De doorlopende verplichtingen van buitenlandse investeerders en andere speciale meldingsplichtigen zoals bepaald door de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs

De Japanse financiële markt streeft ernaar zijn positie als internationaal financieel centrum te versterken en voert beleid om actief investeringen uit het buitenland aan te trekken. Als onderdeel hiervan is op 19 mei 2021 (Reiwa 3) een wet aangenomen en op 22 november 2021 (Reiwa 3) in werking getreden die de Japanse Financial Instruments and Exchange Act wijzigt om de functies van financiën te versterken en stabiliteit te waarborgen in reactie op de sociaaleconomische veranderingen veroorzaakt door COVID-19. Deze wet introduceerde een nieuw systeem genaamd “Speciale Zakelijke Activiteiten voor Buitenlandse Investeerders” in Japan.

Het hoofddoel van dit systeem is om fondsen, waarvan de belangrijkste investeerders buitenlandse rechtspersonen of individuen met een bepaald vermogen zijn die buiten Japan wonen, in staat te stellen hun activiteiten in Japan uit te voeren door middel van een “kennisgeving”. Dit zal de barrières voor buitenlandse financiële instellingen en fondsen verlagen om de Japanse markt te betreden en de Japanse markt in staat stellen zijn functie als internationaal financieel knooppunt maximaal te benutten. Hoewel dit systeem voornamelijk gericht is op buitenlandse vermogensbeheerders die de Japanse markt willen betreden, is het ook toegankelijk voor binnenlandse bedrijven die aan dezelfde vereisten voldoen.

Dit artikel is bedoeld om gedetailleerd uit te leggen welke doorlopende verplichtingen en rapportage- en openbaarmakingsvereisten degenen die zich aanmelden voor het Speciale Zakelijke Activiteiten voor Buitenlandse Investeerders-systeem hebben onder de Japanse Financial Instruments and Exchange Act en gerelateerde wetgeving. Door deze uitleg kunnen buitenlandse financiële instellingen en fondsmanagers die overwegen zaken te doen op de Japanse markt, of die al een kennisgeving hebben ingediend en zich inspannen om dagelijkse compliance te handhaven, de complexe Japanse financiële regelgeving nauwkeurig begrijpen en hun bedrijfsvoering op een passende manier uitvoeren.

Het Juridische Kader en de Positie van Speciale Diensten voor Buitenlandse Investeerders in Japan

Definitie van Speciale Diensten onder de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs

Speciale diensten voor buitenlandse investeerders zijn gedefinieerd in Artikel 63-8, Lid 1 van de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs en omvatten specifiek het bedrijfsmatig uitvoeren van zelfbeheeractiviteiten met betrekking tot het beheer van geld dat is ingelegd of bijgedragen door ‘buitenlandse investeerders etc.’ die aandelen in een collectief beleggingsschema van het partnerschapstype bezitten, of het uitvoeren van werving of private plaatsing met betrekking tot dergelijke aandelen tegenover ‘buitenlandse investeerders etc.’ in een binnenlands kantoor of vestiging.

Bij zelfbeheer moet het geld dat wordt beheerd afkomstig zijn van bijdragen van ‘buitenlandse investeerders etc.’, en moet het geld dat is ontvangen uit dergelijke bijdragen ‘voornamelijk’ afkomstig zijn van niet-ingezetenen. ‘Voornamelijk’ betekent hier dat meer dan de helft van het totale bijgedragen kapitaal van het fonds afkomstig moet zijn van niet-ingezetenen.

