De juridische kaders van bemiddelingsactiviteiten in het Japanse handelsrecht: Verplichtingen en rechten van de bemiddelaar

In de Japanse handelstransacties spelen gespecialiseerde tussenpersonen een belangrijke rol in diverse sectoren zoals onroerend goed, verzekeringen, fusies en overnames (M&A) en scheepvaart. Voor het soepel verlopen van deze transacties is de aanwezigheid van deze experts, bekend als ‘nakairinin’ of tussenpersonen, onmisbaar. Echter, een tussenpersoon is niet slechts een bemiddelaar of een assistent in onderhandelingen. Het Japanse handelsrecht (Japanese Commercial Code) definieert de activiteiten van een tussenpersoon wettelijk als ‘nakairi business’ en stelt gedetailleerde bepalingen vast over hun status, verplichtingen en rechten. Dit wettelijk kader is ontworpen om de transparantie en eerlijkheid van transacties te waarborgen en de belangen van beide partijen te beschermen. Vooral bij internationale zakelijke activiteiten is het begrijpen van deze unieke wettelijke status van tussenpersonen in de Japanse markt essentieel om onvoorziene risico’s te vermijden en transacties succesvol te leiden. Het is van cruciaal belang om nauwkeurig te begrijpen wie de tussenpersoon verantwoordelijk is, welke verantwoordelijkheden zij dragen en onder welke voorwaarden zij een vergoeding kunnen eisen, als onderdeel van het ontwikkelen van een contractstrategie. Dit artikel begint met de definitie van een tussenpersoon onder het Japanse handelsrecht, en verduidelijkt vervolgens het verschil met andere commerciële agenten zoals vertegenwoordigers. Daarnaast bespreken we de juridische aard van tussencontracten, de specifieke verplichtingen die aan tussenpersonen worden opgelegd, de voorwaarden voor het eisen van een vergoeding en de beperkingen op zelfcontractering, aan de hand van specifieke wetgeving en jurisprudentie die de kern vormen van de nakairi business.

De Rol van een Intermediair onder het Japanse Handelsrecht

Artikel 543 van het Japanse Handelsrecht definieert een ‘intermediair’ als iemand die beroepsmatig bemiddelt in commerciële transacties tussen anderen. Deze definitie bevat enkele belangrijke elementen voor het begrijpen van de juridische status van een intermediair. Ten eerste bemiddelt een intermediair in transacties ‘tussen anderen’. Dit betekent dat de intermediair zelf geen partij wordt in de overeenkomst, maar als een neutrale derde partij inspanningen levert om een contract tot stand te brengen tussen twee partijen. Ten tweede moet het voorwerp van bemiddeling een ‘commerciële handeling’ zijn. Als de inhoud van de bemiddeling, zoals bij het regelen van een huwelijk, geen commerciële handeling is, wordt deze persoon geen commerciële intermediair genoemd, maar een civiele intermediair, en zijn de strikte bepalingen met betrekking tot commerciële bemiddelingsactiviteiten onder het Japanse Handelsrecht niet direct van toepassing.

Het Japanse Handelsrecht stelt naast de intermediair ook verschillende andere rollen vast die transacties ondersteunen, en het is vooral belangrijk om het verschil te begrijpen met ‘agenten’ en ‘groothandelaren’ in de praktijk.

Een agent is iemand die continu bemiddelt of vertegenwoordigt in transacties die behoren tot de bedrijfsactiviteiten van een bepaalde handelaar. In tegenstelling tot een intermediair, die voor onbepaalde partijen werkt en per individuele transactie optreedt, heeft een agent een voortdurende relatie met een specifieke handelaar.

Aan de andere kant is een groothandelaar iemand die als bedrijf handelt in de verkoop of aankoop van goederen voor anderen, onder eigen naam. In tegenstelling tot een intermediair, die geen partij wordt in de transactie, sluit een groothandelaar contracten af onder zijn eigen naam, en de juridische gevolgen daarvan komen voor zijn eigen rekening.

Het duidelijk begrijpen van deze verschillen is essentieel om de juiste bemiddelaar te kiezen bij het zakendoen in Japan en om de reikwijdte van hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden correct te begrijpen.

