kecuali pengarah yang merupakan anggota jawatankuasa audit, dll. dalam syarikat yang menubuhkan jawatankuasa tersebut) dan pengawas bersetuju (perkara 366(2) dan 368(2) Undang-Undang Syarikat Jepun). Ketiadaan pemberitahuan pemanggilan atau penjadualan mesyuarat yang menyukarkan kehadiran boleh menyebabkan keputusan menjadi tidak sah, oleh itu, pematuhan yang ketat diperlukan. Ketegasan pemberitahuan pemanggilan memastikan bahawa semua pengarah dapat mempertimbangkan agenda terlebih dahulu dan hadir ke mesyuarat dengan persiapan yang cukup, yang mana ini membentuk asas untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Seterusnya, ‘penyediaan dan penyimpanan minit mesyuarat’ sangat penting untuk memastikan ketelusan dan tanggungjawab Lembaga Pengarah. Mengenai urusan mesyuarat Lembaga Pengarah, minit mesyuarat harus disediakan mengikut peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Kehakiman (perkara 369(1) Undang-Undang Syarikat Jepun). Minit mesyuarat harus ditandatangani atau disahkan dengan cap nama oleh pengarah dan pengawas yang hadir, dan mereka yang tidak menyatakan bantahan dianggap bersetuju dengan keputusan tersebut, oleh itu, pendapat yang bertentangan harus direkodkan dengan tepat (perkara 369(3) dan (5) Undang-Undang Syarikat Jepun). Minit mesyuarat merupakan bukti keputusan syarikat dan memainkan peranan penting dalam pertikaian atau pengejaran tanggungjawab di masa depan. Kewajipan untuk merekodkan bantahan dalam minit mesyuarat adalah cara pertahanan diri bagi pengarah untuk menjelaskan pendapat mereka dan mengelakkan tanggungjawab atas keputusan yang tidak sesuai di kemudian hari, serta sebagai bukti bahawa proses pengambilan keputusan syarikat adalah telus.

Akhir sekali, ‘kewajipan laporan pengarah’ adalah penting untuk Lembaga Pengarah menjalankan fungsi pengawasannya secara efektif. Pengarah perwakilan atau pengarah yang menjalankan tugas-tugas perniagaan harus melaporkan status pelaksanaan tugas mereka kepada Lembaga Pengarah sekurang-kurangnya sekali setiap tiga bulan (perkara 363(2) Undang-Undang Syarikat Jepun). Dengan adanya kewajipan laporan ini, Lembaga Pengarah dapat memahami perkembangan kerja dan adanya risiko, serta membuat keputusan dan pengawasan yang tepat. Pengabaian kewajipan laporan boleh menyebabkan pengarah dipertanggungjawabkan. Kewajipan laporan berkala menyediakan asas informasi bagi Lembaga Pengarah untuk sentiasa memahami keadaan pelaksanaan kerja dan bertindak dengan cepat apabila masalah timbul. Prosedur ini merupakan elemen penting yang tidak boleh diabaikan untuk pengurusan yang sihat dan tanggungjawab Lembaga Pengarah, dan bukan sekadar formaliti tetapi merupakan keperluan hukum yang penting untuk meningkatkan keberkesanan tadbir urus.

Reka Bentuk Institusi di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun dan Peranan Lembaga Pengarah

Undang-Undang Syarikat Jepun membenarkan reka bentuk institusi yang fleksibel sesuai dengan skala dan ciri-ciri khusus syarikat, dengan tiga corak utama seperti berikut. Bergantung pada reka bentuk institusi tersebut, peranan dan kuasa lembaga pengarah juga akan berbeza.

Syarikat dengan Penubuhan Pengawas Audit di Jepun

Salah satu reka bentuk institusi yang paling umum di Jepun adalah syarikat dengan penubuhan pengawas audit, di mana lembaga pengarah membuat keputusan eksekutif dan mengawasi pelaksanaan tugas pengarah (mengikut Artikel 362(1) Akta Syarikat Jepun). Pengawas audit, yang dilantik oleh mesyuarat agung pemegang saham, memikul tanggungjawab untuk mengaudit pelaksanaan tugas pengarah dan akauntan. Pengawas audit mempunyai kuasa untuk mengaudit pematuhan pengarah terhadap kewajipan berhati-hati dan kesetiaan, serta untuk menentukan sama ada terdapat pelanggaran undang-undang atau perlembagaan, dan jika perlu, melaporkan kepada lembaga pengarah atau membuat permintaan untuk menghentikan tindakan yang melanggar undang-undang. Ini memperkuat dan melengkapi fungsi pengawasan lembaga pengarah melalui pengawas audit. Dalam syarikat yang menubuhkan lembaga pengawas audit, perlu ada sekurang-kurangnya tiga pengarah yang dilantik (mengikut Artikel 331(5) Akta Syarikat Jepun).  

Syarikat dengan Jawatankuasa Audit dan Sebagainya

Syarikat dengan Jawatankuasa Audit dan Sebagainya merupakan reka bentuk institusi yang memperkuat lagi fungsi pengawasan pengurusan dengan menempatkan jawatankuasa audit dan sebagainya di dalam lembaga pengarah. Jawatankuasa ini terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga pengarah, dan majoriti daripadanya mesti merupakan pengarah luar (Artikel 331(6) Akta Syarikat Jepun). Pengarah yang merupakan anggota jawatankuasa audit bertanggungjawab untuk mengaudit pelaksanaan tugas pengarah, menyediakan laporan audit, serta membuat keputusan mengenai cadangan yang akan dibawa ke mesyuarat agung pemegang saham berkaitan dengan pelantikan atau pemecatan juruaudit (Artikel 399-2(3) Akta Syarikat Jepun). Pengarah dalam jawatankuasa audit harus menghadiri mesyuarat lembaga pengarah dan, apabila dianggap perlu, menyuarakan pendapat mereka (Artikel 399-2(3) Akta Syarikat Jepun), dan harus segera melaporkan kepada lembaga pengarah jika mereka menemui sebarang tindakan salah (Artikel 399-4 Akta Syarikat Jepun). Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan ketelusan pengurusan dan memperoleh kepercayaan pemegang saham serta pelabur.

