Apa itu Cara Menyimpan Minut Mesyuarat dalam Pembangunan Sistem dari Perspektif Undang-Undang

Apabila sebuah syarikat menyerahkan pembangunan sistem kepada syarikat lain, seringkali terdapat banyak kes di mana tidak jelas apa yang perlu dibuat dan bila ia perlu siap, hanya dengan kontrak yang ditandatangani dengan cap perusahaan oleh pengarah utama kedua-dua syarikat, dan dokumen definisi keperluan yang dibuat oleh pengurus. Ini kerana dalam banyak pembangunan sistem, pertukaran e-mel dan panggilan telefon di peringkat pegawai yang bertanggungjawab, mesyuarat yang dianjurkan oleh orang-orang di peringkat pengurus, penentuan spesifikasi bagi bahagian yang pada mulanya tidak jelas, perubahan spesifikasi mengikut perubahan situasi, permintaan untuk menambah fungsi, dan permintaan kerjasama mengenai masalah yang timbul dilakukan setiap hari.

Dari sudut pandangan untuk memudahkan pembangunan sistem dan bersedia sekiranya konflik berlaku, pembuatan dan pengurusan dokumen menjadi penting untuk mengendalikan lancar projek pembangunan sistem.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara meninggalkan minit dan bahan mesyuarat yang digunakan dalam mesyuarat kemajuan pembangunan sistem dari sudut pandangan undang-undang.

Mengapa Pengurusan Dokumen Penting dalam Pembangunan Sistem

Dalam projek pembangunan sistem, adalah sangat penting untuk meninggalkan rekod tentang isi perbincangan dalam mesyuarat pengesahan, kemajuan dan latar belakang projek dari segi undang-undang. Alasan untuk ini boleh dinyatakan dalam dua titik berikut.

Untuk Mengelakkan Perselisihan di Masa Depan

Pembangunan sistem biasanya melibatkan banyak pihak, baik dari pihak pengguna dan pihak vendor. Oleh itu, jika terdapat ketidaksepadanan dalam persepsi antara pihak pengguna dan vendor tentang peranan dan tanggungjawab masing-masing, ini boleh mengganggu kemajuan projek di masa depan.

Di samping itu, kerana banyak orang terlibat dalam projek, jika dilihat dari sudut pandang yang berbeza, masalah komunikasi seperti “apa yang dikatakan oleh setiap orang sedikit berbeza dan tidak pasti siapa yang betul” cenderung berlaku.

Dalam erti kata lain, adalah bermakna untuk mengumpulkan isi perjanjian yang telah dibentuk dalam bentuk tulisan untuk memastikan tidak ada ketidaksepadanan dalam persepsi antara kedua-dua pihak, dan juga untuk mengumpulkan bahan yang boleh disemak oleh semua pihak yang terlibat (pada masa yang berbeza) akan membantu untuk menyelaraskan langkah-langkah semua pihak yang terlibat.

Sebagai makluman, penggunaan pengetahuan undang-undang sebagai cara untuk mencegah timbulnya pertikaian sebelumnya juga dikenali sebagai pengurusan undang-undang pencegahan.

Sebagai Langkah Apabila Pertikaian Berlaku di Masa Depan

Selain itu, jika kita mahu menjelaskan kepentingan pengurusan dokumen dari sudut pandang yang sedikit berbeza dari pengurusan undang-undang pencegahan yang disebutkan sebelum ini, kita boleh menganggap “pengurusan krisis” sebagai satu lagi titik yang boleh dinyatakan, dengan menganggap situasi di mana pertikaian sebenar berlaku.

Bayangkan situasi di mana terdapat beberapa masalah, projek terganggu sebelum hasil kerja selesai, atau tidak dapat memenuhi tarikh akhir asal, dan menjadi isu mahkamah. Ini berlaku kepada kedua-dua pihak pengguna dan vendor, tetapi jika anda ingin mengatakan “saya mempunyai alasan sendiri untuk situasi yang berlaku”, jika rekod tidak ditulis, anda tidak akan dapat membuktikan hujah anda dan mungkin akan dirugikan dalam perbicaraan.

Khususnya dalam masalah yang bermula dari “tidak dapat memenuhi tarikh akhir”, isu-isu penting yang mungkin mempengaruhi hasil perbicaraan sering kali melibatkan “bila dan bagaimana masalah ditemui”, “bila permintaan untuk perubahan spesifikasi dinaikkan”, dan “bagaimana vendor merespon permintaan tambahan fungsi dari pihak pengguna”. Jika banyak masalah “saya katakan, saya tidak katakan” berlaku pada masa ini, akan sukar untuk mengharapkan penyelesaian pertikaian yang adil.

Apa yang penting dalam minit mesyuarat pembangunan sistem?

