De organisatie en het beheer van vakbonden in het Japanse arbeidsrecht

In de zakelijke omgeving van Japan spelen vakbonden een belangrijke rol in het bedrijfsbeheer en de arbeidsverhoudingen. De Japanse grondwet waarborgt de rechten van werknemers op vereniging, collectieve onderhandeling en collectieve actie, en op basis hiervan zijn wetten zoals de Japanse Vakbondswet ontwikkeld. Daarom is de interactie van een bedrijf met vakbonden geen kwestie van keuze, maar een managementuitdaging die moet worden aangepakt binnen de wettelijke kaders. Een nauwkeurig begrip van de organisatiestructuur en operationele principes van vakbonden, evenals de wetten die deze reguleren, is essentieel voor het opbouwen van gezonde arbeidsrelaties en het beheren van juridische risico’s. In dit artikel richten we ons op drie belangrijke aspecten van de organisatie en het beheer van vakbonden onder Japanse arbeidswetgeving: ‘de autonomie van vakbonden en hun wettelijke regulering’, ‘union-shop overeenkomsten’ en ‘de organen van vakbonden’. We zullen deze vanuit een juridische basis en een praktisch oogpunt gedetailleerd bespreken. Door deze analyse streven we ernaar bedrijfsleiders te helpen bij het strategisch en wetgevingsgetrouw opbouwen van hun relatie met vakbonden.

De autonomie van vakbonden en hun juridische vereisten onder Japans recht

In het Japanse rechtssysteem worden vakbonden erkend als organisaties met een hoge mate van autonomie. Het principe van deze autonomie is bedoeld om te voorkomen dat de staat of werkgevers onrechtmatig ingrijpen in de interne werking van de vakbond, zodat werknemers op gelijke voet met werkgevers kunnen onderhandelen. Echter, om bescherming te genieten onder de Japanse Vakbondswet, moet een vakbond voldoen aan de strikte vereisten die door deze wet zijn vastgesteld. Het begrijpen van deze vereisten is van cruciaal belang voor bedrijven om te bepalen of de organisatie waarmee zij geconfronteerd worden een legitieme onderhandelingspartner is.

Artikel 28 van de Japanse grondwet garandeert het recht van werknemers op vereniging, collectieve onderhandeling en collectieve actie. De Japanse Vakbondswet concretiseert deze grondwettelijke rechten. Artikel 2 van deze wet definieert een vakbond als “een organisatie of federatie van organisaties die door werknemers zelfstandig is opgericht met als voornaamste doel het behouden en verbeteren van arbeidsvoorwaarden en het verbeteren van hun economische status”. Deze definitie bevat positieve vereisten voor wettelijke erkenning van een vakbond: dat werknemers de hoofdrolspelers zijn, dat het een autonome organisatie is, en dat het primaire doel het behouden en verbeteren van arbeidsvoorwaarden is.

Aan de andere kant stelt Artikel 2 van de Japanse Vakbondswet negatieve vereisten vast die bepaalde soorten organisaties uitsluiten van de toepassing van de wet. Als een organisatie aan een van deze vereisten voldoet, wordt deze niet beschouwd als een vakbond in de juridische zin en kan deze niet de sterke bescherming genieten die de wet biedt (zoals bescherming tegen oneerlijke arbeidspraktijken). Voor bedrijfsmanagement is het begrijpen van deze negatieve vereisten met name belangrijk.

Ten eerste, een organisatie die deelname van personen die de belangen van de werkgever vertegenwoordigen toestaat, wordt niet erkend als een vakbond. Dit omvat leden van het management, werknemers met directe autoriteit over aanwerving of ontslag, promoties, en degenen die toegang hebben tot vertrouwelijke informatie over de arbeidsrelatiesplannen of beleid van de werkgever. Het doel van deze bepaling is om de autonomie van de vakbond te waarborgen en de invloed van de werkgever uit te sluiten.