Syarikat dengan Jawatankuasa Penamaan dan Lain-lain di Jepun

Syarikat yang menubuhkan jawatankuasa penamaan, jawatankuasa audit, dan jawatankuasa ganjaran di dalam lembaga pengarahnya merupakan reka bentuk organisasi yang memisahkan dengan jelas fungsi eksekutif dan pengawasan. Dalam model ini, lembaga pengarah bertanggungjawab untuk menetapkan dasar-dasar pengurusan asas dan mengawasi pelaksanaan tugas oleh eksekutif, sementara para pengarah secara prinsip tidak menjalankan tugas eksekutif (Akta Syarikat Jepun, Artikel 415 dan Artikel 416). Pelaksanaan tugas diserahkan kepada ‘eksekutif’ yang dilantik oleh lembaga pengarah (Akta Syarikat Jepun, Artikel 402 Ayat 1 dan Artikel 418).

• Jawatankuasa penamaan menentukan kandungan usul pemilihan dan pemecatan pengarah yang akan diserahkan kepada mesyuarat agung pemegang saham (Akta Syarikat Jepun, Artikel 404 Ayat 1).
• Jawatankuasa audit melakukan audit terhadap pelaksanaan tugas oleh pengarah dan eksekutif serta menyediakan laporan audit (Akta Syarikat Jepun, Artikel 404 Ayat 2).
• Jawatankuasa ganjaran menentukan kandungan ganjaran individu bagi eksekutif dan lain-lain (Akta Syarikat Jepun, Artikel 404 Ayat 3).

Sistem ini bertujuan untuk memastikan pemisahan yang tegas antara kepemilikan dan pengurusan, serta untuk mencapai keseimbangan antara ketelusan pengurusan dan keputusan yang cepat. Akta Syarikat Jepun membenarkan pelbagai reka bentuk organisasi untuk memenuhi keperluan pelbagai syarikat (seperti skala, jenis perniagaan, dan kesedaran tadbir urus) dan menyediakan fleksibiliti dalam membina struktur tadbir urus yang optimal. Walaupun syarikat dengan jawatankuasa audit adalah yang paling tradisional dan mudah diaplikasikan oleh syarikat kecil dan sederhana, syarikat dengan jawatankuasa audit dan lain-lain serta syarikat dengan jawatankuasa penamaan dan lain-lain telah berkembang untuk meningkatkan ketelusan pengurusan dan kemerdekaan fungsi pengawasan, terutama untuk mendapatkan kepercayaan dari pelabur besar dan antarabangsa. Khususnya, pemisahan kepemilikan dan pengurusan yang tegas dalam syarikat dengan jawatankuasa penamaan dan lain-lain menunjukkan niat yang jelas untuk mencapai tadbir urus yang lebih objektif dan ketat dengan memfokuskan lembaga pengarah pada pengawasan, menjauhkan diri dari pelaksanaan tugas. Ini menekankan aspek pilihan strategis sistem perundangan yang membolehkan syarikat memilih model tadbir urus yang paling sesuai dengan ciri-ciri mereka.

Ciri-ciri lembaga pengarah dalam pelbagai reka bentuk organisasi diringkaskan dalam jadual di bawah ini.

Kesimpulan

Dalam undang-undang syarikat Jepun, lembaga pengarah merupakan institusi yang penting untuk menyokong pengurusan yang sihat dan pertumbuhan berterusan syarikat. Peranannya merangkumi pelbagai aspek, dari membuat keputusan eksekutif penting hingga mengawasi pelaksanaan tugas pengarah dan juga pemilihan pengarah perwakilan. Undang-undang syarikat menetapkan prosedur terperinci, kewajipan yang harus dipikul oleh pengarah, dan prinsip-prinsip tanggungjawab yang mereka harus patuhi. Selain itu, kes-kes mahkamah berkaitan prinsip penilaian pengurusan dan kewajipan pengawasan menunjukkan bahawa undang-undang menekankan keseimbangan antara mengejar tanggungjawab pengarah dan menghormati kebebasan dalam pengurusan. Pelbagai reka bentuk institusi seperti syarikat dengan pengawas, syarikat dengan komite audit, dan syarikat dengan komite penamaan memungkinkan pembinaan sistem tadbir urus korporat yang optimal sesuai dengan skala dan ciri-ciri syarikat, membentuk asas bagi syarikat Jepun untuk terus dipercayai dalam masyarakat antarabangsa. Jelas bahawa peranan lembaga pengarah tidak hanya terbatas pada pemenuhan kewajipan hukum, tetapi juga merupakan elemen strategik untuk memastikan pertumbuhan berterusan syarikat dan kepercayaan internasional.

Firma guaman Monolith mempunyai pengetahuan mendalam dan rekod prestasi yang kaya dalam undang-undang syarikat Jepun, khususnya dalam tadbir urus korporat. Kami menyediakan sokongan yang luas, dari pemilihan reka bentuk institusi korporat, nasihat hukum mengenai pengoperasian lembaga pengarah, pengurusan risiko yang berkaitan dengan tanggungjawab pengarah, hingga isu hukum yang kompleks yang timbul dari penggabungan dan pengambilalihan syarikat serta penstrukturan semula perniagaan.