Jenis Mesyuarat dalam Pembangunan Sistem

Dalam projek pembangunan sistem, pelbagai jenis mesyuarat sering dirancang dan dijalankan. Ini bukanlah sesuatu yang mengejutkan, memandangkan banyak orang terlibat dalam projek tersebut. Adalah biasa bagi pengaturcara dan jurutera yang menjalankan pelaksanaan program di tempat kerja untuk mengadakan mesyuarat semak kemajuan kerja secara berkala. Selain itu, mereka mungkin juga mengadakan semakan terhadap kod yang telah dilaksanakan untuk memastikan tiada masalah seperti kelemahan dalam aspek kebolehkekalan dan keselamatan.

Selain mesyuarat di peringkat pegawai yang bertanggungjawab dalam pembangunan, mesyuarat juga mungkin diadakan oleh pengarah syarikat dan pengurus yang mempunyai kuasa. Dalam kes ini, mesyuarat biasanya berfokus pada arah dan dasar keseluruhan projek pembangunan. Mesyuarat ini, yang melibatkan pengurus bertanggungjawab dan membincangkan perkara penting, juga dikenali sebagai Steering Committee.

Mesyuarat yang Perlu Diberi Perhatian Khusus adalah Steering Committee

Sebagaimana yang telah disebutkan, pelbagai jenis mesyuarat diadakan dalam projek pembangunan sistem, bergantung kepada kedudukan dan tujuan individu yang terlibat. Namun, dari sudut pandang undang-undang, mesyuarat yang perlu diberi perhatian khusus adalah Steering Committee. Berbanding dengan mesyuarat semak kemajuan dan semak semula di peringkat pegawai, Steering Committee adalah penting dari segi pencegahan konflik dan langkah-langkah apabila konflik berlaku, dan pentingnya dokumentasi harus dikenal pasti dengan jelas. Alasan untuk ini adalah:

1. Steering Committee adalah mesyuarat yang dianjurkan oleh pengurus bertanggungjawab, dan sering melibatkan keputusan penting. Oleh itu, ia sering dilihat sebagai penting dari segi undang-undang kerana ia menunjukkan apa yang diakui oleh pengguna dan vendor.
2. Bagi mesyuarat di peringkat pegawai, kandungan mesyuarat biasanya akan dipantulkan dalam pelbagai dokumen reka bentuk dan spesifikasi, dan masalah “tiada dokumentasi” jarang berlaku dalam realiti. (Walau bagaimanapun, jika dokumentasi untuk ini juga kurang, perbaikan mungkin diperlukan.)

Ini adalah beberapa sebab yang boleh diberikan.

Contoh Kehakiman Berkaitan dengan Minut Mesyuarat Jawatankuasa Pengarah

Berikut adalah satu contoh di mana minit mesyuarat dalam Jawatankuasa Pengarah telah dianggap sebagai bukti penting dalam perbicaraan sebenar. Kes yang dipetik dalam penghakiman di bawah melibatkan projek pembangunan sistem yang terhenti di tengah jalan, di mana pelanggaran tanggungjawab pengurusan projek oleh pihak vendor telah diakui. Kandungan minit mesyuarat dalam kes ini, yang menunjukkan pengertian awal kedua-dua pihak vendor dan pengguna, mempunyai makna yang sangat besar dalam perbicaraan.

Vendor telah menunjukkan bahawa kandungan minit mesyuarat Jawatankuasa Pengarah, yang digunakan untuk mengesahkan perkembangan projek pembangunan sistem ini, telah diubah oleh pengguna dan tidak semestinya mencerminkan realiti kerja. Walau bagaimanapun, Jawatankuasa Pengarah ditubuhkan dengan tujuan membuat keputusan pada tahap pengurusan atasan bagi projek pembangunan sistem ini, dan pengurus bertanggungjawab untuk pelaksanaan projek pembangunan sistem ini telah mengambil bahagian daripada kedua-dua pihak, vendor dan pengguna, untuk membuat penilaian keseluruhan, perkongsian prestasi dan isu-isu berkaitan dengan jadual dan kemajuan kerja, dan membuat keputusan tentang isu-isu penting. Dan, poin-poin yang dibincangkan di sana harus direkodkan oleh vendor dalam minit mesyuarat sebelum tengah hari dua hari bekerja selepas mesyuarat, didaftarkan dalam pangkalan data minit mesyuarat, dan perkara-perkara yang diputuskan dalam mesyuarat harus direkodkan melalui minit mesyuarat tersebut. Dalam mengesahkan minit mesyuarat, kedua-dua pihak, vendor dan pengguna, telah mempertimbangkan kandungan dan ungkapan minit mesyuarat tersebut dengan memahami sepenuhnya makna merekodkan kerja melalui minit mesyuarat, dan dapat dianggap telah mengesahkan kandungan tersebut sebagai refleksi realiti mesyuarat. Khususnya, vendor adalah orang yang menjalankan pembangunan sistem sebagai perniagaan, dan tentunya memahami sepenuhnya makna dan cara membuat minit mesyuarat seperti ini. Oleh itu, minit mesyuarat yang telah disahkan harus diperlakukan sebagai refleksi realiti kerja Jawatankuasa Pengarah, dan kecuali jika ada keadaan khusus, adalah wajar untuk menganggap bahawa kandungan yang direkodkan di sana adalah ringkasan apa yang telah disimpulkan dalam Jawatankuasa Pengarah pada tarikh tersebut.

