Cara dan Prosedur untuk Warga Asing Mendirikan Perkongsian Liabiliti Terhad (Gōdō Kaisha) di Jepun

Bagi warga asing yang mempertimbangkan untuk memulakan perniagaan di Jepun, Gōdō Kaisha (合同会社) atau Perkongsian Liabiliti Terhad (LLC) di bawah undang-undang Jepun merupakan salah satu pilihan yang menarik. Bentuk syarikat ini dicirikan oleh struktur pengurusan yang fleksibel dan kos penubuhan yang relatif rendah, dan telah menunjukkan peningkatan dalam jumlah penubuhan dalam beberapa tahun kebelakangan ini. Gōdō Kaisha, yang ditubuhkan berdasarkan Undang-Undang Syarikat Jepun, adalah bentuk badan perundangan yang agak baru yang diperkenalkan dengan pindaan Undang-Undang Syarikat pada tahun 2006 (Heisei 18). Ia dimodelkan berdasarkan LLC Amerika dan ciri utamanya adalah ‘kesepaduan kepemilikan dan pengurusan’, di mana para penyumbang modal adalah pemilik sekaligus pengurus syarikat.  

Sejak diperkenalkan, Gōdō Kaisha telah menunjukkan peningkatan yang konsisten dalam jumlah penubuhannya, dengan mencatatkan lebih dari 33,000 syarikat yang ditubuhkan pada tahun 2020. Trend peningkatan ini menunjukkan permintaan yang tinggi dalam masyarakat Jepun untuk bentuk syarikat yang lebih fleksibel dan kos efisien. Ciri-ciri Gōdō Kaisha seperti keputusan yang cepat, tanggungjawab terhad kepada semua ahli, dan kos penubuhan yang rendah, menjadi daya tarikan yang besar terutama bagi perniagaan berskala kecil dan startup. Bagi usahawan asing, ciri-ciri ini juga penting sebagai kelebihan dalam mengurangkan halangan untuk memasuki pasaran Jepun.  

Lebih lanjut, fakta bahawa entiti Jepun dari syarikat besar global seperti Apple, Google, dan Amazon mengadopsi bentuk Gōdō Kaisha menunjukkan bahawa ‘kekurangan kredibiliti sosial’ yang kadang-kadang dikaitkan dengan Gōdō Kaisha tidak semestinya menjadi kelemahan dalam semua model perniagaan atau pasaran. Bagi syarikat yang sudah mempunyai kekuatan jenama yang mapan, transaksi B2B, atau perniagaan di mana pengguna akhir tidak secara langsung mempertimbangkan bentuk badan perundangan, fleksibiliti dalaman dan kelebihan kos yang ditawarkan oleh Gōdō Kaisha boleh menjadi pilihan strategik yang mengatasi kebimbangan mengenai kredibiliti luaran. Ini menjadi salah satu kriteria penting bagi usahawan asing ketika memilih Gōdō Kaisha berdasarkan model perniagaan mereka.  

Artikel ini akan menjelaskan secara terperinci tentang cara penubuhan Gōdō Kaisha di Jepun, keperluan undang-undang, serta cabaran praktikal yang mungkin dihadapi oleh warga asing dan solusi untuknya, berdasarkan perundangan Jepun. Khususnya, kami akan membahas tentang keperluan untuk mendapatkan visa ‘Pengurusan dan Pengendalian’ dan bagaimana ia berkaitan dengan proses penubuhan syarikat, dengan harapan panduan ini akan membantu memperlancar permulaan perniagaan anda di Jepun.

Apakah Perkongsian Liabiliti Terhad? Definisi Legal dan Perbandingannya dengan Syarikat Berhad di Jepun

Definisi dan Ciri-ciri Syarikat Perkongsian (Gōdō Kaisha) di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Syarikat Perkongsian, atau Gōdō Kaisha, didefinisikan dengan jelas sebagai salah satu jenis ‘syarikat berkepentingan’ di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun. Ciri yang paling menonjol dari bentuk syarikat ini adalah prinsip ‘kesepaduan kepemilikan dan pengurusan’. Ini bermakna semua ‘ahli syarikat’ yang menyumbang modal ke dalam syarikat adalah pemilik syarikat dan pada masa yang sama, secara prinsip, mereka juga menguruskan syarikat. Istilah ‘ahli syarikat’ di sini berbeza dengan ‘pekerja tetap’ yang biasa merujuk kepada pekerja syarikat, kerana ia merujuk kepada mereka yang menyumbang modal dan menjadi pemilik syarikat.

Terdiri daripada tiga jenis utama ahli syarikat: ahli yang menjalankan tugas, ahli wakil, dan pelaksana tugas. Ahli yang menjalankan tugas mempunyai kuasa untuk melaksanakan operasi syarikat. Secara prinsip, semua ahli mempunyai hak untuk menjalankan tugas, tetapi perlembagaan syarikat boleh menetapkan ahli tertentu sebagai ahli yang menjalankan tugas. Mereka bertanggungjawab atas operasi harian syarikat, serupa dengan posisi direktur dalam syarikat berhad. Ahli wakil dipilih dari kalangan ahli yang menjalankan tugas dan mempunyai kuasa untuk mewakili syarikat. Mereka memainkan peranan sebagai wajah syarikat, seperti mengadakan kontrak dan bertindak dalam litigasi, serupa dengan direktur wakil dalam syarikat berhad. Ahli wakil boleh dipilih lebih dari satu, dan nama serta alamat mereka harus didaftarkan dalam daftar syarikat. Walaupun prinsipnya semua ahli mempunyai hak wakil dan menjalankan tugas, menetapkan ahli tertentu sebagai ahli wakil adalah umum untuk mengelakkan kekeliruan dan ketidakselarasan dalam membuat keputusan. Pelaksana tugas adalah individu yang melaksanakan operasi syarikat atas nama ahli yang menjalankan tugas atau ahli wakil yang merupakan badan hukum. Tidak ada kelayakan khusus yang diperlukan untuk menjadi pelaksana tugas, dan boleh memilih dari kalangan pegawai atau pekerja syarikat, atau pihak ketiga dari luar. Nama dan alamat pelaksana tugas ahli wakil harus didaftarkan. Syarikat Perkongsian membolehkan badan hukum menjadi ‘ahli syarikat’, ‘ahli yang menjalankan tugas’, dan ‘ahli wakil’, yang tidak dibenarkan dalam syarikat berhad. Ciri ini memberikan fleksibilitas yang besar, terutama bagi syarikat induk asing yang ingin mendirikan anak syarikat di Jepun dan mengurusnya secara langsung. Sebagai contoh, syarikat induk asing boleh menjadi ahli wakil syarikat Perkongsian di Jepun, dan pegawai syarikat induk tersebut boleh ditunjuk sebagai pelaksana tugas, memudahkan pengurusan tadbir urus keseluruhan kumpulan.

