Prinsip Waktu Bekerja dan Hari Libur dalam Undang-Undang Buruh Jepun serta Kerja Lebih Masa dan Hari Libur

Pengurusan sumber manusia yang menjadi asas aktiviti korporat adalah salah satu elemen paling asas dan penting dalam pengaturan waktu kerja dan hari cuti. Undang-undang buruh di Jepun, khususnya Akta Standard Buruh Jepun, menetapkan prinsip-prinsip ketat berkenaan waktu kerja dan hari cuti untuk melindungi kesihatan dan kesejahteraan pekerja. Peraturan ini bukanlah sesuatu yang boleh ditetapkan dengan bebas melalui peraturan dalaman syarikat atau kontrak antara pihak-pihak, tetapi harus mengikuti had dan prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang, dan semua syarikat diwajibkan untuk mematuhinya. Secara prinsip, undang-undang melarang kerja melebihi waktu kerja yang ditetapkan dan kerja pada hari cuti yang ditetapkan, dan pelanggaran terhadap ini boleh mengakibatkan hukuman. Untuk mengecualikan larangan ini secara sah dan memerintahkan kerja lebih masa atau kerja pada hari cuti, syarikat harus melalui prosedur ketat dengan menandatangani perjanjian buruh yang dikenali sebagai ‘Perjanjian 36’ dan melaporkannya kepada pihak berkuasa pentadbiran. Artikel ini akan mula dengan menjelaskan definisi ‘waktu kerja’ di bawah undang-undang Jepun melalui kes-kes mahkamah, kemudian menerangkan prinsip asas waktu kerja dan hari cuti. Selanjutnya, kami akan membincangkan kerangka kerja lebih masa dan kerja pada hari cuti berdasarkan Perjanjian 36 dan kewajiban pembayaran gaji tambahan yang berkaitan. Akhirnya, kami akan mengkaji status ‘pengurus pengawasan’ yang merupakan pengecualian penting terhadap prinsip-prinsip ini, bersama dengan keperluan ketatnya melalui kes-kes mahkamah. Memahami dan mematuhi peraturan ini dengan tepat adalah penting untuk memastikan pematuhan dan membina hubungan kerja yang sihat.

Definisi ‘Waktu Kerja’ di Bawah Undang-Undang Buruh Jepun

Dalam memahami undang-undang buruh Jepun, sangat penting untuk terlebih dahulu memahami bagaimana ‘waktu kerja’ didefinisikan secara legal. Ini kerana sama ada sesuatu itu dianggap sebagai waktu kerja atau tidak akan menentukan kewajiban pembayaran gaji, terutama pengiraan upah lembur. Mahkamah Agung Jepun telah menetapkan standard konsisten bahawa ‘waktu kerja’ tidak ditentukan oleh perjanjian kerja atau peraturan kerja yang ditetapkan, tetapi secara objektif dianggap sebagai ‘waktu di mana pekerja berada di bawah arahan dan perintah majikan’. Kriteria ini tidak hanya termasuk arahan yang dinyatakan secara eksplisit tetapi juga arahan yang tersirat atau situasi di mana pekerja dipaksa untuk melakukan tindakan tertentu, sehingga risiko pengakuan waktu kerja mungkin lebih luas daripada yang diantisipasi oleh perusahaan.

Ada dua kes penting yang menunjukkan kriteria penilaian ini secara spesifik. Kes pertama adalah insiden Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard (keputusan Mahkamah Agung pada 9 Mac 2000) yang berkaitan dengan aktiviti persiapan kerja. Dalam kes ini, dipertikaikan sama ada waktu yang dihabiskan oleh pekerja kapal untuk memakai pakaian kerja dan perlindungan yang ditetapkan di bilik ganti sebelum waktu kerja bermula dan perjalanan ke tempat kerja dianggap sebagai waktu kerja. Mahkamah Agung memutuskan bahawa tindakan tersebut dapat dianggap sebagai di bawah arahan dan perintah majikan kerana syarikat telah menginstruksikan untuk memakai pakaian kerja tersebut di tempat yang ditentukan di dalam premis atas alasan keselamatan dan kesehatan. Ini berarti bahawa walaupun bukan bagian dari pekerjaan itu sendiri, waktu yang dihabiskan untuk aktivitas persiapan yang penting untuk pekerjaan dan secara temporal dan spasial dibatasi oleh instruksi perusahaan adalah waktu kerja secara legal.