Ten tweede, een organisatie die financiële steun van de werkgever ontvangt voor operationele kosten wordt in principe ook niet erkend als een vakbond. Dit is om te voorkomen dat een vakbond financieel afhankelijk wordt van de werkgever en om hun onafhankelijkheid te behouden. De Japanse Vakbondswet erkent echter enkele uitzonderingen. Bijvoorbeeld, het toestaan door de werkgever dat werknemers tijdens werktijd onderhandelen zonder loonverlies, bijdragen aan een welzijnsfonds door de werkgever, en het verstrekken van een minimale kantoorruimte worden niet beschouwd als verboden financiële steun.

Ten derde, organisaties die uitsluitend als doel hebben om een onderlinge hulp- of welzijnsactiviteit uit te voeren, of die voornamelijk gericht zijn op politieke of sociale bewegingen, vallen ook buiten de toepassing van de Vakbondswet.

Deze juridische vereisten zijn meer dan louter definities. Wanneer een bedrijf geconfronteerd wordt met een verzoek tot collectieve onderhandelingen door een organisatie, is het bevestigen dat deze organisatie voldoet aan de vereisten van Artikel 2 van de Japanse Vakbondswet de eerste stap in het bepalen van de juridische verplichtingen van het bedrijf. Als de organisatie bijvoorbeeld deelname van leidinggevenden toestaat of ongepaste financiële steun van de werkgever ontvangt, kan het zijn dat deze organisatie geen legitiem onderhandelingsrecht heeft. Daarom is het nauwkeurig onderzoeken van deze vereisten een fundamenteel onderdeel van de juridische due diligence en risicomanagement van een bedrijf.

Vakbondsstatuten: De Kern van Interne Governance bij Japanse Arbeidsunies

Voor een arbeidsunie om als een wettelijk effectieve entiteit te functioneren in Japan, is een ‘vakbondsstatuut’ dat de fundamentele principes van de organisatie en het beheer vaststelt, essentieel. Dit statuut kan worden beschouwd als de ‘grondwet’ binnen de unie, regulerend de rechten en plichten van de leden en het besluitvormingsproces. Bovendien verplicht de Japanse Arbeidsuniewet (Labor Union Act) vakbonden om specifieke democratische bepalingen in hun statuten op te nemen als kwalificatie-eis om bescherming onder deze wet te ontvangen. Daarom is het begrijpen van de inhoud van de vakbondsstatuten een belangrijke indicator voor het beoordelen van de legitimiteit en democratie van de unie.

Artikel 5, lid 1 van de Japanse Arbeidsuniewet bepaalt dat een arbeidsunie, om deel te nemen aan procedures zoals het indienen van klachten over oneerlijke arbeidspraktijken zoals vastgelegd in de wet, moet bewijzen aan de Arbeidscommissie dat hun statuten voldoen aan de vereisten van lid 2 van hetzelfde artikel. Hoewel vakbonden met onvolledige statuten (statuten met gebreken) beperkt zijn in hun deelname aan procedures onder de Arbeidsuniewet, wordt de bescherming van individuele werknemers onder artikel 7, punt 1 van de wet niet ontkend, en ze kunnen ook bescherming ontvangen onder artikel 28 van de grondwet voor legitieme collectieve acties.

De democratische bepalingen die artikel 5, lid 2 van de Japanse Arbeidsuniewet vereist als essentiële inhoud in de statuten zijn de volgende negen items:

1. Naam
2. Locatie van het hoofdkantoor
3. Het recht van leden om deel te nemen aan alle aangelegenheden van de unie en het recht op gelijke behandeling
4. Geen persoon mag van het lidmaatschap worden beroofd op basis van ras, religie, geslacht, sociale achtergrond of status
5. Functionarissen worden gekozen door directe, geheime stemming van de leden (in het geval van federaties van vakbonden is het ook mogelijk dat afgevaardigden die door directe, geheime stemming van de leden van de eenheidsvakbonden zijn gekozen, de functies bekleden)
6. Een algemene vergadering wordt ten minste eenmaal per jaar gehouden
7. Financiële rapporten worden ten minste eenmaal per jaar gepubliceerd aan de leden, vergezeld van een certificaat van een professioneel gekwalificeerde accountant
8. Een staking mag niet beginnen zonder een besluit door een meerderheid van directe, geheime stemmen van de leden
9. Wijzigingen in de statuten vereisen de steun van een meerderheid van directe, geheime stemmen van de leden

