Belangrijke punten voor het verkrijgen van een werkvisum per sector: Het in dienst nemen van buitenlanders in de horeca

De horecabranche in Japan wordt geconfronteerd met een structureel probleem van ernstig personeelstekort. Om deze situatie te doorbreken, zien veel bedrijven de oplossing in het in dienst nemen van buitenlands personeel. Echter, het aannemen van buitenlandse werknemers gaat verder dan alleen het wervingsproces en vereist absolute naleving van strikte wettelijke regelgeving, waaronder de ‘Japanse Immigratiecontrole en Vluchtelingenherkenning Act’ (hierna te noemen ‘Immigratiewet’). Als een bedrijf buitenlanders laat werken zonder de juiste verblijfsstatus, kan het bedrijf worden vervolgd voor het ernstige misdrijf van het bevorderen van illegale tewerkstelling, en kunnen ook de vertegenwoordigers en HR-managers persoonlijk worden gestraft. Daarom is een managementperspectief dat wervingsstrategieën en juridische compliance integreert essentieel voor het succes van buitenlandse tewerkstelling in de horeca. Voor buitenlanders om in Japan te werken, is het verplicht om een ‘verblijfsstatus’ te verkrijgen die overeenkomt met de aard van hun activiteiten. De verblijfsstatussen die beschikbaar zijn voor tewerkstelling in de horeca kunnen grofweg worden verdeeld in twee categorieën: ‘statussen gebaseerd op status of positie’, die geen beperkingen hebben op werkactiviteiten, en ‘activiteitstype statussen’ (algemeen bekend als werkvisa), die alleen toestaan dat men zich bezighoudt met specifieke toegestane taken. De laatste categorie omvat ‘Technologie, Humanistische Kennis en Internationale Diensten’ voor professionals, ‘Vaardigheden’ voor geschoolde koks, en ‘Specifieke Vaardigheden’ gericht op de tewerkstelling van veldpersoneel, elk met verschillende vereisten en beperkingen. Dit artikel is bedoeld om bedrijfsleiders en juridische/HR-managers van bedrijven in de horeca in Japan te voorzien van juridische en praktische richtlijnen voor het nemen van weloverwogen beslissingen met betrekking tot de tewerkstelling van buitenlanders. Het zal de specifieke vereisten van elke verblijfsstatus, de toegestane reikwijdte van activiteiten en de juridische verplichtingen die bedrijven moeten nakomen, in detail uitleggen op basis van de relevante wetgeving. 

Het totaalbeeld van verblijfsstatussen die buitenlandse werknemers in de Japanse horeca mogelijk maken

Bij het overwegen van buitenlandse werknemers is het van cruciaal belang om eerst het juridische verschil tussen ‘visa’ en ‘verblijfsstatussen’ nauwkeurig te begrijpen. Een ‘visum’ uitgegeven door Japanse diplomatieke missies (zoals ambassades en consulaten) is een document dat aanbeveelt dat het paspoort van de buitenlander geldig is en dat er geen belemmeringen zijn voor de toegang tot Japan. Daarentegen is een ‘verblijfsstatus’ een kwalificatie die wettelijk toestemming geeft voor activiteiten binnen Japan en wordt verleend door het Immigratiebureau. De ‘verblijfskaart’ is een officieel identiteitsbewijs dat deze verblijfsstatus bewijst, en bedrijven hebben de wettelijke plicht om altijd de details op de verblijfskaart van een kandidaat te controleren tijdens het wervingsproces.

Bij het in dienst nemen van buitenlanders in de horeca moeten de volgende twee categorieën van verblijfsstatussen in overweging worden genomen vanwege hun juridische aard.