Kes kedua adalah insiden pengurusan bangunan Daiboshi (keputusan Mahkamah Agung pada 28 Februari 2002) yang berkaitan dengan waktu tunggu (waktu menunggu). Dalam kes ini, masalahnya adalah sama ada waktu istirahat yang disediakan dalam shift 24 jam pekerja pengurusan fasilitas bangunan dianggap sebagai waktu kerja. Pekerja diwajibkan untuk menunggu di bilik istirahat dan segera bertindak balas jika ada alarm atau panggilan darurat. Mahkamah Agung memutuskan bahawa dalam keadaan seperti itu, walaupun pekerja mungkin sedang tidur dan tidak ada yang terjadi, mereka tidak ‘dilepaskan sepenuhnya dari kerja’ dan oleh itu dianggap berada di bawah arahan dan perintah majikan. Ini berarti bahawa waktu yang dihabiskan untuk menunggu dalam keadaan siap untuk bekerja, walaupun disebut sebagai ‘istirahat’ atau ‘tidur sebentar’, secara legal dianggap sebagai waktu kerja.

Seperti yang jelas dari kes-kes ini, pengakuan waktu kerja tidak didasarkan pada nama formal atau isi kontrak, tetapi secara objektif dinilai berdasarkan apakah pekerja berada di bawah pengawasan majikan dan kebebasan bertindak mereka dibatasi. Ini menunjukkan bahwa perusahaan mungkin tanpa sengaja menciptakan ‘waktu kerja tersembunyi’, yang menyiratkan risiko tuntutan gaji yang tidak dibayar.

Prinsip Waktu Kerja dan Hari Libur di Bawah Undang-Undang Jepun

Undang-Undang Standard Buruh Jepun menetapkan dua prinsip utama sebagai standard minimum untuk waktu kerja dan hari libur, yang berlaku kepada semua tempat kerja tanpa mengira skala perusahaan atau jenis industri.

Pertama, adalah batasan waktu kerja. Artikel 32 Undang-Undang Standard Buruh Jepun menetapkan bahawa majikan tidak boleh meminta pekerja bekerja lebih dari 40 jam seminggu, tidak termasuk waktu rehat, dan tidak lebih dari 8 jam sehari. Ini dikenali sebagai ‘waktu kerja yang ditetapkan oleh undang-undang’, dan bekerja melebihi batas ini pada dasarnya adalah ilegal. Batasan ganda ini, ‘8 jam sehari, 40 jam seminggu’, adalah ketat dan tidak boleh dilanggar sama ada salah satu atau kedua-duanya.

Kedua, adalah kewajiban untuk memberikan hari libur. Artikel 35 Undang-Undang Standard Buruh Jepun menetapkan bahawa majikan harus memberikan sekurang-kurangnya satu hari libur setiap minggu kepada pekerja. Ini adalah ‘prinsip hari libur mingguan’. Sebagai pengecualian, subartikel 2 membenarkan ‘sekurang-kurangnya empat hari libur dalam empat minggu’, tetapi ini hanya untuk menyesuaikan dengan pola kerja yang tidak biasa, dan prinsipnya adalah satu hari libur seminggu. ‘Hari libur’ di sini merujuk kepada hari di mana kewajiban kerja sepenuhnya dikecualikan berdasarkan kontrak kerja, dari jam 0:00 hingga 24:00.

Prinsip waktu kerja yang ditetapkan oleh undang-undang dan hari libur yang ditetapkan oleh undang-undang ini membawa akibat penting dalam praktik kerja. Sebagai contoh, bagi syarikat yang menetapkan waktu kerja harian selama 8 jam, waktu kerja mingguan akan menjadi 40 jam (8 jam x 5 hari) jika bekerja selama 5 hari seminggu, mencapai batas waktu kerja yang ditetapkan oleh undang-undang. Jika bekerja pada hari keenam, ini akan melanggar peraturan 40 jam seminggu. Oleh itu, syarikat yang mengamalkan sistem kerja 8 jam sehari harus menetapkan dua hari libur seminggu untuk mematuhi kedua-dua prinsip hari libur mingguan (satu hari libur seminggu) dan prinsip 40 jam seminggu.