Semua ahli Syarikat Perkongsian memikul ‘tanggungjawab terhad secara tidak langsung’. Ini bermakna ahli hanya bertanggungjawab dalam batasan jumlah modal yang mereka sumbangkan kepada syarikat, dan tidak perlu membayar hutang syarikat yang melebihi jumlah tersebut dari harta pribadi mereka. Tanggungjawab ini serupa dengan tanggungjawab pemegang saham dalam syarikat berhad, dan merupakan keuntungan besar bagi pengusaha kerana dapat membatasi risiko bisnis.

Salah satu ciri menarik Syarikat Perkongsian adalah tingkat kebebasan dalam pemerintahan internal yang tinggi. Tidak seperti syarikat berhad yang memerlukan rancangan organisasi yang ketat seperti rapat umum pemegang saham dan dewan direktur yang diwajibkan oleh undang-undang, keputusan syarikat dapat ditentukan dengan fleksibel melalui perlembagaan. Ciri kesepaduan kepemilikan dan pengurusan ini mempermudah proses pengambilan keputusan dan mencapai kebebasan pengurusan yang tinggi. Karena pemilik syarikat yang juga ahli langsung terlibat dalam pengurusan, tidak perlu melalui proses persetujuan yang berlapis. Selain itu, Syarikat Perkongsian tidak diwajibkan untuk mengumumkan laporan keuangan dan masa jabatan pegawai dapat ditetapkan tanpa batas, memungkinkan pengurangan biaya berkelanjutan seperti biaya pengumuman laporan keuangan dan biaya pendaftaran perubahan pegawai. Kerahasiaan informasi keuangan merupakan keuntungan penting bagi bisnis skala kecil atau pengusaha yang mengutamakan kerahasiaan.

Kemampuan Syarikat Perkongsian untuk menunjuk beberapa ahli wakil memberikan fleksibilitas, terutama ketika memulai bisnis dengan beberapa mitra asing atau dalam bidang usaha yang beragam. Misalnya, mitra dengan kebangsaan atau keahlian yang berbeda dapat menjadi ahli wakil dan membagi tanggungjawab atas area bisnis atau wilayah tertentu, memperlancar proses pengambilan keputusan. Pembagian peran yang fleksibel ini sangat penting dalam mengoptimalkan tadbir urus internal dan memanfaatkan keahlian setiap mitra dalam pengembangan bisnis internasional.

Peranan dan Tanggungjawab ‘Syarikat’ dalam Syarikat Perkongsian Jepun (Gōdō Kaisha)

Definisi dan Jenis ‘Syarikat’ di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Istilah ‘syarikat’ dalam konteks Perkongsian Liabiliti Terhad (LLP) di Jepun merujuk kepada individu yang menyumbang modal dan menjadi pemilik syarikat, berbeza dengan istilah ‘pekerja’ yang biasanya merujuk kepada karyawan. Dalam LLP, semua penyumbang modal secara prinsip memiliki hak dan kewajiban untuk terlibat dalam pengurusan syarikat.

Ada tiga jenis utama ‘syarikat’: syarikat pelaksana tugas, syarikat wakil, dan pelaksana tugas. Syarikat pelaksana tugas memiliki kuasa untuk melaksanakan operasi syarikat secara langsung. Walaupun secara prinsip semua syarikat memiliki hak pelaksanaan tugas, perlembagaan syarikat boleh menetapkan individu tertentu sebagai syarikat pelaksana tugas. Syarikat pelaksana tugas bertanggungjawab atas pengurusan harian syarikat, serupa dengan posisi direktur dalam syarikat berhad. Syarikat wakil dipilih dari kalangan syarikat pelaksana tugas dan memiliki kuasa untuk mewakili syarikat. Mereka bertindak sebagai wajah syarikat, serupa dengan direktur wakil dalam syarikat berhad, dan bertanggungjawab atas kontrak dan litigasi. Syarikat wakil boleh terdiri dari satu atau lebih individu, dan nama serta alamat mereka harus didaftarkan dalam daftar syarikat. Walaupun semua syarikat dalam LLP memiliki hak wakil dan pelaksanaan tugas secara prinsip, menetapkan individu tertentu sebagai syarikat wakil adalah umum untuk menghindari kekeliruan dan ketidakselarasan dalam pengambilan keputusan. Pelaksana tugas adalah individu yang melaksanakan operasi syarikat atas nama syarikat pelaksana tugas atau syarikat wakil yang merupakan badan hukum. Tidak ada kualifikasi khusus yang diperlukan untuk menjadi pelaksana tugas, dan boleh dipilih dari kalangan pegawai syarikat, karyawan, atau pihak ketiga. Nama dan alamat pelaksana tugas syarikat wakil harus didaftarkan. LLP di Jepun memungkinkan badan hukum menjadi ‘syarikat’, ‘syarikat pelaksana tugas’, atau ‘syarikat wakil’, suatu kemungkinan yang tidak diperbolehkan dalam syarikat berhad. Fleksibilitas ini sangat bermanfaat, terutama ketika perusahaan asing ingin mendirikan anak perusahaan di Jepun dan mengelolanya secara langsung. Misalnya, perusahaan induk asing dapat menjadi syarikat wakil LLP di Jepun, dan seorang pegawai dari perusahaan induk tersebut dapat ditunjuk sebagai pelaksana tugas, memudahkan tata kelola keseluruhan grup.

