Collectieve onderhandelingen in het Japanse arbeidsrecht: Uitleg over wettelijke verplichtingen en praktische respons

In de zakelijke omgeving van Japan kunnen bedrijfsleiders geconfronteerd worden met collectieve onderhandelingen met vakbonden. Deze onderhandelingen zijn niet slechts een dialoog tussen werkgever en werknemer, maar zijn gebaseerd op wettelijk beschermde rechten en verplichtingen. Artikel 28 van de Japanse grondwet waarborgt het recht van werknemers op vereniging, collectieve onderhandeling en collectieve actie (stakingsrecht). De Japanse Wet op de Vakbonden concretiseert deze grondwettelijke rechten door werkgevers te verplichten om te goeder trouw te onderhandelen met vertegenwoordigers van werknemers. Daarom is de aanpak van collectieve onderhandelingen niet optioneel voor bedrijven, maar een cruciaal onderdeel van juridische compliance. Als een werkgever zonder geldige reden weigert te onderhandelen, kan dit worden beschouwd als ‘oneerlijke arbeidspraktijken’, wat kan leiden tot juridische sancties. In dit artikel zullen we de juridische kaders van collectieve onderhandelingen uitgebreid bespreken, van de betrokken partijen en onderwerpen tot de specifieke procedures en juridische remedies wanneer onderhandelingen worden geweigerd. Het doel is om bedrijven te helpen juridische risico’s adequaat te beheren en constructieve arbeidsrelaties op te bouwen.  

De Juridische Basis van Collectieve Onderhandelingen in Japan

De verplichtingen van werkgevers met betrekking tot collectieve onderhandelingen zijn diep geworteld in twee juridische kaders in Japan: de Japanse Grondwet en de Japanse Wet op de Vakbonden. Allereerst bepaalt artikel 28 van de Japanse Grondwet dat “het recht van werknemers om zich te verenigen en collectieve onderhandelingen en andere groepsacties te voeren, wordt gewaarborgd”, waarmee het recht op collectieve onderhandelingen als een fundamenteel mensenrecht wordt gepositioneerd. Deze bepaling is gebaseerd op het besef dat er een structurele ongelijkheid in onderhandelingsmacht bestaat tussen individuele werknemers en werkgevers. De wet heeft als doel om een situatie te creëren waarin werknemers zich kunnen verenigen en als groep kunnen onderhandelen, zodat zij op gelijke voet met werkgevers arbeidsvoorwaarden kunnen bespreken.

Deze grondwettelijke ideeën worden omgezet in specifieke verplichtingen voor werkgevers door de Japanse Wet op de Vakbonden. Bijzonder belangrijk is het systeem van ‘oneerlijke arbeidspraktijken’ dat is vastgelegd in artikel 7 van deze wet. Oneerlijke arbeidspraktijken verwijzen naar specifieke acties van werkgevers die de activiteiten van vakbonden hinderen en die bij wet verboden zijn. Met betrekking tot collectieve onderhandelingen verbiedt artikel 7, lid 2, van de Wet op de Vakbonden expliciet dat werkgevers “zonder geldige reden weigeren om collectieve onderhandelingen te voeren met de vertegenwoordigers van de werknemers die zij in dienst hebben”. Door deze bepaling wordt het recht van werknemers op collectieve onderhandelingen geconcretiseerd als een ‘plicht voor werkgevers om te onderhandelen’. De aanwezigheid van deze wettelijke verplichting maakt van collectieve onderhandelingen niet slechts een vrijblijvend gesprek, maar een proces met juridische dwangkracht.

Onderhandelingspartijen onder Japans recht

Voor de wettelijke totstandkoming van collectieve onderhandelingen is het essentieel om nauwkeurig te identificeren wie de onderhandelingspartijen zijn.

Aan de kant van de werknemers is de partij gewoonlijk een vakbond die voldoet aan de vereisten van de Japanse Wet op de Vakbonden (Labor Union Act). Artikel 6 van deze wet bepaalt dat vertegenwoordigers van de vakbond of personen die daartoe gemachtigd zijn, het recht hebben om namens de leden te onderhandelen met de werkgever. Hoewel artikel 28 van de Japanse grondwet de onderhandelingspartij niet beperkt tot vakbonden, waardoor groepen werknemers zoals tijdelijke geschillencomités ook het recht hebben om collectieve onderhandelingen te voeren, is het noodzakelijk om als een vakbond onder de Wet op de Vakbonden erkend te worden om bescherming te ontvangen van het systeem voor de remedie van oneerlijke arbeidspraktijken.

