Gambaran Keseluruhan dan Pembahagian Peranan 'Institusi Syarikat' dalam Undang-Undang Syarikat Jepun

Di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun, ‘organisasi syarikat’ merujuk kepada pelbagai entiti organisasi yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan, melaksanakan tugas, dan melakukan pengawasan dalam syarikat. Organisasi-organisasi ini adalah penting untuk fungsi yang sesuai dan tadbir urus syarikat. Dalam syarikat berhad, institusi yang paling asas dan penting adalah mesyuarat agung pemegang saham dan sekurang-kurangnya seorang pengarah.

Undang-Undang Syarikat Jepun menyediakan pilihan untuk merekabentuk struktur dalaman syarikat dengan fleksibel, bergantung pada skala, sifat, dan tujuan perniagaan syarikat. Ini membolehkan syarikat memilih kombinasi pelbagai organisasi, dari konfigurasi yang paling ringkas hingga ke syarikat yang menubuhkan komite yang lebih kompleks.

Institusi Asas di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun: Pemegang Saham dan Pengarah

Mesyuarat Agung Pemegang Saham: Institusi Keputusan Tertinggi di Jepun

Peranan, Kuasa, dan Jenis-jenis Resolusi

Mesyuarat Agung Pemegang Saham merupakan institusi keputusan tertinggi dalam syarikat berhad di Jepun dan terdiri daripada pemegang saham syarikat. Kuasanya adalah luas dan boleh membuat keputusan mengenai semua perkara yang ditetapkan dalam Undang-Undang Syarikat Jepun serta perkara yang ditentukan dalam perlembagaan syarikat. Walau bagaimanapun, dalam syarikat yang mempunyai lembaga pengarah, kuasa Mesyuarat Agung Pemegang Saham biasanya terhad kepada perkara yang secara eksplisit ditetapkan dalam Undang-Undang Syarikat Jepun atau perlembagaan.

Kuasa utama Mesyuarat Agung Pemegang Saham termasuklah perkara berkaitan penubuhan syarikat seperti pelantikan pengarah dan juruaudit pada masa penubuhan, perubahan perlembagaan semasa penubuhan, dan keputusan mengenai pembubaran syarikat. Dalam hal berkaitan saham, keputusan dibuat mengenai pembelian balik saham sendiri oleh syarikat, pengambilalihan saham jenis tertentu dengan klausa pengambilalihan keseluruhan, dan permintaan penjualan kepada waris dan lain-lain. Selain itu, berkaitan dengan institusi, keputusan dibuat mengenai pelantikan dan pemecatan pengarah, juruaudit, peserta akaun, dan juruaudit akaun. Mengenai keputusan pelaksanaan tugas penting, walaupun banyak tugas pelaksanaan diserahkan kepada pengarah, dalam syarikat tanpa lembaga pengarah, keputusan mengenai pelupusan harta penting atau hutang besar mungkin memerlukan kelulusan Mesyuarat Agung Pemegang Saham.

Resolusi Mesyuarat Agung Pemegang Saham terdiri daripada resolusi biasa, resolusi khas, dan resolusi istimewa, dan jenis resolusi yang diperlukan bergantung pada tahap kepentingan perkara yang hendak diputuskan.

Kewajipan dan Tanggungjawab Pemegang Saham serta Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Tanggungjawab asas pemegang saham adalah ‘tanggungjawab terhad’, yang bermaksud tanggungjawab mereka terhad kepada jumlah yang dilaburkan dalam saham yang dimiliki. Ini bermakna pemegang saham tidak akan bertanggungjawab secara peribadi terhadap hutang syarikat melebihi jumlah pelaburan mereka.