Dua hari libur ini mempunyai sifat hukum yang berbeza. Satu hari adalah ‘hari libur yang ditetapkan oleh undang-undang’ yang diwajibkan oleh Artikel 35 Undang-Undang Standard Buruh Jepun, dan hari yang lain adalah ‘hari libur yang ditetapkan oleh syarikat’ (hari libur di luar undang-undang). Perbezaan ini sangat penting dalam pengiraan upah tambahan. Jika bekerja pada hari libur yang ditetapkan oleh undang-undang, ia akan dianggap sebagai ‘kerja pada hari libur’ dan memerlukan upah tambahan sebanyak 35% atau lebih. Sebaliknya, jika bekerja pada hari libur yang ditetapkan oleh syarikat, waktu kerja yang melebihi 40 jam mingguan yang ditetapkan oleh undang-undang akan dianggap sebagai ‘kerja lembur’ dan memerlukan upah tambahan sebanyak 25% atau lebih. Oleh itu, adalah penting untuk menetapkan dengan jelas dalam peraturan pekerjaan dan sebagainya, hari mana yang akan menjadi hari libur yang ditetapkan oleh undang-undang, dari segi pengurusan tenaga kerja dan pengurusan kos.

Kerja Lebih Masa Melebihi Had: Perjanjian 36 (Saburoku Kyoutei) untuk Kerja Lebih Masa dan Hari Cuti di Jepun

Di bawah Undang-Undang Standard Buruh Jepun, waktu kerja yang ditetapkan oleh undang-undang (8 jam sehari, 40 jam seminggu) dan prinsip hari cuti yang ditetapkan bukanlah mutlak dan boleh dikecualikan dengan melalui prosedur hukum tertentu. Asas untuk kerja lebih masa dan kerja pada hari cuti adalah perjanjian antara majikan dan pekerja mengikut Artikel 36 Undang-Undang Standard Buruh (dikenali sebagai “Perjanjian 36” atau “Saburoku Kyoutei”). Walau bagaimanapun, dalam keadaan terdesak seperti bencana (Artikel 33 Undang-Undang Standard Buruh), kerja lebih masa boleh dilakukan dengan kebenaran atau pemberitahuan selepas kejadian.

Melakukan kerja lebih masa atau kerja pada hari cuti yang melebihi waktu kerja yang ditetapkan tanpa mengadakan Perjanjian 36 adalah ilegal, walaupun pekerja bersetuju, dan boleh dikenakan hukuman. Untuk mengadakan Perjanjian 36 yang sah, pertama-tama perlu ada perjanjian bertulis antara majikan dan kesatuan sekerja yang mewakili majoriti pekerja di tempat kerja, atau jika tiada kesatuan sekerja, dengan wakil yang mewakili majoriti pekerja. Langkah paling penting adalah perjanjian yang telah dibuat mesti dilaporkan kepada Pengarah Pejabat Pengawasan Standard Buruh yang berkuasa. Laporan ini adalah syarat untuk Perjanjian 36 mempunyai kekuatan hukum, dan hanya selepas perjanjian itu dilaporkan, kerja lebih masa dan kerja pada hari cuti dibenarkan.

Walaupun Perjanjian 36 telah diadakan, kerja lebih masa tidak dibenarkan tanpa had. Undang-undang menetapkan had ketat untuk kerja lebih masa. Secara prinsip, had kerja lebih masa adalah 45 jam sebulan dan 360 jam setahun. Namun, dalam keadaan tertentu yang tidak dapat diramalkan seperti peningkatan mendadak dalam jumlah kerja, adalah mungkin untuk mengadakan “Perjanjian 36 dengan Klausul Khas” yang membolehkan melebihi had ini. “Keadaan khas sementara” ini tidak boleh berdasarkan alasan abstrak seperti “apabila diperlukan untuk urusan kerja” tetapi mesti berdasarkan keadaan yang konkrit dan sementara, seperti perubahan spesifikasi yang mendadak atau menangani aduan besar-besaran.

