De juridische status van deeltijdwerkers in het Japanse arbeidsrecht en de verplichtingen van bedrijven

In recente jaren bevindt het Japanse arbeidsrecht zich in een periode van grote verandering. Vooral de regelgeving omtrent de behandeling van parttime werknemers is een van de meest cruciale juridische uitdagingen in het bedrijfsbeheer geworden. Waar voorheen de benaming van de arbeidsvorm een rechtvaardiging kon zijn voor verschillen in behandeling, staat de huidige wetgeving dergelijke formele onderscheidingen niet toe. Het huidige wettelijke systeem vereist van bedrijven dat zij de eerlijkheid van de behandeling beoordelen op basis van de daadwerkelijke aard van het werk, in plaats van de benaming van de werknemer. Centraal in deze verandering staat de ‘Wet ter verbetering van het arbeidsmanagement van deeltijd- en tijdelijke werknemers’, beter bekend als de ‘Parttime en Tijdelijke Arbeidswet’. Deze wet heeft als fundamenteel principe het verbieden van onredelijke verschillen in behandeling tussen parttime werknemers en werknemers die door bedrijven als ‘normale werknemers’ worden beschouwd. Bedrijven dragen de verantwoordelijkheid om voor alle verschillen in behandeling een objectieve en rationele verklaring te geven. Deze wettelijke eis moet niet alleen worden gezien als een compliance-kwestie, maar ook als een strategische eis om de logische consistentie en transparantie van het personeelssysteem te waarborgen en duurzaam ondernemingsbestuur te realiseren. In dit artikel zullen we eerst de basisprincipes van behandeling uiteenzetten zoals vastgelegd in deze wet, vervolgens zullen we een belangrijke uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof analyseren die de specifieke beoordelingscriteria heeft gevormd, en tot slot zullen we de specifieke verplichtingen die de wet aan bedrijven oplegt en de praktische maatregelen die zij moeten nemen in detail bespreken.

Basisprincipes van Behandeling: Evenwichtige Behandeling en Gelijke Behandeling onder Japans Recht

De Japanse Wet op Parttime en Tijdelijke Arbeid stelt twee belangrijke principes vast met betrekking tot de behandeling van parttime werknemers: ‘evenwichtige behandeling’ en ‘gelijke behandeling’. Deze principes vormen de juridische basis voor bedrijven bij het opzetten en uitvoeren van hun personeelsbeleid.

Het eerste principe is de evenwichtige behandeling, zoals bepaald in artikel 8 van de Japanse Wet op Parttime en Tijdelijke Arbeid, wat ‘verbod op onredelijke behandeling’ betekent. Dit principe is van toepassing wanneer er verschillen bestaan tussen parttime werknemers en reguliere werknemers in termen van werkzaamheden of andere aspecten. De wet verbiedt niet per se verschillen in behandeling tussen beide groepen, maar stelt dat deze verschillen niet onredelijk mogen zijn. Bij het beoordelen van onredelijkheid worden voornamelijk drie elementen in overweging genomen: ten eerste ‘de inhoud van de functie’, oftewel de aard van het werk en de bijbehorende verantwoordelijkheden. Ten tweede ‘de reikwijdte van veranderingen in de functie en plaatsing’, wat wijst op de mogelijkheid en omvang van overplaatsingen of promoties. Ten derde ‘andere omstandigheden’, waaronder redelijke arbeidspraktijken vallen. Bedrijven moeten deze elementen integraal vergelijken en logisch verklaren dat eventuele verschillen in behandeling in balans zijn met deze substantiële verschillen.

Het tweede principe is de gelijke behandeling, vastgelegd in artikel 9 van dezelfde wet, wat ‘verbod op discriminatoire behandeling’ inhoudt. Dit strengere principe is van toepassing in beperkte situaties, namelijk wanneer de ‘inhoud van de functie’ en ‘de reikwijdte van veranderingen in de functie en plaatsing’ van parttime werknemers identiek zijn aan die van de reguliere werknemers waarmee zij worden vergeleken. Wanneer deze elementen volledig overeenkomen, is het bedrijven verboden om parttime werknemers op basis van hun dienstverband te discrimineren in basisloon, bonussen en alle andere vormen van behandeling. Met andere woorden, de behandeling van beide groepen moet in principe identiek zijn.

Daarom is de eerste stap die bedrijven moeten nemen, het nauwkeurig analyseren van de werkelijke taken van de parttime werknemers die zij in dienst hebben en beoordelen of de bovengenoemde twee elementen identiek zijn aan die van de reguliere werknemers. Deze initiële beoordeling is een uiterst belangrijke stap die de richting van het toekomstige personeelsbeleid en juridische risicobeheer bepaalt. Het creëren en onderhouden van nauwkeurige functiebeschrijvingen is niet alleen een personeelsbeheerpraktijk, maar heeft ook een sterke betekenis als juridische verdedigingsmaatregel.