Kewajipan syarikat yang berkaitan dengan Mesyuarat Agung Pemegang Saham (biasanya ditangani oleh pengarah) termasuk kewajipan untuk memanggil mesyuarat dengan cara yang tepat dan sesuai pada waktunya, yang termasuk penghantaran notis panggilan. Selain itu, terdapat kewajipan untuk menyediakan penjelasan yang diperlukan kepada pemegang saham mengenai agenda dan kewajipan untuk membuat serta menyimpan minit mesyuarat.

Walaupun Mesyuarat Agung Pemegang Saham itu sendiri tidak memikul tanggungjawab secara langsung, individu yang terlibat dalam penubuhan syarikat seperti pengasas, pengarah semasa penubuhan, dan juruaudit semasa penubuhan mungkin akan bertanggungjawab atas ganti rugi jika mereka gagal menjalankan tugas berkaitan penubuhan, seperti kekurangan nilai harta atau pemalsuan sumbangan modal.

Pengarah dan Lembaga Pengarah: Pengurusan dan Penyeliaan di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Peranan, Kuasa, dan Struktur

Direktur adalah pelaksana operasi syarikat dan bertanggungjawab terhadap pengurusan operasi harian. Setiap syarikat saham (株式会社) di Jepun mesti mempunyai sekurang-kurangnya seorang direktur . Dalam syarikat yang mempunyai lembaga direktur, lembaga tersebut terdiri daripada semua direktur. Peranan utama mereka adalah membuat keputusan mengenai pelaksanaan operasi syarikat, mengawasi pelaksanaan tugas oleh setiap direktur, dan memilih serta memecat direktur perwakilan yang mewakili syarikat secara sah .  

Lembaga direktur tidak boleh mendelegasikan keputusan pelaksanaan tugas-tugas tertentu yang penting kepada direktur individu. Ini termasuk penjualan dan penerimaan harta yang penting, pinjaman besar, pelantikan dan pemecatan pengurus dan pekerja penting lain, penubuhan, perubahan, dan pembubaran cawangan atau organisasi penting lain, isu penting yang berkaitan dengan pengumpulan bon syarikat, serta pembinaan sistem untuk memastikan pelaksanaan tugas yang sesuai dengan undang-undang dan perlembagaan syarikat . Bagi syarikat besar yang mempunyai lembaga direktur, mereka diwajibkan untuk membina sistem kawalan dalaman untuk memastikan pelaksanaan tugas yang tepat dan pematuhan terhadap undang-undang dan perlembagaan .  

Tanggungjawab Utama: Kewajipan Pengurusan Baik dan Kewajipan Kesetiaan di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Hubungan antara syarikat dan pengarahnya adalah berdasarkan ‘amanah’. Ini bermakna pengarah diberikan mandat untuk menjalankan urusan syarikat melalui keputusan mesyuarat agung pemegang saham.  

Sebagai kewajipan pengurusan baik, pengarah sebagai penerima amanah harus memikul tanggungjawab pengurusan baik terhadap syarikat. Ini bermakna mereka harus melaksanakan tugas mereka dengan perhatian yang diharapkan dari seorang ‘pengurus yang baik’. Standard ini adalah objektif dan berbeza-beza bergantung pada kedudukan pengarah, kepakaran, dan keadaan tertentu. Sebagai kewajipan kesetiaan, selain daripada kewajipan pengurusan baik yang umum, pengarah juga harus mematuhi undang-undang, perlembagaan syarikat, dan keputusan mesyuarat agung pemegang saham, serta menjalankan tugas mereka dengan setia seperti yang dinyatakan secara eksplisit dalam Undang-Undang Syarikat Jepun.  

Dari kewajipan utama ini, timbul tanggungjawab tertentu seperti larangan terhadap transaksi yang berkonflik kepentingan. Secara prinsip, pengarah dilarang melakukan transaksi dengan syarikat yang kepentingan peribadinya bertentangan dengan kepentingan syarikat. Ini memerlukan kelulusan daripada lembaga pengarah atau mesyuarat agung pemegang saham. Sebagai kewajipan mengelakkan persaingan, pengarah tidak boleh menjalankan perniagaan yang bersaing dengan syarikat atau melakukan transaksi yang berkaitan dengan perniagaan syarikat untuk kepentingan diri sendiri atau pihak ketiga tanpa kelulusan terlebih dahulu daripada lembaga pengarah atau mesyuarat agung pemegang saham.  