Walaupun menggunakan klausul khas, undang-undang menetapkan had yang tidak boleh dilebihi (dengan hukuman jika dilanggar):

1. Kerja lebih masa tidak boleh melebihi 720 jam setahun.
2. Jumlah kerja lebih masa dan kerja pada hari cuti tidak boleh melebihi 100 jam sebulan.
3. Jumlah kerja lebih masa dan kerja pada hari cuti, apabila diambil purata untuk tempoh 2, 3, 4, 5, atau 6 bulan, tidak boleh melebihi 80 jam sebulan.
4. Kerja lebih masa boleh melebihi 45 jam sebulan hanya untuk enam bulan dalam setahun.

Khususnya, peraturan ketiga tentang “purata 80 jam dalam beberapa bulan” berfungsi sebagai mekanisme kuat untuk mengawal kerja berlebihan yang berterusan dalam syarikat. Sebagai contoh, jika jumlah kerja lebih masa dan kerja pada hari cuti mencapai 99 jam dalam sebulan (hampir mencapai had maksimum 100 jam), jumlah jam untuk bulan berikutnya tidak boleh melebihi 61 jam ((99 jam + 61 jam) ÷ 2 bulan = 80 jam). Dengan cara ini, jika terdapat bulan di mana waktu kerja meningkat secara sementara, syarikat mesti mengurangkan waktu kerja secara signifikan pada bulan-bulan berikutnya, dan ini memerlukan syarikat bukan hanya untuk merekod waktu kerja tetapi juga untuk mengurus waktu kerja yang akan datang secara terancang.

Kos Kewangan: Upah Tambahan

Di bawah undang-undang Jepun, syarikat diwajibkan untuk membayar upah tambahan (premium pay) di atas gaji biasa kepada pekerja yang bekerja melebihi waktu kerja yang ditetapkan, pada hari cuti yang ditetapkan, atau semasa waktu malam. Kewajipan ini diperuntukkan di bawah Artikel 37 Akta Standard Buruh Jepun, dan ia mempunyai kesan langsung terhadap kewangan syarikat.

Kadar upah tambahan yang perlu dibayar berbeza mengikut jenis kerja:

• Kerja lebih masa: Untuk kerja yang melebihi waktu kerja yang ditetapkan (8 jam sehari atau 40 jam seminggu), syarikat perlu membayar upah tambahan sekurang-kurangnya 25% daripada gaji biasa.
• Kerja lebih masa melebihi 60 jam sebulan: Bagi kerja lebih masa yang melebihi 60 jam dalam sebulan, kadar tambahan dinaikkan menjadi sekurang-kurangnya 50%. Peraturan ini berkuat kuasa pada 1 April 2023 (tahun Gregorian) untuk semua syarikat termasuk perusahaan kecil dan sederhana.
• Kerja pada hari cuti: Jika pekerja dikehendaki bekerja pada hari cuti yang ditetapkan di bawah Artikel 35 Akta Standard Buruh Jepun, syarikat perlu membayar upah tambahan sekurang-kurangnya 35%. Ini berbeza daripada kerja pada hari cuti yang tidak ditetapkan.
• Kerja malam: Jika pekerja bekerja dari pukul 10 malam hingga 5 pagi, syarikat perlu membayar upah tambahan sekurang-kurangnya 25% (elaun malam).

Kadar tambahan ini boleh digabungkan. Sebagai contoh, jika pekerja bekerja lebih masa semasa waktu malam, kadar tambahan 25% untuk kerja lebih masa dan 25% untuk kerja malam akan digabungkan, menjadikan jumlah upah tambahan sekurang-kurangnya 50%. Begitu juga, jika kerja dilakukan pada hari cuti dan juga semasa waktu malam, kadar tambahan akan menjadi sekurang-kurangnya 60% (35%+25%).

