Kerangka Undang-Undang Peraturan Syarikat dalam Undang-Undang Buruh Jepun: Peraturan Perkhidmatan, Perlindungan Pemberi Maklumat Dalaman, dan Keberkesanan Hukuman Disiplin

Untuk kelancaran aktiviti korporat dan pertumbuhan berterusan, adalah penting untuk mengekalkan tata tertib syarikat yang jelas dan adil. Namun, tata tertib korporat di Jepun tidak terbentuk semata-mata melalui adat atau arahan sepihak pengurus, tetapi diatur dengan ketat melalui kerangka hukum yang berpangkalan pada kontrak kerja. Memahami dan mematuhi kerangka hukum ini adalah salah satu tugas utama dalam pengurusan untuk mencegah konflik tenaga kerja yang mungkin timbul dan membina hubungan kerja yang sihat. Khususnya, tiga elemen utama yang membentuk inti tata tertib korporat adalah ‘peraturan perkhidmatan’ yang menetapkan kod tingkah laku pekerja secara spesifik, ‘sistem perlindungan whistleblower’ yang mendorong fungsi pembersihan dalaman organisasi, dan ‘tindakan disiplin’ sebagai sanksi terhadap pelanggaran tata tertib. Sistem-sistem ini diatur secara terperinci oleh undang-undang seperti Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun (Japanese Labor Contract Act) dan Undang-Undang Standard Buruh Jepun (Japanese Labor Standards Act), serta Undang-Undang Perlindungan Whistleblower untuk Kepentingan Umum, dan pengoperasiannya memerlukan perhatian yang teliti. Artikel ini akan memberi tumpuan kepada ketiga-tiga tema penting ini, menjelaskan keperluan hukum dan titik perhatian praktikal yang harus dipatuhi oleh syarikat, dengan merujuk kepada peraturan spesifik dan kes-kes pengadilan. Dengan ini, kami bertujuan untuk membantu pengurus korporat dan pegawai undang-undang dalam mengurus risiko hukum dengan sewajarnya dan merealisasikan pengurusan organisasi yang efektif dan sah.

Asas Hukum bagi Tata Kelola Syarikat di Bawah Undang-Undang Jepun

Di Jepun, hak syarikat untuk menuntut dan mengekalkan tertib tertentu daripada pekerja mereka bersumber daripada kontrak kerja yang ditandatangani antara majikan dan pekerja. Hubungan ini bukan sekadar hubungan arahan, tetapi merupakan hubungan kontrak yang berdasarkan persetujuan antara pihak yang secara hukum setara.

Hubungan yang Berpusat pada Kontrak Kerja

Artikel 6 Akta Kontrak Kerja Jepun menetapkan bahawa kontrak kerja terbentuk “melalui persetujuan antara pekerja dan majikan di mana pekerja bekerja untuk majikan dan majikan membayar gaji sebagai balasannya”. Berdasarkan persetujuan ini, pekerja mempunyai kewajiban untuk menyediakan tenaga kerja, sementara majikan mempunyai kewajiban untuk membayar gaji. Kewajiban yang dipikul oleh pekerja tidak terbatas pada pelaksanaan tugas yang ditetapkan. Sebagai tambahan kepada kontrak, terdapat kewajiban yang lebih luas seperti menjaga harta syarikat, bekerjasama untuk operasi yang lancar, dan mempertimbangkan kepentingan keseluruhan syarikat. Kewajiban untuk mematuhi tata kelola syarikat diakui secara hukum sebagai salah satu kewajiban tambahan yang inheren dalam kontrak kerja. Ini berarti, mematuhi peraturan syarikat merupakan tanggungjawab asas dalam pelaksanaan isi kontrak bagi pekerja.

Prinsip ‘Kejujuran dan Kesetiaan’ dan ‘Larangan Penyalahgunaan Hak’

Prinsip-prinsip asas yang lebih lanjut mengatur hubungan kontrak ini dinyatakan dalam Artikel 3 Akta Kontrak Kerja Jepun. Subseksyen 4 artikel ini menetapkan prinsip ‘kejujuran dan kesetiaan’, yang menyatakan “pekerja dan majikan harus mematuhi kontrak kerja dan melaksanakan hak serta memenuhi kewajiban dengan kejujuran dan kesetiaan”. Pelanggaran tata kelola syarikat oleh pekerja dapat dinilai sebagai tindakan yang bertentangan dengan prinsip kejujuran dan kesetiaan ini.