De partij aan de kant van de werkgever, oftewel de ‘werkgever’ die de onderhandelingsplicht heeft, is niet beperkt tot de werkgever in de zin van een arbeidsovereenkomst. De ‘werkgever’ zoals gedefinieerd in de Japanse Wet op de Vakbonden wordt breder geïnterpreteerd en kan verantwoordelijkheden omvatten die de organisatiestructuur van een bedrijf overstijgen. Een leidende rechtszaak op dit gebied is het oordeel van het Japanse Hooggerechtshof van 28 februari 1995 (1995) in de Asahi Broadcasting Corporation-zaak. In deze zaak werd een televisiestation geconfronteerd met een verzoek tot collectieve onderhandelingen van de vakbond van werknemers van een onderaannemer die niet direct door het station was ingehuurd. Het Hooggerechtshof stelde een criterium vast waarbij “een ondernemer die niet de werkgever is, maar die in een positie verkeert waarin hij in realiteit en concreet, zij het gedeeltelijk, de fundamentele arbeidsvoorwaarden van die werknemers kan beheersen en bepalen, in die mate als ‘werkgever’ wordt beschouwd onder de genoemde wet.”

Deze rechtszaak vestigde het concept van ‘gedeeltelijk werkgeverschap’. Hierdoor kan bijvoorbeeld een moederbedrijf dat substantiële beslissingsbevoegdheid heeft over het loonstelsel en de arbeidstijden van werknemers van een dochteronderneming, worden beschouwd als de ‘werkgever’ met een onderhandelingsplicht in relatie tot de vakbond van de dochteronderneming. Deze rechtsleer verhindert dat bedrijven zich onttrekken aan onderhandelingsverplichtingen op basis van formele redenen, zoals complexe kapitaalrelaties of contractuele relaties binnen een bedrijvengroep, en legt verantwoordelijkheid bij de entiteiten die substantiële invloed hebben op de arbeidsvoorwaarden. Daarom moeten bedrijven zorgvuldig beoordelen in hoeverre zij betrokken zijn bij de arbeidsvoorwaarden van werknemers van hun gelieerde ondernemingen en handelspartners.

Onderhandelbare Onderwerpen Onder Japans Recht

Wanneer een vakbond collectieve onderhandelingen aanvraagt, is het niet zo dat de werkgever verplicht is om over alle zaken te onderhandelen. Onderhandelingsonderwerpen worden grofweg verdeeld in ‘verplichte collectieve onderhandelingsonderwerpen’ waarover wettelijk onderhandeld moet worden, en ‘vrijwillige collectieve onderhandelingsonderwerpen’ waarover de werkgever naar eigen inzicht kan beslissen om te onderhandelen. Dit onderscheid is uiterst belangrijk bij het beoordelen of het weigeren van onderhandelingen als oneerlijke arbeidspraktijk beschouwd kan worden.  

Verplichte collectieve onderhandelingsonderwerpen worden over het algemeen gedefinieerd als zaken die betrekking hebben op de arbeidsvoorwaarden en andere behandeling van vakbondsleden en het beheer van de collectieve arbeidsrelaties, en die binnen de bevoegdheid van de werkgever liggen om te regelen. Dit omvat specifiek zaken zoals loon, bonussen, pensioenuitkeringen, arbeidstijden, vakantiedagen, veiligheid en gezondheid op het werk, en compensatie bij ongevallen. Ook de normen en procedures met betrekking tot het ontslag, disciplinaire maatregelen en overplaatsing van individuele vakbondsleden vallen hieronder, omdat deze direct betrekking hebben op de behandeling van werknemers. Daarnaast vallen regels met betrekking tot de relatie tussen de vakbond en de werkgever, zoals union-shop overeenkomsten en het faciliteren van vakbondsactiviteiten, ook onder deze categorie.  

Aan de andere kant, vrijwillige collectieve onderhandelingsonderwerpen zijn voornamelijk gericht op zuiver management- of productiegerelateerde zaken, de zogenaamde ‘management prerogatives’. Bijvoorbeeld, beslissingen over de introductie van nieuwe technologieën, verplaatsing van fabrieken, benoeming van bestuurders, of herstructurering van de organisatie van het bedrijf, vallen in principe niet onder de verplichte collectieve onderhandelingsonderwerpen. Evenzo zijn zaken zoals het verzoeken om wetswijzigingen of politieke kwesties, waarover de werkgever niet binnen zijn eigen bevoegdheid kan beslissen, ook vrijwillige onderhandelingsonderwerpen.  