Tanggungjawab dan Liabiliti Perundangan di Jepun

Sebagai tanggungjawab atas kelalaian dalam menjalankan tugas, pengarah syarikat yang melanggar kewajipan kehati-hatian atau kesetiaan dan menyebabkan kerugian kepada syarikat, akan bertanggungjawab atas kerugian tersebut. Tanggungjawab ini boleh dikejar oleh syarikat itu sendiri atau melalui tindakan wakil pemegang saham yang dilakukan oleh pemegang saham yang layak. Sebagai tanggungjawab terhadap pihak ketiga, pengarah mungkin juga bertanggungjawab atas kerugian yang disebabkan kepada pihak ketiga (contohnya, kreditur atau pemegang saham) jika kerugian tersebut disebabkan oleh niat jahat atau kecuaian serius dalam pelaksanaan tugas mereka. Untuk membatasi tanggungjawab dan insurans D&O, Akta Syarikat Jepun mengizinkan pengecualian tanggungjawab melalui resolusi khas mesyuarat agung pemegang saham dan kontrak pembatasan tanggungjawab dengan pengarah yang tidak menjalankan tugas. Di samping itu, dalam praktik, insurans tanggungjawab pengarah sering digunakan sebagai langkah umum untuk menutupi tuntutan ganti rugi potensial.

Amalan Prinsip Penghakiman Pengurusan di Jepun

Apabila menilai sama ada terdapat pelanggaran kewajipan berhati-hati yang baik oleh pengarah dalam penghakiman pengurusan, mahkamah Jepun mengaplikasikan ‘Prinsip Penghakiman Pengurusan’. Prinsip ini mengakui risiko dan ketidakpastian yang melekat dalam keputusan perniagaan dan memberikan pengarah kebebasan yang luas. Tindakan pengarah biasanya tidak dianggap sebagai pelanggaran kewajipan kecuali terdapat ‘kesilapan yang penting dan tidak berhati-hati dalam pengakuan fakta yang menjadi asas penghakiman’ atau ‘proses dan kandungan keputusan itu sangat tidak munasabah atau tidak sesuai sebagai pengurus perusahaan’ .  

Sebagai contoh kes, dalam kes wakil pemegang saham Apaman Shop (Mahkamah Agung, 15 Julai 2010), Mahkamah Agung telah membatalkan keputusan Mahkamah Tinggi yang mengakui tanggungjawab pengarah yang memperoleh saham anak syarikat pada harga yang jauh lebih tinggi daripada penilaian luaran. Mahkamah Agung menekankan bahawa pembentukan rancangan penggabungan perniagaan, khususnya penetapan harga pembelian saham, adalah terletak pada penghakiman pengurusan profesional yang melibatkan ramalan masa depan. Mengambil kira keperluan pengambilalihan yang lancar, pemeliharaan hubungan baik dengan kedai francais, dan julat penilaian saham yang tidak tercatat, Mahkamah Agung menunjukkan bahawa keputusan pengarah tidak ‘sangat tidak munasabah’ . Kes ini menunjukkan pendekatan halus mahkamah terhadap keseimbangan antara pengawasan kehakiman dan budi bicara pengurus.  