Sebaliknya, Subseksyen 5 artikel yang sama menetapkan prinsip ‘larangan penyalahgunaan hak’, yang menyatakan “pekerja dan majikan tidak boleh menyalahgunakan hak yang timbul dari kontrak kerja dalam pelaksanaannya”. Prinsip ini menjadi batasan hukum penting terhadap pelaksanaan kuasa oleh majikan. Jika hak disiplin yang dilaksanakan untuk menjaga tata kelola syarikat dianggap tidak wajar dalam tujuan atau caranya, maka dapat dianggap sebagai penyalahgunaan hak dan menjadi tidak sah secara hukum.

Dengan demikian, tata kelola syarikat dalam undang-undang buruh Jepun didirikan atas dasar hubungan timbal balik kontrak kerja, di mana kewajiban pekerja untuk mematuhi diatur oleh prinsip kejujuran dan kesetiaan, sementara pelaksanaan kuasa oleh majikan dibatasi secara ketat oleh prinsip larangan penyalahgunaan hak. Memahami kewajiban hukum dua arah ini merupakan langkah pertama dalam mempertimbangkan isu-isu yang berkaitan dengan tata kelola syarikat.

Penubuhan Peraturan: Peraturan Perkhidmatan dan Peraturan Pekerjaan di Jepun

Dokumen hukum yang paling penting untuk menunjukkan dan menuntut kepatuhan terhadap tata tertib syarikat kepada pekerja adalah ‘Peraturan Pekerjaan’. Di dalamnya, terdapat ‘Peraturan Perkhidmatan’ yang khusus mengatur norma perilaku pekerja.

Peranan Utama Peraturan Pekerjaan

Artikel 89 Akta Standard Buruh Jepun (Japanese Labor Standards Act) mewajibkan majikan yang mempekerjakan pekerja secara tetap melebihi 10 orang untuk membuat Peraturan Pekerjaan dan melaporkannya kepada pengarah pejabat pengawasan standard buruh yang berkenaan. Peraturan Pekerjaan ini mengandungi ‘butiran yang mutlak perlu dicatat’ seperti waktu mulai dan berakhir kerja serta gaji, dan ‘butiran yang perlu dicatat jika ditetapkan’ yang harus dicatat jika ada peraturan yang ditetapkan. Ketentuan mengenai sanksi terhadap pekerja, atau dengan kata lain disiplin, termasuk dalam ‘butiran yang perlu dicatat jika ditetapkan’, dan untuk melaksanakan hukuman disiplin, syarikat harus secara jelas menyatakan alasan dan jenis hukuman dalam Peraturan Pekerjaan sebagai prasyarat hukum yang penting.

Posisi Peraturan Perkhidmatan

Peraturan Perkhidmatan secara spesifik menetapkan disiplin yang harus dipatuhi oleh pekerja dalam pekerjaan, seperti kewajiban untuk berdedikasi pada tugas, menjaga kerahasiaan, penggunaan fasilitas dan barang milik syarikat dengan tepat, dan larangan terhadap pelecehan. Secara hukum, Peraturan Perkhidmatan ini dianggap sebagai bagian dari Peraturan Pekerjaan. Syarikat boleh menetapkan bab ‘Disiplin Perkhidmatan’ dalam Peraturan Pekerjaan atau membuat dokumen terpisah dengan nama ‘Peraturan Perkhidmatan’. Dalam kasus yang terakhir, peraturan tersebut secara hukum dianggap sebagai satu kesatuan dengan Peraturan Pekerjaan, sehingga pembuatan atau perubahan harus mengikuti prosedur hukum yang sama seperti Peraturan Pekerjaan.

Prosedur Wajib dalam Pembuatan dan Perubahan

Dalam pembuatan atau perubahan Peraturan Pekerjaan (termasuk Peraturan Perkhidmatan), majikan harus mematuhi prosedur ketat yang ditetapkan oleh Akta Standard Buruh Jepun. Pertama, majikan harus mendengar pendapat dari serikat pekerja yang mewakili mayoritas pekerja jika ada, atau dari perwakilan yang mewakili mayoritas pekerja jika tidak ada serikat pekerja, dan membuat dokumen tertulis (laporan pendapat) yang mencatat pendapat tersebut. Yang dituntut oleh hukum adalah ‘mendengar’ pendapat, bukan mendapatkan ‘persetujuan’ dari perwakilan. Namun, prosedur mendengar pendapat ini adalah wajib, dan jika dianggap tidak dilaksanakan melalui interaksi dengan pejabat pengawasan buruh, pelaporan Peraturan Pekerjaan mungkin tidak akan diterima.