Asas pengiraan upah tambahan ini adalah gaji biasa pekerja untuk waktu kerja atau hari kerja biasa. Walau bagaimanapun, tertentu gaji yang ditetapkan di bawah Artikel 21 Peraturan Pelaksanaan Akta Standard Buruh Jepun boleh dikecualikan daripada gaji asas ini. Gaji yang boleh dikecualikan adalah yang dibayar berdasarkan keadaan peribadi pekerja, termasuk:

• Elaun keluarga
• Elaun pengangkutan
• Elaun pemisahan
• Elaun pendidikan anak
• Elaun perumahan
• Gaji yang dibayar secara sementara
• Gaji yang dibayar untuk tempoh lebih dari sebulan (seperti bonus)

Namun, sama ada elaun ini boleh dikecualikan atau tidak bergantung pada substansinya, bukan namanya. Sebagai contoh, walaupun dinamakan ‘elaun perumahan’, jika jumlah yang sama dibayar kepada semua pekerja, ia dianggap tidak berkaitan dengan keadaan peribadi dan tidak boleh dikecualikan daripada gaji asas.

Berikut adalah ringkasan kadar upah tambahan:

Upah tambahan ini, terutamanya kadar 50% untuk kerja yang melebihi 60 jam sebulan, bukan sekadar peraturan pengiraan gaji, tetapi mencerminkan niat polisi yang kuat untuk mengawal kerja berlebihan dari segi ekonomi dan melindungi kesihatan pekerja.

Pengecualian Penting: ‘Pengurus Pengawasan’

Peraturan ketat mengenai waktu kerja, rehat, dan hari libur yang telah dibincangkan sebelum ini mempunyai pengecualian penting yang ditetapkan dalam Artikel 41 Akta Standard Buruh Jepun (Japanese Labor Standards Act). Peruntukan ini menyatakan bahawa bagi individu yang berada dalam posisi pengawasan atau pengurusan, tanpa mengira jenis perniagaan (selanjutnya disebut ‘pengurus pengawasan’), peraturan berkaitan waktu kerja, rehat, dan hari libur tidak dikenakan. Ini bermakna, syarikat tidak diwajibkan untuk membayar gaji tambahan bagi kerja lembur atau kerja pada hari libur kepada pekerja yang merupakan pengurus pengawasan.

Namun, penentuan sama ada seseorang pekerja itu layak sebagai ‘pengurus pengawasan’ tidak semata-mata berdasarkan gelaran jawatan yang diberikan oleh syarikat (seperti ‘Pengarah’ atau ‘Ketua Seksyen’), tetapi berdasarkan realiti tugas pekerjaan, tanggungjawab dan kuasa, serta cara kerja mereka. Mahkamah Jepun cenderung untuk tidak mengizinkan aplikasi mudah peruntukan pengecualian ini dan mentafsirkannya secara terbatas. Melalui interpretasi pentadbiran dan banyak kes mahkamah, seseorang perlu memenuhi ketiga-tiga syarat berikut untuk diakui sebagai pengurus pengawasan:

1. Tanggungjawab dan kuasa penting yang sejajar dengan pengurusan: Pekerja tersebut harus mempunyai kuasa penting dalam pengurusan tenaga kerja syarikat, seperti pengambilan pekerja, pemecatan, penilaian sumber manusia, dan penentuan syarat kerja, serta terlibat secara mendalam dalam membuat keputusan pengurusan. Hanya memiliki bawahan tidak mencukupi; mereka harus mempunyai kuasa yang cukup untuk dianggap sejajar dengan pengurusan, seperti kebebasan untuk menentukan dasar jabatan mereka sendiri.
2. Cara kerja yang tidak dikawal ketat mengenai waktu kerja: Pekerja tersebut harus mempunyai kebebasan yang luas dalam menentukan waktu masuk dan keluar kerja serta cara pelaksanaan tugas mereka. Jika waktu kerja mereka dikawal ketat oleh syarikat atau jika gaji mereka dipotong akibat kelewatan atau pulang awal, mereka tidak akan dianggap sebagai pengurus pengawasan. Adalah penting bagi mereka untuk berada dalam posisi yang membolehkan mereka menyesuaikan waktu kerja mereka dengan fleksibel berdasarkan keperluan pengurusan.
3. Imbuhan yang sesuai dengan posisi mereka: Gaji, termasuk gaji pokok dan elaun jawatan, harus lebih baik daripada pekerja biasa dan sesuai dengan tanggungjawab penting mereka. Perlakuan yang diberikan harus cukup tinggi untuk mengimbangi ketiadaan bayaran untuk kerja lembur. Jika gaji per jam mereka, setelah mempertimbangkan waktu kerja sebenar, lebih rendah daripada pekerja biasa atau pekerja sambilan, ini menjadi faktor penting yang menafikan status pengurus pengawasan mereka.

