Kerangka Undang-Undang untuk Pekerja Kontrak Berterma di Jepun: Panduan untuk Pengurus

Kontrak kerja berjangka merupakan pilihan strategi sumber daya manusia yang penting bagi banyak syarikat untuk menangani projek tertentu, permintaan musiman, atau untuk menetapkan tempoh percubaan. Bentuk kontrak ini menawarkan kelebihan besar dalam memastikan tenaga kerja yang fleksibel diperlukan. Namun, sistem perundangan buruh di Jepun menetapkan peraturan ketat dalam pengendalian kontrak kerja berjangka untuk memastikan kestabilan pekerjaan bagi pekerja kontrak berjangka. Khususnya, undang-undang berkaitan kontrak kerja di Jepun, yang terpusat pada Akta Kontrak Kerja Jepun, menetapkan peraturan penting yang mesti dipatuhi oleh syarikat berkaitan dengan tempoh kontrak, peralihan ke kontrak kerja tanpa tempoh tertentu, dan prosedur pada akhir kontrak. Pengendalian kontrak kerja berjangka tanpa memahami peraturan ini boleh membawa kepada pertikaian undang-undang yang tidak dijangka dan risiko kewangan. Salah satu ciri khas sistem perundangan Jepun adalah kecenderungan untuk melihat kontrak kerja berjangka bukan sebagai siri kontrak bebas yang berasingan, tetapi sebagai hubungan pekerjaan berterusan yang boleh berubah sifatnya secara undang-undang dengan setiap pembaharuan kontrak. Setiap kali kontrak diperbaharui, harapan pekerja untuk keberlanjutan pekerjaan mendapat perlindungan undang-undang yang bertambah, dan bersamaan dengan itu, ruang budi bicara pihak majikan dalam mengakhiri kontrak menjadi lebih terbatas. Oleh itu, penandatanganan kontrak pertama bukanlah penyelesaian persetujuan statik, tetapi permulaan hubungan yang berpotensi berkembang secara undang-undang, dan mengakui ini merupakan langkah pertama dalam pengurusan risiko. Artikel ini bertujuan untuk membantu lapisan pengurusan syarikat dan pegawai undang-undang memahami kerangka undang-undang utama yang berkaitan dengan pekerja kontrak berjangka di bawah undang-undang buruh Jepun dan untuk menangani isu-isu ini dengan tepat.  

Tempoh Kontrak Kerja Berjangka di Jepun

Ketika menandatangani kontrak kerja berjangka, perkara pertama yang perlu difahami adalah had maksimum tempoh kontrak untuk setiap kali. Menurut Artikel 14(1) Akta Standard Buruh Jepun, had maksimum tempoh kontrak kerja ditetapkan pada prinsipnya tidak lebih dari tiga tahun untuk mencegah pekerja terikat dengan kontrak jangka panjang yang tidak adil. Peruntukan ini hanya merupakan had maksimum untuk setiap kontrak dan tidak membatasi jumlah kali pembaharuan kontrak itu sendiri.

Namun, terdapat beberapa pengecualian penting terhadap prinsip ini. Pertama, bagi kontrak dengan pekerja yang memiliki ‘pengetahuan, kemahiran, atau pengalaman profesional tingkat tinggi’, had maksimum boleh dilanjutkan hingga lima tahun. Sama ada seseorang pekerja memenuhi kriteria ‘pengetahuan profesional tingkat tinggi’ ini ditentukan bukan berdasarkan penilaian subjektif majikan, tetapi berdasarkan kriteria objektif yang ditetapkan oleh undang-undang. Secara khusus, individu dengan gelar doktor, dokter atau pengacara, arsitek profesional, atau sistem insinyur dan desainer dengan pengalaman kerja tertentu dan pendapatan tahunan (misalnya, lebih dari 10.75 juta yen) termasuk dalam kategori ini. Pengecualian kedua adalah kontrak dengan pekerja yang berusia 60 tahun atau lebih pada saat penandatanganan kontrak, di mana had maksimum juga adalah lima tahun. Selain itu, kontrak yang menetapkan periode yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tertentu, seperti pembangunan bendungan, juga diizinkan untuk periode hingga penyelesaian proyek tersebut.