‘Prinsip Penghakiman Pengurusan’ adalah konsep yang sangat penting untuk memahami tanggungjawab pengarah di Jepun. Kes Apaman Shop dengan jelas menunjukkan aplikasi praktikal prinsip ini dan ketegangan yang melekat yang menyertainya. Mahkamah mengakui budi bicara luas pengarah tetapi juga memeriksa dengan ketat ‘proses dan kandungan’ keputusan untuk memastikan tiada ‘ketidakmunasabahan yang ketara’. Bahawa kes ini telah melalui penilaian yang berbeza di mahkamah daerah, mahkamah tinggi, dan mahkamah agung menonjolkan sifat subjektif penilaian ini. Ini bermakna pengarah tidak boleh sekadar menggunakan ‘penghakiman pengurusan’ sebagai alasan dan perlu menunjukkan ‘proses yang rasional dan rajin’ dalam pengumpulan maklumat, analisis, dan proses pengambilan keputusan, walaupun hasilnya mungkin tidak memuaskan. Bagi syarikat asing, ini menunjukkan pentingnya mendokumentasikan proses pengambilan keputusan dengan teliti sambil Jepun melindungi penghakiman pengurusan yang rasional.

Institusi Audit dan Pengawasan: Menjamin Kesehatan Korporat di Jepun

Pengawas Audit dan Dewan Pengawas Audit di Jepun

Peranan dan Skop Pengawasan

Pengawas audit, yang dilantik oleh mesyuarat agung pemegang saham, merupakan badan statutori yang mempunyai peranan untuk mengaudit pelaksanaan tugas oleh pengarah. Peranan utama mereka adalah untuk memastikan pengarah menjalankan tugas mereka dengan sewajarnya dan berfungsi sebagai fungsi pemeriksaan yang bebas terhadap pengurusan. Pengawas audit tidak terlibat dalam pelaksanaan operasi syarikat.

Skop pengawasan pengawas audit biasanya merangkumi kedua-dua audit operasi dan audit perakaunan. Bagi syarikat yang tidak disenaraikan, adalah mungkin untuk mengehadkan skop pengawasan pengawas audit kepada audit perakaunan sahaja berdasarkan peruntukan dalam perlembagaan syarikat.

Pengawas audit bertanggungjawab untuk menyusun laporan audit tahunan yang merangkumi hasil audit selama setahun.

Kuasa, Kewajipan, dan Tanggungjawab

Untuk memastikan pengawasan yang efektif, pengawas audit diberikan kuasa penting berikut: kuasa untuk mengaudit pelaksanaan tugas pengarah, hak untuk meminta laporan perniagaan dari pengarah, hak untuk menyiasat keadaan operasi dan harta syarikat, hak untuk menyiasat anak syarikat, kewajipan dan hak untuk menyatakan pendapat di mesyuarat pengarah, hak untuk meminta dan memanggil mesyuarat pengarah, hak untuk meminta penghentian tindakan haram oleh pengarah, hak untuk mewakili syarikat dalam litigasi antara syarikat dan pengarah, hak untuk bersetuju dengan usul pengecualian tanggungjawab pengarah, kuasa untuk menentukan isi usul pemilihan, pemecatan, atau tidak mengangkat semula juruaudit, dan hak untuk bersetuju dengan penentuan gaji dan lain-lain bagi juruaudit.

Kewajipan utama termasuk menghadiri mesyuarat pengarah, menyiasat dan melaporkan usul mesyuarat agung pemegang saham, dan melaporkan kepada mesyuarat pengarah.

Pengawas audit mungkin bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada syarikat jika mereka tidak menjalankan tugas mereka dengan sewajarnya.

Keperluan Kelayakan dan Kemerdekaan

Individu dengan sejarah jenayah tertentu atau yang memegang jawatan pengarah, pengurus, pekerja lain, peserta perakaunan, atau eksekutif di syarikat atau anak syarikatnya tidak layak menjadi pengawas audit. Ini adalah untuk memastikan kemerdekaan dari pengurusan.

Syarikat yang menubuhkan dewan pengawas audit perlu mempunyai sekurang-kurangnya tiga pengawas audit, dan majoriti daripada mereka haruslah pengawas audit luar yang memenuhi kriteria kemerdekaan tertentu.