Sebagai contoh kes yang melambangkan standard ketat ini, terdapat kes McDonald’s Jepun (Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo, 28 Januari 2008). Dalam kes ini, mahkamah memutuskan bahawa seorang pengurus restoran hamburger, walaupun memiliki kuasa tertentu dalam pengurusan kedai, tidak terlibat dalam penetapan dasar pengurusan keseluruhan syarikat, dan terpaksa masuk kerja sendiri ketika kekurangan tenaga kerja, yang menunjukkan bahawa mereka mempunyai kebebasan terbatas dalam waktu kerja mereka, dan gaji mereka juga tidak mencukupi sebagai pengurus pengawasan.

Dengan demikian, pengecualian pengurus pengawasan merupakan salah satu bidang yang paling sering menimbulkan pertikaian dalam undang-undang buruh Jepun. Memberikan gelaran pengurusan semata-mata untuk mengelak pembayaran elaun kerja lembur, yang dikenali sebagai ‘pengurus pengawasan hanya pada nama’, tidak diakui secara sah dan boleh mengakibatkan risiko besar di mana syarikat diwajibkan membayar gaji yang belum dibayar dalam jumlah yang besar.

Walaupun seseorang diakui sebagai pengurus pengawasan yang sah, kewajiban untuk membayar gaji tambahan bagi kerja pada waktu malam (dari pukul 10 malam hingga 5 pagi) tidak dikecualikan. Selain itu, hak untuk mengambil cuti tahunan berbayar juga dijamin sama seperti pekerja biasa.

Kesimpulan

Seperti yang telah diuraikan dalam artikel ini, peraturan mengenai waktu kerja dan hari libur di bawah Undang-Undang Ketenagakerjaan Jepun merupakan inti dari pengelolaan tenaga kerja perusahaan dan sangat ketat. ‘Waktu kerja’ secara hukum ditentukan bukan berdasarkan kontrak tetapi berdasarkan keadaan objektif, dan secara prinsipil dibatasi hingga ‘8 jam sehari dan 40 jam seminggu’. Kerja lembur dan kerja pada hari libur yang melebihi batas ini hanya dapat dilakukan dengan adanya perjanjian 36 (Sanroku Kyoutei) yang telah disepakati dan dilaporkan dengan benar, dan bahkan dalam hal tersebut, tidak boleh melebihi batas waktu maksimum yang ditetapkan oleh undang-undang. Selain itu, pembayaran upah untuk kerja lembur dan kerja pada hari libur ini diwajibkan dengan tarif tambahan yang ditentukan oleh undang-undang. Meskipun terdapat pengecualian untuk ‘manajer pengawasan’, namun ruang lingkup penerapannya sangat sempit menurut yurisprudensi, dan penerapan yang sembrono dapat menimbulkan risiko hukum yang besar. Memahami dan mematuhi peraturan ini dengan tepat adalah tanggung jawab dasar bagi mereka yang menjalankan bisnis di Jepun dan juga merupakan aspek penting dari manajemen kepatuhan.

Firma Hukum Monolith memiliki pengalaman luas dalam memberikan nasihat hukum dan menangani sengketa terkait waktu kerja dan hari libur kepada banyak klien di dalam negeri Jepun. Di firma kami, tidak hanya terdapat pengacara dengan kualifikasi hukum Jepun, tetapi juga spesialis yang fasih berbahasa Inggris dengan kualifikasi hukum dari negara lain, yang dapat menangani tantangan unik yang dihadapi oleh perusahaan dengan operasi internasional. Kami menyediakan dukungan yang tepat dan praktis untuk semua konsultasi terkait dengan regulasi ketenagakerjaan Jepun yang kompleks, termasuk pembangunan sistem manajemen waktu kerja, penerapan perjanjian 36 yang tepat, dan penilaian kelayakan manajer pengawasan.