De Juridische Aard en totstandkoming van bemiddelingsovereenkomsten onder Japans recht

Wanneer men gebruikmaakt van een bemiddelaar, wordt er doorgaans een bemiddelingsovereenkomst gesloten die onder het Japanse burgerlijk recht wordt geclassificeerd als een ‘quasi-opdrachtovereenkomst’. In tegenstelling tot een opdrachtovereenkomst, die de opdracht voor juridische handelingen zoals het sluiten van contracten omvat, heeft een quasi-opdrachtovereenkomst betrekking op de opdracht voor niet-juridische handelingen. De voornaamste taak van een bemiddelaar is het faciliteren van onderhandelingen tussen partijen en het assisteren bij de totstandkoming van een contract, wat een niet-juridische handeling is en dus onder deze categorie van overeenkomsten valt.

Het feit dat het een quasi-opdrachtovereenkomst betreft, betekent dat de meest fundamentele verplichting die een bemiddelaar heeft, voortvloeit uit artikel 644 van het Japanse burgerlijk wetboek, namelijk de ‘plicht tot zorgvuldig beheer’ (zorgplicht). Dit houdt in dat de bemiddelaar de taak heeft om de bemiddelingswerkzaamheden uit te voeren met de zorg die objectief gezien verwacht mag worden, rekening houdend met zijn beroep of professionele status.

Deze juridische aard heeft belangrijke implicaties in de praktijk. Een quasi-opdrachtovereenkomst garandeert niet de voltooiing van een specifiek ‘resultaat’, maar richt zich op de uitvoering van een passend ‘proces’. Daarom is de bemiddelaar niet verplicht om de totstandkoming van een transactie te garanderen. In plaats daarvan wordt van hem verwacht dat hij, gebruikmakend van zijn expertise en vaardigheden, oprecht inspanningen verricht om tot een contract te komen. Dit verschilt duidelijk van een aannemingsovereenkomst, waarbij de vergoeding wordt betaald voor de voltooiing van een werk. Om deze reden is het bij het sluiten van een bemiddelingsovereenkomst uiterst belangrijk om in het contract duidelijk de reikwijdte van de werkzaamheden die de bemiddelaar moet uitvoeren, de frequentie van rapportageverplichtingen en de voorwaarden voor het ontstaan van de vergoeding (bijvoorbeeld een succesfee afhankelijk van de totstandkoming van de transactie of een honorarium gebaseerd op de hoeveelheid bestede tijd) vast te leggen, om latere geschillen te voorkomen.

Specifieke verplichtingen opgelegd aan tussenpersonen onder Japans handelsrecht

Het Japanse handelsrecht legt, naast de algemene zorgvuldigheidsplicht, enkele specifieke verplichtingen op aan tussenpersonen met als doel de duidelijkheid van transacties en de bescherming van de betrokken partijen. Deze verplichtingen zijn essentiële bepalingen om de integriteit van bemiddelingsactiviteiten te waarborgen.

Ten eerste is er de ‘plicht tot het bewaren van monsters’. Wanneer een tussenpersoon monsters ontvangt in verband met een bemiddelde transactie, is hij verplicht deze monsters te bewaren tot de transactie is voltooid (Artikel 545 van het Japanse handelsrecht). Dit dient later als bewijs in geval van geschillen over de kwaliteit van de goederen.

Ten tweede is een van de belangrijkste verplichtingen de ‘plicht tot het verstrekken van een contractdocument’ (Artikel 546 van het Japanse handelsrecht). Wanneer een contract tot stand komt door bemiddeling van een tussenpersoon, moet deze onverwijld een schriftelijk document (het contractdocument) opstellen met daarin de namen of de benamingen van de contractpartijen, de datum van het contract en de essentiële voorwaarden van het contract. Vervolgens moet hij dit document, voorzien van handtekening of zegel, aan elke partij overhandigen. Dit contractdocument dient als officieel bewijs van de totstandkoming van het contract en speelt een centrale rol in het verduidelijken van de transactie-inhoud.

Ten derde is er de ‘plicht met betrekking tot het bijhouden van een boekhouding’ (Artikel 547 van het Japanse handelsrecht). Een tussenpersoon moet de inhoud van de bemiddelde contracten opnemen in een boekhouding op basis van het contractdocument en deze bewaren. Bovendien hebben de contractpartijen te allen tijde het recht om een kopie van de boekhouding met betrekking tot hun transacties op te vragen.