Kemampuan LLP di Jepun untuk menunjuk beberapa syarikat wakil memberikan fleksibilitas, terutama saat memulai bisnis dengan beberapa mitra asing atau dalam bidang usaha yang beragam. Misalnya, mitra dengan kebangsaan atau keahlian yang berbeda dapat menjadi syarikat wakil dan membagi tanggung jawab atas area bisnis atau wilayah tertentu, memperlancar proses pengambilan keputusan. Pembagian peran yang fleksibel ini sangat penting dalam mengoptimalkan tata kelola internal dan memanfaatkan keahlian setiap mitra dalam pengembangan bisnis internasional.

Kewajipan dan Tanggungjawab yang Dipikul oleh Ahli Syarikat

Ahli ‘Gōdō Kaisha’ (合同会社) atau Perkongsian Liabiliti Terhad di Jepun memikul ‘liabiliti terhad’ di mana mereka bertanggungjawab untuk melunaskan hutang syarikat sehingga jumlah yang setara dengan nilai sumbangan modal mereka. Ini bermakna bahawa harta peribadi ahli dilindungi dari hutang syarikat, walaupun jika syarikat tersebut mengalami kebankrapan.

Namun, ahli yang mempunyai kuasa eksekutif, seperti ‘Ahli Eksekutif’ atau ‘Ahli Perwakilan’, dikenakan kewajipan dan tanggungjawab tertentu terhadap syarikat, sama seperti pengarah syarikat berhad. Ini termasuk kewajipan berhati-hati dan setia, kewajipan melaporkan, kewajipan mengelak persaingan, sekatan transaksi yang bercanggah kepentingan, dan tanggungjawab ganti rugi kerugian. Kewajipan berhati-hati dan setia merujuk kepada tanggungjawab untuk menguruskan urusan syarikat dengan cermat sebagai pengurus yang baik, mematuhi undang-undang dan perlembagaan, serta menjalankan tugas dengan setia demi kepentingan syarikat. Kewajipan ini tidak boleh dikecualikan melalui perlembagaan. Kewajipan melaporkan adalah tanggungjawab untuk melaporkan status pelaksanaan tugas bila-bila masa apabila diminta oleh ahli lain, dan setelah tugas berakhir, melaporkan perkembangan dan hasilnya tanpa kelewatan. Kewajipan ini boleh diubah melalui perlembagaan. Kewajipan mengelak persaingan bermakna tanpa persetujuan semua ahli lain, seseorang tidak boleh menjalankan perniagaan atau transaksi yang sama dengan syarikat untuk diri sendiri atau pihak ketiga. Jika melanggar peraturan ini, keuntungan yang diperoleh boleh dianggap sebagai kerugian yang ditanggung oleh syarikat. Sekatan transaksi yang bercanggah kepentingan memerlukan persetujuan majoriti ahli selain dari ahli eksekutif apabila melakukan transaksi dengan syarikat atau apabila syarikat menjamin hutang ahli eksekutif. Sekatan ini juga boleh dilembutkan atau dikecualikan melalui perlembagaan. Tanggungjawab ganti rugi kerugian adalah tanggungjawab bersama untuk mengganti rugi kerugian yang disebabkan kepada syarikat akibat kelalaian dalam menjalankan tugas. Jika terdapat niat jahat atau kesilapan serius, tanggungjawab ganti rugi juga boleh dikenakan terhadap pihak ketiga.

Ahli yang tidak mempunyai kuasa eksekutif tidak perlu memikul kewajipan dan tanggungjawab berat ini, oleh itu, mereka yang hanya ingin membuat sumbangan modal harus mempertimbangkan pilihan untuk tidak menjadi ahli eksekutif. Fleksibiliti pembahagian peranan ini memungkinkan pelabur asing untuk terlibat dalam perniagaan di Jepun tanpa perlu memikul kewajipan hukum yang berkaitan dengan penglibatan aktif dalam pengurusan, membolehkan mereka kekal sebagai penyedia modal. Ini sangat penting dari segi pengurusan risiko, terutama bagi pelabur dari luar negara.

Fakta bahawa kewajipan seperti kewajipan melaporkan, kewajipan mengelak persaingan, dan sekatan transaksi yang bercanggah kepentingan boleh diubah atau dikecualikan melalui perlembagaan menunjukkan peranan penting perlembagaan dalam tadbir urus dalaman Gōdō Kaisha. Ini bermakna pembuatan perlembagaan bukan sekadar prosedur hukum, tetapi juga peluang bagi usahawan asing untuk merancang peraturan dalaman syarikat secara strategik, sesuai dengan ciri-ciri perniagaan mereka, toleransi risiko, dan persetujuan antara rakan kongsi. Kemampuan untuk membina sistem tadbir urus yang unik tanpa terikat kepada peraturan hukum lalai sangat penting untuk mencegah konflik di masa depan dan memastikan pengurusan perniagaan yang lebih lancar.

Prosedur dan Keperluan Undang-Undang yang Spesifik untuk Penubuhan Syarikat Gōdō Kaisha di Jepun

Penentuan Maklumat Asas Syarikat

Langkah pertama dalam penubuhan syarikat gabungan (合同会社) di Jepun adalah menentukan maklumat asas syarikat. Maklumat ini perlu dicatatkan dalam perlembagaan dan dokumen pendaftaran, oleh itu, perlu dipertimbangkan dengan teliti.