De grens tussen deze twee categorieën is echter niet altijd duidelijk. Zelfs als het gaat om management prerogatives, kunnen deze beslissingen directe invloed hebben op de werkgelegenheid en arbeidsvoorwaarden van werknemers. Bijvoorbeeld, hoewel de beslissing om een fabriek te sluiten een vrijwillig onderhandelingsonderwerp is, zijn de ‘resultaten’ zoals ontslagen of overplaatsingen van werknemers als gevolg daarvan veranderingen in arbeidsvoorwaarden en dus verplichte collectieve onderhandelingsonderwerpen. Daarom heeft de werkgever de plicht om te onderhandelen met de vakbond over de impact van managementbeslissingen op werknemers. Het erkennen van deze onderhandelingsplicht over de ‘impact’ is een essentieel onderdeel van juridisch risicobeheer bij het uitvoeren van grootschalige bedrijfsherstructureringen.  

Het Proces van Collectieve Onderhandelingen: Richtlijnen voor de Procedure in Japan

Wanneer een werkgever een verzoek tot collectieve onderhandelingen van een vakbond ontvangt, is het noodzakelijk om systematisch en strategisch te reageren met de juridische verplichtingen in gedachten. Het gehele proces wordt beoordeeld op het nakomen van de ‘plicht tot te goeder trouw onderhandelen’, die later wordt besproken, dus zorgvuldig handelen in elke fase is vereist.

Als eerste doet een vakbond gewoonlijk een verzoek tot onderhandelingen door een ‘verzoek tot collectieve onderhandelingen’ of een soortgelijk document naar de werkgever te sturen. Het is absoluut noodzakelijk om dit verzoek niet te negeren. Wat u direct moet doen, is de aard van de vakbond die het verzoek doet (een bedrijfsbond of een externe vakbond), de werknemers die lid zijn van de vakbond (actieve werknemers of gepensioneerden) en de inhoud van de gevraagde onderhandelingspunten analyseren.

Vervolgens, voordat de eigenlijke onderhandelingen beginnen, voert u ‘voorlopige besprekingen’ om administratieve regels vast te stellen. Hierbij komt u overeen over de datum, plaats, aantal deelnemers en duur van de onderhandelingen. Strategisch gezien is het verstandig om een externe vergaderruimte te kiezen om invloed op andere werknemers te vermijden en een tijdslimiet van ongeveer twee uur in te stellen om te voorkomen dat lange onderhandelingen het moeilijk maken om kalm en weloverwogen beslissingen te nemen.

Parallel aan de voorlopige besprekingen is de voorbereiding binnen het bedrijf van het grootste belang. U onderzoekt grondig de objectieve feiten die verband houden met de eisen van de vakbond en organiseert bewijsmateriaal (zoals tijdkaarten of loonstrookjes in het geval van een claim voor onbetaalde overuren). Op basis hiervan analyseert u de juridische positie van het bedrijf, bepaalt u het uiteindelijke doel van de onderhandelingen en de mogelijke ruimte voor concessies, en zorgt u voor een uniforme aanpak onder de onderhandelaars. Tijdens de onderhandelingen is het belangrijk dat een functionaris met beslissingsbevoegdheid aanwezig is. Alleen aanwezigheid van functionarissen zonder bevoegdheid en het vermijden van concrete antwoorden kan worden gezien als oneerlijke onderhandelingen.

Op de dag van de onderhandelingen is het essentieel om kalm en rationeel te blijven. Vermijd emotionele tegenargumenten en valse verklaringen, en leg het standpunt van het bedrijf volhardend uit op basis van feiten en juridische gronden. Om de loop en inhoud van de onderhandelingen nauwkeurig vast te leggen, maakt u gedetailleerde notulen en, indien mogelijk, neemt u het geluid op met instemming van beide partijen.

Als de onderhandelingen resulteren in een overeenkomst (een schikking), dan documenteert u de inhoud in een ‘arbeidsovereenkomst’ of ‘overeenkomst’. Het is uiterst belangrijk om een ‘finale kwijtingsclausule’ op te nemen om toekomstige geschillen te voorkomen, waarin wordt bevestigd dat er geen verdere vorderingen of schulden tussen de partijen bestaan buiten de overeengekomen punten. Als de onderhandelingen mislukken en er geen overeenkomst wordt bereikt, kan de vakbond overgaan tot stakingsacties of andere geschillen, of een beroep doen op de arbeidscommissie of een rechtszaak aanspannen, dus de werkgever moet ook voorbereid zijn op deze mogelijkheden.

Weigering tot Collectieve Onderhandelingen en de Gevolgen Onder Japans Recht

Wanneer een werkgever een verzoek tot collectieve onderhandelingen weigert of met een oneerlijke houding aan de onderhandelingstafel verschijnt, staat deze voor ernstige juridische risico’s. Deze risico’s kunnen zich manifesteren via twee verschillende routes: administratieve procedures en civiele rechtszaken.