De eerste categorie is ‘verblijfsstatussen gebaseerd op status of positie’. Dit omvat ‘permanente bewoners’, ‘echtgenoten van Japanners, etc.’, ‘echtgenoten van permanente bewoners, etc.’ en ‘langdurige bewoners’. Deze verblijfsstatussen worden verleend op basis van de persoonlijke status of banden met Japan en stellen geen enkele beperking aan werkactiviteiten binnen Japan. Daarom kunnen buitenlanders met deze status, net als Japanners, zich bezighouden met allerlei taken, inclusief koken, bedienen en schoonmaken, die worden beschouwd als ‘eenvoudige arbeid’ die later wordt besproken. Voor bedrijven zijn dit de meest flexibele werknemers om in dienst te nemen, maar er zijn aandachtspunten. De verblijfsstatus van ‘echtgenoten van Japanners, etc.’ en ‘echtgenoten van permanente bewoners, etc.’ is, zoals de naam al aangeeft, gebaseerd op het voortbestaan van de huwelijksrelatie. Als deze status verloren gaat door scheiding of overlijden, kan de vernieuwing van de verblijfsstatus worden geweigerd, waardoor de mogelijkheid om door te gaan met werken kan verdwijnen. Bedrijven moeten de geldigheid van de verblijfskaart regelmatig na de aanstelling controleren en compliance-risico’s beheren.

De tweede categorie is ‘activiteitstype kwalificaties’, oftewel werkvisa. Dit zijn verblijfsstatussen die worden verleend voor het uitvoeren van specifieke professionele activiteiten, en activiteiten buiten de toegestane werkzaamheden worden strikt beperkt. In de horeca is het probleem dat veel werkzaamheden ter plaatse, zoals bediening in de zaal, afwassen of eenvoudig opmaken van borden, worden geclassificeerd als ‘eenvoudige arbeid’ die geen specialisme vereist volgens de interpretatie van de immigratiewet. Werkvisa voor traditionele gespecialiseerde beroepen, met name ‘techniek, humaniora kennis, internationale diensten’, staan in principe niet toe dat deze eenvoudige arbeid de hoofdtaak is. Deze juridische beperking is al jarenlang een grote barrière voor de horeca-industrie bij het in dienst nemen van buitenlanders als winkelpersoneel. Om dit structurele probleem op te lossen, is de ‘Specifieke Vaardigheden’ verblijfsstatus gecreëerd, die later wordt besproken. Het begrijpen van deze achtergrond is de eerste stap om de doelen en beperkingen van elke verblijfsstatus nauwkeurig te begrijpen en om legaal personeel aan te nemen dat aan de behoeften van uw bedrijf voldoet.

Verblijfsstatus voor professionals en managers: ‘Techniek, Menselijke Kennis & Internationale Diensten’ in Japan

De Japanse verblijfsstatus ‘Techniek, Menselijke Kennis & Internationale Diensten’ is ontworpen voor buitenlanders die werkzaam zijn in taken die gespecialiseerde technische kennis in de natuur- of geesteswetenschappen vereisen, of die gebaseerd zijn op denkprocessen en gevoeligheid die geworteld zijn in buitenlandse culturen. In de horecabranche is de toepassingsmogelijkheid beperkt, maar onder bepaalde voorwaarden speelt het een belangrijke rol.

Toegestane en verboden werkzaamheden

De kern van deze verblijfsstatus is dat deze beperkt is tot niet-operationele gespecialiseerde beroepen. Toegestane werkzaamheden omvatten bijvoorbeeld marketing, financiën, personeelszaken en bedrijfsplanning op het hoofdkantoor, evenals de uitbreiding van overzeese activiteiten. Ook posities zoals supervisors (SV) of area managers kunnen in aanmerking komen, mits hun taken zich uitsluitend richten op het beheer van activiteiten zoals verkoopdata-analyse, het ontwikkelen van werknemerstrainingsprogramma’s en het opstellen van marketingstrategieën.

Daarentegen worden operationele taken zoals koken, bedienen, schoonmaken en kassawerkzaamheden in de winkel beschouwd als ‘eenvoudige arbeid’ die geen specialisatie vereist en vallen daarom buiten de activiteiten die onder deze verblijfsstatus zijn toegestaan. Zelfs als men de titel ‘winkelmanager’ of ‘manager’ draagt, wordt het niet toegestaan als het merendeel van de werkzaamheden uit operationele taken bestaat. Incidentele operationele taken die onvermijdelijk zijn bij de uitvoering van de functie, leiden niet direct tot afwijzing, maar de immigratieautoriteiten beoordelen op basis van de specifieke taken die in het arbeidscontract en de functieomschrijving zijn vastgelegd, in plaats van alleen naar de functietitel te kijken.

