Het omzetten van uitbestede taken naar werken op afstand. Noodzakelijke inhoud voor het sluiten van nieuwe contracten (memoranda)

Door de impact van de nieuwe coronavirusinfectie, heeft ‘thuiswerken’ plotseling de schijnwerpers op zich gericht. Met de toename van webdiensten en gratis tools voor thuiswerken, wordt verwacht dat thuiswerken in de toekomst nog verder zal uitbreiden.

Echter, wanneer een bedrijf dat een opdracht heeft ontvangen in een zakelijke outsourcingsovereenkomst de opdracht uitvoert via thuiswerken, is het noodzakelijk om een nieuwe overeenkomst (memorandum) te sluiten.

In dit artikel zullen we in detail uitleggen over de bepalingen van het memorandum dat de uitvoering van de opdracht via thuiswerken in een zakelijke outsourcingsovereenkomst aangeeft.

Het memorandum in dit artikel is een document dat wordt gesloten wanneer men wijzigingen of toevoegingen wil aanbrengen aan de inhoud van de contractbepalingen wanneer er al een contract is gesloten tussen de partijen. In dit geval wordt het geïntroduceerd als een document om toevoegingen te maken aan de oorspronkelijke overeenkomst over de ‘regelingen voor het uitvoeren van werk via thuiswerken’.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Over de vermelding aan het begin van de memorandum

【Memorandum】
Bedrijf ●● (hierna “Partij A” genoemd) en Bedrijf ●● (hierna “Partij B” genoemd) zijn overeengekomen over de ‘Overeenkomst voor het uitbesteden van werkzaamheden’ (hierna “de oorspronkelijke overeenkomst” genoemd) gedateerd op ●●, en hebben daarom dit memorandum (hierna “dit memorandum” genoemd) opgesteld.

In de vermelding aan het begin van de memorandum is het noodzakelijk om te specificeren welke van de reeds tussen de partijen gesloten overeenkomsten dit memorandum betreft (waarmee het verbonden is). Daarom wordt, zoals in het voorbeeld, de datum van de oorspronkelijke overeenkomst en de naam van de overeenkomst vermeld om te specificeren welke oorspronkelijke overeenkomst dit memorandum betreft.

Over de clausules met betrekking tot het doel

Artikel 1 (Doel)
Het doel van dit memorandum is om de verspreiding van het nieuwe coronavirus te voorkomen door basisprincipes vast te stellen voor de uitvoering van de opdracht (hierna “deze taak” genoemd) door de werknemer die verantwoordelijk is voor de taak in zijn/haar huis op basis van het oorspronkelijke contract in het geval van outsourcing. Dit is bedoeld om de soepele uitvoering van deze taak te bevorderen.

In de clausules met betrekking tot het doel wordt de bedoeling van het sluiten van het memorandum beschreven. Dit memorandum wordt gesloten met het doel de verspreiding van het nieuwe coronavirus te voorkomen, en dit wordt in deze clausule vermeld.

In het voorbeeld van de clausules van dit memorandum wordt rekening gehouden met het scenario waarin de werknemer die verantwoordelijk is voor de taak deze uitvoert in zijn/haar huis in het geval van outsourcing. Afhankelijk van het project kan het nodig zijn om de beschrijving van de manier waarop de taak wordt uitgevoerd te wijzigen.

Bepalingen met betrekking tot thuiswerken

Artikel 2 (Thuiswerken)
Thuiswerken verwijst naar het uitvoeren van de toegewezen taken in de opdracht vanuit het huis van de werknemer, via verschillende netwerkverbindingen, met behulp van de apparatuur en apparaten die zijn verstrekt of geleend voor het werk (hierna “geleende apparatuur, enz.” genoemd) en de apparatuur en apparaten die de werknemer zelf bezit.