Beoordelingscriteria voor ‘Onredelijkheid’: Belangrijke Rechtspraak van het Japanse Hooggerechtshof

Wat specifiek wordt bedoeld met ‘onredelijke behandeling’ die verboden is onder de Japanse Parttime en Fixed-Term Employment Law, is in de loop der jaren geconcretiseerd door een reeks uitspraken van het Japanse Hooggerechtshof. De rechtbank heeft een consistente methode aangenomen waarbij zij de ‘bedoeling’ van individuele toelagen en voordelen analyseert, dat wil zeggen het doel van de verstrekking, en beoordeelt of het verschil in behandeling al dan niet redelijk is in het licht van dat doel. Deze ‘doelgerichte benadering’ is een essentiële richtlijn voor bedrijven om hun personeelsbeleid te evalueren en juridische risico’s in te schatten.

Wat betreft verschillende toelagen, zijn de uitspraken in de zaken Hamakyorex uit 2018 en Nagasawa Unyu uit 2018 belangrijke precedenten geworden. In deze zaken heeft het Hooggerechtshof de verstrekking van elke toelage afzonderlijk onderzocht. Bijvoorbeeld, voor een reiskostenvergoeding (doel: compensatie van reiskosten), een maaltijdtoelage (doel: ondersteuning van maaltijden tijdens werkuren) en een aanwezigheidsbonus (doel: stimulering van volledige aanwezigheid), werd geoordeeld dat het niet verstrekken ervan aan parttime werknemers onredelijk is, omdat het doel van deze toelagen niet verschilt tussen reguliere werknemers en parttime werknemers. Aan de andere kant werd geoordeeld dat het niet verstrekken van een huisvestingstoelage, met het doel om de levenskosten van werknemers die mogelijk een verhuizing moeten ondergaan voor een overplaatsing te ondersteunen, wel redelijk is voor contractmedewerkers bij wie geen overplaatsing gepland staat.

Voor financieel significante voordelen zoals bonussen en pensioenuitkeringen, trokken de uitspraken in de zaken Osaka Medical and Pharmaceutical University uit 2020 en Metro Commerce uit 2020 de aandacht. Het Hooggerechtshof oordeelde dat in de specifieke omstandigheden van deze zaken, het niet verstrekken van bonussen en pensioenuitkeringen aan parttime werknemers niet direct als onredelijk kan worden beschouwd. Als reden werd aangevoerd dat deze uitkeringen niet alleen een uitgestelde betaling van loon zijn, maar ook een complex doel dienen, zoals beloning voor langdurige bijdragen aan het bedrijf en het behouden en aantrekken van kernpersoneel met het oog op toekomstige prestaties. In de betreffende zaken werd vastgesteld dat de parttime werknemers niet in een positie waren waarin een dergelijke langdurige bijdrage werd verwacht, gezien de aard van hun werk en de reikwijdte van mogelijke overplaatsingen. Deze uitspraken betekenen niet dat het niet verstrekken van bonussen en pensioenuitkeringen algemeen aanvaardbaar is, maar richten zich op de vraag of er consistentie is tussen het doel van de verstrekking en de daadwerkelijke werkzaamheden van de werknemers.

Wat betreft vakantie en andere voordelen, toonden de reeks uitspraken gerelateerd aan de Japan Post zaak uit 2020 belangrijke beslissingen. Het Hooggerechtshof oordeelde dat het niet verstrekken van zomer- en wintervakanties, betaald ziekteverlof, eindejaarstoelagen en afhankelijkheidstoelagen aan parttime werknemers onredelijk is. De doelen van deze voordelen, zoals mentale en fysieke verfrissing (vakantie), levensonderhoud tijdens ziekte (ziekteverlof) en compensatie voor werk tijdens piekperiodes (toelagen), zijn niet direct gerelateerd aan de langetermijncarrièrepaden van werknemers en zijn daarom gerechtvaardigd voor alle werknemers die dagelijks hun werkzaamheden uitvoeren.

Wat deze reeks uitspraken aantoont, is dat wanneer bedrijven verschillen in behandeling instellen, zij de doelen van elk beleid duidelijk moeten definiëren en moeten kunnen uitleggen waarom deze doelen alleen van toepassing zijn op bepaalde groepen werknemers en niet op andere, op basis van objectieve feiten zoals de aard van het werk, verantwoordelijkheden en de reikwijdte van mogelijke overplaatsingen. Deze logische consistentie is de sleutel tot het onderbouwen van de ‘redelijkheid’ van verschillen in behandeling.