Fokus Kes: Keputusan Utama Mengenai Tanggungjawab Pengawas Audit

Dalam kes hukum, keputusan Mahkamah Tinggi Tokyo pada 25 Julai 2012 (2012) mengiktiraf hak pengawas audit yang memulakan tindakan kebertanggungjawaban terhadap pengarah atas permintaan pemegang saham untuk menuntut penggantian kos yang diperlukan dari syarikat. Walaupun tindakan tersebut tidak dapat membuktikan tanggungjawab pengarah, selagi tindakan pengawas audit secara keseluruhannya selaras dengan kepentingan syarikat, syarikat tidak dapat menolak tuntutan kecuali dapat membuktikan bahawa kos tersebut ‘tidak diperlukan untuk pelaksanaan tugas pengawas audit’.

Seterusnya, keputusan Mahkamah Agung pada 19 Julai 2021 (2021) menjelaskan tanggungjawab pengawas audit yang terhad kepada perakaunan. Mahkamah Agung membatalkan keputusan Mahkamah Tinggi yang menolak tanggungjawab pengawas audit yang terlepas pandang penggelapan dan menyatakan bahawa walaupun sebagai pengawas audit yang terhad kepada perakaunan, mereka tidak sepatutnya menganggap keakuratan buku perakaunan sebagai sesuatu yang pasti. Mereka seharusnya mengambil langkah seperti meminta laporan dari pengarah dan mengesahkan dokumen asas untuk memastikan dokumen perakaunan mencerminkan dengan tepat keadaan harta dan kerugian syarikat. Ini menunjukkan bahawa walaupun pengawas audit dengan skop terhad, mereka masih dikehendaki mematuhi standard kewaspadaan yang lebih tinggi.

Penglibatan Perakaunan: Sokongan Profesional dalam Penyediaan Dokumen Kewangan

Peranan, Kelayakan, dan Tanggungjawab Bersama

Penglibatan perakaunan merupakan badan yang ditubuhkan untuk meningkatkan kebolehpercayaan dokumen kewangan syarikat. Mereka mempunyai ciri yang berbeza daripada badan lain kerana bekerja bersama dengan pengarah syarikat dalam menyediakan dokumen kewangan, lampiran terperinci, dan dokumen kewangan konsolidasi.  

Untuk memastikan kepakaran profesional, penglibatan perakaunan haruslah terdiri daripada akauntan bertauliah, firma audit, juru kira cukai, atau firma juru kira cukai.  

Penglibatan perakaunan boleh ditetapkan secara sukarela melalui perlembagaan syarikat.  

Kuasa, Kewajipan, dan Tanggungjawab

Sebagai kuasa, penglibatan perakaunan mempunyai hak untuk melihat dan menyalin buku akaun dan bahan berkaitan, serta meminta laporan berkaitan akaun daripada pengarah, penglibatan perakaunan, pengurus, dan pekerja lain.  

Sebagai kewajipan, mereka harus menyediakan laporan penglibatan perakaunan kepada pemegang saham dan pemiutang. Jika mereka menemui fakta penting yang melanggar undang-undang atau perlembagaan syarikat yang dilakukan oleh pengarah semasa menjalankan tugas, mereka wajib melaporkannya segera kepada pemegang saham (atau kepada pengawas audit dalam syarikat yang mempunyai pengawas audit). Mereka juga wajib menghadiri mesyuarat lembaga pengarah yang meluluskan dokumen kewangan dan memberikan pendapat jika perlu, menjelaskan kepada pemegang saham dalam mesyuarat agung jika diminta mengenai dokumen kewangan, dan menyimpan dokumen kewangan serta laporan penglibatan perakaunan selama lima tahun.  