In contracten kunnen definities van verschillende termen worden opgenomen. In dit voorbeeld van een clausule wordt ook de definitie van ‘thuiswerken’ gegeven. Afhankelijk van de aard van het werk en de apparatuur en apparaten die worden gebruikt, kan de inhoud van de beschrijving worden gewijzigd.

De reden om dit expliciet als definitie op te nemen is om duidelijk te maken wat de betrokken partijen bedoelen met ‘thuiswerken’, om zo mogelijke conflicten als gevolg van verschillende interpretaties te voorkomen. Omdat thuiswerken een belangrijk punt is in deze overeenkomst, is het zinvol om dit als definitie op te nemen, zelfs als het een algemene term is.

Bepalingen met betrekking tot de implementatie van thuiswerken

Artikel 3 (Implementatie van thuiswerken)
1. Partij B zal, op verzoek van Partij A, de volgende regels naleven bij het uitvoeren van thuiswerk:
1) De dagen en uren van uitvoering van de werkzaamheden zijn in principe de werkdagen en werktijden zoals bepaald door Partij A.
2) Als werkrapportage, meldt men “start van het werk”, “einde van het werk”, “begin en einde van pauzes en verplaatsingen” zo snel mogelijk.
2. Alle kosten (inclusief nuts- en communicatiekosten, maar niet beperkt tot deze) die Partij B maakt bij het uitvoeren van thuiswerk, zijn voor rekening van Partij B.
3. Partij A zal Partij B vooraf informeren als de periode van thuiswerken eindigt.

Deze clausule specificeert in detail de dagen en tijden, rapportage-inhoud en kostenverdeling wanneer de werknemers van Partij B thuiswerken, evenals de kennisgeving bij het einde van de thuiswerkperiode.

In paragraaf 1 van artikel 3 hierboven staat “op verzoek van Partij A”, maar het is ook mogelijk dat Partij B dit verzoekt. Daarom kan het nodig zijn om de vereisten voor het uitvoeren van thuiswerk te bepalen in een andere context dan het bovenstaande voorbeeld van een clausule.

Bovendien kan het nodig zijn om “werk inhoud” toe te voegen aan de “werkrapportage” in paragraaf 1, subparagraaf 2 van het bovenstaande voorbeeld van een clausule. In thuiswerksituaties is het moeilijk om te zien wat de contractant doet, wat kan leiden tot geschillen over of het werk al dan niet is uitgevoerd. Het is zinvol om de rapportage van de werkzaamheden te bepalen om dergelijke problemen te voorkomen. Om latere problemen tussen de partijen te voorkomen, is het noodzakelijk om grondig te overleggen over welke zaken moeten worden gerapporteerd.

Bepalingen betreffende de behandeling van geleende apparatuur en dergelijke

Artikel 4 (Behandeling van geleende apparatuur en dergelijke)
1. De partij B zal de geleende apparatuur en dergelijke gebruiken na de nodige inspecties te hebben uitgevoerd en deze opslaan en beheren met de zorg van een goede beheerder. Indien partij A afzonderlijk voorzorgsmaatregelen heeft vastgesteld met betrekking tot de geleende apparatuur en dergelijke, zal deze worden opgeslagen en beheerd in overeenstemming met deze voorzorgsmaatregelen.
2. Partij B zal de geleende apparatuur en dergelijke niet overdragen, onderverhuren, het bezit ervan overdragen, als zekerheid aanbieden of voor andere doeleinden gebruiken.
3. Wanneer partij B de werkzaamheden heeft voltooid of wanneer er een verzoek is van partij A, zal partij B de door partij A geleende of verstrekte documenten en dergelijke (inclusief kopieën en reproducties) onmiddellijk aan partij A retourneren.
4. In het geval dat de geleende apparatuur en dergelijke verloren gaan of beschadigd raken door opzet of nalatigheid van partij B, of wanneer het onmogelijk is om deze te retourneren (inclusief in geval van diefstal en verlies), zal partij B dit onmiddellijk melden aan partij A via telefoon of andere middelen, en zal ook de details schriftelijk rapporteren en instructies van partij A ontvangen. In dit geval kan partij A schadevergoeding eisen van partij B, en de methode en het bedrag van de schadevergoeding zullen worden bepaald na overleg tussen partij A en B.