Di sisi lain, tidak ada ketentuan hukum mengenai batas minimum periode kontrak. Namun, Pasal 17(2) Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun mewajibkan majikan untuk mempertimbangkan agar tidak berulang kali memperbaharui kontrak untuk periode yang lebih pendek dari yang diperlukan mengingat tujuan kontrak (kewajiban pertimbangan). Kewajiban pertimbangan ini bukan sekadar target usaha. Misalnya, praktik memperbaharui kontrak yang sangat pendek seperti satu bulan berulang kali untuk pekerjaan yang pada dasarnya bersifat permanen, dapat menjadi faktor yang menentukan ‘ekspektasi rasional pekerja terhadap pembaharuan kontrak’ ketika keabsahan ‘penghentian pekerjaan’ dipertanyakan. Dengan kata lain, strategi kontrak yang mengejar fleksibilitas jangka pendek dapat pada akhirnya meningkatkan risiko hukum pada saat kontrak berakhir, yang perlu diakui sebagai pertimbangan manajemen.

Penukaran kepada Kontrak Kerja Tanpa Had (Peraturan “5 Tahun”) di bawah Undang-Undang Buruh Jepun

Salah satu peraturan paling penting dalam pengendalian kontrak kerja berhad adalah sistem penukaran kepada kontrak kerja tanpa had, yang dikenali sebagai “Peraturan 5 Tahun”. Artikel 18 Akta Kontrak Kerja Jepun menetapkan bahawa apabila kontrak kerja berhad dengan majikan yang sama diperbaharui berulang kali sehingga jumlah tempoh kontrak melebihi lima tahun, pekerja berhak untuk memohon penukaran kepada kontrak kerja tanpa had (hak permohonan penukaran tanpa had).

Untuk hak ini timbul, syarat-syarat yang perlu dipenuhi adalah pertama, jumlah tempoh kontrak kerja berhad melebihi lima tahun, kedua, terdapat sekurang-kurangnya satu pembaharuan kontrak dalam tempoh tersebut, dan ketiga, pengiraan jumlah tempoh ini bermula dari kontrak yang dimulakan selepas 1 April 2013. Apabila pekerja menggunakan hak ini dan memohon penukaran tanpa had selepas melebihi tempoh lima tahun, majikan dianggap telah menerima permohonan tersebut dan tidak boleh menolaknya. Kontrak kerja tanpa had yang baru akan bermula pada hari berikutnya selepas kontrak kerja berhad terakhir tamat.

Syarat-syarat kerja selepas penukaran, secara prinsipnya, akan mengambil alih kandungan kontrak kerja berhad sebelumnya (seperti tugas, lokasi kerja, gaji, dan lain-lain) kecuali peruntukan berkaitan tempoh kontrak. Walau bagaimanapun, adalah mungkin untuk mengubah syarat-syarat tersebut melalui peraturan pekerjaan atau ketetapan lain. Penting untuk diperhatikan bahawa penukaran kepada “kontrak kerja tanpa had” tidak semestinya bermakna pekerjaan sebagai “pegawai tetap”. Syarikat boleh menetapkan klasifikasi pekerjaan baru untuk pekerja yang beralih kepada kontrak tanpa had. Namun, apabila menetapkan perbezaan layanan antara pekerja tetap dan pekerja yang beralih, syarikat harus mempunyai alasan yang rasional berdasarkan kandungan kerja, skop tanggungjawab, dan keberadaan perubahan penempatan, jika tidak, ia mungkin dianggap sebagai perbezaan syarat kerja yang tidak munasabah yang dilarang oleh Akta Pengurusan Pekerjaan untuk Pekerja Paruh Waktu dan Pekerja Kontrak Berhad (Part-Time, Fixed-Term Act) Artikel 8.

Untuk pengiraan jumlah tempoh kontrak, terdapat peraturan yang dikenali sebagai “cooling-off” untuk tempoh terputus. Menurut Artikel 18(2) Akta Kontrak Kerja Jepun, jika tempoh kontrak kerja berhad sebelumnya kurang dari satu tahun, tempoh terputus yang melebihi separuh dari tempoh kontrak tersebut dan tempoh yang ditetapkan oleh perintah Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kesejahteraan akan menyebabkan kontrak sebelumnya tidak dihitung dalam jumlah tempoh. Jika tempoh kontrak sebelumnya satu tahun atau lebih, tempoh terputus enam bulan atau lebih antara berakhirnya kontrak kerja berhad dan permulaan kontrak berikutnya akan menyebabkan kontrak sebelumnya tidak dihitung dan jumlah tempoh akan direset.