Deze strikte scheiding is nauw verbonden met de bedrijfsgrootte en organisatiestructuur van een onderneming. Bij kleine, particuliere eetgelegenheden wordt het moeilijk geacht om de noodzaak van ‘personeel dat zich uitsluitend bezighoudt met managementtaken’ rationeel uit te leggen, omdat management- en operationele taken vaak onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. In tegenstelling daartoe wordt bij ketenbedrijven die meerdere vestigingen exploiteren, de noodzaak om gespecialiseerde managers in het hoofdkantoor of overkoepelende afdelingen te plaatsen, objectief gemakkelijker erkend. Met andere woorden, de mogelijkheid om een ‘Techniek, Menselijke Kennis & Internationale Diensten’ visum te verkrijgen, kan ook dienen als een indicator of een bedrijf de bedrijfsgrootte en organisatorische volwassenheid heeft bereikt die nodig is voor niet-operationele gespecialiseerde beroepen.

Vereisten voor aanvragers en bedrijven

Om deze verblijfsstatus te verkrijgen, moeten zowel de buitenlandse aanvrager als het bedrijf dat hen in dienst neemt aan strenge eisen voldoen.

Van de buitenlandse aanvrager wordt verwacht dat hij of zij over de juiste opleiding of werkervaring beschikt. In principe is het noodzakelijk dat men is afgestudeerd aan een universiteit in een vakgebied dat gerelateerd is aan de beoogde werkzaamheden, of aan een Japanse vakschool. Als men niet aan de opleidingseisen voldoet, kan dit worden gecompenseerd door meer dan tien jaar werkervaring in het veld van ‘techniek’ of ‘menselijke kennis’, of meer dan drie jaar in ‘internationale diensten’ (zoals vertaling, tolken, buitenlandse handel). Het is belangrijk dat er een duidelijk verband bestaat tussen de opleiding of werkervaring en de werkzaamheden die men in Japan zal uitvoeren.

Van het bedrijf wordt verwacht dat het stabiliteit en continuïteit in de bedrijfsvoering kan aantonen, en dat het passende arbeidsvoorwaarden biedt. Bij de aanvraag moet men via financiële documenten aantonen dat het bedrijf gezond wordt beheerd. Bovendien moet het salaris dat aan de buitenlandse werknemer wordt betaald, gelijk zijn aan of hoger dan het salaris van Japanse werknemers die vergelijkbare werkzaamheden uitvoeren. Dit is vastgesteld om te voorkomen dat buitenlanders als goedkope arbeidskrachten worden ingezet en om te zorgen dat gespecialiseerd personeel een passende behandeling krijgt.

Verblijfsstatus voor Ervaren Koks: ‘Vaardigheden’ onder Japans Recht

De verblijfsstatus ‘Vaardigheden’ is bedoeld voor buitenlanders die werkzaam zijn in Japan in beroepen die ‘gespecialiseerde vaardigheden in specifieke industriële sectoren’ vereisen. In de horeca wordt deze status in de praktijk voornamelijk gebruikt om buitenlandse specialisten in buitenlandse keukens (koks) in dienst te nemen.

Meer dan 10 jaar praktijkervaring en het bewijs daarvan

Het meest strikte en centrale vereiste voor de ‘Vaardigheden’ visum is in principe meer dan 10 jaar praktijkervaring. Deze ervaring moet specifiek zijn als kok in een bepaalde buitenlandse keuken (bijvoorbeeld Chinese, Franse, Indiase keuken, enz.). Het combineren van ervaring in verschillende keukens wordt niet geaccepteerd. Bijvoorbeeld, 5 jaar ervaring in een Chinees restaurant en 5 jaar in een Frans restaurant kan niet worden opgeteld tot 10 jaar om aan de vereisten te voldoen. Echter, voor Thaise koks is er een uitzondering op basis van een bilaterale overeenkomst tussen Japan en Thailand, waarbij de vereiste praktijkervaring wordt verlaagd naar meer dan 5 jaar.