Ten slotte ontstaat in speciale situaties de ‘plicht tot geheimhouding van naam en andere gegevens’ en de daarmee samenhangende ‘plicht tot interventie’. Wanneer een van de partijen de tussenpersoon verzoekt om zijn naam of benaming niet aan de andere partij te onthullen, moet de tussenpersoon deze instructie volgen (Artikel 548 van het Japanse handelsrecht). Echter, wanneer de anonimiteit van een partij op deze manier wordt gewaarborgd, neemt de tussenpersoon als juridisch gevolg de verantwoordelijkheid op zich om namens de anonieme partij de contractuele verplichtingen jegens de andere partij na te komen (Artikel 549 van het Japanse handelsrecht). Dit wordt de ‘plicht tot interventie’ of ‘uitvoeringsverantwoordelijkheid’ genoemd en is een aanzienlijk risico dat de tussenpersoon op zich neemt in ruil voor het toestaan van anonimiteit. De tussenpersoon staat dus niet alleen in voor het geheimhouden van informatie, maar ook voor de uitvoering van de transactie zelf.

De Vergoedingsaanspraak van de Bemiddelaar onder Japans Handelsrecht

Een bemiddelaar, handelend als koopman binnen de reikwijdte van zijn bedrijfsvoering, heeft volgens artikel 512 van het Japanse Handelsrecht (商法) het algemene recht om een passende vergoeding te eisen. Echter, specifiek voor bemiddelingsactiviteiten stelt artikel 550 van het Japanse Handelsrecht meer concrete eisen aan het recht op vergoeding.

Het meest cruciale vereiste is dat het recht op vergoeding nauw verbonden is met de nakoming van de verplichtingen van de bemiddelaar. Artikel 550, lid 1, van het Japanse Handelsrecht bepaalt dat een bemiddelaar pas aanspraak kan maken op vergoeding nadat hij de procedure heeft voltooid die verband houdt met de verplichting tot overhandiging van het contract (zoals beschreven in artikel 546 van het Japanse Handelsrecht). Dit toont aan dat een bemiddelaar pas recht heeft op een tegenprestatie nadat hij zijn belangrijke publieke rol heeft vervuld door de totstandkoming en inhoud van de transactie te verduidelijken. Een bemiddelaar die zijn procedurele verplichtingen verzaakt, kan juridisch gezien het recht op vergoeding verliezen, zelfs als zijn inspanningen hebben geleid tot het sluiten van een contract.

Daarnaast stelt artikel 550, lid 2, van het Japanse Handelsrecht als principe dat, tenzij er een aparte overeenkomst is tussen de partijen, beide partijen bij het contract elk een gelijk deel van de vergoeding dragen. Deze bepaling weerspiegelt het juridische principe dat een bemiddelaar onpartijdig moet bemiddelen zonder een van de partijen te bevoordelen.

Verder vereist de Japanse rechtspraak dat er een ‘adequaat causaal verband’ bestaat tussen de bemiddelingsactiviteiten van de bemiddelaar en de totstandkoming van het contract, wil de vergoedingsaanspraak erkend worden. Een belangrijk precedent in deze context is het vonnis van het Japanse Hooggerechtshof (最高裁判所) van 22 oktober 1970 (1970年10月22日). In deze zaak werd een makelaar in onroerend goed, die bemiddelde bij een vastgoedtransactie, opzettelijk uitgesloten door de partijen tijdens de laatste onderhandelingsfase, waarna er direct een contract tussen de partijen werd gesloten. Het Hooggerechtshof oordeelde dat zelfs als de bemiddelaar niet aanwezig was bij het sluiten van het contract, zijn bemiddelingsactiviteiten de basis vormden voor de totstandkoming ervan, en dat de bemiddelaar niet onrechtmatig uitgesloten mag worden door de partijen met als doel de betaling van de vergoeding te ontlopen. In een dergelijk geval moet het recht op vergoeding van de bemiddelaar nog steeds erkend worden. Dit vonnis benadrukt dat de bijdrage van de bemiddelaar rechtvaardig gewaardeerd moet worden en dat zijn rechten beschermd dienen te worden.

Beperkingen op Zelfcontractering en Dubbele Vertegenwoordiging Onder Japans Handelsrecht

De juridische status van een tussenpersoon is geworteld in neutraliteit en eerlijkheid. Vanuit dit principe volgen belangrijke beperkingen met betrekking tot zelfcontractering en dubbele vertegenwoordiging.