Keputusan Mahkamah Tinggi Tokyo, 26 September Heisei 25 (2013)

Pendirian mahkamah adalah bahawa jika minit mesyuarat yang dibuat berdasarkan persetujuan kedua-dua pihak, vendor dan pengguna, dianggap sebagai “bukti” dan boleh diharapkan mempunyai kekuatan anggapan tertentu. Dari sudut pandang lain, jika anda terlalu mudah dalam mencatat minit mesyuarat, ada risiko bahawa ia akan menjadi bukti sebagaimana adanya, dan anda harus berhati-hati dengan ini.

Butiran Konkrit yang Perlu Dicatat dalam Minis Mesyuarat

Minis mesyuarat memainkan peranan penting sebagai bukti dalam kes mahkamah atau untuk memudahkan perbincangan antara pihak yang terlibat. Jadi, apa yang sepatutnya didokumentasikan dan dicatat dalam minis mesyuarat? Mari kita lihat butirannya.

Butiran yang Perlu Dicatat dari Perspektif Pihak Vendor

Pihak vendor mempunyai tanggungjawab pengurusan projek sebagai pakar pembangunan sistem. Untuk memahami lebih lanjut tentang tanggungjawab ini, sila rujuk artikel di bawah.

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

Mengambil kira tanggungjawab tersebut, pihak vendor perlu mencatat butiran seperti:

1. Fakta dan tarikh penyelesaian setiap proses pembangunan
2. Sejarah bagaimana mereka menjawab permintaan perubahan spesifikasi atau penambahan fungsi dari pihak pengguna
3. Langkah-langkah yang diambil untuk meminta kerjasama apabila kemajuan kerja pembangunan terhenti disebabkan oleh keadaan pihak pengguna, dan latar belakangnya

Ini adalah beberapa contoh butiran yang perlu dicatat.

Sebagai tambahan, berkenaan dengan poin 3 di atas, artikel di bawah menjelaskan perkara yang perlu dipertimbangkan oleh pihak vendor jika pihak pengguna tidak melakukan penerimaan. Artikel ini menerangkan bagaimana keputusan mahkamah boleh berubah bergantung kepada sejauh mana pihak vendor bekerjasama untuk melaksanakan penerimaan pengguna, dengan merujuk kepada teks penghakiman sebenar.

https://monolith.law/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

Butiran yang Perlu Dicatat dari Perspektif Pihak Pengguna

Selain itu, tentunya, pihak pengguna juga mempunyai tanggungjawab untuk bekerjasama dalam pembangunan sistem yang akan digunakan dalam syarikat mereka. Untuk keterangan lengkap tentang tanggungjawab ini, sila rujuk artikel di bawah.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

1. Sejarah tentang apa yang perlu diberitahu kepada pihak vendor dari pihak pengguna, seperti fungsi yang diinginkan, rupa luaran skrin, dan lain-lain
2. Sejarah tentang pelbagai masalah yang timbul dalam proses pihak vendor (contohnya, kehilangan ahli secara tiba-tiba, kelewatan jadual proses pembangunan disebabkan oleh kekurangan penyelidikan oleh pihak vendor, dan sebab-sebabnya)

Berkaitan dengan poin 2 di atas, situasi yang paling mudah mengalami masalah adalah apabila pembangunan sistem baru dilakukan serentak dengan penghapusan sistem lama. Masalah sering timbul semasa memindahkan data dari sistem lama ke sistem baru, dan penjelasan terperinci tentang isu-isu undang-undang yang berkaitan dengan masalah ini boleh didapati dalam artikel di bawah.

https://monolith.law/corporate/the-transition-from-the-oldsystem[ja]

Rumusan

Di atas merupakan garis panduan tentang cara meninggalkan rekod mesyuarat di tempat pengembangan sistem dari sudut pandangan undang-undang. Selain dari aspek praktikal, penting juga untuk memahami hubungan antara tema-tema seperti ‘undang-undang’, ‘pengembangan sistem’, dan ‘pengurusan dokumen’. Memandangkan pengembangan sistem melibatkan banyak individu dan organisasi, dan mudah berkembang menjadi transaksi komersial berskala besar, penting untuk mencegah dan mengurus konflik yang mungkin timbul. Dari sudut pandangan undang-undang, keperluan untuk memelihara bukti menunjukkan bahawa keberadaan ‘dokumen’ yang dapat disahkan secara objektif oleh semua pihak mempunyai makna yang besar.

Memang benar, mengubah semua interaksi dan perubahan projek menjadi bahasa mungkin menjadi beban dan tidak realistik. Namun, penting untuk mengenal pasti apa yang penting dari segi undang-undang, dan memajukan dokumentasi yang sesuai untuk perkara-perkara penting. Ini bukan sahaja untuk pakar undang-undang, tetapi juga harus dikenali secara luas oleh semua orang yang terlibat dalam perniagaan.