De snelle toename van elektronische handtekeningen en elektronische contracten in de Corona-crisis: Een uitleg over hun effectiviteit

Met de uitbreiding van telewerken als gevolg van de Corona-crisis, neemt het aantal elektronische contracten toe. Bij elektronische contracten is er geen noodzaak om documenten te ondertekenen en terug te sturen per post, wat tijd en moeite bespaart. Het enige wat nodig is, is het controleren van de inhoud op een computer of soortgelijk apparaat en het ondertekenen ervan.

Hier zullen we de effectiviteit van elektronische handtekeningen en elektronische contracten uitleggen.

Contracten en Contractdocumenten

Een handeling waarbij een wettelijke rechten- en plichtenrelatie ontstaat door overeenstemming tussen partijen wordt een ‘contract’ genoemd. Als rechten en plichten ontstaan door overeenstemming, waarom bestaat er dan een ‘contractdocument’?

Burgerlijk Wetboek en Contracten

Een contract hoeft niet noodzakelijkerwijs schriftelijk te zijn. Een contract kan mondeling worden gesloten en een mondelinge belofte kan ook een contract vormen. Echter, als er eenmaal een geschil ontstaat over een contract, moet dat contract worden bewezen, en bij een mondeling contract bestaat er geen bewijs. Om deze reden is een schriftelijk contract nodig als bewijs in geval van een geschil.

Echter, het bewijs dat kan worden ingediend tijdens een civiele rechtszaak is niet beperkt tot een papieren contract. Video’s opgenomen op videobanden, elektronische gegevens opgeslagen op magnetische schijven, en dergelijke kunnen ook als bewijs worden ingediend.

Wat betreft contracten, het Burgerlijk Wetboek (Japanse Burgerlijk Wetboek) bepaalt:

Artikel 522 van het Burgerlijk Wetboek (Vorming en vorm van contracten)

Een contract wordt gesloten wanneer de andere partij instemt met een intentieverklaring (hierna “aanbod” genoemd) die de inhoud van het contract aangeeft.

2. Behalve wanneer de wet specifiek anders bepaalt, is het niet nodig om een schriftelijk document of een andere vorm te hebben voor de vorming van een contract.

Dit bepaalt dat een contract wordt gesloten wanneer de intenties van de partijen overeenkomen. Paragraaf 2 stelt dat het niet verplicht is om een schriftelijk document te maken voor de vorming van een contract, en dat de vorm vrij kan worden bepaald. Daarom is er tegenwoordig geen probleem met het digitaliseren van bijna alle contracten.

Echter, zoals vermeld in paragraaf 2, “behalve wanneer er een specifieke bepaling is”, zijn er wetten die een schriftelijk document vereisen, en in dit geval wordt over het algemeen aangenomen dat het maken van een schriftelijk document op papier een voorwaarde is voor het sluiten van een contract.

Bijvoorbeeld, garantiecontracten en vaste termijn huurcontracten onder de Huurwet kunnen niet worden erkend als contracten zonder een schriftelijk document. Echter, voor garantiecontracten, hoewel artikel 446, paragraaf 2 van het Burgerlijk Wetboek stelt dat “een garantiecontract, indien niet schriftelijk, geen effect zal hebben”, stelt paragraaf 3 dat “wanneer het is gedaan door een elektronisch record, wordt dat garantiecontract beschouwd als zijnde gedaan door een schriftelijk document, en de bepaling van de vorige paragraaf is van toepassing”, dus een elektronisch contract is ook geldig.

Aan de andere kant, hoewel een schenkingsovereenkomst mondeling kan worden gesloten, moet worden opgemerkt dat als het niet schriftelijk is, de partijen het kunnen annuleren. In het geval van een garantiecontract, aangezien een schriftelijk contract verplicht is, kan het mogelijk zijn om een garantiecontract dat is gesloten door een elektronisch contract te annuleren.

Daarnaast, voor zaken als de afkoelperiode bij deur-tot-deur verkoop, is er een verplichting voor de ondernemer om een schriftelijk document te verstrekken dat de inhoud van het contract duidelijk maakt, en als er geen schriftelijk document wordt verstrekt, zal de afkoelperiode niet beginnen. Consumenten moeten ook schriftelijk handelen om af te koelen.