Setelah itu, Peraturan Pekerjaan yang telah dibuat atau diubah harus dilaporkan kepada pejabat pengawasan standard buruh yang berkenaan dengan melampirkan laporan pendapat, dan majikan wajib memberitahukan kepada semua pekerja melalui cara seperti pemaparan di tempat yang mudah dilihat di dalam syarikat, penyerahan dokumen tertulis, atau penerbitan di intranet. Jika majikan mengabaikan kewajiban untuk memberitahukan ini, walaupun Peraturan Pekerjaan secara hukum telah berlaku, syarikat mungkin tidak dapat melakukan klaim hak berdasarkan isi Peraturan Pekerjaan (seperti pelaksanaan hukuman disiplin) terhadap pekerja. Prosedur-prosedur ini bukan hanya formalitas, tetapi merupakan syarat fundamental untuk memberikan efektivitas hukum kepada Peraturan Pekerjaan.

Perlindungan Kejujuran: Sistem Perlindungan Pengungkap Aduan Awam di Jepun

Pemeliharaan tata tertib korporat bukan sekadar mematuhi peraturan dalaman, tetapi juga merangkumi konsep yang lebih luas termasuk kemampuan untuk mengesan dan membetulkan tindakan salah laku di dalam organisasi. Sistem yang menyokong fungsi pembersihan diri ini secara legal adalah ‘Undang-Undang Perlindungan Pengungkap Aduan Awam’ di Jepun.

Gambaran Keseluruhan Undang-Undang Perlindungan Pengungkap Aduan Awam

Undang-undang ini bertujuan untuk melindungi individu seperti pekerja yang melaporkan pelanggaran undang-undang atau salah laku lain di tempat kerja kepada pihak berwajib tanpa niat jahat. Secara spesifik, undang-undang ini dengan jelas melarang majikan daripada mengambil tindakan yang merugikan terhadap pekerja yang membuat aduan awam, termasuk penurunan pangkat, pemotongan gaji, atau sebarang bentuk perlakuan yang tidak menguntungkan. Tindakan balas seperti ini adalah tidak sah di sisi undang-undang.

Penguatkuasaan Kewajipan Majikan Melalui Pindaan Tahun 2022

Pindaan kepada Undang-Undang Perlindungan Pengungkap Aduan Awam yang dilaksanakan pada 1 Jun 2022 (Reiwa 4) telah secara signifikan menguatkan langkah-langkah yang harus diambil oleh majikan. Khususnya, bagi majikan yang mempunyai lebih daripada 300 pekerja yang digunakan secara tetap, mereka diwajibkan secara legal untuk menyediakan sistem yang sesuai untuk menangani aduan awam dalaman (bagi majikan dengan kurang daripada 300 pekerja, ini adalah ‘kewajipan usaha’).

Kewajipan untuk menyediakan sistem ini termasuklah penubuhan kaunter penerimaan aduan awam dalaman, menetapkan ‘pegawai yang bertanggungjawab terhadap aduan awam’ yang akan menguruskan penerimaan, penyiasatan, dan langkah-langkah pembetulan. Pegawai ini juga dikenakan kewajipan kerahsiaan yang ketat berkenaan dengan maklumat yang boleh mengenal pasti pengungkap aduan. Jika pegawai tersebut membocorkan maklumat tanpa alasan yang sah, mereka boleh dikenakan hukuman denda sehingga 300,000 yen. Pindaan ini telah mengubah sistem aduan dalaman daripada sekadar cadangan kepada fungsi pematuhan yang wajib dengan tanggungjawab undang-undang yang jelas.

Ketiadaan Kesan Hukum Terhadap Tindakan Balas

Mahkamah mengambil pendekatan yang ketat dalam mengaplikasikan larangan terhadap perlakuan yang merugikan terhadap pengungkap aduan awam. Sebagai contoh, pada 14 April 2022, Mahkamah Daerah Yokohama membuat keputusan dalam kes di mana sebuah syarikat yang menguruskan kedai pachinko telah melakukan pelanggaran terhadap undang-undang yang berkaitan dengan perniagaan hiburan di Jepun. Apabila pekerja syarikat tersebut melaporkan pelanggaran ini kepada polis, syarikat tersebut telah menurunkan pangkat dan memotong gaji pekerja-pekerja tersebut secara drastik. Mahkamah mengesahkan bahawa laporan kepada polis tersebut merupakan aduan awam yang dilindungi di bawah Undang-Undang Perlindungan Pengungkap Aduan Awam dan memutuskan bahawa tindakan penurunan pangkat dan pemotongan gaji yang diambil atas dasar laporan tersebut adalah melanggar undang-undang dan oleh itu tidak sah. Keputusan ini dengan jelas menunjukkan bahawa walaupun syarikat mengambil tindakan balas terhadap pengungkap aduan, mahkamah akan menafikan kesan hukum tindakan tersebut.