Bereik en Vereisten van ‘Buitenlandse Investeerders etc.’ die in Aanmerking Komen voor Speciale Diensten

De ‘buitenlandse investeerders etc.’ die in aanmerking komen voor speciale diensten zijn gedetailleerd gedefinieerd in Artikel 63-8, Lid 2 van de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs en Artikel 246-10 van de Kabinetorder betreffende Financiële Instrumentenhandelaren etc. (hierna ‘de Handelsorder’), en kunnen worden gecategoriseerd in de volgende drie typen:

1. Buitenlandse rechtspersonen of individuen met een woonplaats in het buitenland die voldoen aan de door de Kabinetorder gestelde eisen: Dit type omvat buitenlandse rechtspersonen en individuen met een woonplaats in het buitenland die aan een van de volgende eisen voldoen:
   • Op het moment van het verkrijgen van aandelen in een collectief beleggingsschema van het partnerschapstype, wordt verwacht dat het totaal van hun bezittingen minus het totaal van hun schulden (nettovermogen) en het totaal van hun investeringsgerelateerde financiële activa beide meer dan 300 miljoen yen bedragen, en bovendien moet er een jaar verstreken zijn sinds de dag waarop zij een rekening hebben geopend bij een financiële instrumentenhandelaar etc. (inclusief diegenen die overeenkomen met buitenlandse wetgeving) voor het uitvoeren van transacties in effecten of derivaten.
   • Personen die overeenkomen met specifieke investeerders onder buitenlandse wetgeving.
2. Gekwalificeerde institutionele beleggers (inclusief diegenen die door de Kabinetorder als gelijkwaardig worden beschouwd): Dit type omvat gekwalificeerde institutionele beleggers (zoals Type I financiële instrumentenhandelaren, investeringsbeheerders, banken, verzekeringsmaatschappijen, beleggingsfondsen, kredietcoöperaties, etc.), evenals specifieke investeerders (investeerders die worden beschouwd als specifieke investeerders onder Artikel 34-3 of Artikel 34-4 van de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs) en fondsen die voornamelijk worden beheerd en uitbetaald voor doeleinden zoals pensioenbeheer, in overeenstemming met buitenlandse wetgeving.
3. Nauw verwante partijen van degenen die de speciale diensten voor buitenlandse investeerders etc. hebben gemeld: Dit type omvat personen die een nauwe relatie hebben met de melder van de speciale diensten voor buitenlandse investeerders etc., zoals gedefinieerd in Artikel 17-13-5, Lid 3 van de Uitvoeringsorder van de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs en Artikel 246-10, Lid 3 van de Handelsorder. Specifiek omvat dit bestuurders, werknemers, moedermaatschappijen, dochterondernemingen, zusterondernemingen, beheerders van beleggingsmandaten, adviseurs van beleggingsadvies, hun respectievelijke functionarissen en werknemers, en familieleden tot de derde graad van verwantschap van de melder.

De uitgebreide definitie van ‘buitenlandse investeerders etc.’ en de gedetailleerde vereisten (betreffende vermogenswaarde, ervaringsjaren, relaties) impliceren een verplichting voor de melder om doorlopende due diligence en monitoring van investeerders uit te voeren. Vooral de verificatie van de vermogensvereisten van individuen vereist concrete bewijsdocumenten, wat betekent dat de melder continu moet controleren en beheren of een investeerder die eenmaal als gekwalificeerd is beoordeeld, deze kwalificatie blijft behouden, of dat, in het geval van overdracht van aandelen, de nieuwe verkrijger gekwalificeerd is. Dit overstijgt de loutere meldingsplicht en wordt een belangrijke compliance last in de operationele praktijk, waarbij de complexiteit toeneemt naarmate de investeerdersbasis diverser is.

De Doorlopende Verplichtingen van Speciale Rapportageplichtige Buitenlandse Investeerders Onder Japanse Wetgeving

Speciale rapportageplichtige buitenlandse investeerders dragen een breed scala aan verplichtingen om hun bedrijfsactiviteiten op een passende en voortdurende manier uit te voeren. Deze verplichtingen zijn gebaseerd op de fundamentele doelstellingen van de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs, die gericht zijn op het handhaven van de eerlijkheid en transparantie van de Japanse financiële markten en het beschermen van investeerders.