Deze bepalingen zijn bedoeld om democratie en transparantie in de vakbondsoperaties te waarborgen. Bijvoorbeeld, door directe, geheime stemming van de leden te vereisen voor belangrijke beslissingen zoals de verkiezing van functionarissen, besluiten over stakingen en wijzigingen in de statuten, wordt autocratisch beheer door een kleine groep leiders voorkomen en worden activiteiten gebaseerd op de algemene wil van de leden gegarandeerd. Bovendien is de verplichting om financiële rapporten te publiceren van cruciaal belang voor het waarborgen van de transparantie van de vakbondsfinanciën en het verzekeren van het juiste gebruik van vakbondscontributies.

Deze statutaire vereisten fungeren als een soort ‘toegangsbewijs’ waarmee arbeidsunies wettelijke kracht kunnen verkrijgen. Wanneer een vakbond een klacht indient bij de Arbeidscommissie over oneerlijke arbeidspraktijken door de werkgever (bijvoorbeeld ongerechtvaardigde weigering van collectieve onderhandelingen), controleert de commissie eerst of de vakbond een wettelijk conforme unie is, dat wil zeggen of de statuten voldoen aan de vereisten van artikel 5, lid 2 van de Japanse Arbeidsuniewet. Als er gebreken zijn in de statuten, kan de klacht zelf worden afgewezen. Dit betekent dat vanuit het perspectief van de werkgever, het controleren of de statuten van een vakbond voldoen aan de wettelijke vereisten, een mogelijke juridische tegenmaatregel kan zijn wanneer zij geconfronteerd worden met juridische stappen van de vakbond. Problemen met interne governance van de vakbond zijn niet alleen een interne kwestie, maar kunnen ook een belangrijk geschilpunt worden in juridische conflicten tussen werkgevers en werknemers.

De Organen en Bevoegdheden van Vakbonden onder Japans Recht

Vakbonden in Japan richten interne besluitvormings- en uitvoerende organen op om hun doelen te bereiken. Het begrijpen van hoe deze organen zijn samengesteld en welke bevoegdheden zij hebben, is essentieel voor bedrijven die onderhandelen met vakbonden, om te weten wie de legitieme vertegenwoordigers zijn en hoe de wil van de vakbond wordt bepaald.

Het hoogste besluitvormingsorgaan van een vakbond is gewoonlijk de ‘algemene vergadering’. Deze vergadering is vergelijkbaar met de aandeelhoudersvergadering in een naamloze vennootschap en heeft de bevoegdheid om de meest belangrijke zaken met betrekking tot de werking van de vakbond te beslissen, zoals de activiteitenrichtlijnen, begroting, benoeming van functionarissen, wijziging van de vakbondsstatuten en goedkeuring van de ondertekening van arbeidsovereenkomsten. Volgens artikel 5, lid 2, punt 6 van de Japanse Vakbondswet (Japanese Trade Union Act) is de algemene vergadering verplicht om ten minste eenmaal per jaar bijeen te komen.

Het orgaan dat de door de algemene vergadering vastgestelde richtlijnen dagelijks uitvoert, is het ‘uitvoerend comité’. Het uitvoerend comité bestaat uit functionarissen die door de algemene vergadering zijn gekozen, zoals de voorzitter, vicevoorzitter en secretaris-generaal. Het uitvoerend comité is verantwoordelijk voor de voorbereiding van specifieke onderhandelingen, het verzamelen van meningen van vakbondsleden en de dagelijkse vakbondsadministratie, en vormt de kern van de vakbondsoperaties.