Maklumat yang perlu ditentukan termasuklah nama syarikat, yang mesti mengandungi perkataan “合同会社”, objektif syarikat yang menyatakan secara terperinci aktiviti perniagaan yang akan dijalankan, memastikan keabsahan, keuntungan, dan kejelasan, serta tidak boleh menjalankan perniagaan di luar objektif yang ditetapkan dalam perlembagaan, alamat undang-undang syarikat yang merupakan lokasi pejabat utama, jumlah modal syarikat yang disumbangkan oleh para ahli (dalam hal mempertimbangkan untuk mendapatkan visa ‘Pengurusan & Pengendalian’, disarankan agar modal sekurang-kurangnya 5 juta yen), nama dan alamat semua ahli yang menyumbang modal (perlu dicatat dengan tepat seperti yang tertera dalam sijil cap jari atau sijil tanda tangan), kenyataan dalam perlembagaan yang menyatakan bahawa semua ahli syarikat gabungan mempunyai tanggungjawab terhad kepada jumlah yang mereka sumbangkan, tujuan dan jumlah sumbangan modal yang jika dalam bentuk wang tunai perlu dicatat sebagai “jumlah wang ○○ yen”, dan tarikh penubuhan syarikat yang menjadi sah pada hari permohonan pendaftaran syarikat diajukan ke pejabat pendaftaran hukum. Penentuan objektif perniagaan ini bukan sekadar catatan formal tetapi merupakan batasan hukum penting yang mempengaruhi pengembangan perniagaan syarikat di masa depan. Memasukkan semua objektif perniagaan yang berkaitan dari awal penubuhan adalah bijak untuk mengelakkan kesulitan dan kos mengubah perlembagaan di kemudian hari. Penentuan jumlah modal juga penting bukan hanya untuk memastikan dana perniagaan tetapi juga untuk memenuhi syarat mendapatkan visa, yang sangat penting bagi usahawan asing.

Pembuatan dan Perkara-perkara yang Perlu Dicatat dalam Anggaran Dasar Syarikat

Anggaran dasar merupakan dokumen yang sangat penting yang dikenali sebagai ‘perlembagaan syarikat’ kerana ia menetapkan peraturan asas aktiviti organisasi sebuah syarikat. Untuk menubuhkan sebuah syarikat gabungan (LLC) di Jepun, semua individu yang ingin menjadi ahli syarikat harus mencipta anggaran dasar dan menandatangani atau mengecap nama mereka di atasnya.

Anggaran dasar mengandungi tiga jenis perkara yang perlu dicatat: perkara mutlak, perkara relatif, dan perkara pilihan. Perkara mutlak adalah item yang mesti dicatat dalam anggaran dasar dan kegagalan untuk mencatatnya akan menyebabkan anggaran dasar itu sendiri menjadi tidak sah. Ini termasuk tujuan, nama dagang, lokasi pejabat utama, nama dan alamat ahli, ketetapan bahawa semua ahli adalah ahli dengan tanggungan terhad, dan tujuan serta jumlah sumbangan modal ahli. Perkara relatif adalah item yang, walaupun tidak dicatat dalam anggaran dasar, tidak akan mempengaruhi kesahihan anggaran dasar itu sendiri, tetapi jika tidak dicatat, item tersebut tidak akan mempunyai kesan yang sah. Contohnya termasuk syarat pemindahan saham, kaedah pengambilan keputusan jika terdapat beberapa ahli yang menjalankan tugas, cara penunjukan wakil ahli, tempoh kelangsungan syarikat, dan sebab-sebab pembubaran. Perkara-perkara ini sangat disarankan untuk ditetapkan dengan jelas semasa penubuhan untuk mengelakkan masalah di antara ahli di masa depan. Terutamanya, peraturan mengenai pemindahan saham ahli dan proses pengambilan keputusan dalam syarikat dengan beberapa ahli adalah penting untuk dipertimbangkan dengan teliti kerana ia berkaitan langsung dengan kestabilan dan pengurusan syarikat yang lancar. Perkara pilihan adalah item yang boleh ditetapkan dengan bebas selagi tidak melanggar undang-undang syarikat. Ini termasuk tahun fiskal (tempoh kewangan), kaedah pengumuman, ketetapan pembahagian keuntungan, peraturan pembahagian kerugian dan keuntungan ahli, serta gaji ahli yang menjalankan tugas. Penggunaan peraturan pilihan ini dengan tepat membolehkan usahawan asing membina peraturan pengurusan syarikat yang lebih fleksibel yang sesuai dengan model perniagaan mereka dan amalan perdagangan antarabangsa.

Semasa pembuatan anggaran dasar, nama dan alamat ahli harus sepenuhnya sesuai dengan yang tercatat dalam sijil cap jari (atau sijil tanda tangan) dan perlu diberikan perhatian yang sangat teliti terhadap cara penulisan. Kesalahan kecil dalam penulisan boleh menyebabkan kelewatan prosedur di kemudian hari dan masalah hukum. Berbeza dengan syarikat saham, syarikat gabungan tidak memerlukan pengesahan notaris untuk anggaran dasarnya. Ini bukan sahaja membantu mengurangkan kos penubuhan tetapi juga menyederhanakan prosedur. Walaupun anggaran dasar dalam bentuk kertas memerlukan bayaran setem pendapatan sebanyak 40,000 yen, penggunaan anggaran dasar elektronik akan menghapuskan kos ini dan memungkinkan pengurangan kos penubuhan yang lebih lanjut.

Pembayaran Modal Syer

Selepas pembuatan perlembagaan syarikat, individu yang ingin menjadi ahli syarikat harus membayar jumlah penuh wang yang berkaitan dengan sumbangan modal atau memberikan harta bukan wang sebelum permohonan pendaftaran penubuhan syarikat liabiliti terhad (Gōdō Kaisha) di Jepun .  

Destinasi pembayaran modal syer adalah akaun simpanan biasa di dalam negeri Jepun milik individu yang akan menjadi wakil ahli syarikat . Akaun ini boleh menggunakan akaun yang sedia ada, tetapi walaupun terdapat baki yang sama dengan atau lebih dari jumlah modal berbayar, setiap ahli harus memastikan pembayaran modal syer yang ditetapkan ke dalam akaun wakil tersebut . Semasa pemindahan, pastikan nama setiap ahli dicatat dalam buku akaun agar dapat mengesahkan siapa yang telah membayar dan berapa jumlahnya . Pembayaran modal syer harus dilakukan selepas pembuatan perlembagaan . Pembayaran yang dilakukan sebelum pembuatan perlembagaan mungkin tidak diterima semasa permohonan pendaftaran.  

Setelah pembayaran selesai, ‘Sijil Pembayaran’ akan dibuat. Ini adalah dokumen yang membuktikan pembayaran modal syer telah dilakukan, dan akan disahkan dengan cap syarikat oleh wakil syarikat pada masa penubuhan . Biasanya, salinan muka depan buku akaun, halaman pertama, dan halaman yang menunjukkan pembayaran telah dilakukan akan dilampirkan .  