Handhaving van de Organisatiestructuur en Interne Beheersystemen Onder Japans Recht

Allereerst moeten aanvragers zorgen voor leidinggevenden met de juiste kwalificaties om de activiteiten als financiële instrumentenhandelaar in Japan eerlijk en nauwkeurig uit te voeren. Daarnaast wordt van bestuurders die in een permanente functie werkzaam zijn verwacht dat zij kennis en ervaring hebben met de inhoud van de Japanse Financial Instruments and Exchange Act en andere relevante regelgeving en toezichthoudende richtlijnen, en dat zij voldoende kennis en ervaring hebben op het gebied van compliance en risicobeheer die nodig zijn voor de eerlijke en nauwkeurige uitvoering van de handel in financiële instrumenten. Het is essentieel om een organisatiestructuur en personeelsbezetting te handhaven waarbij de juiste mensen in elke afdeling zijn geplaatst en waarbij de verantwoordelijken voor intern beheer en dergelijke correct zijn gepositioneerd. Vooral de oprichting van een compliance-afdeling (of functionaris) die onafhankelijk is van de verkoopafdeling en de zekerheid dat deze functionaris over voldoende kennis en ervaring beschikt, is van groot belang. Verder is het noodzakelijk dat er personeel beschikbaar is voor het opstellen, beheren en openbaar maken van boekhoudkundige documenten en rapporten, risicobeheer, beheer van computersystemen, handelsbeheer, klantenbeheer, beoordeling van reclame, beheer van klantinformatie, afhandeling van klachten en problemen, en interne audits.

Vervolgens wordt van aanvragers verwacht dat zij de wet en andere regelgeving naleven, een intern beheersysteem opzetten en de bescherming van investeerders waarborgen. Zelfs als zij geen lid zijn van de Association for Type II Financial Instruments Firms, moeten zij interne regels opstellen die overeenkomen met de statuten en andere regels van de vereniging, en een systeem opzetten om deze interne regels na te leven. De interne regels moeten richtlijnen bevatten met betrekking tot reclame-uitingen, het aanbieden van geschenken, investeringswerving, klantenbeheer, het afbreken van relaties met antisociale krachten en de bescherming van persoonsgegevens.

Tenslotte worden rechtspersonen die speciale zaken voor buitenlandse investeerders in Japan uitvoeren, beschouwd als niet in aanmerking komend als zij geen verkoopkantoor of kantoor in Japan hebben, of als zij geen vertegenwoordiger in Japan hebben aangesteld. Dit betekent dat de fysieke vestiging van een basis in Japan in wezen verplicht is. Het gebruik van zogenaamde virtuele kantoren is niet toegestaan voor het hoofdkantoor of kantoor (inclusief het hoofdkantoor of kantoor in Japan voor buitenlandse rechtspersonen) en voor kantoren die speciale zaken voor buitenlandse investeerders uitvoeren. Bovendien moet een buitenlandse rechtspersoon die aanvrager is, een vertegenwoordiger of agent in Japan aanstellen. Hoewel er meerdere bronnen zijn die de vereisten voor binnenlandse kantoren vermelden, is het vooral belangrijk voor speciale zaken voor buitenlandse investeerders dat de fysieke vestiging van een binnenlandse basis verplicht is en dat virtuele kantoren niet zijn toegestaan. Dit is een strikte vereiste om zowel de beleidsdoelstelling van het verlagen van de toetredingsdrempels door middel van een aanmeldingssysteem als de zekerheid van substantiële zakelijke activiteiten en effectief toezicht door de regelgevende autoriteiten te waarborgen, wat een niet te negeren initiële investering en doorlopende kostenlast voor buitenlandse ondernemers betekent.