Binnen deze functionarissen speelt de ‘voorzitter’ in het bijzonder de rol van hoogste verantwoordelijke die de vakbond extern vertegenwoordigt. Artikel 6 van de Japanse Vakbondswet bepaalt dat “de vertegenwoordigers van de vakbond of personen die door de vakbond zijn gemachtigd, de bevoegdheid hebben om namens de vakbond of haar leden te onderhandelen met de werkgever of diens organisatie over de ondertekening van arbeidsovereenkomsten en andere zaken”. Hierdoor zijn vertegenwoordigers zoals de voorzitter wettelijk bevoegd om collectieve onderhandelingen met de werkgever te voeren.

Wanneer bedrijven onderhandelingen aangaan met vakbonden, is het van praktisch belang om deze organisatiestructuur te begrijpen. De personen die gewoonlijk aan de onderhandelingstafel zitten, zijn leden van het uitvoerend comité. Zij hebben de legitieme bevoegdheid om onderhandelingen te voeren op basis van artikel 6 van de Japanse Vakbondswet. Echter, de bevoegdheden die zij hebben zijn strikt ‘onderhandelingsbevoegdheden’ en zijn niet noodzakelijkerwijs gelijk aan ‘de uiteindelijke bevoegdheid om tot een akkoord te komen’.

In veel vakbonden wordt de bevoegdheid om uiteindelijk een met de werkgever overeengekomen arbeidsovereenkomst goed te keuren, voorbehouden aan de algemene vergadering, het hoogste besluitvormingsorgaan, volgens de vakbondsstatuten. Dit is een democratisch controlemechanisme om te voorkomen dat onderhandelaars compromissen sluiten die tegen de belangen van alle vakbondsleden ingaan. Deze structuur heeft een grote invloed op de onderhandelingsstrategie van de bedrijfszijde. Zelfs als er een voorlopige overeenkomst met het uitvoerend comité wordt bereikt, bestaat er altijd het risico dat dit akkoord later door de algemene vergadering wordt verworpen door een stemming van de vakbondsleden. Daarom is het verstandig voor bedrijfsonderhandelaars om tijdens het onderhandelingsproces de interne goedkeuringsprocessen van de vakbond te verifiëren en rekening te houden met dit goedkeuringsrisico bij het opstellen van hun onderhandelingsstrategie.

De Juridische Structuur en Praktijk van Union Shop Overeenkomsten Onder Japans Recht

Union Shop overeenkomsten zijn een wijdverbreid systeem in Japan om de organisatorische kracht van vakbonden te versterken binnen de arbeidsrelaties. Deze overeenkomsten leggen in feite de verplichting op aan werknemers van een bedrijf om lid te worden van een specifieke vakbond, en het is uiterst belangrijk om de juridische kracht en grenzen ervan nauwkeurig te begrijpen voor personeels- en arbeidsmanagement binnen bedrijven.

Artikel 7, lid 1 van de Japanse Wet op de Arbeidsunies verbiedt in principe ongunstige behandeling, zoals ontslag, van werknemers op basis van het niet lid zijn of uittreden uit een vakbond als ‘oneerlijke arbeidspraktijken’ . Echter, een uitzondering op dit principe wordt gemaakt in de voorwaardelijke clausule, die stelt dat “het niet verboden is om een arbeidsovereenkomst te sluiten die lidmaatschap van de vakbond als een voorwaarde voor tewerkstelling stelt, wanneer de vakbond de meerderheid van de werknemers in een bepaalde fabriek of werkplaats vertegenwoordigt” . Dit vormt de juridische basis voor Union Shop overeenkomsten.

Het meest cruciale geldigheidsvereiste voor deze overeenkomsten is de ‘meerderheidsvertegenwoordigingsvereiste’ . Alleen vakbonden die georganiseerd zijn door de meerderheid van de werknemers in de werkplaats (meerderheidsvakbonden) kunnen een Union Shop overeenkomst sluiten. Zelfs als de vakbond op het moment van het sluiten van de overeenkomst een meerderheid heeft, zal de overeenkomst automatisch zijn kracht verliezen als het lidmaatschap daalt onder de meerderheid door bijvoorbeeld uittreding van leden . In dit geval vervalt de verplichting van het bedrijf om werknemers te ontslaan op basis van niet-lidmaatschap van de vakbond.