In het Japanse handelsrecht (商法) is er geen expliciete wettelijke bepaling die zelfcontractering door een tussenpersoon direct verbiedt. Echter, dit verbod wordt logisch afgeleid uit de definitie van een tussenpersoon in artikel 543 van het Japanse handelsrecht. Een tussenpersoon wordt gedefinieerd als iemand die ‘tussen anderen’ handelstransacties bemiddelt, en het is per definitie onmogelijk voor hen om als een van die ‘anderen’ een contractpartij te zijn. Wanneer een tussenpersoon deelneemt aan een transactie waarbij hij bemiddelt, verzaakt hij volledig aan zijn neutrale positie en creëert een klassiek geval van belangenconflict. Daarom wordt zelfcontractering, omdat het onverenigbaar is met de essentiële rol van een tussenpersoon, van nature als onaanvaardbaar beschouwd.

Het concept van ‘dubbele vertegenwoordiging’ kan vaak tot misverstanden leiden. Dubbele vertegenwoordiging, die in principe verboden is onder het Japanse burgerlijk recht (民法), verwijst naar situaties waarin één vertegenwoordiger optreedt namens beide partijen in een contract. De rol van een tussenpersoon is echter fundamenteel om tussen beide partijen te staan en de transactie te bemiddelen. In tegenstelling tot een agent die handelt om de belangen van slechts één partij te maximaliseren, heeft een tussenpersoon de taak om de belangen van beide partijen te coördineren voor een eerlijke en soepele totstandkoming van de transactie.

Dit verschil wordt duidelijker wanneer we de rol van adviseurs in moderne M&A-transacties vergelijken. Een ‘intermediair bedrijf’ in M&A staat dicht bij de tussenpersoon in het Japanse handelsrecht, staat tussen de verkoper en de koper, en faciliteert neutraal de overdracht van informatie en de coördinatie van onderhandelingen om de transactie te voltooien. Daarentegen contracteert een ‘financieel adviseur (FA)’ uitsluitend met één partij, hetzij de verkoper of de koper, en heeft als missie om de belangen van die cliënt te maximaliseren. Een FA staat dicht bij de positie van een agent, wiens verplichtingen uitsluitend gericht zijn op één partij.

Daarom is het essentieel dat een bedrijf, wanneer het een tussenpersoon in Japan inhuurt, duidelijk is over het doel. Als men op zoek is naar een neutrale coördinator, dan is een tussenpersoon (of intermediair bedrijf) geschikt, maar als men een onderhandelingsvertegenwoordiger zoekt om de belangen van het eigen bedrijf maximaal te behartigen, dan moet men een agent of FA aanstellen die als adviseur voor slechts één partij optreedt. Deze keuze is een belangrijk juridisch oordeel dat direct verband houdt met de aard en strategie van de transactie.

Samenvatting

Het systeem van commissionairszaken onder het Japanse handelsrecht biedt een verfijnd kader dat de rol van tussenpersonen in commerciële transacties wettelijk verduidelijkt en de eerlijkheid en veiligheid van transacties waarborgt. Een commissionair is niet slechts een bemiddelaar, maar een professional met strikte procedurele verplichtingen zoals de plicht tot het overhandigen van contracten en het bijhouden van boekhouding. Het getrouw nakomen van deze verplichtingen is een voorwaarde voor het recht op vergoeding. Bovendien reguleert het principe van neutraliteit, voortvloeiend uit de definitie, het gedrag van de commissionair door bijvoorbeeld zelfcontractering te verbieden, waardoor belangenconflicten worden voorkomen. Het begrijpen van deze wettelijke regels is essentieel voor alle bedrijven die in Japan transacties uitvoeren via tussenpersonen, om hun rechten te beschermen en soepele bedrijfsactiviteiten te bevorderen.

Ons kantoor, Monolith Law Office, heeft een trackrecord van het bieden van uitgebreid advies aan een groot aantal binnen- en buitenlandse cliënten over transacties die betrekking hebben op het Japanse handelsrecht, inclusief commissionairszaken. We hebben niet alleen Japanse advocaten in dienst, maar ook Engelssprekende professionals met buitenlandse juridische kwalificaties, waardoor we de complexe juridische problemen van internationale commerciële transacties nauwkeurig kunnen begrijpen en de meest geschikte oplossingen voor de business van onze cliënten kunnen voorstellen. Van het opstellen en beoordelen van commissionair- en agentuurovereenkomsten tot het oplossen van geschillen in transacties, wij bieden gespecialiseerde juridische ondersteuning.