Naleving van Gedragsregels

Ook voor buitenlandse investeerders en andere speciale meldingsplichtigen gelden in principe dezelfde gedragsregels als voor handelaren in financiële producten. De Japanse Wet op de Handel in Financiële Producten (Financial Instruments and Exchange Act) verplicht handelaren in financiële producten tot registratie en legt hen gedragsregels op met als doel de bescherming van investeerders en het waarborgen van de integriteit van de kapitaalmarkten. Speciale meldingsplichtigen dienen eveneens in overeenstemming met de geest van deze wet te handelen en hun bedrijfsvoering op een passende wijze uit te voeren. Echter, in deze speciale bedrijfsactiviteiten is het vaak zo dat klanten als gekwalificeerde investeerders worden beschouwd, waardoor in dergelijke gevallen een deel van de gedragsregels mogelijk niet van toepassing is.

Overige Doorlopende Verplichtingen

Naast de verplichting tot het handhaven van de hierboven genoemde systemen, zijn meldingsplichtigen in Japan ook verplicht om verschillende gebeurtenissen die zich voordoen tijdens de bedrijfsvoering te melden aan de bevoegde autoriteiten. Dit omvat wijzigingen in bestuurders of soortgelijke functionarissen, wijzigingen in de statuten, betrokkenheid bij rechtszaken of bemiddeling, het optreden van ongevallen, en situaties waarin het minimumkapitaal wordt onderschreden. Bovendien is het noodzakelijk om onverwijld melding te maken wanneer de voortzetting van de bedrijfsactiviteiten gerelateerd aan financiële producten aanzienlijk bemoeilijkt wordt of wanneer bestuurders of belangrijke medewerkers wetsovertredingen begaan.

Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste doorlopende verplichtingen voor meldingsplichtigen van speciale zakelijke activiteiten voor buitenlandse investeerders.

Details van Rapportage- en Openbaarmakingsvereisten

Speciale meldingsplichtigen, zoals buitenlandse investeerders, zijn verplicht om de transparantie van hun bedrijfsvoering te waarborgen en de bescherming van investeerders te bevorderen door periodieke rapportages in te dienen en informatie openbaar te maken.

Indienen van bedrijfsrapporten onder Japans recht

Indieners moeten voor elk fiscaal jaar een bedrijfsrapport opstellen en dit binnen drie maanden na afloop van elk fiscaal jaar indienen bij de bevoegde autoriteiten. Deze indiening gebeurt in principe via het geïntegreerde ondersteuningssysteem van de Japanse Financial Services Agency (hierna ‘het geïntegreerde systeem’ genoemd).

Als het niet mogelijk is om het geïntegreerde systeem te gebruiken, is het toegestaan om een schriftelijke verklaring met de specifieke redenen bij te voegen en het rapport op papier in te dienen. Bij het gebruik van het geïntegreerde systeem is het verplicht om een computer met een Japanse versie van het besturingssysteem te gebruiken en de Excel-sjablonen te downloaden van het geïntegreerde systeem. Als de Japanse vertegenwoordiger van een buitenlandse onderneming genoodzaakt is om een niet-Japans besturingssysteem te gebruiken, kan er na voorafgaand overleg met de lokale financiële dienst, toestemming worden gegeven om het rapport per post (CD-R en papier) in te dienen.

Deze vereiste van een ‘Japans besturingssysteem’ kan in de praktijk een verborgen barrière vormen voor buitenlandse ondernemingen, ondanks de voortgang van digitalisering. Veel buitenlandse ondernemingen gebruiken standaard een Engels besturingssysteem in hun wereldwijde IT-omgeving, waardoor deze vereiste kan leiden tot de noodzaak van extra IT-infrastructuur, het werven van personeel met kennis van het Japans, of het kiezen voor de inefficiënte methode van papieren indiening. Dit toont een kloof tussen de beleidsdoelstellingen om Japan als internationaal financieel centrum te positioneren en de lokale beperkingen van de digitale infrastructuur, wat onverwachte administratieve kosten en moeite kan betekenen voor buitenlandse ondernemingen.

Overigens is er voor buitenlandse ondernemingen een systeem ingesteld om goedkeuring te krijgen voor het verlengen van de deadline voor het indienen van bedrijfsrapporten.