Ada pengecualian untuk Peraturan 5 Tahun ini. Untuk pekerja yang terlibat dalam projek tertentu di bawah majikan yang telah mendapat pengesahan rancangan pengurusan pekerjaan yang sesuai, seperti pekerja profesional berkepakaran tinggi atau warga emas yang dipekerjakan secara berterusan selepas usia persaraan, sistem yang tidak membenarkan hak permohonan penukaran tanpa had timbul untuk tempoh tertentu.

Dari segi pengurusan syarikat, hanya bertujuan untuk mengelakkan timbulnya hak permohonan penukaran tanpa had dengan tidak memperbaharui kontrak sebelum tempoh lima tahun berakhir (penghentian pekerjaan) boleh membawa risiko pertikaian undang-undang. Untuk penghentian pekerjaan tersebut dianggap sah, alasan semata-mata untuk mengelakkan penukaran tidak mencukupi; harus ada alasan yang objektif dan rasional seperti keperluan perniagaan. Oleh itu, Peraturan 5 Tahun secara substansial menuntut syarikat untuk mempertimbangkan peranan jangka panjang pekerja kontrak berhad lebih awal dan melaksanakan pengurusan sumber manusia yang terancang.

Penamatan Kontrak Buruh Berjangka di Jepun: Pemecatan Semasa Tempoh Kontrak dan Penghentian Pekerjaan Apabila Kontrak Berakhir

Di Jepun, terdapat dua cara utama untuk menamatkan kontrak buruh berjangka: ‘pemecatan’, yang berlaku semasa tempoh kontrak, dan ‘penghentian pekerjaan’, yang berlaku apabila kontrak berakhir tanpa diperbaharui. Kedua-dua konsep ini adalah berbeza dari segi undang-undang, dan syarat-syarat yang diperlukan untuk keabsahan mereka adalah sangat berlainan.

Pemecatan Semasa Tempoh Kontrak

Perkara 17(1) Akta Kontrak Buruh Jepun menetapkan bahawa majikan tidak boleh memecat pekerja semasa tempoh kontrak buruh berjangka kecuali terdapat sebab yang tidak dapat dielakkan. Keperluan “sebab yang tidak dapat dielakkan” ini ditafsirkan dengan lebih ketat berbanding dengan standard “tidak mempunyai sebab yang objektif dan rasional serta tidak dianggap wajar menurut norma sosial” yang digunakan untuk pemecatan pekerja dengan kontrak tidak berjangka. Mahkamah memberi penekanan yang besar pada hakikat bahawa kontrak yang menetapkan tempoh adalah janji pekerjaan selama tempoh tersebut, dan untuk membatalkan janji tersebut secara sepihak, keadaan yang serius hingga menyukarkan kelangsungan kontrak adalah diperlukan.

Secara spesifik, sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan seperti kebankrapan syarikat atau pemusnahan tempat usaha akibat bencana alam, atau masalah serius di pihak pekerja seperti melakukan jenayah yang serius atau menjadi tidak mampu bekerja untuk tempoh yang panjang, boleh dianggap sebagai “sebab yang tidak dapat dielakkan”. Sebaliknya, pemecatan semasa tempoh kontrak hampir tidak pernah diterima atas alasan seperti prestasi syarikat yang lemah, kekurangan kemampuan pekerja, atau pelanggaran ringan terhadap disiplin kerja.

Contoh kes di mana pemecatan semasa tempoh kontrak dianggap sah di mahkamah sangat terhad dan menunjukkan keunikan situasi tersebut. Misalnya, kes di mana pekerja telah menipu usia mereka secara signifikan pada masa perekrutan untuk pekerjaan yang memerlukan kekuatan fizikal (Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo, 28 Mac 2008), kes di mana pekerja terus tidak hadir tanpa alasan yang sah setelah menolak arahan penempatan (Kes Keamanan Seikō, Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo, 28 Mei 2019), dan kes di mana pekerja menyembunyikan ketidakhadiran mereka dan bekerja sambilan di syarikat pesaing (Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo, 26 Februari 2018) adalah contoh di mana pelanggaran serius terhadap prinsip kejujuran diakui. Oleh itu, dari perspektif pengurusan, kontrak buruh berjangka harus dianggap sebagai janji yang pasti yang, sekali disepakati, tidak dapat dibatalkan kecuali dalam keadaan yang sangat luar biasa, dan oleh itu, pemilihan yang berhati-hati semasa perekrutan dan penentuan tempoh kontrak awal yang sesuai adalah langkah pengurusan risiko yang paling penting.