De voornaamste verplichtingen van werkgevers en praktische aanpak onder Japans recht

In Japan verplicht de Parttime en Tijdelijke Arbeidswet werkgevers tot specifieke acties, bovenop het basisprincipe dat onredelijke verschillen in behandeling verboden zijn. Het nakomen van deze verplichtingen is essentieel om juridische geschillen te voorkomen en gezonde arbeidsrelaties op te bouwen.

Een van de belangrijkste verplichtingen is de ‘uitlegverplichting’, vastgelegd in artikel 14 van de Japanse Parttime en Tijdelijke Arbeidswet. Deze verplichting heeft twee aspecten. Ten eerste moet een bedrijf, wanneer het parttime werknemers in dienst neemt, snel uitleg geven over het loonstelsel, opleiding en training, welzijnsfaciliteiten en maatregelen voor de omzetting naar vast personeel die het bedrijf heeft ingevoerd. Ten tweede, als parttime werknemers om uitleg vragen over de verschillen in hun behandeling vergeleken met reguliere werknemers en de redenen daarvoor, moet het bedrijf hierop ingaan en objectief en concreet uitleggen. Een abstracte verklaring zoals ‘omdat je een parttime werknemer bent’ voldoet niet aan de verplichting; het is noodzakelijk om specifieke verschillen in taken en verantwoordelijkheden aan te tonen. Het is strikt verboden, onder artikel 14, lid 3, van dezelfde wet, om werknemers te ontslaan of anderszins nadelig te behandelen omdat zij om uitleg hebben gevraagd. Deze uitlegverplichting functioneert als een substantieel handhavingsmechanisme van de wet, dat bedrijven aanspoort om de logische basis van hun personeelssystemen voortdurend te herzien.

Daarnaast verplicht artikel 13 van dezelfde wet bedrijven om maatregelen te nemen om de ‘omzetting naar reguliere werknemers’ te bevorderen. Bedrijven moeten ten minste een van de volgende drie opties implementeren:

1. Wanneer reguliere werknemers worden geworven, de details van deze werving bekendmaken aan parttime werknemers via interne aankondigingen of e-mails.
2. Wanneer nieuwe posities voor reguliere werknemers worden gecreëerd, parttime werknemers de kans geven om te solliciteren via interne vacatures.
3. Een testsysteem of iets dergelijks opzetten voor parttime werknemers om de overgang naar reguliere werknemers te faciliteren. Deze bepaling verplicht bedrijven om kansen voor omzetting te bieden, maar garandeert niet de omzetting zelf.

Naast deze belangrijke verplichtingen moeten bedrijven ook parttime werknemers de nodige opleiding en training bieden om de vaardigheden te verwerven die nodig zijn voor hun werk (artikel 11) en hen de kans geven om welzijnsfaciliteiten zoals kantines, rustkamers en kleedkamers te gebruiken (artikel 12). Deze verplichtingen als een geheel beschouwen en het beheer van parttime werknemers systematisch organiseren, leidt tot naleving van de wetgeving en verhoging van de bedrijfswaarde.

Samenvatting

De Japanse arbeidswetgeving, en in het bijzonder de regelgeving met betrekking tot parttime werknemers, zendt een duidelijke boodschap uit aan bedrijven dat zij een eerlijke behandeling moeten bieden op basis van de daadwerkelijke aard van het werk, in plaats van de benaming van de dienstbetrekking. Om te voldoen aan de Japanse Wet op Parttime en Tijdelijke Arbeid, is het essentieel dat bedrijven een systeem opzetten waarbij ze elk aspect van hun personeels- en beloningssysteem duidelijk definiëren in termen van ‘doel’, en logisch kunnen verklaren dat eventuele verschillen in behandeling tussen reguliere werknemers en parttime werknemers gebaseerd zijn op objectieve verschillen zoals de inhoud van het werk, de reikwijdte van de verantwoordelijkheden en de mogelijkheid tot overplaatsing. De jurisprudentie van het Japanse Hooggerechtshof toont een strikte houding ten aanzien van de consistentie tussen dit ‘doel’ en de ‘werkelijkheid’, en bedrijven moeten deze als richtlijn nemen om hun systemen voortdurend te herzien vanuit een preventief juridisch perspectief.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide ervaring in het adviseren van een groot aantal cliënten in Japan over arbeidsrechtelijke kwesties met betrekking tot parttime werknemers, zoals besproken in dit artikel. Ons kantoor heeft meerdere specialisten in dienst die niet alleen gekwalificeerd zijn als Japanse advocaten, maar ook als buitenlandse advocaten en die Engels spreken. Hierdoor kunnen wij nauwkeurige en praktische juridische ondersteuning bieden aan bedrijven die internationaal opereren en geconfronteerd worden met complexe personeels- en arbeidskwesties.