Het bewijzen van deze praktijkervaring is een van de grootste uitdagingen in het aanvraagproces. Aanvragers moeten officiële ‘werkervaringscertificaten’ verkrijgen van alle restaurants waar ze in het verleden hebben gewerkt, met vermelding van de periode van dienstverband, positie en werkzaamheden. De immigratieautoriteiten beoordelen de geloofwaardigheid van deze certificaten streng en bellen soms internationaal naar de vermelde restaurants om de feiten van het dienstverband te verifiëren. Als voormalige werkgevers al gesloten zijn of als de aanvrager niet op goede voet is vertrokken en de uitgifte van een certificaat wordt geweigerd, wordt het extreem moeilijk om objectieve bewijsstukken te verzamelen en de aanvraag in te dienen. Deze strikte handhaving is bedoeld om misbruik van deze status als een gemakkelijke manier om arbeidskrachten te importeren te voorkomen, en bedrijven moeten zorgvuldig beoordelen of het mogelijk is om de carrière van potentiële kandidaten te verifiëren.

Vereisten voor het Restaurant en de Werkzaamheden

Ook het restaurant dat de kok in dienst neemt, moet aan bepaalde eisen voldoen. Ten eerste moet het restaurant authentieke buitenlandse gerechten serveren die overeenkomen met de specialiteit van de kok. Bijvoorbeeld, als een Chinees kok wordt aangenomen, moet het merendeel van het menu bestaan uit authentieke Chinese gerechten. Restaurants die zich voornamelijk richten op gerechten zoals ramen of curry rice, die een unieke ontwikkeling in Japan hebben doorgemaakt, worden mogelijk niet geaccepteerd.

Ten tweede moet het werk van de kok strikt beperkt blijven tot kookactiviteiten. Het is niet toegestaan om de kok te laten werken in de bediening, schoonmaak, afwas, kassawerkzaamheden of andere ondersteunende taken. Daarom moet het bedrijf kunnen aantonen dat het naast de kok ook ander personeel voor de bediening en schoonmaak in dienst heeft.

Ten derde wordt ook de grootte van het restaurant beoordeeld. Er wordt verwacht dat het menu gevarieerd is, dat er een bepaald aantal zitplaatsen beschikbaar is (over het algemeen wordt 25 zitplaatsen als richtlijn beschouwd), en dat de omvang van het bedrijf de noodzaak voor het in dienst nemen van een gespecialiseerde kok objectief rechtvaardigt. Dit is om de stabiliteit van het bedrijf te beoordelen en te bepalen of er een solide bedrijfsbasis is die de kok in staat stelt zich te concentreren op zijn specialiteit en om een gelijkwaardig of hoger salaris dan dat van Japanse werknemers continu te kunnen betalen.

Verblijfsstatus voor veldpersoneel: ‘Specifieke Vaardigheden’ onder Japans recht

De verblijfsstatus ‘Specifieke Vaardigheden’ is een relatief nieuw systeem dat in april 2019 (Heisei 31/Reiwa 1) is ingevoerd om buitenlandse werknemers met bepaalde expertise en vaardigheden te accepteren in specifieke industrieën waar het moeilijk is om binnenlandse arbeidskrachten te vinden. De horeca (in het systeem aangeduid als ‘buitenlandse voedselindustrie’) is een van de doelgebieden van dit systeem vanwege een ernstig tekort aan arbeidskrachten, en ‘Specifieke Vaardigheden’ is de meest centrale en praktische optie geworden om operationeel personeel voor winkels te werven.

Werkbereik en fasen van de verblijfsstatus

De grootste kenmerk van ‘Specifieke Vaardigheden’ is het brede scala aan toegestane werkzaamheden. In de horeca zijn alle werkzaamheden gerelateerd aan ‘voedselbereiding, klantenservice en winkelbeheer’ toegestaan, inclusief assistentie bij het koken, zaalservice, kassa, schoonmaken, voorraadbeheer en bestellingen. Dit maakt het mogelijk om buitenlandse werknemers in te zetten voor kernwerkzaamheden op de werkvloer, wat voorheen onmogelijk was met traditionele werkvisa.

Deze verblijfsstatus is verdeeld in twee fasen, afhankelijk van het niveau van vaardigheden.