Sebagai tanggungjawab, penglibatan perakaunan boleh memikul tanggungjawab undang-undang yang serius. Jika mereka gagal dalam penyediaan dokumen kewangan atau tugas lain dan menyebabkan kerugian kepada syarikat, pemegang saham, pelabur, atau pemiutang, mereka mungkin bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi. Hubungan mereka dengan syarikat adalah berdasarkan kontrak perwakilan, dan mereka memikul kewajipan untuk bertindak dengan kehati-hatian yang wajar.  

Penglibatan perakaunan sebagai pakar luar yang bekerja ‘bersama’ dengan pengarah dalam penyediaan dokumen kewangan mencipta dinamik yang unik. Ini adalah reka bentuk yang bertujuan untuk mengintegrasikan kepakaran profesional luar secara langsung ke dalam proses pelaporan kewangan, bukan hanya melalui audit luar, tetapi juga meningkatkan ketepatan dan kepercayaan informasi kewangan dari peringkat pembuatannya. Struktur ini menyediakan lapisan tambahan untuk meningkatkan ketelusan dan kepercayaan kewangan, terutama bagi perusahaan kecil dan sederhana yang tidak diwajibkan untuk mempunyai juru audit, dan menjadi elemen penting bagi syarikat asing untuk memahami kesihatan pelaporan kewangan di Jepun.

Juruaudit Perakaunan: Penyemakan Kewangan dari Luar

Peranan dan Kewajipan Penubuhan

Juruaudit perakaunan adalah pakar luar yang bebas, yang merupakan akauntan bertauliah atau firma audit, dan mempunyai peranan utama untuk mengaudit dokumen kewangan syarikat dan lampiran terperinci yang berkaitan.  

Penubuhan juruaudit perakaunan diwajibkan bagi syarikat-syarikat berikut di Jepun: syarikat besar yang mempunyai modal berbayar melebihi 500 juta yen atau jumlah keseluruhan liabiliti melebihi 20 bilion yen dalam penyata kewangan akhir tahun fiskal. Selain itu, syarikat yang mempunyai struktur tadbir urus yang maju seperti syarikat dengan jawatankuasa audit dan lain-lain, diwajibkan untuk melantik juruaudit perakaunan. Tambahan pula, syarikat yang secara sukarela menetapkan untuk mempunyai juruaudit perakaunan dalam perlembagaan mereka, sekali ditubuhkan, audit tersebut menjadi wajib sebagai audit statutori.  

Kuasa, Kewajipan, dan Kelayakan

Juruaudit perakaunan mempunyai kuasa untuk memeriksa dan menyalin buku akaun dan dokumen berkaitan pada bila-bila masa, serta meminta laporan berkaitan akaun dari pengarah, pegawai akaun, pengurus, dan pekerja lain. Mereka juga boleh menyiasat syarikat anak.  

Kewajipan utama mereka adalah untuk melaksanakan audit dokumen kewangan syarikat dan menyediakan laporan audit perakaunan.  

Sebagai kelayakan, seseorang harus menjadi akauntan bertauliah atau firma audit untuk menjadi juruaudit perakaunan.  

Berkenaan dengan remunerasi, gaji juruaudit perakaunan ditentukan oleh pengarah, tetapi memerlukan persetujuan dari juruaudit atau dewan juruaudit. Mekanisme ini bertujuan untuk memastikan kemandirian juruaudit perakaunan dari pengurusan syarikat.  

Kewajipan penubuhan juruaudit perakaunan di syarikat besar dan syarikat dengan jawatankuasa di Jepun menunjukkan dengan jelas bahawa Jepun mengutamakan penyemakan kewangan yang bebas dari luar. Berbeza dengan pegawai akaun yang menyediakan dokumen bersama pengurusan, juruaudit perakaunan menyediakan fungsi pemeriksaan dari luar, meningkatkan kebolehpercayaan kepada pelabur dan pemiutang. Khususnya, mekanisme yang memerlukan persetujuan juruaudit untuk penentuan remunerasi juruaudit perakaunan adalah mekanisme halus tetapi penting untuk melindungi kemandirian mereka dalam menjalankan tugas mereka secara bebas dari pengurusan yang menjadi subjek audit. Struktur ini mencerminkan komitmen terhadap pelaporan kewangan yang kukuh dan ketelusan, dan merupakan elemen penting untuk menarik dan mengekalkan pelabur asing.