Kewajipan menggunakan ‘akaun bank domestik Jepun milik individu yang akan menjadi wakil ahli syarikat’ untuk pembayaran modal ini , khususnya merupakan cabaran praktikal yang besar bagi usahawan asing yang tinggal di luar negara . Ini kerana, untuk membuka akaun bank peribadi di Jepun, kebanyakan kes memerlukan bukti alamat di Jepun atau rekod tinggal untuk tempoh tertentu . Untuk mengatasi cabaran ini, cara yang umum dan praktikal adalah dengan mengundang kerjasama penduduk tempatan Jepun atau penduduk tetap, sebagai pengasas atau pegawai syarikat, dan menggunakan akaun peribadi mereka untuk pembayaran modal .  

Permohonan Pendaftaran Penubuhan Syarikat ke Pejabat Pendaftaran Undang-Undang Jepun

Sebuah syarikat gabungan (Gōdō Kaisha) di Jepun secara sah ditubuhkan dengan melakukan pendaftaran penubuhan di Pejabat Pendaftaran Undang-Undang yang berkuasa atas lokasi ibu pejabat syarikat tersebut. Tarikh permohonan pendaftaran menjadi tarikh penubuhan syarikat.

Untuk permohonan pendaftaran, dokumen yang diperlukan termasuk borang permohonan pendaftaran penubuhan syarikat gabungan, perlembagaan syarikat, keputusan mengenai pengarah wakil, lokasi ibu pejabat dan modal berbayar, surat persetujuan pengangkatan pengarah wakil, dokumen yang membuktikan pembayaran modal (sertifikat pembayaran), CD-R atau dokumen yang merekodkan perkara yang perlu didaftarkan, dasar tempelan setem hasil, dan pemberitahuan cap jari (kaishin).

Permohonan pendaftaran dilakukan oleh individu yang mewakili syarikat (biasanya pengarah wakil). Permohonan boleh dibawa secara langsung ke Pejabat Pendaftaran Undang-Undang, dihantar melalui pos, atau dilakukan secara dalam talian.

Proses permohonan pendaftaran ini sangat penting dalam hal jumlah dokumen yang perlu diserahkan dan ketepatan isi kandungannya. Kesalahan kecil atau kekurangan dalam dokumen boleh menyebabkan pendaftaran tidak diterima dan prosedur menjadi sangat tertunda. Khususnya bagi usahawan asing, memahami prosedur administratif yang rumit dan terminologi khusus di Jepun boleh menjadi cabaran besar dalam memastikan ketepatan penyediaan dokumen.

Sejak pindaan peraturan pendaftaran komersial pada tahun 2021, penghantaran cap jari menjadi pilihan jika permohonan pendaftaran dilakukan secara dalam talian. Ini bermakna, tidak perlu lagi untuk cap jari fizikal dan penghantaran yang diperlukan dalam permohonan secara bertulis, yang boleh mengurangkan beban prosedur bagi usahawan asing yang sudah biasa dengan prosedur digital. Walau bagaimanapun, jika permohonan dibuat secara bertulis, cap jari masih diperlukan, jadi persiapan yang sesuai diperlukan bergantung pada kaedah permohonan.

Setelah pendaftaran selesai, sijil pendaftaran (seperti sijil keseluruhan rekod sejarah) boleh diperolehi, dan dengan ini, aktiviti sebagai badan korporat boleh dimulakan. Penyelesaian pendaftaran ini bukan sahaja bermakna syarikat telah sah ditubuhkan, tetapi juga menjadi prasyarat untuk melanjutkan permohonan visa ‘Pengurusan & Pengawasan’ yang berikutnya.

Kos Berkaitan Penubuhan Syarikat

Kos statutori untuk penubuhan syarikat perkongsian bersama (Gōdō Kaisha) di Jepun umumnya adalah antara 60,000 hingga 100,000 yen. Ini jauh lebih rendah berbanding dengan kos penubuhan syarikat berhad (Kabushiki Kaisha) yang berkisar antara 220,000 hingga 250,000 yen.

Kos statutori utama adalah seperti berikut. Cukai pendaftaran dan lesen yang perlu dibayar kepada negara semasa prosedur pendaftaran di pejabat pendaftaran adalah sama ada 0.7% daripada modal berbayar atau 60,000 yen, yang mana lebih tinggi. Jika modal berbayar melebihi kira-kira 8.57 juta yen, 0.7% akan melebihi 60,000 yen. Jika menggunakan perlembagaan elektronik, tiada perlu membayar 40,000 yen untuk setem hasil perlembagaan kertas, yang membolehkan penjimatan kos ini dan mengurangkan jumlah kos penubuhan syarikat perkongsian bersama kepada minimum 60,000 yen.

Di samping itu, terdapat kos lain seperti pembuatan cop syarikat dan yuran pengeluaran pelbagai sijil.

Jika anda mengupah profesional seperti juru tulis mahkamah, juru tulis pentadbiran, atau akauntan untuk menguruskan prosedur ini, akan ada bayaran tambahan untuk perkhidmatan mereka. Walaupun kos profesional ini meningkatkan jumlah keseluruhan kos penubuhan, ia merupakan pelaburan penting yang meningkatkan ketepatan dan kecekapan prosedur, serta memastikan kejayaan dalam mendapatkan visa, terutama bagi usahawan asing yang menghadapi halangan bahasa dan sistem perundangan yang kompleks di Jepun.

Lebih lanjut, dengan menggunakan program “Proyek Khusus untuk Dukungan Pendirian Usaha” yang dipromosikan oleh pemerintah daerah, adalah mungkin untuk mengurangkan cukai pendaftaran dan lesen hingga separuh (untuk syarikat perkongsian bersama, minimum 30,000 yen). Usahawan asing boleh mengurangkan kos awal dengan mengumpul maklumat secara aktif dan mempertimbangkan untuk memanfaatkan sistem sokongan yang disediakan oleh pemerintah daerah di lokasi tinggal atau perniagaan yang dirancang. Program sokongan ini tidak hanya menawarkan manfaat kewangan, tetapi juga boleh menyediakan peluang yang berguna untuk pembangunan rancangan perniagaan dan pembinaan rangkaian dengan pakar selepas penubuhan perniagaan.