Pelaksanaan Peraturan: Syarat-syarat Sah Bagi Tindakan Disiplin di Bawah Undang-Undang Buruh Jepun

Sebagai langkah terakhir dalam memelihara tata tertib syarikat, majikan boleh mengambil tindakan disiplin terhadap pekerja yang melanggar disiplin mengikut peraturan yang ditetapkan dalam peraturan pekerjaan. Namun, penggunaan hak disiplin ini tidaklah tanpa batas dan tertakluk kepada syarat-syarat ketat yang ditetapkan oleh undang-undang buruh Jepun.

Jenis-jenis Hukuman Disiplin di Bawah Undang-Undang Jepun

Terdapat beberapa jenis hukuman disiplin yang berbeza-beza mengikut tahap keseriusannya. Secara umumnya, hukuman ini diatur dari yang paling ringan hingga yang paling berat seperti berikut:

• Teguran & Kecaman: Hukuman ini melibatkan peringatan keras secara lisan atau bertulis, dengan tujuan untuk mengingatkan individu tersebut agar tidak mengulangi kesalahan di masa depan. Dalam kes kecaman, biasanya diminta untuk mengemukakan laporan penjelasan.
• Potongan Gaji: Sebagai bentuk sanksi, hukuman ini melibatkan pemotongan sejumlah tertentu dari gaji yang sepatutnya dibayar.
• Penggantungan Kehadiran: Hukuman ini melarang individu dari bekerja untuk tempoh tertentu, sambil masih mempertahankan kontrak kerja. Gaji tidak akan dibayar selama tempoh penggantungan tersebut.
• Penurunan Pangkat: Hukuman ini melibatkan penurunan posisi atau pangkat seseorang dalam organisasi.

Kekangan Ketat Undang-Undang Berkaitan Penjatuhan Hukuman Potongan Gaji di Jepun

Secara khusus, mengenai hukuman potongan gaji, dari perspektif perlindungan kehidupan pekerja, Japanese Labor Standards Act (Akta Standard Buruh Jepun) Artikel 91 menetapkan had maksimum yang ketat. Secara spesifik, jumlah potongan gaji untuk satu insiden tidak boleh melebihi separuh daripada gaji harian purata. Selain itu, walaupun terdapat pelbagai kesalahan disiplin dalam satu tempoh pembayaran gaji, jumlah keseluruhan potongan gaji tidak boleh melebihi sepuluh peratus daripada jumlah gaji tempoh pembayaran tersebut. Kekangan ini diterapkan kepada hukuman disiplin berupa ‘potongan gaji’ dan tidak secara langsung diterapkan kepada ketiadaan pembayaran gaji akibat penggantungan kehadiran atau ketiadaan pembayaran elaun jawatan akibat penurunan pangkat.  

Prinsip Penyalahgunaan Kuasa Disiplin di Bawah Undang-Undang Jepun

Salah satu prinsip undang-undang yang paling penting dalam pelaksanaan kuasa disiplin adalah “Prinsip Penyalahgunaan Kuasa Disiplin”, yang dinyatakan secara eksplisit dalam Artikel 15 Akta Kontrak Buruh Jepun. Ia menyatakan bahawa “dalam kes di mana majikan boleh mendisiplinkan pekerja, jika disiplin tersebut, berdasarkan sifat dan cara tindakan pekerja yang berkaitan serta keadaan lain, kekurangan sebab yang objektif dan rasional dan tidak dianggap wajar menurut norma sosial, maka hak tersebut dianggap disalahgunakan, dan tindakan disiplin tersebut adalah tidak sah”.

Artikel ini menunjukkan bahawa untuk tindakan disiplin dianggap sah, ia perlu memenuhi dua syarat berikut:

1. Objektiviti Rasional: Tindakan pekerja harus secara objektif sesuai dengan alasan disiplin yang dinyatakan dalam peraturan pekerjaan. Bukti yang cukup untuk menyokong fakta tersebut diperlukan.
2. Kesesuaian dengan Norma Sosial: Keseimbangan harus ada antara beratnya hukuman dengan sifat, cara, hasil tindakan yang dipertikaikan, niat pekerja, tahap kerugian yang disebabkan, sikap kerja masa lalu dan rekod disiplin, serta tahap penyesalan.