‘Specifieke Vaardigheden 1’ is de basisinstap voor het systeem. Om deze te verkrijgen, moet men slagen voor zowel de ‘Specifieke Vaardigheden 1-test voor de horeca’ die de vaardigheden in de horeca meet, als een test voor de benodigde Japanse taalvaardigheden (de ‘Japan Foundation Basic Japanese Test’ of de ‘Japanese-Language Proficiency Test N4 of hoger’). De verblijfsduur is in totaal beperkt tot maximaal 5 jaar en in principe is het niet toegestaan om familieleden naar Japan te halen (gezinsbegeleiding).

‘Specifieke Vaardigheden 2’ is een hogere kwalificatie waar men naar kan overstappen na het voltooien van niveau 1 door een hoger niveau van vaardigheden aan te tonen. In de horeca wordt naast meer dan twee jaar praktijkervaring (ervaring in een positie waarin men meerdere werknemers begeleidt en superviseert) ook het slagen voor de meer geavanceerde ‘Specifieke Vaardigheden 2-test voor de horeca’ en de ‘Japanese-Language Proficiency Test N3 of hoger’ vereist. Met niveau 2 wordt de verblijfsduur onbeperkt vernieuwbaar, waardoor in feite langdurige tewerkstelling mogelijk is. Bovendien wordt gezinsbegeleiding, zoals echtgenoten en kinderen, toegestaan, waardoor men een carrièrepad kan uitstippelen met het oog op vestiging in Japan.

Wettelijke verplichtingen voor bedrijven

Bedrijven die ‘Specifieke Vaardigheden’ buitenlanders aannemen (specifieke vaardigheden toegewezen organisaties) hebben meerdere zware verplichtingen die door de wet zijn vastgesteld en die niet bestaan voor andere verblijfsstatussen. Dit is bedoeld om zowel een correcte uitvoering van het systeem als de bescherming van buitenlandse werknemers te waarborgen, en bedrijven moeten een systeem opzetten om aan deze verplichtingen te voldoen.

1. Directe tewerkstelling: Buitenlanders met ‘Specifieke Vaardigheden’ moeten direct door het ontvangende bedrijf worden aangenomen en kunnen niet als uitzendkrachten worden aangenomen.
2. Ontwikkeling en uitvoering van een ondersteuningsplan: Bedrijven zijn verplicht om ondersteuning te bieden aan buitenlanders met ‘Specifieke Vaardigheden 1’ op het gebied van beroepsleven, dagelijks leven en sociaal leven. De inhoud van deze ondersteuning is wettelijk vastgelegd in 10 punten, waaronder het verstrekken van informatie voor aankomst, vervoer van en naar de luchthaven, ondersteuning bij het vinden van huisvesting, oriëntatie op het leven, het bieden van mogelijkheden om Japans te leren, en het omgaan met consultaties en klachten. Hoewel deze ondersteunende taken door het bedrijf zelf kunnen worden uitgevoerd, besteden veel bedrijven ze uit aan ‘geregistreerde ondersteuningsorganisaties’ die geregistreerd zijn bij de directeur van het Immigration Bureau. Voor deze uitbesteding worden extra kosten in rekening gebracht.
3. Lidmaatschap van een raad: Alle bedrijven die buitenlanders met ‘Specifieke Vaardigheden’ in de horeca aannemen, zijn verplicht lid te worden van de ‘Specifieke Vaardigheden Raad voor de Voedselindustrie’, opgericht door het Ministerie van Landbouw, Bosbouw en Visserij. Deze aanmeldingsprocedure moet worden voltooid voordat de eerste aanvraag voor de verblijfsstatus van een buitenlander met ‘Specifieke Vaardigheden’ wordt ingediend.
4. Beperkingen op de werkplek: Het is verboden om buitenlanders met ‘Specifieke Vaardigheden’ te laten werken in winkels die zich bezighouden met entertainment en horeca zoals gedefinieerd in de Japanse ‘Wet op de Regulering van Entertainment en Horeca en de Juiste Uitvoering van Diensten’ (bijvoorbeeld nachtclubs, hostclubs, etc.).

Deze verplichtingen moeten niet worden gezien als louter administratieve procedures, maar als een soort sociaal contract tussen de overheid en bedrijven. Bedrijven hebben de verantwoordelijkheid om buitenlandse werknemers te ondersteunen bij hun aanpassing aan de Japanse samenleving in ruil voor arbeidskrachten. Het is essentieel om dit punt goed te begrijpen en om de opbouw van een ondersteuningssysteem en de gerelateerde kosten in te bedden in het bedrijfsplan om het systeem soepel te kunnen gebruiken.