Cabaran dan Penyelesaian Praktikal bagi Warga Asing Mendirikan Syarikat Gōdō Kaisha di Jepun

Apabila warga asing ingin mendirikan Syarikat Gōdō Kaisha (LLC) di Jepun, mereka mungkin menghadapi beberapa cabaran praktikal yang timbul daripada sistem khusus Jepun, amalan perniagaan, serta keperluan kelayakan tinggal. Memahami cabaran-cabaran ini terlebih dahulu dan mengambil langkah penyelesaian yang sesuai adalah penting untuk memastikan proses penubuhan syarikat dan permulaan perniagaan berjalan lancar.

Pengesahan Alamat dan Akaun Bank di Jepun

Apabila warga asing ingin menubuhkan syarikat di Jepun, terutamanya bagi mereka yang tinggal di luar negara, pengesahan alamat dan akaun bank di dalam negara Jepun menjadi cabaran yang besar.  

Untuk akaun bank peribadi, pembayaran modal syarikat memerlukan akaun bank di Jepun milik individu yang akan menjadi wakil syarikat. Namun, warga asing yang tidak mempunyai alamat di Jepun atau yang tidak tinggal di Jepun melebihi enam bulan sering menghadapi kesulitan untuk membuka akaun peribadi. Ini disebabkan oleh institusi kewangan yang melaksanakan pemeriksaan ketat terhadap pengesahan identiti dan keadaan perniagaan semasa pembukaan akaun sebagai langkah pencegahan terhadap pengubahan wang haram dan pembiayaan keganasan. Keperluan ini menjadi halangan yang signifikan bagi usahawan asing pada tahap pembayaran modal syarikat. Bagi akaun syarikat, pembukaan akaun adalah penting untuk aktiviti perniagaan selepas penubuhan syarikat, tetapi jika wakil syarikat adalah warga asing, proses semakan lebih ketat berbanding dengan wakil yang merupakan warga Jepun, dan ini menjadikan pembukaan akaun lebih sukar. Notis dari Agensi Polis Nasional (tahun 2012) telah menyebabkan proses semakan akaun syarikat menjadi lebih ketat, dan institusi kewangan sering mengambil pendekatan yang terlalu berhati-hati.  

Sebagai solusi terhadap cabaran ini, beberapa kaedah boleh dipertimbangkan. Menggunakan kerjasama dengan rakan kongsi yang boleh dipercayai, seperti warga Jepun atau penduduk tetap yang mempunyai alamat di Jepun (sebagai pengasas atau pegawai), untuk menggunakan akaun peribadi mereka bagi pembayaran modal adalah solusi yang paling umum dan praktikal. Ini membolehkan usahawan asing untuk meneruskan prosedur penubuhan syarikat walaupun mereka tidak tinggal di Jepun. Kaedah ini bukan sahaja memudahkan prosedur tetapi juga penting dalam membina rangkaian dan sistem sokongan tempatan untuk pengembangan perniagaan di Jepun. Walaupun datang ke Jepun dengan visa kunjungan jangka pendek dan membuka akaun juga boleh dipertimbangkan, kaedah ini tidak selalu dapat dijamin keberhasilannya kerana masih ada halangan yang tinggi untuk pembukaan akaun. Dalam hal menggunakan eksekutif untuk menjalankan tugas, syarikat asing yang menjadi wakil syarikat gabungan di Jepun boleh memilih eksekutif yang mempunyai alamat di Jepun untuk memenuhi keperluan pendaftaran. Sebagai alternatif kepada perkhidmatan bank tradisional, jika pembukaan akaun bank konvensional sukar, pilihan untuk menggunakan perkhidmatan akaun mata wang pelbagai seperti Wise Business juga ada. Walaupun perkhidmatan ini memudahkan penghantaran wang antarabangsa dan transaksi dalam pelbagai mata wang, memiliki akaun bank di Jepun masih dianggap lebih diutamakan ketika menerima pembiayaan di dalam negara atau dalam hubungan dengan pihak yang mengutamakan kredibilitas tinggi.  

Sijil Pengesahan Cap dan Sijil Pengesahan Tandatangan di Jepun

Untuk permohonan pendaftaran penubuhan syarikat, sijil pengesahan cap wakil syarikat diperlukan.  

Bagi warga asing yang menetap di Jepun, mereka yang mempunyai kad penduduk dan telah mendaftarkan cap mereka boleh mendapatkan sijil pengesahan cap di pejabat kerajaan tempatan sama seperti warganegara Jepun. Bagi warga asing yang tinggal di luar negara, mereka yang tidak mempunyai kad penduduk di Jepun tidak boleh mendapatkan sijil pengesahan cap. Dalam kes ini, ‘sijil pengesahan tandatangan’ yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa tempatan (seperti konsulat) boleh digunakan sebagai pengganti sijil pengesahan cap. Ini menunjukkan bahawa sistem perundangan Jepun fleksibel dan dapat menyesuaikan diri dengan amalan perniagaan antarabangsa. Sijil pengesahan tandatangan diperlukan dalam prosedur penting seperti pengesahan perlembagaan syarikat (tidak diperlukan untuk syarikat perkongsian tetapi diperlukan untuk syarikat berhad), pada masa pendaftaran penubuhan syarikat, dan semasa pendaftaran perubahan pegawai syarikat. Sijil pengesahan tandatangan yang dikeluarkan dalam bahasa asing perlu disertakan dengan terjemahan dalam bahasa Jepun. Tempat untuk mendapatkan sijil pengesahan tandatangan bergantung kepada sama ada anda berada di dalam Jepun, di negara asal, atau di negara ketiga, jadi perlu disemak terlebih dahulu.  

Walaupun terdapat alternatif seperti sijil pengesahan tandatangan, proses mendapatkan dokumen dari institusi asing dan menyediakan terjemahan Jepunnya merupakan prosedur yang rumit dan memakan masa serta tenaga bagi usahawan asing. Untuk memastikan ketepatan dan kecepatan prosedur ini, nasihat daripada pakar adalah sangat penting.