In deze clausule worden de methoden voor het beheer van geleende apparatuur, de mate van zorgplicht, en de verantwoordelijkheid voor compensatie in geval van verlies of beschadiging van de geleende apparatuur, enz. vastgesteld wanneer de contractant de geleende apparatuur gebruikt bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Afhankelijk van de inhoud van de geleende apparatuur, kan bijvoorbeeld worden aangenomen dat er schade ontstaat aan de kant van de opdrachtgever als de contractant documenten van de opdrachtgever verliest en de inhoud van deze documenten naar buiten lekt. Aangezien de werknemers van de contractant hun werk doen op een privélocatie, zoals thuis, is het noodzakelijk om meer bewust te zijn van het beheer van de geleende apparatuur dan wanneer ze werken op het kantoor van de contractant of op een aangewezen locatie. Daarom hebben we een aparte clausule opgesteld om de geleende apparatuur te reguleren.

Over de bepalingen voor het waarborgen van de beveiliging

Artikel 5 (Beveiliging)
1. De opdrachtnemer zal zich inspannen om de beveiliging van de verbinding en de geleende apparatuur te waarborgen, en om schade door ongeoorloofde toegang tot het gebied waar de werkzaamheden worden uitgevoerd, verlies van de geleende apparatuur, en infectie met computervirussen te voorkomen.
2. In het geval van een incident, moet de opdrachtnemer onmiddellijk de opdrachtgever informeren.

In deze bepaling worden de inspanningsverplichting om schade te voorkomen en de meldingsplicht bij schade met betrekking tot de beveiliging van de hardware- en netwerkomgeving bij het uitvoeren van de werkzaamheden door de opdrachtnemer vastgelegd. Dit is omdat het beveiligingsniveau bij het werken op afstand lager kan zijn dan wanneer het werk wordt uitgevoerd op het kantoor of de aangewezen locatie van de opdrachtnemer. Bijvoorbeeld, er kan een risico zijn dat er geen beveiligingssoftware is geïnstalleerd op de computer van de werknemer van de opdrachtnemer die het werk uitvoert, en dat het gemakkelijker is om in te breken in het persoonlijke huis van de werknemer van de opdrachtnemer dan in het kantoor van de opdrachtnemer. Afhankelijk van de behoefte kan worden overwogen om het niveau van de verplichting van de opdrachtnemer om de beveiliging te waarborgen te verhogen boven de inspanningsverplichting, of om specifieke verzoeken van de opdrachtgever met betrekking tot het waarborgen van de beveiliging vast te leggen.

Samenvatting

In dit artikel hebben we een memorandum besproken over een dienstverleningsovereenkomst die thuiswerken toestaat. Hoewel de weg naar het einde van de COVID-19 pandemie onzeker is, moeten bedrijven blijven letten op de gezondheid van hun werknemers en deze moeilijke tijd doorkomen.

Als u momenteel overweegt om thuiswerken te implementeren en u zich zorgen maakt of onzeker bent over zaken zoals werkwijzen die verband houden met thuiswerken, of hoe u contractdocumenten moet opstellen, raden we u aan om een advocaat met uitgebreide expertise te raadplegen.

Informatie over contractcreatie en -beoordeling door ons kantoor

Monolis Law Firm, als een advocatenkantoor met expertise in IT, internet en bedrijfsleven, biedt niet alleen diensten op basis van opdracht, maar ook het opstellen en beoordelen van verschillende contracten voor onze klantbedrijven en cliëntbedrijven.

Als u geïnteresseerd bent, bekijk dan zeker de details hieronder.

https://monolith.law/contractcreation[ja]