Vergelijking van verblijfsstatussen: Welk visum moet u kiezen?

De verschillende verblijfsstatussen die we tot nu toe hebben besproken, hebben elk hun eigen doel en vereisten. Om de meest geschikte verblijfsstatus voor de wervingsbehoeften van uw bedrijf te selecteren, is het essentieel om deze kenmerken kruislings te vergelijken en een strategische beslissing te nemen. Bijvoorbeeld, de verblijfsstatus die u zou moeten kiezen voor een hooggekwalificeerde professional die verantwoordelijk is voor marketingstrategieën op het hoofdkantoor, verschilt fundamenteel van die voor het werven van koks en bedienend personeel voor een nieuw te openen restaurant. De onderstaande tabel vergelijkt en vat de kenmerken samen van de belangrijkste werkgerelateerde verblijfsstatussen die worden gebruikt in de horeca. Gebruik deze tabel om de voor- en nadelen van elke status en de verplichtingen die aan de kant van het bedrijf worden gesteld, alomvattend te beoordelen.

Zoals duidelijk wordt uit deze vergelijking, als u personeel wilt werven wiens werkzaamheden gespecialiseerd en beheersmatig zijn en die bovendien een relevante opleiding of werkervaring hebben, dan is ‘Technologie, Geesteswetenschappen & Internationale Diensten’ een optie. Aan de andere kant, als u een kok wilt werven met geavanceerde vaardigheden in een specifieke buitenlandse keuken, dan is ‘Vaardigheden’ de enige keuze. En als u personeel wilt aannemen voor essentiële operationele taken zoals koken, klantenservice en winkelbeheer in een restaurant, dan is ‘Specifieke Vaardigheden’ de meest praktische en effectieve oplossing. Echter, bij het gebruik van ‘Specifieke Vaardigheden’ is het belangrijk dat bedrijven de unieke wettelijke verplichtingen, zoals het uitvoeren van een ondersteuningsplan en het lidmaatschap van een overlegorgaan, volledig begrijpen en zich voorbereiden op de structuur en kosten die dit met zich meebrengt.

Specifieke procedures voor het in dienst nemen van buitenlanders in Japan

Nadat de beslissing is genomen om buitenlands talent aan te nemen, moet die persoon de officiële procedures volgen die zijn vastgelegd in de Japanse Immigratiewet (Immigration Control and Refugee Recognition Act) om legaal in Japan te kunnen werken. Het proces van deze procedures verschilt aanzienlijk, afhankelijk van of de betreffende buitenlander in het buitenland woont of al in Japan verblijft met een andere verblijfsstatus.

Het Aanvragen van een ‘Certificate of Eligibility’ bij het in dienst nemen van buitenlanders woonachtig in het buitenland

Wanneer u een buitenlander die in het buitenland woont naar Japan wilt halen om in dienst te nemen, dient u een aanvraag in voor een ‘Certificate of Eligibility (COE)’. Deze procedure is vastgelegd in artikel 7-2 van de Japanse Immigratiewet. De COE is een document waarin de minister van Justitie vooraf beoordeelt en bevestigt dat de activiteiten die de buitenlander in Japan wil uitvoeren, voldoen aan de vereisten voor de verblijfsstatus. Met dit certificaat kunnen de visumuitgifte bij buitenlandse missies en de landinginspectie bij aankomst in Japan snel worden afgehandeld.

De algemene procedure is als volgt:

1. De onderneming sluit een arbeidsovereenkomst met de buitenlander.
2. Een Japanse onderneming treedt op als vertegenwoordiger en dient bij het regionale immigratiebureau, dat de locatie van de onderneming bestrijkt, een aanvraag in voor de ‘Certificate of Eligibility’.
3. Na goedkeuring van de aanvraag wordt de COE uitgegeven. De standaard beoordelingsperiode is ongeveer één tot drie maanden.
4. De onderneming stuurt het originele COE (of de elektronische COE) naar de buitenlander in het buitenland.
5. De buitenlander vraagt bij de Japanse ambassade of het consulaat-generaal in zijn eigen land een visum aan met de COE.
6. Na uitgifte van het visum reist de buitenlander naar Japan. De COE is geldig voor een periode van drie maanden na uitgifte, en binnen deze periode moet de buitenlander in Japan aankomen.