Burgerlijk Procesrecht en Contracten

Volgens artikel 522, lid 2, van het Japanse Burgerlijk Wetboek (Japans Burgerlijk Wetboek) is een contract geldig, zelfs zonder schriftelijke vorm, tenzij er een speciale bepaling is. Echter, het feit dat een contract geldig is en of het contract als bewijs in een rechtszaak wordt erkend, zijn twee verschillende zaken. Wanneer er een geschil ontstaat over een contract, moet de geldigheid ervan worden bepaald op basis van bewijs.

Maar zijn gedigitaliseerde contracten geldig in de rechtbank? In het Burgerlijk Procesrecht (Japans Burgerlijk Procesrecht) met betrekking tot het indienen van documentair bewijs,

Artikel 228 van het Burgerlijk Procesrecht (Vorming van documenten)

Documenten moeten bewijzen dat ze authentiek zijn.

(Omissie)

4. Privédocumenten worden verondersteld authentiek te zijn als ze zijn ondertekend of verzegeld door de persoon zelf of zijn/haar vertegenwoordiger.

Artikel 228 van het Burgerlijk Procesrecht bepaalt dat een document niet als bewijs wordt erkend tenzij het bewijst dat het authentiek is. In de praktijk kan het echter moeilijk zijn om te bewijzen dat een document authentiek is. Bijvoorbeeld, zelfs bij een schuldbekentenis voor een lening, moet worden aangetoond wie het heeft geschreven en wie het heeft gemaakt, maar dit bewijs kan moeilijk te leveren zijn.

Daarom stelt lid 4 van hetzelfde artikel, zelfs voor privédocumenten die geen officiële documenten zijn, dat “wanneer er een handtekening of zegel van de persoon zelf of zijn/haar vertegenwoordiger is, het wordt verondersteld authentiek te zijn”, een “veronderstellingsbepaling”. Met andere woorden, “handtekening of zegel” is de veronderstelde voorwaarde voor een document dat “authentiek is”.

Echter, het is niet zo dat als er een zegel is, het als authentiek wordt beschouwd. Het is noodzakelijk om te bewijzen dat het van de persoon zelf is. Als het een officieel zegel is, kan je bijvoegen een certificaat van het zegel om te bewijzen dat het zegel van de persoon zelf is, maar het kan moeilijk zijn om te bewijzen dat het van de persoon zelf is als je een goedkoop zegel gebruikt.

In het geval van elektronische documenten, artikel 231 van het Burgerlijk Procesrecht, “Toepassing op objecten die gelijk zijn aan documenten”, stelt dat “de bepalingen van deze sectie zijn van toepassing op objecten die geen documenten zijn maar die zijn gemaakt om informatie te vertegenwoordigen, zoals tekeningen, foto’s, geluidsbanden, videobanden, enz.”. Daarom worden elektronische documenten ook behandeld als equivalenten van documenten volgens deze bepaling, en zelfs e-mails worden erkend als bewijs in de rechtbank als hun inhoud betrouwbaar is.

Elektronische Handtekeningenwet en Contracten

De “Elektronische Handtekeningenwet (Japanse Wet op Elektronische Handtekeningen en Authenticatiediensten)” reguleert de definitie en effecten van “elektronische handtekeningen” toegepast op elektronische documenten, evenals de bedrijven die deze authenticatie uitvoeren, en bepaalt de wettelijke geldigheid van elektronische handtekeningen.

Wat betreft de definitie van elektronische handtekeningen,

Artikel 2 van de Elektronische Handtekeningenwet

In deze wet wordt onder “elektronische handtekening” verstaan een maatregel die wordt genomen met betrekking tot informatie die kan worden vastgelegd in een elektromagnetisch record (een record gemaakt op een elektronische, magnetische of andere manier die niet kan worden herkend door menselijke perceptie, en die wordt gebruikt voor informatieverwerking door een computer. Hetzelfde geldt hierna.), en die voldoet aan alle van de volgende vereisten:

1 Het is bedoeld om aan te tonen dat de betreffende informatie betrekking heeft op de creatie door de persoon die de maatregel heeft genomen.

2 Het is mogelijk om te bevestigen of de betreffende informatie al dan niet is gewijzigd.

Als we dit samenvatten, is een “elektronische handtekening” een “maatregel die wordt genomen met betrekking tot informatie die kan worden vastgelegd in een elektromagnetisch record”, die “aantoont dat de persoon die de maatregel heeft genomen de maker is” en “bevestigt dat de betreffende informatie niet is gewijzigd”.