Openbare Inspectie en Publicatieverplichtingen Onder Japans Recht

Indieners moeten niet alleen de inhoud van nieuwe meldingen en wijzigingsmeldingen snel beschikbaar stellen voor openbare inspectie, maar ook elk boekjaar een toelichtend document opstellen en dit binnen vier maanden na afloop van elk boekjaar beschikbaar stellen voor openbare inspectie. Dit toelichtende document kan vervangen worden door een kopie van het bedrijfsrapport.

Publicatie kan plaatsvinden door documenten beschikbaar te stellen in de belangrijkste bedrijfs- of kantoorruimtes en in alle vestigingen waar speciale diensten worden uitgevoerd, of door deze op de eigen website te plaatsen. Hoewel de Japanse Financiële Diensten Agentschap (FSA) geen garantie biedt voor de betrouwbaarheid van de indieners, publiceert het wel een lijst van indieners, zodat investeerders de informatie kunnen verifiëren.

De verplichting tot openbare inspectie en publicatie is gebaseerd op de fundamentele doelstelling van de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en de Beurs om de eerlijkheid en transparantie van de markt te handhaven. Het weerspiegelt de intentie van de regelgevende autoriteiten dat, zelfs bij een relatief soepele vorm van markttoetreding zoals het meldingssysteem, de openbaarmaking van informatie voor de bescherming van investeerders strikt wordt vereist. Het suggereert dat ongeacht de mate van markttoetreding, de openbaarmaking van informatie aan investeerders en het waarborgen van transparantie onwrikbare principes zijn in de Japanse financiële regelgeving. Het feit dat publicatie op websites is toegestaan, beantwoordt aan de moderne eisen van snelheid en reikwijdte van informatievoorziening, vergemakkelijkt de toegang tot informatie voor buitenlandse investeerders en draagt bij aan de algehele transparantie van het systeem.

Diverse Meldingsplichten Onder Japans Recht

In de Japanse Wet op de Financiële Instrumenten en Beurzen en de bijbehorende kabinetsverordeningen zijn diverse meldingsplichten vastgelegd. Deze omvatten de overdracht van de status van speciale zakelijke melders, bedrijfsbeëindiging, ontbinding, en meldingen gerelateerd aan speciale zakelijke activiteiten door financiële instrumentenhandelaren .

Wanneer er wijzigingen zijn in de geregistreerde informatie, moet de wijzigingsmelding in principe binnen één maand na het ontstaan van de wijzigingsreden worden ingediend . Dit geldt voor veranderingen in bestuursleden, wijzigingen in de statuten, betrokkenheid bij rechtszaken of bemiddeling, opschorting, hervatting of beëindiging van activiteiten, ontbinding, of wanneer de voortzetting van de bedrijfsactiviteiten aanzienlijk bemoeilijkt wordt, en in gevallen waarin bestuursleden of belangrijke werknemers wetsovertredingen hebben begaan. Voor al deze gebeurtenissen is een onverwijlde melding vereist .

Hieronder vindt u een lijst met rapportage- en publicatievereisten voor speciale zakelijke melders zoals buitenlandse investeerders.

Indieningsinstantie en procedure

Diverse kennisgevingen en rapporten dienen te worden ingediend bij de financiële bureaus of financiële kantoren die de hoofdvestiging of het kantoor van de indiener onder hun bevoegdheid hebben (één origineel en één kopie).