De benodigde documenten voor de aanvraag kunnen variëren afhankelijk van de gewenste verblijfsstatus (zoals ‘Specialist in Humanities/International Services’, ‘Skilled Labor’, ‘Specified Skilled Worker’), maar over het algemeen zijn de volgende documenten vereist:

• Aanvraagformulier voor de ‘Certificate of Eligibility’
• Foto van de aanvrager
• Retourenvelop
• Certificaat van inschrijving van de onderneming en recente financiële overzichten
• Documenten die de opleiding en werkervaring van de aanvrager bewijzen (zoals diploma’s, werkgeversverklaringen)
• Kopie van de arbeidsovereenkomst

Het is uiterst belangrijk om de meest recente aanvraagformulieren en details over de benodigde documenten te controleren op de officiële website van het Japanse Immigratiebureau.

Referentie: Japanse Immigratiebureau: ‘Aanvraag voor de Certificate of Eligibility’

Het Aanvragen van een ‘Wijziging Verblijfsstatus’ voor Buitenlanders die in Japan Werken

Wanneer u een buitenlander in dienst neemt die al in Japan verblijft met een ‘studentenvisum’ of een ander type werkvisum en de activiteiten waarvoor u deze persoon wilt inzetten niet zijn toegestaan onder de huidige verblijfsstatus, is het noodzakelijk om een aanvraag voor ‘Wijziging Verblijfsstatus’ in te dienen. Deze procedure is gebaseerd op artikel 20 van de Japanse Immigratiewet. Een voorbeeld hiervan is het aannemen van een afgestudeerde van een Japanse universiteit als kandidaat voor winkelmanager onder de status van ‘Technologie, Humaniora Kennis en Internationale Diensten’.

De algemene procedure is als volgt:

1. De onderneming sluit een arbeidsovereenkomst met de buitenlandse werknemer.
2. De buitenlandse werknemer dient zelf, als aanvrager, een aanvraag voor ‘Wijziging Verblijfsstatus’ in bij het regionale immigratiebureau dat verantwoordelijk is voor zijn of haar woonplaats. In principe worden aanvragen door derden niet geaccepteerd, maar een advocaat, administratief jurist of medewerker van de ontvangende organisatie die de vereiste goedkeuringen en meldingen heeft ontvangen, kan als ‘aanvraagintermediair’ optreden en de procedure namens de aanvrager uitvoeren.
3. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt de aanvrager een nieuwe verblijfskaart met de nieuwe verblijfsstatus. De standaard beoordelingstermijn is ongeveer twee weken tot een maand.

Het belangrijkste punt bij deze aanvraag is dat deze altijd moet worden ingediend voordat de huidige verblijfsperiode afloopt. Zelfs als de verblijfsperiode afloopt tijdens de beoordeling, is er een speciale regeling die het mogelijk maakt om tot twee maanden na de vervaldatum legaal in Japan te blijven, zolang de aanvraag nog in behandeling is.

De benodigde documenten variëren afhankelijk van de huidige en nieuwe verblijfsstatus, maar omvatten doorgaans een aanvraagformulier, wettelijke documenten van het bedrijf, bewijs van opleiding en werkervaring van de aanvrager, en de arbeidsovereenkomst.

Referentie: Japanse Immigratiedienst: ‘Aanvraag Wijziging Verblijfsstatus’

Juridische aandachtspunten waar bedrijven in Japan extra op moeten letten

Om de tewerkstelling van buitenlanders succesvol te laten verlopen, is het essentieel niet alleen de procedures voor het verkrijgen van een verblijfsstatus te volgen, maar ook om te voldoen aan de gerelateerde wetgeving en een systeem op te zetten om potentiële risico’s te beheren.