Pengakhiran Pekerjaan di Bawah Undang-Undang Buruh Jepun

“Pengakhiran pekerjaan” merujuk kepada tindakan tidak memperbaharui kontrak kerja berjangka waktu setelah tempoh kontrak berakhir. Walaupun secara prinsip, pengakhiran kontrak kerja berjangka waktu boleh dilakukan dengan bebas apabila tempoh kontrak telah habis, Artikel 19 Akta Kontrak Kerja Jepun telah mengkodifikasikan “prinsip pengakhiran pekerjaan” yang telah ditetapkan melalui kes-kes mahkamah, dan dalam keadaan tertentu, ia membatasi kebebasan majikan untuk mengakhiri pekerjaan.  

Prinsip pengakhiran pekerjaan ini diterapkan terutamanya dalam dua situasi berikut:  

1. Apabila kontrak kerja berjangka waktu telah diperbaharui berulang kali di masa lalu, dan pengakhiran pekerjaan tersebut, dari segi sosial, dapat dianggap sama dengan pemecatan pekerja yang berada dalam kontrak kerja tanpa batas waktu (jenis kontrak berjangka waktu yang secara substansial menjadi tanpa batas waktu).
2. Apabila pekerja mempunyai alasan yang munasabah untuk mengharapkan kontrak kerja berjangka waktu mereka akan diperbaharui pada akhir tempoh kontrak (jenis perlindungan harapan).

Jika salah satu dari situasi ini berlaku, pengakhiran pekerjaan oleh majikan akan menjadi tidak sah “jika ia kekurangan alasan yang objektif dan rasional dan tidak dianggap wajar menurut norma sosial”. Sama ada pekerja mempunyai “harapan yang munasabah untuk pembaharuan” atau tidak akan dinilai berdasarkan faktor-faktor seperti kekalahan tugas, jumlah pembaharuan dan tempoh pekerjaan secara keseluruhan, sama ada prosedur pembaharuan hanya bersifat formal, dan keberadaan tindakan atau ucapan oleh pengurusan yang menunjukkan kelanjutan pekerjaan.  

Beberapa kes penting dapat membantu memahami prinsip ini. Kes Pabrik Toshiba Yanagicho (Keputusan Mahkamah Agung Jepun, 22 Julai 1974) telah menetapkan asas prinsip pengakhiran pekerjaan dengan memutuskan bahawa pengakhiran pekerjaan sementara yang telah bekerja dalam tugas tetap setelah kontrak jangka pendek diperbaharui berulang kali secara formal adalah tidak sah kerana secara substansial sama dengan pemecatan pekerja kontrak tanpa batas waktu. Selanjutnya, dalam kes Hitachi Medico (Keputusan Mahkamah Agung Jepun, 4 Disember 1986), walaupun pengadilan mengakui harapan pekerja untuk pembaharuan adalah munasabah, ia memutuskan bahawa pengakhiran pekerjaan adalah sah di bawah keadaan yang tidak dapat dielakkan seperti penutupan pabrik dan keperluan pengurusan yang mendalam, menunjukkan bahawa walaupun ada harapan yang munasabah, pengakhiran pekerjaan dapat diterima jika ada alasan objektif dan rasional yang lebih kuat.  