Pengesahan Tempat Perniagaan

Proses penubuhan syarikat dan terutamanya permohonan visa ‘Pengurusan & Pengendalian’ di Jepun memerlukan pengesahan tempat perniagaan (pejabat) yang sesuai di dalam negara untuk menjalankan aktiviti perniagaan.  

Sebagai tempat perniagaan yang berwujud, pejabat maya sering dianggap sebagai ‘tidak mempunyai entiti perniagaan yang sebenar’ dan mungkin tidak diterima dalam permohonan visa, oleh itu perlu berhati-hati. Pejabat yang juga merupakan rumah kediaman secara prinsip tidak diterima, dan diperlukan pejabat yang mempunyai kontrak sewa ‘untuk kegunaan perniagaan’ yang jelas terpisah dari kediaman. Ini kerana Jabatan Imigresen Jepun melakukan pemeriksaan yang ketat terhadap realiti dan kesinambungan perniagaan. Untuk kontrak sewaan, tempat yang mempunyai kontrak jangka pendek atau sewaan bulanan mungkin tidak diakui sebagai tempat perniagaan. Dalam kontrak sewaan, perlu jelas dinyatakan bahawa tujuan penggunaannya adalah ‘untuk kegunaan perniagaan’. Sebagai cabaran dan penyelesaian, seringkali sukar bagi warga asing yang tidak mempunyai alamat di Jepun untuk membuat kontrak sewa hartanah sendirian, oleh itu, mendapatkan bantuan daripada rakan kerjasama yang mempunyai alamat di Jepun (warganegara Jepun atau penduduk tetap) untuk menguruskan kontrak hartanah adalah solusi yang bijak. Pengesahan tempat perniagaan adalah salah satu daripada cabaran praktikal yang saling berkaitan yang dihadapi oleh usahawan asing ketika memulakan perniagaan di Jepun, dan memerlukan penyelesaian yang komprehensif.  

Pembuatan dan Terjemahan Dokumen dalam Bahasa Jepun

Prosedur penubuhan syarikat dan permohonan visa di Jepun seringkali memerlukan dokumen-dokumen yang disediakan dalam bahasa Jepun atau, jika dokumen tersebut disediakan dalam bahasa asing, diperlukan terjemahan bahasa Jepun yang dilampirkan.  

Mengenai borang permohonan pendaftaran, walaupun borang permohonan pendaftaran penubuhan syarikat boleh disediakan dalam bahasa Jepun atau bahasa asing, terjemahan bahasa Jepun diperlukan jika borang tersebut disediakan dalam bahasa asing. Untuk dokumen yang dilampirkan, seperti artikel persatuan atau sijil tandatangan, prinsipnya memerlukan terjemahan bahasa Jepun yang dilampirkan bersama jika dokumen tersebut disediakan dalam bahasa asing. Sebagai cabaran, bagi warga asing yang tidak memiliki kemahiran bahasa Jepun yang cukup, pemahaman dan penyediaan dokumen yang banyak dan tepat, serta terjemahan yang mengandungi istilah-istilah teknikal, boleh menjadi beban yang besar. Terjemahan yang tidak tepat atau kehilangan maklumat boleh menyebabkan penolakan visa atau kelewatan dalam prosedur. Halangan bahasa Jepun bukan hanya masalah komunikasi, tetapi juga boleh menjadi faktor risiko langsung dalam penyediaan dokumen yang memerlukan ketepatan hukum. Sebagai penyelesaian, sangat disarankan untuk mendapatkan bantuan daripada pakar (seperti juru tulis administratif, juru tulis yudisial, dan perkhidmatan terjemahan) untuk prosedur yang tepat dan lancar. Terutamanya, dokumen yang diterjemahkan mungkin memerlukan ‘sertifikat terjemahan’ di mana penterjemah bersumpah bahawa terjemahan tersebut adalah setia kepada aslinya, atau ‘pengesahan notaris’ yang dilakukan oleh notaris, oleh itu, bukan hanya kemahiran terjemahan yang diperlukan, tetapi juga pengetahuan khusus yang memahami keperluan hukum adalah sangat penting.  

Memperoleh Visa “Pengurusan & Pengelolaan” di bawah Sistem Imigresen Jepun

Keperluan Utama untuk Mendapatkan Visa Pengurusan & Perniagaan di Jepun

Bagi warga asing yang ingin menguruskan syarikat di Jepun, secara prinsipal, mereka perlu mendapatkan kelayakan tinggal ‘Pengurusan & Perniagaan’ visa. Visa ini menilai dengan ketat kestabilan dan kesinambungan perniagaan di Jepun, serta kemampuan pengurusan pemohon.  

Keperluan utama adalah seperti berikut. Sebagai pengesahan tempat usaha, pemohon mesti mempunyai tempat usaha yang berwujud dan beroperasi secara berterusan di dalam Jepun. Penggunaan pejabat maya atau pejabat yang juga merupakan kediaman peribadi biasanya tidak diterima. Ini merupakan syarat yang sangat penting untuk membuktikan realiti perniagaan. Sebagai perniagaan berskala tertentu, salah satu daripada syarat berikut mesti dipenuhi: jumlah modal berbayar atau jumlah keseluruhan sumbangan modal sekurang-kurangnya 5 juta yen, mempekerjakan sekurang-kurangnya dua orang staf sepenuh masa yang menetap di Jepun, atau dianggap setaraf dengan skala tersebut. Keperluan skala perniagaan ini bukan sekadar penilaian kewangan, tetapi juga merupakan petunjuk penting untuk menilai kesihatan dan kesinambungan perniagaan. Untuk kestabilan dan kesinambungan perniagaan, pemohon mesti menunjukkan secara terperinci dalam ‘rencana perniagaan’ bahawa perniagaan tersebut mempunyai prospek yang stabil dan berterusan. Rencana perniagaan harus mengandungi keterangan spesifik mengenai isi perniagaan, rancangan pengurusan, dan perancangan kewangan, serta menunjukkan kelayakan dan keuntungan secara logik.  