Op dit moment is de technologie die elektronische handtekeningen mogelijk maakt de cryptografische technologie die bekend staat als Public Key Cryptography. Door een paar sleutels te maken, een cryptografische sleutel en een decoderingssleutel, kan worden bewezen dat een gecodeerde tekst die kan worden gedecodeerd met een specifieke decoderingssleutel, een originele tekst is die niet is gecodeerd met de cryptografische sleutel die overeenkomt met de decoderingssleutel.

Door de decoderingssleutel van deze twee sleutels openbaar te maken aan de andere partij via het internet of andere middelen als een openbare sleutel, en de cryptografische sleutel als een privésleutel te houden, wordt aangenomen dat een gecodeerde tekst die kan worden gedecodeerd met de openbare sleutel, is gecodeerd door de beheerder van de privésleutel die een paar vormt met de openbare sleutel. Dit systeem, dat de maker van het elektronische bestand en de ongewijzigdheid van het gemaakte bestand kan aannemen, is Public Key Cryptography.

Echter, de Elektronische Handtekeningenwet vereist niet dat deze Public Key Cryptography wordt gebruikt. Dit is omdat er rekening is gehouden met het feit dat nieuwe technologieën in de toekomst kunnen worden geïmplementeerd door technologische vooruitgang, en dat deze als elektronische handtekeningen kunnen worden behandeld onder de wet, zonder beperkt te zijn tot Public Key Cryptography, omdat er in de toekomst betere methoden kunnen worden gevonden om authenticiteit en ongewijzigdheid te bewijzen.

In de Elektronische Handtekeningenwet wordt over elektronische documenten gezegd:

Artikel 3 van de Elektronische Handtekeningenwet (Presumptie van de echte totstandkoming van elektromagnetische records)

Een elektromagnetisch record dat is gemaakt om informatie te vertegenwoordigen (met uitzondering van die gemaakt door een ambtenaar in de uitoefening van zijn functie) wordt verondersteld echt te zijn tot stand gekomen wanneer er een elektronische handtekening is gemaakt door de persoon zelf (beperkt tot die welke alleen door de persoon zelf kan worden gemaakt door het correct beheren van de codes en objecten die nodig zijn om dit te doen).

Er wordt gesteld dat als er een elektronische handtekening is gemaakt die alleen door de persoon zelf kan worden gemaakt, deze wordt verondersteld echt te zijn tot stand gekomen.

Of het een elektronische handtekening van de persoon zelf is, kan worden bewezen met een elektronisch certificaat. In het geval van een zegel, wordt gecontroleerd of de zegelafdruk en het zegel hetzelfde zijn met een zegelcertificaat, maar een elektronische handtekening kan worden gecontroleerd of deze correct is met een elektronisch certificaat. Omdat het elektronisch certificaat de “openbare sleutel” bevat, die informatie is voor het verifiëren van de elektronische handtekening, kan een elektronische handtekening die kan worden gecontroleerd met de openbare sleutel worden bewezen als die van de persoon zelf.

Samenvatting

In interacties op het internet en dergelijke, waarbij het niet nodig is om face-to-face te zijn met de andere partij, is het noodzakelijk om te bevestigen of de ontvanger en de zender van de informatie daadwerkelijk zijn wie ze beweren te zijn, en of de informatie onderweg niet is gewijzigd. Elektronische handtekeningen bestaan als een effectief middel voor dit doel.

Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtskracht als een fysieke handtekening. De geldigheid van een elektronisch contract wordt erkend, en het kan ook als bewijs worden gebruikt in de rechtbank.

Informatie over onze aanpak bij Monolis Law Firm

Monolis Law Firm is een advocatenkantoor met hoge expertise in zowel IT, met name internet, als recht. Het veilig gebruik van elektronische contracten wordt naar verwachting steeds meer gevraagd in de toekomst. Ons kantoor houdt zich bezig met het opstellen en beoordelen van contracten voor verschillende zaken, variërend van bedrijven genoteerd aan de Tokyo Stock Exchange Prime tot startende ondernemingen. Als u problemen heeft met contracten, raadpleeg dan het onderstaande artikel.

https://monolith.law/contractcreation[ja]