Sebagai contoh terkini yang patut diperhatikan adalah kes Hakuhodo (Keputusan Mahkamah Daerah Fukuoka, 17 Mac 2020). Dalam kes ini, walaupun kontrak menyatakan “batas maksimum pembaharuan adalah lima tahun”, pengadilan menekankan pada realiti pembaharuan kontrak yang telah berlangsung selama kira-kira 30 tahun dan memutuskan bahawa pengakhiran pekerjaan adalah tidak sah kerana pekerja mempunyai alasan yang munasabah untuk mengharapkan pembaharuan. Kes ini menunjukkan bahawa tidak cukup hanya bergantung pada teks kontrak; sebaliknya, praktik sebenar dan tindakan pengurusan dapat secara tidak sengaja menciptakan hak yang dilindungi undang-undang bagi pekerja untuk mengharapkan pembaharuan. Oleh itu, untuk mengelola risiko hukum yang berkaitan dengan pengakhiran pekerjaan, penting untuk tidak hanya menyediakan kontrak yang tepat tetapi juga memperketat proses penilaian dan wawancara pada masa pembaharuan serta memberikan pendidikan yang sesuai kepada pengurusan mengenai komunikasi yang tepat.  

Perbandingan Aspek Hukum Antara Pemecatan dan Non-Pembaruan Kontrak Kerja Selama Tempoh Kontrak di Jepun

Memahami perbezaan hukum antara dua cara penamatan kontrak kerja berjangka, yaitu ‘pemecatan selama tempoh kontrak’ dan ‘non-pembaruan kontrak’ merupakan asas penting dalam pengurusan sumber daya manusia yang tepat. Jadual di bawah ini menghimpunkan perbezaan utama antara kedua-duanya.

Seperti yang jelas dari perbandingan ini, pemecatan selama tempoh kontrak adalah langkah yang sangat luar biasa, sementara non-pembaruan kontrak mempunyai struktur di mana keberkesanannya ditentukan dengan ketat berdasarkan realiti pembaruan kontrak yang berlaku. Mengenali perbezaan ini dan memahami dengan tepat keperluan hukum yang diperlukan dalam setiap situasi adalah kunci untuk mencegah konflik sebelum ia berlaku.

Kesimpulan

Apabila menggaji pekerja kontrak berjangka di bawah sistem undang-undang buruh Jepun, adalah penting untuk memahami dengan mendalam peraturan ketat yang tersembunyi di sebalik fleksibilitinya. Seperti yang dijelaskan dalam artikel ini, elemen-elemen utama yang perlu dipatuhi oleh syarikat termasuklah had masa kontrak, peraturan peralihan ke kontrak kerja tanpa batas waktu setelah melebihi lima tahun, serta perbezaan ketat antara ‘pemecatan dalam tempoh kontrak’ dan ‘penghentian pekerjaan’ ketika kontrak berakhir. Terutamanya, halangan yang sangat tinggi untuk pemecatan dalam tempoh kontrak yang hampir mustahil, dan pengulangan pembaharuan kontrak yang mudah yang secara tidak sengaja boleh mencipta situasi hukum yang menyulitkan ‘penghentian pekerjaan’, merupakan faktor risiko penting dalam pengurusan syarikat. Penggunaan pekerja kontrak berjangka yang efektif tidak hanya terbatas pada penandatanganan kontrak kerja yang sesuai. Ia memerlukan aktiviti pengurusan berterusan yang melibatkan perancangan penempatan tenaga kerja dari perspektif jangka panjang, pembinaan proses dalaman yang jelas dan konsisten berkaitan dengan pembaharuan dan pengakhiran, serta pendidikan yang sesuai untuk pengurus.

Firma Undang-Undang Monolith mempunyai rekod prestasi dalam memberikan nasihat yang luas mengenai undang-undang buruh Jepun, termasuk isu-isu yang berkaitan dengan kontrak kerja berjangka yang dibincangkan dalam artikel ini, kepada pelbagai klien domestik dan internasional. Kekuatan firma kami terletak pada pengetahuan mendalam mengenai sistem perundangan Jepun, serta kehadiran peguam yang fasih berbahasa Inggeris, termasuk mereka yang memiliki kelayakan peguam dari negara lain. Ini memungkinkan kami untuk memahami dengan tepat kebimbangan dan latar belakang unik klien yang beroperasi dalam lingkungan bisnis internasional, dan menyediakan sokongan hukum yang jelas dan praktikal tanpa halangan bahasa. Dari pengurusan pekerja kontrak berjangka, penyediaan peraturan pekerjaan, hingga menangani perselisihan buruh, kami akan memberikan sokongan kuat kepada bisnis anda dari segi hukum di setiap situasi.