Ten eerste, de verplichting van de werkgever beperkt zich niet tot alleen aanwezig zijn bij de onderhandelingen. De wet legt een ‘plicht tot te goeder trouw onderhandelen’ op, wat inhoudt dat men oprecht moet streven naar consensus. Dit betekent concreet dat men moet luisteren naar de argumenten van de vakbond, de positie van het bedrijf moet uitleggen met redenen en documentatie, en indien nodig alternatieven moet voorstellen. Een houding waarbij men enkel de standpunten van het bedrijf herhaalt, kan worden beoordeeld als een schending van de plicht tot te goeder trouw onderhandelen, oftewel een oneerlijke arbeidspraktijk. Hierover heeft het Japanse Hooggerechtshof op 18 maart 2022 (Reiwa 4) in de zaak van de Universiteit van Yamagata geoordeeld dat zelfs als het onwaarschijnlijk lijkt dat er een overeenkomst zal worden bereikt over de onderhandelingspunten, de plicht van de werkgever tot te goeder trouw onderhandelen blijft bestaan en dat de arbeidscommissie kan bevelen om oprecht te onderhandelen.

De ‘legitieme redenen’ waarop een werkgever onderhandelingen kan weigeren, worden wettelijk zeer beperkt geïnterpreteerd. Bijvoorbeeld, als de vakbond geweld of intimidatie gebruikt waardoor een normale dialoog onmogelijk wordt, of na langdurige onderhandelingen beide partijen hun standpunten volledig hebben uitgeput en er een objectief erkende impasse is bereikt. Echter, redenen zoals ‘de vakbond is een externe organisatie’, ‘de eisen zijn te hoog’ of ‘hetzelfde probleem is al onderwerp van een rechtszaak’ worden in principe niet erkend als legitieme redenen.

Als de vakbond oordeelt dat de werkgever zonder geldige reden onderhandelingen weigert of oneerlijk onderhandelt, kan zij twee belangrijke rechtsmiddelen inzetten.

Een daarvan is een administratieve beroepsprocedure bij de arbeidscommissie van de prefectuur. Na ontvangst van een klacht voert de arbeidscommissie een onderzoek en hoorzitting uit (ondervraging van partijen en getuigen), en als zij oordeelt dat er sprake is van oneerlijke arbeidspraktijken, geeft zij een ‘herstelbevel’ aan de werkgever. Dit bevel kan bijvoorbeeld specifieke acties voorschrijven zoals ‘ga de collectieve onderhandelingen aan’ en vormt een directe administratieve interventie in de bedrijfsactiviteiten. Als de werkgever bezwaar heeft tegen dit bevel, kan hij een herzieningsverzoek indienen bij de centrale arbeidscommissie of een rechtszaak aanspannen om het bevel te annuleren.

De andere is het aanspannen van een civiele rechtszaak. Inbreuk op het recht op collectieve onderhandelingen wordt beschouwd als een onrechtmatige daad onder het Japanse burgerlijk recht, en de vakbond kan de werkgever aansprakelijk stellen voor schadevergoeding. In feite heeft de rechtbank van Nagoya op 25 januari 2012 (Heisei 24) een bedrijf veroordeeld tot het betalen van 2 miljoen yen aan schadevergoeding vanwege het weigeren van collectieve onderhandelingen. Ook heeft de rechtbank van Kyoto op 8 december 2023 (Reiwa 5) een stad bevolen om 300.000 yen te betalen om dezelfde reden.

Belangrijk is dat deze twee procedures onafhankelijk van elkaar zijn. De vakbond kan tegelijkertijd een herstelbevel aanvragen bij de arbeidscommissie en een rechtszaak aanspannen voor schadevergoeding bij de rechtbank. Dit dubbele risico illustreert de omvang van de juridische en economische impact die een ongepaste reactie op collectieve onderhandelingen kan hebben op een onderneming.

Samenvatting

In Japan is collectief onderhandelen onder de Japanse arbeidswetgeving een onvermijdelijke wettelijke verplichting voor werkgevers, geworteld in het grondwettelijk recht. Bij een onderhandelingsverzoek van een vakbond is het essentieel om de entiteit en de betreffende kwesties nauwkeurig te begrijpen en oprecht te reageren volgens de wettelijke procedures om juridische risico’s te beheren. Het weigeren van onderhandelingen of een oneerlijke aanpak kan leiden tot ernstige gevolgen, zoals herstelbevelen van de arbeidscommissie of bevelen tot schadevergoeding door de rechtbank.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het vertegenwoordigen van een groot aantal binnenlandse cliënten op het gebied van Japanse arbeidsrechtzaken, met name in de ondersteuning van collectieve onderhandelingen. Ons kantoor heeft meerdere advocaten in dienst die gekwalificeerd zijn in het buitenland en Engels spreken, waardoor we in staat zijn om nauwkeurige en strategische juridische ondersteuning te bieden voor complexe arbeidskwesties waarmee internationale bedrijven worden geconfronteerd.