Struktur Tata Kelola Tingkat Tinggi: Syarikat dengan Penubuhan Jawatankuasa di Jepun

Syarikat yang Menetapkan Jawatankuasa Penamaan dan Lain-lain di Jepun

Struktur dan Falsafah

Struktur tadbir urus ini bertujuan untuk memisahkan dengan jelas fungsi pengawasan yang dilakukan oleh lembaga pengarah dan fungsi pelaksanaan tugas oleh eksekutif, mengikuti model yang digunakan di Eropah dan Amerika.  

Di dalam lembaga pengarah, penubuhan tiga jawatankuasa statutori berikut adalah wajib. Jawatankuasa penamaan menentukan kandungan usul untuk pelantikan dan pemecatan pengarah serta auditor akaun. Jawatankuasa audit mengaudit pelaksanaan tugas oleh eksekutif dan pengarah. Jawatankuasa pampasan menentukan kandungan pampasan individu untuk eksekutif dan pengarah.

Ciri penting struktur ini adalah keperluan untuk menetapkan seorang auditor akaun.  

Syarikat yang mengamalkan struktur ini tidak boleh menetapkan seorang pengawas audit atau lembaga pengawas audit kerana fungsi mereka diserap oleh jawatankuasa audit.  

Peranan dan Kuasa Setiap Jawatankuasa

Jawatankuasa penamaan menentukan kandungan usul untuk pelantikan dan pemecatan pengarah serta auditor akaun yang akan dikemukakan pada mesyuarat agung pemegang saham.  

Jawatankuasa audit mengaudit pelaksanaan tugas oleh eksekutif dan pengarah serta menentukan kandungan usul untuk pelantikan, pemecatan, atau tidak memperbaharui mandat auditor akaun. Majoriti ahli jawatankuasa mesti terdiri daripada pengarah luaran. Berbeza dengan lembaga pengawas audit, jawatankuasa audit mempunyai hak untuk mengundi dalam lembaga pengarah dan ahlinya boleh terlibat secara langsung dalam pengambilan keputusan. Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk menyediakan laporan audit dan sangat bergantung pada sistem kawalan dalaman syarikat untuk audit yang berkesan.  

Jawatankuasa pampasan menentukan kandungan pampasan individu untuk eksekutif dan pengarah.  

Lembaga pengarah dalam struktur ini mempunyai fungsi utama untuk menentukan dasar-dasar pengurusan asas dan mengawasi pelaksanaan tugas oleh eksekutif dan pengarah. Tidak boleh menyerahkan keputusan strategik penting tertentu kepada eksekutif.  

Model syarikat yang menetapkan jawatankuasa penamaan dan lain-lain merupakan titik perubahan besar dari sistem yang berpusat pada pengawas audit tradisional. Falsafah terasnya adalah pemisahan fungsi pengawasan dan eksekutif, dengan memberi penekanan kuat pada pengawasan bebas dari luar dengan menjadikan majoriti jawatankuasa audit terdiri daripada pengarah luaran. Selain itu, hak mengundi jawatankuasa audit dalam lembaga pengarah menunjukkan perbezaan yang signifikan dari lembaga pengawas audit yang tidak mempunyai hak mengundi, mencadangkan peranan yang lebih langsung dan proaktif dalam tadbir urus. Model ini direka untuk meningkatkan ketelusan, tanggungjawab, dan kemampuan syarikat untuk mematuhi standard tadbir urus global, menjadikannya pilihan yang menarik terutama bagi pelabur asing.