Sehubungan dengan kemampuan dan pengalaman pengurusan pemohon, pemohon harus memiliki pengalaman pengurusan atau pengurusan perniagaan selama lebih dari tiga tahun (termasuk masa belajar dalam bidang pengurusan perniagaan di peringkat pascasiswazah). Walau bagaimanapun, syarat pengalaman ini bukanlah mutlak; dalam kes di mana pemohon membuat sumbangan modal sebanyak 5 juta yen atau lebih, visa masih boleh diperoleh walaupun tanpa latar belakang akademik atau pengalaman kerja dalam pengurusan. Jika pengalaman pengurusan tidak mencukupi, dengan membuktikan secara aktif bahawa pemohon akan terlibat dalam aktiviti pengurusan sebagai pengurus, peluang untuk mendapatkan visa dapat ditingkatkan. Ini bermakna bahawa kesungguhan pemohon terhadap perniagaannya dan rancangan konkrit untuk menjayakan perniagaan tersebut diberi penekanan. Mengenai gaji, pemohon harus menerima gaji yang setidaknya setara dengan apa yang diterima oleh warga Jepun yang bekerja dalam kapasiti yang sama.  

Keperluan visa ‘Pengurusan & Perniagaan’ saling berkaitan; contohnya, jumlah modal berbayar adalah salah satu petunjuk skala perniagaan, rencana perniagaan adalah asas untuk menilai secara menyeluruh kestabilan dan kesinambungan perniagaan, pengesahan tempat usaha, serta kemampuan pengurusan pemohon. Kekurangan dalam mana-mana syarat ini boleh memberi kesan negatif kepada keseluruhan permohonan dan boleh menyebabkan penolakan visa.  

Kerjasama Penubuhan Syarikat Gōdō Gaisha dan Permohonan Visa di Jepun

Penubuhan syarikat Gōdō Gaisha merupakan syarat prasyarat untuk mendapatkan visa ‘Pengurusan & Pengendalian’ di Jepun. Hanya setelah syarikat secara sah ditubuhkan, modal disetor, dan tempat usaha disediakan, barulah persiapan permohonan visa dapat dilakukan.  

Mengenai penentuan waktu penubuhan syarikat dan permohonan visa, kedua-dua proses ini berkait rapat dan tidak dapat diteruskan dengan permohonan visa tanpa penyelesaian pendaftaran penubuhan syarikat. Sebarang kesilapan atau kelewatan dalam proses penubuhan syarikat akan memberi kesan langsung kepada jadual permohonan visa dan meningkatkan risiko kelewatan dalam rancangan permulaan perniagaan. Ramai warga asing memilih untuk tinggal di Jepun dengan status kediaman sedia ada seperti ‘Pelajar’ atau ‘Teknikal, Pengetahuan Manusia & Perniagaan Antarabangsa’ sementara mereka menubuhkan syarikat, sebelum memohon untuk menukar kepada visa ‘Pengurusan & Pengendalian’. Risiko dan langkah pencegahan penolakan visa termasuk kekurangan dalam rancangan perniagaan, keraguan terhadap latar belakang dan kebolehan pemohon, kekurangan dan percanggahan dalam dokumen yang diserahkan, serta masalah dengan status kediaman sebelumnya. Risiko penolakan visa meningkat secara signifikan jika terdapat percanggahan maklumat dalam dokumen yang diserahkan atau jika terdapat syak wasangka mengenai pengisytiharan palsu. Peranan pakar dalam proses ini adalah kritikal kerana prosedur penubuhan syarikat dan permohonan visa adalah kompleks dan terdapat halangan bahasa Jepun, oleh itu, sokongan daripada pakar (judicial scrivener, administrative scrivener, peguam) menjadi kunci kejayaan. Pakar membantu dalam penyediaan dokumen yang tepat, pembangunan rancangan perniagaan yang realistik, dan komunikasi yang lancar dengan Jabatan Imigresen untuk mengurangkan risiko penolakan dan menyokong prosedur yang lancar. Memandangkan penubuhan syarikat dan permohonan visa adalah proses yang saling bergantung, mendapatkan sokongan konsisten daripada pakar yang mahir dalam kedua-dua bidang ini adalah penting untuk memulakan perniagaan dengan cara yang efisien dan pasti.  

Ringkasan: Sokongan yang Disediakan oleh Firma Guaman Monolith

Pendirian syarikat gabungan (合同会社) di Jepun menawarkan peluang menarik kepada usahawan asing kerana fleksibilitinya dan kecekapan kosnya. Namun, untuk mengatasi kompleksitas undang-undang dan prosedur administratif Jepun, serta cabaran praktikal dari penubuhan syarikat hingga mendapatkan visa ‘Pengurusan & Pengendalian’, pengetahuan dan pengalaman khusus adalah sangat penting. Terdapat cabaran khusus bagi orang asing seperti mengamankan alamat dan akaun bank di Jepun, menyediakan sijil pengesahan tanda tangan sebagai pengganti sijil cap jari, dan menyusun rancangan perniagaan terperinci untuk permohonan visa.

Firma Guaman Monolith memiliki rekod prestasi yang luas dalam menyediakan perkhidmatan guaman yang berkaitan dengan isu-isu yang dibincangkan dalam artikel ini kepada pelbagai klien di Jepun. Kami adalah firma guaman yang mempunyai beberapa peguam yang fasih berbahasa Inggeris dan memegang kelayakan guaman dari luar negeri, memahami secara mendalam cabaran unik yang dihadapi oleh usahawan asing. Kami akan mengatasi halangan bahasa dan perbezaan budaya untuk memastikan keperluan undang-undang dipenuhi dengan teliti, membantu memulakan perniagaan anda di Jepun dengan lancar.

Kami menyediakan sokongan berterusan mulai dari pemilihan bentuk syarikat yang paling sesuai pada tahap awal penubuhan syarikat, pembuatan anggaran dasar, permohonan pendaftaran, hingga bantuan dalam mendapatkan visa ‘Pengurusan & Pengendalian’. Kami berusaha untuk memudahkan prosedur yang rumit dan mengurangkan risiko potensial agar usahawan asing dapat fokus pada bisnes mereka di Jepun dengan tenang. Usahawan asing yang berminat untuk memulakan perniagaan di Jepun, sila hubungi Firma Guaman Monolith. Kami berkomitmen untuk membantu langkah pertama anda menuju kejayaan bisnes.