Keputusan Mahkamah dan Preceden

Mahkamah di Jepun mengaplikasikan prinsip penyalahgunaan kuasa disiplin dengan ketat, menilai keberkesanan tindakan berdasarkan kriteria objektif dan bukan semata-mata pada pertimbangan subjektif pihak majikan.

Sebagai contoh, dalam kes di mana seorang profesor madya di sebuah universiti menerima hukuman penggantungan kerja selama enam bulan atas alasan tindakan pelecehan (Keputusan Mahkamah Daerah Kanazawa, 25 Januari 2011), mahkamah mengakui beberapa tingkah laku tidak sesuai yang dilakukan oleh profesor madya tersebut tetapi menyatakan bahawa tingkah laku tersebut tidak cukup serius untuk membenarkan penggantungan kerja selama enam bulan. Selain itu, memandangkan profesor madya tersebut tidak mempunyai sejarah disiplin sebelumnya dan telah menunjukkan penyesalan, mahkamah memutuskan bahawa hukuman tersebut adalah berlebihan dan tidak memenuhi ‘kesesuaian sosial’ yang diharapkan, sehingga dianggap sebagai penyalahgunaan kuasa disiplin dan tidak sah.

Di samping itu, hukuman disiplin terhadap tingkah laku peribadi pekerja hanya akan dianggap sah jika tingkah laku tersebut ‘secara objektif dinilai mempunyai kesan buruk yang cukup serius terhadap penilaian sosial syarikat’. Sebagai contoh, dalam kes di mana pekerja biasa melakukan jenayah peribadi yang ringan, yang tidak dilaporkan oleh media dan tidak diketahui oleh semua orang dalam syarikat, hukuman disiplin yang berat mungkin dianggap tidak sesuai. Sebaliknya, jika individu yang memegang posisi penting dalam syarikat melakukan jenayah serius yang mendapat liputan media sosial secara meluas, hukuman berat mungkin dianggap wajar kerana telah merosakkan reputasi syarikat secara signifikan. Pada akhirnya, keberkesanan hukuman disiplin ditentukan dengan mempertimbangkan secara komprehensif keadaan khusus setiap kes.

Dalam menilai keberkesanan hukuman disiplin, sangat penting untuk memahami ciri-ciri khusus setiap jenis hukuman dan batasan hukumnya. Berikut adalah jadual yang membandingkan jenis hukuman disiplin utama.

Kesimpulan

Pemeliharaan tata tertib perusahaan di Jepun bergantung pada kerangka kerja hukum yang berlapis, yang terdiri daripada kewajiban kedua-dua pihak di bawah Undang-Undang Kontrak Buruh Jepun, prosedur ketat yang ditetapkan oleh Undang-Undang Standar Buruh Jepun dalam peraturan pekerjaan, serta pengawasan ketat oleh kehakiman terhadap penyalahgunaan hak disiplin. Untuk mencapai pengurusan organisasi yang efektif dan sah, memahami ketiga-tiga pilar ini adalah penting. Pertama, menyusun dan menyebarkan peraturan pekerjaan mengikut prosedur hukum yang tepat. Kedua, membina sistem pematuhan yang memenuhi keperluan Undang-Undang Perlindungan Pengungkap Maklumat Awam yang telah direvisi, untuk melindungi pengungkap dari pembalasan. Ketiga, ketika menjalankan tindakan disiplin, perlu mempertimbangkan dengan teliti apakah dapat memenuhi kriteria ketat ‘objektif rasionalitas’ dan ‘kesesuaian menurut norma sosial’ yang diterapkan oleh mahkamah Jepun. Mematuhi tuntutan hukum ini akan melindungi perusahaan dari risiko hukum yang tidak perlu dan menjadi dasar yang kuat untuk pertumbuhan berkelanjutan.

Firma hukum Monolith mempunyai rekod prestasi yang luas dalam menangani isu-isu kompleks yang berkaitan dengan undang-undang buruh Jepun untuk pelbagai klien domestik dan internasional. Firma kami mempunyai pengacara yang memiliki keahlian yang beragam, termasuk mereka yang berkualifikasi sebagai pengacara di luar negeri dan penutur bahasa Inggris, yang dapat menyediakan dukungan hukum menyeluruh terkait dengan tema yang dibahas dalam artikel ini, termasuk pembuatan dan peninjauan peraturan pekerjaan, pembangunan sistem pematuhan, serta penilaian dan nasihat risiko hukum dalam kasus disiplin individu. Kami berkomitmen untuk mendukung anda dengan pengetahuan dan pengalaman kami dalam menjaga tata tertib perusahaan dan mengelola risiko hukum secara bersamaan.