Opmerkelijk is dat voor buitenlandse bedrijven zonder vestiging of kantoor in Japan, de indieningsinstantie gecentraliseerd is bij de Derde Afdeling van de Afdeling Vermogensbeheer van het Kanto Financieel Bureau. Dit onderscheid in indieningsinstantie, afhankelijk van de aan- of afwezigheid van een binnenlandse vestiging, toont aan dat de Japanse financiële autoriteiten een toezichtsysteem hebben opgezet dat is afgestemd op de werkelijke situatie en locatie van buitenlandse bedrijven. De autoriteiten passen het toezichtsysteem flexibel aan, afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van de bedrijven, om enerzijds de toetreding vanuit het buitenland te bevorderen en anderzijds effectief toezicht te behouden. In het bijzonder kan het systeem waarbij het Kanto Financieel Bureau optreedt als een centraal aanspreekpunt voor buitenlandse bedrijven zonder binnenlandse basis, worden gezien als een maatregel om de procedures te vereenvoudigen en de toegang vanuit het buitenland te vergemakkelijken, terwijl het ook gericht is op het efficiënter maken van het toezicht op internationale financiële activiteiten.

Indiening gebeurt in principe via het elektronische aanvraag- en meldingssysteem van de Japanse Financiële Dienstenagentschap (FSA), maar in onvermijdelijke gevallen is papieren indiening ook mogelijk.

Hoewel de speciale bedrijfsactiviteiten voor buitenlandse investeerders onder een ‘meldingssysteem’ vallen, worden er strenge maatregelen genomen in geval van overtredingen van de wetgeving.

Samenvatting en Aandachtspunten

De Speciale Regeling voor Buitenlandse Investeerders is een baanbrekend systeem dat financiële toetreding vanuit het buitenland bevordert en bijdraagt aan de internationalisering van de Japanse financiële markt. Echter, het ‘meldingssysteem’ betekent niet dat de regelgeving soepel is. Integendeel, het continu onderhouden van een organisatiestructuur na de melding, het naleven van gedragsregels en het strikt uitvoeren van rapportage- en openbaarmakingsverplichtingen zijn essentieel voor de voortzetting van zakelijke activiteiten op de Japanse markt.

In het bijzonder zijn er specifieke aandachtspunten voor buitenlandse ondernemers, zoals:

• Voortdurende conformiteitscontroles met de complexe definitie van ‘Buitenlandse Investeerders’: Vanwege de diversiteit van investeerders is een systeem voor continue controle en beheer van hun geschiktheid essentieel.
• Verplichting tot het opzetten van een fysiek binnenlands kantoor: Virtuele kantoren zijn niet toegestaan, en er moet een daadwerkelijk operationeel kantoor in Japan worden opgezet. Dit resulteert in initiële investeringen en doorlopende kosten.
• Aanpassing aan het elektronische rapportagesysteem gebaseerd op een Japans OS: Het elektronische indieningssysteem van de Japanse Financial Services Agency gaat uit van een Japanse omgeving, wat kan leiden tot extra aanpassingen of inefficiënte papieren indieningen, afhankelijk van de IT-omgeving van de buitenlandse ondernemer.

De Japanse Financial Instruments and Exchange Act en gerelateerde wetgeving zijn complex, en de interpretatie en toepassing ervan vereisen gespecialiseerde kennis. Voor degenen die zich aanmelden onder de Speciale Regeling voor Buitenlandse Investeerders is het essentieel om continu aan hun verplichtingen te voldoen, rapportage- en openbaarmakingsvereisten na te leven en adequaat te reageren op potentiële risico’s. Daarom wordt sterk aanbevolen om samen te werken met advocaten of consultants die goed thuis zijn in de Japanse financiële wetgeving. Met de hulp van experts kunt u onverwachte risico’s van wettelijke overtredingen vermijden en uw bedrijfsactiviteiten op de Japanse markt stabiel voortzetten.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het ondersteunen van een groot aantal binnen- en buitenlandse cliënten op het gebied van juridische zaken gerelateerd aan de Japanse Financial Instruments and Exchange Act. Ons kantoor heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, die in staat zijn om de complexe vereisten van de Japanse Financial Instruments and Exchange Act nauwkeurig uit te leggen binnen de context van internationale zakelijke praktijken en praktisch advies te bieden. Wij staan klaar met een volledig ondersteunend systeem om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsactiviteiten in Japan soepel en in overeenstemming met de wetgeving verlopen.