Syarikat dengan Komiti Audit dan Lain-lain di Jepun

Struktur dan Tujuan

Struktur yang diperkenalkan dalam pindaan Undang-Undang Syarikat Jepun pada tahun 2014 (Heisei 26) ini ditempatkan sebagai model pertengahan antara sistem auditor konvensional dan sistem syarikat lengkap dengan komiti yang ditetapkan. Penggunaannya semakin meningkat di kalangan syarikat yang berhasrat untuk melaksanakan Penawaran Awam Permulaan (IPO).  

Struktur ini dicirikan dengan penubuhan komiti audit dan lain-lain di dalam lembaga pengarah.  

Seperti syarikat dengan komiti yang lain, syarikat dengan komiti audit dan lain-lain tidak boleh mempunyai auditor.  

Peranan dan Kuasa Komiti Audit dan Lain-lain

Komiti audit dan lain-lain terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga pengarah yang bertindak sebagai anggota komiti, dan majoriti mereka mesti pengarah luaran.  

Kuasa mereka termasuk mengaudit pelaksanaan tugas pengarah dan akauntan, menyediakan laporan audit, dan memiliki hak suara dalam mesyuarat lembaga pengarah. Ini merupakan perbezaan penting dari auditor konvensional, yang membolehkan anggota komiti terlibat secara langsung dalam pembuatan keputusan lembaga pengarah. Lingkup audit mereka bukan sahaja meliputi kesesuaian dengan undang-undang, tetapi juga kesesuaian pelaksanaan tugas. Di mesyuarat agung pemegang saham, mereka boleh memberikan pendapat mengenai pencalonan pengarah lain dan perkara berkaitan gaji. Tanpa mengira saiz syarikat, mereka diwajibkan untuk menyediakan sistem kawalan dalaman.  

Model komiti audit dan lain-lain diposisikan sebagai titik kompromi strategik. Dengan mengintegrasikan fungsi audit secara langsung ke dalam lembaga pengarah dan memberikan hak suara kepada anggotanya, struktur ini memungkinkan pengawasan yang lebih proaktif dan efektif daripada auditor konvensional, sambil memelihara struktur yang tidak sekompleks model syarikat dengan komiti penamaan dan lain-lain. Perluasan lingkup audit ke ‘kesesuaian’ menunjukkan peralihan ke arah penilaian kesihatan keputusan pengurusan yang melampaui pematuhan undang-undang semata-mata. Struktur ini khususnya menarik bagi syarikat yang ingin menguatkan tadbir urus korporat tanpa mengadopsi sepenuhnya sistem komiti yang lebih kompleks ala Barat, memberikan keseimbangan antara fleksibilitas dan pengawasan yang diperkukuh.

Kesimpulan

Undang-undang Syarikat di Jepun menyediakan kerangka kerja yang fleksibel namun kompleks untuk mengimbangi pengawasan pemegang saham dan kecekapan pengurusan, sambil menetapkan peranan, kuasa, kewajipan, dan tanggungjawab yang spesifik bagi setiap organ korporat, dari mesyuarat umum pemegang saham dan pengarah hingga kepada institusi audit khusus dan syarikat yang menubuhkan komite.

Firma guaman Monolith mempunyai rekod prestasi yang kukuh dalam undang-undang syarikat dan tadbir urus korporat di Jepun. Kami menggunakan pengetahuan mendalam dan kemahiran multibahasa untuk menyediakan nasihat yang disesuaikan untuk mengatasi jurang hukum dan budaya. Perkhidmatan kami termasuk nasihat strategik mengenai reka bentuk institusi dan penstrukturan semula korporat, pembuatan dan kajian semula perlembagaan dan prosedur dalaman, panduan mengenai kewajipan, tanggungjawab, dan pengurangan risiko bagi pengarah dan pegawai eksekutif, sokongan untuk mesyuarat umum pemegang saham dan hubungan pelabur, due diligence hukum yang menyeluruh untuk M&A dan transaksi lain, serta wakil dalam litigasi korporat.