Bedrijven zijn niet altijd verplicht om in te stemmen met de meest strikte vorm van een Union Shop overeenkomst wanneer deze door een vakbond wordt voorgesteld. Afhankelijk van de onderhandelingen is het mogelijk om een overeenkomst te sluiten die meer discretie voor het bedrijf behoudt . Twee veelvoorkomende typen in de praktijk zijn:

Eén daarvan is de zogenaamde ‘achterdeur Union Shop’. Hierbij wordt in de overeenkomst vastgelegd dat werknemers die uit de vakbond treden of worden uitgesloten ‘in principe’ worden ontslagen, maar de uiteindelijke beslissing over ontslag wordt overgelaten aan overleg tussen het bedrijf en de vakbond, waardoor de discretionaire bevoegdheid van het bedrijf behouden blijft .

De andere is de ‘verklarende Union Shop’. Dit is de zwakste vorm, waarbij de overeenkomst slechts verklaart dat ‘werknemers vakbondsleden moeten zijn’, zonder enige bepaling over de verplichting tot ontslag op basis van niet-lidmaatschap .

Om de verschillen tussen Union Shop overeenkomsten en gerelateerde systemen te verduidelijken, worden deze hieronder in een tabel georganiseerd. Hoewel deze systemen internationaal worden gebruikt, verschilt hun geldigheid onder Japans recht.

Zoals uit deze vergelijking blijkt, wordt de sterke Closed Shop, die vakbondslidmaatschap vereist bij aanwerving, in principe niet erkend in Japan . Aan de andere kant is de Union Shop een systeem waarvan de geldigheid alleen wordt erkend onder strikte voorwaarden zoals meerderheidsvertegenwoordiging. Bedrijven moeten deze juridische vereisten en praktische opties volledig begrijpen en een weloverwogen beslissing nemen die past bij de werkelijke arbeidsrelaties binnen het bedrijf wanneer zij overwegen een Union Shop overeenkomst te sluiten.  

Belangrijke rechtspraak over de Union Shop-overeenkomst onder Japans recht

De Union Shop-overeenkomst biedt vakbonden een stevige organisatorische basis, maar heeft ook een krachtige invloed op de werkgelegenheid van individuele werknemers. Hierdoor zijn er veel juridische geschillen ontstaan. Het Japanse Hooggerechtshof heeft door een reeks uitspraken duidelijk gemaakt dat er juridische grenzen zijn aan de effectiviteit van de Union Shop-overeenkomst. Deze jurisprudentie is essentieel voor bedrijven om de juridische risico’s te begrijpen wanneer zij op basis van de overeenkomst verplichtingen tot ontslag nakomen.

Ten eerste is er jurisprudentie over de geldigheid van ontslag wanneer een uitsluiting door de vakbond ongeldig is. In de zaak van de Japanse zoutproductie (uitspraak van het Hooggerechtshof op 25 april 1975 (1975)), oordeelde het Hooggerechtshof dat wanneer een vakbond een lid onrechtmatig uitsluit, het ontslag van de betreffende werknemer door de werkgever op basis van deze ongeldige uitsluiting een misbruik van het ontslagrecht is en dus ongeldig. Deze uitspraak is een belangrijke waarschuwing voor bedrijven. Zelfs als een vakbond een bedrijf vraagt om een lid te ontslaan op basis van een Union Shop-overeenkomst, mag het bedrijf niet simpelweg als een ‘uitvoerend orgaan’ handelen dat de eisen van de vakbond volgt. Voordat een ontslag wordt uitgevoerd, moet het bedrijf een bepaalde juridische zorgplicht vervullen door te onderzoeken en te bevestigen of de uitsluitingsprocedure van de vakbond volgens de vakbondsstatuten correct is uitgevoerd en of er een redelijke grond is voor de uitsluiting. Als dit wordt verwaarloosd en ontslag plaatsvindt op basis van een onrechtmatige uitsluiting, wordt het ontslag als ongeldig beschouwd en kan het bedrijf juridisch aansprakelijk worden gesteld voor de betreffende werknemer.