Ten eerste is het belangrijk om opnieuw de nadruk te leggen op het risico van het ‘bevorderen van illegale tewerkstelling’. Dit is van toepassing wanneer een buitenlander te werk wordt gesteld buiten de grenzen van de toegestane verblijfsstatus, of wanneer een buitenlander illegaal in dienst wordt genomen na het verstrijken van de verblijfsperiode. Het excuus van onwetendheid wordt niet geaccepteerd, en zowel het bedrijf als de verantwoordelijke individuen kunnen onderworpen worden aan strafrechtelijke sancties. Daarom is het essentieel om de verblijfskaart bij aanwerving grondig te controleren en het beheer van de verblijfsperiode na tewerkstelling strikt te handhaven.

Ten tweede is er de verplichting om deel te nemen aan sociale en arbeidsverzekeringen. Zelfs als het werknemers met een buitenlandse nationaliteit betreft, als zij voldoen aan de vereisten voor deelname, zoals werkuren en aantal werkdagen, is er een wettelijke verplichting om hen op dezelfde manier als Japanse werknemers in te schrijven voor gezondheidsverzekering, welzijnspensioenverzekering, werkloosheidsverzekering en arbeidsongevallenverzekering. Het verzuimen van deze procedures kan leiden tot boetes en sancties wegens overtreding van de wet.

Ten derde is er het strategisch gebruik van de ‘reden van tewerkstelling’-document. Hoewel dit document niet wettelijk verplicht is bij de aanvraag van een verblijfsstatus, speelt het een uiterst belangrijke rol in de beoordeling door de immigratieautoriteiten. Het document legt specifiek en logisch uit waarom het noodzakelijk is om een bepaalde buitenlander in plaats van een Japanner aan te nemen, en hoe de expertise en vaardigheden van die persoon essentieel zijn voor de bedrijfsactiviteiten. Vooral voor verblijfsstatussen zoals ‘Technologie, Humanistische Kennis en Internationale Diensten’, waarbij de relevantie tussen de inhoud van het werk en de expertise van de persoon streng wordt beoordeeld, kan een overtuigend ‘reden van tewerkstelling’-document het verschil maken in de uitkomst van de beoordeling. Bij het opstellen van dit document is het van cruciaal belang om zorgvuldig te zorgen dat er geen enkele tegenstrijdigheid is met andere in te dienen documenten, zoals het cv of de arbeidsovereenkomst.

Samenvatting

In de Japanse horecabranche zijn buitenlandse werknemers inmiddels een onmisbare factor voor groei en voortbestaan van bedrijven. Echter, hun tewerkstelling is gebaseerd op de complexe en strikte regels van de ‘Japanse Immigratiecontrole en Vluchtelingenherkenning Act’. Zoals in dit artikel gedetailleerd beschreven, verschillen de belangrijkste werkvisa – ‘Techniek, Menselijke Kennis, Internationale Diensten’, ‘Vaardigheden’ en ‘Specifieke Vaardigheden’ – aanzienlijk in termen van het beoogde personeelsprofiel, toegestane werkzaamheden en de verplichtingen die aan bedrijven worden opgelegd. Bedrijfsleiders moeten deze juridische verschillen grondig begrijpen en een strategisch perspectief hanteren om de juiste verblijfsstatus te kiezen die past bij hun bedrijfsstrategie en wervingsbehoeften. Om vertragingen in procedures, afwijzingen en zelfs het risico van illegale tewerkstelling te vermijden, zijn nauwkeurige kennis van de meest recente wetgeving en zorgvuldige praktische respons essentieel.

Monolith Law Office is een advocatenkantoor met diepgaande kennis in IT, internet en business. Wij hebben jarenlange ervaring in het bieden van juridische ondersteuning met betrekking tot de tewerkstelling van buitenlanders aan een groot aantal cliënten in Japan. Ons kantoor heeft meerdere advocaten en medewerkers in dienst die gekwalificeerd zijn als buitenlandse advocaten en die Engels spreken, en beschikt over een rijke ervaring in het omgaan met complexe juridische uitdagingen in een internationale zakelijke omgeving. Van het aanvragen van verblijfskwalificaties tot het opstellen van arbeidsovereenkomsten en het opbouwen van compliance-systemen, wij kunnen uw buitenlandse tewerkstellingsstrategie krachtig ondersteunen vanuit juridisch oogpunt. Mocht u vragen hebben over dit thema, neem dan gerust contact op met ons kantoor.