Ten tweede is er belangrijke jurisprudentie over de geldigheid van ontslag wanneer een werknemer lid wordt van een andere vakbond. In de zaak van Mitsui Warehouse Port Transport (uitspraak van het Hooggerechtshof op 14 december 1989 (1989)), oordeelde het Hooggerechtshof dat wanneer een werknemer die lid is van een meerderheidsvakbond die een Union Shop-overeenkomst heeft gesloten, onmiddellijk lid wordt van een minderheidsvakbond of een nieuwe vakbond opricht, de werkgever niet verplicht is deze werknemer te ontslaan. Het Hooggerechtshof stelde dat het doel van de Union Shop-overeenkomst is om de eenheid en kracht van de vakbond te behouden en te versterken, maar dat dit niet mag leiden tot schending van het meer fundamentele recht van werknemers op vrije vakbondskeuze. Daarom is een ontslagverzoek tegen een werknemer die zijn vakbondseenheid behoudt door lid te worden van een andere vakbond, in strijd met de openbare orde en goede zeden zoals bepaald in artikel 90 van het Japanse Burgerlijk Wetboek en dus ongeldig.

Wat deze twee uitspraken van het Hooggerechtshof gemeen hebben, is dat de rechtbank een zorgvuldige afweging maakt tussen de contractuele kracht van de Union Shop-overeenkomst en de fundamentele rechten van individuele werknemers (zoals het recht op een eerlijk proces en het recht op vakbondsvrijheid en vrije vakbondskeuze). Deze houding van de rechterlijke macht suggereert aan bedrijfsleiders dat een Union Shop-overeenkomst geen automatisch ontslagmechanisme is. Ontslag op basis van de overeenkomst kan altijd onderwerp zijn van een achteraf toetsing door de rechtbank, wat een juridisch risicovolle actie is. Daarom is het essentieel om altijd vooraf advies in te winnen bij een gespecialiseerde jurist wanneer men dergelijk ontslag overweegt.

Samenvatting

De organisatie en het beheer van vakbonden onder het Japanse arbeidsrecht worden gereguleerd door een gedetailleerd wettelijk kader dat de autonomie van de vakbonden respecteert, terwijl het ook waarborgt dat hun activiteiten democratisch en eerlijk worden uitgevoerd. Vanuit het perspectief van bedrijfsmanagement is het van cruciaal belang om een nauwkeurig begrip te hebben van de kwalificatievereisten voor vakbonden om wettelijke bescherming te ontvangen, de principes van democratische werking die in de vakbondsstatuten moeten worden vastgelegd, en de krachtige effecten en wettelijke grenzen van systemen zoals union-shopovereenkomsten. Deze juridische kennis dient als een kompas voor het vermijden van juridische risico’s en het maken van passende managementbeslissingen bij het omgaan met collectieve onderhandelingen, het sluiten van arbeidsovereenkomsten en het nemen van beslissingen met betrekking tot personeelszaken.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het leveren van juridische diensten aan een groot aantal binnen- en buitenlandse cliëntenbedrijven met betrekking tot complexe kwesties in het Japanse arbeidsrecht. Ons kantoor heeft meerdere advocaten in dienst die niet alleen gekwalificeerd zijn als Japanse advocaten, maar ook buitenlandse juridische kwalificaties hebben en Engels spreken, waardoor zij in staat zijn om diverse arbeidskwesties aan te pakken die zich voordoen in een internationale zakelijke omgeving. Wij bieden alle juridische ondersteuning gerelateerd aan dit thema, waaronder advies over de organisatie en het beheer van vakbonden, ondersteuning bij collectieve onderhandelingen en het beoordelen van arbeidsovereenkomsten.